Verslo korespondencija: taisyklės, kurias būtinai turite žinoti. Verslo korespondencija: taisyklės, kurias būtinai turite žinoti apie verslo korespondencijos „kalbą“.

POZICIJA

Apie atviro festivalio-konkurso surengimą originaliausiam

skaičiai iš balionai„Oro brolija“

Festivalio organizatoriai

Centrinis kultūros ir laisvalaikio parkas pavadintas. V.V. Majakovskis

Festivalio tikslai ir uždaviniai

1) sukurti tikros kūrybinės šventės atmosferą;

2) kūrybinių pasiekimų ir patirties mainai tarp dalyvių;

3) mėgėjų judėjimo, kuriant figūras iš balionų, palaikymas ir populiarinimas;

4) naujų formų teritorijos puošybos kūrimas

Festivalio dalyviai

Festivalyje kviečiami dalyvauti:

1) atostogų įmonės Jekaterinburgo ir Sverdlovsko srities miestai

2) Jekaterinburgo miesto ir Sverdlovsko srities kūrybinės agentūros

3) iniciatyvus kūrybinės grupės Jekaterinburgo ir Sverdlovsko srities miestai

4) agentūros, kuriančios dekoracijas atostogoms Jekaterinburgo mieste ir Sverdlovsko srityje

5) dizaineriai, kurie yra Jekaterinburgo miesto ir Sverdlovsko srities gerbėjai

Jokių amžiaus apribojimų!

Festivalio laikas ir vieta

Nuo 9.00 iki 10.00: Dalyvių su dideliais statiniais, kuriems reikia patekti į aikštelę automobiliu, registracija;

Nuo 10.00 iki 12.30: montavimas, figūrėlių išdėstymas pagal dalyvio eilės numerį;

Nuo 12.30 – 15.00: žiuri vertinimas, parko lankytojų fotosesija su figūromis;

Nuo 15:00 - 18:30: šventinis koncertas, aikštelės išmontavimas (renginio pradžios laikas ir trukmė gali būti koreguojami);

Vieta: Centrinis kultūros ir laisvalaikio parkas pavadintas. V.V. Majakovskis, atvira zona

Renginio adresas: Michurina 230, tramvajus Nr.3, 6,9,10,20,21,33. Sustojimas – Majakovskio parkas

Festivalio programos vykdymo sąlygos

1) Kamuoliukų figūra turi tilpti į 4*4 m plotą

2) Figūra iš balionų gaminama iš anksto arba sukuriama parke 10.00 – 12.30 val.

3) Dalyvis turi savarankiškai pateikti figūros tvirtinimo būdus ir pateikti viską, kas reikalinga figūrai įrengti renginio dieną. (Parke yra tik 4*4 m platforma. Paviršius – žolė!)

4) Darbai bus patalpinti lauke.

5) Po registracijos kiekvienam dalyviui bus atsiųstas serijos numeris. Serijos numeriai bus paskelbti svetainėje.

6) Kiekvienas dalyvis turi atsiųsti savo darbo pavadinimą ir aprašymą (žr. 1 priedą)

Dalyvių galimybės

1) Kiekvienas dalyvis dengtoje patalpoje (palapinėje) gali susikurti savo figūrą ir susidėti daiktus

2) Dalyvis turi teisę talpinti savo reklamą (organizacijos pavadinimas - logotipas - telefonas - svetainė - paslaugos). Visa informacija apie dalyvį, būtent (organizacijos pavadinimas (asmens vardas) – logotipas – telefonas – svetainė – paslaugos – darbo pavadinimas – aprašymas) bus paskelbta informacinis stendas A3 dydžio. 1 stendas = 1 dalyvis. Prie kiekvieno stovo bus pritvirtinta kišenė vizitinėms kortelėms. Jei pageidauja, organizacija ar asmuo turi teisę įtraukti savo vizitines korteles. (žr. 1.2 priedą)

3) Dalyvis turi teisę naudoti 220 V elektros energiją (su savimi atsinešti ilginamąjį laidą)

Žiuri

1) Vertinimo komisiją sudaro festivalio organizacinis komitetas iš Centrinio kultūros ir kultūros parko specialistų ir šios Jekaterinburgo srities specialistų.

