Kpi para el departamento laboral y de nómina. KPI (indicadores clave de rendimiento)

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Key Performance Indicators o Key Performance Indicators es un sistema de evaluación para determinar el logro de los objetivos operativos y estratégicos de una empresa. KPI ayuda a una empresa a evaluar su estado actual y mejorar la eficiencia de su propia estrategia de desarrollo.

Muy a menudo la técnica KPI utilizado para evaluar y controlar las actividades y la actividad de los empleados de la empresa. En Rusia y los países de la CEI, el término "Indicadores clave de rendimiento" se usa a menudo, como una traducción del término inglés "Indicador clave de rendimiento" (KPI). Sin embargo, esta traducción no puede considerarse lo suficientemente precisa.

Si la traducción de la palabra "clave" como clave (esencial para lograr el objetivo) y la palabra "indicador" como indicador (indicador) puede considerarse suficientemente precisa, entonces existen dificultades con la traducción de la palabra "rendimiento". . De acuerdo a Norma ISO 9000:2008 la palabra "perfomance" se puede dividir en dos términos, eficiencia y eficacia. De acuerdo con el estándar, el desempeño se refiere al grado en que se logran los resultados planificados y la capacidad de enfocarse en los resultados. Eficiencia, según la norma, significa la relación entre el resultado y los costos (monetarios, cuantitativos, de tiempo y otros) para lograrlo. Teniendo en cuenta que el desempeño combina tanto la eficacia como la eficiencia, es más preciso traducir KPI como “Indicadores clave de desempeño”, ya que el resultado también incluye los costos para obtenerlo.

KPI es una excelente herramienta para medir el grado en que se están logrando ciertos objetivos. EN actividad real las empresas necesitan usar solo aquellos indicadores que están relacionados con los objetivos de la empresa.

Hoy en día, la gestión de objetivos empresariales o la gestión por objetivos empresariales es una de las bases conceptos modernos administración de Empresas. Este concepto prevé la capacidad de anticipar los resultados de las actividades y planificar formas de lograrlos.

El concepto de dirección por objetivos comenzó su desarrollo con la obra de Peter Drucker en el siglo XX. Según su trabajo, los gerentes deben evitar gran atención resolver las tareas de la rutina diaria, sino que deben centrarse en lograr los objetivos establecidos para la empresa (departamento). Hoy en día, el sistema KPI incluye este concepto, complementado con otros. métodos modernos y software automatizado.

Según diversas estimaciones, hoy en día las empresas tienen problemas importantes para establecer los objetivos correctos y un sistema para evaluar los resultados. Según encuestas a ejecutivos de empresas en los Estados Unidos, resultó que más del 60% de los gerentes están insatisfechos con el sistema para evaluar los resultados de una empresa. En Rusia, la insatisfacción es aún mayor: más del 80%.

KPI y el sistema de motivación de los empleados de una empresa son cosas muy estrechamente relacionadas, con la ayuda de KPI, puede preparar e implementar altamente sistema efectivo estimulación del personal de la empresa.

Hay muchos más indicadores clave. El conjunto de indicadores depende del área de su aplicación, a menudo se utilizan para evaluar el resultado del trabajo de los gerentes de empresas.

Los indicadores clave de la empresa se pueden dividir en los siguientes tipos:

KPI rezagados: muestra los resultados de la empresa después del final del período
KPI principales: le permiten administrar rápidamente la situación dentro de un período determinado para lograr los resultados deseados después de su vencimiento

El rendimiento financiero suele estar impulsado por indicadores clave de rendimiento (KPI) rezagados. A pesar de indicadores financieros son utilizados por los propietarios de la empresa para evaluar la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo, los indicadores financieros, debido al hecho de que están rezagados, no pueden mostrar la eficiencia actual de los departamentos y la empresa en su conjunto.

Los KPI principales (operativos) informan sobre las actividades actuales de la empresa. Estos indicadores a menudo pueden proporcionar información indirecta sobre planes flujo de caja. Además, cuando se configuran correctamente, evalúan la calidad de los procesos comerciales de la empresa, la calidad de los productos y la satisfacción del cliente.

Un conjunto de KPI empresariales es parte del sistema cuadro de mando integral, que define las relaciones de causa y efecto entre los indicadores y las metas. Tales conexiones permiten ver patrones y factores de influencia mutua de los resultados de unos procesos sobre otros.

Desarrollo del sistema KPI

Al desarrollar un sistema de indicadores clave, se pueden distinguir varias etapas:

Trabajo anteproyecto. Dicho trabajo generalmente incluye la creación de un equipo de proyecto y una encuesta previa al proyecto. importante en este escenario también está obteniendo la aprobación y el apoyo de los gerentes de volumen.
Desarrollo de metodología KPI. En esta etapa, la optimización de la org. estructura empresarial, desarrollo de una metodología y un conjunto de indicadores, desarrollo de mecanismos de gestión basados en KPI, preparación de un conjunto de documentación.
Preparación software para gestionar los KPI. Se está desarrollando una tarea técnica para realizar cambios en el software. Programación directa del sistema, formación de usuarios y operación piloto del sistema. Un ejemplo de un programa basado en "1C" para KPI
Finalización del proyecto. En la etapa final, se pone en operación comercial el sistema KPI (y la metodología y el software).

Explicar al personal los beneficios de usar KPI
Determinación de indicadores estratégicos para toda la compañía
Desarrollo de mecanismos de seguimiento operativo de indicadores
La necesidad de más mejora continua conjunto de KPIs para apoyar el desarrollo de la organización.

Reglas y principios de implementación de KPI

Hay varias evaluaciones de la necesidad y suficiencia del número de indicadores clave de desempeño. Norton y Coplan una vez sugirieron usar no más de 20 KPI.
Fraser y Hope recomiendan no usar más de 10.

La práctica actual más exitosa es usar la regla 10/80/10.

Esta regla significa que una empresa debe usar alrededor de 10 indicadores clave de desempeño, alrededor de 80 indicadores relacionados con actividades operativas (por ejemplo, producción) y alrededor de 10 indicadores clave de desempeño.

muy importante en implementación de KPI es el principio de manejabilidad y controlabilidad. Este principio establece que el departamento o persona responsable del resultado del indicador debe tener todos los recursos para gestionarlo, y el resultado debe ser medible y controlable (incluso por ellos).

Hay otros principios para construir un sistema KPI:

El principio de asociación promoción exitosa la eficiencia es necesario para lograr la asociación, entre todos los sujetos interesados de la empresa. Las asociaciones deben comenzar con la construcción del sistema y continuar a medida que el sistema avanza.
El principio de transferir esfuerzos a las áreas principales: aumentar la eficiencia puede requerir una expansión significativa de los poderes de ciertos empleados de la empresa. A menudo, estos son empleados que trabajan en primera línea. Es posible que también necesiten mejorar sus habilidades, realizar capacitaciones e incluirlos en el desarrollo de KPI relevantes para sus actividades. También es necesario mejorar la comunicación entre varios departamentos y empleados
El principio de evaluación integrada del desempeño, presentación de informes y mejora del desempeño. Creado en la empresa debe animar a los empleados a tomar decisiones responsables y concretas. También es necesario proporcionar a los empleados todos los informes que necesitan en su trabajo.
El principio de coordinar los indicadores operativos con la estrategia. Todos los indicadores deben estar dirigidos a lograr los objetivos establecidos de la empresa. Necesidad de analizar y optimizar constantemente Indicadores clave. En el trabajo de la empresa no debe haber indicadores que no sean consistentes con metas estratégicas empresas

La aplicación de estos principios le permitirá construir un mecanismo de gestión empresarial eficaz.

KPI (Key Performance Indicator significa) es un indicador clave de rendimiento. En pocas palabras, este es un indicador del logro de un resultado en una actividad particular, que se puede digitalizar y medir.

Sistema de KPI motivacional: en la versión rusa, a veces se usa la abreviatura KPI (Key Performance Indicators), un indicador de la efectividad y el éxito en el cumplimiento de los objetivos. La tarea de este sistema es dirigir las acciones de los empleados de todos los departamentos en una sola dirección a través de la implementación de indicadores específicos. KPI de cada trabajador individual determina la eficacia del desempeño de su trabajo específico y se refleja financieramente en su salario, y en general está dirigido a resolver los objetivos comerciales de toda la empresa.

Los parámetros clave se pueden dividir en dos tipos:

Operacionales, que reflejan completamente las actividades actuales de la empresa y le permiten resolver problemas en relación con las condiciones cambiantes.
Estratégicos, que reflejan el trabajo de la empresa durante todo el período y le permiten hacer ajustes al plan para el próximo período de trabajo.

Existen los siguientes tipos de KPI:

KPI de costos: ilustran la cantidad de costos;
KPI de eficiencia - caracterizar la relación entre el resultado obtenido y los costos;
Funcionamiento de KPI: evalúa el cumplimiento de un proceso con un algoritmo dado;
KPI de rendimiento: evalúe la relación entre el resultado y el tiempo empleado para lograrlo;
Resultado KPI: muestra el resultado que obtuviste.

El último indicador es el de mayor importancia en la gestión de personal, ya que muestra qué resultados obtienen los empleados como resultado de su trabajo. actividad laboral. Además, el KPI del resultado se utiliza al calcular la parte de bonificación del salario, si la empresa tiene un sistema de remuneración adecuado.

¿Qué es KPI en salario?

Al desarrollar e implementar parámetros de eficiencia para la remuneración, es necesario comprender claramente qué objetivos persigue la empresa. Estos objetivos deben tener características específicas, y para el establecimiento de objetivos, se deben usar verbos y números.

Por ejemplo:

aumentar la facturación en un 20%;
tomar el quinto lugar en términos de reconocimiento de marca entre los fabricantes este producto;
reducir costos de logística en un 15%;
aumentar la rentabilidad de las ventas en un 25%;
reducir el tiempo promedio de procesamiento de solicitudes a 5 minutos;
aumentar el número de vistas del sitio en 1000;
procesar más direcciones por unidad de tiempo, etc.

Cualquier sistema motivacional debe estar dirigido a incrementar el interés por el trabajo y la calidad de los indicadores que se están implementando. Pero también debe comprender que no todos los departamentos pueden influir en la implementación de los objetivos comerciales de la empresa. Por ejemplo, una secretaria o un contador. Pero incluso para tales empleados, puede establecer criterios para la efectividad de su trabajo. Simplemente átelos no a objetivos comerciales comunes, sino a la implementación de las metas y objetivos de la unidad.

Para una secretaria, esto puede ser: la calidad del procesamiento de la documentación entrante y saliente, la velocidad de respuesta de las llamadas telefónicas entrantes, y para un contador, el tiempo de procesamiento de los documentos o la calidad de la interacción en materia de gestión documental con los contadores de las contrapartes.

La implementación del sistema KPI prevé:

objetivos claramente definidos para el negocio;
desarrollo de los indicadores de desempeño más bajo y más alto;
adecuada distribución de poderes y responsabilidades entre los empleados;
determinar cómo y qué indicadores para lograr las metas se ven afectados por cada unidad;
averiguar exactamente en qué puede influir un empleado de la empresa dentro del departamento;
búsqueda y formulación de indicadores específicos para cada empleado;
creación de un nuevo algoritmo de acumulación salarios teniendo en cuenta KPI.

A la hora de implementar un sistema de KPI, es recomendable implementarlo primero como proyecto piloto o de prueba en un departamento cuyo trabajo tenga un impacto directo en el desempeño financiero de la empresa (por ejemplo, en el departamento de ventas). Y luego, después de corregir posibles errores, extender su efecto a todas las demás unidades. En caso de un cambio en las condiciones del entorno del mercado externo o un cambio en la estrategia y los objetivos de la empresa, los indicadores KPI se revisan necesariamente.

Es importante que el desarrollo del sistema KPI no lo lleven a cabo solo los empleados de un departamento, por ejemplo, el departamento de personal. Este debe ser un esfuerzo de equipo de los jefes de todos los departamentos para no cometer errores al determinar los parámetros clave. Dentro del departamento, es necesario desarrollar un sistema de arriba hacia abajo, es decir, primero al jefe y luego a sus subordinados, para que las metas y objetivos dentro de la unidad sean uniformes. En cambio, no funcionaría que, por ejemplo, el jefe de departamento aumente la venta de puestos de bajo margen, y los gerentes reciban un porcentaje de la venta de puestos de alta rentabilidad. Con tales indicadores, los gerentes generalmente no están interesados en vender posiciones con baja rentabilidad, y las tareas del gerente serán difíciles de cumplir.

