Z dialógového okna prehľadu:
Šéfe, - Ako študujete trh?
Odpoveď znie: - Metódou permanentného skenovania!

Hlásenie hlavy, alebo Ako sa dostať do hlavy svojho šéfa

Správa manažérovi je stresujúca pre každého zamestnanca, aj keď sú správy pravidelné. Podanie päť až desaťminútového slovného hlásenia pomocou vopred pripraveného a naučeného príbehu je spôsob, ako odkomunikovať vašu prácu so šéfom a upraviť taktiku a pracovné plány v súlade s cieľmi a stratégiou, ktorých nositeľom je váš manažér.

Pomocou správy získa zamestnanec a manažér potrebné informácie, ktoré sú potrebné na analýzu, plánovanie činností a hodnotenie činnosti zamestnanca aj jednotky. Osobitnú úlohu tu majú obchodné oddelenia ako ziskové strediská podniku.

Sledovanie činnosti pracovníkov predaja umožňuje manažérovi včas prijímať opatrenia na koordináciu práce svojich podriadených a racionálne rozdeľovať dostupné zdroje. Jednoduchá správa o predaji nemôže uspokojiť manažéra, pretože kvantitatívnych ukazovateľov nepokrývajú všetky aspekty obchodné aktivity. Používanie iba týchto ukazovateľov na monitorovanie znižuje efektivitu manažmentu, pretože manažment sa o stratených predajoch dozvie už vtedy, keď zlyhali sľubné obchody a spomalil sa vstup na nové teritoriálne trhy a potenciálnych klientov negatívny dojem z produktov spoločnosti.

Nesprávna príprava zamestnanca na správu pripravuje manažéra o spoľahlivé a relevantné informácie pre rozhodovanie a tiež spôsobuje množstvo navádzajúcich a objasňujúcich otázok počas správy. To situáciu ešte viac zhoršuje, pretože myšlienky rečníka sú zmätené a jeho pamäť horúčkovito začína hľadať odpovede na položené otázky.

Prvé ťažkosti pri príprave šablóny správy vznikajú v dôsledku vplyvu osobnosti vodcu, úrovne jeho osobného tréningu, stupňa delegovania právomocí na podriadených a jednoducho schopnosti uchovávať predtým prijaté informácie v pamäti. Tu zvyčajne podriadení začnú ospravedlňovať svoju neúspešnú správu úderom „prilby pod plášť“.

Spomeňme si na známe „prvé pravidlo“ podriadeného – šéf má vždy pravdu. Líder sa neprispôsobuje vašej predstave o štruktúre správy, ale vy sa prispôsobujete jeho požiadavkám.

A ako sa dostať do hlavy šéfa, pýtate sa?

Existuje cesta bez operácie! Budete potrebovať trochu času, pozornosti, analytického myslenia a modernú vychytávku v podobe hlasového záznamníka resp mobilný telefón s takouto funkciou. A ak budete mať šťastie, potom v jednej alebo dvoch správach zapíšete víziu svojho šéfa do plánu správ.

Na napísanie nižšie uvedenej šablóny ústnej správy stačilo len raz nahrať správu regionálnych manažérov smeru zahraničného obchodu s vedúcim podniku na diktafón. Bolo tiež šťastie, že šéf, podráždený ďalšou správou, päť minút rozprával, čo by chcel počuť od svojich špecialistov.

Navrhovaná verzia šablóny správy obsahuje dve sekcie a až tri úrovne podrobnosti pre každú z nich, čo umožňuje v prípade potreby jej informačný obsah buď znížiť, alebo zvýšiť. Každý región je vypracovaný ako samostatný projekt s prihliadnutím na ľudské a finančné zdroje. V tretej časti sa uvádza niekoľko pravidiel, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri príprave a vykonávaní postupu správy. Ak však po opakovaných pokusoch o zovšeobecnenie vízie šéfa do celkom súvislej štruktúry šablóny neuspejete, musíte správu naplánovať podľa svojho chápania a potom ju upraviť.

Šablóna prehľadu môže vyzerať takto:

1. Aktuálny projekt

1. Posúdiť stav plnenia vopred stanovených úloh a plánovaných akcií:

1.1. Uveďte približnú vzdialenosť alebo vzdialenosť od plánovaného výsledku.

1.2. Všimnite si okolnosti naznačujúce dosiahnutie výsledku alebo vzdialenosť od neho.

1.3. Načrtnite prijaté systémové opatrenia.

1.4. Vyvodiť závery o výsledku akcií a perspektíve práce.

2. Ak dôjde k dohode o dodávkach alebo ak kupujúci prejaví osobitný záujem, uveďte údaje:

Stručná história predchádzajúce dodávky (vrátane za predchádzajúce roky)
Modely (názvoslovie)
Dodacie podmienky
Platobné podmienky
Výsledky vyjednávania o cene

3. Správa:

3.1. Akčný plán zásobovania:

Dodacia lehota
Čas výroby
Dôslednosť modelový rad s výrobnými schopnosťami
Termíny (vrátane plánovaných) rokovaní a/alebo podpisu dokumentov (zoznam osôb a dokumentov)
Načrtnite alternatívne akčné plány

3.2. Analýza regionálneho trhu (jeho správna štúdia a v prípade potreby pokračovanie v práci na ňom)

4. Poskytnite formálne potvrdenie záverov o perspektíve projektu alebo plánovaných činnostiach a podajte správu o prítomnosti:

4.1. Listinný dôkaz:

Dostupnosť zmluvy a/alebo špecifikácií (podpísaných alebo nepodpísaných)
Dostupnosť aplikácie (písomná žiadosť)
protokol o zámeroch
Záručný list (elektronický alebo bežný).