2) Festivalio žiuri turi teisę steigti papildomas nominacijas ir steigti specialius diplomus.

Festivalio dalyvių apibendrinimas ir apdovanojimas

Kiekvienas dalyvis apdovanojamas Dalyvio diplomu. Nugalėtojai, užėmę 1, 2 ir 3 vietas, apdovanojami diplomais ir dovanėlėmis.

Finansinės sąlygos

Organizacinis mokestis už dalyvavimą festivalyje NEPATEIKTA

Organizaciniai reikalai

1) paraiškos dalyvauti festivalyje priimamos iki 2016 m. rugpjūčio 24 d. el [apsaugotas el. paštas] ir telefonu 221-34-70

Laiško temoje ir failo pavadinime nurodykite: paraiška Oro brolijos festivaliui. Prašymo pildymo pavyzdį rasite 1 priede.

Kilus klausimams, kreipkitės į Centrinio kultūros ir kultūros parko vardo meno skyrių. V.V. Majakovskis.

Tel.: 221-34-70; 8-982-623-64-33 Maria Doronina – festivalio kuratorė;

1) Organizacinis komitetas pasilieka teisę nutraukti paraiškų priėmimą iki paskelbto termino, jei dalyvių skaičius viršija festivalio technines galimybes.

2) Dalyvis leidžia tvarkyti šioje paraiškoje pateiktus asmens duomenis rengiant festivalio informacinę medžiagą, taip pat naudoti informacinės medžiagos nuotraukų ir video festivalis su Jūsų dalyvavimu.

1 priedas

DALYVAVIMO PARAIŠKA

INFORMACINIS PAŠTAS

Sveikata yra žmogaus gyvenimo pagrindas. Jos išsaugojimui svarbiausia yra žmogaus gyvenimo būdas. Sveikos gyvensenos kultūra yra raktas į aktyvų ilgaamžiškumą.

Siekiant formuoti teigiamą studentų požiūrį į sveiką gyvenseną, universitetas

2015 m. spalio mėn

diriguoja Tarpuniversitetinis maratonas

„SVEIKA GYVENIMO BŪDA UGDYMO PROCESE

VIDURINĖ MOKYKLA"

Maratono tikslas yra populiarinti mokiniams svarbiausius sveikos gyvensenos komponentus: subalansuotą mitybą, kūno kultūrą ir sportą, harmonizavimąsi su visuomene.

Vieta: Sankt Peterburgas, šv. Novorosijskaja, 48/50.

Organizacinis komitetas Tarpuniversitetinis maratonas“ Sveikas vaizdas gyvenimas ugdymo procese vidurinė mokykla»:

Pankova Nina Vladimirovna, Federalinės valstybinės biudžetinės aukštojo profesinio mokymo įstaigos „SPbGTEU“ rektorius,

Bazarnova Julija Genrikhovna, FSBEI HPE „SPbGTEU“ Chemijos ir biotechnologijų katedros vedėjas,

Barsukova Natalija Valerievna, Federalinės valstybinės biudžetinės aukštojo profesinio mokymo įstaigos „SPbGTEU“ Maitinimo technologijų skyriaus vedėjas,

Nerobjevas Nikolajus Jurjevičius, katedros vedėjas fizinė kultūra FSBEI HPE "SPbGTEU",

Kotomenkova Olga Gennadievna, Federalinės valstybinės biudžetinės aukštojo profesinio mokymo įstaigos „SPbGTEU“ tyrimų skyriaus vadovas.

Vykdant universitetinį maratoną planuojama surengti varžybos tarp 6 studentų komandų. Privalomi reikalavimai dėl komandų sudėties: 10 žmonių, iš jų po 2 studentus iš kiekvieno fakulteto.

