Propratno pismo- ovo je obrazloženje želje kandidata da radi u određenoj kompaniji.

Većina poslodavaca ne obraća pažnju na ovaj dokument.

A sve zato što malo podnositelja zahtjeva kompetentno sastavlja pisma.

Od toga koliko i kako pravilno napisati, zavisi da li to može potaknuti potencijalnog poslodavca da otvori i pažljivo pročita životopis.

Kako napisati propratno pismo

Tekst pisma bi trebao biti zanimljiv. Ovo posebno važi kada biografije šalju studenti bez radnog iskustva, penzioneri, osobe sa velikim jazom u radnom stažu. Može doći do situacije kada osoba ima službeno iskustvo u jednoj oblasti djelatnosti, a nezvanično iskustvo u drugoj.

Na primjer, osoba je nekoliko godina radila kao računovođa, a u slobodno vrijeme se školovala za fotografa.

Ako želite promijeniti polje djelovanja i započeti karijeru fotografa, on samo treba da dopuni svoj životopis propratnim pismom.

U ovom dokumentu će moći da opravda svoju nadležnost, jer je službena potvrda u radna knjižica on nema.

Struktura pisma i potrebne tačke

Šta treba napisati u propratnom pismu? Šta naznačiti? Propratno pismo je sastavljeno u bilo kom obliku. Međutim, potrebno je odgovoriti na nekoliko pitanja:

Da biste ostavili trajni utisak, važno je ne zaboraviti na format teksta.

Prije svega, trebao bi biti kratak i ne smije prelaziti 2000 znakova sa razmacima.

Poslodavci posvećuju samo nekoliko sekundi čitanju ovog dokumenta. Za to vrijeme, oni bi trebali imati vremena da se upoznaju sa svim informacijama koje date.

Mnogim ljudima je prilično teško sažeto izraziti misli. U tom slučaju, možemo vam preporučiti da prvo napišete sve što biste željeli reći o sebi. Nakon toga ponovo pročitajte tekst i prepričajte najduže pasuse u jednoj rečenici. Ostavite samo najvažnije.

Kako napisati propratno pismo?

Maksimum običan jezik. Izbjegavajte dugačke rečenice s puno podjela. Upisano poslovni jezik, zato pokušajte koristiti direktan red riječi, izbjegavajte emocionalno obojene izraze, uvijek se odnosite na sagovornika kao na sebe.

Osnovni principi pisanja pisma

Glavna svrha propratnog pisma je da zainteresuje poslodavca.

Da biste se uspješno nosili s ovim zadatkom, važno je dodatno se pripremiti.

Prikupite što više informacija o kompaniji kojoj šaljete svoj životopis.

Ovo će vam pomoći da ispravno obrazložite zašto želite raditi na ovom mjestu.

Možemo istaći glavne tačke pisanja ovog dokumenta:

1. Napišite ispravno tekst. Molimo pročitajte i uklonite sve tipografske greške prije slanja. Pravilno postavite znakove interpunkcije. Ponekad razlog za odbijanje može biti jedna gramatička greška.
2. Uzdržite se od pominjanja vašeg plate na prethodnom poslu.
3. Objasnite jasno i koncizno zašto jeste ovo upražnjeno mjesto. Možda su Vaše radno iskustvo i profesionalne vještine idealni za rad na upražnjenom radnom mjestu.

   Ako se kladite na lične kvalitete, potkrijepite svoje izjave dokazima.

   To može biti bilo koji dokaz vaših riječi: pisma, diplome, potvrde. Na primjer: „Ja sam pobjednik regionalnog takmičenja „Prodavac godine“.

4. Pokušajte lično kontaktirati primaoca. Obično se prilikom objavljivanja konkursa na raznim internet portalima navodi osoba odgovorna za zapošljavanje radnika za ovu poziciju.
5. Ako u vašem životopisu postoje upitne točke, na primjer, duga pauza u radnom iskustvu, ne biste se trebali fokusirati na to. Ako je potrebno, bolje objasnite situaciju lično.

Kako sastaviti i kako osmisliti propratno pismo - kompetentno, ispravno, efikasno

Vaš tekst bi trebao biti ne samo razumljiv, već i što uvjerljiviji.

Šta uključiti u propratno pismo tako da nakon čitanja pisma poslodavac želi da se sastane s vama?