4.2. Jasné ústne potvrdenie zámerov kupujúceho:

Prijaté v procese rokovaní na osobnom stretnutí
Prijaté počas telefonických rozhovorov

5. Urobiť zovšeobecňujúce závery o projekte (jeho správne posúdenie).

2. Nový projekt

1. Posúďte nový trh:

1.1. Uveďte dôvod (následok akých akcií) pre vznik aktívneho záujmu o tento trh a jeho realitu.

1.2. Uveďte správne hodnotenie regionálny trh a jeho vyhliadky:

Objem trhu
História dodávok produktov (alebo analógov) na tento trh (ak nejaké existujú, kedy a kým)

2. Štát:

2.1. Fakty potvrdzujúce skutočný záujem o nový trh o produkty vašej spoločnosti:

2.2. Akčný plán pre tento trh:

Množstvo produktov v perspektívnej dodávke
Modely (názvoslovie)
Plány usporiadania výstav, rokovaní a/alebo podpisovania dokumentov (zoznam zúčastnených osôb z oboch strán a dokumentov plánovaných na podpis)
Konzistentný akčný plán (krok za krokom as termínmi)

3. Špeciálne požiadavky

Správa musí byť správna:

Informácie musia byť formálne potvrdené
Nedostatok fantázie a špekulácií
Objektívne posúdiť, čo sa deje
Zmysluplná prezentácia
Taktické (podrobné) detaily operácie – treba vynechať
Spresnenie správy (kto a s kým sa stretol, komu a koľkokrát volal, posielal listy a s kým komunikoval) - až po iniciácii vydania prednostom
Vyhnite sa odpovediam zo série – „lopta je na ich strane“

Správu sa odporúča začať aktuálnymi projektmi, kde si všímajte najmä priebeh úloh a termíny stanovené alebo schválené šéfom na predchádzajúcich stretnutiach. Ak sa vám podarí získať súhlas resp pozitívna emócia vedúci prvej časti, následne druhej časti - návrhy nových projektov, nezostane bez jeho pozornosti a hneď sa dá pokračovať.

Vyskytli sa vo vašej praxi prípady, keď ste 24 hodín denne neúnavne orali ruky, nohy a iné časti tela. Perfektne pripravený objekt na predaj. Svojimi obchodnými ponukami ste už rozhýbali trh, načrtli plán ďalšieho konania a v úplnom súlade so sebou čakáte na prirodzený výsledok v podobe obchodu a následného získania poctivo zarobených provízií.

V určitom okamihu sa však na obrazovke telefónu zobrazí číslo vášho klienta a vy, bez akéhokoľvek podozrenia, pokojne zdvihnete telefón. No namiesto vďačnosti počúvate množstvo sťažností, počnúc tým, že nerobíte vôbec nič a končiac požiadavkou na ukončenie zmluvy a vyhrážkami. známy?

Predtým, než sa pohoršíš, postav sa na jeho miesto...

Daná osoba s vami uzavrela exkluzívnu zmluvu. Zveril vám možno to najcennejšie, čo vlastní. Veril ti, rozhodol sa, že si takmer len kúzelník a schopný mu pomôcť. Ale potom, po celý čas, keď neúnavne pracujete, o vás a vašej práci nič NEPOČUJE A NEVIE! Podľa toho rastie podozrenie, že sa nič nedeje. Okrem toho sa vždy nájdu „dobrí poradcovia“ z radov príbuzných, priateľov a známych, ktorí ho budú kvapkať na mozgy a zastrašovať hororovými historkami o „podvodníkoch“, o „čiernych realitkách“ a o tom, „aké je to drahé, ale za takú prácu“. Preto po 7-10 dňoch nastáva úplne logická a prirodzená explózia.

V skutočnosti existuje veľmi jednoduchý spôsob, ako zabrániť takémuto vývoju udalostí. Klientovi stačí poslať týždenný report o vykonanej práci.

Pravidelne podľa vopred vytvorenej šablóny vypracujte správu, v ktorej budú uvedené všetky úkony a činnosti vykonané v minulosti. A pošlite ho predávajúcemu poštou. A klient je spokojný - rozumie tomu, čo sa deje, že na neho nezabudli, pracujú na jeho téme a vždy budete chránení pred neprimeranými nárokmi.

Teraz vytvoríme požiadavky na dokument „Správa o vykonanej práci“:

Čo musí byť v správe

Číslo zmluvy
Kontakty na agenta
Zoznam vykonaných akcií a vykonaných činností
Dátum vytvorenia správy a podpis

Spôsoby prenosu

Email
vytlačiť a odovzdať

Nahlásiť čas prenosu

Optimálny je piatok večer (keď máte výsledky týždennej práce)
Alebo po posledných kontrolách cez víkend

DÔLEŽITÉ!

Ak váš prehľad obsahuje zoznam internetových zdrojov, na ktoré ste umiestnili reklamy, nezabudnite to uviesť odkazy na tieto reklamy
Ak ste publikovali v médiách, priložte fotografiu alebo snímku obrazovky reklamy
Ak ste vytvorili samostatný prezentácia nezabudnite ho priložiť k správe

Dodržaním týchto jednoduchých krokov rýchlo znížite počet takýchto hovorov na minimum. A mimochodom, bude pre vás oveľa jednoduchšie kontrolovať situáciu. Aby ste si čo najviac zjednodušili túto už bezprašnú prácu s vytváraním prehľadov, odporúčame vám stiahnuť si príklad pripravenej šablóny.

o autorovi

Tatiana Porubaimikh. Organizátor a vedúci poradenského centra Arsenal consult. Zároveň ideový inšpirátor projektu a generátor nápadov. Tiež konzultant. Hlavné smerovanie: marketing a copywriting. Tatyana je obchodník, ktorého portfólio zahŕňa úspešné dokončené projekty v širokej škále smerov.