Sekantis varžybas renginio metu :

1. Komandos prisistatymo konkursas (namų darbai): brošiūra ir pristatymas (vaizdo įrašas ar skaidrių demonstravimas, arba grupės pristatymas ir pan.).

2. Smegenų žiedo žaidimas „Sveikatos enciklopedija“.

3. Kulinarinė dvikova „Tinkama vakarienė trims asmenims“ su patiekalų pristatymu (šaltas užkandis, pirmas patiekalas, antrasis patiekalas, gėrimas).

4. Sporto rungtynės „Sveikas protas atletiškame kūne“(komandinės sporto šakos varžybos).

5. Projektų konkursas „Universitetas – sveikatos teritorija“(namų darbai).

Paraiškų priėmimas iš komandų dėl dalyvavimo universitetiniame maratone (1 priedas). iki 2015 m. spalio 19 d. (imtinai) elektroniniu paštu: [apsaugotas el. paštas].

„Kelių žemėlapiai“ su paaiškinimais ir reikalavimais varžybų užduotis bus išsiųstos užsiregistravusios komandos 2015 m. spalio 20 d paraiškose nurodytais elektroninio pašto adresais.

Kilus klausimams, kreipkitės:

- renginio organizaciniam komitetui: el. paštas: [apsaugotas el. paštas];

- į Federalinės valstybės biudžetinės aukštojo profesinio mokymo įstaigos „SPbGTEU“ tyrimų skyrių:

• Kokie tipai verslo korespondencija atskirti.
• Kokių dalykinio susirašinėjimo taisyklių svarbu laikytis?
• Kokios yra elektroninio verslo korespondencijos ypatybės?

Priežiūra verslo korespondencija pagal taisykles – vienas iš svarbių sėkmės komponentų karjeroje ir versle. Šių taisyklių nežinojimas arba neteisingas jų taikymas praktikoje gali lemti partnerių ir klientų praradimą. Be to, tiksli ir kompetentinga verslo korespondencija yra svarbi verslo įvaizdžio sudedamoji dalis.

Kokie yra skirtingi verslo susirašinėjimo tipai?

Verslo susirašinėjimas – su partneriais, klientais, kolegomis, organizacijomis – yra viena iš svarbiausių bet kurios įmonės veiklų. Įvairių rangų vadovai ir darbuotojai priima ir siunčia laiškus, komerciniai pasiūlymai ir tt Priklausomai nuo formos, turinio ir dėmesio, bet kokia korespondencija skirstoma į šiuos tipus:

• pareigūnas;
• Asmeninis;
• vidinis;
• išorės.

Kiekvienam iš jų yra individualūs reikalavimai kompiliavimas ir pateikimas. Dažniausiai pasitaikantys oficialių verslo laiškų tipai yra šie:

• padėka;
• komercinė;
• laiškai, reikalavimai ir prašymai;
• paneigimai;
• sveikinu;
• užuojauta, nekrologai.

Atsižvelgiant į tai, kad šiandien dauguma verslo korespondencijos vyksta elektroniniu formatu, egzistuoja paruošti šablonai ir bet kokio tipo formos.

Verslo rašymo menas

Kiekvienas tekstas yra adresato įtakos mechanizmas. Jei neveikia, vadinasi, pažeidėte surinkimo taisykles: paėmėte netinkamas dalis ir neteisingai jas sutvarkėte. Norėdami gauti tai, ko norite iš gavėjo, turite pasirinkti tinkamus faktus, teisingai juos pateikti ir padaryti tai „teisingu veidu“ – tokiu, dėl kurio laiško gavėjas norės priimti jūsų pasiūlymą. Kaip tai padaryti?