En un sistema bien construido, cada coeficiente KPI es un valor bien pensado y definido.

También es muy importante comprender: Salario KPI: qué es. Un empleado no debe tener muchos indicadores de los que sea responsable (3-5 es el número más óptimo). Cada indicador debe tener su valor económico, que se verá reflejado en el salario. También se recomienda mantener el salario del empleado y hacer que el componente de motivación sea adicional y no parte del salario anterior.

Desarrollo de KPI, reglas y principios de implementación:

no debe haber muchos indicadores;
cada indicador debe ser medible;
los costos (de tiempo y financieros) para medir un parámetro no deben exceder su costo.

Al implementar nuevo sistema salarios, debe estar preparado para la resistencia de los trabajadores. A menudo, los empleados asumen que quieren privarlos de sus salarios y no aumentar sus ingresos, temen no cumplir con los nuevos estándares establecidos y perder sus trabajos por completo. Es muy importante explicar a los empleados a qué se dirige este sistema desarrollado, qué espera de ellos la gestión de resultados. Y comprenda que las metas establecidas por la gerencia pueden resultar radicalmente opuestas para los empleados a lo que hacían antes. Es especialmente difícil para los trabajadores de "temperamento soviético", acostumbrados a otros sistemas de motivación y remuneración, acostumbrarse a tales innovaciones.

En general, el desarrollo de un sistema KPI es un tema muy controvertido para cualquier gerente. Este proceso puede ser bastante costoso y doloroso para los empleados, pero con el enfoque correcto, es una excelente herramienta para motivar y estimular a los empleados a trabajar.

Cómo evaluar el desempeño

La evaluación del cumplimiento de las tareas establecidas es un elemento importante del trabajo de este sistema motivacional. Los estándares de los trabajadores ordinarios deben ser transparentes en su evaluación, de modo que una persona misma pueda comprender durante el período contable si los cumple o no, y no enterarse después del final del período. Los gerentes pueden tener indicadores que pueden tomar tiempo para determinar la implementación de, como el % del retorno de las ventas de la empresa. Pero dentro de un mes, el empleado debe comprender en qué dirección se está moviendo y poder evaluar su trabajo actual mediante otros indicadores.

En las grandes empresas, la evaluación del desempeño suele estar automatizada y los resultados se determinan "con un botón". EN pequeñas empresas los resultados son evaluados por gerentes o representantes del departamento de recursos humanos.

Con base en el desempeño de los indicadores, se otorga una bonificación.

Normalmente se utiliza la siguiente fórmula de cálculo:

Peso KPI - el peso de cada indicador del sistema en la cantidad total igual a uno. El peso máximo se le da al máximo. indicador significativo. Por ejemplo, el principal logro de un gerente de ventas será un aumento en la cantidad de ventas;
plan: el resultado planificado que el empleado debe lograr;
hecho - el resultado realmente logrado.

Al calcular el índice para cada indicador, puede ver de inmediato con qué tareas tuvo problemas el empleado y cómo esto afectó los resultados generales de su actividad laboral durante el período del informe.

Para determinar la idoneidad de las bonificaciones y calcular el componente de bonificación de los salarios, se utiliza un índice de rendimiento general, que es la suma de todos los índices.

Si es más de uno, esto indica un sobrecumplimiento del plan establecido, lo que significa que el empleado puede ser recompensado.

Este enfoque permite que el proceso de distribución de bonos sea más transparente y comprensible tanto para el empleado como para personal superior empresa que distribuye bonos.

Además de pagar un bono, se puede incentivar a un empleado de alguna otra manera. Por ejemplo, proporcione un día libre no programado, déle más proyecto prometedor, incluido en reserva de personal a una posición más alta, etc.

Es óptimo combinar incentivos materiales y no materiales. Es este sistema motivacional el que permitirá a los empleados trabajar bien y de manera eficiente, y a las empresas lograr altos resultados financieros.

Pros y contras del sistema KPI

Pros (y, como resultado, el logro de objetivos):

la capacidad del empleado para influir en su salario;
responsabilidad del empleado por su área de trabajo y transparencia de tareas;
participación del trabajador en el logro propósito común compañías;
la posibilidad de ajustar los objetivos del jefe en el proceso de trabajo;
la interacción del líder con el subordinado en un modo más denso.

Contras (y, como resultado, desmotivación del empleado):

inalcanzabilidad de los parámetros establecidos;
una pequeña parte de cada indicador en la bonificación total debido a su gran número;
mano de obra de la implementación del sistema;
resolución desigual de problemas debido a la determinación incorrecta del costo de los estándares.

Ejemplos de KPI para diferentes posiciones

Hay que tener muy claro, hablando de KPI, qué es a la hora de pagar. Para diferentes puestos, incluso para lograr el mismo objetivo, es necesario utilizar diferentes indicadores.

Considere ejemplos de indicadores para lograr el objetivo de "aumentar la rentabilidad (delta entre ingresos y gastos) de las ventas" en una empresa que vende dulces.

¿Qué es una matriz de KPI?

En Internet se pueden encontrar diferentes interpretaciones de este concepto. A veces se utiliza el concepto de "matriz KPI - acuerdo sobre objetivos". Pero la interpretación más precisa es la matriz de eficiencia.

Esta tabla contiene indicadores del sistema KPI del empleado, valores planificados y reales, así como el coeficiente KPI para cada artículo. El valor promedio final de esta matriz refleja la efectividad del empleado en sus actividades en el marco de las tareas establecidas y los indicadores determinados para su puesto.

Un ejemplo de matriz de KPI para los empleados anteriores de una empresa que vende dulces, dentro de los límites de los indicadores definidos para ellos.

Opinión especial

En desarrollo de kpi Hay 2 errores principales. El primero es la confusión entre KPI y dinero. KPI no es una descripción de un sistema de bonificación. Sí, se pueden pagar bonos por el logro de indicadores. Pero en general, KPI es un reflejo de la efectividad de un empleado, departamento, dirección, departamento. Por ejemplo, en producción, debe haber una evaluación del cliente sobre la calidad del trabajo. Mayoría grandes compañias no lo ponen en el sistema de bonificación, sino que lo arreglan solo como un KPI: si un empleado está en áreas críticas, lo elevan al nivel deseado o se separan de ellos, pero no se le paga una bonificación si el 90% de los clientes están satisfechos con su trabajo.

El segundo es KPI por el bien de KPI. KPI es siempre un objetivo descompuesto de una empresa. Por ejemplo, en un salón, la llegada de un administrador a las 9 a. y salga a las 18 en punto, pero la cantidad de trabajo no cambiará, es decir, el volumen de trabajo afecta la ganancia).

Boris Teklin

Jefe del departamento de actividades aduaneras en Rusia DHL Worldwide Express

Se cree que los KPI seleccionados correctamente deben cumplir con los llamados criterios SMART (Simple, Mensurable, Acorded, Relative, Timebound). Esto significa lo siguiente: los KPI deben ser comprensibles para el empleado y fáciles de calcular. Los KPI deben ser "digitales", es decir, medibles en determinadas unidades (en metros cúbicos de suelo excavado, toneladas de carga transportada, número de llamadas atendidas, porcentaje del plan completado, etc.). No puede usar indicadores "analógicos" no medibles como KPI, como "calidad", "bueno", "hermoso", etc. Los KPI deben ser consistentes con los objetivos de la unidad y acordados entre el empleado y su gerente. Los KPI deben estar relacionados específicamente con este empleado y el trabajo que se le ha asignado, el resultado esperado del trabajo debe depender de este empleado. Los KPI deben medirse en los intervalos de tiempo acordados (si hay un vínculo con una prima, entonces es lógico "vincular" el indicador a un mes o trimestre).

Los KPI deben ser lo más claros posible para quienes establecen la tarea y quienes la completan. Su la tarea principal- contribuir al logro de los indicadores previstos y motivar para el cumplimiento de otros nuevos. Según nuestra experiencia, destacamos algunos errores.

1. KPI no se desarrolla para la gestión empresarial, sino para motivar a departamentos, empleados, divisiones específicas, para evaluar la eficacia de su trabajo. Si estos indicadores no están vinculados a un sistema común y no funcionan para lograr los objetivos comerciales, surge la pregunta: ¿qué efecto traen al negocio?

2. Los KPI no están integrados en el sistema de motivación. Los indicadores están establecidos, pero los empleados no tienen ningún incentivo para cumplirlos.

3. Los indicadores KPI son solo financieros. En un sistema KPI correctamente diseñado un gran número de no financieros, sino indicadores principales por los cuales controlamos las actividades del negocio y el logro de los resultados requeridos.

4. No existe un sistema de planificación y contabilidad de KPI. Los indicadores son necesarios cuando sabemos contarlos, cuando podemos sacarlos del sistema contable y calcularlos objetivamente, y el empleado confía en estos indicadores.

5. Los indicadores KPI se compilan de tal manera que el empleado no trabaja por el resultado, sino por los indicadores.

En nuestra opinión, KPI no es efectivo en profesiones creativas y en mercados inestables. Hoy vemos las siguientes alternativas al KPI tradicional: a) El empleado toma decisiones de forma independiente (el principio de trabajo según el "Modelo Turquesa de Gestión"); b) Planificación de metas de desempeño.

olga pavlenko

Gerente de recursos humanos Soyuzkhimtrans-Auto

El artículo presenta con suficiente detalle los aspectos importantes en el desarrollo de un sistema KPI. Me gustaría agregar un matiz importante, en mi opinión, de que no debería haber demasiados indicadores clave. Por supuesto, hay posiciones en las que es muy importante tener en cuenta muchas varios factores y componentes Pero cuantos más parámetros para tener en cuenta la eficacia de un empleado, más difícil es tenerlos todos en la cabeza y más difícil es concentrarse. Después de todo, desarrollar un sistema de KPI es todavía la mitad de la batalla, el sistema debe funcionar. Y para esto, uno no debe olvidar los conceptos básicos de la psicología, a saber, las características de la atención y la memoria. 3-5 indicadores son exactamente lo que es óptimo para un sistema de KPI que funcione.

Y el segundo punto importante que me gustaría agregar se refiere al salario base que se le paga al empleado. La parte salarial del salario debe ser inalterable e indivisible. Este estado de cosas le da al empleado una sensación de estabilidad y confianza. Los pagos complementarios del salario base de acuerdo con el sistema KPI deben motivar y alentar al empleado a desarrollo profesional y una realización más exitosa de las tareas. Si el salario base también pasa a ser un valor variable, se corre el riesgo de desmotivar al empleado y provocarle a evitar situaciones difíciles en lugar de solucionarlas.

Al desarrollar KPI, es importante tener en cuenta los siguientes factores.

1. Un empleado necesariamente debe influir en KPI.

2. KPI alcanzable. Una meta ambiciosa es buena, pero ten en cuenta que es imposible construir una casa en 2 días.

3. Relevancia para la funcionalidad. KPI: un indicador para el logro / mejora de la cual existe esta posición (marketing: atraer clientes; vendedor: ventas).

4. Peso de KPI en función del puesto. Por ejemplo, un gerente de KPI de ventas puede ser hasta el 80% del nivel salarial. Para un empleado de back office, no puede ser más del 50%, porque la presencia de su actividad ya crea valor, y KPI es una motivación adicional.

5. El número óptimo de KPI es de 1 a 3.

KPI no es efectivo en los siguientes casos:

1. Alto grado de incertidumbre del resultado/producto final.

2. Las competencias del empleado son únicas (en la empresa/industria).

3. Necesitamos un súper resultado (construir una casa en 2 días).

4. El empleado no tiene herramientas para influir en el resultado. KPI empujará y limitará, lo que conducirá a la regresión.

Una alternativa es: la introducción de bonificaciones adicionales por rendimiento superior; descripción de la barra inferior con un alto grado de incertidumbre del resultado; lista de verificación para un empleado único.