Zlepšenie efektívnosti obchodného oddelenia za 50 dní Ryazantsev Alexey

Balík šablón správy

1. Správa o činnosti

Správa o činnosti kvantifikuje činnosti, ktoré manažéri počas dňa dokončili, ako aj súčty za deň. V tabuľke sú uvedené:

Mesiac, dátum a deň;

Oneskorenie v minútach;

Počet nových studených hovorov;

Počet výstupov k osobám s rozhodovacou právomocou (DM);

Počet odoslaných obchodných ponúk (CO);

Počet opakovaných hovorov;

Počet úspešných hovorov;

Počet stretnutí;

Počet uskutočnených stretnutí;

Počet vystavených faktúr;

Výška platieb v rubľoch;

Označí sa, že výpis hovorov (nasledujúci deň) je vyplnený a odoslaný vedúcemu obchodného oddelenia ROP (tabuľka 5.2).

Ide o jeden z najsilnejších nástrojov v obchodnom oddelení. Jeho implementáciou sa vám podarí udržať produktivitu práce, keďže časom manažéri začnú vykonávať menej cielených akcií. Okrem toho budete môcť kontrolovať, koľko akcií manažéri vykonajú a uvidíte, ako sa menia sumy konverzií a platieb.

Čas na vyplnenie správy: 10 minút.

2. Pracovný denník

Pracovný denník je jedným z hlavných pracovných nástrojov obchodného manažéra. Pripravuje sa na konci pracovného dňa na nasledujúci deň. Vkladajú sa do nej kontakty na dotyky. Na konci pracovného dňa je vyplnený zošit odovzdaný vedúcemu obchodného oddelenia e-mailom - ak nie je nastavený systém zdieľania dokumentov alebo CRM.

Aké údaje sa zaznamenávajú do pracovného denníka.

Organizácia.

Názov LPR.

Telefón a e-mail.

Výsledok hovoru.

Zdroj pre zber kontaktov (aby si manažéri sami nevyberali nekvalitné databázy) (tabuľka 5.3).

Tabuľka 5.2. Denník hovorov

Tabuľka 5.3. Príklad pracovného denníka

Tento nástroj vám pomôže rýchlo začať ráno a uskutočniť hovory v bloku za dve až tri hodiny, namiesto toho, aby ste na internete hľadali kontakty organizácií jeden po druhom. Priemerná rýchlosť manažéra v tomto prípade bude päť alebo šesť kontaktov za hodinu. A s pracovným denníkom ľudia prichádzajú do práce a môžu okamžite volať pripraveným kontaktom.

Ak sa zoznam neurobí večer, môžete si byť istí, že manažér sa tomuto dôležitému procesu bez problémov venuje všetky prvá polovica dňa.

3. Kontrolný zoznam „Rozvrh dňa“ (tabuľka 5.4, 5.5)

Tabuľka 5.4. Kontrolný zoznam manažéra predaja

Je dôležité, aby práca na oddelení bola postavená v blokoch: jeden blok má dve až tri hodiny, v rámci ktorých sa vykonáva (väčšinou) jeden druh práce. Vypnite multitasking pre svojich manažérov a môžete zvýšiť ich produktivitu minimálne dvaapolkrát. neveríš? Naplánujte si skúšobný mesiac a presvedčte sa sami.

Vedci dokázali, že nášmu mozgu trvá asi 30 minút, kým dosiahne vrchol a vstúpi do stavu prúdenia. A aby ste sa z toho dostali, stačí malý prechod na inú vec, hoci aj na 30 sekúnd. Toto je dôležité pochopiť. Preto nemôžete dať manažérom možnosť telefonovať celý deň. Mali by mať blok hovorov. To isté s inými úlohami.

Druhým plusom je tu psychologický aspekt: keď si na nejakú úlohu stanovíte časový limit, splníte ju oveľa rýchlejšie, ako keby ste na jej splnenie mali veľa času.

4. Základňa pre povzbudenie teplých klientov

Základ pre posilňovanie zákazníkov je potrebný, aby ste nestratili potenciálnych zákazníkov, ktorí vás kontaktovali - boli odoslaní Komerčná ponuka, možno usporiadali stretnutia, ale k predaju to neprišlo. Ukazujú to naše štatistiky tejto fáze 20-30% transakcií odpadáva - len preto, že jednoducho zabudli na klientov dúfajúc, že ak sa rozhodnú, tak sa ozvú. Práca by sa mala vykonávať so všetkými teplými klientmi, mali by sa určiť dátumy ďalších hovorov a zvýšenie transakcie (tabuľka 5.6).

Po naplnení databázy manažér zadá rozvrh do svojho kalendára a nastaví pripomienku v telefóne. Alebo vyplní svoj Google kalendár a vloží doň SMS pripomienku. Veľmi pohodlne.

5. Správa o stretnutí

Zamestnanci po porade vyplnia správu o stretnutí. Stanovuje predmet stretnutia, hlavné dohody a termíny ďalšieho dotyku.

Správa je dôležitá, pretože umožňuje manažmentu monitorovať skutočne uskutočnené stretnutia a ich efektivitu.

