Культурна програма делегації. Програми перебування закордонної делегації

Приймати закордонних партнерів хвилююче та дуже відповідально. Особливо якщо вони прибувають з офіційним візитом. Щоб не вдарити в багнюку обличчям, до урочистого заходу слід ретельно підготуватися.

Правила протоколу нині видаються дещо старомодними. Але не дотримуватися їх так само безглуздо, як не знімати капелюха при вході до церкви або взуття при вході в мечеть. По суті, не все так безглуздо в цих урочистих дрібницях...

Французький дипломат Жуль Камбон

Складати програму перебування закордонних гостей та організовувати для них прийом необхідно на основі загальноприйнятої протокольної практики. Діловий протокол встановлює норми та правила поведінки, допомагає внести ясність у відносини сторін, а отже, швидше дійти згоди з усіх питань. Неправильне розсадження гостей, порушення порядку переговорів можуть зіпсувати відносини між діловими партнерами. Щоб цього не сталося, постарайтеся врахувати усі нюанси.

ТИПИ ВІЗИТІВ

Спочатку визначте, якого типу візит планується. За ступенем урочистості прийому зазвичай розрізняють:

офіційні візити;
робочі візити;
приватні візити.

Крім того, виділяють державні візити (візити глав держав) та візити проїздом.

Докладніше розглянемо офіційний та робочий візити.

Офіційний візитвідрізняється особливою значимістю та урочистістю. Він включає велику кількість церемоній та заходів. У ході офіційного візиту зазвичай вирішуються питання довгострокового співробітництва, визначаються основні напрямки спільної роботи з важливих перспективних проектів.

Робочий візитпередбачає, що гості прибувають із конкретними діловими цілями: провести переговори, консультації, робочі зустрічі, підписати договори та угоди. На відміну від офіційного робочий візит займає не так багато часу і всі заходи в його рамках проводяться при більш скромному протокольному оформленні.

ПІДГОТОВКА ДО ВІЗИТУ

Візит іноземної делегації узгоджується сторонами заздалегідь, щоб на підготовку залишилося достатньо часу. В особливо урочистих та відповідальних випадках до країни попередньо прибувають представники зарубіжної компанії, щоб взяти участь у підготовці прийому, перевірити стан всіх об'єктів та місць відвідування, оцінити умови розміщення та обслуговування.

Сторони повинні обговорити:

точні терміни візиту;
чисельність та склад делегацій;
порядок в'їзду до країни (прикордонний, митний контроль);
програму візиту;
організаційно-фінансові питання (оплату готелю, харчування, транспорту тощо).

Необхідно визначити всі статті витрат, скласти попередній кошторис прийому, включити до нього непередбачені витрати та узгодити з керівництвом.
Важливо! Подбайте про те, щоб прибуття та від'їзд закордонної делегації не припали на вихідні або святкові дні. А якщо ні, то забезпечити необхідний рівень урочистості буде непросто.

Документи на в'їзд

Перед візитом представників іноземної держави потрібно швидко та юридично грамотно вирішити низку питань: подбати про оформлення в'їзних документів, врахувати особливості прикордонного та митного контролю, міграційного обліку У деяких випадках гостям може бути потрібне офіційне запрошення або допомога з видачею в'їзної візи.

Програма візиту

Зазвичай складаються дві програми:

загальна – для гостей;
докладна (робоча) – для організаторів прийому.

Якщо візит офіційний, до загальної програми може включатися програма для членів делегації. Загальна програма являє собою розписаний днями та годинами графік заходів для зарубіжних партнерів. На початку візиту організатори вручають гостям загальну програму російською мовою та рідною мовою гостей. Вона містить в собі:

зустріч делегації;
ділову частину програми (переговори, робочі зустрічі, бесіди);
прийоми (сніданки, обіди тощо);
культурну програму;
проводи делегації. Детальна програма описує організаційні моменти, пов'язані з прийомом:
прикордонний та митний контроль;
склад тих, хто зустрічає і проводжає;
участь представників преси, радіо, телебачення (за потребою);
вручення кольорів;
доставку багажу;
транспорт для гостей;
розсаджування по автомобілях;
супровід ДІБДР (за потребою);
розміщення у готелі або резиденції;
живлення;
роботу перекладачів;
порядок виступів на переговорах тощо.

Після остаточного опрацювання програми візиту, її необхідно доповнити довідковими та пояснювальними матеріалами – скласти плани зустрічі та проводів делегації, всіх офіційних протокольних заходів, розміщення гостей з адресами, телефонами та номерами закріплених за ними автомашин.

По кожному пункту програми має бути вказано ім'я відповідальної особи з контактними даними.

Склад зустрічаючих

Визначати склад осіб, які зустрічають іноземних партнерів, необхідно за такими правилами:

Разом із головою приймаючої делегації гостей зустрічають 2–3 представники компанії. Це можуть бути керівники окремих служб, фахівці, а також перекладач,
Ранги та посади глав обох делегацій повинні відповідати одне одному, тобто. якщо приїжджає голова іноземної компанії, то його має зустріти голова приймаючої компанії,
Якщо глава закордонної делегації приїжджає з дружиною, його зустрічає глава приймаючої делегації також із дружиною.

Офіційний візит: програма для подружжя делегатів

Якщо глава делегації прибуває із дружиною, організатори візиту можуть скласти для неї окрему програму, за аналогією з програмою для чоловіка, або передбачити заходи у загальній програмі – запланувати відвідування музеїв, виставок, пам'яток культури та мистецтва, а також шкіл, будинків дитини, інтернатів (за бажанням гості).
Крім того, до програми для жіночої частини делегації може входити офіційне чаювання на честь гостей.

ЗУСТРІЧ ГОСТЕЙ: В АЕРОПОРТІ, НА ВОКЗАЛІ, НА В'ЇЗДІ В МІСТО

Представники приймаючої сторони зазвичай приїжджають на місце зустрічі заздалегідь і чекають на прибуття гостей. При зустрічі чоловіки вручають дамам квіти, повністю упаковані в целофан, щоб пилок не забруднив одяг і не викликав алергію.

У деяких аеропортах можна домовитися про подачу автомобіля прямо до трапу літака.

Зустріч відбувається біля трапа літака (біля вагона поїзда):

Біля будівлі аеропорту (вокзалу) вибудовується кортеж автомобілів та автобусів для делегації;
В аеропорту (на вокзалі) піднімаються прапори країни гостей, Російської Федераціїі Москви чи регіону, куди прибуває делегація;
Біля трапу літака і перед входом у vip-зал аеропорту (або перед виходом із вагона поїзда) розстеляються килимові доріжки. Ті, хто зустрічається, вишиковуються в одну лінію біля початку килимової доріжки відповідно до протокольного старшинства.

Оркестр наголосить на урочистості моменту при зустрічі іноземних гостей.

Коли офіційна делегація прибуває до Москви чи іншого регіону автомобільному транспортізустріч відбувається на в'їзді в місто. Офіційний протокольний захід не передбачається. Під час зустрічі можлива коротка розмова протокольного характеру, про яку сторони домовляються заздалегідь. Крім того, офіційний візит зазвичай супроводжується протокольною фотозйомкою.

Прапори

Декілька прапорів піднімають одночасно на окремих флагштоках в алфавітному порядку за назвами країн. Співвідношення розмірів флагштока та прапора – 1:6.
Статус прапорів визначається в наступному порядку (від найвищого до нижчого):

прапори міжнародних організацій;
державні прапори;
прапори органів федеральної виконавчої владиРосійської Федерації;
прапори суб'єктів Російської Федерації;
прапори муніципальних утворень;
прапори організацій, підприємств, об'єднань;
інші прапори (у тому числі офіційно не затверджені та декоративні).

З урахуванням статусу прапорів необхідно дотримуватися таких правил:

полотнища прапорів одного статусу мають бути однакового розміру;
прапори вищого статусу не повинні бути меншими за прапори нижчого статусу;
прапори нижчого статусу не піднімають вище за прапори вищого статусу;
полотнища прапорів не повинні торкатися землі чи підлоги.

Прапор офіційної делегації будь-якої держави посідає почесне місце щодо прапора Російської Федерації.
При непарному кількості прапорів Державний прапор Російської Федерації розташовується у центрі, його піднімають більш високому флагштоку, інші прапори – залежно від своїх статуса:

друга позиція – ліворуч від Державного прапора;
третя - праворуч від нього;
четверта - ліворуч від другої позиції;
п'ята – праворуч від третьої тощо.

При парній кількості прапорів (більше двох) Державний прапор Російської Федерації розміщується лівіше від центру, решта прапорів – залежно від їх статусу:

друга позиція – праворуч від центру;
третя – ліворуч від Державного прапора;
четверта - праворуч від другої позиції тощо.