Koristite sljedeće trikove:

1. Izbjegavajte markice.

   Možete otvoriti bilo koji online portal za zapošljavanje prije pisanja teksta i pročitati nekoliko životopisa kandidata za sličnu poziciju.

   Dakle, lako je iskorijeniti sve klišeje koje ponavlja većina kandidata.

2. Ako šaljete životopis za kreativan posao, dobra je ideja da se odvojite od strogih pravila poslovnog pisanja. Na primjer, kada izrazite želju da radite kao copywriter, možete sigurno pokazati svoje sposobnosti.

   Međutim, nemojte pretpostavljati da će vam kreativno napisan primjerak pomoći da dobijete željenu poziciju.

3. Kako biste što uvjerljivije prenijeli svoje misli, koristite aktivni glas glagola. Uporedite dvije fraze: "Organizirao sam konferenciju" i "Organizirao sam konferenciju". U prvom slučaju bićete percipirani kao organizator akcije, au drugom kao pasivni učesnik.
4. Izbjegavajte riječi osude. To će vam pomoći da izbjegnete hvalisanje. Umjesto: „Ja najbolji radnik mjesec”, napišite: “Moja mjesečna prodaja iznosila je 3.000.000 r.”
5. Nemojte koristiti apstraktne karakteristike. Pridjevi kao što su visok, veliki, glasan, mali ne daju tačnu sliku. Umjesto: „Pod mojim rukovodstvom, prihod trgovine je značajno porastao“, napišite: „Nakon mog dolaska na rukovodeću poziciju, prodaja je porasla sa 1.200.000 rubalja na 3.000.000 rubalja mjesečno.“
6. Koristite samo sadašnje ili prošlo vrijeme. Izbjegavajte buduće vrijeme u svom tekstu.
7. Priložite svoju fotografiju. Poželjno je da samo vaše lice bude u profilu na slici. Lagani osmeh je prihvatljiv.

Moguće greške u sastavu teksta

Mnogi, u želji da ostave najbolji utisak, ukazuju na nepotrebne informacije., zanemarivanje poslovni stil slova ili da izgledaju loše.

Sljedeće greške će vam pomoći da ih izbjegnete ponavljanje.:

• navođenje vaše biografije;
• arogancija, pretjerano samopouzdanje, hvalisanje;
• neformalni vokabular;
• predugačak tekst;
• konfuzno formulisane misli;
• različiti stilovi oblikovanja propratnih pisama i životopisa;
• neslaganja u podacima u pismu i životopisu.

Kako napisati propratno pismo šefu odjela za ljudske resurse - uzorak

Kompanija za nakit Yakutsk-Zoloto LLC

Yarusheva Anna Mikhailovna

Draga Ana Mihajlovna!

Moje ime je Inna Yurievna. Na portalu Plate pronašla sam Vaš konkurs za mjesto šefa odjela za nakit. Iz tog razloga, šaljem Vam svoj CV.

Imam deset godina iskustva u industriji nakita. Početak mog radnog iskustva bila je pozicija prodavača u odjelu nakita. Zadnjih 5 godina uspješno vodim salon nakita. Pod mojim vodstvom naš salon je zauzeo drugo mjesto međunarodno takmičenje « Najbolja radnja 2015".

Radio sam iu Veleprodajnom centru nakita doo - vodio sam prodajne treninge za maloprodaje. Program uključuje upoznavanje kupaca u radnji, sve faze prodaje, rješavanje sukoba, signale spremnosti za kupovinu, završetak transakcija, fokusiranost na kupca.

Rado bih dao više informacija o sebi na ličnom sastanku. Hvala vam na pažnji na moje pismo.

S poštovanjem, Inna Yurievna

Evo primjera propratnog pisma.

Održava principe, pravila i proceduru za sastavljanje takvih dokumenata, kao i da je tekst dobro napisan.

Pisanje propratnog pisma je važan korak, dajte ovom slučaju onoliko vremena koliko je potrebno.

Imate jednu priliku da ostavite pravi utisak.

Stoga, nemojte zanemariti ovu priliku. Nakon što napišete tekst, možete ga dati prijateljima da ga pročitaju.

Ako ne pokažu interesovanje, onda vrijedi prepisati. Navedite samo istinite informacije. Prilikom slanja dokumenata putem e-pošte, prateći dokument umetnuti u tijelo pisma, a nastaviti u prilogu.