Tabuľka 5.5. Kontrolný zoznam pre manažéra predaja

Tabuľka 5.6. Základňa podpory predaja

Často nastáva problém, keď manažéri organizujú stretnutia pre seba, zatiaľ čo oni sami sa venujú svojej práci.

Správa o stretnutí obchodného manažéra

Dátum ________________ Meno manažéra __________________

Meno spoločnosti ________________________________

Kontaktná osoba ________________________________________

Poznámky manažéra:

Výsledok stretnutia:

Ďalšie akcie:

Ďalšie kroky pre klienta:

6. Reporting vedúceho obchodného oddelenia

Hlásenie o výsledkoch obchodného oddelenia vypĺňa vedúci oddelenia a umožňuje tak riaditeľovi podniku kontrolovať výkon predaja za celé oddelenie a výsledky každého manažéra (tabuľky 5.7, 5.8).

Môžete pridať akékoľvek ďalšie metriky, ako je počet a objem dodatočných predajov, predaj partnerských produktov atď.

Tabuľka 5.7. Správa obchodného oddelenia

Tabuľka 5.8. Výkaz predaja konkrétneho manažéra

7. Audit klientskej základne

Vedúci obchodného oddelenia vykonáva audit klientskej základne raz za mesiac / štvrťrok. Na základe výsledkov auditu vyplní tabuľku správy (tabuľka 5.9).

Tabuľka 5.9. Audit klientskej základne (podľa segmentácie ABC)

8. Hlásenie obchodného zástupcu (obchodníka)

Používa sa na kontrolu obchádzky predajných miest, podriadený obchodný zástupca(Tabuľka 5.10).

Tabuľka 5.10. Denná správa obchodného zástupcu

9. Základňa kľúčových klientov

Je dôležité, aby manažéri viedli databázu kľúčových zákazníkov. Pretože s nimi potrebujete udržiavať komunikáciu úplne inej kvality. Podnikanie je založené na tejto časti vašej základne a je veľmi dôležité vytvoriť v nej systémové prvky.

Z knihy Techniky psychologického manažmentu autora Lieberman David J

Stratégia 3: Malý balík rád Niekedy sa hrubosť skrýva za malý balík nevyžiadaných rád. Všetci z času na čas dostaneme takúto radu. Len srdečne poďakujte takémuto poradcovi za jeho prehľad a pokojne pokračujte vo svojej práci,

Z knihy Špecifické PR - 2 autora Maslennikov Roman Michajlovič

PR balíček "diétny" - "vyhladovať červíka" PR balíček nízkej intenzity sa robí preto, aby ukázal, aká môže byť práca PR agentúry. Často má reprezentatívny charakter alebo v extrémnych prípadoch možno zmluvy na základe neho iba uzatvárať

Z knihy Predaj textov. Ako premeniť čitateľa na kupujúceho autora Bernadský Sergej

PR-balíček "stredný" - zaženie hlad Tento PR-balíček berú tí, ktorí chcú dobrú propagáciu, ale netrúfajú si alebo sa boja zaplatiť "v plnej výške"; alebo tých, ktorým sa podarilo vyjednať zníženie sadzby „Najlepšieho odberu PR“ mínus malá časť služieb.

Z knihy Praktické PR. Ako sa stať dobrým PR manažérom. Verzia 3.0 autora Mamontov Andrej Anatolievič

Z knihy Dream Team. Ako vybudovať vysnívaný tím autor Sinyakin Oleg

Press Pack Tlačová zložka Tlačová zložka je súbor PR textov, ktoré využijete na firemných akciách alebo rozdáte pri stretnutí s novým novinárom. V ideálnom prípade by mal pozostávať z nasledujúcich dokumentov: pozadie alebo história

Z knihy Platové rokovania. Obchod je správny! autor Poro Daniel

Správy, ktoré majú byť. Všetko je však inak! Ďalšou kľúčovou udalosťou v organizácii bolo predstavenie konsolidovanej správy o predaji, ktorá je dnes zverejňovaná denne a každému bolo hneď jasné, čo Súčasná situácia. Predtým bola kľúčová správa zobrazujúca

Z knihy Project Management for Dummies autora Portney Stanley I.

Kompenzačný balík Dobre porozumieť povahe a štruktúre odmeňovania je rovnako dôležité ako poznať „pracovný vzorec“ pred diskusiou o odmene s osobou, ktorá vedie pohovor. Mzda je len jednou časťou kompenzačného balíka. Rovnako ako štyri

Z knihy Špirálová dynamika [Managing Values, Leadership, and Change in the 21st Century] autor Beck Don

Použitie šablón Šablóna pracovného toku je predtým vyvinutý diagram podobného projektu, ktorý má štruktúru a prácu podobnú vašej. Využitie predchádzajúcich skúseností Šablóna pracovného postupu je vytvorená na základe skúseností získaných v

Z knihy Ukáž mi peniaze! [Konečný sprievodca podnikovým manažmentom pre vedúceho podnikateľa] autor Ramsey Dave

Z knihy Podnikateľský plán 100 %. Stratégia a taktika efektívne podnikanie autor Abrams Rhonda

Z knihy 100 podnikových technológií: ako posunúť spoločnosť na ďalšiu úroveň autora Čerepanov Roman

Z knihy Lojalita zamestnancov autora Ovchinnikova Oksana

Z knihy Ako kvalitatívne ohodnotiť človeka. Pracovná kniha personálny manažér autorka Tibilová T.M.