Державний прапор та прапор на другій позиції піднімають на більш високих флагштоках.
При велику кількістьрівнозначних прапорів їх розміщують в алфавітному порядку.
Прапори на стінах та переговорних столах встановлюють за аналогією з прапорами на флагштоках. При цьому:

Прапор на стіну вивішується в розгорнутому вигляді полотнищем вправо від спини, що сидить за столом.
Прапор на стіл ставиться на спеціальній підставці праворуч від сидячого.
Прапори на підставках мають бути на однаковій висоті та однакового розміру.

Привітання та подання

Порядок знайомства делегацій включає привітання, рукостискання та подання.

Першим вітає всіх і представляється глава делегації, що приймає. Якщо з ним приїхала його дружина, він представляє і її;
Наступним представляється глава делегації, що прибула, і представляє свою дружину;
Глава приймаючої делегації представляє супроводжуючих його осіб – членів делегації, які приїхали зустрічати гостей за рангами (за низхідною);
Глава делегації таким же чином представляє членів своєї делегації.

Якщо серед тих, хто зустрічає, є жінки, то їх представляють за рангами і в першу чергу.

Під час вистави чоловіки, як правило, обмінюються рукостисканнями, жінки роблять це за взаємним бажанням.

Під час обміну рукостисканнями жінка перша подає руку чоловікові. Таким же пріоритетом користуються люди старшого віку по відношенню до молодих та керівники делегації по відношенню до інших її членів.
Варто простягати для рукостискання праву руку. Виняток не робиться навіть для шульг.
Простягати замість руки кілька пальців або кінчики пальців нетактовно.
Чоловік при рукостисканні знімає рукавичку з правої руки. На жінок це правило поширюється лише тоді, коли вони вітають один одного. Якщо одна з жінок зняла рукавичку для рукостискання, то інша слідує її прикладу.
Якщо жінка або старший за становищем (віком) не пропонує руки, слід злегка вклонитися.

Тепла зустріч – основа для дружньої атмосфери у процесі роботи, тому голова компанії має зустріти та вітати закордонних гостей на урочистому прийомі. Решту часу гостями можуть займати інші співробітники.

При офіційному візиті порядок вітань та подань той самий.

Звернення

З перших хвилин візиту дотримуйтесь правил етикету при зверненні до гостей. Форми звернення, прийняті у багатьох країнах, бувають досить складними, визначаються національними традиціями та культурними особливостями.

До громадянина іншої країни прийнято звертатися «пан» і називати його на прізвище, наприклад, «пан Джонсон».
До чоловіків, які мають державний статус, військове звання, дипломатичний ранг, науковий ступінь, у більшості країн звертаються без згадки імені та прізвища: «пан президент», «пан полковник», «пан секретар». Винятком є Німеччина, де в такому разі все ж таки приєднується прізвище: «пан доктор Вольф».
До жінок потрібно звертатися на прізвище чоловіка. При складних і важковимовних іменах можна вдатися до міжнародній формі"Мадам".
Звернення «сер» може використовуватися по відношенню до людей старшого віку, до тих, хто займає більш високе становище, а також до досить відомих, високопоставлених осіб, щоб уникнути частого повторення їх офіційних звань, рангів.

ШЛЯХ ДО ГОТЕЛЯ

Гостей необхідно забезпечити транспортом, щоб вони могли вільно пересуватися під час візиту. Крім того, потрібно допомогти їм оформити, отримати та доставити багаж із аеропорту або з вокзалу до готелю.

Офіційний візит: по машинах!

Після урочистої церемонії зустрічі голова делегації, що приймає, супроводжує гостей в автомашині відповідно до програми візиту. Якщо глава закордонної делегації прибуває з дружиною, її супроводжує в окремій машині чоловіка глави приймаючої делегації.

На автомобілі глави іноземної делегації встановлюють прапорці рідної країни гостя, Російської Федерації та Москви чи іншого регіону, куди прибула делегація.
Під час посадки автомобіль зупиняється правою стороною до тротуару. Якщо його неможливо подати таким чином, пасажир, який сідає на почесне місце, користується лівими дверцятами.
При висадці автомобіль під'їжджає так, щоб гості виходили через праві дверцята. Першим виходить найпочесніший гість, а за ним решта.
Перед посадкою та висадкою гостям необхідно відчинити двері, а потім закрити її за ними. Цей обов'язок виконує водій, перекладач або хтось із супроводжуючих осіб.

Багажем гостей займається спеціальний співробітник.

Супроводжуючи закордонних делегатів у готель, не варто залишати їх біля входу – це неввічливо, у гостей можуть виникнути проблеми при заселенні. Але й проводити їх до номерів не слід – вони можуть сприйняти це як обов'язок запросити вас на чашку чаю чи кави. Найкраще попрощатися з гостями у вестибюлі готелю, домовившись про час зустрічі.

Розсадка в автомобілях

Перше почесне місце – на задньому сидінні праворуч по ходу руху автомобіля. На нього сідає найбільш почесний гість, а поруч із ним з лівого боку – другий за статусом гість. Біля водія сідає перекладач.

Якщо як транспортного засобувикористовується особистий автомобіль, а ролі водія виступає голова приймаючої компанії, то почесним місцем для гостя буде місце поруч із водієм. Це місце вважається почесним і під час екскурсії містом як найзручніше місце для огляду.

РОЗМІЩЕННЯ ГОСТЕЙ

Членів іноземних делегацій можна розмістити в гостьовій резиденції або готелі, це потрібно попередньо узгодити з стороною, що прибуває.

Основні критерії при виборі готелів:

ліцензія та високий класифікаційний рівень (4–5 «зірок»);
бездоганна репутація;
багатий досвід проведення протокольних заходів;
сертифікат на всі послуги (виготовлення та продаж власної продукції, напоїв тощо);
професійно підготовлений та перевірений персонал вищої кваліфікації. Кухарі, офіціанти, метрдотелі та інші працівники повинні мати документи, що підтверджують кваліфікацію, та медичні книжки з «допуском» до роботи (позначками про перевірку, аналізи тощо);
комфортні та красиві зали для переговорів, у тому числі і закритих (конфіденційних);
місця для прес-конференцій та зустрічей із журналістами, громадськістю тощо;
транспортне обслуговування гостей та запрошених;
зручні паркування автотранспорту;
додаткові послуги: прання, прасування білизни, хімчистка, перукарня, фітнес-центр, сауна тощо;
власне медичне обслуговування – перша медична допомогата лікарі-фахівці (швидкої допомоги);
авіа- та залізничні каси, місця продажу театральних та концертних квитків, квитків на виставки, екскурсії.
технічне оснащення залів:
- Яскраве освітлення;
- Система звукопідсилення;
– система звукозапису та відеозапису;
– система синхронного перекладу (3-5 мовами);
– можливість ретрансляції для преси протокольних заходів із ресторанних залів та представницьких приміщень у холах та вестибюлях готелю;
- Система вентиляції та кондиціювання повітря;
- Система зберігання цінних речей;
– ліфти для підйому та супроводу офіційних гостей (у тому числі й окремі запасні ліфти).

З адміністрацією готелю, в якому передбачається розмістити високих гостей, потрібно домовитися з приводу засобів зв'язку, інтернету, комп'ютерних послуг, розмноження документів, розміщення та харчування осіб, що супроводжують і водіїв (при необхідності), стоянок спеціального автотранспорту.

Офіційний візит: розміщення гостей

Над резиденцією чи будинком готелю, де мешкатиме голова закордонної делегації, може бути піднятий прапор країни, яку він представляє.
Біля входу почесного гостя зустрічає директор готелю та супроводжує його у номер, при цьому ліфт заздалегідь затримується на першому поверсі.
Співробітник поверхової служби готелю зустрічає почесного гостя на відповідному поверсі, вітає та показує напрямок руху коридором до номера. Номер має бути заздалегідь відкритий, і в ньому включено все освітлення, виставлені квіти, фрукти, напої, відкриті штори та фіранки на вікнах.
Директор готелю або його заступник коротко пояснює гостю, які визначні пам'ятки видно з його номера, відповідає на можливі запитання.

Особисті питання, прохання та пропозиції до високого гостя заборонені.

Представникам приймаючої сторони, які супроводжують почесних гостей за програмою візиту, необхідно знати основні норми та правила протоколу, надавати почесним гостям щиру повагу, привітність, увагу та гостинність.

ПЕРЕГОВОРИ

Як підготуватися до переговорів:

Визначте час, відведений переговори;
Заздалегідь погодьте з гостями питання участі преси, аудіо- та відеозапису, синхронного перекладу під час переговорів, використання спеціального зв'язку, інтернету, комп'ютерних послуг, розмноження документів.
На місці розсадки кожного гостя поставте кувертну картку з його ім'ям та посадою. Як правило, на передній стороні картки знаходиться напис мовою приймаючої країни або англійською мовою (іноді в дужках наведено транскрипцію), а на тильній стороні – напис рідною мовою гостей.
На столі для кожного учасника підготуйте необхідне канцелярське приладдя (блокноти, ручки), пляшку води (не прийнято ставити воду з газом), склянку.