Los indicadores clave de rendimiento le permiten evaluar la eficacia de las acciones realizadas. Se pueden utilizar tanto para evaluar el trabajo de toda la empresa, sus divisiones individuales y empleados específicos. Con la ayuda del sistema KPI, no solo puede monitorear y evaluar la efectividad de las acciones realizadas, sino también construir un sistema de remuneración efectivo. La condición para que el indicador funcione es la posibilidad de su medición.

A menudo, el trabajo de la empresa contiene muchas palabras y pocos números. Además, a veces no hay números en absoluto: son reemplazados por emociones, opiniones personales y evaluaciones subjetivas. Si la empresa no dispone de un sistema de motivación del resultado, las conversaciones con los directivos tendrán carácter de persuasión. Si cumple con los objetivos de la empresa, se puede seguir trabajando en este formato.

Si la tarea es obtener un resultado específico, se recomienda desarrollar herramientas para lograr los indicadores requeridos e implementarlos en la práctica diaria, así como desarrollar e implementar un sistema de motivación del personal “atado” a números e indicadores específicos.

KPI(indicador clave de rendimiento) es un indicador clave de rendimiento. Le permiten evaluar la efectividad de las acciones realizadas. KPI se puede utilizar tanto para evaluar el trabajo de toda la empresa, sus departamentos individuales y empleados específicos. Con la ayuda del sistema KPI, no solo puede monitorear y evaluar la efectividad de las acciones realizadas, sino también construir un sistema de remuneración efectivo. La condición para el funcionamiento del indicador es la posibilidad de su medición ( pestaña. 1).

Pestaña. 1. Los KPIs más comunes y su sistema de medición/cálculo

Indicadores clave de rendimiento	Sistema de medición/cálculo
Indicadores comerciales
Ganancia	Plan/real (proporción de ingresos reales a plan de ingresos)
Ganancia	Plan / hecho (la relación entre el hecho de la ganancia y el plan de la ganancia)
Cuentas por cobrar (AR)	Plan/hecho (relación del hecho de la teledetección con el plan de la teledetección)
Otros indicadores	Hecho del plan
Indicadores no comerciales (cualitativos)
Puntualidad de los informes	Plan/real (la relación entre la fecha límite real para enviar un informe y la fecha límite planificada para enviar un informe)
Ejecución del plan de visitas al cliente.	Plan/real (la relación entre el hecho de visitas de clientes y el plan de visitas de clientes)
Rotación de personal	Plan / real (la relación entre el porcentaje real de "facturación" y el porcentaje planificado de "facturación")
Número de nuevos clientes captados	Plan / real (la relación entre el número real de clientes atraídos y el número planificado de clientes atraídos)
Otros indicadores	Hecho del plan

Requisitos al sistema KPI:

cada indicador debe estar claramente definido;
los indicadores y estándares deben ser alcanzables: la meta debe ser realista, pero al mismo tiempo ser un incentivo;
el indicador debe estar en el área de responsabilidad de aquellas personas que están siendo evaluadas;
el indicador debe ser significativo;
Los indicadores pueden ser generales para toda la empresa, es decir, "atados" a la meta de la empresa, y específicos para cada división, es decir, "atados" a las metas de la división.

I. El sistema de nómina como parte del sistema de motivación

El sistema de gestión de personal tiene el riesgo de ser muy costoso e ineficaz si el personal no siente lealtad hacia la empresa. Para fidelizar a los empleados, es útil tener una idea de qué es lo que los motiva a realizar sus funciones de manera más efectiva, es decir, su motivación. Hay muchas definiciones de motivación, pero en nuestro caso, por motivación entendemos el proceso de estimular a los empleados para lograr sus objetivos y tareas.

Es deseable que el sistema de motivación del personal incluya motivación material y no material. A continuación, se presta atención principal al componente material: este es el sistema de nómina (esquema motivacional), al que los empleados de cualquier organización son más sensibles.

Sistema de nómina basado en KPI permite:

asegurar el control sobre el desempeño actual y a largo plazo de la organización;
evaluar la eficacia personal de cada empleado, unidad y organización en su conjunto;
orientar al personal para lograr los resultados requeridos;
administrar el presupuesto del fondo de salarios y reducir el tiempo para su cálculo.

II. Metodología para la formación del sistema de remuneración

1. Determine la lista de puestos (puesto) en la estructura de la empresa, para lo cual se formará el siguiente esquema motivacional (el principio de correspondencia de los indicadores clave de desempeño al nivel de la estructura organizacional):

Nivel " CEO» (propietario del negocio) - Logro de la meta de primer nivel (plan/hecho)
Nivel "gestión" (jefes de departamento) - Logro de los objetivos del segundo nivel + indicadores de la organización del trabajo planificado (plan / hecho)
Nivel "personal ordinario" - Logro de objetivos establecidos + implementación de tareas actuales (plan / hecho)

2. Determinar los indicadores clave de desempeño (KPI) para el puesto y el peso de cada uno, en base a las metas establecidas para este nivel de la estructura organizacional.

3. Determinar el orden en que se calculan los indicadores ( pestaña. 2):

Pestaña. 2. Vincular los objetivos a los indicadores clave de desempeño

№ n/p	objetivos de la empresa	Posibles indicadores clave de rendimiento y procedimiento de cálculo (mediciones)
1	El objetivo comercial es cumplir con el plan de ventas mensual del producto A por un monto de 350 000 rublos. por mes en el territorio B del 01/01/11 al 31/12/11	1. Indicador clave de rendimiento: plan de ventas. Sistema de medición: (hecho de venta) / (plan de venta). 2. Indicador clave de rendimiento: un aumento del 20%. Sistema de medición: (incremento real) / (incremento previsto).
2	Objetivo comercial para aumentar la cantidad promedio de envío en un 15%	El indicador clave de rendimiento es la cantidad promedio de envío. Sistema de medición: (monto de envío promedio real) / (monto de envío promedio planificado en la fecha).
3	Meta cualitativa de aumentar el número de clientes en un 10% durante el período del 01/01/11 al 01/07/11 en el territorio B	El KPI es el número de clientes en la base de datos de la empresa. Sistema de medición: (número real de clientes en la base de datos) / (número previsto de clientes en la base de datos).
4	Meta cualitativa para desarrollar y realizar un evento para 50 clientes (30% clave y 70% potencial) durante el período del 01/02/11 al 01/03/11	1. Indicador clave de rendimiento: asistencia del cliente al evento. Sistema de medición: (número real de visitantes) / (número previsto de visitantes). 2. Indicador clave de rendimiento: presupuesto del evento. Sistema de medición: (presupuesto real) / (presupuesto previsto).

4. Determine la dispersión del porcentaje de desempeño del indicador, el valor del coeficiente del indicador y el significado de su valor ( pestaña. 3):

Pestaña. 3. Porcentaje de indicador de desempeño y coeficiente (ejemplo)(*)

	Coeficiente	El significado del coeficiente
La implementación del plan es inferior al 50%		Inaceptable
Implementación del plan 51–89%	0,5	Nivel bajo
Implementación del plan en un 90-100%	1	Logro del valor objetivo (implementación del plan)
Implementación del plan 101–120%	1,2	Liderazgo
Implementación del plan más del 120%	1.5, 2 o 1(**)	Liderazgo agresivo o control de precisión de la planificación**
() Esta tabla es una muestra. Los coeficientes se dan como una opción posible. (*) El coeficiente se fija en función de la política que exista en la empresa respecto al sobrecumplimiento del plan. Un coeficiente de 1,5 o 2 significa que el empleado está motivado para cumplir considerablemente el plan. Si no existe tal tarea, entonces el valor del coeficiente = 1 servirá como una limitación para el empleado: no subestimará el plan para cumplirlo en exceso más tarde, ya que en este caso recibirá un coeficiente correspondiente al cumplimiento. del plan en un 100%, y no más.

5. Forme una fórmula motivacional mediante la cual se calcularán los salarios. Determinar la relación de "parte fija", "parte variable" y "prima" en los salarios.

6. Determine la fórmula para calcular la parte variable de los salarios.

7. Comprobación: calcule todas las opciones de salario posibles para todos los valores de KPI posibles.

8. Preparar un esquema de motivación de los empleados.

Como puede ver en el punto 1, los indicadores clave de rendimiento (KPI) difieren según el nivel de la posición en estructura organizativa y cumplir con los objetivos de este nivel. Esta conexión, utilizando el ejemplo de las metas de segundo nivel, se discutió anteriormente en pestaña. 2.

Momento clave en la medición del indicador: la relación entre el resultado real y el planificado.

Un ejemplo de cálculo del indicador "Plan de ventas mensual"

El valor previsto del indicador por mes: 350.000 rublos.
El valor real del indicador al final del mes: 330 000 rublos.
Cálculo del porcentaje del plan completado = 330.000: 350.000 x 100% = 94,3%.

***
Después de establecer el porcentaje de finalización del plan, debe determinar qué significado tiene el resultado para la empresa. En otras palabras, ¿lograr el 94,3 % de su objetivo de ventas mensuales es algo bueno o algo malo? Este significado se refleja en el valor del coeficiente y afecta directamente el salario del empleado.

La distribución de los porcentajes del plan y los valores de los coeficientes (significado) los determina la empresa de forma independiente (se ven afectados por: el monto de los salarios para un puesto determinado, el resultado que se obtendrá, las especificidades del mercado y el producto de la empresa, objetivos, cálculos matemáticos de los estándares de nómina).

En un esquema motivacional, es óptimo usar de 3 a 5 KPI.

tercero Principios para la formación de una fórmula motivacional

La fórmula motivacional estándar es:

Salario = Parte fija (salario) + Parte variable (modificable).

Si se proporcionan bonificaciones, entonces:

Salario = Parte Fija + Parte Variable + Bonus.

La relación entre las partes fijas y variables diferirá según los objetivos, la situación de la empresa y las características específicas del mercado en el que opera la empresa. Por ejemplo, si recién está lanzando un producto al mercado, necesita un esquema agresivo en el que la parte fija puede ser el 30% de los ingresos planificados y la parte variable, respectivamente, el 70%.

Ejemplo

Supongamos que el salario promedio en el mercado para el puesto de "gerente de ventas" es de 30 000 rublos. por mes. Se puede plegar de diferentes maneras. Por ejemplo, el 30% de la parte fija, es decir, 9000 rublos, y el 70% de la variable, es decir, - 21000 rublos. Total: 30.000 = 9.000 (parte fija) + 21.000 (parte variable prevista). Este es un esquema agresivo que se puede utilizar, por ejemplo, al introducir un producto en el mercado.

Si la empresa ya ocupa la cuota de mercado deseada y la tarea es mantenerla, la situación en la empresa y el mercado es estable, entonces la parte fija puede ser igual al 70% y la variable al 30%. En este caso, 30.000 = 21.000 (parte fija) + 9.000 (parte variable planificada).

Este es un caso raro cuando la suma no cambia debido a un cambio en los lugares de los términos, ya que la suma total de la parte variable puede tener diferentes valores.

Para más ejemplos, tomemos la proporción de partes fijas y variables en los salarios "50 a 50", es decir, 30 000 = 15 000 (parte fija) + 15 000 (cantidad planificada de la parte variable).

IV. Influencia de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en la parte variable de los salarios

Definir indicadores clave de desempeño para el puesto requerido, por ejemplo:

KPI1 - porcentaje de implementación del plan de ventas;
KPI2: el porcentaje del plan de trabajo completado.

Para establecer en qué medida cada uno de los KPI seleccionados afectará a la parte variable, determinamos la contribución (peso) para cada uno de ellos ( pestaña. 4):

Pestaña. 4. Influencia del indicador en la parte variable de los salarios (ejemplo)

como se ve desde pestaña. 4, ambos indicadores afectan por igual a la parte variable del salario. Esto significa que lograr cada uno de ellos es igualmente importante.

Pestaña. 5. Coeficientes del indicador en función del porcentaje del plan

Para simplificar más cálculos, estableceremos los mismos valores de los coeficientes para KPI1 "implementación del plan de ventas" y KPI2 "implementación del plan de trabajo" ( pestaña. 5 será adecuado para el cálculo de cada uno de los indicadores).