Duomenys. Pasitaiko, kad chaotiškai pateikiant įvairias, kartais pašalines mintis, pasimeta racionalūs argumentai, galintys įtikinti adresatą. Tačiau pastačius struktūrą, raidė tampa aiški ir įtikinama, net jei niekas joje nepasikeitė. Pagrindinė mintis (dažnai motyvacija veikti) dedama pradžioje, ji seka iškart po pasisveikinimo. Toliau pateikiamas argumentų sąrašas (kiekvienas pažymėtas raudona linija ir kursyvu) su spalvingomis iliustracijomis (paaiškinimais). Pabaigoje pakartojamas raginimas veikti. Toliau seka parašas. Paprastas redagavimas net ir apgailėtiną ir nelabai aiškią žinią „į kaimą pas senelį“ iš Čechovo apsakymo „Vanka“ paverčia argumentuotu, viliojančiu pasiūlymu seneliui.

Siuntėjo vaizdas. Atsakymas priklauso nuo to, kaip atrodo laiško siuntėjas. Laiške galite būti pareigūnas arba asmuo. Kartais pirmasis yra naudingas, o kartais antrasis. Pavyzdžiui, jei giriate adresatą, geriau naudoti asmeninį stilių (rašyti savo vardu, perteikti savo požiūrį į faktus, kalbėti kaip su lygiais). Dėl to gavėjas žinos ne tik, kad jis yra puikus, bet ir tai, kad jūs apie jį kalbate gera nuomone. Priešingai, geriau barti formaliomis frazėmis, nurodant plikus faktus. Šis patarimas, šiek tiek perdėtas, atrodo taip: vietoj „Tu esi kvailys“ reikia parašyti „Skaityte nerasta jokių intelekto ženklų“.

Šiuolaikinėje korespondencijoje dažnai kreipiamės tiesiai į reikalą, tarp sveikinimo ir pagrindinės frazės praleidžiame „orų pokalbį“. Atrodytų, kad pasirenkamas trumpas sakinys neturi didelės semantinės apkrovos. Tačiau skaitytojo akyse pirmiausia pasirodo žinutė, todėl ji nustato laiško toną ir nulemia, kokiomis akimis gavėjas žiūrės į likusį tekstą. Štai keli pavyzdžiai, kaip pradėti savo žinią pavaldiniams ir partneriams, siekiant skirtingų tikslų.

1. Norėdamas suteikti sau svorio: „Atsižvelgiant į tai, kad projektą A asmeniškai kontroliuoja regiono gubernatorius, primename.
2. Užmegzti šiltus santykius su nepažįstama įmone: „Sužinoję, kad jūsų įmonė, kaip ir mes, yra konkurso „KVN of Sibiras“ rėmėja, nusprendėme ją pirmiausia pasiūlyti jums.
3. Norėdami gauti pagalbos: „Olya, jūs taip gerai ir, svarbiausia, profesionaliai kalbėjote konferencijoje! Manau, kad jūs, kaip ekspertas, galite man padėti.
4. Pavaldiniams sutelkti: „Sveikinu – jau penktadienis. Belieka pateikti biudžeto pasiūlymus – ir galite ilsėtis“.

5 siaubingos pirmosios frazės, kurios nužudys jūsų rašymą

Amerikiečių kompanija „HubSpot“ išsiaiškino, kurie pirmieji sakiniai skaitytojo neįkvepia, o atvirkščiai – priverčia ištrinti laišką. Sužinokite, kas yra šios frazės, ir niekada nenaudokite jų pokalbio pradžioje.

Bendrosios dalykinės korespondencijos taisyklės

Jūsų įmonės reputacija netiesiogiai priklauso nuo to, kaip sukurtas ir parašytas verslo laiškas. Galime teigti, kad norint suformuoti sėkmingą įmonės įvaizdį ir kurti jos reputaciją, darbuotojams būtina laikytis dalykinio susirašinėjimo taisyklių tiek išorinėje, tiek vidinėje komunikacijoje.

Laiško forma. Būtų teisinga naudoti formas, sudarytas firminis stilius, kuriuose yra detalių. Stiliaus dizainas reiškia logotipo buvimą, specialaus šrifto naudojimą, visos kontaktinės informacijos nurodymą ir pilną organizacijos pavadinimą.