Серед співробітників протокольної служби виникають суперечки, чи потрібно класти серветку під склянку. Спільної думки поки що не знайдено, тому на різних заходах можна зустріти обидва варіанти, а часом і третій – серветка накриває склянку. Пляшки ставляться групами по довжині столу.

Крім того, на столах можуть стояти квіти у низьких вазах. Залежно від форми столу вони розташовуються в центрі або по краях.

Якщо переговори тривають довго, у перерві можна подати частування: чай, каву, бутерброди, фрукти.

У ході переговорів або наступного прийому прийнято обмінюватися візитними картками.

Офіційний візит: переговорний процес

На столі переговорів встановлюються малі прапори країни гостей, Російської Федерації, Москви чи регіону, куди прибула делегація. За спинами голів делегацій можуть бути встановлені великі прапори.
Біля під'їзду делегацію зустрічає представник сторони, що приймає. Він проводить гостей до приміщення, де відбуватимуться переговори. На початку зустрічі відбувається обмін вітальними словами.
Перед початком переговорів глави делегацій мають подати їх учасників. Далі все йде згідно з порядком.
Якщо сторони планують підписати документи в урочистій обстановці, вони визначають провідного та двох помічників для церемонії.
Коли у переговорному процесі передбачені перерви, в окремому приміщенні для гостей готують частування. Якщо такої можливості немає, страви вносять у приміщення, де тривають переговори. Частування ставиться персонально лише перед головами делегацій. Інші обслуговуються самі.
За підсумками заходу зазвичай передбачається обмін пам'ятними сувенірами.
Після переговорів триває прес-конференція. Зазвичай, вона триває від 20 хвилин до 1 години. Якщо прес-конференція не проводиться, учасники переговорів можуть відповісти на запитання журналістів. Це не повинно займати понад 15 хвилин.

Розсадження за столом переговорів

Учасників переговорів необхідно розсадити відповідно до загальноприйнятих правил, з урахуванням їх рангів та службового становища. Сторона, що приймає, розробляє і заздалегідь погоджує з схемою розсадки учасників зустрічей і бесід за столом переговорів згідно з протокольним старшинством, що прибуває.
Як правило, глави делегацій розташовуються по центру столу один навпроти одного, а далі інші учасники делегації за рангами.

Якщо в переговорах беруть участь три і більше сторін, то вони розсаджуються за абеткою за годинниковою стрілкою навколо круглого або прямокутного столу.
Якщо ж це переговори двох осіб, то вони сідають один навпроти одного, ліворуч від кожного розташовується перекладач. На деяких заходах перекладач сідає трохи позаду. Приймаюча сторона зазвичай сідає спиною до вікна та обличчям до входу.

КУЛЬТУРНА ПРОГРАМА

У ході візиту гостям можна запропонувати відвідати театри, музеї, організувати для них екскурсії чи прогулянки містом. Їхня тривалість залежить від інтересів, віку та стану здоров'я членів делегації.
У разі офіційного візиту вищого рівняпередбачається покладання квітів.

Офіційний візит: відвідування театру

У театрі разом із високим гостем у ложі знаходиться голова делегації, що приймає.
По обидва боки ложі вивішуються державні прапори Російської Федерації та країни гостей. Перед початком вистави виконуються державні гімни країни гостей та Російської Федерації.
У ложі заздалегідь розкладаються програми та лібрето, надруковані російською мовою та мовою країни гостей.
Усіх членів делегації розсаджують відповідно до протокольного старшинства.
Під час антракту передбачається частування (шампанське, фрукти).
Після закінчення вистави на сцену виносяться кошики квітів від імені гостей і сторони, що приймає. А також може відбутися зустріч із провідними артистами чи постановниками.

ДІЛОВІ ПРИЙОМИ

Прийом від імені керівництва компанії, що приймає, на честь закордонних гостей – обов'язкова частина програми візиту. Ділові прийоми відіграють велику роль, оскільки на них тривають ті ж дискусії, що й за столом переговорів, лише у більш невимушеній та розкутій обстановці. Отже, організації прийомів, манері поведінки та форм спілкування на них слід приділяти пильну увагу і не забувати про правила ділового етикету.

Згідно з міжнародною практикою прийоми поділяються на денні та вечірні, а також прийоми з розсадженням за столом і без неї. Денні прийоми прийнято вважати менш урочистими, ніж вечірні.

Денні прийоми:

«келих шампанського» («келих вина»);
сніданок.

Вечірні прийоми:

фуршет;
коктейль;
обід (обід-буфет);
вечеря.

Сніданок, обід та вечеря проводяться зі строгою розсадкою. При організації прийомів обід-буфет або чай розсадка досить вільна, хоча столи, як правило, сервіруються заздалегідь.

Запрошення

Запрошення на прийоми розсилаються не пізніше ніж за 1-2 тижні до прийому. Вони мають бути надруковані друкарським способом на бланках або картках російською мовою та національною мовою гостей.

Для прийомів з нагоди національного свята або на честь будь-якого державного діячачи делегації замовляються спеціальні бланки.
Залежно від конкретних обставин запрошення розсилаються з кур'єром або поштою. Запрошення офіційним особам та видатним діячам рекомендується завжди розсилати з кур'єром.

ВРУЧЕННЯ ПАМ'ЯТНИХ ПОДАРУНКІВ І ПРОВОДИ

Пам'ятні подарунки повинні відповідати роду занять, відповідати інтересам та стилю того, кому призначені. При виборі подарунка важливо враховувати національні традиції країни, яку представляє гість, вік, хобі.

Краще заздалегідь дізнатися, що саме цікавить конкретну людину (колекціонує вона рідкісні марки або холодну зброю), які її погляди та переконання. Наприклад, В.В. Путін якось отримав у подарунок від прем'єр-міністра Японії Сіндзо Абе спінінговий набір для риболовлі.

Якщо гість – прихильник Greenpeace, не варто виявляти оригінальність і вручати йому живе ведмежа.

Віросповідання представників іноземної делегації також слід враховувати. Наприклад, такий подарунок як ікона буде вкрай недоречним на адресу гостей із мусульманської країни.

2013 року В.В. Путін, який перебував з візитом у Ватикані, вручив Папі Римському ікону Божої Матері та отримав у подарунок майоліку із зображенням Ватиканських садів.

Коли вони зустрілися у червні 2015 року, Папа Римський подарував В.В. Путіну медаль із зображенням ангела миру та справедливості, а президент Росії підніс духовній особі панно із зображенням храму Христа Спасителя та кілька томів «Православної енциклопедії».
Можна зробити закордонним партнерам подарунок із національним колоритом: чайний сервіз роботи гжельських майстрів або хохломський розпис. Частим презентом є витвори мистецтва.

Велике значення має упаковка подарунків. Вона повинна бути не дуже яскравою, красивою і акуратною. Як правило, подарунки загортаються в цупкий папір нейтральних тонів і перев'язуються кольоровими стрічками. У деяких випадках забарвлення стрічок збігається з квітами державного прапора країни, де проходить візит, або з корпоративними квітами компанії, що приймає.

Потрібно уникати повторення подарунків. Це вважається серйозним порушенням етикету.

Офіційний візит: пам'ятні подарунки

Під час офіційних візитів протокольні служби обох сторін заздалегідь домовляються про одночасну передачу пам'ятних сувенірів.

Згідно з протоколом, жінці можна дарувати коробку цукерок, книгу, букет квітів, шоколад, а чоловікові фірмову ручку або краватку. Однак ці правила іноді порушуються. Нерідко як подарунок гостям підносять зброю: меч, шаблю або навіть автомат.

Крім того, дарують музичні інструменти (особливо рідкісні чи національні), предмети ручної роботи, годинник (наручний іменний або настінний), раритетні речі (друкарську машинку, радянську періодику конкретного періоду і т.п.)

Що стосується подарунків у відповідь, варто попередити гостей, що відповідно до законодавства Російської Федерації державним чиновникам можна приймати пам'ятні сувеніри, вартість яких не перевищує трьох тисяч рублів.

Роблячи особистий подарунок офіційній особі, потрібно переконатись, що адресат зможе залишити його собі. Наприклад, більшість подарунків, отриманих президентом Російської Федерації, вирушає до президентської бібліотеки. Згідно з встановленим порядком, усі подарунки, зроблені першій особі держави, є власністю держави. За законом, президент може взяти собі тільки той подарунок, вартість якого не перевищує розміру п'яти мінімальних місячних оплат праці (МРОТ).

Порядок проводів закордонної делегації відповідає порядку її зустрічі. Якщо офіційний візит, то в аеропорту (на вокзалі) піднімаються прапори країни гостей, Російської Федерації та Москви або регіону, де відбулася зустріч. Можливо організований невеликий фуршет.

