Elektroniniams dokumentams kurti naudojamos kompiuterinės programos. Elektroninių dokumentų kūrimo, gavimo, tvarkymo tvarka

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Paskelbta http://www.allbest.ru/

FEDERALINĖ ŠVIETIMO AGENTŪRA

VALSTYBINĖ AUKŠTOJO PROFESINIO MOKYMO ĮSTAIGA

UDMURT VALSTYBINIS UNIVERSITETAS

Teisės, socialinės vadybos ir apsaugos institutas

Vidurinės humanitarinės teisės koledžas

Kursinis darbas

Modernusprograminė įrangapatogumai,naudotasVprocesaskūrybadokumentus

Semakina Irina Vladimirovna

SPO-O-0611-21(k) grupės mokiniai

specialybė „Dokumentacija

valdymas ir archyvavimas“

Vadovas: vyresnysis lektorius

Volkova A.V.

Iževskas 2008 m

Įvadas

1. Tekstinių dokumentų rengimo sistemos

2. Microsoft Office taikomųjų programų paketas

2.1 Programos, įtrauktos į „Microsoft Office“.

2.2 Tekstų rengyklė Microsoft word

2.3 Skaičiuoklių procesorius Microsoft Excel

3. Dokumentacijos valdymo automatizavimo sistemos

Išvada

Naudotos literatūros ir šaltinių sąrašas

Įvadas

Daugelį amžių informacinės technologijos vystėsi. Kai kuriais laikotarpiais ši raida sulėtėjo ir tapo beveik nepastebima, o kai kuriais – priešingai – įvyko kokybinis šuolis, žmonija pradėjo naudoti iš esmės naujas, iki šiol nematytas informacijos apdorojimo, perdavimo ir saugojimo priemones. Patogumas ir efektyvumas naudojant kompiuterius rengiant dokumentų tekstus paskatino sukurti daugybę dokumentų apdorojimo programų. Šių programų galimybės yra įvairios – nuo ​​programų, skirtų mažiems paprastos struktūros dokumentams rengti, iki knygų ir žurnalų spausdinimo, projektavimo ir pilno paruošimo spausdinti leidinių (leidybos sistemų).

Mano kursinio darbo tema aktuali, nes dabar beveik visi dokumentai saugomi ir kuriami elektronine forma. Tam reikia atitinkamos programinės įrangos.

tikslas mano kursą dirbti yra:

- Apsvarstykite populiariausias programas, kurios naudojamos kuriant dokumentus.

- Sužinokite, kurios taikomosios programos yra įtrauktos į „Microsoft Office“.

- Apibrėžti ir ištirti dokumentų valdymo automatizavimo sistemas.

užduotys mano kursą dirbti yra:

- Apsvarstykite pagrindines tekstinių dokumentų rengimo sistemas, pateikite teksto redaktorių, teksto rengyklės ir darbalaukio leidybos sistemų koncepciją.

- Apibūdinti Microsoft Office taikomųjų programų paketą, jame esančias programas, pagrindines Microsoft Word tekstų rengyklės (toliau – MS Word) ir Microsoft Excel skaičiuoklių procesoriaus (toliau – MS Excel) funkcijas.

- Apsvarstykite pagrindines dokumentų valdymo palaikymo automatizavimo sistemas: „BOSS-Referent“, „CompanyMedia“, „DOCs Open“, „Office work 2.5“, „NauDoc“.

Visas dokumentų kūrimo programas galima sąlygiškai suskirstyti į tekstinių ir skaičiuoklių dokumentų rengimo sistemas bei biuro automatizavimo programas.

Tikslui pasiekti ir problemoms spręsti daugiausia naudoju periodinius leidinius, tokius kaip žurnalai Deloproizvodstvo ir Secretarial Business, kuriuose pasakojama apie programos BOSS-Referent įgyvendinimą m. didelės organizacijos ir kaip tai paveikė jų darbą, taip pat apie NAUMEN ir jo programas.

Taip pat rašydamas kursinį darbą naudojau automatizuoto biuro darbo sistema „Office work 2.5“ ir GOST R 6.30-2003 „Unified dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema.

Taip pat naudojau informaciją iš pasaulinio tinklo internetas, kur svetainėje "www.document.ru" yra informacijos apie dokumentų apdorojimo automatizavimą ir kt.

Kursinis darbas turi tokią struktūrą, kuri leidžia labai detaliai atskleisti ir pagrįsti mano pasirinktą temą. Taip pat noriu pažymėti, kad savo kursinio darbo struktūrą pagrindžiau taip, kad optimaliai pasiekčiau užsibrėžtus tikslus ir išspręsčiau iškeltas užduotis.

Šį kursinį darbą sudaro: įvadas, trys skyriai, išvados, naudotų šaltinių sąrašas. Pirmame skyriuje aptariamos tekstinių dokumentų rengimo sistemos. Antrame skyriuje kalbama apie Microsoft Office taikomųjų programų paketą, o trečiame skyriuje aprašomos automatizuotos valdymo sistemos, tokios kaip: „BOSS-Referent“, „CompanyMedia“, „DOCs Open“, „Documentary 2.5“ ir „NauDoc“.

Taip pat noriu pažymėti, kad šis kursinis darbas leis man įtvirtinti žinias, įgytas disciplinos „Dokumento mokslas“ teorinio mokymo metu, taip pat išlavinti ir suformuoti praktinius įgūdžius šia tema.

1. Sistemosmokymastekstądokumentus

Šiuo metu egzistuojančios tekstinių dokumentų rengimo sistemos labai skiriasi viena nuo kitos savo savybėmis, teksto įvedimo ir redagavimo būdais, jo formatavimu ir informacijos išvedimu (spausdinimu), taip pat vartotojo mokymosi sudėtingumo laipsniu. Konkretaus teksto apdorojimo programinės įrangos produkto pasirinkimas yra labai svarbus momentas. Įvairios teksto rengimo sistemos leidžia efektyviai naudotis kompiuteriu tiems specialistams, kurie yra susiję su informacinėmis technologijomis. Atrankos procesas yra susijęs su daugybe veiksnių, tačiau visų pirma būtina laikytis protingo pakankamumo principo.

Šiuo metu esamos kompiuterinės sistemos, skirtos tekstiniams dokumentams rengti, gali būti klasifikuojamos pagal funkcionalumo apimtį arba numatomą naudojimą. Pavyzdžiui, teksto redaktorius, kuris suteikia bet kokio simbolinio teksto įvedimą, modifikavimą ir išsaugojimą, tačiau jis daugiausia skirtas rengti programų tekstus aukšto lygio programavimo kalbomis, nes jiems nereikia formatavimo, t.y. automatinio teksto elementų vietos konvertavimo, šrifto keitimo, ir tt

Teksto rengyklė ( tekstą redaktorius) yra teksto rengyklė, teikianti gana sudėtingą formatavimą. Kalbant apie funkcionalumą, „Teksto rengyklė“ yra panaši į įmontuotą „Windows“ programą „Word Pad“. Su šia programa galite atidaryti, redaguoti, išsaugoti, spausdinti šių formatų failus: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT ir kt. Galima lygiuoti tekstą į kairę, dešinę ar centrą, įterpti pastraipą (ženklelį), atsukti 1 pakeitimą, gauti paryškintą, kursyvą arba pabrauktą tekstą, pasirinkti šriftą, jo simbolius, modifikuoti, spalvą, dydį. Galite formatuoti tekstą su pirmos eilutės ir pastraipos įtraukomis. Ši programa neveikia su vaizdais, įterptais į tekstą – įterptieji vaizdai galimi atidaryti dokumentą, pvz., RTF formatu, nebus išsaugoti. Pagal numatytuosius nustatymus dokumento įvedimui naudojamas šriftas „Times New Roman“. Jį galima pakeisti į bet kurį kitą operacinei sistemai prieinamą šriftą. Dokumentas spausdinamas pagal principą „ką aš matau, tą gaunu“ per spausdintuvą tvarkyklės dialogo langas, leidžiantis optimaliai pasirinkti spausdintuvą, nustatyti spausdinimą.

Ekrano rengyklės rezultatas išreiškiamas kaip failas, kuriame visi simboliai yra kodų lentelės simboliai ASCII (Amerikos informacijos mainų standartų komitetas) su didesniais nei 31 kodais ir naujos eilutės simboliais. Tokie failai vadinami ASCII failais.

Skirtingi valdymo metodai ir paslaugų galimybių rinkinys, visi vienokia ar kitokia teksto redaktoriai leidžia:

Įveskite tekstą su ekranu vaizdo terminalo ekrane, naudodami iki 200 simbolių;

Ištaisykite klaidingus simbolius pakeitimo režimu;

Įterpkite ir ištrinkite simbolių (žodžių) grupes eilutėje, neverčiant nepakitusios eilutės dalies, bet visiškai perkeliant ją į kairę / dešinę įterpimo režimu:

Ištrinkite vieną ar kelias eilutes, nukopijuokite jas arba perkelkite į kitą teksto vietą;

Išplėskite esamo teksto eilutes, kad įterptumėte naują fragmentą;

Įterpti eilučių grupes iš kitų tekstų;

Aptikti visus konkrečios simbolių grupės (konteksto) pasireiškimus;

Pakeiskite vieną kontekstą kitu, galbūt skirtingo ilgio;

Išsaugokite įvestą tekstą vėlesniam koregavimui;

Spausdinkite tekstą skirtingų tipų spausdintuvais standartines programas spausdinimas vienu šriftu dokumente.

Iš daugybės galimų ekrano redaktorių galima išskirti " Norton redaktorius "(Peter Norton Computing Inc.), " padėjėjas» (firma "Borland"), " trumpai» (Solution Systems Company), daugiafunkcinis kelių langų redaktorius « Keli - Redaguoti » (American Cybernetics Inc.). Ta pati kategorija apima redaktoriaiTurbo sistemos. Įvairios Turbo sistemos yra patogūs integruoti įrankiai programoms kurti, kompiliuoti, derinti ir vykdyti tokiomis populiariomis programavimo kalbomis kaip BASIC, Paskalis, Xi, prologas, surinkėjas. Privalomas Turbo-systems komponentas yra redaktorius, turintis daug galimybių kurti ir atnaujinti programų tekstus. „Turbo-systems“ redaktorių komandos yra pagrįstos populiarios programos komandomis. Žodžio žvaigždė ir labai standartizuotas.

Kai pagrindinė vartotojo užduotis yra parengti tekstus natūraliomis kalbomis šiems dokumentams spausdinti ir spausdinti, redaktoriaus operacijų rinkinys turėtų būti gerokai išplėstas, o programinės įrangos produktas pereina į naują kokybę - teksto rengimo sistemą (produktą). kuris atitinka anglišką terminą 'word processor'). Tokios dokumentų apdorojimo programos yra orientuotos į darbą su tekstais, turinčiais dokumento struktūrą, t. y. susidedančiais iš pastraipų, puslapių ir skyrių. Tarp sistemų, skirtų tekstams ruošti natūraliomis kalbomis, yra trys didelės klasės, bet su gana neryškiomis ribomis: formatavimo įrenginiais, tekstų rengyklėmis ir darbalaukio leidyba.

Remiantis intramachine parengto dokumento struktūra, galima būtų pasiūlyti tokį teksto rengimo sistemų klasifikavimo metodą. Pavyzdžiui, tokios sistemos kaip:

formatuotojas yra teksto rengimo sistema, kuri vidiniam teksto atvaizdavimui nenaudoja jokių specialių kodų, išskyrus standartinius: eilutės pabaiga, karieta grąžinimas, puslapio pabaiga (veikia su ASCII failais).

tekstų rengyklė yra teksto rengimo sistema, kuri, savo vidiniu vaizdu, patiekia patį tekstą specialiais kodais - žymėjimas. Iš esmės ekrano rengyklės ir teksto rengyklės skiriasi pagal paskirtį: pirmieji sukuria ASCII failus, kuriuos vėliau apdoroja kompiliatoriai arba formatuotojai, antrieji skirti tekstams paruošti su vėlesniu spausdinimu ant popieriaus, todėl didelę reikšmę turi teksto atvaizdavimo forma.

Teksto rengyklės turi specialių funkcijų, palengvinančių teksto įvedimą ir pateikimą spausdinta forma. Tarp šių funkcijų galima išskirti šias funkcijas:

- teksto įvedimas, valdomas formatavimo funkcijomis, kurios iš karto pakeičia teksto puslapio išvaizdą ekrane ir žodžių išdėstymą jame, o tai suteikia apytikslį vaizdą apie tikrąją teksto vietą popieriuje po atspausdinimo;

- preliminarus būsimo dokumento struktūros aprašymas, kuriame nustatomi tokie parametrai kaip pastraipų įtraukų kiekis, įvairių teksto elementų šrifto tipas ir dydis, antraščių vieta, tarpai tarp eilučių, teksto stulpelių skaičius, vieta ir išnašų numeravimo būdas ir kt.:

- automatinis rašybos tikrinimas ir užuominų gavimas renkantis sinonimus;

- įveskite lentelių ir formulių redagavimą, rodydami jas ekrane tokia forma, kokia jos bus spausdinamos;

- dokumentų derinimas rengiant tekstą spausdinimui;

- automatinis turinys ir abėcėlinė nuoroda.

Dauguma tekstų rengyklės turi galimybę tinkinti jūsų kompiuterio aparatinės įrangos konfigūraciją, pvz., grafikos adapterio ir monitoriaus tipą. Beveik visi teksto rengyklės turi unikalią duomenų struktūrą, skirtą tekstui atvaizduoti, o tai paaiškinama būtinybe į tekstą įtraukti papildomos informacijos, apibūdinančios dokumento struktūrą, šriftus ir panašiai, nes kiekvienas žodis ar net simbolis gali turėti savo specialų ženklą. charakteristikos. Todėl tekstas, paruoštas naudojant vieną tekstų rengyklę, paprastai nėra skaitomas, todėl jo negalima redaguoti ir spausdinti kitais teksto rengyklėmis. Tekstinių dokumentų suderinamumui perkeliant juos iš vienos teksto rengyklės aplinkos į kitą yra specialus tipas programinė įranga- keitikliai, garantuojantys išvesties failo gavimą teksto rengyklės formatu - dokumento gavėjas. Konvertavimo programa įvestyje gauna informaciją vienu formatu, o savo darbo rezultatu išveda informaciją failo pavidalu kitu (reikalingu) formatu. Tolesnis teksto apdorojimo sistemų tobulinimas lėmė tai, kad savarankiškos konverterio programos praktiškai nustojo egzistuoti ir tapo neatsiejama teksto rengimo sistemos dalimi. Šiandien ryškiausi tekstų apdorojimo programų atstovai palaiko populiarius failų formatus per integruotus konvertavimo modulius.

Šiuo metu esami tekstų rengyklės labai skiriasi viena nuo kitos savybėmis, galimybėmis įvesti ir redaguoti tekstą, jo formatavimu ir spausdinimu, taip pat vartotojo mokymosi sudėtingumo laipsniu.

Gana sąlygiškai šias priemones galima suskirstyti į 2 kategorijas .

KAM 1 kategorijas apima teksto rengyklės, kurios leidžia paruošti ir spausdinti sudėtingus ir didelius dokumentus, įskaitant knygas. Tai yra „WinWord“, „WordPerfect“, „ChiWriter“, „WordStar 2000“, „AmiPRO“, „T3“. Populiariausias šios klasės vidaus produktas yra tekstų rengyklė. Leksika“, parama ir tolesnė plėtra, kurią vykdo „Arsenal“.

Tekstų rengyklės 2 kategorijas Ir turi žymiai mažiau galimybių, tačiau yra patogesni naudoti, veikia greičiau ir reikalauja mažiau RAM, o savikaina yra žymiai mažesnė. Specialiai vadovams sukurtos teksto apdorojimo sistemos yra paprastesnės ir lengviau naudojamos. Į šią kategoriją įeina „Beyond Word Writer“, „Profesionalus rašymas“, „Symantec Just Write“, „DacEasy Word“.

Stalinės leidyklos tekstus rengia pagal poligrafijos taisykles ir spausdinimo kokybę. Lygiai taip pat, kaip tekstų rengyklės nėra formatavimo priemonių „kūrimas“, stalinių kompiuterių leidyba nėra tobulesnis teksto rengyklės tęsinys, nes jie atlieka labai skirtingą paskirtį. Desktop publishing sistemos ("desktop publishing") iš tikrųjų yra maketavimo įrankis. Šios klasės programos skirtos ne tiek dideliems dokumentams kurti, bet įvairiems spausdinimo efektams įgyvendinti, t.y., darbalaukio leidybos programa tai palengvina. manipuliuoti tekstu, keisti puslapių formatus, įtraukų dydį, suteikia galimybę derinti skirtingus šriftus, dirbti su medžiaga tol, kol būsite visiškai patenkinti tiek atskirų puslapių (juostelių), tiek viso leidinio išvaizda.

Baigdamas 1 skyrių, teksto rengyklės dabar mažai naudojamos, nes turi daug mažiau funkcijų nei tekstų rengyklės ir stalinių kompiuterių leidybos sistemos, kurios tapo prieinamos daugumai vartotojų. Iš dokumentų mokslo pusės taip yra ir dėl to, kad teksto rengyklės nesuteikia šablonų kūrimo funkcijos, o tai labai palengvina ir pagreitina dokumentų kūrimo darbą.

2. Plastikinis maišelistaikomosprogramasMicrosoftbiuras

2.1 Taikomaprogramos,įeinantysVMicrosoftbiuras

Šiandien „Microsoft“ programinės įrangos produktai (toliau – MS) yra „de facto“ standartas darbas biure. Sunku rasti įstaigą, įmonę, firmą, kurios biure nebūtų įdiegti kompiuteriai su Windows operacine sistema (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) ir MS Office programų paketu.

Populiarus programinės įrangos paketas - Microsoft Office 2003 , kuris į standartinį rinkinį įtrauktas „MS Word 2003“, „MS Excel 2003“, „MS Outlook 2003“ ir „MS PowerPoint 2003“. Taip pat naudojamas neseniai išleistas programinės įrangos paketas Microsoftbiuras2007 , įskaitant atnaujintus: „MS Word 2007“, „MS Excel 2007“, „MS Outlook 2007“ ir „MS PowerPoint 2007“ ir kt.

