Прес-кит на компанията. Как да създадете прескит за стартиращ бизнес

(От книгата Seacord Stephanie. Връзки с общественосттаМаркетинг. Правете фурор без много пари. The Oasis Press, 1999. Превод Л. Терехова)

Съобщението за пресата е основен инструмент за събиране на информация за всеки дадена тема, за което искате да съобщите на медиите. Съобщението за пресата, като едно от средствата за разпространение на информация, обобщава всички необходими характеристики на даден обект и пренася вашите новини до правилната аудитория. Колкото по-професионално ги представите, толкова по-вероятно е първо да достигнат до желаната аудитория.

Декор

Вярвате или не, според редакторите е много важно прессъобщението да изглежда добре. Това означава, че не само правописът и граматиката трябва да са безупречни и съобщението за пресата да се чете (без размазано копие, матрични принтери или малки шрифтове), но и хартията за бележки, върху която е отпечатано, също трябва да бъде привлекателна. Въпреки че всичко това може да изглежда напълно маловажно, ето три причини, поради които подобни условия за прессъобщения са не само желателни, но и необходими:

1. Добре опакованото съобщение за пресата ще добави достоверност към вашето съобщение. Ако не ви е грижа как изглеждат вашите новини, вероятно не ви е грижа и за тяхната достоверност.
2. Ярко лого или интересен плик ще направят вашето послание да изпъкне сред много други. Това ще ви помогне да постигнете първата си цел - да накарате редактор да отвори вашето съобщение.
3. Редакторите и кореспондентите ще започнат да разпознават изданията ви, ще ги подчертават сред купищата документи, които получават всеки ден.

Можете да инвестирате няколкостотин долара в печатна бланка и по този начин да задоволите нуждата си от бизнес писмо и едновременно с това да получите формуляри за писане на съобщения за пресата. Каквито и цветове или графики да изберете, уверете се, че можете лесно да прочетете писмото или съобщението. В нашата среда за факс също е много важно цветът на фона да не прави страницата черна или вашето лого да не изчезва, когато изпращате съобщението за пресата по факса. Често се използват релефни лога скъпи компании. Но няма повече релефни знаци - те не се показват, когато ги изпратите по факс.

Много е важно и как позиционирате съобщението си на страницата. Използвайте следните съвети:

• Направете шрифта възможно най-лесен за четене. Стилът на шрифта трябва да бъде същият като в книгите и повечето списания, които всички сме свикнали да четем. Използвайте серифен шрифт - този с малки "опашки" върху буквите. За американците серифните шрифтове и малките и главните букви са лесни за четене. Не пишете прессъобщението си само с главни букви.
• Използвайте двойно разстояние между редовете. Отново това ще направи вашето съобщение лесно за четене.
• Опитайте се да поберете информацията си на един или максимум два листа. Редакторите няма да имат време да сортират дълги прессъобщения.
• Ако вашата информация заема две страници, поставете бележка в края на първия лист „виж. по-нататък“, а в началото на втория лист „ ключова дума– 2”, в случай че листовете се разделят. Ключовата дума може да бъде или вашето име, или темата на съобщението.
• В края на вашето съобщение за пресата напишете „30“ или „###“. Тази характерна традиция в писането бизнес писмаще уведоми читателя, че изданието е приключило.·
• В допълнение към името на вашата фирма, адреса, телефонния и факс номера и имейла, които са отпечатани на вашата бланка, винаги трябва да включвате името на лице, с което можете да се свържете, и неговия телефонен номер във всяко съобщение.
• Използването на дата в съобщение за пресата помага да се установи дали вашето съобщение е спешно или може да изчака до определена дата. Например, ако съобщите за събитие, съобщението става неактуално след изтичане на датата на планираното събитие. Следователно трябва да поставите бележка „най-добър до“ в прессъобщението. Уверете се, че изданията ви са отпечатани навреме, за да може редакторът да ги получи и да отговори на вашето събитие.

Екстравагантна реклама!