6. Sociálny balíček a ďalšie kapacity V určitom bode je čas diskutovať o sociálnom balíčku a o tom, aký by mal byť. Niekedy jeho obsah zasiahne zamestnancov celkom nečakane, nie tak, ako sme očakávali. Zaoberanie sa funkciou, ktorá spoločenská

Z knihy autora

2.4.1. Manipulačný „balíček“ vodcu Čo je manipulácia? Ide o skrytý vplyv na osobu alebo skupinu ľudí s cieľom dosiahnuť svoje vlastné. Napríklad vykonať v živote rozhodnutie, často nepopulárne. Manipuláciu možno definovať ako skryté ovládanie pomocou

Z knihy autora

2.4.3. Sociálny balíček a lojalita zamestnancov Sociálny balíček na rozdiel od administratívne sankcie, naopak, označuje „perník“. V zásade nie je dôležitý ani obsah balíčka (platené voľno, vyhláška a pod.), ale samotný fakt, že ten sociálny balíček existuje.

Z knihy autora

Motivačný balíček Zistite si výšku minimálnej, maximálnej a optimálnej mzdy, ktorú je spoločnosť pripravená poskytnúť. Zistite, aká je štruktúra mzdy, existujú nejaké bonusy a aké sú podmienky na ich získanie, existujú nejaké sankcie, sú

Správa o pokroku umožní manažérovi posúdiť kvalitu a rýchlosť práce tajomníka. Článok obsahuje ukážky správ o vykonanej práci. použitie pokyny krok za krokom aby ste napísali dobrú správu.

Z článku sa dozviete:

Prečo potrebujete správu o pokroku?

Manažér zadá úlohu, zamestnanec ju splní – to je podstata pracovný proces. Skutočnosť, že úloha bola splnená, je zaznamenaná vo forme správy o vykonanej práci. Každý zamestnanec pravidelne vyhotovuje takýto dokument. Frekvencia správ a ich forma závisí od interné pravidlá spoločnosti.

Kto potrebuje správu o pokroku a prečo?

Potrebuje vodcu. Tento dokument vám umožňuje vyhodnotiť kvalitu a rýchlosť úlohy zamestnancom. Umožňujú vypracovať výkazy všetkých zamestnancov veľký obraz operácie spoločnosti a uľahčujú taktické a strategické plánovanie.

Zamestnanec potrebuje správu. Po prvé, dobre napísaný záverečný dokument pomáha prezentovať výsledky vašej práce manažmentu ziskovým spôsobom. Po druhé, správa užitočný nástroj sebaovladanie. Na konci vykazovaného obdobia vidíte svoje úspechy a neúspechy. To vám ukáže smery, ktorými sa musíte rozvíjať.

Výkaz finančných nákladov (podrobnosti)

Čo napísať do správy o pokroku

Neexistuje jediný štandardný vzor správy o pokroku. Dokument je vyhotovený vo voľnej forme. Závisí to od charakteru vykonávaných úloh.

Nevýhodou freeformu je, že mnohí pracovníci nevedia, ako napísať správu o pokroku. Toto sa v škole neučí a na strednej škole sa to učí len zriedka. Zamestnanec nedostane adekvátne hodnotenie svojej práce, ak nemá schopnosti napísať kompetentnú správu.

Zamestnancov nemôžete prinútiť písať pravdivé správy, ale môžete ich naučiť správne prezentovať svoje úspechy a úspechy. Pri zostavovaní ohlasovacieho dokumentu nie sú žiadne ťažkosti. Musíte sa vyvarovať chýb, ktorých sa veľa ľudí dopúšťa.

Zvážte vzorku nesprávne napísanej týždennej správy o pokroku a analyzujte typické chyby.

Neúspešná možnosť

Urobilo sa nasledovné:

písomné listy na daň a inšpekcia práce;

príprava na stretnutie so zástupcami HR-consulting LLC (rozoslané pozvánky, potrebné materiály pripravil návrh programu schôdze);

odpovede na požiadavky inšpektorátu práce a viacerých klientov;

sa zúčastnil na konferencii o problémoch optimalizácie využívania pracovného času.

Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.

Po oboznámení sa s takýmto dokumentom nadobudne manažér dojem, že sekretárka nie je pracovne veľmi vyťažená. Okrem toho je text ťažko čitateľný.

Štruktúra správy

Hlavnou chybou recenzovaného dokumentu je chýbajúca jasná štruktúra. Aké prvky chýbajú?

Zoznam úloh, ktoré boli zadané na vykonanie.
Špecifikácia dokončených úloh.
Analýza vykonanej práce.
Plány na ďalšie vykazované obdobie.
Ponuky.

Súbor prvkov štruktúry závisí od dĺžky vykazovaného obdobia. Denná alebo týždenná správa o pokroku nemusí obsahovať analýzu a návrhy, ale mesačná správa o pokroku alebo výročná správa o pokroku by tieto prvky mala obsahovať.

Vhodná možnosť

Zvážte príklad toho, ako bolo potrebné vypracovať správu o vykonanej práci.

Ukážka týždennej správy o pokroku

Komu: vedúci LLC "Komunikačné technológie" Smirnov Yu.P.
Od tajomníka Communication Technologies LLC Petrova A.S.
Druh dokladu: správa o vykonaných prácach za obdobie od 23.04.2018 do 27.04.2018

Počas reportovacieho týždňa som mal tieto úlohy:

pripraviť listy: daňový úrad o objasnení platby dane a inšpektorátu práce na podnet Smirnov P.P.;

pripraviť Informačná podpora stretnutia s HR-consulting LLC, rozoslanie pozvánok účastníkom, príprava návrhu programu stretnutia;

zúčastniť sa konferencie o problémoch optimalizácie využívania pracovného času, pripraviť otázky a podnety.