Puslapio išdėstymas. Formatuojant verslo korespondencijos laišką, naudojamos paraštės (kairė paraštė - 2 cm, dešinė - 1 cm, viršutinė ir apatinė paraštės - po 2 cm). Jei laiške yra keli lapai, jie turi būti sunumeruoti (nustatyti lapo viršuje viduryje).

Stilius. Verslo laiškai rašomi oficialus verslo stilius, kuriame daroma prielaida Trumpas aprašymas laiško esmė, formuluotės tikslumas ir antspaudų bei standartinių frazių naudojimas. Be to, dalykinėje korespondencijoje galioja taisyklė: viena problema – viena raidė.

Teksto struktūra. Standartinis laiškas verslo korespondencija susideda iš trijų dalių:

1. Kreipimasis į adresatą.
2. Įvadas (laiško tikslai).
3. Pagrindinė dalis.
4. Santrauka.

Verslo korespondencijos anglų kalba taisyklės

Verslo korespondencijos ruošimas Anglų kalba atliekami pagal bendruosius reikalavimus:

1. Tekstas paskirstomas pastraipomis nenaudojant raudonos linijos.
2. Formatuojant laišką viršutiniame kairiajame kampe turi būti nurodyta siuntėjo asmeninė informacija (vardas ir pavardė, arba organizacijos pavadinimas ir adresas).
3. Žemiau pateikiamas oponento pavadinimas arba gavėjo įmonės pavadinimas su adresu (naujoje eilutėje).
4. Laiško sudarymo data nurodyta trimis eilutėmis žemiau arba viršuje, dešiniajame kampe.
5. Pagrindinė laiško dalis dedama lapo centre.
6. Pagrindinę mintį geriau pradėti nurodant prašymo priežastį: „Rašau...“
7. Standartinis laiškas turėtų baigtis posakiu: „Pagarbiai“, jei žinomas adresato vardas; „Pagarbiai“ – jei ne.
8. Po padėkos praleiskite keturias eilutes ir nurodykite savo vardą ir pareigas.
9. Parašas dedamas tarp vardo ir sveikinimo aukščiau.

Verslo korespondencijos „kalba“.

Reikalinga dalykinė korespondencija Specialūs reikalavimai. Visų pirma, laiškuose neturėtų būti emocinių poteksčių. Jie turėtų būti kuo santūresni, glaustesni ir tikslesni. Logiška ir nuosekli teksto konstrukcija visiškai pakeičia emocionalumą. Įterpimai, mažybiniai vardai, santrumpos, kurių nėra visuotinai priimtų sąraše – viso to reikėtų vengti dalykinėje korespondencijoje.

Viena iš svarbių sąlygų rašant laišką yra semantinis tikslumas, kuris parodo jo praktinę vertę.

Kitas svarbus kriterijus yra logiškas teksto pateikimas. Žodžiai neturėtų būti interpretuojami dvigubai – tai gali pakeisti laiško turinio prasmę ir suteikti jam nepageidaujamą atspalvį.

Pagrindinis bet kurio verslo dokumento tikslas yra įtikinamumas išreiškiant tam tikrą požiūrį. Pagrindinės dokumento rašymo ir rengimo taisyklės, atmintinę arba laiškai yra raštingumas, argumentacija, teisingas kreipimasis, informacijos patikimumas ir pakankamai įrodymų.

Žemiau pateikiamos kelios verslo laiškų rašymo taisyklės:

Įvardžių vartojimas. Verslo korespondencija neturėtų atspindėti asmeninių emocijų ir suvokimo. Verslo informacija tradiciškai perteikiamos naudojant standartines formas. Paprastai tokio susirašinėjimo metu išreiškiami visos įmonės, o ne individo interesai, todėl adresas kilęs iš daugiskaitos. Ir nors tai apima įvardį „mes“, turėtumėte vengti jo vartoti naudodami atitinkamas veiksmažodžių formas.