„Small Business“ versijoje – „PowerPoint 2003“ buvo pakeistas „MS Office Publisher 2007“ leidybos paketu, „Professional“ versija apima ir standartinį rinkinį, ir „Small Business“ priedus, taip pat turi duomenų bazę. įrankis (DBMS ) Access 2003. Bet naudojamas ir atnaujintas "Power Point 2007". Visoje „Premium“ versijoje taip pat yra „Photo Draw 2003“ verslo grafikos paketas ir „Front Page 2003“ svetainių kūrimo priemonė. Paskutinės dvi programos pateikiamos anglų kalba. Įtraukta kaip nemokama programa apima "Internet Explorer 5.0" - programų, skirtų darbui internete, rinkinį.

Patraukliausia MS Office pakete yra tai, kas šias programas sieja: visos šios programos turi bendrą meniu ir mygtukų rinkinius, kurie atrodo labai panašūs. Išmokę dirbti su viena iš programų, jūs labai pažengsite į priekį tyrinėdami likusias programas. Pagrindinė programinės įrangos paketo idėja yra darbas internete. Jei anksčiau MS Word ir MS Excel pirmiausia buvo orientuota į tai, kad parengtas dokumentas būtų spausdinamas popieriuje, tai dabar kūrėjai daro prielaidą, kad parengtas dokumentas pirmiausia bus išsiųstas el. paštu arba patalpintas internete. Norėdami tai padaryti, MS Office kūrėjai į gaminį įtraukė kitą failo formatą - HTML, kuris yra turinio paskelbimo internete standartas. Dokumentų išsaugojimas HTML formatu taip pat leidžia vartotojams, kurių kompiuteryje nėra MS Office, peržiūrėti dokumentus. Norint peržiūrėti tokius dokumentus, dabar pakanka „Internet Explorer“, kuri yra įtraukta į standartinį „Windows“ paketą. Gana įprasta šiuolaikiniam biurui yra situacija, kai dokumentai rengiami ne tik rusų ir anglų kalbomis, bet ir kitomis kalbomis (vokiečių, ispanų, prancūzų, arabų, japonų ir kt.).

„Microsoft Access“. 2003 yra reliacinė duomenų bazė. Šios programos esmė yra lentelės. Microsoft Access (toliau – MS Access) skiriasi nuo MS Excel tuo, kad, skirtingai nei MS Excel, MS Access DBVS leidžia dirbti su visa sistema susijusios lentelės. MS Access DBVS dirbant su lentelėmis naudojamos formulės, rūšiavimas, saitai tarp atskirų langelių ir jų formatavimas. Jei reikia ištraukti reikiamus duomenis iš kelių duomenų bazės lentelių vienu metu, galite sukurti užklausą, o langeliai ekrane bus išdėstyti nurodyta tvarka. Užklausos rezultatus galima atspausdinti naudojant ataskaitos įrankį. Ataskaita yra lentelė su prašomais duomenimis, dizainą galima pasirinkti iš siūlomų šablonų.

Microsoft Office programų galimybes galima išplėsti specialių modulių – priedų pagalba. Tarp tokių programų galima rasti ir rimtų komercinių paketų (pavyzdžiui, Orfo rašybos tikrintuvas, Lingvo elektroniniai žodynai, PROMT vertėjas), ir nedidelių paprastų vartotojų sukurtų nemokamų „makrokomandų“.

2.2 TekstasCPUMicrosoftŽodis

MicrosoftŽodis- bet kurio biuro pagrindas ir, ko gero, pati reikalingiausia ir populiariausia programa visame kame Microsoft Office .

Microsoft word leidžia įvesti, redaguoti, formatuoti ir kurti tekstą bei teisingai įdėti jį į puslapį. Naudodami šią programą galite į savo dokumentą įterpti grafiką, lenteles ir diagramas, taip pat automatiškai ištaisyti rašybos ir gramatikos klaidas. Teksto rengyklė MS Word turi daug kitų funkcijų, kurios labai palengvina dokumentų kūrimą ir redagavimą.

Programa siūlo daugybę funkcijų, kurios sutaupo laiko ir pastangų kuriant dokumentus. Tarp jų yra tokių savybių kaip:

AutoText – dažnai vartojamiems žodžiams, frazėms ar grafikai saugoti ir įterpti;

- stiliai, skirti vienu metu saugoti ir nustatyti visus formatų rinkinius;

- sujungti kuriant serijines raides, spausdinti vokus ir etiketes;

- makrokomandos – dažnai naudojamų komandų sekai vykdyti;

- „vedliai“ – profesionaliai suprojektuotiems dokumentams kurti.

Naudodami MS Word for Windows galite kurti lenteles, diagramas. MS Word for Windows taip pat turi formulių rengyklę, leidžiančią įvesti įvairaus sudėtingumo formules. MS Word leidžia patikrinti rašybą. Tikrinant kiekvienas dokumento žodis lyginamas su pavyzdžiais specialiame žodyne. Jei žodžio žodyne nerasta, atsidarys dialogo langas, kuriame galėsite atlikti reikiamus pataisymus. Dirbant su dokumentais dažnai tenka kartoti tų pačių teksto dalių įvedimą. MS Word pakanka juos įvesti vieną kartą, o tada padaryti automatinio teksto elementą unikaliu pavadinimu ir įterpti reikiamą skaičių kartų bet kurioje dokumento vietoje. Gana dažnai daugeliui darbuotojų tenka kurti dokumentus pagal standartines unifikuotas formas arba organizacijoje parengtas ir patvirtintas formas, taip pat Skirtingos rūšys tos pačios rūšies dokumentai (serijiniai laiškai, pažymos ir kt.). Naudojant automatinį šio tipo dokumentų rengimo metodą, galimos dvi parinktys:

1) sukurti reikiamą formą dokumento forma (pavyzdžiui, tai bus failas su plėtiniu ".doc") ir tada pakeiskite jame kintamąją teksto dalį;

2) sukurti reikiamą formą šablono pavidalu (failas su plėtiniu „.dot“), tada pagal sukurtą šabloną sukurti naujus dokumentus ir užpildyti laukus, kuriuose yra kintamoji teksto dalis.

Šablonas yra tam tikras trafaretas su tam tikromis savybėmis, kurios apima stilių rinkinį, šablonų tekstus, makrokomandas, sparčiuosius klavišus, papildomus meniu elementus ir pasirinktines įrankių juostas atskirame faile su plėtiniu ".dot".

Šablonai naudojami:

~ visų organizacijos darbuotojų darbo standartizavimas ir suvienodinimas standartiniais ir panašaus pobūdžio dokumentais. Visi darbuotojai dokumentus kuria pagal vienodus šablonus (failus su plėtiniu „.dot“), o šablonai turi būti paruošti taip, kad šablono teksto vartotojai negalėtų redaguoti, o firminiuose blankuose įvesti tik kintamos informacijos laukus.

~ didinti serijinių dokumentų, skirtų platinti dideliam skaičiui gavėjų, rengimo efektyvumą. Tokie dokumentai kuriami iš šablonų naudojant sujungimo funkciją.

Sujungiant sukuriami dokumentų tekstai, kuriuose yra fiksuota, nekintanti dalis (šablonas) ir kintami teksto fragmentai (užpildymas), t.y. susijungimas teksto pavyzdys(trafaretas) su užpildoma informacija

2.3 LentelinisCPUMicrosoftExcel

teksto dokumentų rengyklės automatizavimo valdymas

Taikymo sritis Microsoft Excel labai platus. Visų pirma, tai yra buhalteriniai ir inžineriniai skaičiavimai, įvairių suvestinių, diagramų, kainoraščių ir kt.

Dirbant su Microsoft Excel for Windows, laikomasi principo „ką matai, tą ir gausi“ arba angliškoje versijoje „WYSIWYG“ (What You See Is What You Get). Taip dirbti su Excel neabejotinai lengva ir išvengiama daugybės klaidų.

Be to, MS Excel turi didelį paslaugų funkcijų rinkinį. Tai teksto įvestis ir rašybos tikrinimas, piešimas, duomenų eksportavimas ir importavimas. Spausdinimo priemonės taip pat labai lanksčios. Galite spausdinti visus puslapius vienu metu arba galite spausdinti tik dalį darbaknygės puslapių.

Pagrindinės MS Excel funkcijos:

v Kontekstinė pagalba. Skambinama iš kontekstinio meniu arba paspaudus atitinkamą mygtuką piktogramų meniu.

v atskaitos sistema. Jis sutvarkytas hiperteksto forma ir leidžia lengvai ir greitai ieškoti norimos temos.

v Daugiamatis operacijų vykdymas. Beveik visas operacijas galima atlikti vienu iš trijų ar keturių būdų, iš kurių vartotojas pasirenka jam patogiausią.

v Kontekstinis meniu. Išplėsta paspaudus mygtuką (dažniausiai dešinėje) "pelė" ant pasirinkto objekto. Kalbame, pavyzdžiui, apie vietą lentelėje, kurioje vartotojas šiuo metu ketina dirbti. Kontekstiniame meniu renkamos dažniausiai naudojamos apdorojimo funkcijos, pasiekiamos konkrečioje situacijoje.

v Piktogramų meniu. Dažniausiai naudojamos komandos atitinka piktogramas, esančias po meniu juosta. Jie sudaro piktogramų meniu. Paspaudus pelės mygtuką ant piktogramos, įvykdoma susijusi komanda. Piktografinius meniu galima tinkinti.

v Darbo grupės arba darbo aplankai. Patogu sujungti dokumentus į darbo aplankus ir laikyti juos kaip visumą, jei Mes kalbame apie kopijavimą, atsisiuntimą, keitimą ar kitas procedūras. Skaičiuoklės apačioje yra abėcėlinė rodyklė (atvejis), suteikianti prieigą prie darbalapių. Vartotojas turi galimybę pavadinti aplanke esančius lapus (vietoj abėcėlinės rodyklės), todėl registro turinys tampa vizualus, todėl palengvinama paieška ir perėjimas iš dokumento prie dokumento.

v Ekrano ir lentelių projektavimo ir modifikavimo įrankiai. Darbinio lango ir kitų ekrano sąsajos elementų išvaizda gali būti apibrėžta pagal vartotojo poreikius, kad darbas būtų kuo patogesnis. Tokios funkcijos apima ekrano padalijimą į kelis langus, eilučių ir stulpelių antraščių taisymą ir pan.

v Lentelių projektavimo ir spausdinimo įrankiai. Vartotojo patogumui yra numatytos visos lentelių spausdinimą užtikrinančios funkcijos, pavyzdžiui, puslapio dydžio parinkimas, puslapių rūšiavimas, puslapio paraščių dydžio nustatymas, antraščių ir poraštių projektavimas, taip pat gauto puslapio peržiūra.

v Darbalapio projektavimo įrankiai. „Excel“ suteikia daug galimybių formatuoti lenteles, šriftus ir stilius, lygiuoti duomenis langelyje, pasirinkti langelio fono spalvą ir šriftą, keisti eilučių aukštį ir stulpelių plotį, piešti įvairių tipų rėmelius, nustatyti duomenų formatą langelio viduje. (pavyzdžiui: skaitiniai, tekstiniai, finansiniai, data ir kt.). Taip pat ir automatinis formatavimas – sistemoje jau yra įmontuoti įvairūs lentelių projektavimo būdai, o vartotojas turi galimybę iš esamų metodų pasirinkti tinkamiausią formatą.

v Šablonai MS Excel, kaip ir MS Word, leidžia kurti darbalapių šablonus, kurie naudojami laiškų ir faksogramų formoms generuoti, įvairiems skaičiavimams. Jei šablonas skirtas kitiems vartotojams, tuomet galite leisti pildyti tokias formas, bet uždrausti keisti jų formą.

v Duomenų įrišimas. Absoliutus ir santykinis adresavimas yra būdingas visų skaičiuoklių procesorių bruožas, šiuolaikinėse sistemose leidžia vienu metu dirbti su keliomis lentelėmis, kurios vienaip ar kitaip gali būti susijusios viena su kita. Pavyzdžiui, trimatės nuorodos, kurios suteikia darbą su keliais lapais iš eilės; darbalapių konsolidavimas, kuris tvarko sumas ir vidurkius bei atlieka statistinį apdorojimą, kai naudojami duomenys iš skirtingų to paties darbalapio sričių, kelių darbalapių ir net kelių darbaknygių.

v Skaičiavimai. Skaičiavimų patogumui MS Excel yra įmontuotos funkcijos, būtent: matematinės, statistinės, finansinės, datos ir laiko funkcijos, loginės ir kt. Funkcijų vedlys leidžia pasirinkti norimą funkciją ir, pakeitus reikšmes, gauti rezultatą.

v Verslo grafika. Sunku įsivaizduoti šiuolaikinį skaičiuoklių procesorių be galimybės kurti įvairių tipų dvimačių, trimačių ir mišrių diagramų. Yra daugiau nei 20 įvairių tipų ir diagramų potipiai, kuriuos galima sukurti MS Excel. Taip pat yra įvairių ir prieinamų diagramų projektavimo būdų, pavyzdžiui, legendų ir duomenų etikečių įterpimas ir projektavimas, ašių projektavimas (galimybė įterpti tinklelio linijas) ir kt. Be to, yra galingų verslo grafikos kūrimo ir analizės įrankių, tokių kaip klaidų juostų įterpimas, galimybė nubrėžti tendenciją ir tendencijos linijos funkcijos pasirinkimas.

v MS Excel duomenų bazės funkcijų vykdymas. Ši funkcija leidžia užpildyti lenteles taip pat, kaip pildant duomenų bazę (ty naudojant ekrano formą), apsaugoti duomenis, rūšiuoti pagal raktus ar kelis raktus, apdoroti duomenų bazės užklausas, kurti suvestines lenteles. Be to, jame yra išorinių duomenų bazių apdorojimo įrankių, leidžiančių dirbti su failais, sukurtais, pavyzdžiui, „dBase“ arba „PARADOX“ formatu.

v Modeliavimas. Parametrų parinkimas ir modeliavimas – viena iš svarbiausių skaičiuoklės procesoriaus savybių. Naudojant paprasti triukai sugeba rasti optimalius daugelio problemų sprendimus. Optimizavimo metodai svyruoja nuo paprasto pritaikymo iki tiesinio optimizavimo su daugybe kintamųjų ir apribojimų. Modeliuojant kartais norisi išsaugoti tarpinius rezultatus ir sprendimo paieškos variantus. Tam sukuriami scenarijai, kuriuose pateikiamas sprendžiamos problemos aprašymas.

v Makroprogramavimas. Norint automatizuoti dažnai kartojamų veiksmų vykdymą, patogu naudoti įmontuotą makrokomandų programavimo kalbą. Atskiros makrokomandos ir makrokomandos funkcijos. Makrokomandų dėka supaprastinamas darbas su MS Excel ir praplečiamas jos komandų sąrašas. Makrofunkcijų pagalba jie apibrėžia savo formules ir funkcijas ir taip išplečia sistemos teikiamų funkcijų rinkinį. Paprasčiausia makrokomanda yra įrašyta klavišų paspaudimų, judesių ir pelės paspaudimų seka. Tokia seka suteikiama „atgaminti“ kaip įrašas į juostelę. Jį galima apdoroti ir kažkaip pakeisti, pavyzdžiui, organizuoti ciklą, perėjimą, paprogramę.

Taigi Microsoft Office programų pakete yra programos, leidžiančios kurti tekstinius dokumentus, skaičiuoklių dokumentus, duomenų bazes, pristatymus, dirbti su grafika, el. Tai yra, MS Office leidžia kurti beveik bet kokius dokumentus. Šiuo metu Microsoft Office įdiegta beveik visuose kompiuteriuose, nepriklausomai nuo to, ar kompiuteris yra namuose, ar organizacijoje. „Microsoft Office“ gavo tokį platinimą dėl to, kad tai yra pirmasis programų paketas, kuriame buvo tiek daug funkcijų, tačiau jis buvo visiškai rusifikuotas ir paprastas naudoti.

Dėl programos, integruotos į Microsoft Word ir MS Excel programas„Visual Basic“ vartotojas gali pats užprogramuoti trūkstamas funkcijas. Tai yra, šių programų pranašumas yra tas, kad be visų patogumų, kuriuos jau sukūrė šio paketo autoriai, vartotojas pats gali pritaikyti bet kurią programą sau patogiam darbui joje: keisti spalvą, mastelį, dažnai judėti. naudojami mygtukai prie įrankių juostos, šablonų kūrimas, naujų funkcijų kūrimas ir pan.

3. Sistemosautomatizavimasdokumentacijaužtikrinti

valdymas

Kiekviena įmonė, nepaisant nuosavybės formos, masto ir struktūros, siekia pagerinti savo veiklos efektyvumą. Svarbus žingsnis siekiant šio tikslo – pagrindinių valdymo procedūrų optimizavimas, ypač modernių biuro ir dokumentų valdymo sistemų sukūrimas įmonėje.

Racionalus dokumentų valdymas padidina darbuotojų produktyvumą, palengvina prieigą prie informacijos priimant valdymo sprendimus, gerina veiklos drausmę, taigi ir apskritai gerina valdymo kokybę.

Valdymo dokumentacijos palaikymo automatizavimo sistemos įdiegimas "BOSS - Referentas" žymiai pagerina įmonių ir organizacijų darbo procesus.

Sistemos diegimo rezultatai yra šie:

§ sutrumpinamas gaunamos/išsiunčiamos korespondencijos ir vidaus dokumentacijos apdorojimo laikas;

§ darbo laiko taupymas darbui su dokumentais;

§ paspartinti dokumentų tvirtinimo ir tvirtinimo procedūras;

§ veiklos drausmės tobulinimas, nurodymų vykdymo kontrolė;

§ greita ir patogi dokumentų registracija;

§ Renginių planavimo procesų tobulinimas.

IT Co sukurtos biuro automatizavimo sistemos BOSS-Rererent ir dokumentų srauto diegimo patirtis rodo, kad m. trumpą laikąįvairaus dydžio ir nuosavybės formų įmonės ir organizacijos gauna apčiuopiamą naudą ir realų ekonominį efektą.