Všetky úlohy boli splnené, a to:

listy na daňový a inšpektorát práce pripravené a odoslané;

boli pripravené informačné materiály na stretnutie s HR-consulting sro, rozoslané pozvánky, vypracovaný návrh programu stretnutia.

sa zúčastnil na konferencii poznámka s návrhmi pripojenými k správe.

Okrem toho sa pracovalo s prichádzajúcou dokumentáciou, a to:

vypracoval a zaslal dve odpovede na žiadosti inšpektorátu práce;

boli poskytnuté odpovede na písomné odvolania. Semenova A.A., Kuznecovová V.N. a Moskalenko R.A.

V období od 30.4.2018 do 5.5.2018 je plánovaná účasť na školení pre sekretárky „Základy time managementu a sebaorganizácie“, venované základom plánovanie v práci tajomníka.

Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.

Návrh správy

Ak neexistujú žiadne ďalšie požiadavky, správa o vykonanej práci sa vypracuje v súlade s GOST 7.32-2001. GOST upravuje základné požiadavky na návrh ohlasovacieho dokumentu. Obsahuje normy, ktoré definujú spôsob formátovania, typ a veľkosť písma, medzery, veľkosť okrajov atď. Odborník „Príručky tajomníka“ povie ako vytvoriť zostavu pomocou služby Sway

Aké sú požiadavky na písanie?

Keďže neexistujú jednotné požiadavky na zostavenie reportovacieho dokumentu, všetky požiadavky na písanie súvisia so zlepšením vnímania textu a zvýšením jeho čitateľnosti. Pre to:

nepoužívajte viac ako 5 viet v jednom odseku;
striedať dlhé a krátke vety;
rozlomiť text tak, aby tabuľka alebo graf nezaberali celú stranu;
ponechať priestor na komentáre k tabuľkám a grafom;
ak je správa objemná, na konci urobte záver.

Správa o vykonanej práci sa niekedy zostavuje vo forme tabuľky:

Ryža. 1. Tabuľka správy o pokroku: Ukážka

Ako napísať správu: pokyny krok za krokom

Vytvorte návrh osnovy dokumentu. Správa za krátke obdobie by nemala zabrať viac ako 1-2 strany. Ak podávate správy pravidelne, pripravte si elektronický vzor dokumentu pre každý prípad:

vzorová denná správa o pokroku;

vzorová týždenná správa o pokroku;

vzorová mesačná správa o pokroku atď.

Do šablóny jednoducho zadáte skutočné údaje a vytlačíte.

Urobte si zoznam pridelených úloh. Ak je úloh veľa, zoskupte ich do sémantických blokov.

Uveďte nástroje a zdroje, ktoré boli použité počas zadaní (voliteľné pracovná sila, finančné náklady, cestovné, materiál atď.)

Prezentujte výsledky svojej práce. Popíšte, ako plnia ciele. Ak úloha nie je dokončená, vysvetlite dôvod. Uveďte svoje hodnotenie situácie. Urobte si vlastné závery.

Formulujte ciele a zámery na nasledujúce vykazované obdobie.

Vložte do textu tabuľky, grafy a tabuľky. Manažér často listuje v dokumente výkazov. Pokúste sa uistiť, že tabuľka alebo graf umožňuje hodnotiť vašu prácu.

Pozorne si prečítajte text, dodržujte gramotnosť a štýl. Zvýraznite kľúčové fakty tučným písmom alebo kurzívou. Pripravte si elektronickú verziu dokumentu a verziu pre tlač. Ak sa potrebujete hlásiť ústne alebo formou prezentácie, pripravte si vopred krátku verziu textu vrátane najdôležitejších bodov v ňom.

Správa o pokroku pomáha manažérovi hodnotiť kvalitu a rýchlosť úloh zamestnanca a samotnému zamestnancovi - vidieť jeho úspechy a zlyhania. Dokument je vypracovaný vo voľnej forme, existuje však základná štruktúra správy, ktorú odporúčame dodržiavať: zoznam úloh, výsledky práce, analýza, návrhy a záver.

Cvičenie prebieha spravidla trikrát počas celej doby prípravy žiaka. Najprv prejdú tréningovou praxou, potom výrobou. Záverečnou etapou, ktorá ukazuje všetky vedomosti študenta a zručnosti, ktoré ovláda za celú dobu štúdia, je absolvovanie preddiplomovej praxe.

Každá z týchto praktík má svoje vlastné charakteristiky. Učiteľská prax prebieha v druhom alebo treťom ročníku. Neznamená to priame ponorenie do pracovného prostredia. Ide skôr o externé oboznámenie sa s prácou podniku formou počúvania prednášok a návštevných exkurzií.

Priemyselná prax je vážnejšou etapou prípravy. Počas praxe je študent ponorený do pracovného procesu a vykonáva funkcie plnohodnotného pracovníka, avšak pod vedením kurátora.

Pregraduálna prax je kľúčovou etapou vzdelávania. Okrem toho, že si študent plne plní povinnosti odborníka, musí sa prejaviť aj s najlepšia strana. Od toho závisí nielen napísanie diplomovky, ale aj ďalšie zamestnanie. Ak si vás všimnú počas vysokoškolskej praxe, po ukončení štúdia vám môže byť ponúknuté dôstojné povolanie.