Коли гості від'їжджають на автомобілях, голова делегації, що приймає, повинен проводити їх на своїй автомашині до межі міста (кордону регіону).

Внести деякі непринципові зміни до порядку проводів можна лише за бажанням гостей.

Тетяна Баранова– у різний часзаймала позиції персонального та бізнес-асистента, адміністративного директора, керівника апарату, голови сімейного офісу та інші. Адміністративний стаж – понад 9 років. Працювала у структурі «Газпрому», брала участь у підготовці передвиборчої компанії президента, працювала під керівництвом бізнесмена з першої п'ятірки Forbes.

Крім основної перекладацької освіти здобула Гарцбурзький диплом Академії економіки та управління, пройшла підвищення кваліфікації в галузі міжнародного ділового протоколу та етикету (МДІМВ).

Що отримає кожен учень:

Практичні знання та навички в галузі ділового протоколу та етикету,
Сертифікат, що підтверджує проходження інтенсивності в Школі персональних помічників,
Презентації лекцій: переглядайте навчальні матеріалиу будь-який зручний час та освіжайте знання.

Вартість навчання:14 000 рублів

Програма перебування делегації

До приїзду іноземної делегації сторона, що приймає, повинна розробити дві програми її перебування в країні:

Загальна програма, призначена для гостей;

Детальну програму, яка включає технічні деталі, необхідні для сторони, що приймає, зацікавлених осібта організацій.

Загальна програмавключає інформацію про наступні питання.

1. Зустріч делегації.

2. Ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди).

3. Прийоми (сніданки, обіди тощо).

4. Культурна програма.

5. Поїздки країною.

6. Проводи делегації.

Що стосується детальної програми,то в ній, щоб уникнути зривів і накладок, необхідно відобразити всі організаційні моменти, пов'язані з прийомом іноземної делегації. Так, зокрема, зустріч делегації вимагає від приймаючої сторони опрацювання таких питань, як:

Персональний склад тих, хто зустрічає;

Участь (у разі потреби) представників преси, радіо, телебачення;

Піднесення кольорів;

Вітальні промови;

Забезпечення транспортом;

Розміщення у готелі тощо.

Зустріч делегації в аеропорту (на вокзалі) відкриває візит. Протокол зустрічі передбачає дотримання низки правил.

На зустріч делегації слід виїжджати у складі, що відповідає статусу гостей. Проте протокол дозволяє, щоб у процедурі зустрічі замість першої особи взяв участь його заступник. Головного зустрічаючого супроводжують 2-3 члени приймаючої делегації, включаючи перекладача. При цьому кількість гостей не повинна перевищувати кількість гостей.

У момент зустрічі з делегацією, що прибула, головний представник зустрічаючих першим підходить до глави іноземної делегації і називає своє прізвище, ім'я, по батькові, посаду. У відповідь представляється гість. Якщо він прибуває з дружиною, то на зустрічі присутній чоловік головного зустрічає. Відбувається взаємна вистава.

Після цього головний зустрічаючий представляє супроводжуючих його осіб відповідно до їхнього службового становища. Але якщо в їхньому складі є жінки, він представляє їх першими. Глава іноземної делегації називає своїх супутників. Жінкам подаються квіти. Після короткої процедури взаємних привітань гості у супроводі тих, хто зустрічає в автомобілях, направляються до готелю. Головний гість і головний зустрічаючий сідають у першу машину. За протоколом, найпочесніше місце знаходиться на задньому сидінні праворуч. Це і призначається головному гостю. Другим почесним місцем вважається заднє сидіння ліворуч.

Перекладач займає місце на передньому сидінні поруч із шофером. Якщо при зустрічі використовується особистий автомобіль, а за кермом - член російської делегації, який зустрічає рівного з гостем рангу, він запрошує гостя сісти поруч із собою. У даному варіантіце місце вважається найпочеснішим.

На момент приїзду делегації в готель там все має бути підготовлене співробітниками організації (протокольний відділ, управління справами, секретар-референт). У разі якщо глава делегації прибуває з дружиною, сторона, що приймає, повинна передбачити спеціальну програму або окремі заходи в загальній програмі для дружини гостя та чоловік осіб, які його супроводжують. Програми бувають також зовнішні (для іноземної делегації) та внутрішні. У зовнішньоїПрограмі немає осіб, відповідальних за прийом, супровід, проведення заходів. У внутрішньоїпрограмі зазначаються: дата, місце, захід, його мета, строки, що супроводжують, відповідальний за проведення заходу. Внутрішня програма затверджується керівником організації, що приймає.

При складанні програми увага приймаючої організації має бути зосереджена на основній меті візиту (переговори, зустрічі, бесіди тощо). Найголовніше у програмі – її збалансованість. З одного боку, вона має задовольняти професійні інтереси делегації, з іншого - носити і загальноосвітній характер. Коригування програми можливе, але у виняткових випадках і в найменшому розмірі.

Для гостей, які прибули на переговори, обов'язково планують розважальну програму – відвідування театрів, концертів, ресторану (організація банкету), знайомство з визначними пам'ятками тощо. У чужій країні запрошують господарі. У своїй – ініціатор переговорів. Відсутність запрошень зазвичай означає натяк на втрату інтересу до партнера. Як правило, платить той, хто запрошує, виняток становить Німеччина. Потрібно уточнити, хто платить, оскільки може виявитися, що передбачається, що кожен за себе.

У ряді європейських країн прийнято за діловим обідом переходити до питань, що становлять предмет переговорів, лише після кави. У Франції за обідом слід говорити про мистецтво, в Англії - про спорт і т.д. Ці ритуали мають добротну психологічну основу: після насичення учасники перебувають у добродушному настрої та їм легше домовитися. Кава активізує розумову діяльність.

Програму перебування іноземної делегації зазвичай складає особа, яка відповідає за організацію її прийому. Однак найчастіше (особливо якщо головний «відповідальний» займає достатньо високу посадуабо завантажений важливішими проблемами) всю «чорнову» роботу доручають вести... Загалом, ви вже здогадалися, кому. Як відомо, саме секретар найчастіше є одним із головних організаторів різноманітних заходів, і навряд чи така значуща подія, як приїзд іноземної делегації, пройде без її активної участі.

Необхідно пам'ятати, що програма перебування іноземної делегації, затверджена керівником організації, є тим «рамковим» документом, на підставі якого складається кошторис видатків та надалі проводиться їх списання у бухгалтерському та податковому обліку. Іншими словами, це один з найважливіших документівяк для організаторів прийому іноземної делегації, але й бухгалтерії.

Строго кажучи, необхідно скласти та затвердити не одну, а одразу дві програми. Одну офіційну – для керівництва, гостей з-за кордону та звітності. Готується вона двома мовами (російською або білоруською та мовою тих, що приїхали) і вручається всім членам делегації відразу ж після їхнього прибуття. У даному документіповинні бути щодня і годинами розписані всі «етапи» перебування гостей у нашій країні. Особливим шиком вважається виготовлення "гостевого" варіанта програми на високоякісному папері друкарським способом.

Другий варіант програми є робочим документом для організаторів прийому іноземної делегації, який використовуватимуть усі працівники організації, так чи інакше задіяні у кожному з заходів, що входять до програми. Тому її ще називають робочою програмою. У цьому документі, який є розширеним варіантом офіційної програми, має бути детально розписана така інформація:

Особи, які зустрічають членів іноземної делегації після приїзду (прильоту) та проводжають їх;

Дата, день тижня, час початку та місце проведення кожного заходу;

Відповідальна за цей захід особа (особи);

Кількість запрошених осіб та учасників кожного заходу;

Місця харчування членів іноземної делегації та супроводжуючих осіб;

Питання транспортного та побутового обслуговування;

Організація культурної програми;

Питання, пов'язані з роботою перекладача (якщо хтось із супроводжуючих осіб володіє необхідною іноземною мовою, то, можливо, присутність перекладача не є обов'язковою на всіх заходах), і т.д.

Залежно від виду діяльності конкретної приймаючої організації, що плануються до обговорення чи підписання документів та безлічі інших факторів у робочу програму, можуть бути включені деякі «специфічні» заходи (наприклад, відвідування філій організації тощо).

Наведемо приклад наказу про затвердження спільної програми перебування іноземної делегації.

ТОВ «Лютик» СТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Лютик»

І.І. Іванов

ПРОГРАМА

18.06.2009 № 1

перебування іноземної делегації з Великобританії

Ця програма розроблена у зв'язку з перебуванням іноземної делегації у кількості 4 осіб (представники компанії «Пофігруп лімітед») у м. Мінську.

Мета приїзду делегації: проведення переговорів. Термін перебування – 3 дні, з 22 по 24 червня 2009 р. включно.

Відповідальний прийом іноземної делегації - Петров П.П. Особи, які супроводжують делегацію:

Петров П.П., Славіков С.С. та Ешмакунова О.О.