V. Posible esquema de cálculo de la parte variable (PV) del salario

PV = Importe planificado de la parte variable x (Peso KPI1 x Factor KPI1 + Peso KPI2 x Factor KPI2)

Pestaña. 6. Revisando a todos opciones salarios para todos los valores posibles de KPI
(con un desglose detallado de algunos valores)

KPI1/KPI2	<50%	51–89%	90–100%	>100%
<50%	5000 (opción 4)	18 750	22 500	26 250
51–89%	18 750	22 500 (opción 3)	26 250	30 000
90–100%	22 500	26 250	30 000 (Opción 1)	33 750
	26 250	30 000	33 750	37 500 (opcion 2)

Opción 1

Cumplimiento del plan de ventas 90–100% (valor del coeficiente KPI1 = 1). Implementación del plan de trabajo 90–100% (valor del coeficiente KPI2 = 1). La parte variable (FC) es del 50% y equivale a 15.000 rublos.

SI \u003d 15,000 rublos. x (1 x 50 % + 1 x 50 %) = 15 000 rublos.

Salario por mes \u003d 15 000 (parte fija) + 15 000 (parte variable) \u003d 30 000 rublos.

Conclusión : el empleado recibe un salario planificado establecido de acuerdo con el estándar de nómina.

opcion 2

Cumplimiento del plan de ventas en más del 100% (el valor del coeficiente KPI1 = 1,5).

Cumplimiento del plan de trabajo en más del 100% (valor del coeficiente KPI2 = 1,5).

SI \u003d 15,000 rublos. x (1,5 x 50 % + 1,5 x 50 %) = 22 500 rublos.

Salario por mes \u003d 15 000 (parte fija) + 22 500 (parte variable) \u003d 37 500 rublos.

Conclusión : el empleado recibe más de 7500 rublos. salarios planificados, pero la implementación del plan para cada uno de los indicadores es superior al 100%.

Opción 3

Cumplimiento del plan de ventas 51–89% (valor del coeficiente KPI1 = 0,5). Implementación del plan de trabajo 51–89% (valor del coeficiente KPI2 = 0,5).

SI \u003d 15,000 rublos. x (0,5 x 50 % + 0,5 x 50 %) = 7500 rublos.

Salario por mes \u003d 15,000 (parte fija) + 7,500 (parte variable) \u003d 22,500 rublos.

Conclusión : el empleado recibe menos en 7500 rublos. sueldo previsto.

Opción 4

La implementación del plan de ventas es inferior al 50% (el valor del coeficiente KPI1 = 0). La implementación del plan de trabajo es inferior al 50% (el valor del coeficiente KPI2 = 0).

SI \u003d 15,000 rublos. x (0 x 50% + 0 x 50%) = 0 frotar.

Salario por mes \u003d 15 000 (parte fija) + 0 (parte variable) \u003d 15 000 rublos.

Conclusión : el empleado recibe menos de 15.000 rublos, ya que la parte variable es 0 debido a que la implementación del plan para cada indicador es inferior al 50%.

Calcule cuántos salarios se acumularán si la implementación del plan de ventas es del 101% y la implementación del plan de trabajo es del 49% (la respuesta correcta es 26,250 rublos)

Pestaña. 7. Formulario completo que ilustra la metodología para la formación de un esquema motivacional

№ páginas	Procedimiento metódico	valor actual
	Determinar la posición en la estructura de la empresa.	Gerente de ventas (departamento de ventas)
	Determinar indicadores clave de rendimiento (KPI) para el puesto y el peso de cada uno, en función de las metas establecidas para este nivel de estructura organizacional	KPI1 - cumplimiento del plan de ventas. Peso - 50% KPI2 - implementación del plan de trabajo. Peso - 50%
	Determinar el orden en que se calculan los indicadores	Hecho: plan x 100%
	Determinar la dispersión del porcentaje de desempeño del indicador, el valor del coeficiente del indicador y el significado de su valor	*Porcentaje de indicador de desempeño*	*Coeficiente*




	Forme una fórmula motivacional mediante la cual se calcularán los salarios. Determinar la relación de "parte fija", "parte variable" y "prima" en los salarios	30 000 = 15 000 + 15 000
	Determinar la fórmula para calcular la parte variable de los salarios.	PV = cantidad planificada de la parte variable x (peso KPI1 x factor KPI1 + peso KPI2 x factor KPI2)
	Comprobar: calcular todas las opciones de salario posibles para todos los valores de KPI posibles	Consulte más arriba "Comprobación de todas las opciones de salario posibles para todos los valores de KPI posibles (con un desglose detallado de algunos valores)" ( pestaña. 6)
	Ejecutar el documento "esquema de motivación de los empleados"

Motivación, Incentivos y Remuneración

Palabras clave:

1 -1

En el artículo, veremos ejemplos de KPI, las características de calcular un identificador clave para varios especialistas, así como los mejores ejemplos de su implementación por parte de empresas nacionales.

Aprenderás:

Cómo se calcula el KPI para diferentes empleados.
Cómo desarrollar una declaración de KPI.
Cómo calcular KPI paso a paso.
Cómo calcular los KPI de marketing.
Cuál puede ser el KPI del contador jefe.
Qué KPI se pueden aplicar a los altos directivos.
Cómo se puede calcular el KPI en Excel.
Qué empresas han implementado con éxito los KPI.

Instrucciones para calcular KPI para diferentes empleados

La metodología para desarrollar un ID de KPI incluye varios pasos secuenciales:

Actividades preparatorias: creación de un grupo de trabajo, análisis.
Formación de métodos y métodos de evaluación: desarrollo de un modelo de un sistema de indicadores de desempeño, la secuencia de su construcción, creación y prueba de identificadores de KPI, preparación de métodos de gestión modernizados.
Implementación: combinando el sistema de contabilidad KPI con el software existente, familiarizando a los empleados con la metodología para calcular indicadores de desempeño.
La etapa de uso del sistema de cálculo de KPI: seguimiento del rendimiento, ajuste de indicadores.

Se utilizan dos métodos principales para desarrollar KPI: proceso y funcional. Cómo calcular la prima para cada uno de ellos, aprenderá de la tabla publicada a continuación.

El método de proceso se basa en la alineación de identificadores, teniendo en cuenta los principales procesos comerciales de la empresa. El método funcional se basa en el análisis de la estructura de la empresa y las metas de servicio de sus divisiones.

Un ejemplo de KPI para gerentes que los hará esforzarse al máximo

Si un vendedor es reacio a cumplir con sus KPI, entonces esas métricas de rendimiento deben abandonarse. Los editores del "Director comercial" proponen establecer KPI que motiven a los gerentes a vender y obtener ganancias.

Mesa. KPI: ejemplos de cálculo utilizando procesos y métodos funcionales

proceso

Funcional

Proceso de ventas. Objetivos:

aumento en el número de compradores (KPI - el número de compradores atraídos);

aumento en las compras repetidas entre los clientes existentes (KPI - el número de compras repetidas).

El nivel empresarial es un plan, un modelo de desarrollo estratégico. Ejemplos de KPI:

ingresos, rentabilidad;
aumento de los activos netos.

Proceso de inventario.

Propósito: aumento en la rotación de inventario (KPI - aumento en la rotación de inventario de materias primas y productos terminados en comparación con el período anterior).

Nivel departamental - disposiciones sobre la unidad estructural, reglamentos. Ejemplos de KPI:

nivel de satisfacción del cliente;
volúmenes de ventas.

Proceso de satisfacción del cliente. Objetivos:

disminución en el número de devoluciones (KPI - el porcentaje de disminución en el número de devoluciones de compras);

reducción del intervalo de tiempo para la atención al cliente (KPI - tiempo dedicado al servicio).

Profesionalismo de especialistas - descripciones de puestos. Ejemplos de KPI:

el número de nuevos compradores atraídos;
tiempo para completar una transacción con un comprador.

proceso de personal. Propósito: aumentar el nivel de calidad de la contratación (KPI - porcentaje de vacantes cerradas).

Mesa. KPI para especialistas en ventas: ejemplos (matriz de KPI)

Índice	Base	Norma	Objetivo	Hecho	nivel de ejecución	índice KPI
Volumen de ventas (u.m.)
Ingreso promedio de un comprador (u.m.)
Número de marcas "Me gustó el servicio" (uds.)
Proporción de cuentas por cobrar vencidas (%)
Indicador clave de rendimiento final

Con base en los datos presentados en la tabla, podemos concluir que el especialista en ventas superó la meta en un 6,1% y, por lo tanto, debería recibir una bonificación.

La siguiente tabla proporciona un ejemplo de una metodología para calcular el "Ingreso promedio por cliente". En el resumen del ejemplo anterior, este indicador también se incluye en el formulario de cálculo de KPI para el especialista de ventas.

Mesa. Ingreso medio por cliente de un profesional de ventas

El cálculo de indicadores de rendimiento para los departamentos de apoyo es un procedimiento bastante complicado. Considere los siguientes ejemplos para algunas posiciones de apoyo.

Mesa. Ejemplos de KPIs para otros puestos

Cómo calcular KPI: instrucciones paso a paso

Nivel 1. Definición de tres KPIs de empleados:

el número de usuarios atraídos por el portal de Internet;
el número de compras repetidas de clientes existentes;
la cantidad de recomendaciones y críticas positivas que se publicaron después de la transacción en el sitio web o en las páginas de las redes sociales de la empresa.

Etapa 2. Cálculo del peso de cada identificador (el peso total es 1, el cálculo de las proporciones de indicadores se realiza en función de su prioridad). En este ejemplo, obtenemos:

el número de nuevos compradores - 0.5;
el número de compras repetidas - 0,25;
opiniones de los consumidores - 0,25.

Etapa 3. Análisis de estadísticas para cada indicador clave durante los últimos seis meses y la formación de un plan:

	Línea base (promedio mensual)	Indicador planificado
Aumento de nuevos clientes	160 nuevos clientes	Aumento del 20 %, es decir, 192 nuevos clientes
Porcentaje de compradores que realizaron una compra repetida	30 compras repetidas	20% de aumento, es decir, 42 compras repetidas
Porcentaje de compradores que dejaron una reseña positiva o una recomendación en el sitio		20% de aumento o 42 críticas positivas

Etapa 4. Un ejemplo de cálculo de KPI se presenta en la tabla:

Fórmula para el cálculo de indicadores clave:

Índice KPI = Peso KPI * Hecho / Meta

El objetivo es el valor de KPI planificado por el especialista en marketing. Los hechos son datos reales.

En el ejemplo anterior, se puede ver que el empleado no logró sus objetivos. Al mismo tiempo, según el valor general de KPI (113,7 %), podemos hablar de un alto resultado logrado.

Etapa 5. Nómina de sueldos.

El fondo de salario del vendedor en este ejemplo es de $800. De esta cantidad, $560 es la parte fija y $240 es la parte variable. El salario completo se paga en caso de logro de un resultado con un índice de 1 o 100%. Dado que en nuestro ejemplo se puntuó un KPI de 113,7%, lo cual es un sobrecumplimiento del plan, el especialista en marketing recibirá un salario con bonificación.

Resultado:

560 $ + 240 $ + 32,88 $ = 832,88 $.

Al mismo tiempo, si el valor de KPI es inferior a 1 o 99%, se reduce el tamaño de la bonificación.

Una tabla con un ejemplo de KPI demuestra los puntos problemáticos en el trabajo de un especialista en marketing. Los indicadores insuficientemente altos pueden ser el resultado de una estrategia elegida incorrectamente para aumentar la lealtad de los clientes hacia la empresa. Dichos datos le permiten controlar el trabajo de un especialista. Si el estado de cosas no cambia en los siguientes períodos, entonces es necesario revisar el sistema de requisitos para KPI.

Al seguir constantemente esta política, puede obtener una imagen completa de los KPI para ventas, proceso de producción, etc. Esto le permitirá comprender el procedimiento para calcular e implementar indicadores clave de rendimiento.

El cálculo de KPI puede variar según los indicadores planificados. Está permitido complementar la regulación con nuevos identificadores: datos sobre la cantidad de tareas resueltas / no resueltas, un sistema de sanciones por bajo rendimiento en puntos clave del plan.