Neseniai NAUMEN pasirodė palyginti nedidelėje biuro automatizavimo sistemų rinkoje su savo NauDoc programiniu produktu, kuris turi nemažai reikšmingų skirtumų nuo to, kas anksčiau buvo siūloma vartotojams. Programa numato dokumentų kūrimą pagal sistemoje saugomus šablonus, turinčius iš anksto nustatytą dizainą ir standartinius (šablonų) tekstus pagrindinėms valdymo situacijoms, o tai supaprastina ir pagreitina dokumentų kūrimą, užtikrina jų vieningą dizainą pagal GOST R. 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema.

Grafinė vartotojo sąsaja NauDoc leidžia greitai pereiti nuo vieno darbo tipo prie kito ir apima šiuos komponentus:

1. Pagrindinis turinio blokas.

2. Naršymo juosta.

3. Įrankių juosta darbui su dokumentais.

Programa numato, kad bet koks dokumentas gali būti kontroliuojamas: jam paskiriami atsakingi už įgyvendinimą, atsakingi už kontrolę, palaikoma galutinė vykdymo kontrolė.

Naudotojo teisių diferencijavimas leidžia užtikrinti papildomą konfidencialių dokumentų apsaugą. Žinoma, NauDoc programa, kaip ir bet kuri kita programa, nėra idealus sprendimas. Pavyzdžiui, kai kuriais atvejais jo terminija skiriasi nuo tradicinių terminų, vartojamų atliekant namų darbą biure.

Kai reikia tvarkyti didelius dokumentų kiekius, juose atlikti sudėtingas paieškas, tvarkyti paskirstytus archyvus, – ne konkurencijos "DOCs Open".

"DOCs Open" leidžia išspręsti šias užduotis:

~ integracija su dokumentų kūrimo programomis;

~ visų gaunamų ir sukurtų dokumentų registravimas;

~ dokumentų judėjimo ir darbų atlikimo kontrolė;

~ dokumentų judėjimo tarp atlikėjų paspartinimas;

~ dokumentų saugos užtikrinimas;

~ tobulinti informaciją ir žinynus, sutrumpinti paieškos ir dokumento gavimo iš archyvo laiką pagal pageidavimą;

~ ataskaitų dokumentų rengimo automatizavimas.

Šios elektroninio biuro darbo sistemos ypatybė – pilna integracija su visomis plačiai paplitusiomis biuro programomis. Apskaita, sandėliavimas ir Greita paieška dokumentus. „DOCs Open“ tuo pačiu užtikrina jų kūrimą ir peržiūrą visomis įprastomis biuro programomis.

InterTrust siūlo įmonių informacinė sistema „CompanyMedia“ pastatytas pagrindu « lotosas Pastabos » .

„CompanyMedia“ leidžia išspręsti daugybę taikomųjų užduočių dokumentų valdymo srityje. Jis skirtas vyriausybinėms įstaigoms ir komercines organizacijas kurių veikla yra reguliuojama; idealiai tinka įmonėms, turinčioms didelį teritorinį struktūrinių padalinių atokumą. „CompanyMedia“ leidžia sukurti „nuo galo iki galo“ biuro darbą bet kokio sudėtingumo įmonių tinkle, o sistema stebės dokumento judėjimą ne tik vienos įmonės viduje, bet ir tarp jų.

Suteikiama galimybė:

Pasaulinio stebėjimo vykdymas;

Užsakymų, apimančių bet kokį valdymo hierarchijos gylį, kūrimas;

Dokumentų parinkimas pagal specifinę ir nesudėtingą sistemą;

Dokumentų vykdymo kontrolė ir horizontalių informacinių ryšių palaikymas tarp vienos ar kelių įmonių įvairių padalinių darbuotojų.

Sistema Biuro darbas 2.5 gali veikti tiek vietiniu, tiek tinklo režimu. Programinės įrangos paketas leidžia automatizuoti įmonės ar organizacijos biuro darbo procesą, neatsižvelgiant į jos veiklos tipą. Programa padeda organizuoti apskaitą ir dokumentų vykdymo kontrolę remiantis esamais standartais ir reglamentais.

Pagrindinės šios programos funkcijos:

Dokumentų registravimo, redagavimo ir archyvavimo operacijos;

Dokumentų vykdymo kontrolė; - įvairios paskirties dokumentų kūrimas pagal esamus standartinius šablonus;

Savo dokumentų šablonų kūrimas naudojant Microsoft Office 2003 arba MS Office 2007;

Ataskaitų, leidžiančių įvertinti biuro darbo būklę įmonėje, rengimas ir spausdinimas;

Dokumentų apskaita naudojant žurnalo registraciją;

El. paštu gautų ar išsiųstų dokumentų registravimas.

Organizacijos dokumentų srauto automatizavimo programų blokas „Dokumentacija“ skirtas automatizuoti įmonių ir organizacijų dokumentų aptarnavimo paslaugų darbą pagal reikalavimus. Valstybės sistema Dokumentacijos valdymo palaikymas (GSDOU).

Blokų moduliai suteikia:

Pareiškimas dėl dokumentų kontrolės ir vadovybės nutarimų;

Organizacijos darbuotojų veiklos disciplinos statistinė analizė;

automatinis pristatymas elektroninius dokumentus atlikėjai;

dokumentų projektų rengimas, jų vizavimas ir platinimas;

· Kūrimas elektroninė biblioteka(archyvo) organizacijos dokumentai.

Modulis „Dokumentų registracija“ skirtas organizuoti visų gaunamų, išsiunčiamų ir vidinių organizacijos dokumentų apskaitą registracijos ir kontrolės kortelių pagrindu. Modulis įgyvendina dokumentų vykdymo, vadovybės nutarimų, organizacijos darbuotojų veiklos drausmės ir kt. Modulis užtikrina automatinį įvairių ataskaitų ir standartinių dokumentacijos aptarnavimo paslaugų apskaitos dokumentų rengimą.

Modulis „Piliečių kreipimasis“ skirta atlikti biuro darbus pagal asmenų prašymus, kontroliuoti dokumentų įforminimą ir rengti atsakomuosius dokumentus.

Modulis „Darbo dokumentų biblioteka“ tarnauja dokumentų rengimui, jų klasifikavimui (talpinimui į elektroninius aplankus), kontekstinei informacijos paieškai ir dokumentų spausdinimui. Modulis gali būti naudojamas savavališko turinio dokumentams saugoti, pavyzdžiui: reglamentas organizacijų, informacinės medžiagos, dokumentų projektų rengimo ir kt.

Modulis „Organizaciniai administraciniai dokumentai“ skirta automatizuoti organizacijos administracinių ir ataskaitinių dokumentų rengimą, taip pat kontroliuoti įsakymų, įsakymų ir nurodymų vykdymą.

Moduliai "susitarimas" Ir "Įvadas" skirtas organizacinių ir administracinių dokumentų rengimui automatizuoti.

Moduliai atlieka automatinį dokumentų projektų paskirstymą organizacijos darbuotojams „Notes“ vidiniu paštu elektroniniam patvirtinimui ar susipažinimui. Taip pat vykdoma dokumentų supažindinimo ir tvirtinimo proceso kontrolė.

Modulis „Susitikimai“ skirta įmonės vadovams, taip pat vadovybės sekretorėms-referentams.

Baigdamas 3 skyrių noriu pažymėti, kad duomenų bazė leidžia automatiškai informuoti visus dalyvius apie siūlomą posėdžio darbotvarkę, datą ir laiką, sudaryti protokolą pagal jo surengimo rezultatus ir priimtus sprendimus automatiškai siunčia instrukcijas konkretiems atlikėjams, nurodant jų darbo laiką. Remiantis darbo rezultatais, sugeneruojamos ataskaitos ir baigimo pažymėjimai.

Išvada

Šio kursinio darbo tikslai ir uždaviniai buvo pasiekti. Svarstomos ir tiriamos populiariausios programos, kurios naudojamos kuriant dokumentus. Taip pat atsižvelgiama į „Microsoft Office“ programų paketą (MS Word, Microsoft Excel ir kt.) bei automatizavimo sistemą dokumentų valdymo palaikymui: „BOSS-Referent“ ir „Office work 2.5“

Taigi, darydamas išvadas, norėčiau pasakyti, kad pastaruoju metu mažai kas naudojasi teksto rengyklėmis kurdami dokumentus. Juos pakeitė Microsoft Word atsiradimas. Šiuo metu jau sunku nustatyti, ar „Microsoft Word“ priklauso tekstų rengyklėms ar stalinei leidybai, ji turi tiek daug funkcijų. Tarp teksto ir skaičiuoklės dokumentų rengimo sistemų kursiniame darbe buvo išsamiau aptartos dvi Microsoft Office programų paketo programos - tai tekstų rengyklė Microsoft word ir skaičiuoklių procesorius Microsoft Excel. Kuriant dokumentus daugiausia naudojamos tik šios dvi programos, neatsižvelgiant į organizacijos dydį ir apimtį. Taip yra dėl to, kad dabar naudojama beveik visur Operacinė sistema Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), sukurta, kaip ir Office, MS. Šios programos leidžia parengti sudėtingus ir didelius dokumentus, įskaitant knygas.

Labai lengva išmokti dirbti su „Microsoft Office“ įtrauktomis programomis, nes visos jos, įskaitant „Windows“ operacinę sistemą, turi panašią sąsają.

Dokumentų valdymo automatizavimo sistemos leidžia su dokumentais daryti viską, kas su jais daroma bet kuriame biure ir darbo eigos sistemoje bei apima iš esmės naujas, tik kompiuteriams prieinamas funkcijas. Įskaitant šias programas, galite kurti dokumentus.

Žinoma, įmonės dokumentų valdymo sistema nėra pigus malonumas. Tačiau kiek realiame versle gali kainuoti pamestas ar neteisingai sutvarkytas dokumentas, kiek gali kainuoti savalaikė ir tiksli informacija? Kartais tai yra tvirto išlikimo reikalas. Be to, kompiuterinio apdorojimo ir informacijos saugojimo kompiuterio atmintyje sąnaudų mažinimas yra vienas dinamiškiausių teigiamų procesų žmonijos istorijoje. Dėl dokumentų suvienodinimo ir standartizavimo dauguma dokumentų kūrimo programų naudoja šablonus. Tai yra, jau suformatuotame dokumente su reikalingais atributais, kur tereikia įvesti duomenis. Taip pat programos turi tokias funkcijas, kuriose vartotojas pats gali susikurti savo dokumento šabloną. Tai labai pagreitina ir supaprastina dokumento kūrimo darbą.

Baigdamas savo kursinį darbą noriu pažymėti, kad dabar siūloma daug įvairių žodžių ir skaičiuoklių procesorių bei dokumentų valdymo palaikymo automatizavimo sistemų. Padaryti pasirinkimą yra labai sunku. Taip yra dėl to, kad kiekviena programa turi ir privalumų, ir trūkumų, o universalių programų nėra. Renkantis programinį produktą, reikėtų atsižvelgti į veiklos sritį, technines kompiuterio savybes, kompiuteryje įdiegtą operacinę sistemą, organizacijos dydį, padalinių nutolimą.

Naudotos literatūros ir šaltinių sąrašas

1. GOST R 6.30-2003 Vieningos dokumentacijos sistemos.

2. Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema. - M.: Rusijos „Gosstandart“, 2003 m.

3. Gorodinas V.V., Kornejevas I.K. Vadovavimo veiklos informacinė pagalba: Vadovėlis. - M.: Meistriškumas; Aukštoji mokykla, 2001, 146-153 p.

4. Kuznecovas S.L. Naujos programos šiuolaikiniam biurui // Sekretorių verslas. - M.: Leidykla „Evilen“, 1999. Nr. 3. 33-36 p.

5. Kuperšteinas V.I. Šiuolaikinės informacinės technologijos biuro darbe ir valdyme. – Sankt Peterburgas: BHV – Sankt Peterburgas, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - įmonės elektroninių dokumentų valdymo sistema // Biuro darbas. - 2002. Nr.4. 39-41 p.

7. Paškovas D.D. BOSS-Referencinė elektroninių dokumentų valdymo sistema // Sekretorių verslas. - M.: Leidykla „Evilen“, 2002. Nr. 3. 42-44 p.

8. Serova G.A. Automatizuota biuro darbo sistema „Office work 2.5“ ( nauja versija) // Sekretorių verslas. - M.: Leidykla „Evilen“, 2003. Nr. 6. 35-37 p.

9. Kuznecovas S.L. DOCs Open // Sekretorių verslas. - M.: Leidykla „Evilen“, 1997. Nr. 4. 57-62 p.

10. Kuznecovas S.L. NAUDOC – naujas biuro automatizavimo sprendimas // Sekretorių verslas. - M.: leidykla „Evilen“, 2003. Nr. 8. 25-26 p.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru – Dokumentų valdymo automatizavimas.

Priglobta Allbest.ru

Panašūs dokumentai

Biuro programų charakteristikos, teksto rengyklės Microsoft Word versijos. Teksto rengyklės, skaičiuoklės Microsoft Excel ir kitų programinės įrangos priemonių naudojimas LLC „Empire of Purity“ įmonės biuro veikloje.

testas, pridėtas 2012-02-03


Tekstinių dokumentų apdorojimo programų klasifikacija. Bendri principai leidinio dizainas. Rašymo taisyklės. Teksto atpažinimo sistemos (OCR). Sudėtinga programinė įranga, skirta staliniams leidybos sistemoms. Teksto rengyklės pavyzdžiai.

pristatymas, pridėtas 2013-08-13


Pagrindiniai tekstinių dokumentų apdorojimo ir redagavimo įrankiai ir technologijos, jų naudojimo principai. Tekstų rengyklės funkcionalumo charakteristikos Ms. žodį. apibūdinimas papildomos funkcijos teksto redaktorius Word 2003.

Kursinis darbas, pridėtas 2011-03-19


Teksto rengyklės MS Word naudojimas tekstiniams dokumentams kurti. Skaičiavimai ir duomenų analizė naudojant Excel skaičiuoklę. Algoritmavimas ir programavimas Pascal. Reliacinių duomenų bazių projektavimas naudojant Access DBMS.

testas, pridėtas 2012-02-22


Teksto rengyklės (kompiuterinės programos) tipai, pagrindinės funkcijos, elementai ir veikimo principas. Išorinių objektų įterpimo į tekstą metodai. Tekstų rengyklės Microsoft Word ypatybės, jos ypatybės. Tipiška sąsajos struktūra.

santrauka, pridėta 2010-12-07


Skydai kaip pagrindinė vaizdinė dokumentų redagavimo priemonė, jų išdėstymas ir konfigūravimas įvairiose Microsoft Office programose. Microsoft Word ir Excel teksto rengyklės panelės, pagrindinės jų funkcijos ir paskirtis.

laboratorinis darbas, pridėtas 2009-05-31


Operacinių sistemų paskirtis. „Windows XP“ yra „Microsoft“ operacinė sistema su tinkinama sąsaja. Standartinių taikomųjų programų funkcijos: užrašų knygelė, Paint grafikos rengyklė, WordPad tekstų rengyklė. Meniu komandos ir jų naudojimas.

Kursinis darbas, pridėtas 2009-05-23


Programinės įrangos įrankių, skirtų paprastiems ir sudėtingiems tekstiniams dokumentams kurti, redaguoti ir formatuoti, aprašymai. Pastraipos nustatymai, simbolių įvedimas, sąrašo kūrimo įrankiai. Teksto dalių kopijavimas ir perkėlimas.

santrauka, pridėta 2015-03-26


„Microsoft Office System“ paketo turinys. Pagrindinių Microsoft Office funkcijų apžvalga. Koordinuotos finansinės politikos įmonėje analizė ir kūrimas MS Excel. Duomenų bazės kūrimas naudojant Microsoft Access. Paprasto tinklalapio kūrimas.

Kursinis darbas, pridėtas 2012-01-18


Teksto rengyklės Microsoft Office Word ir Open office.org grafinės galimybės. Paveikslų ir kitų objektų įterpimas į dokumentus. Objektų įterpimas ir susiejimas. Teksto konvertavimas naudojant Microsoft WordArt. Grafinių objektų tipai.

11 paskaita Elektroninis dokumentų valdymas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos.

Elektroninis dokumentas – informacija, užfiksuota ant materialinės laikmenos simbolių rinkinio, garso įrašo ar vaizdo pavidalu ir skirta perduoti laiku ir erdvėje naudojant kompiuterines technologijas ir telekomunikacijas saugojimo ir viešo naudojimo tikslais (elektroninis dokumentas – dokumentas kuri informacija pateikiama elektroniniu būdu – skaitmenine forma).

Elektroninis skaitmeninis parašas – elektroninio dokumento atributas, skirtas apsaugoti šį elektroninį dokumentą nuo klastojimo, gautas kriptografinės informacijos transformavimo būdu naudojant elektroninio skaitmeninio parašo privatų raktą ir leidžiantis identifikuoti parašo rakto sertifikato savininką, kaip taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra informacijos iškraipymo.

Parašo rakto sertifikato savininkas yra asmuo, kurio vardu sertifikavimo centras išdavė parašo rakto sertifikatą ir kuriam priklauso atitinkamas privatus raktas elektroninis skaitmeninis parašas, leidžiantis naudojantis elektroninio skaitmeninio parašo priemonėmis sukurti savo elektroninį skaitmeninį parašą elektroniniuose dokumentuose (pasirašyti elektroninius dokumentus).

Taigi, palyginti su popieriniu dokumentu, elektroninis dokumentas yra daug sudėtingesnis ir apibendrintas objektas. Jo skiriamieji bruožai- Tai:

Universalumas (gali apibūdinti platesnę objektų klasę),

dinamiškumas (dėl elektroninio pobūdžio jį lengva modifikuoti),

Interaktyvumas (gali būti keičiamas atsižvelgiant į žiūrovo veiksmus),

Virtualumas (gali būti generuojamas iš duomenų bazės vartotojo pageidavimu).

Kaip rodo praktika, yra trys pagrindinės elektroninių dokumentų taikymo sritys:

Elektroninių analogų kūrimas popieriniai dokumentai(knygos, laikraščiai, laiškai, finansiniai popieriai),

Naudokite kaip interaktyvių žiniatinklio programų pagrindą,

Formalus (į mašiną orientuotas) sudėtingų informacijos objektų (duomenų schemų, sąsajų, žodynų) aprašymas.