Bez ohľadu na to, ako sa všetky typy cvičení navzájom líšia, ciele a ciele ich prechodu sú spravidla rovnaké:

Zhrnutie školiaceho kurzu;
Upevnenie teoretických vedomostí;
Zvládnutie praktických pracovných zručností;
Uvedomenie si činností, ktorým bude čeliť po ukončení štúdia vzdelávacia inštitúcia;
Štúdium práce podniku zvnútra.

Na konci každej etapy študent v celkom určite je napísaná správa z praxe. Ide o dokument, ktorý ukazuje, čo sa žiak naučil, aké zručnosti ovládal a aké profesionálna kvalita získané počas stáže. Ide o veľmi dôležitú prácu, pretože na jej základe sa robí záver o odbornej pripravenosti študenta.

Prax spravidla zahŕňa umiestnenie študenta do podmienok, ktoré budú pre neho obvyklé po ukončení štúdia, pri priamom zamestnaní. Aby sa teda správa o praxi ukázala ako čo najkompetentnejšia, najkvalitnejšia a obsahovala všetky potrebné informácie, musíte si dôkladne preštudovať pracovný postup podniku, v ktorom študent vykonáva prax, všetku jej dokumentáciu a predpisov.

Je tiež žiaduce úplne opísať svoje aktivity v tomto podniku, hovoriť o svojich úspechoch, poskytnúť odporúčania, ako zlepšiť prácu podniku. Správa musí byť vypracovaná v súlade so všetkými normami a všeobecne uznávanými štandardmi pre vyhotovenie dokumentov.

Ako napísať správu z praxe: kde začať

Písanie akejkoľvek správy o stáži začína potvrdením na univerzite usmernenia. Ide o akýsi návod na písanie cvičnej správy.

Príručku je potrebné získať na oddelení. Obsahuje všetky potrebné informácie o úlohách praxe, písaní a formátovaní správ.

Príklad usmernenia

Základom pre písanie správy o praxi je plán praxe. Odráža kľúčové úlohy študenta počas praxe. Plán spravidla obsahuje 3-4 úlohy.

Vzorový plán praxe

Kompetentná, štruktúrovaná správa o praxi zahŕňa dôkladný zber informácií o podniku, analýzu týchto informácií, vypracovanie plánu na zlepšenie a zlepšenie činností a pracovného toku podniku. Preto je potrebné začať písať správu z praxe v prvom rade častými návštevami praktických hodín.

Berte svoju stáž vážne, pretože napísanie správy nie je ťažké, pokiaľ naozaj neviete, čo robíte. Ak ste neovládali žiadny materiál alebo ste nepochopili nejaký proces, neváhajte kontaktovať kurátorov reportáže. Spravidla sú dve: z podniku a zo vzdelávacej inštitúcie.

Po zhromaždení všetkých informácií, ktoré by ste mohli zhromaždiť o podniku, pokračujte v jeho analýze. Starostlivo si preštudujte všetky dokumenty a právne úkony- budú vám užitočné.

Keď práca s informáciami skončí, môžete ich začať prezentovať. Starostlivo štrukturujte text, urobte ho čitateľným a zrozumiteľným, aby ho učiteľ ľahko čítal a rovnako ľahko vám dal známku výborná.

Štruktúra správy z praxe je vždy rovnaká. Toto sú všeobecne uznávané pravidlá, ktorými sa musíte riadiť pri objednávaní informácií.

Štruktúra správy z praxe

Vo všeobecnosti, ak vzdelávacia inštitúcia nepredložila žiadnu zo svojich požiadaviek, štruktúra správy z praxe vyzerá takto:

Titulná strana, ktorá je vypracovaná podľa všetkých pravidiel. Na titulnej strane sú zvyčajne uvedené tieto informácie: názov vzdelávacej inštitúcie a špecializácie, téma a typ správy z praxe, priezvisko a iniciály učiteľa, ktorý správu kontroluje, a študenta, ktorý ju vykonáva, meno skupiny, v ktorej študent študuje, názov podniku, kde sa praktické vyučovanie uskutočňujú, mesto, v ktorom sa vzdelávacia inštitúcia nachádza a rok vypracovania správy o praxi.
Obsah s číslovaním sekcií.
Úvod, ktorý uvádza ciele a ciele absolvovania praktických cvičení. Zvyčajne sú už dané usmernenia na písanie správy. Úvod navyše naznačuje očakávaný výsledok stáže.
Hlavná časť. Túto časť je potrebné rozdeliť na teoretickú a praktická časť. Okrem toho by mala byť teoretická časť rozdelená na časti a praktická časť, ako to vzdelávacia inštitúcia uzná za vhodné. V tejto časti sú urobené všetky výpočty, popísané činnosti podniku, všetko potrebné informácie o organizačnej štruktúre sa vykonávajú analýzy a porovnávacie charakteristiky.
Záver je možno hlavnou časťou správy z praxe. Záver obsahuje všetky závery, ktoré študent urobil počas praktického vyučovania. Tu je hodnotenie vlastnou prácou a vynaložené úsilie je primerane hodnotené. Okrem toho je na záver potrebné uviesť vaše odporúčania na zlepšenie. odborná činnosť podnikov.
Aplikácie sú poslednou štrukturálnou časťou správy. Ide o všetky druhy údajov, na ktoré možno odkazovať z tela správy. Žiadosť nie je očíslovaná. Ide najmä o rôznu dokumentáciu, rozhovory, výpisy z legislatívy a ďalšie užitočné informácie.