Програма перебування представників компанії «Пофігруп лімітед» в Республіці Білорусь у період з 22 по 24 червня 2009 р. складається з наступних заходів:

Дата, день тижня		Захід	Відповідальні обличчя
понеділок		Зустріч в аеропорту	Петров П.П. Славіков С.С. Ешмакунова О.О.
	Розміщення у готелі «Європа»
	Обід у ресторані готелю «Європа»
	Екскурсія по Мінську	Ешмакунова О.О.
	Офіційна вечеря з керівництвом ТОВ «Лютик»	Петров П.П.
			Славіков С.С.
	Відвідування виробничих підрозділів ТОВ «Лютик»	Славіков С.С.
	Переговори	Петров П.П.
	Обід у ресторані «Журавинка»	Ешмакунова О.О.
	Продовження переговорів	Петров П.П
	Концерт у Палаці Республіки	Ешмакунова О.О.
		Сніданок у ресторані готелю «Європа»	Славіков С.С.
	Завершення переговорів. Підписання підсумкових документів	Петров П.П
	Фуршет в офісі ТОВ «Лютик»	Ешмакунова О.О.
	Вільний час
	Офіційний обід з керівництвом ТОВ «Лютик»	Петров П.П
	Проводи в аеропорту	Петров П.П. Славіков С.С. Ешмакунова О.О.

Відповідальний за організацію прийому

іноземної делегації Петров П.П. Петров

До приїзду закордонної делегації готуються дві програми: загальна, призначена для гостей, та докладна (робоча)- Для організаторів прийому. Програма для гостей є розписаним днями та числами графіком перебування їх у країні (виготовляється друкарським способом і вручається всім членам делегації на початку візиту). У робочій програмі відображаються всі організаційно-технічні деталі прийому делегації:

1. Бронювання готелю чи підготовка місця проживання делегації

2. Визначення місць харчування

3. Персональний склад тих, хто зустрічається в аеропорту або на вокзалі

4. Сприяння у проходженні прикордонного контролю

5. Отримання та доставка багажу, транспортне забезпечення

6. Допомога у розміщенні в готелі

7. Роботу перекладачів та ін.

8. Візит до посольства або консульства (за взаємною згодою сторін; рівень запрошуваного співробітника диппредставництва необхідно співвідносити з рівнем делегації).

Офіційний статус зустрічаючого глави делегації повинен відповідати офіційному статусу глави делегації, що приїжджає. При визначенні мови переговорів перевагу має мова сторони, що приймає. При виборі подарунка необхідно врахувати існуюче офіційне та протокольне старшинство всередині делегації. Організація (установа), яка приймає закордонну делегацію, забезпечує своєчасне роз'яснення своїм гостям основних положень зазначених документів, точне виконання встановлених щодо іноземних громадян правових норм, а також несе відповідальність за своєчасне оформлення документів на право перебування їх у Республіці Білорусь, пересування територією країни та на в'їзд з Республіки Білорусь після закінчення певного ним терміну перебування.

Права та обов'язки членів закордонних делегацій у Республіці Білорусь регламентується такими основними документами:

· Законом Республіки Білорусь «Про правове становище іноземних громадян в Республіці Білорусь» № 2339 - ХІІ від 3 червня 1993р.

· Правилами перебування іноземних громадян та осіб без громадянства в Республіці Білорусь, затвердженими постанову Ради Міністрів Республіки Білорусь № 1654 від 25 жовтня 1999р.

· Положення про депортацію іноземних громадян та осіб без громадянства Республіки Білорусь, затвердженими постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь № 1653 від 25 жовтня 1999р.

· Інструкцією про порядок видачі іноземним громадянам та особам без громадянства віз Республіки Білорусь, затвердженої МЗС, МВС та Головним управлінням прикордонних військ Республіки Білорусь.

Ділова віза видається терміном 90 днівконсульськими установами. Запрошення приймаючої сторони є підставою для отримання закордонним партнером візи на в'їзд до країни. Приймаюча сторона зобов'язана протягом трьох діб, за винятком святкових та вихідних днів, подбати про реєстрацію паспортів закордонних гостей в органах внутрішніх справ.

Дослідник А.Тряпіціна перераховує кілька компонентів процесу міжкультурної взаємодії:

Стиль культурної поведінки,

Культура побуту та праці,

Культура управління та ін.

Всі ці компоненти мають пряме відношення до іміджу. ділової людини. Що ще раз підтверджує необхідність навчання ділової етикита діловому етикету різних країн. У зв'язку з розширенням міжнародних культурних зв'язків Республіки Білорусь менеджерам СКС необхідно будувати свій іміж з урахуванням відмінностей у сприйнятті стереотипу ділової людини, що у різних культурах.

У Останнім часомці питання широко освячуються у науковій та науково-популярній літературі: практичних посібникахЛ.В.Лойко та Г.Н.Михалькевича «Прийом закордонної делегації» та «Протокол та етикет міжнародного спілкування», І.І.Калачової «Молодь та полікультурна освіта у вищій школі», книги Р.Льюїса Д. « Ділові культуриу міжнародному бізнесі. Від зіткнення до розуміння», Д.Холла «Як зрозуміти іноземця без слів», Д.Честара «Діловий етикет». Популярні серії видань пізнавально-розважального характеру, які знайомлять із культурними особливостями країн: « Настільна книгабізнесмена», «Ці дивні Американці», «Ці дивні Шотланці» та ін.

16 листопада оголошено ЮНЕСКО Міжнародним днем толерантності. Навчання толерантності має велике практичне значеннядля особистісного зростанняменеджера СКД та його професійного вдосконалення. Модель професіонала, що включає в свій імідж якості толерантної особистості, важлива і своєчасна, для життєдіяльності в багатонаціональному світі. Для підприємницької діяльностінеобхідно вміння приймати рішення, знаходити швидкі і адекватні способи реагування на ситуації, що складаються. Але це неможливо без уміння вести діалог з іншою людиною, природою, суспільством. Вести діалог – це означає взаємодіяти, а головною умовою взаємодії, як зазначає В.В. Шалін, є толерантність [Шалін В.В. Толерантність. Ростов н/Д, 2000].

Білоруським підприємцям у новому столітті належить вирішувати важливе завданняінтеграція республіки до європейської та всесвітньої спільноти. Культура національного спілкування необхідна умоваформування іміджу ділової людини Принципи полікультурної (багатокультурної) освіти виконують функції адаптації, виживання, підвищення стресостійкості особистості. Елементи культури ділової людини, які б встановленню позитивного діалогу представлені на схемі 6.[ І.І. Калачова c.115.]

Прийом іноземної делегації

Професійне училище № 71

«Прийом іноземної делегації»

Перевірила: майстер гурту 103

Виконала: учня групи 103

Список використаної літератури

Підготовка зустрічі делегації у великих компаніяхзаймається протокольний відділ. У деяких фірмах створюється спеціальний оргкомітет. Але зазвичай протокольний відділ та оргкомітет замінює офіс – менеджер чи секретар.

У цій ситуації перед офіс – менеджерами та секретарями постає низка питань про те. Як правильно підготуватись до прийому делегацій на фірмі. Як приготувати приміщення для переговорів? Як приготувати та подати чай та каву учасникам переговорів.

У деяких фірмах заведено чіткий порядок роботи із зарубіжними партнерами. Прийому делегації передує листування. Секретар за певним зразком складає лист – запрошення. Партнери сповіщають про свою готовність до приїзду за місяць. За цей час узгоджується дата, час прибуття, посада партнерів. У відповідь приймаючій стороні надсилається лист до співробітництва.

Текст запрошення має містити такі дані про партнера:

Число, місяць та рік народження

Підлога, громадянство. номер паспорта

Мета поїздки (переговори, виставка, семінари тощо)

Дату в'їзду та виїзду з країни

Найменування приймаючої організації

Прізвище та посада особи, яка підписала угоду

Термін перебування визначається діловою доцільністю. Запрошення надсилається у вигляді телекса або листа, і воно є достатньою підставою для отримання візи.

Мінімальний термін звернення за візою до російського посольства чи консульства становить 5 днів, для отримання багаторазової візи 14 днів.

Для отримання візи іноземному партнеру слід надати такі документи:

Лист – запит на візу від іноземної фірми.

Російську візову анкету.

У ряді випадків двосторонніми міждержавними угодами передбачається безвізовий в'їзд до нашої країни.

Іноземні громадяни проживають на території Російської Федерації за паспортами, зареєстрованими згідно з «Правилами перебування іноземних громадян».

Свій паспорти іноземні громадяни подають для реєстрації після прибуття до пункту призначення протягом 3 днів, за винятком святкових та вихідних днів.

Від реєстрації звільняються:

Особи, які мають дипломатичні паспорти та члени їх сімей.