Užstato formos. Verslo korespondencijoje turėtumėte naudoti pasyvų balsą. Tokių prašymų yra daugiau švelnus žvilgsnis. Pavyzdžiui, jei frazę: „Remonto darbų neatlikote laiku“ pertvarkysite žodžiais „Sutartyje numatyti remonto darbai nebuvo atlikti“, tuomet galima konstatuoti patį neatlikimo faktą. kūrinį nepateikdamas tiesioginių kaltinimų. Tai yra, nurodomas pažeidimo faktas, tačiau nenurodomi konkretūs kaltininkai, todėl laiško tonas tampa švelnesnis.

Aktyvus balsas naudojamas apibrėžiant laiške objektą, kuris yra tam tikrų veiksmų iniciatorius. Pavyzdžiui, „teisinis skyrius pateikia paaiškinimą...“. Pažymėtina, kad tokiuose sakiniuose vartojamas esamasis laikas.

Pasyvaus balso naudojimas taip pat lemia raidės pobūdį. Tokios formos leidžia sutelkti dėmesį į konkretų įvykį, o ne į veiksmo vykdytojus (pasiūlymas išsiųstas, ataskaita gauta). Pasyvus balsas taip pat naudojamas, jei objektas yra akivaizdus (nustatyta susitikimo data).

Veiksmažodžio forma. Jei reikia sutelkti dėmesį į nuolat pasikartojantį veiksmą, jiems apibūdinti naudojami nebaigtos formos veiksmažodžiai (specialistai nuolat pažeidžia terminus). Jei reikia pabrėžti proceso užbaigtumą, kreipkitės tobulas vaizdas veiksmažodžiai (patruliai pradėjo savo pareigas).

Akcentų įvedimas. Nepaisant to, kad dauguma verslo korespondencijos yra neutralaus tono, kai kuriais atvejais reikia daugiau dėmesio skirti tam tikriems dalykams. Norėdami tai padaryti, įžanginės frazės naudojamos frazei sušvelninti. (Jei frazę „prašome atsiųsti turimą dokumentaciją“ perrašysite žodžiais prašome atsiųsti dokumentus, kurie, matyt, yra jūsų žinioje“, tada įtampos laipsnis joje gerokai sumažėja , ir tai labiau tinka dalykinio susirašinėjimo taktiškumo reikalavimams).

Rašydami verslo laiškus taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį pagarbus požiūris savo priešininkui. Taigi, jei frazė „jūsų pasiūlymas mūsų nedomina“ pakeičiama į „deja, šiuo metu jūsų pasiūlymas mūsų nedomina“, tai išlaisvinama nuo nereikalingo griežtumo, kuris netinka verslo susirašinėjimui.

Įvadinės struktūros taip pat yra svarbi sudedamoji dalis verslo laiškas, nes dėl jų ji nėra tokia sausa. Pagal standartus verslo etiketas tiktų frazė „prašau, jei įmanoma, pateikite savo ekspertų pastabas apie mūsų medžiagų kokybę“. Įžanginės konstrukcijos – gera priemonė kategoriškumui mažinti, pagarbai ir dėmesingumui parodyti, draugiškam tonui išreikšti. Jų naudojimas leidžia išreikšti mintį nepažeidžiant priešininko pasididžiavimo.

Verslo susirašinėjimo etiketas: 5 patarimai, kaip padaryti gerą įspūdį iš toli

1. Atsakymo į laišką laikas rodo jūsų susidomėjimą bendravimu ir bendradarbiavimu. Į verslo laiškus turite atsakyti per trumpiausią įmanomą laiką: minutes, valandas, daugiausiai per dieną. Jei yra objektyvių vėlavimo priežasčių, atsiųskite laišką ir parašykite, kad pranešimą gavote ir netrukus atsakysite. Norėdami teisingai nustatyti prioritetus, turėtumėte atkreipti dėmesį į atitinkamas pastabas oponento laiške - „svarba“, „tema“ ir pan. Tokių ženklų buvimas rodo, koks svarbus jūsų atsakymas.