Por ejemplo, si el plan se cumple en menos del 70%, el empleado puede verse privado de bonificaciones.

Aquí hay un ejemplo de cómo calcular el componente de bonificación del salario de un empleado que ha cumplido con el plan de ventas:

Cálculo de KPI para un comercializador: un ejemplo

Antes de comenzar a calcular un identificador de rendimiento clave para un especialista en marketing en Internet, debe definir claramente el alcance de sus responsabilidades y luego establecer el KPI del empleado. La fórmula KPI solo se puede utilizar en los casos en que sea aceptable expresar en una pantalla numérica los indicadores de resultados de los que el comercializador es específicamente responsable.

Por ejemplo, imaginemos 5 indicadores KPI de un especialista:

aumento en el grupo de consumidores objetivo;
atraer nuevos clientes, aumentar el número de clientes;
aumentar el nivel de fidelización de los clientes (teniendo en cuenta el número de opiniones, recomendaciones, etc.);
aumento en el número de compras repetidas;
aumentar el conocimiento de la empresa y aumentar la lealtad de los clientes.

Para lograr los indicadores objetivo, el comercializador utiliza los recursos materiales y laborales de la empresa (interactúa con desarrolladores de software y diseño, con analistas y redactores). Un procedimiento obligatorio en este proceso es el control presupuestario. La contabilidad de costos precisa ayudará a establecer la proporción de los resultados obtenidos por el especialista y los recursos materiales utilizados por él.

Acciones requeridas para implementar un sistema de indicadores clave de desempeño:

determinar el objetivo principal de la empresa y los indicadores que se deben obtener para un período de tiempo determinado;
asignar tareas a especialistas en marketing;
dividir el salario del vendedor en componentes fijos y variables (por ejemplo, el 75% es un componente fijo y el 25% es una bonificación por alcanzar ciertos objetivos en el mapa de KPI);
identificar identificadores clave de desempeño para evaluar el trabajo de un especialista;
forme un plan y determine los indicadores KPI óptimos (analizaremos cómo hacerlo usando ejemplos en la siguiente parte del artículo).

Si es necesario, puede usar la funcionalidad del programa de oficina de Excel o implementar un CMS que garantice la organización competente del procedimiento para establecer objetivos, la entrada rápida de datos y el seguimiento efectivo de la implementación de KPI.

practicante dice

Ejemplos de KPI que hicieron que el personal común buscara la mejor manera de hacer el trabajo

María Ponomarenko,

director de la firma de Moscú Smart Personal

Durante algún tiempo trabajé en un equipo que dirigía una empresa en el campo del laminado de metal negro. Los clientes de nuestra empresa eran empresas de construcción y fabricación que necesitaban la entrega oportuna de mercancías. Para satisfacer las necesidades de los clientes, formamos una flota de vehículos que podían transportar productos laminados de hasta 12 metros de largo. Si se recibía una gran cantidad de solicitudes y nuestros autos no eran suficientes, atraíamos autos de contratistas externos. Tuvimos que resolver dos problemas: garantizar la entrega rápida de productos en un momento conveniente para el cliente y lograr la carga máxima de cada vehículo.

Lo que fue hecho. Para motivar a los despachadores, hemos desarrollado un sistema de bonificaciones en función de dos KPI (para cada una de las tareas logísticas indicadas).

El indicador de la transferencia de entrega a otros días. Si nuestras capacidades no permitían la entrega a tiempo, con el consentimiento del cliente, se posponía para otro momento aprobado por el cliente. El número máximo de transferencias de entregas por despachador no debe exceder el 3%. Con un aumento en este indicador, el tamaño de la bonificación del empleado disminuyó. Y viceversa, si el despachador podía evitar los traspasos, el monto de su bonificación aumentaba (ver datos en la Tabla 1).
Promedio de entregas por auto(el número total de entregas que se realizaron en 1 día dividido por el número de automóviles utilizados). En promedio, un auto hizo 1.8 viajes por día. Se decidió aumentar esta cifra a 2 vuelos. También preveía aumento y disminución del indicador (ver cuadro 2).

Los bonos se calcularon de acuerdo con la fórmula: S x K1 x K2, donde S es una cantidad fija (por ejemplo, 10,000 rublos), K1 es el coeficiente de transferencia de entrega, K2 es un indicador de la eficiencia del uso de vehículos. Dependiendo de las cifras alcanzadas, el despachador podía ganar del 12 al 180% de las bonificaciones, que oscilaban entre 1.200 y 18.000 rublos.

Los indicadores KPI resultaron ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, era posible aumentar la cantidad de entregas en un automóvil, pero como resultado sería inconveniente para el comprador aceptar los productos. Para lograr un aumento en ambos indicadores, el despachador tuvo que tener en cuenta una serie de factores (solicitudes de los clientes sobre el tiempo de entrega, la región de entrega, la capacidad de carga de los vehículos, la compatibilidad de entrega de varios tipos de productos laminados en un vehículo).

Paralelamente a la introducción del sistema KPI para despachadores, era necesario garantizar un funcionamiento más eficiente de los departamentos relacionados (por ejemplo, un complejo de almacenes).

Resultado. El sistema KPI se lanzó en marzo y, ya en octubre, el ID de eficiencia de entrega diaria promedio aumentó de 1,8 a 2,3. Así, en tan solo 7 meses de trabajo con el uso del sistema KPI, el indicador de eficiencia de la operación de la flota aumentó en un 28%. Al mismo tiempo, logramos reducir el número permitido de transferencias de entrega en 6 (!) veces, del 3% al 0,5%.

En la parte general de la disposición sobre KPI sigue:

aclarar la orientación objetivo de la regulación (un ejemplo de la redacción: "la regulación KPI determina el procedimiento para la formación de indicadores de desempeño, su seguimiento en el curso de la realización de actividades y control basado en los resultados de los períodos de informe");
identificar a los empleados para quienes la regulación de KPI es obligatoria;
establecer los objetivos de la matriz KPI (ejemplo: reducir los planes a largo plazo de la empresa y las tareas anuales de sus especialistas a un denominador);
proporcionar una lista de términos clave con sus definiciones;
presentar los principios en los que se basa el sistema KPI (ejemplo: descomposición, equilibrio, cumplimiento de las reglas SMART).

En la parte principal de la disposición sobre KPI, también es necesario describir el procedimiento para la formación y coordinación de indicadores de desempeño. Es necesario divulgar los criterios que deben cumplir (ejemplo: medibles, alcanzables, específicos, etc.). Nuestro ejemplo, disponible para descargar a continuación, lo ayudará a crear dicho documento para su empresa.

KPI de especialistas individuales es mejor emitir un documento especial llamado cuadro de mando. Está coordinado con el director general, los altos directivos del departamento de personal y financiero y firmado por un empleado específico.

En la regulación sobre KPI, también es necesario determinar el período de validez de la tarjeta (ejemplo: año calendario) y adjuntarle un formulario acordado.

Mesa. Mapa de KPI para especialistas en servicios financieros

№ páginas	Tipo de KPI	Niveles de rendimiento de KPI			Peso de KPI, %	Nivel de rendimiento de KPI
№ páginas	Tipo de KPI	Nivel inferior	Nivel objetivo	Nivel superior	Peso de KPI, %	Nivel de rendimiento de KPI
	Velocidad de rotación de cuentas por cobrar y por pagar	Crecimiento del ratio de facturación del 0 al 1% respecto al año base	Crecimiento del ratio de facturación del 1 al 3% respecto al año base	Crecimiento del ratio de facturación superior al 3% respecto al año base
	Desviación porcentual de los indicadores reales respecto de los planificados que no fueron advertidos mediante el sistema de seguimiento de datos, %
	Disminución de gastos operativos por función por industria respecto al año anterior, %
	Flujo de caja libre, millones de rublos

La regulación sobre KPI debe contener requisitos para el procedimiento para desarrollar y aprobar mapas de identificadores clave. Es necesario indicar los responsables de la formación de mapas KPI, su aprobación y aceptación. Es necesario describir los requisitos unificados para los coeficientes y el formato de dicho mapa. Por ejemplo, debe incluir identificadores para calcular el desempeño de los indicadores (continuos, discretos, de corte) y recomendaciones sobre la metodología de medición (cuantitativa y cualitativa). En la disposición de cada identificador de KPI, es importante indicar su valor objetivo, peso, tipo, así como los niveles superior e inferior. Además, debe tener en cuenta que el peso total de todos los indicadores en el mapa de KPI debe ser del 100%.

El KPI de corte se indica solo como último recurso, ya que restablece el resto de los datos. Por ejemplo, un indicador de corte para el jefe de máquinas puede indicar cualquier caso de accidente de trabajo ocurrido en el período del informe.

La regulación de KPI debe describir el procedimiento para monitorear el desempeño de los indicadores, lo que ayudará a identificar y eliminar rápidamente las causas de las desviaciones significativas de los identificadores de KPI de los valores objetivo.

En la disposición sobre indicadores clave de desempeño, también se debe señalar la frecuencia de implementación de las actividades de control (por ejemplo, una vez por trimestre) y los empleados responsables de su implementación.

Para posibles cambios (internos o externos) en las condiciones para la implementación de actividades económicas y económicas, se debe describir el procedimiento para ajustar KPI. El motivo de su aplicación, por ejemplo, puede ser un cambio en las funciones del empleado. Aquí también debe escribir una lista de personas que pueden iniciar el uso de ajustes, así como los parámetros mediante los cuales se pueden realizar dichos ajustes (por ejemplo, cambiar el número y la composición de identificadores, objetivos, el nivel de su logro, etc).

El reglamento de KPI también incluye las etapas mediante las cuales se evaluará el logro de indicadores clave (por ejemplo, autoevaluación por parte del propietario de la tarjeta de KPI, cuyos datos deben acordarse con la dirección, el departamento de personal y el servicio financiero ).

La disposición sobre indicadores clave también debe describir la metodología para su cálculo. El nivel del especialista premium y su motivación para lograr los estándares objetivo dependen de su elección. Por ejemplo, en una programación de KPI, puede especificar que el ID de ejecución del mapa ponderado se obtenga multiplicando el valor del indicador por su peso.

KPI del contador jefe: un ejemplo de evaluación de la carga de trabajo del departamento

La gerencia de la empresa a menudo considera que la contabilidad es una unidad costosa. Los jefes de contabilidad se quejan regularmente de la gran carga de trabajo del departamento y piden aumentar su personal. ¿Cómo puede un gerente saber si los contadores están realmente abrumados por el trabajo actual o si el problema radica en la baja eficiencia de la organización del trabajo? ¿Cómo definir KPI para contadores?

Un contador jefe calificado debe tener las herramientas para evaluar objetivamente el nivel de carga de trabajo de los especialistas en su departamento. Puede haber situaciones en las que algunos empleados necesiten aumentar el rango de responsabilidades, mientras que otros, por el contrario, necesiten reducir el alcance de las tareas. Tales medidas ayudarán a garantizar una distribución más uniforme de la carga de trabajo de los especialistas y aumentar la productividad laboral. A pesar de que el departamento de contabilidad se considera auxiliar, sus especialistas a menudo contribuyen no solo a la preservación, sino también al aumento del volumen de los recursos financieros.

Los identificadores de KPI se utilizan para evaluar el trabajo de un contador o de todo un departamento. Incluyen una serie de indicadores:

presentación oportuna de informes a las autoridades reguladoras y llenado de declaraciones sin errores;
pago puntual de las facturas de la empresa por parte de los clientes;
ausencia de errores en la contabilidad;
la cantidad de recursos financieros ahorrados (por ejemplo, en contratos con proveedores o contratistas, etc.);
el monto total de las multas pagadas a las autoridades fiscales (por culpa de los contadores);
contabilidad de costos salariales;
presencia/ausencia de quejas de clientes externos e internos de la empresa sobre el trabajo de los contadores.

Si consideramos KPI para un contador, hay varios ejemplos, pero se debe tener en cuenta que es este departamento el que puede influir en la eficiencia de todos los procesos comerciales principales de una empresa al aumentar las ganancias y optimizar los costos.