Особи, які мають паспорт ООН, та члени з сімей.

Особи, які прибули на стік до 3 діб, крім святкових і вихідних днів.

Особи, які не досягли 18-річного віку.

Особи, що прямують транзитом через територію Російської Федерації.

Іноземні туристи, що здійснюють круїзи.

Організації, що приймають, реєструють своїх ділових партнерів, які прибули на запрошення, терміном трохи більше 3 місяців.

Зустріч в аеропорту (на вокзалі)

На зустріч делегації слід виїжджати в такому складі, який відповідає статусу гостей. Проте протокол дозволяє, щоб у процедурі зустрічі замість першої особи взяв участь його заступник. Головного зустрічаючого супроводжують 2-3 члени приймаючої делегації, включаючи перекладача. При цьому кількість гостей не повинна перевищувати кількість гостей.

Після цього головний зустрічаючий представляє супроводжуючих його осіб відповідно до їхнього службового становища. Але якщо в їхньому складі є жінки, він представляє їх першими. Глава іноземної делегації називає своїх супутників. Жінкам подаються квіти (при зустрічі в аеропорту, на вокзалі квіти вручають у целофановій упаковці). Після короткої процедури взаємних привітань гості, які супроводжують зустрічаючих, в автомобілях прямують до готелю.

Головний гість і головний зустрічаючий сідають у першу машину. За протоколом найпочесніше місце знаходиться на задньому сидінні праворуч. Це і призначається головному гостю. Другим почесним місцем вважається заднє сидіння ліворуч.

Машина подається правими дверцятами до тротуару. Дверцята машини відкриває хтось із зустрічаючих або водій машини. Першим сідає та виходить почесний гість. Головний зустрічаючий обходить машину ззаду і сідає в автомобіль через ліві дверцята після того, як у машину сів почесний гість. Перекладач займає місце на передньому сидінні поруч із шофером. Якщо в машині їде ще один пасажир, він займає місце між головним гостем і головним, або, якщо машина велика, на відкидному сидінні.

У тих випадках, коли умови не дозволяють подати автомобіль праворуч, почесний гість першим сідає в машину через ліві дверцята, решта слідує за ним. Після прибуття на місце машина паркується так, щоб вільним був вихід із правого боку.

У тому випадку, коли глава іноземної делегації прибуває разом з дружиною і в зустрічі бере участь дружина головного зустрічаючого, жінкам подається друга машина, і вони займають у ній місця за тією ж схемою, за якою відбувалася розсадка в першій машині.

Якщо при зустрічі використовується особистий автомобіль, а за кермом знаходиться член російської делегації, що зустрічає, рівного з гостем рангу, він запрошує гостя сісти поруч із собою. У даному варіанті це місце

читається найпочеснішим. Жінкам місце на передньому сидінні за протоколом пропонувати не прийнято.

На момент приїзду делегації в готель там все має бути підготовлене співробітниками організації (протокольний відділ, управління справами, секретар-референт). Щоб не було накладок, слід заздалегідь знати, скільки очікується чоловіків, скільки жінок, подружніх пар, якого рівня номера їм надані. Питання про оплату вирішується на стадії узгодження, і до моменту приїзду делегації всі необхідні платежі вже мають бути зроблені.

Офіційні особи, що зустрічають, прощаються з гостями у вестибюлі готелю, домовившись з керівником делегації про протокольний візит до керівника установи, так званий візит ввічливості. З гостями до моменту розселення залишається перекладач та представник протокольного відділу чи адміністративно-господарської служби, які допомагають їм пройти належні формальності.

Після влаштування у готелі членам делегації надається особистий час відповідно до програми.

Перш ніж розпочати ділову частину візиту, глава делегації, що прибула, відповідно до загальноприйнятої практики, наносить візит ввічливості керівнику приймаючої організації. Візит ввічливості є протокольною відповіддю за виявлену увагу, за зустріч при приїзді. У процесі візиту, крім того, ще раз узгоджується програма перебування, висловлюються, якщо є потреба, додаткові прохання та побажання.

Розглянемо протокол візиту ввічливості.

У призначений час у вестибюлі першого поверху офісу приймаючої організації голову делегації, що приїхала, супроводжується перекладачем, зустрічає секретар-референт або помічник керівника, співробітник протокольного відділу та проводжає їх до кабінету керівника організації (якщо немає спеціального приміщення для прийому іноземців). Керівник зустрічає гостей, вийшовши із-за робочого столу приблизно на середину кабінету. Перекладач представляє гостя господареві.

За традицією, що склалася, гостя запрошують сісти на диван, що стоїть у гостьовій частині кабінету. Це почесне місце. Хазяїн кабінету займає крісло зліва від дивана. В результаті, як і належить за етикетом, гість сидить праворуч від господаря. Якщо вони сідають на диван, то гостя слід запросити сісти з правого боку від господаря. Якщо гість прибув з дамою, то в такому разі на найпочесніше місце, праворуч від господаря, запрошують сісти даму, а по ліву руку- Гість. Перекладач посідає місце довільно.

Не слід приймати почесних гостей сидячи за своїм письмовим столом або на чолі столу для засідань. Таке розташування співрозмовників щодо один одного створює моральну перевагу для господаря, атмосферу його домінування у спілкуванні. Розмову розпочинає господар. Перші фрази повинні мати світський характер. Тільки після цього можливе обговорення ділових питань, пов'язаних із програмою.

Оскільки візит ввічливості триває не більше 20-30 хвилин, вже через 5-7 хвилин секретар може подати частування: чай, кава, прохолодні напої, цукерки (у коробці), печиво, фрукти. Спиртні напої не подаються. Природно, що все частування, окрім чаю та кави, може бути накрите на журнальному столі до приходу гостей.

На завершення розмови гостю можуть бути вручені фірмові сувеніри. Ініціатива догляду належить гостеві. Господар зустрічі проводить іноземного колегу до дверей кабінету. Далі, до виходу з будівлі, гостей проводить той співробітник установи, який їх зустрічав.

Переговори мають на меті знайти прийнятне вирішення взаємоактуальної для партнерів проблеми. Вони можуть пройти успішно або завершитися невдачею. Багато в чому їх успіх вирішується тим, як переговори підготовлені організаційно та за змістом, як опрацьовано їх майбутні стратегії та тактики.

На першому етапі, в період підготовки, обидві сторони аналізують проблему, інтереси учасників у її вирішенні; формується загальний підхід та власна позиція на переговорах; визначаються їх можливі результати. Готуються документи (заяви, протоколи, проекти договорів, угод, контрактів), перекладаються робочою мовою переговорів. Складається досьє з питань, намічених для обговорення. Збираються офіційні довідки, рекламні проспекти, преса, аналітичні матеріали про фірму-партнера. А також про власну фірму в аспекті, цікавому для учасників переговорів.

Другий етап – власне хід переговорів.

Третій – аналіз досягнутих результатів.

У цій статті основну увагу буде приділено організаційно-протокольній стороні переговорів.

За взаємною домовленістю визначається час, місце, регламент переговорів. При цьому остаточне рішення надається запрошеній стороні. Місцем переговорів може бути службове приміщення приймаючої сторони чи нейтральна територія. Регламент роботи протягом дня рекомендується в межах півтори-дві години. Якщо витрачається більше часу, переговори проводяться з перервою.

Приміщення для переговорів має бути чистим, світлим, нечумним. Стіл переговорів має бути відповідної конфігурації (круглий, квадратний, прямокутний) та розміру. Приділяється увага оформленню приміщення. На столі переговорів можуть бути розташовані державні прапори (прапорці) країн-учасниць. За протоколом, одночасно прапори (прапорці) різних країн повинні бути однакового розміру і розміщені на одному рівні. Зал може бути оздоблений квітами. На столі розкладають блокноти, аркуші паперу, олівці, ручки. Не слід залишати жодних документів паперів, крім переговорних.

Якщо на столі для переговорів стоять попільнички, курити не можна. У такому випадку слід підготувати приміщення для куріння.

Повинно бути підготовлене і все необхідне для фіксування переговорів відповідно до домовленості (протокол, стенограма, аудіозапис).

Телефони, пейджери, стільниковий зв'язокпід час переговорів нічого не винні заважати роботі. На вхідних дверях має бути табличка про переговори з проханням не входити. Обстановка переговорів має бути спокійною та конфіденційною.

На стіл переговорів ще до початку ставлять пляшки з мінеральною водою, склянки або фужери, на один-два більше від числа учасник.

У перерві подається частування: чай, кава, бутерброди, фрукти тощо. Бажано організувати їжу в окремому приміщенні. Якщо такої можливості немає, частування вносять до зали засідання. Персонально обслуговуються лише керівники делегацій, решта учасників обслуговує себе самі. Алкогольні напої можуть бути запропоновані лише після завершення переговорів та підписання протоколів.