Prilikom slanja dokumenata drugim ugovornim stranama potrebno je uz njih priložiti propratno pismo. Nije bitno da li ste član, šaljete sve ili kurirskom službom. Propratna pisma su zgodna i za vas i za primaoca. Sta tacno?

prvo, ovo pismo opisuje sadržaj čitavog paketa vaših dokumenata. Niko ne može reći da nešto nije poslao ili da nije primio.

drugo, ured velike kompanije jednostavno ne prihvatajte dokumente bez propratnih pisama.

treće, registrujete ovo pismo kod sebe kao u jedinstveni registar. Potraga za jednim dokumentom po registracijskom broju je mnogo lakša od pretraživanja kroz gomilu raznih papira.

četvrto, adresat registruje ovo pismo kod sebe kao, što je potvrda da je prihvatio dokumenta, što znači da je za njih odgovoran.

peto, kreiranje propratnog pisma dokumentima zahtijeva pravila poslovne komunikacije. Ne želite da izgledate neznalica na polju poslovnog bontona, zar ne?

Propratno pismo sastavlja i potpisuje rukovodilac preduzeća, direkcije ili rukovodilac strukturne jedinice.

Odredište napisano na isti način kao u standardnom poslovnom pismu:

generalni direktor CJSC "Shmel"

D.D. Sotnikov

Dymok LLC

Glavni računovođa

S.V. predivno

Predmet već poznato: Propratno pismo, ili O slanju dokumenata, ili tačnije O smjeru šeme br. 546-PSA-12a.

Žalba- također standardno, primatelja nazivamo imenom i patronimom:

Dragi Viktore Ivanoviču!

Tekst Propratno pismo je napisano, izuzetno je kratko, jednostavno i izgrađeno prema sljedećoj shemi:

Režija - ono što režiramo - napomena

Na primjer:

Šaljem Vam građevinski projekat br. 67388-R-O-74743 na odobrenje. Molimo vas da to razmotrite kao moguće kratko vrijeme. Napominjemo da je paket građevinske dokumentacije povjerljiv.

Šaljem vam na razmatranje nesuglasice sa ugovorom o uslugama između Vasilek DOO i Romashka OJSC. Za sva pitanja obratite se pravnom savjetniku Zhestkov N.L. na telefon 987-65-43.

Na Vaš zahtjev, predstavljam Vam na razmatranje informativni materijali za proizvode OOO "Shokoladka".

Propratno pismo daje Posebna pažnja, u stvari glavni dio ova pisma. Ovdje je jasno i savjesno naveden cijeli paket dostavljenih dokumenata.

Potpis formatiran kao i obično.

Obavezno: primalac poruke mora imati pouzdan kanal povratne informacije sa tobom.

Propratno pismo je vrsta poslovnog pisma koje se prilaže poslanim dokumentima, trgovačkim ponudama, životopisima.

Pisanje propratnog pisma nije obavezan uslov kancelarijski posao, ali je poželjno za pošiljaoca, jer sadrži niz potrebnih detalja:

1. Datum polaska koji će po potrebi dokazati da su dokumenti poslani na vrijeme;
2. spisak dokumenata koji se šalju, što će omogućiti primaocu da prati njihovu dostupnost;
3. primalac je dužan da ga registruje kod sebe, što vam omogućava da kontrolišete vreme izvršenja.

Da bismo bili sigurni oko prijema, paket dokumenata se može poslati poštom preporučenom poštom, koji garantuje lični potpis primaoca.

Kako napisati propratno pismo, uzorak pisanja

• Uvod, koji ukazuje na naslov pisma, njegovu svrhu, žalbu primaocu;
• Ključni dio, koji sadrži opis glavne ideje pisma;
• Dopuna, gdje su navedeni podaci o pošiljaocu - njegova pozicija, puno ime, potpis.

Propratno pismo nema obavezni obrazac ali postoje neizgovorena pravila:

• propratna pisma dokumenata uključuju listu dokumenata koji se šalju;
• tekst pisma u životopisu bi trebao biti od interesa za poslodavca;
• tekst pisma na trgovinsku ponudu - da privuče pažnju kupca.

Možete sastaviti propratno pismo kao na obrascu, koje sadrži sve podatke o organizaciji ili pojedinac, kao i na čistom listu.

Kako stilski napisati propratno pismo, savjeti će vam pomoći:

• Spisak poslatih dokumenata mora biti u jednini - bilo u tijelu pisma ili u prilogu;
• Pismo i prateći dokumenti uz njega se šalju na jedan način - na papiru ili u elektronskom obliku;
• Naslov "propratno pismo" se ne piše, koristi se naslov "O smjeru...".