Pagal tai sukuriamos elektroninių dokumentų klasės ir jų elementų rinkiniai. Pavyzdžiui, aprašant popierinius dokumentus, nereikia interaktyvių elementų, o tai labai supaprastina dokumentą ir visą sistemą. Tačiau šis metodas nenaudoja elektroninio pateikimo privalumų ir naudojamas vis rečiau.

Visas dokumentų kūrimo procedūras galima efektyviai atlikti asmeniniame kompiuteryje su skaitytuvu ir tam tikros srities programinės įrangos rinkiniu, pirmiausia teksto redagavimo programomis arba darbalaukio leidyba. Skaitytuvu į dokumentą galima įvesti atskirai paruoštus fragmentus: brėžinius, nuotraukas, schemos, antspaudai, parašai ir kt.

Elektroninių dokumentų saugojimas. Elektroninių dokumentų saugojimo sistema turėtų užtikrinti efektyvų dokumentų saugojimą ir atnaujinimą išorinėje kompiuterio atmintyje, efektyvią jų paiešką ir konfidencialią prieigą prie jų. Duomenų bazės yra specialiai sutvarkytos informacijos, įskaitant elektroninius dokumentus, saugojimas išorinėje kompiuterio atmintyje.

Turizmo pramonės įmonėms telefono ryšio yra labiausiai paplitusi ir plačiausiai naudojama komunikacijos rūšis. Jis naudojamas ne tik įmonių operatyviniam administraciniam valdymui, bet ir finansinei bei ūkinei veiklai vykdyti. Pavyzdžiui, telefonu galite užsisakyti viešbučio kambarį, gauti informaciją apie turistą dominantį maršrutą ar kelionės paketą.

1. Paruošimas publikacijose tekstinis Word redaktorius naudojant grafiką

   Kursiniai darbai >> Informatika

   ... mokymas tekstai paskatino sukurti daugybę programų, skirtų apdorojimas dokumentus... dažnai tenka kurti tekstą dokumentacija: rašyti laiškus... padės padaryti elektroninis dokumentas(saugomas įjungta kompiuteris ir ...) su VDT ir PC, darbo trukmė...

2. Modernizavimas elektroninis edukacinis ir metodinis kompleksas

   Diplominis darbas >> Informatika

   IR dokumentacija reikalingas modernizavimui elektroninis edukacinis- ... . Darbe įjungta PC galimos šios ... įtakos apraiškos; gavimo priemones mokymas, apdorojimas, saugojimas, registracija, ... susitikimai apima: tekstą redaktoriai, grafikas...

3. Programavimo pagrindai įjungta turbo paskalio kalba

   Knyga >> Informatika, programavimas

   Kitas profesionalumo etapas mokymas programuotojas. Tas pats... įjungta kompiuteris. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektroninė Kompiuteris yra automatinis įrenginys apdorojimas... automatika ir kt. Įjungta PC kaip išvesties įrenginiai...

4. Automatizuota masinio spausdinimo sistema dokumentus juridiniams asmenims

   Diplominis darbas >> Informatika

   ... dokumentus vykdo skyrius apdorojimasįeinantys ir išeinantys dokumentus naudojant Vitesse C5/Midrange vokų aparatą ir elektroninis... koreguojant spręstinas užduotis įjungta PC. 1.2 Darbuotojui leidžiama savarankiškas darbas įjungta PC ir VDT...

5. Programos apdorojimas ir peržiūrėti grafiką

   Diplominis darbas >> Informatika

   Svetainės dokumentus, spauda ir poligrafija. 9. Paruošimas vaizdai skirti... apdorojimas skaitmeninius duomenis ir dirbti su tekstinis... spaudos leidinių dizainas ir elektroninis dokumentus, pavyzdžiui, interneto tinklalapiai... darantys įtaką įjungta personalas, dirbantis su PC. ...

PROGRAMINĖ ĮRANGA DOKUMENTŲ KŪRIMO KOMPIUTERE. TEKSTO PROCESORIUS.

Parametrų pavadinimas	Reikšmė
Straipsnio tema:	PROGRAMINĖ ĮRANGA DOKUMENTŲ KŪRIMO KOMPIUTERE. TEKSTO PROCESORIUS.
Rubrika (teminė kategorija)	Technologijos

KLASIFIKACIJA PAGAL TAIKYMO SRITĮ IR PAGAL KOMPIUTERIŲ NAUDOJIMO JUOSE LAIPSNĮ

Informacinės technologijos pirmiausia turėtų būti klasifikuojamos pagal kompiuterių naudojimo jose apimtį ir laipsnį. Yra tokios informacinių technologijų taikymo sritys kaip mokslas, švietimas, kultūra, ekonomika, gamyba, kariniai reikalai ir kt.

Pagal naudojimo laipsnį Informacinės technologijos kompiuteriai skiria kompiuterines ir nekompiuterines technologijas. Švietimo srityje informacinės technologijos naudojamos sprendžiant dvi pagrindines užduotis: mokymo ir vadybos. Atitinkamai išskiriamos kompiuterinės ir nekompiuterinės ugdymo technologijos, kompiuterinės ir nekompiuterinės švietimo valdymo technologijos.

Mokyme informacinės technologijos naudojamos, pirma, mokiniams pateikti edukacinei informacijai, antra, kontroliuoti jos įsisavinimo sėkmę. Šiuo požiūriu informacija; mokyme naudojamos technologijos skirstomos į dvi grupes: švietimo informacijos pateikimo ir žinių kontrolės technologijas.

Nekompiuterinės informacinės technologijos, skirtos edukacinei informacijai pateikti, apima popierines, optotechnikos ir elektronines technologijas. Οʜᴎ skiriasi viena nuo kitos mokomosios informacijos pateikimo priemonėmis ir atitinkamai skirstomos į popierines, optines ir elektronines. Popierinėms mokymo priemonėms priskiriami vadovėliai, edukacinės ir mokymo priemonės; į optinius - epiprojektorius, grafinius projektorius, grafinius projektorius, kino projektorius, lazerines rodykles; prie elektroninių televizorių ir lazerinių diskų grotuvų.

Kompiuterinės informacinės technologijos, skirtos edukacinei informacijai pateikti, apima:

Technologijos naudojant kompiuterines mokymo programas;

multimedijos technologija;

Nuotolinio mokymosi technologijos.

4 tema. Teksto rengyklės ir skaičiuoklės

Šiandien darbas su tekstiniais dokumentais atliekamas asmeniniais kompiuteriais, o tai yra patogus ir patikimas būdas. Programinė įranga, skirta dokumentams apdoroti kompiuteriu, sąlygiškai skirstoma į teksto redaktorius ir teksto rengykles.

Teksto rengyklės yra paprasčiausios programos, skirtos primityviausiam teksto redagavimui. Paprastai jie neturi pažangių formatavimo įrankių.

Kompiuteriu rengiant įvairius verslo dokumentus, ataskaitas ir pan. itin svarbu naudoti teksto redaktorius, kurie užima tarpinę vietą tarp paprasčiausių redaktorių ir leidybos sistemų. Viena vertus, šiuos redaktorius yra gana lengva išmokti ir jiems nereikia sudėtingos ir brangios įrangos, kita vertus, jie turi visus įrankius, reikalingus sudėtingiems dokumentams kurti. Tokia programinė įranga vadinama tekstų rengyklėmis.

Mūsų šalyje dažniausiai naudojama tekstų rengyklė yra Word, kuri yra MS Office paketo dalis. Šį redaktorių gana paprasta išmokti ir jis leidžia atlikti daugelį leidybos sistemoms būdingų operacijų.

Teksto paruošimas kompiuteryje bet kuriame teksto rengyklėje susideda iš dviejų dalių: teksto įvedimo ir teksto redagavimo.

Tekstas paprastai įvedamas naudojant klaviatūrą, nors galimos ir kitos parinktys, pavyzdžiui, teksto įvedimas naudojant skaitytuvą, konvertavimas į tekstinį failą ir redagavimas redaktoriumi.

„Word“ leidžia dirbti su daugybe šriftų, todėl pirmiausia turėtumėte pasirinkti šriftą, kuris tenkintų savo išvaizda, dydžiu, stiliumi. Šriftas suprantamas kaip raidžių, skaičių, specialiųjų simbolių rinkinys, sukurtas pagal vienodus reikalavimus. Šriftai išsiskiria ir pagal stilių – tiesūs, kursyvu, paryškinti, pabraukti ir kt.
Priglobta ref.rf
Teisingas pasirinkimasŠrifto tipą ir jo skaičių daugiausia lemia įvedamo teksto pobūdis.

„Windows“ įdiegti šriftai. Šrifto pasirinkimo procedūrą palaiko dauguma Windows programų, įskaitant. ir žodis.

Pasirinkus šriftą, pageidautina nustatyti popieriaus lapo, ant kurio turėtų būti spausdinamas tekstas, matmenis. Skirtuke ʼʼPopieriaus dydisʼʼ (ʼʼPage Setupʼʼ meniu) nurodomas popieriaus dydis ir orientacija. Atminkite, kad bet kokia teksto orientacija popieriaus lapas į spausdintuvą įdedamas įprastu būdu spausdinant.

Kitas darbo etapas teksto rengyklėje yra įvesto teksto redagavimas. Redagavimas dažniausiai suprantamas kaip antraščių projektavimas, raudonos linijos nustatymas pastraipose, paveikslėlių, grafikų ir kitos grafinės medžiagos įterpimas į tekstą, hipersaitų kūrimas, šrifto keitimas, informacijos kopijavimas ir perkėlimas.

Visi teksto redagavimo veiksmai teksto rengyklėje atliekami su pasirinktais fragmentais. Norint pažymėti visą eilutę, pakanka perkelti pelės žymeklį į kairįjį linijos kraštą, kol ji virsta rodykle, nukreipta į viršutinį dešinįjį kampą. Po to reikia paspausti kairįjį mygtuką. Norėdami pasirinkti žodį, tiesiog perkelkite pelės žymeklį virš jo ir dukart spustelėkite kairįjį mygtuką. Pastraipą galite pasirinkti įdėdami žymeklį į jos vidų ir tris kartus spustelėdami kairįjį pelės mygtuką.

Teksto redagavimo veiksmus taip pat galima atlikti naudojant kontekstinio meniu.

„Word“ teksto rengyklėje yra įrankių, leidžiančių keliems vartotojams redaguoti dokumentus ir sujungti atliktus pakeitimus į pradinį dokumentą. Šios priemonės apima pastabas, taisymus ir dokumentų platinimą.

Kad vartotojai galėtų komentuoti tekstą nekeičiant dokumento, jis turi būti apsaugotas su teise įvesti komentarus. Galimybė keisti dokumentą suteiks apsaugą ir teisę pataisyti. Siekiant maksimalaus saugumo, naudojamas slaptažodis.

Jei dokumentą redaguoja keli vartotojai, visus pataisymus ir pastabas galima sujungti į originalų dokumentą, kad būtų galima peržiūrėti visus pakeitimus iš karto. Šaltinio failas nustatytas į dokumentą, kuriame turi būti sujungti pataisymai. Dokumente atlikti pakeitimai nesujungiami, nebent jie buvo pažymėti.

Vartotojas turi galimybę priimti arba atmesti atliktas pataisas.

Dažnai redaguojant tekstą labai svarbu pereiti nuo pradžios iki pabaigos ir atvirkščiai. Jei tekstas yra pakankamai didelis ir, be to, yra daug grafinių vaizdų, ši procedūra užima daug laiko. Norėdami naršyti, galite naudoti parinktį ʼʼRedaguoti/Eitiʼʼ. Žymė taip pat yra patogus paieškos įrankis.

Įvedus ir suredagavus tekstą itin svarbu jį išsaugoti ir/ar atsispausdinti.

Word teksto rengyklė turi daug galimybių spausdinti tekstus spausdintuvu.

Spausdinimo meniu leidžia:

‣‣‣ atitinkamame laukelyje nustatykite teksto kopijų skaičių;

‣‣‣ nurodykite spausdintinų puslapių skaičių (visi puslapiai, tik pažymėti, pavieniai puslapiai arba puslapių seka);

‣‣‣ Jeigu itin svarbu tekstus spausdinti ne iš karto ar kitu įrenginiu, tuomet pravartu visą tekstą išvesti į specialų spausdinimo failą (Print to file). Po šios operacijos šį failą galėsite spausdinti bet kuriuo spausdintuvu.

‣‣‣ konfigūruoti išplėstinius nustatymus, pasirinkti spausdintuvą, peržiūrėti ir keisti jo savybes.

Žinoma, „Word“ galimybės neapsiriboja aukščiau nurodytomis, o daug platesnėmis. Visų pirma, redaktorius leidžia išdėstyti teksto fragmentus sąrašų pavidalu; daryti išnašas; automatiškai sukurti turinį; naudoti stilius ir šablonus dokumentų dizainui; automatiškai tikrinti rašybą; į tekstą įterpti grafinius objektus, skaičiuokles; padalinti tekstą į stulpelius ir dar daugiau.

PROGRAMINĖ ĮRANGA DOKUMENTŲ KŪRIMO KOMPIUTERE. TEKSTO PROCESORIUS. - koncepcija ir rūšys. Kategorijos "PROGRAMINĖ ĮRANGA DOKUMENTŲ KŪRIMO KOMPIUTERIU. TEKSTO PROCESORIAI" klasifikacija ir ypatybės. 2017 m., 2018 m.

Įvadas

Technologiniu požiūriu organizacijos valdymas, kaip ir ūkio šakos ar valstybės valdymas, yra informacijos gavimo, apdorojimo ir perdavimo procesas. Valdymo veiklos dokumentavimas susideda iš šios informacijos fiksavimo, t.y. dokumentų kūrimo. Beveik kiekvienas valdymo veiksmas atsispindi atitinkamame dokumente. Nedokumentuotos valdymo operacijos (kurioms nereikia rengti dokumentų) yra pagalbinės, operatyvinės ir organizacinės ir sudaro menką procentą, palyginti su dokumentuotomis.

Kaip žinote, šiuo metu žmonija išgyvena laviną primenantį informacijos kiekio didėjimo laikotarpį. Tai visiškai taikoma informacijai, kuri atsiranda valdymo srityje ir yra užfiksuota dokumentuose. Dokumentacijos procesų įgyvendinimas yra susijęs su tikrai didžiulių popieriuje ir kitose laikmenose įrašytų dokumentų masyvų kūrimu, apdorojimu, saugojimu, perdavimu ir naudojimu.

Bet kurios organizacijos veikla priklauso nuo gebėjimo efektyviai panaudoti informaciją. Prieš atliekant bet kokius valdymo veiksmus, priimant valdymo sprendimą, būtina surinkti, apdoroti ir išanalizuoti tam reikalingą informaciją, kaip taisyklė, užfiksuotą dokumentuose. Tradicinių technologijų naudojimo sąlygomis didėjančios apimties dokumentų tvarkymas tampa vis sudėtingesnis. Tuo pačiu rinkos santykių formavimosi ir didėjančios konkurencijos sąlygomis savalaikės ir patikimos informacijos vertė optimaliems valdymo sprendimams priimti nuolat auga.

Plečiantis ir sudėtingėjant bet kurios organizacijos veiklai, auga verslo dokumentų skaičius, procesai, susiję su dokumentinės informacijos tvarkymu, paieška ir saugojimu, taip pat dokumentų valdymu apskritai, gresia visišku nekontroliavimu, verčia imtis priemonių vadybinio darbo efektyvumui gerinti naudojant šiuolaikines technines priemones ir informacines technologijas.

Biuro darbo procesai labiau pritaikomi prie naujų techninių priemonių ir technologijų naudojimo, nes dokumentams kurti ir apdoroti naudojamos standartinės operacijos. Gana aiškiai įsivaizduojama daugumos organizacijų dokumentų struktūra. Tam tikriems valdymo veiksmams dokumentuoti naudojami standartiniai dokumentų tipai ir atmainos. Valdymo dokumentų formos ir teksto struktūra yra standartinė. Be to, nemaža dalis valdymo operacijų (ypač visos biuro operacijos) yra formalaus-loginio pobūdžio, tai yra, jas gana lengva suskaidyti į paprastesnes operacijas.

Taigi šiuo metu, viena vertus, reikia skubiai panaudoti šiuolaikines technologijas ir technologijas valdymo procesai; kita vertus, objektyvios prielaidos jiems įgyvendinti.

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta, išvada yra teisėta: tradicinės technologijos, orientuotos į „popierinę informatiką“, aktualumas išlieka labai didelis.

Tema aktuali tuo su plėtra informacinė visuomenė vis daugiau naujų technologijų diegiama į visas žmogaus veiklos sritis, įskaitant biuro darbą. Kiekvienais metais didėja dokumentų srautas organizacijose ir reikalingos techninės priemonės supaprastinti dokumentacijos tvarkymą, saugojimą ir rengimą, savo ruožtu dėl prasto biuro technikos naudojimo mažėja darbo našumas ir vadovaujančio bei techninio personalo efektyvumas. .

Tyrimo objektas: informacijos apdorojimo priemonės.

Studijų dalykas: šiuolaikinės techninės priemonės, naudojamos kuriant ir apdorojant dokumentus.

Darbo tikslas: ištirti šiuolaikinių techninių dokumentų tvarkymo priemonių panaudojimo raštinės darbe ypatumus.

Norint pasiekti tikslą, buvo iškeltos šios užduotys:

Išmokti dokumentuoti informaciją;

Klasifikuoti dokumentų tipus ir tipus;

Apsvarstykite dokumentų laikmenų tipus;

Apibūdinti, kaip keisti, dauginti ir fiziškai apdoroti dokumentus;

Atskleiskite telekomunikacijų naudojimo ypatybes.

1. Techninės priemonės plačiąja ir siaurąja prasme

Technika – bendras įvairių gamtoje neegzistuojančių prietaisų, mechanizmų ir prietaisų, kuriuos gamina žmogus, pavadinimas.

Pagrindinis technologijų tikslas – išgelbėti žmogų nuo fiziškai sunkaus ar įprasto (monotoniško) darbo, kad jam liktų daugiau laiko kūrybiniams užsiėmimams, palengvinančių jo kasdienybę.