Обслуговування переговорів іноземною делегацією проводять лише секретар керівника та співробітниці установи. Офіціанти та буфетники не залучаються

Делегація приймаючої сторони повному складічекає на гостей у кімнаті залу для переговорів. Склад делегації, посадовий статус керівника визначають з урахуванням паритету. Делегації мають рівний рівень повноважень.

Після прибуття делегації гостей відбувається процедура офіційної вистави. Керівники делегацій обмінюються візитними картками.

Для зручності ведення переговорів готується заздалегідь «Протокольний список присутніх» із зазначенням прізвища, імені (для росіян та по батькові), посади, місця роботи членів делегацій.

Після того, як відбулося подання, керівник приймаючої делегації запрошує всіх за стіл переговорів.

Розсадказа столом двосторонніх переговорів у складі делегаціїможе бути проведена з використанням одного з таких варіантів:

1. Глави делегацій розташовуються перших місцях на чолі прямокутного столу, перекладачі збоку кожного. Далі за столом - заступник та члени делегацій відповідно до посадового рангу (за спадною).

2. Глави делегацій займають місця у центрі прямокутного столу навпроти один одного. Праворуч кожного з них розташовуються заступники, ліворуч - перекладачі. Інші члени делегації займають місця з правого та лівого боку відповідно до посадового рангу.

3. Делегації розташовуються за круглим столом за схемою варіанта №2.

Якщо двосторонні переговори відбуваються «віч-на-віч» між «господарем кабінету» та головним гостем, то для розсадження може бути використаний протокол за схемою «Візита ввічливості». Другий варіант -

«господар кабінету» пропонує провести переговори за спеціальним столом та запрошує гостя сісти навпроти.

Деякі питання щодо правил поведінки учасників переговорів

Переговори відбуваються за дотримання правил субординації. За протоколом переговори ведуть керівники делегацій. Інші члени делегації вступають у розмову лише на запрошення свого лідера.

Строго дотримується дисципліна присутності: не прийнято залишати кімнату переговорів, за винятком випадків, пов'язаних із потребою у медичній допомозі.

У разі ділової необхідності делегація може попросити про перерву взасіданні.

Для успішного просування шляхом переговорів члени делегації повинні не тільки володіти професійними знаннями та навичками ведення переговорів, але й мати серйозну підготовку в галузі ділового спілкування, знати принципи, норми та правила ділового етикету. До його основних принципів ставляться: принцип поваги гідності особистості, принцип доцільності дій, принцип естетизму, принцип поваги традицій та звичаїв інших народів.

Учасникам переговорів необхідно розуміти ситуацію спілкування, знаходити найбільш прийнятну лінію поведінки. Володіти правилами мовного етикету- звернення та привернення уваги, привітання, згоди та незгоди, схвалення та несхвалення, внесення пропозиції, вибачення, компліменту. Використання

граматичних та лексичних норм, що дозволяють вести переговори у дипломатичній формі.

Потрібно стежити за змістом та формою своєї мови з урахуванням спілкування через перекладача: говорити чітко, точно формулювати думку, бути небагатослівним. Важливо слухати та чути співрозмовника. Твердість у відстоюванні інтересів своєї компанії, організації має поєднуватися з повагою до позицій та потреб партнерів.

Потрібно бути коректним, тобто орієнтуватися на норми «пристойної» поведінки у будь-яких, у тому числі у гострих, конфліктних випадках. Необхідно контролювати свої рухи, жести, міміку та адекватно інтерпретувати реакцію співрозмовників.

Етикет з огляду на свою нормативність пред'являє суворі вимоги до стилю самоподачі учасників переговорів, зокрема до діловому стилюїх одяг на переговорах.

«___» ______________ 0000 г

Перебування німецької делегації у кількості 4 осіб, які прибувають АТ «Інтеркаонтинет» для вирішення питань щодо взаємної співпраці

Склад делегації: Герман фон Бегр – президент фірми «Орієнт»

Еріх Крамер – керівник відділу зовнішніх зносин,

Фріц Вольф – керівник відділу закупівель,

Хельга Редігер – перекладач.

Термін перебування – 00 днів.

Відповідальніший за прийом делегації – Сидоров Олександр Анатолійович

Міжнародні переговори Залік. Шпаргалки / Програма делегації

Програма перебування делегації

До приїзду іноземної делегації сторона, що приймає, повинна розробити дві програми її перебування в країні:

Загальна програма, призначена для гостей;

Детальну програму, що включає технічні деталі, необхідні для приймаючої сторони, зацікавлених осіб та організацій.

Загальна програмавключає інформацію про наступні питання.

1. Зустріч делегації.

2. Ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди).

3. Прийоми (сніданки, обіди тощо).

4. Культурна програма.

5. Поїздки країною.

6. Проводи делегації.

Персональний склад тих, хто зустрічає;

Участь (у разі потреби) представників преси, радіо, телебачення;

Розміщення у готелі тощо.

Перекладач займає місце на передньому сидінні поруч із шофером. Якщо при зустрічі використовується особистий автомобіль, а за кермом - член російської делегації, який зустрічає рівного з гостем рангу, він запрошує гостя сісти поруч із собою. У цьому варіанті це місце вважається найпочеснішим.

Для гостей, які прибули на переговори, обов'язково планують розважальну програму- відвідування театрів, концертів, ресторану (організація банкету), знайомство з визначними пам'ятками тощо. У чужій країні запрошують господарі. У своїй – ініціатор переговорів. Відсутність запрошень зазвичай означає натяк на втрату інтересу до партнера. Як правило, платить той, хто запрошує, виняток становить Німеччина. Потрібно уточнити, хто платить, оскільки може виявитися, що передбачається, що кожен за себе.

Програма перебування закордонної делегації фірми-партнера

Сторона, що прибуває, — німецька мовна школа. Ця мовна школа є приватною організацією, яка займається навчанням клієнтів з іноземних мов. Делегація складається з директора мовної школи та двох викладачів. Директор - Марія Бергер. Викладач англійської мови- Інгрід Хольманн, викладач німецької мови(Ст. викладач) - Ута Маєр.

Приймаюча сторона — студія іноземних мов у м. Вологда, сфера діяльності якої навчання іноземних мов. Директор мовної студії – Попова Ганна Володимирівна.

Мета візиту - обмін педагогічним досвідомвикладання мов, знайомство з російською культурою, звичаями, практика іноземних мов.

Дати візиту: 01.02.2013 - 04.02.2013.

16:00 Зустріч делегації на вокзалі. Відповідальна за зустріч — директор приймаючої сторони Попова Ганна Володимирівна.

16:00 – 16:30 супровід делегації до готелю «Атріум».

17:00 – 18:00 реєстрація делегації в готелі, розміщення в номерах готелю. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

18:00 - 19:00 вечеря в ресторані готелю. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

10:00 зустріч делегації у готелі. Сніданок у ресторані готелю. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

11:00 Візит делегації до мовної студії. Відповідальний за проведення зустрічі – офіс-менеджер мовної студії Сорокіна Анастасія Леонідівна.

11:30 чи 11:45 Початок прогулянки містом. Відповідальна за маршрут та розповідь про місто викладача англійської мови Воронова Наталія Юріївна. Відповідальний за переклад – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

13:00 Супровід делегації на обід. Місце обіду – ресторан Червоний Міст. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

14:00 до 16:00 – надання відпочинку гостям. Гостей проводять у готель. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

16:00-16:30 – супровід гостей у мовну студію. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

17:00 проведення семінару з методики викладання іноземних мов. Відповідальний за організацію робочого кабінету для семінару – офіс-менеджер мовної студії Сорокіна Анастасія Леонідівна. Відповідальний за проведення семінару – викладач англійської мови Костіна Катерина Миколаївна.

19:00 чаювання з учнями студії у неформальній обстановці. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

20:00 іноземну делегацію проводять у готель. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

20:30 вечеря у ресторані готелю за бажанням представників делегації. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

11:00 – культурна програма. Відвідування Вологодського Кремля, Музею Мереживо. Відповідальний за організацію екскурсій у музеях – викладач англійської мови Воронова Наталія Юріївна. Відповідальний за переклад – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

12:00 обід. Супровід іноземної делегації до ресторану Червоний міст. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

13:00-15:30 супровід гостей до готелю. Надання вільного часу. Відпочинок. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

15:30-16:00 - супровід гостей з мовною студією для проведення демо-уроків. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

16:15 проведення відкритого демо-уроку у студії викладачем студії приймаючої сторони. Відповідальний за підготовку робочого кабінету, розміщення учнів, викладачів та гостей студії – офіс-менеджер Сорокіна Анастасія Леонідівна. Відповідальний за проведення уроку – викладач німецької мови Северова Марія Миколаївна. Тривалість уроку 45 хвилин.