Kako napisati propratno pismo za dokumente

Propratno pismo za dokumente - pismo koje ukazuje na poslata dokumenta i mere koje primalac treba preduzeti u vezi sa tim dokumentima.

Kada pripremate propratno pismo za dokumente, pridržavajte se sljedeće strukture:

• U zaglavlju upišite puno ime primaoca, naziv firme;
• Zatim napišite datum, odlazni broj i naslov pisma;
• Nakon toga se obraćaju primaocu riječima “pošalji”, “pošalji”, predstavi”, nakon čega se navode nazivi dokumenata, njihovi brojevi i datumi;
• Dalje naznačite šta treba učiniti u vezi sa dokumentima;
• Pismo može sadržavati zahtjev u vezi sa paketom dokumenata, na primjer, da se vrate ili nešto drugo;
• Zatim postoje oznake o aplikacijama;
• Zaključite propratno pismo imenom pošiljaoca, njegovom pozicijom i potpisom.

Propratno pismo se obično piše na memorandumu kompanije.

Šablon propratnog pisma

Naziv posla
Ime kompanije
Puno ime
Datum ref.N

Poštovani ________________!

Šaljemo vam _________________ dokumenta (naziv dokumenta, broj i datum) od ______ (prijave su naznačene). U nastavku slijedi instrukcija o tome šta je potrebno učiniti sa ovim dokumentima.

Prijave:

U numerisanoj listi su navedeni nazivi dokumenata, broj primeraka i ukupan broj listova.

Pozicija pošiljaoca ________

Potpis ________________

Inicijali, prezime _______________

Kako napisati propratno pismo za životopis. Uzorak

U propratnom pismu životopisa pošiljalac navodi podatke o svom profesionalnih kvaliteta, uspjeh, najbolje strane njegove ličnosti. Sve ovo ima za cilj da zainteresuje poslodavca.

Na primjer, možete napisati propratno pismo za životopis ovako:

• U zaglavlju dokumenta navodi se puno ime, pozicija predstavnika osoblja ili direktora kompanije, naziv kompanije.
• Nakon toga slijedi apel: “Dobar dan!” ili “Zdravo!”.
• Zatim, treba napisati koju poziciju bi podnosilac zahtjeva želio zauzeti, pošto se za to saznalo. Možete i dodirnuti pozitivne aspekte kompanije.
• Zatim navedite zašto je ova firma izabrana, opišite svoje kvalitete u struci i druga korisna znanja.
• Tada bi trebalo da izrazite zahvalnost za pažnju posvećenu pismu.
• U zaključku izražavaju poštovanje, navode svoje puno ime, način komunikacije.

Uzorak propratnog pisma za životopis

Zdravo, dragi (th) _____________ (adresa po imenu ili po imenu i patronimu)!

Na stranici (navesti izvor informacija o slobodnom mjestu) saznao sam da je konkurs _______ besplatan.

Uzimajući u obzir uslove postavljene kandidatu, zaključio sam da mogu raditi na ovoj poziciji u vašoj kompaniji, s obzirom da imam iskustva u ovoj oblasti.

Visina plate za koju se prijavljujem je _________.

Detalji mojih profesionalnih dostignuća uključeni su u moj CV. Rado ću se upoznati i detaljno ispričati o svom radnom iskustvu u ličnoj komunikaciji. Možete me kontaktirati _______ (kontakti su naznačeni).

Hvala vam na pažnji i izdvojenom vremenu.

S poštovanjem, (prezime, ime, patronim su navedeni u potpunosti).

Kako napisati propratno pismo za poslovni prijedlog

U propratnom pismu trgovinskog prijedloga, u sažetom obliku, iznijeli su poziv na saradnju. Nadoknađuje se ako sama trgovačka ponuda ima veliki obim.

• Počnite pisati pismo sa žalbom predstavniku kompanije.
• Dalje, opisuju kompaniju, njenu ponudu, šta će biti obostrano koristan zajednički rad, kontakte.
• Pisanje pisma zaključuju izrazom poštovanja i navođenjem koordinata pošiljaoca.

Uzorak propratnog pisma za poslovni prijedlog

Dobar dan, drago ___________ ime, patronime!

Drago mi je da vam poželim dobrodošlicu u kompaniju (naziv kompanije), zatim se govori o vrsti djelatnosti kompanije. Šaljemo vam na razmatranje uslove našeg partnerstva sa vama.