Pagrindinės technologijos užduotys yra :

· Materialinių ir kultūrinių vertybių kūrimas;

· Įvairių rūšių energijos gamyba, konvertavimas ir perdavimas;

Informacijos rinkimas, apdorojimas ir perdavimas;

Įvairių transporto priemonių kūrimas ir naudojimas;

· Išlaikyti gynybą

Universali techninių priemonių klasifikacija dar nesukurta ir vargu ar bus sukurta ateityje. Šiuo metu technologijos skirstomos pagal taikymo sritis, pavyzdžiui: pramoninės technologijos, transportas, Prietaisai, kompiuteriai ir tt Papildomai įranga gali būti skirstoma į gamybinę, pavyzdžiui, staklės, įrankiai, matavimo prietaisai ir kt., ir negamybinę - buitinę techniką, automobilius, laisvalaikio įrangą.

Technologijų vystymosi istorija

Technika – tai žmogaus likimas, lydintis nuo sąmonės pabudimo momento. Iš pradžių, akmens amžiaus eroje, technologijos buvo žudymo ir apdorojimo įrankis: ietis, bumerangas, akmeninis kirvis, adata, yla. Neolito revoliucijos epochoje atsiranda žemės ūkio technika, transporto ir hidrotechnikos konstrukcijos bei paprasčiausi mechaniniai įtaisai: svirtis, pleištas, vartai, blokas, ratas. Jei paimsime dabartinę jo būklę, galime išskirti šiuos pagrindinius jo formavimo etapus:

XVIII amžiaus pabaiga – XIX amžiaus pradžia. Pramonės revoliucija – garo variklio ir universalių verpimo mašinų sukūrimas, žymėjęs amatų gamybos nuosmukį ir perėjimą prie pramoninės ekonomikos (mašinų gamybos).

XIX amžiaus pabaiga. Vidaus degimo variklio sukūrimas, kuris leido sukurti nauja klasė kompaktiškos mašinos, įskaitant automobilius, laivus ir kt. Plačiai paplitęs elektros įvedimas, įskaitant jos generavimo ir naudojimo elektros mašinose būdus.

XX amžiaus pradžia. Radijo inžinerijos ir radijo elektronikos plėtra. Konvejerio gamybos sukūrimas.

XX amžiaus vidurys. Plataus gamybos automatizavimo įdiegimas, kompiuterinių technologijų kūrimas. Išėjimas į erdvę.

XX pabaiga – XXI amžiaus pradžia. Tyrimai bio- ir nanotechnologijų srityje, kurie gali sukelti dar vieną revoliuciją daugelyje žmogaus veiklos sričių.

Taip pat verta atskiros klasės karinė įranga, kuris apima visus techniniai prietaisai ir transporto priemonės, skirtos išlaikyti gynybos pajėgumus ir vykdyti kovines operacijas sausumoje, jūroje, ore ir erdvėje.

Įvairūs techniniai įrenginiai gali žymiai padidinti darbo efektyvumą ir našumą, racionaliau naudoti gamtos išteklius, taip pat sumažinti žmogiškųjų klaidų tikimybę atliekant bet kokias sudėtingas operacijas.

1.1 Dokumentavimo būdai

Informacijos fiksavimas materialiose laikmenose, kaip matyti iš dokumento apibrėžimo, atliekamas žmogaus sukurtu būdu. Dokumentavimo metodas suprantamas kaip veiksmas arba veiksmų rinkinys, kuris naudojamas informacijos įrašymo procese. Žmonių visuomenei vystantis, šių metodų skaičius nuolat didėjo ir tapo vis įvairesnis.

Istoriškai pirmasis dokumentavimo būdas buvo aprašomasis būdas. Šis metodas susideda iš kalbinių ženklų ir vaizdo ženklų uždėjimo ant medžiagos nešiklio paviršiaus, dažniausiai naudojant tam tikrą dažiklį. Pirma, naudojant paprasčiausias rašymo priemones (plunksną, kalamą) VII-VIc. pr. Kr

Paprasčiausias priemones keičia žąsies, ančių, varno plunksnos, pirmą kartą jos paminėtos VII a. Tačiau jau senovės Romoje atsirado plunksnos iš bronzos ir vario. 1809 metais buvo užpatentuotas pirmasis rašiklis, kurio išradėjas buvo austras Friederik Folsch.

1938 metais vengrų žurnalistas Josefas Laszlo Biro išrado tušinuką, kuriame „Amžinąjį rašiklį“ pakeitė laisvai besisukantis rutulys. 1949 metais pasirodė pirmasis sovietinis tušinukas. 1960–1970 m., tobulėjant rašalui plunksnakočiams, pradėjo atsirasti žymekliai, rapidografai, flomasteriai. Rankenėlių tobulinimo ir modifikavimo procesas tęsiasi. Paprasčiausios rašymo priemonės vis dar yra labiausiai paplitusi rankinio, tekstinio ir vaizdinio dokumentavimo priemonė. Jie pasižymi dizaino paprastumu, patikimumu, įvairove. Beveik visi, kuriems tenka dirbti su dokumentais, naudoja rankines rašymo priemones, tačiau jų naudojimas nesuteikia didelio produktyvumo dokumentavimo procese.

Tarp įvairių dokumentavimo būdų galime išskirti:

1. Mechaninis įrašymas:

1.1. Perforacija (tokiu būdu sukuriami dokumentai, kurių masyvai (visi ar iš dalies) vadinami technotroniniais, mašininiu būdu skaitomais, audiovizualiniais;

1.2. Analoginis ir mechaninis garso įrašymas. Mechaninis garso įrašymas – tai sistema, kurios pagalba išpjaunamas arba išspaudžiamas griovelis ant judančios medžiagos nešiklio pagal įrašytus garso virpesius. Mechaninis garso įrašymas yra tipiškas analoginis informacijos įrašymas;

2. Fotocheminis metodas (foto-dokumentacija);

3. Filmų dokumentacija;

4. Elektroninis būdas dokumentacija. Elektroninė dokumentacija.

5. Optinis (lazerinis) ir magneto-optinis informacijos įrašymas ir atkūrimas;

6. Holografija;

Dokumentacija gali būti atliekama ne tik natūralia kalba (tekstinė dokumentacija), bet ir dirbtine kalba. Tokiu atveju informacija apdorojama elektroninių kompiuterių pagalba, koduojama, t.y. pasirodo vienaip ar kitaip Standartinė forma. Be to, ta pati informacija gali būti užkoduota skirtingomis formomis ir, priešingai, skirtinga informacija gali būti pateikta panašia forma.

Žmogus ilgą laiką pradėjo griebtis informacijos kodavimo. Kaip teisingai pažymėta literatūroje, jau rašymas ir aritmetika yra ne kas kita, kaip kalbos ir skaitmeninės informacijos kodavimo sistemos. Tačiau ryžtingas žingsnis buvo žengtas dėl vadinamojo dvejetainio kodavimo išradimo, t.y. informacijos kodavimas naudojant tik du simbolius – 0 ir 1, vadinamus bitais (iš anglų kalbos bitas – dvejetainis skaitmuo – dvejetainis skaitmuo). Tokiu būdu imta koduoti raides, skaičius, kitus ženklus ir simbolius, taip pat vaizdus ir garsus. Tai buvo dvejetainis kodavimas, kuris buvo įtrauktas į kompiuterių dizainą.

XX amžiaus pirmajame ketvirtyje buvo išrasti ir plačiai naudojami radijo inžinerijoje vakuuminiai vamzdžiai.

Dėl to XX amžiaus 3–4 dešimtmečių sandūroje keliose pasaulio šalyse, įskaitant SSRS, kilo mintis kurti programomis valdomus kompiuterius. Mūsų šalyje serijinė kompiuterių gamyba buvo pradėta 1952 m.

Atsiradus kompiuteriams, pradėjo sparčiai vystytis informacijos dokumentavimo, jos perdavimo, saugojimo ir naudojimo procesų automatizavimas. Vis labiau plinta dokumentai mašininėse laikmenose, t.y. dokumentai, sukurti naudojant materialines laikmenas ir įrašymo būdus, užtikrinančius dokumentuotos informacijos apdorojimą elektroniniais kompiuteriais.

Nuo septintojo dešimtmečio pradžios Sovietų Sąjungoje pradėjo veikti pirmosios kompiuterinės sistemos, skirtos automatizuotam valdymo informacijos apdorojimui. Devintojo dešimtmečio viduryje šalyje jau buvo daugiau nei 6000 automatizuotų valdymo sistemų. Tai paskatino masinį valdymo dokumentų kūrimą mašininėse laikmenose. 1982 m. buvo sukurta pirmoji SSRS mašininio skaitymo dokumentų archyvinė saugykla.

Nuo devintojo dešimtmečio pabaigos Mūsų šalyje pradedamas plačiai naudoti asmeniniai kompiuteriai. Iki šiol daugumoje organizacijų, įstaigų ir įmonių darbas su dokumentais daugiausia atliekamas padedant Kompiuterinė technologija. Taigi elektroniniai dokumentai tvirtai įžengė į dokumentų valdymo sritį. Dešimtojo dešimtmečio antroje pusėje pradėtas vartoti pats terminas „elektroninis dokumentas“.

1.2 Dokumentų rūšys ir rūšys

Bet kuri žmogaus veiklos sritis vienaip ar kitaip yra susijusi su dokumentuota informacija, t.y. dokumente esančią informaciją. Dokumente esanti informacija turi tam tikrą specifiką, išreikštą taip:

a) dokumentas yra asmens sukurtas socialinės informacijos nešiklis, skirtas naudoti visuomenėje;

b) dokumente daroma prielaida, kad yra semantinė (semantinė) informacija, kuri yra žmogaus intelektinės veiklos rezultatas. Turinio buvimas yra vienas iš pagrindinių skiriamųjų dokumento bruožų. Beprasmė informacija negali būti dokumentas;

c) informacija perduodama diskretiškai, t.y. žinučių pavidalu. Pranešimas, užfiksuotas ant kokio nors medžiagos nešiklio, tampa dokumentu. Dokumentui būdingas pranešimo išsamumas. Neužbaigta, fragmentiška žinutė negali būti pilnas dokumentas. Išimtis – nebaigti literatūros kūriniai, eskizai, eskizai, juodraščiai, charakterizuojantys kūrybinis procesas jų kūrėjas (rašytojas, mokslininkas, menininkas);

d) kaip ir bet kuris objektas, turintis simbolinę prigimtį, pranešimas yra užkoduotas tekstas. Užkoduoto teksto prasmę ar prasmę galima suprasti tik žinant ženklų sistema informacijos kodavimas ir dekodavimas. Fiksuotas pranešimas turi simbolinę formą, nes tik tokia forma žinutėje gali būti perteikiamos žinios, emocijos, autoriaus (komunikatoriaus) valios įtaka, suteikianti skaitytojui (gavėjo) galimybę iššifruoti ir įsisavinti atitinkamas žinias. Reikšmė yra privaloma bet kokio dokumentinio pranešimo savybė;

Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informatizavimo ir informacijos apsaugos“ apibrėžia dokumento (dokumentais pagrįstos informacijos) sąvoką kaip informaciją, įrašytą į medžiagos laikmeną su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti. Ši sąvoka šiandien naudojama dažniausiai.

Visi dokumentai suskirstyti į dvi dideles grupes pagal juose atsispindinčias veiklos rūšis. Pirmoji – dokumentai bendraisiais ir administraciniais klausimais, t.y. bendrojo įmonės (organizacijos) valdymo ir jos gamybinės veiklos klausimais. Šiuos dokumentus gali surašyti visų įmonių padalinių darbuotojai. Antroji grupė – dokumentai apie valdymo funkcijas. Tokius dokumentus rengia finansų institucijų, apskaitos, planavimo, tiekimo ir rinkodaros skyrių bei kitų funkcinių padalinių darbuotojai.

Dokumentai klasifikuojami pagal pavadinimus: oficialūs raštai, įsakymai, protokolai, aktai, memorandumai, sutartys ir kt. Visų šių dokumentų dizainas yra vieningas, tačiau turinys gali būti visiškai skirtingas:

Surašymo vietoje: vidinis (šios įmonės darbuotojų surašyti dokumentai) ir išorinis (iš kitų įmonių, organizacijų ir asmenų gauti dokumentai);

Formoje: individualus, kai kiekvieno dokumento turinys turi savo ypatybes (pavyzdžiui, atmintinės), trafaretas, kai dalis dokumento spausdinama, o dalis užpildoma sudarant, ir tipinis, sukurtas vienarūšių įmonių grupei. . Paprastai visi standartiniai ir trafaretiniai dokumentai spausdinami tipografiniu būdu arba ant dauginimo aparatų;

Pagal terminus: skubūs, reikalaujantys įvykdyti per tam tikrą laikotarpį, ir neskubūs, kuriems terminas nenustatytas;

Pagal kilmę: tarnybinis, turintis įtakos įmonės, organizacijos ir asmeniniams interesams, susijęs su konkrečiu asmeniu ir esantis vardinis;

Pagal registracijos tipą: autentiški, kopijos, išrašai, dublikatai;

· fiksavimo priemonėmis: rašytiniai, grafiniai, fotografijos ir kino dokumentai ir kt.

Išsamiau apsvarstykite dokumentų tipus:

1. Organizaciniai ir teisiniai dokumentai (OD) yra teisinis organizacijos veiklos pagrindas ir juose yra administracinės teisės normomis pagrįstos ir privalomos nuostatos. Tokiuose dokumentuose yra taisyklės, normos, nuostatai, nustatomas organizacijos statusas, jos kompetencija, struktūra, personalas, oficiali sudėtis, visos organizacijos funkcinis turinys, jos padaliniai ir darbuotojai, jų pareigų teisės ir kiti aspektai. Organizacinius ir teisinius dokumentus turi patvirtinti įgaliota institucija – pagrindinė organizacija, šios organizacijos vadovas, kolegialus organas (pvz. visuotinis susirinkimas akcininkai, direktorių valdyba ir kt.)

Galiojimo termino požiūriu OD yra neterminuoti, galioja tol, kol bus panaikinti arba patvirtinti nauji (išimtis personalas kuri rengiama ir tvirtinama kasmet). Keičiantis įstaigos veiklos pobūdžiui ir darbo organizavimui, gali būti daromi OD pakeitimai, už kuriuos vadovas išduoda administracinį dokumentą (įsakymą ar nurodymą). Veiklos reorganizavimo atveju rengiami ir tvirtinami nauji OD. Pakeitimų atlikimo ir jų peržiūros tvarka priklauso nuo OD tipo.

Daugumos OA tekstą sudaro skyriai su savo antraštėmis ir suskirstyti į pastraipas bei pastraipas, sunumeruotas Arabiški skaitmenys. Rengiant OD, jie turi atlikti tvirtinimo ir derinimo procedūrą su visais suinteresuotais padaliniais ir asmenimis, teisinė paslauga, organizacijos vadovų pavaduotojai arba vienas iš pavaduotojų, atsakingų už atitinkamą organizacijos veiklos kryptį.

Į OD įeina: įstatai, steigimo sutartis, organizacijos reglamentas, struktūrinio padalinio reglamentas, organizacijos kolegialaus (patariamojo) organo reglamentas, nuostatai, personalo lentelė, instrukcija, pareigybė. apibūdinimas.

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai surašomi ant standartinio popieriaus lapo (A4 formato) arba ant bendros formos (priklausomai nuo dokumento rūšies), o privalomi rekvizitai: organizacijos pavadinimas (padalinio pavadinimas yra taip pat nurodoma, jei dokumentas yra patvirtintas padalinio vadovo), dokumento rūšies pavadinimas, data, dokumento numeris, teksto pavadinimas, parašas, patvirtinimo antspaudas.

2. Administraciniai dokumentai – Tai dokumentai, kuriuose užfiksuoti organizacijos administracinių ir organizacinių klausimų sprendimai. Šie dokumentai reglamentuoja ir koordinuoja veiklą, leidžia valdymo organui užtikrinti jam pavestų užduočių įgyvendinimą. Nepriklausomai nuo organizacijos organizacinės ir teisinės formos, veiklos pobūdžio ir turinio, jos kompetencijos, struktūros ir kitų veiksnių, bet kurios organizacijos vadovybei suteikiama teisė vykdyti vykdomąją ir administracinę veiklą ir atitinkamai leisti administracinius dokumentus. Administraciniuose dokumentuose yra sprendimai, kurie valdymo sistemoje eina iš viršaus į apačią: nuo valdymo organo iki vadovaujamo, nuo organizacijos vadovo iki struktūrinių padalinių ir darbuotojų. Būtent šie dokumentai įgyvendina objektų valdomumą vertikaliai.

Teisine prasme administraciniai dokumentai reiškia teisės aktus: juose išreiškiami konkretūs teisiškai autoritetingi valdymo subjektų nurodymai. Tokių nurodymų specifika pasireiškia tuo, kad administracinių dokumentų pagalba sprendžiamos problemos ir klausimai, kylantys valdymo srityje; jie skirti konkrečioms institucijoms, struktūriniai vienetai, pareigūnai arba darbuotojai; jie yra juridiniai faktai, sukeliančių specifinių administracinių-teisinių santykių atsiradimą.

Priklausomai nuo jų apimties, administraciniai dokumentai skirstomi į:

· teisės aktų federalinis lygis - Rusijos Federacijos prezidento, Rusijos Federacijos vyriausybės, federalinių organų išleisti aktai vykdomoji valdžia(ministerijos, komitetai, agentūros, tarnybos ir kt.);

· Rusijos Federacijos subjektų lygiu galiojantys teisės aktai - respublikos, teritorijos, regionai, Maskvos ir Sankt Peterburgo respublikinės reikšmės miestai, autonominiai regionai ir rajonai, taip pat teritoriniai subjektai;

organizacijų, įstaigų, įmonių teisės aktai.

Administracinio dokumento išdavimo pagrindas gali būti:

poreikis įgyvendinti priimtus teisės aktus, norminius teisės aktus ir kitus aukštesnių institucijų sprendimus bei ankstesnius šios organizacijos sprendimus;

· būtinybė vykdyti savo vykdomąją ir administracinę veiklą, dėl organizacijos funkcijų ir uždavinių.

Norminius dokumentus kartu gali išduoti keli valdymo organai.

Klausimų sprendimo (sprendimų priėmimo) tvarkos požiūriu visi administraciniai dokumentai skirstomi į dvi grupes:

Kolegialiomis sąlygomis paskelbtus dokumentus;

Dokumentai, išduoti remiantis vieninteliu sprendimu.