17:15 проведення відкритого демо-уроку одним із викладачів іноземної делегації. Відповідальний за проведення уроку викладач англійської мови

18:00 – 18:30 супровід делегації з готель. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

19:00 вечеря у ресторані готелю. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

11:00-11:30 - супровід делегації до мовної студії. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

11:30 – семінар, присвячений обговоренню проведених уроків. Відповідальний за підготовку робочого кабінету та розміщення викладачів та гостей студії – офіс-менеджер Сорокіна Анастасія Леонідівна. Відповідальний за проведення семінару – викладач англійської мови Костіна Катерина Миколаївна. Тривалість семінару 2:00 30 хвилин.

14:00 Супровід делегації до ресторану Червоний міст на обід. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

15:00 супровід делегації до готелю. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

17:00 витяг з готелю та супровід делегації на вокзал. Відповідальний – викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна.

Зустрічає делегацію відповідальний за зустріч сторони, що прибуває, директор вологодської мовної студії, який підписував запрошення, і перекладач-викладач Смирнова Юлія Борисівна. Перекладача-викладача обирає директор із числа викладачів студії, які володіють німецькою мовою. При посадці в автомобіль спочатку сідає директор німецької студії праворуч по ходу руху (перше почесне місце), зліва повинен сидіти викладач старший за званням (друге почесне місце), молодший за званням викладач повинен сидіти в середині, щоб не заважати сидячому на почесному місці при виході . За кермо сідає директор приймаючої сторони та поруч викладач-перекладач. Делегацію відвозять до готелю чи іншого місця, де вирішено було їх розмістити.

Відповідальний за вечерю заздалегідь дізнається у сторони, що прибуває, про те, що вони воліють, і домовляється про відповідне меню з керівництвом ресторану.

Відповідальний за сніданок заздалегідь дізнається у сторони, що прибуває, про те, що вони віддають перевагу, і домовляється про відповідне меню з керівництвом ресторану.

Відповідальний за візит делегації офіс-менеджер мовної студії Сорокіна Анастасія Леонідівна готує кабінет для зустрічі делегації та надає директору студії Попової Ганні Володимирівні програму перебування гостей. На зустрічі присутні викладач перекладач Смирнова Юлія Борисівна, викладачі англійської мови Воронова Наталія Юріївна та Костіна Катерина Миколаївна, німецької мови – Сєвєрова Марія Миколаївна, а також викладач іспанської мови Меньшиков Ігор Олексійович. Під час візиту до мовної студії директор приймаючої сторони повідомляє гостей програми перебування, найважливіші її пункти, вносить необхідні зміни на вимогу гостей, відбувається знайомство з викладачами студії. Тривалість 30-45 хвилин, за спеціально призначеним для цього столом. На столі знаходяться фрукти, вода, якщо хтось курить — сигарети, після 15 хвилин розмови подається чай або кава.

Під час прогулянки містом відбувається знайомство з основними пам'ятками та культурою міста. Тривалість приблизно годину. Відповідальним за прогулянку призначається викладач англійської мови Воронова Наталія Юріївна, яка заздалегідь (до приїзду делегації) готує програму маршруту, представляє її гостям та коригує її, наслідуючи переваги сторони, що прибуває. Крім того, делегацію супроводжує викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна, щоб уникнути будь-якого нерозуміння російської мови. Тривалість прогулянки містом 1 год. Під час прогулянки гості відвідують набережну міста, кремлівську площу, пам'ятник В.І. Леніну, центральну площу та вічний вогонь. Потім гості проходять до пішохідного мосту до пам'ятника першому ліхтарю. Під час прогулянки викладач англійської мови Воронова Наталія Юріївна розповідає про пам'ятки, історію та життя Вологди та вологжан.

Після прогулянки делегацію супроводжують до ресторану. Відповідальний за обід заздалегідь дізнається у сторони, що прибуває, про те, що вони воліють і домовляється про відповідне меню з керівництвом ресторану. При цьому береться до уваги не лише меню, а й рівень обслуговування у ресторані, сервірування столу. Супроводжуючі повинні допомогти гостям легко знайти своє місце. Якщо є чоловіки, вони перш ніж сісти допомагають сісти жінкам. Сидіти на стільці необхідно так, щоб було зручно їсти, відпочивати і водночас не заважати сидячим поруч. При цьому потрібно тримати поставу, не розвалюватись і не сутулитися. Тулуб від краю столу знаходиться на ширину чотирьох складених пальців. До їжі руки перебувають на колінах, а під час їжі — трохи притиснуті до тулуба. На стіл можна спиратися лише зап'ястями. Серветку, призначену для запобігання та витирання губ, склавши навпіл, кладуть на коліна. Ініціатива закінчення обіду належить гостям. Обід триває годину чи півтори години. Сніданки та вечері проходять у готелі.

Проведення семінару. Тема семінару та питання, що обговорюються, встановлюються заздалегідь. Кабінет для проведення семінару має бути чистим, провітряним. На столі мають стояти пляшки із мінеральною водою. Якщо перші особи делегації не курять, краще від куріння утриматися. Під час семінару можуть бути подані чай або кава. Коли гості входять до кабінету, директор мовної студії показує їм їхні місця на іншому кінці столу, на столі можна розставити таблички з іменами, щоб проблеми з розсадкою гостей та учасників семінару не виникало. Тривалість семінару 1 година 30 хвилин.

Після семінару відбувається чаювання з учнями студії у неформальній обстановці. Учням надається можливість поспілкуватися з іноземними гостями, поставити питання, що їх цікавлять. Розмова проходить на іноземною мовою, що також сприяє практиці мови мови, що вивчається. Як учням студії, так і представникам делегації необхідно познайомитися, оскільки наступного дня заплановано проведення демо-уроків.

Під час проведення демо-уроку викладачі вологодської мовної студії, члени іноземної делегації, викладачі студії та її директор присутні на уроці як спостерігачі. Те саме відбувається під час проведення другого демо-уроку викладачем іноземної делегації. Теми цих двох уроків обумовлюються заздалегідь, щоб і сторона, що приймає, і гості студії могли без проблем підготуватися до уроків.

Під час семінару проводиться виявлення помилок, висловлювання зауважень, обмін досвідом. Семінар проводиться у неформальній обстановці, подаються чай, кава, мінеральна вода. Протягом другої частини семінару підбиваються підсумки всього періоду перебування делегації, висловлюються слова подяки за візит, за надану методичну допомогу та поради, вручаються подарунки з логотипами мовної студії сторони, що приймає (різне канцелярське приладдя: набір ручок, блокноти), сувеніри з національними логотипами. домовленість про подальшу співпрацю та обмін досвідом.

Супроводжують іноземну делегацію на вокзал викладач-перекладач Смирнова Юлія Борисівна та директор сторони, що приймає, Попова Ганна Володимирівна.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Складання акту ділового спілкуванняз клієнтом, наявність та співвідношення рівнів спілкування. Призначення, стиль та склад офіційного одягу. Просторова та тимчасова організація, ведення розмови та комунікативний намір. Програма приймання делегації.

контрольна робота , доданий 28.07.2010

Застосування правил вербальної та невербальної зворотнього зв'язку. Специфіка проведення телефонної розмови. Основні типи стратегії ведення переговорів, їх переваги та недоліки. Специфіка підготовки та проведення переговорів із іноземними партнерами.

контрольна робота , доданий 26.02.2009

Основні етапи підготовки до переговорів. Особливості проведення переговорів. Переговори у неофіційній обстановці. Тактика переговорів, перевірена часом. Недоліки під час переговорів. Національні особливості ведення переговорів.

реферат, доданий 02.11.2009

Дипломатичні прийоми та церемонії, які влаштовуються з нагоди національних свят, історичних ювілейних дат, прибуття іноземних делегацій, глав держав. Етикет на офіційних заходах. Відповідь на запрошення. Основні правила ділового спілкування.

презентація , доданий 20.02.2015

Загальна характеристиката поняття ділового спілкування та переговорів. Основні етапи ведення ділових переговорів. Методи ведення ділових переговорів. Основні практичні рекомендаціїдля ефективного веденняділових переговорів у будь-якій сфері діяльності.

реферат, доданий 26.11.2014

Етика та психологія ділових переговорів, методика їх ведення. Культура організації ділового спілкування з прикладу робіт американського фахівця Дейла Карнеги. Основні функції та принципи переговорів. Етичні правила ведення переговорів телефоном.

контрольна робота , доданий 30.06.2009

Вивчення етики та психології ведення бесід та переговорів. Розгляд основних етапів ведення ділової розмови, психологічно доцільне проведення переговорів, психологічний клімат. Характерні рисинародів різних країн та особливості їх етикету.

контрольна робота , доданий 16.01.2011

Особливості етикету ділової розмови. Методи ведення різних видівділових переговорів. Розмежування між учасниками дискусій та проблемами, що обговорюються. Вплив сприйняття, емоцій, різниці інтересів результати переговорів. Взаємовигідні варіанти.