Naša ponuda:

• Nabrajanje glavnih karakteristika prijedloga.
• U aplikacijama su (lista ugniježđenih dokumenata).
• Rado ćemo odgovoriti na pitanja (navesti kontakte).

S poštovanjem,
Položaj pošiljaoca
Prezime Ime

Poželjno je na memorandumu kompanije izdati propratno pismo za trgovinski prijedlog.

Svaka kompanija, bez obzira na veličinu i obim djelatnosti, mora se pridržavati poslovne etike. Ovo ne samo da govori o njegovoj pravnoj pismenosti, već i potvrđuje status ozbiljne druge ugovorne strane koja poštuje sva pravila u poslovnom okruženju.Sastavni dio odnosa između kupaca, prodavaca i ostalih učesnika na tržištu je propratno pismo.

Prilikom slanja dokumenata poštom, morate im priložiti propratno pismo. Neke firme koje ne žele da gube vreme mogu da prigovore i kažu da je ovakav posao besmislen. Hoće li biti u pravu? Naravno da ne.

1.
2.
3.
4.

Uloga propratnog pisma dokumentima

Uloga propratnih pisama u modernoj poslovnoj kulturi je velika:

• Prvo, nakon što je vidio propratno pismo, vaša druga strana neće ostaviti bez dužne pažnje prepisku koju je primio. Na kraju krajeva, on će sadržavati odlazni broj. A to znači da je osoba koja je primila pismo dužna da ga upiše u svoj dnevnik pristiglih dokumenata. Dakle, vi kao pošiljalac možete nekoliko dana kasnije birati broj primaoca i pitati da li je stigao paket dokumenata sa naznačenim odlaznim brojem.
• Drugo, u propratnom pismu možete jasno napisati koja dokumenta treba da vam se vrate sa potpisima. Vjerujte mi, ne samo da ćete olakšati svoj život (kao što praksa pokazuje, druga strana uvijek zaboravlja na bilo koju kopiju dokumenta), već ćete i pomoći primaocu da brzo prikupi dokumente za slanje.
• Treće, vaša druga strana vam neće reći da nije primila nikakav dokument. Jer U propratnom pismu navedete sve priloge (sa brojem i datumom) koje šaljete, primalac neće moći navesti da npr. nije dobio protokol neslaganja uz ugovor.

Pisanje propratnog pisma nije regulisano pravnim dokumentima tako da ne postoji jedinstven obrazac. Možete napraviti propratno pismo prema primjeru navedenom na kraju članka.

Dato pismo je napisano u bilo kom obliku Međutim, treba imati na umu nekoliko stvari:

• Pismo mora biti odštampano na memorandumu kompanije.
• U gornjem desnom uglu označite kome je naslovljeno pismo.
• U gornjem levom uglu treba odštampati odlazni broj sa datumom kada je pismo sastavljeno.
• Obavezno napišite zbog čega šaljete dokumente drugoj strani. Na primjer, ako kupcu pošaljete ugovor o isporuci, tada naznačite da tražite od druge ugovorne strane da se upozna sa njegovim sadržajem, a zatim pošaljite ugovor poštom s pečatom i potpisom menadžera. Uz to, napomenite da u slučaju neslaganja sa nekim tačkama kupac može sastaviti protokol neslaganja i poslati ga u dva primjerka.
• Ne zaboravi poslovne etike, uključujući u pismu riječi i izraze kao što su „poštovani“, „molimo Vas“, „s poštovanjem“.

Ko treba da potpiše propratno pismo

Ako si zainteresovan, ko treba da potpiše propratno pismo, postoji nekoliko opcija. Kada pismo pošalje direktor zajedno sa komercijalnu ponudu o saradnji, onda ga, naravno, mora potpisati. Uostalom, u stvari, prepiska se vodi između dva lidera.

Ako propratno pismo sastavlja računovođa kako bi se poslala primarna dokumentacija drugim stranama, onda ga potpisuje samo glavni računovođa. U ovom slučaju, pismo mora naznačiti da su dokumenti namijenjeni glavnom računovođi preduzeća druge ugovorne strane.

Na kraju propratnog pisma morate navesti svoje Kontaktni detalji kako bi vas primalac prepiske mogao kontaktirati u slučaju pitanja o primljenim dokumentima.