Samozrejme, správy odlišné typy Praktiky sa od seba líšia, aj keď mierne.

Typy správ z praxe

Správa z praxe

Keďže výcviková prax je najjednoduchším typom praktického výcviku, štruktúra správy o nej tiež nepredstavuje žiadne zvláštne ťažkosti. Od štandardnej štruktúry správy o praxi sa líši tým, že spravidla nemá praktickú časť.

Tréningová prax prebieha v skupinových triedach, preto treba využiť príležitosť a nazbierať o nej čo najviac teoretických vedomostí Organizačná štruktúra tohto podniku. Ciele a zámery výchovno-vzdelávacej praxe vylučujú ponorenie sa žiaka do pracovného prostredia, na to netreba zabúdať pri písaní úvodu a záverov.

Správa z praxe v teréne

Priemyselná prax je vážnejšia etapa ako praktická príprava. Správa o výrobnej praxi sa vypracúva presne tak, ako je uvedené vo všeobecne uznávaných normách, s výnimkou prípadov, keď vzdelávacia inštitúcia nominuje vlastné pravidlá formátovanie správy.

zapamätaj si to Stáž zamerané na samostatná práca a vlastné úvahy študenta, takže váš názor a vaše odporúčania sú v správe veľmi dôležité.

Správa o vysokoškolskej praxi

Preddiplomová prax je najdôležitejšou etapou počas celej doby štúdia. Štruktúra správy o pregraduálnej praxi je zachovaná, ale v hlavnej časti správy alebo v závere - pri výbere vzdelávacej inštitúcie - informácie o vašej diplomovej práce.

Faktom je, že počas vysokoškolskej praxe a písania správy si musíte zvoliť tému diplomového projektu, ktorá sa musí nevyhnutne prekrývať s vašou špecializáciou.

Nezabudnite túto informáciu uviesť v správe, keďže sa od nej odvíja prijatie na obhajobu práce a známka z pregraduálnej praxe, ktorá ovplyvňuje aj výslednú známku.

Ak chcete správne napísať správu o praxi, odporúčame vám zobraziť príklady takýchto správ na stránke, aby ste ich mohli sledovať a vytvoriť kompetentnú prácu.

Ku každému typu správy musia byť priložené určité dokumenty. Toto záväzné pravidlo pre každú vzdelávaciu inštitúciu. Úlohou dokumentov je spravidla denník stáže, popis z miesta stáže a vysvetlivka.

Vysvetlivka k správe z praxe

Vysvetlivka je krátke zhrnutie správy z praxe napísané študentom. Mal by obsahovať všetky úkony študenta a informácie o stáži vo všeobecnosti.

Vysvetlivka k praxi - príklad

Vysvetlivka by mala byť jeden hárok formátu A-4 a mala by byť napísaná rovnakým štýlom ako správa z praxe, teda vedeckou.

Charakteristika správy z praxe

Opis správy sa nevyžaduje pre všetky typy praxe. Správa o vzdelávacej praxi sa zvyčajne predkladá bez tohto dokumentu.

Charakteristika cvičnej správy - príklad

Charakteristika z miesta stáže znamená krátky prehľad zástupcu podniku o práci študenta v tomto podniku. Charakteristika spravidla označuje dochádzku študenta na praktické vyučovanie, jeho účasť na organizačnom procese, prínos tohto študenta pre podnik, pripravenosť študenta zaradiť sa do radov odborných zamestnancov.

Zvláštna pozornosť sa vždy venuje charakteristike, najmä v preddiplomovej praxi.

Cvičný denník - príklad

Cvičný denník je záznamom o praktickej výučbe študenta každý deň. V denníku je uvedený dátum, vykonaná práca za daný deň a výsledok vykonanej práce. Vyplniť cvičný denník je jednoduché, ak ste však nenavštevovali praktické hodiny, ukážte svoju fantáziu a vymyslené úkony si zapíšte do cvičného denníka.

Nezabudnite, že tento dokument musí byť podpísaný podnikom a podpísaný kurátorom z organizácie.

Príklad z praktického denníka

Ochrana správy o praxi

Keď je správa z praxe hotová, je čas ju obhájiť. Hneď hovoríme, že obhájiť správu je veľmi jednoduché, ak ste absolvovali prax a zodpovedne pristupovali k úlohám. Nemusíte sa ani nič učiť, pretože zručnosti, ktoré ste si vypracovali, vám určite zostanú v pamäti.

Musíte sa orientovať vo svojom hlásení a vedieť, kde hľadať v prípade nedostatku informácií.

Mnoho učiteľov často pri obhajobe správy vyžaduje prezentáciu vyrobenú špeciálne na obhajobu. Pri vytváraní prezentácie nie je nič zložité. Jeho štruktúra vyzerá takto:

Prvá snímka, ktorá obsahuje všetky informácie, ktoré sú napísané na titulnej strane. Toto je niečo, čo to je titulná strana prezentácií.
Druhá snímka obsahuje názov podniku, v ktorom sa prax uskutočnila a názov vášho supervízor z podniku.
Tretia snímka je akýmsi úvodom. Mal by uvádzať ciele a zámery stáže.
Štvrtá snímka hrá úlohu záveru. Mal by zahŕňať všetky výsledky a závery, ktoré študent urobil.
Na ďalších snímkach by ste mali stručne popísať všetky informácie, ktoré považujete za potrebné pokryť z hlavnej časti. Či už ide o relevantnosť, vaše rady alebo odporúčania, píšte stručne a inteligentne.
Posledná snímka zobrazuje výsledky prezentácie.