3. Informacija ir informaciniai dokumentai pateikti informaciją, kuri skatina priimti tam tikrus sprendimus, t.y. pradėti valdymo sprendimai, leidžia pasirinkti vieną ar kitą valdymo įtakos metodą. Juose nėra įsakymų, jie neįpareigoja vykdyti užsakymų. Šios sistemos dokumentai atlieka pagalbinį vaidmenį organizacinių, teisinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu. Šių dokumentų ypatumas tas, kad valdymo sistemoje jie eina iš apačios į viršų: nuo darbuotojo iki padalinio vadovo, nuo padalinio vadovo iki organizacijos vadovo, iš pavaldžios organizacijos į aukštesnę.

Vadovo nutarimu informacija ir informaciniai dokumentai gali tapti pagrindu priimant kai kuriuos sprendimus ar rengiant administracinius dokumentus.

Informacinius ir informacinius dokumentus sudaro: memorandumas, atmintinė, aiškinamasis raštas, pasiūlymas, pristatymas, pareiškimas, visų rūšių korespondencija, protokolas, aktas, pažyma, išvada, apžvalga, santrauka, sąrašas, sąrašas.

Visų šių tipų dokumentai gali būti sukurti elektroninio dokumento formatu.

1.3 Dokumentų laikmenų įvairovė

Šiuolaikiniame pasaulyje informacija yra pats vertingiausias išteklius, kurį galima palyginti tik su laiku. Informacija visuomenės gyvenime atlieka daugybę užduočių, suteikdama visų jos komponentų komunikacinį poveikį, fiksuodama, išsaugodama ir perteikdama gautas ir sukauptas žinias. Nepaisant to, informacija vaidina pagrindinį vaidmenį valdant. Valdymo informacija fiksuojama dokumentuose. Dokumentas kaip informacijos nešėjas yra informacijos šaltinis kurio valdymas patikėtas dokumentų specialistams. Štai keletas sąvokos Informacija apibrėžimų:

INFORMACIJA- informacija apie asmenis, daiktus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, nepriklausomai nuo jų pateikimo formos (šiuo metu ši sąvoka vartojama dažniausiai).

INFORMACIJA- fiksuota bet kokio tipo raštu ar bet kokia garso įrašymo sistema, kurioje yra visa arba pagrindinė dokumento kalbos informacija.

Iki šiol Rusijos Federacija sukaupė didžiulius informacijos rezervus, sutelktus įvairiose duomenų bazėse ir duomenų bankuose, diskeliuose ir kompaktiniuose diskuose bei kitose informacijos laikmenose. Ši informacija naudojama visur – bibliotekose, informacijos centruose, muziejuose, archyvuose, švietimo įstaigose ir kitose organizacijose.

Pati informacija nėra pakankama dokumento savybė. Materialusis komponentas yra vienas iš dviejų būtinų ir privalomų dokumento komponentų, be kurio jis negali egzistuoti. Medžiaginę dokumento dedamąją nustato informacijos laikmena (materialusis nešiklis) - specialiai asmens sukurtas materialus objektas, skirtas informacijai įrašyti, saugoti ir perduoti. Dokumento egzistavimas už medžiagos nešiklio ribų yra neįmanomas.

Informacijos laikmena (informacijos laikmena) yra bet koks materialus objektas ar laikmena, kurioje yra (nešanti) informaciją ir galinti ją gana ilgą laiką saugoti savo struktūroje.

Saugojimo laikmenos naudojamos informacijai įrašyti, saugoti, skaityti, perduoti ir platinti.

Apsvarstykite informacijos laikmenų klasifikaciją:

Pagrindiniam tikslui

1. Bendrosios paskirties (pavyzdžiui, popierius);

2. Specializuotas (tik skaitmeniniam įrašymui);

Pagal rašymo ciklų skaičių

1. Vienkartiniam įėjimui

2. Daugkartiniam įrašymui

Pagal patvarumą

1. Trumpalaikiam saugojimui (kaupimui)

2. Ilgalaikiam saugojimui

Labiausiai paplitę tipai yra popieriniai laikikliai. Dauguma šiuolaikinių visuomenėje funkcionuojančių dokumentų yra pagaminti popieriniu pagrindu arba popieriaus pakaitalais. Jie vadinami popieriumi, tai yra, turintys popieriaus laikiklį.

Šiose laikmenose informacija rodoma simbolių ir vaizdų pavidalu. Tokia informacija yra klasifikuojama kaip dokumentuota informacija ir yra įvairių tipų dokumentai.

Popieriniai dokumentai – tai verslo dokumentai, mokslinė ir techninė dokumentacija, knygos, žurnalai, laikraščiai, rankraščiai, žemėlapiai, užrašai, meno leidiniai, perforuotos juostos, perfokortos ir kt.

Popierius atitinka daugybę reikalavimų: jį gana lengva gaminti, jis yra įperkamas, vidutiniškai patvarus, ilgai saugomas ir leidžia lengvai įrašyti informaciją. Vertingiausia popieriaus kokybė – leidžia atkartoti informaciją. Masinė informacijos sklaida spausdinant tapo įmanoma tik dėl pramoninės popieriaus gamybos.

Polimerinės dirbtinės terpės (šelakas, polivinilo chromas, puslaidininkis, biomasė) atsiradimas padidino dokumentų, galinčių nešti garsią kalbą, muziką, judančius ir trimačius vaizdus, ​​rūšių įvairovę. Sukurti įrašai, magnetinės juostos, fotografijos ir kino juostos, magnetiniai ir optiniai diskai – medžiagos tokios informacijos, kurios negalima įrašyti į popierių, nešėjai.

Polimerinės plėvelės dokumentai apima: kino dokumentus (kino, dia-, videofilmus), fotografijos dokumentus (skaidriąją plėvelę, mikrofilmą, mikrokortelę, mikrofišą), fono dokumentus (magnetines fonogramas vaizdams ir garsui įrašyti), dokumentus, skirtus naudoti kompiuteriuose (perforuotas). juostos).

Polimerinių plokštelių dokumentų grupę sudaro: lankstus magnetinis diskas, magnetinė kortelė, lankstus ir standus gramofono įrašas, optinis diskas – ir kietas, ir minkštas.

Dokumentuotos informacijos perdavimas laike ir erdvėje yra tiesiogiai susijęs su fizinėmis jos materialiojo nešėjo savybėmis. Dokumentai, kaip masinis socialinis produktas, turi santykinai mažą patvarumą. Eksploatuojant eksploatacinėje aplinkoje ir ypač sandėliuojant, jie yra veikiami daug neigiamų poveikių dėl temperatūros pokyčių, drėgmės, šviesos, biologinių procesų ir kt.

Todėl neatsitiktinai materialinių informacijos laikmenų patvarumo problema visais laikais traukė dokumentacijos proceso dalyvių dėmesį. Jau senovėje kilo noras užfiksuoti svarbiausią informaciją apie tokias gana patvarias medžiagas kaip akmuo ir metalas.

Dokumentacijos procese kilo noras naudoti kokybiškus, patvarius dažus ir rašalus.

Tačiau, spręsdamas ilgaamžiškumo problemą, žmogus iškart turėjo susidurti su kita problema – patvarios laikmenos, kaip taisyklė, buvo brangesnės. Todėl nuolat tekdavo ieškoti optimalaus santykio tarp medžiagos informacijos nešiklio ilgaamžiškumo ir jo kainos. Ši problema vis dar labai svarbi ir aktuali.

Apsvarstykite saugojimo įrenginį kaip laikmenos tipą.

Saugojimo įrenginys (atmintis) yra informacijos laikmena, skirta duomenims įrašyti ir saugoti. Saugojimo įrenginio veikimas gali būti pagrįstas bet kokiu fiziniu poveikiu, kuris perkelia sistemą į dvi ar daugiau stabilių būsenų. atmintis gali būti klasifikuojama rekordo stabilumas ant:

· Tik skaitymo atmintis (ROM), kurios turinio negali pakeisti galutinis vartotojas (pvz., CD-ROM). ROM darbo režimu leidžia tik skaityti informaciją;

· Rašomoji atmintis (PROM), į kurią galutinis vartotojas gali įrašyti informaciją tik vieną kartą (pavyzdžiui, CD-R);

· Perrašomoji atmintis (PEPROM) (pavyzdžiui, CD-RW);

· Random kreipties atmintis (RAM) suteikia informacijos įrašymo, saugojimo ir skaitymo režimą jos apdorojimo procese. Greita, bet brangi operatyvioji atmintis (SRAM) yra pastatyta ant flip-flop, lėtesnės, bet pigesnės RAM rūšys - dinaminė atmintis (DRAM) yra pastatyta ant kondensatorių. Abiejų tipų atmintyje informacija dingsta atjungus nuo esamo šaltinio.

Pagal prieigos tipą Atmintis yra padalinta į:

· Įrenginiai su nuoseklia prieiga (pavyzdžiui, magnetinės juostos);

· laisvosios kreipties įrenginiai (RAM) (pavyzdžiui, laisvosios kreipties atmintis);

· Įrenginiai su tiesiogine prieiga (pavyzdžiui, kietieji magnetiniai diskai);

· Įrenginiai su asociatyvine prieiga (specialūs įrenginiai duomenų bazės veikimui pagerinti).

Pagal geometrinę konstrukciją :

diskai (magnetiniai diskai, optiniai, magnetooptiniai);

juostos (magnetinės juostos, perforuotos juostos);

Būgnas (magnetiniai būgnai);

kortelė (magnetinės kortelės, perfokortos, „flash“ kortelės ir kt.)

spausdintinės plokštės (DRAM kortelės).

Pagal fizinį principą:

1. perforuotas (su skylėmis arba išpjovomis):

kortelė;

Perforuota juosta;

2. su magnetiniu įrašu:

Ferito šerdys;

Magnetiniai diskai (kieti ir lankstūs);

Magnetinės juostos;

Magnetinės kortelės;

3. optinis:

4. Magneto-optinė

5. Elektrostatinio krūvio akumuliavimo panaudojimas dielektrikuose (kondensatorių įkrovikliuose, akumuliacinėse katodinių spindulių lempose);

6. Efektų panaudojimas puslaidininkiuose (EEPROM, flash atmintis);

7. Garsas ir ultragarsas (dellinimo linijos);

8. naudojant superlaidumą (kriogeninius elementus) ir kt.

Pagal įrašomos informacijos formą išskiriami analoginiai ir skaitmeniniai saugojimo įrenginiai.

Skaitmeniniai saugojimo įrenginiai yra įrenginiai, skirti įrašyti, saugoti ir skaityti informaciją, pateiktą skaitmeniniu kodu.

Kalbant apie elektroninį dokumentą, būtina atsižvelgti į šių dokumentų formatus. Elektroninio dokumento formatas yra failo formatas, kuriame yra tekstinė ir audiovizualinė informacija užkoduota forma. Teksto formatai naudojami tekstams kurti naudojant tekstų rengyklės.

DOC norėdami peržiūrėti ir redaguoti dokumento tekstą

PDF formatas, skirtas dokumento atvaizdavimui identiška forma

RTF skirta peržiūrėti dokumentus, juos redaguoti įvairiose programinės įrangos versijose.

2. Šiuolaikinės techninės priemonės, naudojamos dokumentams kurti ir apdoroti

Dokumentų kūrimo ir apdorojimo įrankiai savo ruožtu yra informacijos apdorojimo įrankiai, juos galima suskirstyti į dvi dideles grupes. Tai pagrindinis Ir pagalbinisįrenginius.

Pagalbinės priemonės – įranga, užtikrinanti ilgalaikio turto eksploataciją, taip pat įranga, palengvinanti ir patoginanti vadovo darbą. KAM pagalbinės priemonės informacijos apdorojimas apima biuro įrangą ir remonto bei prevencines priemones. Biuro įrangą reprezentuoja labai platus įrankių asortimentas, nuo Raštinės reikmenys, į pagrindinių duomenų pristatymo, atgaminimo, saugojimo, paieškos ir naikinimo priemones, administravimo priemones pramoninis ryšys ir pan., todėl vadovo darbas yra patogus ir patogus.

Ilgalaikis turtas yra automatinio informacijos apdorojimo įrankiai. Yra žinoma, kad tam tikriems procesams valdyti reikalinga tam tikra valdymo informacija, apibūdinanti būsenas ir parametrus technologiniai procesai, kiekybinis, kaštų ir darbo rodikliai gamyba, tiekimas, rinkodara, finansinė veikla ir kt. Pagrindinės techninio apdorojimo priemonės apima: informacijos registravimo ir rinkimo priemones, duomenų gavimo ir perdavimo priemones, duomenų rengimo priemones, įvesties priemones, informacijos apdorojimo priemones ir informacijos rodymo priemones. Žemiau visos šios priemonės yra išsamiai aptariamos.

· Pirminės informacijos gavimas ir registracija yra vienas iš daug darbo reikalaujančių procesų. Todėl jis plačiai naudojamas mechanizuoto ir automatinio matavimo, surinkimo prietaisai ir duomenų registravimas.Šių fondų asortimentas yra labai platus. Jie apima: elektroninis balansas, įvairūs skaitikliai, švieslentės, srauto matuokliai, kasos aparatai, banknotų skaičiavimo aparatai, bankomatai ir daug daugiau. Tai taip pat apima įvairius gamybos registratorius, skirtus rengti ir įrašyti informaciją apie verslo sandorius mašininėse laikmenose.

· Informacijos gavimo ir perdavimo priemonės. Informacijos perdavimas reiškia duomenų (pranešimų) siuntimo iš vieno įrenginio į kitą procesą. Sąveikaujantis objektų rinkinys, kurį sudaro duomenų perdavimo ir apdorojimo įrenginiai, vadinamas tinklu.Juose jungiami įrenginiai, skirti informacijai perduoti ir priimti. Jie suteikia informacijos mainus tarp jos kilmės vietos ir apdorojimo vietos. Duomenų perdavimo priemonių ir metodų struktūrą lemia informacijos šaltinių ir duomenų apdorojimo įrenginių vieta, duomenų perdavimo apimtis ir laikas, ryšio linijų tipai ir kiti veiksniai. Duomenų perdavimo priemones atstovauja abonentinės stotys (AP), perdavimo įranga, modemai, multiplekseriai.

· Duomenų paruošimo įrankiai atstovaujami įrenginiai, skirti informacijai apie mašinines laikmenas paruošti, įrenginiai informacijai perkelti iš dokumentų į laikmenas, įskaitant kompiuterių įrenginius. Šie įrenginiai gali rūšiuoti ir taisyti.

· Įvesties įrankiai padeda suvokti duomenis iš mašinos laikmenų ir įvesti informaciją į kompiuterines sistemas

· Informacijos apdorojimo įrankiai vaidina svarbų vaidmenį informacijos apdorojimo techninių priemonių komplekse. Apdorojimo įrankiai apima kompiuterius, kurie savo ruožtu skirstomi į keturias klases: mikro, maži (mini); dideli ir superkompiuteriai. Mikrokompiuteris Yra du tipai: universalūs ir specializuoti. Tiek universalūs, tiek specializuoti gali būti tiek kelių vartotojų – galingi kompiuteriai, aprūpinti keliais terminalais ir veikiantys laiko pasidalijimo režimu (serveriai), tiek vieno vartotojo (darbo stotys), kurie specializuojasi atlikti vieno tipo darbus.

Maži kompiuteriai– dirbti laiko pasidalijimo režimu ir daugiafunkciniu režimu. Jų teigiama pusė yra patikimumas ir naudojimo paprastumas.

Pagrindiniai kompiuteriai– (pagrindiniai ūkiai) pasižymi dideliu atminties kiekiu, dideliu atsparumu gedimams ir našumu. Jis taip pat pasižymi dideliu patikimumu ir duomenų apsauga; galimybė prijungti daug vartotojų.

superkompiuteris- tai galingi kelių procesorių kompiuteriai, kurių greitis siekia 40 milijardų operacijų per sekundę.

Serveris- kompiuteris, skirtas apdoroti visų tinklo stočių užklausas ir suteikti šioms stotims prieigą prie sistemos išteklių ir paskirstyti šiuos išteklius. Universalus serveris vadinamas - serveris-programa. Galingi serveriai gali būti priskirti mažiems ir dideliems kompiuteriams. Dabar lyderiauja Marshall serveriai, taip pat yra Cray serveriai (64 procesoriai).

· Informacijos rodymo priemonės naudojamas skaičiavimo rezultatams, atskaitos duomenims ir programoms išvesti į mašinos laikmenas, spausdinti, ekranuoti ir pan. Išvesties įrenginiai apima monitorius, spausdintuvus ir braižytuvus.

Monitorius- Tai įrenginys, skirtas rodyti informaciją, kurią vartotojas įvedė iš klaviatūros arba išveda kompiuteriu.

Spausdintuvas- Tai įrenginys, skirtas tekstinei ir grafinei informacijai išvesti į popierių.

Braižytuvas- Tai įrenginys, skirtas didelių formatų brėžiniams ir diagramoms išvesti į popierių.

2.1 Dokumentų keitimo, dauginimo ir fizinio apdorojimo būdai ir priemonės

Dėl plačiai paplitusio dokumentų keitimo, dauginimo ir fizinio apdorojimo įrankių naudojimo tiesiogiai valdymo srityje, įvairiose įstaigose ir organizacijose, tokios priemonės imtos vadinti „biuro organizacine įranga“ (biuro įranga) – techninėmis priemonėmis, naudojamomis mechanizavimui. valdymo ir inžinerinių darbų automatizavimas.

Biuro įranga, skirta geros reputacijos įmonės biurui, gali apimti, pavyzdžiui, tokius įrenginius ir įrangą kaip asmeninis kompiuteris, organizacinė mašina, rašomosios mašinėlės, telefonų ir radijo telefonų aparatai, mini PBX, direktoriaus skydas, garsiakalbis telefono domofonas, paieškos sistema, teletipas, faksimilės aparatas, kopijavimo aparatas, rizografas, diktofonai, projekcinė įranga, adresavimo aparatas, žymėjimo aparatas, laminavimo aparatas, štampuotojas, dokumentų smulkintuvas, vokų atidarytuvas, dokumentų segiklis, kartotekų įranga, stelažai ir kartotekų spintos, seifas, vežimėlis, pneumatinis paštas ir kt. .