Uzorak propratnog pisma za dokumente

*Kliknite na sliku da vidite sliku u punoj veličini

Časopis„Kancelarija i tok dokumenata u preduzeću“ septembar 2013

Propratno pismo za dokumente

0 komentara

16901 pregleda

Kozhanova Evgeniya | HR i HR specijalista

Pored uobičajene korespondencije, svakodnevno šaljemo i razna dokumenta drugim ugovornim stranama: ugovore, protokole, fakture, materijale za prezentaciju... Pravila poslovnog bontona i elementarna opreznost pri rukovanju dokumentima nalažu u tim slučajevima pisanje propratnog pisma. Šta daje i kako to izdati? Koji su rokovi za njegovu implementaciju? Kako onda skladištiti?

WITH propratno pismo je vrsta poslovnog pisma koje je potrebno za opis paketa dokumenata koji se šalju primaocu ako ti dokumenti ne sadrže adresni dio.

dakle, Propratno pismo ne nosi nikakav informativni teret, ali obavlja tri važne funkcije:

potvrđuje činjenicu slanja;

daje listu poslanih dokumenata i uputstva za rukovanje njima;

Zahvaljujući podacima o registraciji, omogućava vam da odredite rok.

Kao i većina poslovna pisma, propratno pismo se izdaje na memorandumu i prima izlazni registarski broj pošiljaoca. Više puta smo detaljno analizirali pravila za formatiranje službenih pisama u časopisu, pa ćemo se sada fokusirati na karakteristike propratnoga pisma.

Detaljna analiza poslovnog pisma s mnogo uzoraka njegovog sastava nalazi se u članku "Izrada poslovnog pisma»

Govorni obrasci

Osnova propratnog pisma je lista priloga. Tekst dokumenta je kratak i uslovno podeljen na dva dela:

obaveštenje o slanju dokumenata,

zahtjev za blagovremeni odgovor (upoznavanje, odobrenje, vraćanje potpisanog primjerka i sl.).

Prvi dio obično počinje ovako:

“U ispunjenju... šaljemo vam...”,

"Šaljemo vam..."

"Predstavljamo vam..."

Zatim možete odrediti svrhu slanja dokumenata: "da se dogovore", "za upoznavanje", "za potpis", "za punjenje"(Ako mi pričamo o anketnom obrascu ili upitniku). Preporučujemo korištenje klišea “šaljem vama” ili “šaljem vama”, jer Nešto možete podnijeti samo na pregled, ali ne i na potpisivanje ili odobrenje.

Drugi dio može sadržavati sljedeće riječi:

“Molimo potpišite, zapečatite i pošaljite jedan primjerak na našu adresu...”,

“Molimo Vas da razmotrite i pošaljete na našu adresu u roku utvrđenom zakonom...”,

“Molim Vas da pošaljete jedan primjerak uredno izvršenog...” na našu adresu.

Rekviziti "Oznaka prisutnosti aplikacija"

Kao što smo već utvrdili, glavna stvar u propratnom pismu uz dokumente su prilozi. Stoga ćemo posebnu pažnju posvetiti pitanju dizajniranja ovog rekvizita. Bez obzira na to kako će prijava biti sastavljena, praksa poslovne žalbe zahtijeva potpunu listu dokumenata priloženih uz pismo, navodeći broj primjeraka i broj listova u svakom od njih. Bez ovih informacija propratno pismo će izgubiti svako značenje.

dakle, kada su dokumenti koji se šalju već navedeni u tekstu pisma, ne vrijedi ponovno nabrajati njihova imena. Dovoljno je navesti broj listova i kopija. Vidi primjer 1.

Primjer1

Fragment teksta i bilješka o prisutnosti aplikacije (naziv aplikacije je naveden u tekstu pisma)

Ako aplikacija nije navedena u tekstu pisma, pored kvantitativnih podataka, morate navesti njen naziv. Ako paket uključuje više dokumenata, prilozi su numerisani. Vidi primjer 2.

Kolaps

Primjer2

Fragment teksta i oznaka o prisutnosti aplikacije (naziv aplikacije je naznačen u oznaci o njenom prisustvu)

Kolaps

Iako GOST R 6.30-2003 to kaže kada navedete nekoliko aplikacija u oznaci o njihovoj dostupnosti generalizirajuća riječ ispred dvotočka je u jednini "Dodatak:", u takvim slučajevima i dalje preporučujemo da je pišete u množini "Dodaci:", kao što smo pokazali u primjeru 2.