Atsakymo delsimas reiškia didelę tikimybę prarasti klientą. Jei įmanoma, nedelsdami atsakykite. Palikite „vėliau“ tik laiškus, į kuriuos atsakyti prireiks laiko. CEO mokykla padės išmokti numatyti žmonių elgesį ir gerai derėtis.

2. Asmeninis kreipimasis. Pirmenybė teikiama asmeniniam adresui, nes taip parodoma pagarba adresatui.

Asmeninio kreipimosi naudojimas yra vienas iš privalomos taisyklės verslo korespondencija. Asmeninis dėmesys – tai pagarbos individualumui ir geranoriškumo demonstravimas. Be to, tai padės jums išsiskirti iš pilkos atsakymų šablonų masės.

3. Padėkos žodžių reiškimas (už kreipimąsi). Laiške išreikštas dėkingumas yra savotiška padėkos išraiška už oponento ar kliento pasirinkimą jūsų įmonės naudai. Rašytinis atsakymas, prasidedantis žodžiais „Ačiū už laišką“, parodo jūsų oponentui, kad jis jums vertingas. Šis verslo laiško tonas yra teisingas, nes atspindi konstruktyvią poziciją. Pavyzdžiui:

Dėkingumas už pasitikėjimą Jūsų verslu išreiškiamas laiško pradžioje naudojant šias konstrukcijas:

• Dėkojame už Jūsų susidomėjimą…;
• Ačiū už Jūsų laišką...;
• Dėkojame tau už susisiekimą su mumis...;
• Dėkojame, kad pasirinkote mūsų įmonę...;
• Mes vertiname jūsų susidomėjimą...

4. Teigiama pabaiga. Galutinės konstrukcijos garantuotai atkreips oponento dėmesį perskaičius laišką. Todėl patartina taisyti šioje formoje Teigiamas požiūris dalykinę korespondenciją ir sukurti teigiamą korespondencijos partnerio nuotaiką bei norą tęsti bendravimą. Pvz.;

paskutinis dalykas, kuris lieka gavėjo dėmesiu skaitant jūsų laišką. Paskutinėse frazėse užfiksuokite emociškai teigiamą atmosferą Verslo komunikacijos. Sukurti pas adresatą gera nuotaika- kad jis vėl norėtų su tavimi bendrauti. Pavyzdžiui:

Visada, baigdami laišką, sukurkite oponente teigiamą nuotaiką tęsti bendravimą. Šiems tikslams galite naudoti šias struktūras:

• Džiaugiamės galėdami bendradarbiauti;
• Pasiruošę atsakyti į jūsų klausimus;
• Jei turite klausimų, susisiekite su mumis;
• Tikimės abipusiai naudingo bendradarbiavimo;
• Džiaugiamės galėdami Jums padėti;
• Pagarbiai.

5. Parašas ir kontaktų blokas. Darbuotojas, vedantis verslo korespondenciją, turi žinoti, kas yra „kitoje monitoriaus pusėje“. Kitaip tariant, reikalinga informacija apie oponento vardą, pavardę, pareigas ir kontaktinę informaciją:

1. Vardas (pavardė) – suteikia galimybę asmeniniam adresui;
2. Pozicija – suteikia oponentui supratimą apie kompetencijos lygį
3. Koordinatės – prisideda prie papildomų komunikacijos kanalų atsiradimo.

Norint optimizuoti darbą su verslo korespondencija, geriau prie standartinių nustatymų pridėti bloką su kontaktine informacija. Šis blokas turėtų būti pateikiamas laiškuose partneriams, kolegoms ir klientams kaip profesionalaus požiūrio į šį klausimą simbolis.

Elektroninio dalykinio susirašinėjimo taisyklės

Grigorijus Sizonenko, generalinis direktorius UAB „Informacijos diegimo įmonė“, Maskva

1. Naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Jei susirašinėjime dalyvauja keli žmonės, atsakyti turi visi, o ne tik paskutinės žinutės siuntėjas.