Biuro įranga plačiąja prasme gali apimti bet kokius įrenginius, prietaisus, techninius įrankius ir prietaisus, mašinas, baldus ir kt., pradedant pieštukais ir drožtuvais, baigiant kompiuteriais ir sistemomis.

Siauresne prasme biuro įranga dažnai suprantama tik kaip biuro darbe naudojamos techninės priemonės informaciniams popieriniams dokumentams kurti, kopijuoti, atgaminti, apdoroti, saugoti, transportuoti, administracinei ir valdymo komunikacijai.

Aprašysime dalį istorinės informacijos, susijusios su biuro įrangos ir jos „pirmtakų“ atsiradimu, taip pat aprašysime dokumentų kopijavimo ir dauginimo būdus.

Siekiant palengvinti ir pagreitinti kopijavimo procesą XIX amžiaus pradžioje pradėtas naudoti anglinis popierius (angl. carbon paper). „Įrenginys laiškų ir dokumentų kopijoms priimti“ 1806 m. buvo patentuotas anglo R. Wedgwoodo. Jo išrastame įrenginyje plonas popierius buvo suvilgytas mėlynu rašalu, o po to išdžiovinamas tarp dviejų blotingo popieriaus lapų. Taip gautą „anglinį popierių“ rašant būtų galima padėti po popieriaus lapu ir gauti jo kopiją. XIX amžiaus pabaigoje prasidėjusi masinė rašomųjų mašinėlių gamyba paskatino juodo anglinio popieriaus atsiradimą, savo kokybe artimą šiuolaikiniam. Jo naudojimas leido padaryti kelias dokumento kopijas. Buvo išrastas polietileninis anglies popierius, leidžiantis vienu metu gauti 15-20 skaidrių atspaudų. Šiuo metu anglinio popieriaus impregnavimui naudojami maždaug tokie patys dažai, kaip ir rašomųjų mašinėlių juostelių gamyboje.

Mokslo ir technologijų pažanga lėmė, kad XIX–XX amžiuose buvo išrasta daugybė originalių kopijavimo ir dauginimo technologijų bei atitinkamų reprografijos priemonių (iš lotynų kalbos re – priešdėlis, nurodantis pasikartojantį veiksmą, gamin – gaminu ir graikiškas grafas - Piešiu, rašau, piešiu - apibendrintas dokumentų kopijavimo procesų pavadinimas) ir operatyvinis spausdinimas. Šiuo laikotarpiu dažniausiai naudojami šie kopijavimo būdai:

Fotografija yra vienas iš seniausių kopijavimo būdų. Tai suteikia aukštą kokybę, tačiau yra brangu ir atima daug laiko dėl sudėtingo fotografinių medžiagų apdorojimo proceso. Fotokopijavimas atliekamas tiek įprastais fotoaparatais, tiek naudojant specialią fotografavimo įrangą. Visų pirma, XX amžiaus pabaigoje Rusijoje buvo išrasta restauravimo archyvinė kamera, leidžianti kopijuoti dokumentų tekstus, kurie anksčiau buvo laikomi neatkuriamais. Pavyzdžiui, su jo pagalba buvo galima perskaityti 18 pergamento lapų, aptiktų kasinėjant Kremliuje dar 1843 m.

Fotokopijavimo variacija yra mikrofotokopijavimas (mikrofilmavimas) – mikroformų gamyba fotografiniu būdu, t.y. sumažintas (nuo 7 iki 150 kartų) dokumentų kopijų. Mikrokopijavimas yra mikrofišavimas - fotografinis informacijos įrašymas ant plokščios standartinio A6 dydžio (105 * 148 mm) fotojuostos optikos pagalba sumažinamas 24 kartus ir pritvirtinamas prie mikrofišelės mažos ląstelės pavidalu. Iš viso 98 įprastų teksto puslapių miniatiūros dedamos į standartinę mikrofišą. Tačiau buvo sukurtos technologijos, leidžiančios į mikrofišą įdėti iki 270 puslapių vaizdų.

Šiuo metu turima informacijos įrašymo ir atkūrimo įranga naudojant mikrofišas leidžia įrašyti spausdintą tekstą į mikrofišą 1500–2000 dokumentų per valandą našumu (15 mikrofišų). Pažymėtina, kad mikrofišas nuskaityti galima tik naudojant didinimo įrangą.

Diazografinis metodas (blueprinting) dažniausiai naudojamas kopijuojant didelio formato brėžinius ir techninę dokumentaciją ant specialaus šviesai jautraus (ultravioletinių spindulių) diazo popieriaus, pirmą kartą tokios kopijos buvo gautos Didžiojoje Britanijoje 1842 m.

Termografinis kopijavimas (termografija) atliekamas termokopijavimo aparatų pagalba ant specialaus termoreaktingo popieriaus arba per terminį kopijavimo popierių ant paprasto popieriaus. Jis pagrįstas principu, kad popierius apšvitinamas intensyviu šiluminių infraraudonųjų spindulių srautu, kuris sukuria vietinį šildymą, kuris vėliau perkeliamas į termoreaktyvų popierių;

Elektrografinį kopijavimą (kserografiją) pirmą kartą pasiūlė Rusijos E.E. Gorinas 1916 m. Šiuo metu tai yra labiausiai paplitusi. Šis metodas leidžia greitai, efektyviai ir palyginti ekonomiškai kopijuoti Reikalingi dokumentai. Be to, kopijuojant, keisti mastelį ir redaguoti dokumentus galima.

Skaitmeninis elektrografinis kopijavimas (skaitmeninis kopijavimas). Skaitmeninis kopijavimo aparatas leidžia ne tik greitai ir efektyviai kopijuoti, bet ir gauti geresnes nei originalas kopijas. Tačiau valdymo procese labai dažnai tenka dauginti dokumentus, kurių tiražas yra 50-100 ir daugiau egzempliorių. Nuo devintojo dešimtmečio elektroninė šilkografija (risografija) tapo perspektyviausiu operatyvinio spausdinimo būdu. Tai atliekama skaitmeninių dauginimo aparatų – rizografų, taip pat dauginimo aparatų pagalba. Jie leidžia kopijuoti tiesiai iš kompiuterio iki 130 spaudinių per minutę greičiu.

Masiniam dokumentų dauginimui naudojami įvairūs spaudos būdai, iš kurių pažangiausi yra aukštoji ir giliaspaudė, naudojama masiniam knygų, brošiūrų ir kitų spaudos gaminių dauginimui. Poreikis šiandien turėti informaciją, žinoti visus atvejus, naujus produktus verčia žmogų išrasti naujesnes technologijas, leidžiančias dauginti, atgaminti, apdoroti dokumentuotą informaciją. Visa ši organizacinė technika sudaro materialųjį progresyvių valdymo sistemų pagrindą. Silpnas biuro technikos panaudojimas valdyme sąlygoja vadovaujančio personalo darbo našumo ir darbo efektyvumo mažėjimą, nepriimtiną operatyvinių klausimų sprendimo vilkinimą, o dažnai ir neteisingus sprendimus dėl reikalingos informacijos trūkumo bei kitas neigiamas pasekmes.

2.2 Telekomunikacijų įrenginiai

dokumentų dokumentacija telekomunikacijų informacija

Vietinis tinklas (LAN, vietinis tinklas; angl. Local Area Network, LAN) – kompiuterių tinklas, paprastai apimantis palyginti nedidelę teritoriją arba nedidelę pastatų grupę (namą, biurą, įmonę, institutą). Taip pat yra vietiniai tinklai, kurio mazgai geografiškai yra atskirti didesniu nei 12 500 km atstumu (kosminės stotys ir orbitos centrai). Nepaisant tokių atstumų, tokie tinklai vis dar priskiriami vietiniams.

Dažniausiai sąvoka „Vietiniai tinklai“ LAN suprantama pažodžiui, tai yra mažų vietinių dydžių tinklas, jungiantis glaudžiai išdėstytus kompiuterius, tačiau, kita vertus, kai kurie LAN, kaip ir tinklas, jungia nedidelį skaičių. kompiuterių, tačiau ribojamos šiuolaikinių vietinių tinklų galimybės leidžia prijungti keliasdešimt tūkstančių kompiuterių. Kai kurie autoriai LAN apibrėžia kaip tiesioginio daugelio kompiuterių sujungimo sistemą, o tai reiškia, kad informacija iš kompiuterio į kompiuterį perduodama be jokių tarpininkų ir per vieną aplinką.

LAN galima tiksliausiai apibrėžti kaip tinklą, leidžiantį vartotojui nepaisyti ryšio; iš tikrųjų kompiuteriai, prijungti prie LAN, sudaro vieną virtualų kompiuterį. Kurio ištekliai yra prieinami visiems tinklo vartotojams, iš čia išplaukia, kad perdavimo sparta per vietinį tinklą turėtų augti augant kompiuterio našumui, šiuo metu minimalus LAN greitis yra 100 megabitų per sekundę. Taip pat reikalingas mažas informacijos perdavimo klaidų lygis ir tinklo gebėjimas stabiliai veikti esant maksimalioms apkrovoms. Neretai vis dar išskiriama viena tinklų klasė: miesto arba regioniniai tinklai MAN (Metropolitanareanetwork) savo prigimtimi artimesni globaliems tinklams, tačiau vidinė struktūra labiau primena vietinį tinklą.

Be visų naudojamų tinklų, yra keletas trūkumų:

1. Tinklui reikalingos papildomos kartais nemažos materialinės išlaidos įrangai, programinei įrangai įsigyti, jungiamųjų kabelių tiesimui, personalo apmokymui.

2. Tinklui reikia samdyti tinklo administratorių, kuris būtų atsakingas už tinklo veikimo stebėjimą, jo modernizavimą, prieigos prie išteklių valdymą. Dideliems tinklams reikalinga administratorių komanda.

3. Tinklas riboja galimybę perkelti kompiuterius, nes šiuo atveju reikalingas kabelio perkėlimas.

4. Tinklas yra puiki aplinka virusams plisti, dėl to atsiranda papildomų finansinių išlaidų antivirusinėms programoms.

5. Tinklas smarkiai padidina neteisėtos prieigos prie informacijos galimybę, informacijos apsaugai reikalingas organizacinių ir techninių priemonių kompleksas.

Čia pateikiamos pagrindinės tinklo teorijos sąvokos

1. Abonentas (mazgas, kompiuteris, stotis) - įrenginys, prijungtas prie tinklo ir aktyviai dalyvaujantis informacijos mainuose. Dažniausiai abonentas yra asmeninis kompiuteris (PC). Tai taip pat gali būti tinklo spausdintuvas ar bet koks kitas išorinis įrenginys.

2. Serveris – abonentas, kuris teikia savo resursus kitiems abonentams, bet pats jų nenaudoja. Taigi jis tarnauja tinklui.

Tinkle gali būti keli serveriai, visai nebūtina, kad serveris būtų galingiausias kompiuteris. Serveriai yra skirti arba neskirti. Dedikuotas serveris – užsiima tik tinklo užduotimis. Nepasirinkta – atlieka ir kitas užduotis.

3. Klientas – tinklo abonentas, kuris tik naudojasi tinklo ištekliais, bet pats jų neteikia.

4. Kliento kompiuteris, dar vadinamas darbo stotimi.

Kiekvienas kompiuteris vienu metu gali būti ir serveris, ir klientas. Terminas serveris ir klientas dažnai suprantami ne kaip patys kompiuteriai, o kaip juose veikiančios programinės įrangos programos. Šiuo atveju programos, kurios suteikia resursus serveriui, o programa, kuri sunaudoja resursus - klientams.

2.3 Mobilieji ryšiai

Informacijai perduoti naudojami ne tik vietiniai tinklai, bet ir mobilusis ryšys.

Šiuo metu naudojamas mobiliojo ryšio yra neatsiejama kasdienio gyvenimo dalis. Apsvarstykite pagrindinius mobiliojo ryšio standartus:

GSM (Global System for Mobile Communications – pasaulinė mobiliojo ryšio sistema) yra labiausiai paplitęs mobiliojo ryšio standartas pasaulyje (82% mobiliojo ryšio abonentų 212 šalių). Dauguma GSM tinklų veikia 900 ir 1800 MHz dažniais, kai kuriose Amerikos šalyse naudojami 850 ir 1900 MHz dažniai. Gryna forma kanalas naudojamas teikti balso paslaugas, nes duomenų perdavimo sparta yra tik 13 Kbps - to pakanka tik balsui perduoti (kuris iš anksto apdorojamas kodekais), siųsti tekstinius pranešimus ir keistis paslaugų informacija.

GPRS (General Packet Radio Service – paketinių duomenų radijo kanalas) yra technologinis priedas per GSM tinklą, leidžiantis perduoti duomenis iki 120 Kbps greičiu (32 klasė, kai vienu metu naudojami 6 kanalai). Privalumas tas, kad perduodami duomenys, kaip ir GSM atveju, neužima viso kanalo, o naudoja tik jo dalį, kuriai yra skiriamas tam tikras dažnis. Kiekvienam kanalui rezervuota 20 Kbps. Tačiau priskirtų kanalų skaičių lemia ne tik telefonas, bet ir bazinė stotis, kuri, užmezgus ryšį, priklausomai nuo apkrovos, skiria tam tikrą skaičių kanalų duomenų perdavimui. Vidutinis greitis yra apie 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution – pažangus duomenų perdavimo kanalas, GSM plėtra) yra specialiai sukurta technologija, skirta padidinti duomenų perdavimo greitį ir padidinti ryšio patikimumą. Antrasis EDGE pavadinimas yra E-GPRS (Enhanced GPRS – išplėstinis GPRS). Atsižvelgiant į tai, kad technologija dar labiau priartėja prie antrosios kartos tinklų, palyginti su 3G tinklų galimybėmis, įprasta EDGE vadinti 2,75 kartos tinklais. Naudojant EDGE, teoriškai didžiausia galima duomenų perdavimo sparta yra 473,6 Kb/s (vienu metu naudojami 8 greičiausi 59,2 Kb/s kanalai), praktikoje greitis dažniausiai būna 2-3 kartus mažesnis (priklausomai nuo naudojamų kanalų skaičiaus). ir jų greitis). Vidutinis efektyvus greitis yra 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System – universali mobiliųjų telekomunikacijų sistema) yra trečios kartos ryšio formatas, kuris yra GSM evoliucija naudojant dažnio ir kanalų kodų padalijimo principus. Teoriškai didžiausia galima duomenų perdavimo sparta UMTS tinkle yra 14 Mbps. Iki šiol praktikoje abonentai turi tenkintis sparta nuo 384 Kbps iki 3,6/Mbps (kai naudojamas HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, speciali technologija, skirta didelės spartos duomenų atsisiuntimui). Pagrindinė tokių tinklų savybė yra galimybė atlikti vaizdo skambučius. Europoje UMTS tinklai paprastai naudoja 2100 MHz dažnį atsisiuntimui ir 1900 MHz duomenims siųsti. Amerikoje, priklausomai nuo operatoriaus, naudojami kiti dažniai – pavyzdžiui, 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access – kodų padalijimo daugialypės prieigos technologija) yra alternatyvus GSM ryšio standartas. Duomenų perdavimo sparta čia beveik tokia pati – 14 Kbps. Išskirtinis bruožas yra tai, kad keli įrenginiai gali veikti tuo pačiu dažniu, kurių kiekvienas yra priskirtas savo unikalus numeris. CDMA standartą naudoja apie 15% mobiliojo ryšio abonentų pasaulyje. Šį ryšio standartą sukūrė Qualcomm ir jis daugiausia naudojamas Amerikoje ir Azijoje. CDMA standarto veikimui naudojami 800 ir 1900 MHz dažniai.

CDMA2000 1x - CDMA standarto kūrimas, yra tarpinis ryšys tarp antrosios ir trečiosios kartos CDMA formato tinklų. Didžiausias greitis yra 144 Kbps. Naudojami 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 ir 2100 MHz dažniai.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized – optimizuotas evoliucinis duomenų perdavimas) yra telekomunikacijų radijo duomenų perdavimo standartas, dažniausiai naudojamas plačiajuostei didelės spartos interneto prieigai. Yra keletas standarto modifikacijų: Basic - Revision 0 - kuri užtikrina 2,4 Mbps duomenų perdavimo spartą, tačiau tuo pačiu atsisiuntimo greitis gerokai viršija duomenų siuntimo į tinklą greitį; Išplėstinė – A versija – suteikia 3,1 Mbps spartą ir tą patį duomenų perdavimo greitį, leidžiantį atlikti dvipusius vaizdo skambučius; Teorinis – B versija – suteikia 14,7 Mbps duomenų perdavimo spartą (3 kanalai po 4,9 Mbps).

2.4 Faksas

Šiuolaikinių telefaksų veikimo principas

Telefaksas yra elektromechaninis įrenginys, susidedantis iš skaitytuvo, modemo, spausdintuvo, variklio ir pavarų. Variklis ir krumpliaračiai yra atsakingi už įprastą popieriaus tiekimą į skaitytuvą ir spausdintuvą. Skaitytuvas nuskaito dokumento vaizdą, jį suskaitmenina ir informaciją perduoda modemui. Modemas konvertuoja skaitmeninius signalus į moduliuotų signalų seką ir per įprastą telefono liniją perduoda juos į kitą fakso aparatą. Faksogramų priėmimo modemas konvertuoja šią seką atgal į skaitmeninę ir siunčia ją į spausdintuvą. Spausdintuvas atspausdina vaizdą ant specialaus terminio popieriaus pagal gautą informaciją.

Fakso trūkumai

Jautrumas dideliam mechaniniam nusidėvėjimui. Dažnai naudojant fakso skaitytuvą užsikemša dulkės ir nešvarumai nuo skaitomų dokumentų. plastikiniai krumpliaračiai susidėvėti. Visa tai lemia įstrižus ir netolygų skaitomų dokumentų tiekimą į skaitytuvą ir terminio popieriaus tiekimą į spausdintuvą. Taigi labai pablogėja perduodamų ir gaunamų dokumentų kokybė.

Automatizuoto darbo neįmanoma. Įprastu telefaksu sunku išsiųsti dokumentus daugeliui gavėjų. Sekretorė yra priversta rankiniu būdu rinkti numerius, perskambinti, jei adresatas užimtas arba nepavyksta perduoti.