En los procesos económicos, los indicadores clave de desempeño del departamento de contabilidad son:

intercambiabilidad de los empleados;
el número de especialistas contables;
la cantidad mínima de documentos vencidos en el proceso de trabajo;
el número de empleados de la empresa por contador.

Además, se debe tener en cuenta el nivel de calificación de los contadores y su motivación para trabajar para obtener el resultado deseado. El gerente debe controlar la carga de trabajo de los empleados, la comodidad de trabajar en el campo y, si es necesario, proporcionar a los contadores capacitación avanzada oportuna en cursos especializados.

Dependiendo de las tareas establecidas y los plazos para su implementación, el gerente evalúa el trabajo de un empleado. En función de los resultados obtenidos se decide ampliar/reducir plantilla.

La herramienta más eficaz para determinar el número óptimo de empleados de la empresa es el racionamiento. Aquí hay un ejemplo de esto para el departamento de contabilidad, donde el trabajo incluye componentes tales como:

documentación primaria (entrante);
las normas contables y el Código Tributario;
resultados del trabajo (informes).

Para calcular la cantidad requerida de empleados del departamento de contabilidad, debe saber la cantidad aproximada de documentación primaria recibida durante un cierto período de tiempo (día, mes) y comprender cuántos empleados y en qué tiempo podrá para procesar tal volumen de materiales.

Para, por ejemplo, determinar el KPI de un contable responsable de la nómina, se utilizan los siguientes criterios:

el número de empleados de la empresa a la que sirve;
nómina según el número de empleados (nóminas);
retención de impuestos y otros pagos obligatorios según el número de empleados;
el número de intercálculos.

Con base en dichos criterios, se determina la tarifa para un empleado de contabilidad, en función de la cual se calcula el número de contadores requeridos por la empresa. Por ejemplo, si toma 1600 nóminas mensuales para la norma KPI de un especialista en nómina, entonces una organización con más de 5000 empleados necesitará 3 contadores de nómina.

Cada empresa tiene identificadores de KPI únicos. Se forman sobre la base de las metas y objetivos de la empresa.

Los identificadores de KPI los establece la gerencia (el jefe de contabilidad o el director de la empresa) y pueden contener más o menos indicadores que en los ejemplos presentados en esta revisión. La principal motivación de los empleados radica en el cálculo preciso y objetivo de las bonificaciones por el logro de los indicadores KPI. Gracias a esto, los empleados conscientes y responsables reciben salarios más altos. Dichos incentivos motivan a los empleados a aumentar la productividad.

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Indicadores clave de rendimiento: ejemplos para un alto directivo

En el proceso de construcción de un sistema KPI, los jefes de unidades estructurales de la empresa deben observar los siguientes principios presentados en la tabla.

Las principales directrices de la empresa se determinan siempre en función del objetivo estratégico. Por ejemplo: “¿Qué resultados quiere lograr la gerencia en un período de tiempo determinado?”. Un indicador clave puede considerarse una posición de liderazgo en el mercado o una posible venta de la empresa. En la primera opción, se presta atención al aumento de los volúmenes de ventas y la base de clientes, en la segunda, al aumento del capital de la empresa para obtener el mayor valor de venta.

Para ello, primero determine el objetivo principal y justifíquelo detalladamente por escrito. Luego lo descomponen en varios objetivos pequeños, que son tareas específicas con las que será posible lograr la idea principal. Visualmente, esto se puede mostrar en forma de un "árbol de objetivos" dibujado en papel con referencia a la estructura organizativa de la empresa.

La psicología humana es tal que muchos, por temor a mostrar su incompetencia en algunos temas, acceden a realizar la tarea al azar, sin siquiera comprender su esencia. Con base en los resultados del seguimiento de la configuración de tareas en una explotación conocida, resultó que en una reunión con la alta dirección, muchos empleados estuvieron de acuerdo con lo que se dijo, pero al salir de la oficina preguntaron a sus colegas qué tenía el jefe. en mente.

Cada elemento del sistema KPI debe estar claramente explicado. Para ello, la dirección de la empresa (director general, consejo de administración y directorio) elabora y aprueba el reglamento sobre KPI. Sería bueno que el documento brinde ejemplos y cálculos con fórmulas y vincule toda la terminología a la contabilidad. Si las regulaciones tienen en cuenta las normas contables de la Federación Rusa, en el futuro deberá confiar en ellas. Cuando se utilizan varios sistemas de documentación de informes, es necesario indicar mediante qué método se debe calcular cada indicador.

Para una mejor comprensión de la disposición sobre KPI, se llevan a cabo varias reuniones generales. Cada gerente debe calcular sus bonos de forma independiente, en referencia a los indicadores del período de informe anterior. Se asigna una cierta cantidad de días hábiles para completar la tarea, después de lo cual todos se reúnen para identificar errores. En tales reuniones, a menudo se revela la necesidad de realizar ajustes en las regulaciones de KPI.

La aprobación final del documento se realiza con el número máximo de indicadores establecidos para todos los gestores. Cada gerente puede controlar simultáneamente no más de cinco a siete indicadores.

No debe guiarse por el principio de lograr el máximo resultado, ya que muchos altos directivos, ante una tarea de alta complejidad, simplemente dejan de hacer grandes esfuerzos para completarla.

El KPI se calcula una vez al año. Este es el período más óptimo para evaluar los logros de un especialista. ¿Qué sucede si el gerente principal fue contratado durante el año en curso? Como ejemplo, considere el grupo metropolitano de empresas Insol. Aquí, la parte de bonificación del salario se calcula de la siguiente manera:

el plan de trabajo incluye datos compilados sobre la base de un análisis de los logros anteriores del gerente en términos de indicadores similares con un aumento del 20%. Esta es la tasa de interés planificada establecida por el jefe de la empresa;
si el gerente principal fue contratado recientemente, se considera el desempeño de sus antecesores (al promedio se le debe sumar un 20%).

La cantidad de bonos depende del nivel de los indicadores planificados alcanzados. Considere esta situación con un ejemplo:

bonificación del 50% si la cifra real supera la prevista;
30% si se cumple el plan;
10% si el resultado es inferior al previsto;
el componente variable del salario no se paga en caso de un resultado inaceptablemente bajo.

Al calcular KPI, es mejor tener en cuenta los indicadores generales y personales. El primero incluye los resultados de las actividades del departamento, que es dirigido por el máximo responsable de la empresa. Los resultados generales motivan a los empleados a trabajar en equipo y al final sirven como manifestación del interés del especialista. Los detalles de la empresa y la posición del jefe son los principales factores que determinan la proporción de resultados generales y personales para la formación de KPI. Un alto cargo oficial implica una reducción del peso de los resultados personales. Para un gerente líder, el porcentaje de indicadores personales puede oscilar entre el 10 y el 20 % (o puede que no se tomen en cuenta en absoluto). Para el jefe de la empresa, un KPI personal es la recepción de certificados de calificación de un especialista en el sector financiero, que es obligatorio para algunas empresas, así como la preparación de un sucesor.

KPI se expresa en valores numéricos específicos. Por ejemplo, para un jefe de personal, un criterio como "atraer personal altamente calificado" es inaceptable. En este caso, no existen indicadores tales como términos, composición y número de personal. Además, no se puede utilizar la categoría de evaluación "personal altamente calificado". El director general de la empresa y el jefe del departamento de recursos humanos pueden no estar de acuerdo en la comprensión de criterios de evaluación como "experto" y "especialista altamente calificado".

Es importante establecer cómo se determinará el indicador. No es recomendable usar datos costosos para esto, dedicar mucho tiempo personal e involucrar a otras empresas. Por ejemplo, si el jefe del departamento de marketing necesita determinar el nivel de reconocimiento de la marca, entonces para evaluar los KPI, deberá utilizar métodos bastante costosos.

Para cada indicador, es necesario formar niveles de logro:

umbral (indicadores por debajo de los cuales no se acumulan bonos);
objetivo (según este indicador, se paga una remuneración especialmente proporcionada);
máximo (se pagan bonos incrementados).

En algunos indicadores generales la influencia puede ser indirecta, pero en los indicadores personales la relación entre la eficiencia en el trabajo y el resultado obtenido debe ser directa. Por ejemplo, para el director del departamento financiero, es imposible aplicar KPI "la presencia de brechas de efectivo", si todas las decisiones relacionadas con el momento de los pagos a las contrapartes y la provisión de préstamos de productos básicos las toma solo el director general.

Si el porcentaje de la bonificación es insignificante en comparación con los ingresos totales del empleado, entonces no dedicará su tiempo a establecer objetivos estratégicos, sino que se centrará en temas actuales más importantes. La participación de la bonificación para un gerente senior debe ser de al menos el 100% de su tasa fija, y para un empleado ordinario, hasta el 20%.

Para un empleado de la empresa, los indicadores se consideran justos si difieren en no más del 30% de las cifras promedio de esta industria. En este caso, al desarrollar indicadores clave de desempeño, la experiencia de los colegas será útil.

Un aspecto muy importante es el procedimiento justo para calcular KPI. Si se estableció una cierta cantidad de ganancias para un alto directivo en relación con KPI, pero de acuerdo con los resultados del período del informe, los indicadores apenas alcanzan el 50%, entonces, de acuerdo con la provisión de KPI, el gerente no es recompensado. A primera vista todo parece justo, pero si tenemos en cuenta la situación de crisis del año pasado y la quiebra de más del 50% de las empresas del sector, donde todo el resto se fue a cero, entonces según los resultados resulta que esta empresa recibió el 50% del indicador principal. En este caso, el gerente merece una bonificación. Esto sugiere que es posible evitar tal situación si vinculamos los principales indicadores con los de toda la industria.

Reglas para la gestión de gerentes de ventas: cómo proteger la base después del despido de empleados

practicante dice

Líder de KPI con el ejemplo

Tatiana Kostenkova,

asesor jurídico y de desarrollo empresarial, Finstar Financial Group, Moscú

Caso de estudio 1. KPI para un gerente de tienda

Consideremos un ejemplo de la práctica de Trade House "Narodny" (Bishkek, Kirguistán). Se han desarrollado los siguientes indicadores clave de rendimiento para los gerentes de tienda de esta casa comercial:

KPI 1. Implementación del plan de ventas. Se calcula en función de la relación entre el volumen real de ventas y el planificado. El plan de ingresos de la tienda para un período determinado es aprobado por el Gerente General en acuerdo con los directores financieros y comerciales. Este identificador de KPI es evaluado por un especialista en análisis (Tabla 2).

KPI 2. Cumplimiento de reportes y disciplina de desempeño. Este indicador demuestra la puntualidad de la preparación de la documentación de informes, la transferencia de facturas de servicios públicos para el pago, el envío de documentos al archivo, la ejecución de las órdenes del Director General, la implementación de las normas de inventario, así como la precisión del siguiente estándares corporativos y observando la disciplina de informes y desempeño. Los KPI son evaluados por el director comercial de la empresa. Por cada infracción se cuenta 1 punto.

KPI 3. Trabajo de empleados subordinados. La evaluación de los empleados de acuerdo con los parámetros aprobados es realizada por el curador. Las violaciones se convierten en puntos. Por ejemplo, el estacionamiento cerca de una tienda y su entrada debe cumplir con las normas sanitarias y de ingeniería. La violación de estos requisitos vale dos puntos.

Estudio de caso 2. KPI para el jefe de la sucursal rusa de una gran sociedad de cartera

Inicialmente, los indicadores clave de desempeño en la empresa estaban vinculados al indicador analítico EBITDA. Cuando el negocio pasó a una nueva etapa, se hizo difícil cumplir con los estándares corporativos.

Se establecieron cuatro tareas para los jefes de departamento:

minimización de costos;
preservación de indicadores alcanzados en períodos anteriores;
cumplimiento de la metodología para el desarrollo de decisiones de acuerdo a los estándares de la matriz controladora;
reducción de pérdidas.

Para estimular al director a resolver las tareas establecidas, se desarrollaron 4 indicadores clave de desempeño. Si se cumplía el plan, la remuneración era del 150% del salario anual.

KPI 1. Al menos una de las tiendas abiertas hace más de un año ha estado operando con pérdidas durante más de tres meses. El consejo de administración evalúa el cumplimiento con base en los datos de auditoría preparados sobre la base del estado de resultados operativos. El peso del indicador en el bono es de 0,3.