2. Visada nurodykite laiško temą. Daugeliu atvejų gavėjas mato tik naujos žinutės antraštę. Vėliau informacija lauke Tema padės rasti ir rūšiuoti pranešimus. Antraštėje galite naudoti žymėjimo žodžius, pvz., „SVARBU! pašto programas, o žyma atsiras šalia lauko „Tema“). Sukurkite vienodą formulavimo stilių ir nuolat jo laikykitės. Atminkite, kad šiandien daugelis žmonių korespondencijai rūšiuoti naudoja automatinius filtrus. Todėl pavadinimas turi būti parinktas taip, kad mašina galėtų jį „perskaityti“.

3. Laiškas turi būti trumpas ir struktūrizuotas. Siekti maksimalaus prasmės skaidrumo ir pateikimo aiškumo, atskirti esmines ir smulkias detales. Jums rūpi, kad vieną kartą perskaitę verslo laišką lengvai suprastumėte tiek problemos esmę, tiek problemos istoriją, sakinių prasmę ir veiksmų, kurių tikimasi iš adresato, pobūdį. Papildomos medžiagos(dokumentus, lenteles, nuotraukas) geriau siųsti kaip priedus, kad neišpūstų žinutės teksto; Tokiu atveju laiške turi būti nurodyta, kokius failus siunčiate.

4. Būkite mandagūs. Bet kuriame laiške turi būti vieta sveikinimui, adresui ir parašui (galite įjungti automatinį jo pridėjimą prie bet kurios savo žinutės). Taip pat reikia dėti semantinius ir emocinius akcentus – venkite telegrafinio stiliaus. Net jei susirašinėjimas susijęs su neatidėliotina problema ar konfliktu, išlaikykite pagarbų toną. Juk versle svarbu neįsižeisti, o rasti sprendimą. Santūrumas ir mandagumas yra geri pagalbininkai.

5. Į laiškus reikia atsakyti! Ir greitai. Nesuvokimas šios elementarios tiesos sukelia daug nesusipratimų. Siuntėjas turėtų žinoti, kad laiškas perskaitytas ir po kurio laiko galima tikėtis prasmingo atsakymo. Tuo pačiu metu neturėtumėte visiškai pasikliauti automatiniais atsakikliais ir automatiniais pranešimais – parašykite trumpą savo frazę. Atvirkščiai, į kai kuriuos laiškus atsakyti nereikia. Pirma, tiems, kurių adresas yra lauke „Cc“: siuntėjas nori, kad žinotumėte apie jo susirašinėjimą su kitu asmeniu. Antra, tiems, kur jūsų adreso iš viso nėra: tai reiškia, kad laiško autorius įtraukė jūsų koordinates į lauką „Akloji kopija“ - tai yra, jis ketina supažindinti jus su korespondencija slapta nuo tiesioginio adresato. pranešimo.

6. Neištrinkite laiško, į kurį atsakote, teksto. Gali būti, kad po kurio laiko jūsų atsakymas bus perskaitytas iš naujo – gal net po kelerių metų. Daugelis įmonių jau turi el. pašto archyvavimo sistemas. Beje, šalyse, kur paštu iš pareigūnasįmonė yra teisiškai pripažinta reikšmingas dokumentas, ilgalaikis korespondencijos saugojimas yra teisinis reikalavimas. Mes to dar neturime, bet praktika lenkia rašytinius reglamentus. Pažvelkite į kiekvieną laišką, kurį parašėte gavėjo akimis. Tai pagrindinė dalykinio susirašinėjimo taisyklė. Jei laikysitės jo, gavėjai pradės paryškinti jūsų pranešimus sraute.

7. Rašykite taisyklingai. Pavienės laiške padarytos klaidos įžeidžia adresatą, nes suvokiamos kaip skubėjimo ar aplaidumo ženklas. Ir daugybė klaidų rodo žemą siuntėjo kultūrinį lygį, o taip pat - nuo tada mes kalbame apie apie dalykinę korespondenciją – jose nepalankiai vaizduojama ir įmonė, kurioje dirba siuntėjas.