Neefektyvus brangaus termo popieriaus naudojimas. Dauguma fakso aparatų spausdina visus gautus pranešimus (įskaitant tuos, kuriuose nėra jokios naudingos informacijos) ant specialaus brangaus terminio popieriaus. Be didelės kainos, šis popierius turi dar vieną reikšmingą trūkumą – vaizdas ant jo laikui bėgant neišvengiamai blunka. Taigi, visų svarbių pranešimų atsarginė kopija turi būti saugoma.

Nauja fakso įranga

Įprastinėmis telefono linijomis perduodamos informacijos kiekis nuolat didėja. Visų pirma, tai taikoma fakso žinutėms. Todėl šiandien daugelis vartotojų yra suinteresuoti įsigyti ne paprastus autonominius, griežtai apibrėžtas funkcijas atliekančius fakso aparatus, o pažangesnes sistemas, leidžiančias automatizuoti fakso pranešimų priėmimo, apdorojimo ir siuntimo procesą bei pašalinti pastebėtus trūkumus.

Idėja naudoti asmeninį kompiuterį tokioms integruotoms sistemoms sukurti pirmą kartą buvo įgyvendinta 1985 m., kai GammaLink išleido pirmąją kompiuterio faksimilinę plokštę. Tai leido telefono liniją prijungti tiesiai prie kompiuterio ir paversti jį galingu ir universaliu telefaksu. Šiandien kompiuterines faksimilines plokštes gamina puiki suma gamintojų. Jų gaminiai, kurie skiriasi kai kuriomis funkcijomis, tarnauja tam pačiam tikslui – automatizuoti fakso pranešimų, kuriais keičiamasi įprastomis telefono linijomis, perdavimo, priėmimo ir platinimo procesą.

Kompiuterinių telefonų faksimilinės lentos yra neatskiriama dalis kompiuterinės telefonijos (CT) pramonė. Jų kaina gali svyruoti nuo 50 USD. (įprastoms mažo greičio fakso-modemo plokštėms, kurių galimybės ir charakteristikos, kaip taisyklė, palieka daug norimų rezultatų) iki 5000–7000 dolerių. (specialioms faksimilinėms plokštėms, kurios buvo sukurtos naudojant naujausius pasiekimus ir galinčios vienu metu per 12 telefono linijų perduoti įvairią informaciją 14 400 bps greičiu. Tokias plokštes naudojančios kompiuterinės sistemos turi nemažai reikšmingų pranašumų prieš įprastą faksą mašinos.

Naudojimo paprastumas. Kompiuterio sujungimas su telefono tinklu ir telefakso funkcijomis leidžia vartotojams gauti, apdoroti ir siųsti fakso pranešimus neišeinant iš kompiuterio.

Efektyvus telefono linijų naudojimas. Kompiuterinė fakso sistema užtikrina veiksmingą ryšį per nedidelį skaičių telefono linijų, pakeičiant daugelį atskirų telefakso aparatų, kurių kiekvienam reikia atskiros linijos.

Aukšta perkelto vaizdo kokybė. Bet koks teksto ar grafikos rengyklės dokumentas gali būti išsiųstas kaip aukštos kokybės faksimilinis pranešimas. Norėdami tai padaryti, specialios programinės įrangos pagalba jis konvertuojamas į formatą, kurį fakso kortelė naudoja žinutėms siųsti. Tokiu būdu garantuojama aukšta vaizdo kokybė, nes dokumento negali „sugadinti“ prasta spausdintuvo spausdinimo kokybė, nešvarūs fakso skaitytuvai ar popieriaus padavimo mechanizmo gedimai.

Gautų pranešimų konfidencialumo palaikymas. Skirtingai nuo įprastų telefakso aparatų, kurie visus gaunamus pranešimus spausdina viename popieriaus ritinyje, KT sistemos juos priima ir saugo asmeniniuose vartotojų kataloguose, prie kurių priėjimas ribojamas slaptažodžiu. Taigi žiūrėjimas yra visiškai pašalintas. svarbius dokumentus nepažįstami žmonės.

Be to, asmeninio kompiuterio naudojimas faksimilinių kortelių veikimui valdyti leidžia įgyvendinti daugybę naudingų ir patogių algoritmų – KT programų. Daugelis jų suteikia galimybę visiškai automatizuoti fakso pranešimų mainų procesą. Plačiausiai naudojamos CT programos yra FAX SERVER, FAX ON DEMAND ir FAX BROADCAST. Fakso serverio naudojimas sumažina laiką ir materialinės išlaidos priimant ir siunčiant faksogramas. Faksas pagal pareikalavimą leidžia automatizuoti dažnai prašomų dokumentų pateikimo abonentams procesą. Siuntimas faksu labai supaprastina darbuotojų darbą siunčiant paštu didelis skaičius skirtingus dokumentus daugeliui gavėjų.

2.5 Modemo prijungimas

Be modemo neįsivaizduojama elektroninių ryšių sistema. Šis prietaisas leidžia įsitraukti į žavų, o šiandien, naudojant naujausius telekomunikacijų pasaulio išradimus, jau ir tiesiog gyvybiškai svarbius informacijos srautų pasaulį, elektroninės bazės duomenys, el. paštas, elektroniniai katalogai, elektroninės skelbimų lentos ir daug daugiau. Informacijos gavimo ir apsikeitimo naudojant modemus galimybes jau šiandien sunku pervertinti ir net neįsivaizduojame, kas mūsų laukia rytoj. Į bet kurią pasaulio vietą elektroniniu paštu išsiųstas laiškas adresatą pasieks greičiau nei per dvi valandas. Mes galime patalpinti bet kokį skelbimą ar reklamą jūsų el. pašto tinklo telekonferencijų sistemoje ir visas pasaulis šią informaciją sužinos per dieną. Naudodami modemą galite, pavyzdžiui, tiesiogiai iš Maskvos prisijungti prie serverio Niujorke ir dirbti su jame esančiomis informacijos duomenų bazėmis. Galiausiai galime išsiųsti faksogramą. Jau šiandien nei viena patikima tarpininkavimo įstaiga neapsieina be operatyvaus informacijos gavimo ir perdavimo kompiuteriniais ryšio kanalais ir dėl to modemais.

Paaiškinkite, kas yra modemas ir kaip jis veikia. Kai kompiuteris naudojamas keistis informacija telefono tinkle, reikalingas įrenginys, galintis priimti signalą iš telefono tinklo ir paversti jį skaitmenine informacija. Šio įrenginio išvestyje informacijai taikoma MODULIACIJA, o įvesties DEMODULIACIJA, taigi ir pavadinimas MODEMAS. Modemo paskirtis – pakeisti iš kompiuterio gaunamą signalą (nulio ir vienetų derinį) elektros signalu, kurio dažnis atitinka telefono linijos veikimo diapazoną. Modemas padalija šios linijos akustinį kanalą į žemo ir aukšto dažnio juostas. Žemo dažnio juosta naudojama duomenims perduoti, o aukšto dažnių juosta – priėmimui. Yra daug informacijos kodavimo būdų, iš kurių žinomiausi yra FSK metodas (dažnio SNift Keying), skirtas perdavimo greičiui iki 300 bodų (bodas yra informacijos perdavimo spartos vienetas, lygus 1 bitui / s) ir PSK metodas ( PHase SNift Keying) greitesniems modemams, perdavimo greitis iki 2400 bodų.

FSK naudoja keturis tam skirtus dažnius. Perduodant informaciją 1070 Hz dažnio signalas interpretuojamas kaip loginis nulis, o 1270 Hz dažnio signalas – kaip loginis vienetas. Priimant nulis atitinka 2025 Hz signalą, o vienas – 2225 Hz.

PSK naudoja du dažnius: 2400 Hz duomenų perdavimui, 1200 Hz priėmimui. Duomenys perduodami dviem bitais, o kodavimas atliekamas perkeliant signalo fazę. Kodavimui naudojami šie fazių poslinkiai: 0 laipsnių bitų deriniui 00,90 laipsnių 01,180 laipsnių 10,270 laipsnių 11.

Taip pat yra ir kitų moduliavimo tipų (DPSK, QAM, TCM). Modemas pagamintas arba išorinio įrenginio pavidalu, kurio viena išvestis yra prijungta prie telefono linijos, o kita – standartinio kompiuterio COM prievado (RS232 jungtis pagal CCITT V. 24 rekomendacijas), arba kaip įprastas spausdintinė plokštė, kuris yra įdiegtas į bendrą kompiuterio magistralę. Vidiniai modemų variantai gali būti pritaikyti tiek įprastoms ISA, tiek PCI magistralėms.

Panagrinėkime kai kuriuos modemų veikimo standartus.

Labiausiai paplitę yra vadinamieji su HAYES suderinami modemai, pavadinti vieno iš pirmųjų modemų gamintojo vardu. Tokie modemai naudoja AT komandas (iš angliško žodžio ATtention), suderinamas su Hayes Smartmodem. Be standartinio komandų rinkinio visiems su Hayes suderinamiems modemams, kiekvienas gamintojas individualiai vartotojui siūlo platų specifinių komandų spektrą, kurios galioja tik šios įmonės modeliuose (pavyzdžiui, USRobotics, Rockwell, ZyXEL ir kt.)

Be komandų rinkinio suderinamumo, modemas turi atitikti kai kuriuos informacijos perdavimo telefono linijomis standartus. Tokie standartai yra CCITT (Tarptautinis konsultacinis telegrafijos ir telefonijos komitetas, prancūzų CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique) rekomendacijos).

Modemai, atitinkantys iki 2400 bodų greičio standartus, gali laisvai keistis informacija. Pažymėtina, kad CCITT V.32 rekomendacija nėra standartas visa to žodžio prasme, nes praktiškai kiekvienas didesnis modemų gamintojas, viršijantis 2400 bodų, turi įprotį papildomai taikyti vieną ar kelis specifinius duomenų perdavimo protokolus. Jų naudojimas galimas tik jungiant panašius modemus ir tokiu atveju, kaip taisyklė, pasiekiamas didesnis perdavimo greitis, atsparumas triukšmui ir ryšio greitis.

Labiausiai paplitęs ir pigiausias (todėl jis populiarus tarp vartotojų) yra HST (HigH Speed ​​​​Transfer) protokolas, kurį USRobotics sukūrė 80-ųjų pabaigoje. Yra šio protokolo atmainų: H96, H14, H16, H19, H21, H28, skirtumas tarp kurių yra tik informacijos perdavimo sparta, kuri yra atitinkamai 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 ir 28800 bodų. Dėl mažos kainos, plataus atnaujinimo ir didelio atsparumo triukšmui bei didelės spartos HST protokolo duomenų vartotojai nori pirkti plačiau. žinomi modeliai USRobotika, tokia kaip „Sportster“, „Worldport“, „Courier“.

Taip pat plačiai naudojami ZyXEL modemai, turintys specifinį ZYX protokolą, leidžiantį perduoti duomenis 19200 bodų greičiu visu dvipusiu režimu. Dešimtojo dešimtmečio pradžioje ZyXEL modemai išpopuliarėjo vien dėl to, kad vietiniams pirkėjams nebuvo prieinami kitų markių modemai. Pagrindinis jų trūkumas yra didelė kaina, kuri atbaido daugybę vartotojų. Tačiau, nepaisant to, bankų struktūros ir vyriausybinės agentūros, remdamosi nusistovėjusia tradicija, teikia pirmenybę šios konkrečios įmonės modemams.

Rečiau paplitęs, labai brangus, bet stiprus ir stabilus signalas, galintis net nepaisyti apsauginių filtrų, kurie yra sumontuoti PBX, kad būtų išvengta nemokamo modemų naudojimo. Tai „TrailBlazer“ prekės ženklo „Telebit“ modemai ir garsusis PEP protokolas („Racket Ensemble Protocol“).Beveik visi didelės spartos modemai yra suderinami su mažiau sparčiais standartais.

Išvada

Laipsniškas informacinių technologijų priemonių tobulėjimas leidžia į biuro darbą diegti „bepopierinės“ technologijos elementus, keičiamasi informacija naudojant elektronines komunikacijos priemones, informacija saugoma ir apdorojama asmeniniais kompiuteriais ir periferiniais įrenginiais, biuro dokumentacijos kopijavimas ir atkartojimas naudojant šiuolaikines priemones. kopijavimo įranga.

Dabar, kasmet daug kartų didėjant informacijos srautams, be šiuolaikinių kompiuterinių technologijų ir kompiuterių tinklų beveik neįmanoma įsivaizduoti aiškios bankinių struktūrų, prekybos ir tarpininkavimo įmonių, valstybinių įstaigų ir kitų organizacijų sąveikos. Priešingu atveju tektų išlaikyti gigantišką popierinių dokumentų tvarkytojų ir kurjerių kolektyvą, o tokios sistemos patikimumas ir veikimo greitis vis tiek būtų gerokai mažesnis nei užtikrina modeminiai ryšiai ir kompiuterių tinklai. Tačiau kiekviena pavėluota siunčiant svarbius informacinius pranešimus minutė gali atnešti labai apčiuopiamų finansinių nuostolių ir įvaizdžio žlugimo.

Šiame kursiniame darbe nagrinėjome šiuolaikines technines priemones, naudojamas kuriant ir apdorojant dokumentą, nagrinėjome informacijos dokumentavimo būdus, klasifikavome dokumentų rūšis ir rūšis, nagrinėjome dokumentų laikmenų tipus, aprašėme kai kuriuos dokumentų dauginimo būdus, 2015 m. taip pat nustatė telekomunikacijų naudojimo ypatumus.

Taigi tikslas ištirti modernių techninių dokumentų tvarkymo priemonių panaudojimo biuro darbe ypatumus pasiektas.

Šaltinių ir naudotos literatūros sąrašas

Šaltiniai

1. Antonova P. RELCOM tinklas ir el. - M.: Demos, 1991 m.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemai (pasirinkimas, montavimas, konfigūracija), M .: ABF, 1997 m.

3. Gavrilovas A. A. Darbas su modemu. - M.: MP „Malip“, 1992 m.

4. Gasovas V.M. „Techninės grafinės informacijos įvesties-išvesties priemonės“ (septynių knygų serija „Žmogaus sąveikos su techninėmis priemonėmis ACS“, redagavo V. N. Četverikovas)

5. Gurin N.I. „Darbas asmeniniu kompiuteriu“

6. Jones R. Duomenų perdavimo teorija. - M.: Mokslas ir technika, 1993 m.

7. Solomenchuk VG, Asmeninių kompiuterių aparatinė įranga. BHV-Sankt Peterburgas, 2003 m.

8. Pagal. red. W. Tompkinsas ir J. Websteris. Jutiklių ir duomenų įvesties įrenginių sąsaja su IBM PC kompiuteriais. - M.: Mir, 1992 m.

9. Katalogas "Kompiuterių tinklai Rusijoje. Paslaugos tarptautinius ryšius". - M.: LLP "ELIS. LTD“, 1992 m.

10. Fishchenko L.P. "Vidiniai PCI modemai"

11. GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“, patvirtintas 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema. Reikalavimai dokumentacijai. - Įvestis. 2003-03-03. - M: Standartų leidykla, 2003 m.

13. 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Informacijos, bibliotekos ir informacijos standartų sistema leidyba. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai“, patvirtintas ir įsigaliojęs įsakymu federalinė agentūra dėl techninio reglamento ir metrologijos 2007-03-12 Nr.28-st.

15. Dokumentų srautas 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentacija su elektroninių kompiuterių naudojimu.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. „Termika Consulting Group“, biuro enciklopedija: http://www.termika.ru/dou/enc/, 10.08.25

18. Repina S.O., "Elektroninis hipersaitų vadovas": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 10.09.01

19. Nemokama enciklopedija: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Mobiliojo ryšio standartai: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Šiuolaikinių telefaksų veikimo principas: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 10.10.05

Literatūra:

22. Gedrovičius F.A. Skaitmeniniai dokumentai: išsaugojimo problemos // Archyvo biuletenis. Nr.1. 2004 m.

23. Kanceliarinis darbas ir susirašinėjimas klausimais ir atsakymais: Vadovėlis ekonomikos universitetų ir kolegijų studentams M.I. Basakov – 2 leidimas, pataisytas. ir papildomas // Serija „Vadovėlis ir pamoka» - Rostovas n/a

24. Biuro darbas (Vadybos dokumentinio palaikymo organizavimas ir technologija): Vadovėlis universitetams / Kuznecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. ir kt.; Red. T.V. Kuznecova. - M.: VIENYBĖ-DANA, 2001 - 359 p.

25. Kanceliarinis darbas: Vadovėlis / Pagal bendrąjį. red. prof. T.V. Kuznecova. - 2-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas – M.: MTsFER, 2006 m.

26. Dokumentacija: Vadovėlis. N.N. Kushnarenko – 7-asis leidimas, Sr. - K .: Žinios, 2006. - 459 p. - ( Aukštasis išsilavinimas XXI amžiuje).

27. Apskaitos tvarkymas: Studijų vadovas. N.S. Larkovas

28. Vadybos veiklos dokumentavimas: paskaitų kursas / I.N. Migelis. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200p.

29. Įmonės personalas Nr.10 / 2002 „Dėl darbo su pamestais dokumentais kultūros“

30. Darbo su dokumentais organizavimas: Vadovėlis / Red. prof. V.A. Kudrjajevas. - 2-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas – M.: INFRA-M, 2002. – 592 p.

31. Dirbame su modemu. Gavrilovas A.A., M.: MP „MALIP“, 1992 m.

32. Sedova O.L., Dauginame dokumentus. Žurnalas „Sekretoriaus reikalai“, 1999 Nr.1.

33. Sekretorių veikla. Mokomasis ir praktinis vadovas / V.V. Galakhovas, I.K. Kornejevas ir kiti; red. I.K. Kornejevas. - M .: TK Velby, leidykla Prospekt, 2005. - 608 p.

34. Šiuolaikinis biuro darbas. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. - 2 leidimas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2006. - 272 p.: iliustr. – (Serija „Šiuolaikinis popierizmas“)

35. Šiuolaikinės technologijos verslo ir dokumentų valdymas. Žurnalas №0, 2010.

36. Rogožinas M.Yu. Verslo vadovas. - „Yusticinform“, 2005 m.