KPI 2. Incumplimiento de EBITDA. El identificador es evaluado por la junta directiva o un comité de auditoría con base en los datos del estado de resultados. El peso del indicador clave 2 es 0,3.

KPI 3. Violación de la normativa interna sobre las reglas para la toma de decisiones. La presencia/ausencia de fallas es determinada por la junta directiva. El peso del indicador clave 3 es 0,2.

KPI 4. Incumplimiento de las decisiones del directorio. La presencia de tales hechos es determinada por la junta directiva. El peso del indicador 4 en el bono es 0,2.

Cómo calcular KPI en Excel: ejemplos y fórmulas

Los bonos financieros en el sistema de motivación KPI son estimulantes. El monto de los pagos depende de los resultados personales del trabajo de un especialista en el período del informe. La cantidad puede ser fija o calculada como un porcentaje del salario.

Cualquier empresa determina el KPI y el peso de cada indicador individualmente (dependiendo de los objetivos de la empresa). P.ej:

El objetivo es cumplir con el plan de implementación por un monto de 500 mil rublos. mensual. El identificador clave es el plan de ventas. Sistema de medición: cantidad de ventas real/cantidad de ventas planificada.
El objetivo es aumentar el monto del envío en un 20%. KPI - volumen promedio de envío. Sistema de medición: volumen de envío promedio real / plan de envío promedio.
El objetivo es aumentar el número de clientes en un 15%. KPI: el número de clientes en la base de datos de la empresa. Sistema de medición: número real de compradores / número previsto de compradores.

La distribución de KPI (escalas) la determina la empresa de forma independiente. P.ej:

La implementación del plan por menos del 80% es un resultado inaceptable.
Ejecución del plan 100% - coeficiente 0,45.
Implementación del plan en el rango de 100-115% - un coeficiente de 0.005 por cada 5%.
Sin errores - coeficiente 0,15.
No hubo comentarios en el período del informe - coeficiente 0,15.

Este es solo uno de los posibles ejemplos de definición de KPI motivacionales.

El punto principal para determinar los indicadores clave es el cálculo de la relación entre el resultado real y el planificado. Casi siempre, el salario de un empleado incluye un salario (parte fija) y bonificaciones (parte variable). El KPI motivacional afecta el cálculo de la parte variable del salario.

Tomemos la relación de las partes fijas / variables en los salarios 50: 50. Según KPI, los ejemplos de indicadores y el peso de las partes variables y constantes son los siguientes:

Aceptamos los siguientes valores de los coeficientes (lo mismo para el indicador 1 y el indicador 2):

Tabla de KPI en Excel:

Explicaciones:

Salario - (componente constante del salario) se calcula en función del número de horas trabajadas. En nuestro ejemplo, las partes constante y variable tienen el mismo peso.
El indicador porcentual de la implementación del plan de implementación y el plan de trabajo se calcula como la relación de los indicadores obtenidos con las metas.
Para calcular los pagos de bonificación, se utilizan coeficientes. En nuestro ejemplo, el impacto del indicador 1 y el indicador 2 en el monto de la prima es equivalente. Los coeficientes también son los mismos. Por lo tanto, se utilizan las mismas fórmulas para calcular las medidas 1 y 2 (solo cambian las referencias de celda).

4. Fórmula para el cálculo de bonos: =C3*(F3+G3). Multiplicamos el bono planificado por la suma de los indicadores 1 y 2 para cada empleado.

5. Salario: salario + bonificaciones.

Este es un ejemplo de resumen (ejemplo de KPI de Excel). Cada empresa forma su propia tabla, teniendo en cuenta las características de sus actividades y el sistema de bonificación utilizado.

Cómo encontrar y motivar a un vendedor con un alto enfoque en el cliente

Ejemplo de matriz KPI en Excel

Para evaluar a los empleados en indicadores clave, es necesario formar una matriz o acuerdo sobre objetivos. De acuerdo con la forma general en que se calculan los KPI en Excel, los ejemplos son los siguientes:

Los identificadores clave son los criterios por los cuales se evalúa a los empleados de la empresa. Diferentes posiciones utilizan diferentes criterios.
El peso del indicador se indica en números de 0 a 1 para que la suma de todos los indicadores sea 1. El número de peso indica la prioridad de este KPI, teniendo en cuenta las tareas de la empresa en el período del informe.
El valor base del indicador KPI es el mínimo aceptable. El nivel, cuyo valor es menor que la "base", es la ausencia de un resultado.
Norma (cifra prevista del indicador) - un nivel obligatorio. Si la "norma" no se implementa, significa que el empleado no está cumpliendo con sus responsabilidades laborales.
Objetivo (por encima de la norma, lo que permite mejorar los resultados): el valor al que es necesario esforzarse.
Hecho - indicadores de rendimiento alcanzados en realidad.
El índice del indicador clave de rendimiento muestra el nivel del resultado en relación con la norma.

Fórmula de cálculo de KPI:

Índice KPI = ((Hecho - Base) / (Norma - Base)) * 100%.

Un ejemplo de cómo completar una matriz para un gerente de oficina:

El índice de rendimiento se calcula sumando los productos de índices y pesos. La evaluación del desempeño de los empleados se demuestra visualmente mediante el formato condicional.

¿Dónde estuvo la implementación exitosa? KPI: ejemplos de empresas

El sistema KPI se está implementando activamente en las empresas nacionales.

1. Sberbank: motivación de empleados a través de KPI.

Un ejemplo de una empresa que ha implementado con éxito un sistema KPI es Sberbank. Hace unos años, las sucursales de este banco se llenaban de largas colas y eran recordadas por un servicio poco educado. Después de que se introdujera el sistema KPI para los empleados de Sberbank en 2010, se produjeron cambios notables en el trabajo de la empresa. Para el personal ordinario se desarrollaron indicadores grupales, denominados “5+”:

eficiencia personal;
mejorar su conocimiento;
enfoque en el cliente;
optimización del tiempo de trabajo;
trabajo en equipo.

El sistema de motivación desarrollado para los empleados de Sberbank no se limita únicamente a incentivos financieros. Como motivadores no materiales se utilizan momentos como la entrega de beneficios, horario libre, descuentos, paquetes turísticos, etc.

2. "Magnat" - un nuevo sistema de control.

El sistema de indicadores clave de la empresa "Magnat" se denominó KPI-Drive. Sus creadores establecieron metas para resolver los siguientes problemas:

Mejorar los indicadores clave de rendimiento de nivel 1 para el segundo año después de la implementación.
Mejorar el movimiento de costos variables aumentando la dinámica de la nómina.
Aumentar la transparencia y la capacidad de gestión del negocio.
Fortalecer las interacciones del equipo.
Recuperar el costo de implementar el sistema.

Los resultados de la implementación de la metodología KPI pueden ser un ejemplo de qué tan rápido se lograron las metas. Por supuesto, como resultado, el sistema de indicadores clave de rendimiento se ha convertido en una parte integral de los procesos comerciales de la empresa.

Resultados de la implementación:

El modelo de gestión se ha vuelto más tecnológico y comprensible.
El sistema motivacional se ha vuelto tecnológicamente más avanzado y flexible.
Los KPI de nivel 1 de la empresa están mejorando constantemente.
GC "Magnat" es un ejemplo de implementación y uso exitosos de la tecnología de gestión de objetivos.
Desde la introducción del sistema KPI, el grupo de empresas Magnat ha aumentado su volumen de negocios en más de 5 veces.

Se pueden encontrar ejemplos de cuán efectiva es la implementación del sistema KPI en muchas de las empresas más grandes que operan en el mercado nacional.

El sistema de indicadores clave de rendimiento se ha utilizado durante muchos años para la gestión de empresas grandes, pequeñas y medianas en todo el mundo. Este es un sistema de gestión a gran escala y de varios niveles que le permite realizar una evaluación precisa de la eficiencia y la eficacia de la empresa. La implementación de KPI no es una tarea fácil que requiere recursos temporales y esfuerzos serios, pero el efecto de la implementación del sistema vale la pena.

Aprenderás:

¿Cuáles son los pros y los contras del sistema KPI?
Qué empleados no deben implementar KPI.
Qué KPI establecer para el gerente.
Qué hacer si los empleados sabotean la implementación de KPI.
Cómo revisar el sistema de KPI.

¿Qué es un sistema KPI?

KPI es un sistema especial de indicadores, mediante el cual los empleadores pueden evaluar el desempeño de los subordinados. Al mismo tiempo, los KPI, indicadores clave de cada empleado, están vinculados a indicadores comerciales generales (nivel de rentabilidad, rentabilidad, capitalización).

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Existen diferentes objetivos de KPI, pero el principal es crear una situación en la empresa en la que los empleados de diferentes departamentos puedan actuar juntos, sin contradecir sus acciones comerciales entre sí. Las actividades de un especialista no deben interferir con el trabajo de otro ni ralentizarlo. Todos los empleados deben luchar por un objetivo común y trabajar de manera efectiva, recibiendo bonificaciones por ello.

Se cree que los KPI están directamente relacionados con el BSC (Balanced Scorecard - Balanced Scorecard), pero esto no es así. Los creadores de BSC no utilizaron el término KPI. Utilizaron el concepto de "medida", "metro" o medida.

KPI y BSC están indirectamente relacionados. BSC está dotado de la perspectiva de los procesos de negocio, donde están presentes las metas asociadas. Para medir cómo se logran estos objetivos, los especialistas utilizan indicadores KPI de procesos comerciales.

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Entonces, ¿qué es KPI en palabras simples? Estos son ciertos indicadores, gracias a los cuales se vuelve mucho más fácil comprender qué acciones se deben tomar para aumentar la eficiencia. Al mismo tiempo, la eficiencia no es solo la cantidad de manipulaciones realizadas durante un cierto período de tiempo, sino también el beneficio que la empresa recibió del trabajo de un solo especialista.

Los KPI de la empresa se comparten. Sin embargo, en las divisiones se dividen en pequeños, llamados personales. No puede haber muchos de ellos. 3-5 indicadores claramente definidos y comprensibles son suficientes. El requisito principal es la capacidad de medirlos de manera simple y rápida.

Estos son algunos ejemplos de KPI . Los KPI posibles para un gerente de ventas son los siguientes: "El volumen de ventas no es inferior a...", "El número de nuevos clientes no es inferior a...", "El monto promedio del contrato por cliente es aproximadamente...", "El dominio del inglés no es inferior... ”.

Otro ejemplo de KPI. Eres propietario de un gran punto de venta de electrodomésticos. 12 gerentes trabajan para usted. La eficacia con la que funciona cada uno de ellos durante el mes se evalúa en función de los siguientes indicadores:

con cuántas personas con las que habló el gerente compraron el equipo (porcentaje);
el monto del cheque promedio;
en qué medida se ha cumplido el plan de ventas (por ejemplo, el monto de la barra mínima es de 350 mil rublos por mes; el nivel de cumplimiento excesivo del plan como porcentaje afectará el salario del gerente).

Por ejemplo, necesita vender mezcladores de una determinada marca y fabricante. En este caso, sería razonable establecer un plan para cada gerente con un número mínimo de mezcladores igual a 5. Si el gerente vende más equipos que el número planificado, recibe el 3% del costo de cada mezclador "extra". Para los especialistas, esta es una gran motivación, KPI de este tipo le permite vender productos con éxito. La experiencia muestra que el número óptimo de criterios KPI para un especialista es de 5 a 8.

3 datos interesantes sobre KPI

El sistema de indicadores clave de rendimiento se ha utilizado en Occidente durante más de 40 años. En los países de la CEI y Rusia, se ha utilizado durante unos 15 años.

En varios estados (Corea, Singapur, Hong Kong, Japón, Malasia, Alemania y EE. UU.), el sistema de indicadores clave de desempeño es una idea nacional. KPI no es solo un concepto allí, sino la base del trabajo de todas las empresas.

El presidente ruso, Vladimir Putin, propuso crear un sistema de Indicadores Clave de Desempeño para evaluar cómo trabajan los funcionarios.