Prvo, to je ispravno sa stanovišta pravila ruskog jezika. I drugo, sami programeri ovog GOST-a su kasnije "ispravili" kada su u svojim metodološkim preporukama počeli davati objašnjenja o njegovoj primjeni. U nastavku pogledajte citate iz ova dva dokumenta. Ali mnogi tvrdoglavo nastavljaju da pišu riječ "Dodatak:" u jednini, čak i ako iza nje slijedi lista nekoliko dokumenata. Nemojte to raditi, a mi smo objasnili zašto.

Fragment dokumenta

Kolaps

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju »

3.21. ... Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navesti njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako postoji više aplikacija, one su numerisane:

Fragment dokumenta

Kolaps

Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za dokumentaciju. Smjernice za implementaciju GOST R 6.30-2003

3.16. ... Ako pismo ima aplikaciju koja nije imenovana u tekstu, navedite njen naziv, broj listova i broj primjeraka, ako ima više aplikacija, one su numerisane:

Nepodudarnosti su pronađene i u vezi s pisanjem riječi "prijava" u tekstu pisma: sa malim ili velikim slovom, sa ili bez znaka „Ne“. Činjenica je da naziv priloženog dokumenta možete navesti u tekstu propratnog pisma na različite načine; uporedite se, gledajući primjer 3: u drugom slučaju je prikladno u zagradama naznačiti da je dokument aplikacija, au narednim slučajevima pokazujemo kako se to može učiniti na različite načine. Sve opcije su ispravne, samo je važno pridržavati se ujednačenosti u pismu. A još je bolje odabrati i popraviti jednu opciju u uputama za uredski rad vaše organizacije (ili drugom lokalnom regulatornom aktu o sličnim pitanjima), tada će biti ujednačenosti u svim dokumentima i bit će manje zabune među izvođačima.

Primjer3

Različiti načini za označavanje naziva aplikacije u tijelu pisma

Kolaps

Za uvezanu aplikaciju, broj listova se može izostaviti (Primjer 4).

Primjer4

Opis uvezane aplikacije

Kolaps

Kada ima toliko prijava da ih je zgodnije navesti na posebnom listu (zvaće se „Inventar priloga pismu od ... br. ...“), biće dovoljno da se na takve pozovite. inventar u pismu (primjer 5).

Primjer5

Ako ima toliko aplikacija da je zgodnije navesti ih u posebnom inventaru

Kolaps

Ako svom pismu priložite još jedno pismo koje ima svoj prilog, potrebno je o tome obavijestiti primaoca (Primjer 6).

Primjer6

Prilog pisma ima svoj prilog

Kolaps

Konačno, ako je vaše pismo upućeno na nekoliko organizacija odjednom, a prilog je upućen samo jednoj od njih (drugi primaju pismo samo radi informacija), to također treba reći (Primjer 7).

Primjer7

Prilog se šalje samo jednom primaocu e-pošte od nekoliko

Kolaps

Ispod teksta pisma i iznad potpisa stavlja se oznaka o prisustvu priloga. Obično su ove udaljenosti (uvlake) jednake i jednake otprilike 2-3 razmaka između redaka (ovo je dobro prikazano u uzorku dizajna cijelog slova u Primjeru 9).

Po pravilu, ako dokument ima priloge, onda se na njemu stavlja oznaka da su prisutni ispod teksta i iznad potpisa, a na priloženim dokumentima (za svaki u gornjem desnom dijelu prvog lista) stoji napisano koji su prilog uz koji dokument (sa oznakom broja prijave, ako ih ima više), kao u primjeru 8.

Primjer8

Broj prijave i podaci glavnog dokumenta na 1 listu prijave

Kolaps

Ali propratno pismo ima računovodstvenu funkciju poslanih dokumenata, djelujući kao vrsta inventara priloga koverti, ali dokumenti koji su u takvom pismu imenovani kao prilozi se zapravo šalju. Ako bi pismo imalo drugačiju funkciju (npr. ponuda, ponuda za potpisivanje ugovora i navođenje uslova predložene saradnje), tada bi pismo bilo „ključni“ dokument po značenju, a priloženi dokumenti samo bi mu pomoglo da ispuni svoju funkciju. Ali govorimo o propratnom pismu, a u ovom slučaju ne biste trebali „pokvariti“ proslijeđenu dokumentaciju podacima o „inventaru koverte“ – tj. Ne morate ih tako označavati!