Cómo evitar errores al implementar KPIs

Los editores de la revista "Director General" consideraron 6 errores populares en el sistema KPI y dieron consejos sobre cómo evitarlos.

¿Dónde comienza el desarrollo de KPI?

Los KPI deben crearse de arriba hacia abajo, comenzando con los objetivos a gran escala de la empresa hasta las tareas que enfrenta el empleado individual. Para resolver completamente los problemas, es necesario que todo el personal esté involucrado en la preparación del sistema KPI. Estamos hablando de empleados que trabajan en planificación, económicos, financieros, especialistas en la gestión de la organización de la actividad laboral, un equipo de departamentos de personal, ventas, departamentos de tecnología.

Para comenzar, la organización debe determinar qué KPI priorizar. Para ello, la empresa especifica y verifica los objetivos de carácter estratégico y operativo. Idealmente, la formulación de la meta debería ser tal que no tenga una designación clara del componente financiero como indicador principal. Es mejor si el indicador financiero se deriva de la tarea principal. Con este enfoque, la empresa podrá sentirse segura en el período de crisis.

Requiere conexión de la meta con el entorno del mercado, cambios en el mercado. Por ejemplo, una empresa puede fijarse el objetivo de convertirse en una de las TOP-3 del mercado para sus productos o tomar una posición de liderazgo en un determinado territorio. Después de formular el objetivo principal, se resaltan los subobjetivos.

Después de establecer objetivos, debe analizar qué tan efectivamente está funcionando la empresa ahora y cómo resuelve los problemas actuales. Al mismo tiempo, es necesario determinar cómo se calcularán los salarios de los empleados.

Al crear KPI en una empresa, es importante presupuestar los costos de personal. En este caso, se divide por tipos de pagos. Además, se requiere tener en cuenta la indexación de los salarios y el crecimiento profesional de los especialistas.

En la etapa final de desarrollo, se crean provisiones, se preparan mapas de KPI, se prescribe la metodología para calcular cada indicador clave y el sistema se coordina con la gestión de todas las unidades independientes de la empresa.

La regulación sobre KPI debe incluir información sobre las metas y objetivos que persigue el sistema:

Mejorar los resultados y aumentar la eficiencia de los especialistas. Desarrollo e implementación de la motivación de los empleados.
Incrementar la rentabilidad de la empresa. Desarrollo de metas e indicadores de desempeño para cada cargo en los departamentos y divisiones de la empresa.
Crear una base de información que le permitirá tomar las decisiones de gestión correctas. Asegurar la pronta recopilación de información y el control sobre el funcionamiento del sistema.

Indicadores clave de desempeño y sus tipos

Los KPI clave son:

rezagado, reflejando los resultados del trabajo al final del período. Estamos hablando de KPI financieros que dan testimonio del potencial de la empresa. Sin embargo, tales coeficientes no pueden mostrar cuán eficientemente funcionan los departamentos y la organización en su conjunto;
operativos (líderes), que le permiten administrar el estado de cosas durante el período del informe para lograr los objetivos al final. Los indicadores de rendimiento operativo ayudan a comprender cómo están las cosas ahora en la empresa y, al mismo tiempo, demuestran los resultados financieros en el futuro. Sobre la base de los KPI operativos, también se puede juzgar qué tan bien se ejecutan los procesos, si los productos son buenos, qué tan satisfechos están los clientes (consumidores) con ellos.

Las condiciones principales son que los indicadores deben contribuir a la implementación de las metas intermedias y finales, y todos los indicadores pueden calcularse rápida y fácilmente. Los coeficientes son diferentes: cualitativos (en forma de calificación o puntos) y cuantitativos (en forma de tiempo, dinero, volumen de producción, número de personas, etc.).

Ejemplos de KPI

KPI para trabajador de soporte técnico. Un especialista de este perfil debe asesorar a los que son compradores reales y ayudar a los clientes potenciales. El conjunto de KPI en este caso es pequeño. El trabajo de un empleado se evalúa en función de qué tan bien realiza las consultas, en qué cantidad, si los clientes están satisfechos con el servicio.

Indicadores clave de desempeño para un gerente de ventas. El número de nuevos compradores no debe estar por debajo de cierta marca, el volumen de ventas no debe ser inferior al límite establecido, el tamaño del contrato promedio para un cliente está dentro de los límites indicados, dominio del inglés en un nivel u otro.

El sistema KPI consta de una serie de indicadores, pero los universales son:

Proceso, indicando qué resultado ha traído el proceso, cómo se procesan las solicitudes de los consumidores, cómo se crean y se llevan nuevos productos al entorno del mercado.
Cliente: qué tan satisfechos están los clientes, cómo es la interacción con los mercados de ventas, cuántos compradores fueron atraídos.
Financiero le permite juzgar la situación económica externa de la empresa. Aquí estamos hablando del nivel de rentabilidad, facturación, valor de mercado de los productos, flujo financiero.
Los criterios de desarrollo muestran cuán dinámicamente se está desarrollando la empresa. Este es el grado de productividad de los especialistas, el nivel de rotación del personal, el costo por empleado, la motivación de los empleados.
Indicadores del entorno externo: cómo fluctúa el precio, cuál es el nivel de competencia, cuál es la política de precios en el mercado. Sin duda, estos indicadores deben tenerse en cuenta al crear KPI.

Cómo calcular KPI

Nivel 1. La elección de tres indicadores clave de la actividad efectiva de un especialista:

el número de usuarios que se sintieron atraídos por el sitio;
el número de pedidos repetidos de clientes existentes;
la cantidad de recomendaciones y críticas positivas que aparecieron después de comprar un producto o solicitar un servicio en el sitio web y en las redes sociales de la organización comercial.

Etapa 2. Determinación del peso de cada indicador. El peso en el total es igual a 1. Al mismo tiempo, la mayor parte pertenece al indicador de prioridad. Como resultado:

el número de nuevos clientes se da 0,5;
el número de pedidos repetidos - 0.25;
reseñas - 0.25.

Etapa 3. Análisis de datos estadísticos de los últimos seis meses para cada KPI y desarrollo de un plan:

Etapa 4. Cálculo de KPI. Un ejemplo se presenta en esta tabla:

Fórmula de cálculo de KPI: Índice KPI = Peso KPI * Hecho / Meta

En este caso, el objetivo es el indicador planificado del comercializador. El hecho es el resultado real.

Queda claro que el especialista no ha logrado sus objetivos hasta el final. Sin embargo, según la tasa general del 113,7 %, es seguro decir que el resultado real es bastante bueno.

Etapa 5. Preparación de nómina.

En total, al vendedor se le deben $800, de los cuales $560 son fijos y $240 son variables. El salario completo de un especialista se paga por un índice igual a 1 (o 100%). Así, el indicador de 113,7% indica que se sobrecumplió el plan, lo que significa que al comercializador se le otorga un salario con un aguinaldo adicional.

Resultado:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

Si el índice KPI es inferior al 99%, la cantidad de bonos se reduce.

Tal tabla le permite ver los problemas en el trabajo de un comercializador, las dificultades que no puede afrontar. Posiblemente, la falta de buenos resultados de actividad puede deberse a una estrategia incorrecta de aumentar el nivel de lealtad de los clientes. Sin embargo, es posible que inicialmente el plan en sí se elaboró de forma analfabeta. En cualquier caso, la situación debe ser controlada. Si las cosas no mejoran en el futuro, reconsidere los requisitos para los indicadores de desempeño.

Si se apega a dicha política, aprenderá qué son los KPI en el proceso de producción, ventas, etc. Comprenderá mejor cómo debe ser el cálculo de los indicadores y el proceso de su implementación.

El cálculo se puede modificar teniendo en cuenta los resultados planificados, complementado con nuevos valores: un indicador de la cantidad de tareas resueltas y no resueltas, un sistema de sanciones por mal desempeño en los puntos principales del plan.

Entonces, para la implementación del plan por menos del 70%, el empleado puede no recibir ningún bono.

También existe el siguiente esquema para calcular la parte de bonificación del salario de un especialista que ha cumplido el plan de ventas:

Implementación de KPI en la empresa.

Tanto los empleados como los consultores externos pueden ser responsables del proceso de implementación del sistema de KPI creado en la empresa. Al mismo tiempo, se deben tener en cuenta los detalles de la empresa, cómo fluyen los procesos comerciales en ella, qué metas y objetivos se establece la empresa. Es necesario que el personal de base esté al tanto de cómo cambiará el sistema de nómina. Comunicar a los empleados que el principal indicador será el nivel de su eficacia. Al introducir un sistema de KPI, se debe capacitar a los especialistas. El personal debe entender que los cambios son beneficiosos principalmente para ellos. La implantación del sistema implica la elaboración de documentación especial: contratos de trabajo, dotación de personal, convenio colectivo y otros documentos relacionados con la retribución de los empleados.

Antes de introducir un sistema KPI, pruébelo con un proyecto piloto. Tome 1-2 departamentos y elabore nuevos procesos y formación de salarios en ellos en un modo piloto. La proporción de los componentes fijos y de bonificación de la remuneración se puede ajustar en tiempo real, teniendo en cuenta los indicadores objetivo para grupos específicos de personal.

Cuando el nuevo pedido en la empresa se prueba y se ajusta por completo, puede presentarlo a otros departamentos. Recuerde que es mejor no implementar un sistema de KPI sin pruebas. Como parte del proyecto piloto, será posible comprender claramente qué dificultades causa el sistema para el personal, conocer las posibles deficiencias y eliminarlas rápidamente. Todos los empleados de la empresa deben trabajar hacia un objetivo común. De lo contrario, los empleados solo experimentarán incomodidad y todas las acciones y aspiraciones serán en vano.

En el proceso de introducción de KPI en la empresa, asegúrese de que los indicadores puedan ajustarse si es necesario. Gracias al seguimiento constante de los indicadores, será posible adaptarse a tiempo a los cambios en el entorno del mercado y editar la estrategia de trabajo. Además, cada año es necesario mejorar el modelo de formación de primas, es decir, optimizarlo. Como parte de la optimización, los indicadores evaluados se cambian por otros más relevantes para determinados empleados y departamentos.

Qué KPI establecer para el gerente

El personal y la gestión de KPI deben estar relacionados con los principales objetivos de la empresa. Necesitas saber exactamente lo que quieres lograr después de un cierto período de tiempo. Puede esforzarse por adelantarse a la competencia y convertirse en un líder en su industria. Otra opción: el jefe de la empresa quiere vender el negocio a un precio de ganga. KPI para el primer caso es un aumento en la base de clientes y los volúmenes de ventas, para el segundo: un aumento en el capital de la empresa y el logro del valor máximo de venta.

El objetivo principal debe escribirse y formalizarse, y luego dividirse en objetivos secundarios. Cuando los especialistas cumplen con éxito los subobjetivos, se acercan a la decisión de la tarea principal de la empresa.

Si estamos hablando de una gran organización o holding, se requiere el KPI del director para cada división y sucursal. Si el dueño de una gran empresa planea comparar los indicadores de desempeño de los Directores Generales que están geográficamente distantes entre sí, es necesario desarrollar un sistema de evaluación unificado. Al mismo tiempo, hay que recordar que aquellos KPI que son fáciles de conseguir en regiones grandes no siempre lo son en regiones pequeñas. En este sentido, el sistema se puede formular aproximadamente de la misma manera, pero la cantidad de indicadores debe ser diferente para los gerentes en diferentes regiones.

Al preparar los KPI, intente establecer indicadores en la cantidad óptima para que el empleado pueda monitorear fácilmente el desempeño laboral. Es mejor si hay cinco KPI. Al instalar más indicadores, el director puede no prestar atención a los principales y centrarse en los menores.

Al crear un sistema de KPI para la gestión, una combinación de indicadores generales y personales es óptima. Los indicadores generales se denominan resultados de las actividades del departamento subordinado al especialista. Sobre la base de indicadores generales, queda claro cómo funciona el equipo, cuánto está interesado el gerente en resolver las tareas. Los indicadores personales se denominan objetivos alcanzados individualmente y resultados de actividades.

Si el sistema de KPI está bien creado, los ratios muestran cómo trabaja cada uno de los gerentes, y esta información es útil para la empresa.