Как да накараш един редактор да маркира твоя плик сред купищата кореспонденция на бюрото си? Забелязвали ли сте някога, че лъскава състезателна кола или лъскава илюстрация привлича вниманието ни много повече от други, неотличими обекти? Трябва да направите вашето съобщение за пресата да се отличава от другите. В такава ситуация би било абсолютно приемливо да изпратите на някой редактор торта, само за да прочете (или поне да отвори плика!) съобщението ви за новото меню на ресторанта. Дори ако редакторът, с когото сте в постоянен контакт, винаги се грижи максимално за изданията ви, никога не е лоша идея да се забавлявате по пътя. Въведете малко екстравагантност. Изпратете на редактора си триизмерна извадка от това, за което говорите в прессъобщението, като изискан червен омар, ако изданието съдържа информация за готвене на омар. В този случай вие се обаждате на всеки човек и получавате потвърждение, че той ще присъства на вашето събитие. Признайте си, случвало ли се е да хвърлите колет или дебел плик в кофата за боклук, без дори да го отворите?

Да речем, че рекламирате страхотна кола. Плакатът върху който е отпечатан е гладък и лъскав. Името на спонсора е изписано правилно. Машината отговаря на всички изисквания за този клас като размери и тегло. Но дори и най-атрактивната кола няма да ви отведе на правилното място, ако има слаб двигател, лоша аеродинамика и като цяло ниска спецификации. По същия начин прессъобщението, което изпращате, колкото и добре да е проектирано, няма да направи правилното впечатление, ако не съдържа новини.

Какво ново?

Изпращането на бюлетин до редактор не се различава от изпращането на всеки друг продукт: трябва да обясните на клиентите си защо продуктът може да ги заинтересува. В информационния бизнес трябва да изпратите информация до редактора, т.е. такава новина, която няма да остави читателя безразличен, а напротив ще привлече вниманието му към вестника, рубриката на списанието или телевизионното предаване. Всеки път, когато изпращате прессъобщение, трябва да отговорите на въпроса: „Кой ще се интересува от това?“

Новините могат да бъдат напълно езотерични (т.е. известни само на посветените) толкова дълго, колкото желаете. Оформете новините си за съответната аудитория, на която искате да повлияете, и след това изберете репортерите и редакторите, които ще доставят новините на хората. Колкото по-силна е новината, подкрепена с факти, толкова по-широко ще се разпространи съобщението ви. Колко добре можете да обясните важността на вашата новина, толкова по-подходяща ще изглежда тя за редактора, на когото сте я изпратили. Когато говорите защо вашите новини са толкова важни, трябва да ги подкрепите с факти или какво са казали други хора. В този случай трябва да се посочи авторът на изявлението, за да може читателят сам да реши дали вярва на този човек или не. Реалността е, че ако напишете „Компанията X е лидер в тази индустрия“ и не предоставите доказателства за това, ще създадете недоверие. Но ако кажете: „Според клиент Y, компания X е надхвърлила очакванията му за качество на продукта и обслужване, като му е изпратила резервни части в рамките на 24 часа“, тогава вие потвърждавате информацията си.

Като PR специалист, вие сте връзката с пресата за вашата компания. Трябва да обясните какво прави вашата компания, за да могат клиентите ви да бъдат уверени в качеството на услугите, които предоставяте. В същото време придружете своя репортаж в пресата с факти и изходни данни.

Превърнете свойствата на продукта в предимства

Нека разгледаме един пример. Обажда се кореспондент и пита: „Какво ново на Бахамите? Има ли новини за хотели, които биха представлявали интерес за планиращите?“ Можете да отговорите с подробен доклад от три страници за това кои хотели са построени. Но това ще отговори само на част от въпроса. Репортер ви попита дали има нова информация, която дизайнерите трябва да знаят. Въпреки че структурите са нови, първият отговор не обяснява защо дизайнерите трябва да се интересуват от тях. Така докладът не успя да превърне свойствата на обекта в неговите качества.

Правило номер едно, което се използва не само в търговията, но и в PR маркетинга, гласи: трансформирайте свойствата на продукта в неговите предимства. Затова най-добрите продавачи, най-добрите специалисти в областта на PR маркетинга са активна страна в преговорите, а не пасивни получатели на поръчки. Те се стремят да разберат своите клиенти и да научат за техните нужди, преди да представят отговори и продукти. Това правило се прилага, независимо дали молите клиент да направи поръчка, репортер да прегледа вашата фирма или организация, която търси финансова подкрепа.

Какво трябва да предложите, за да удовлетворите купувача? Как можете да гарантирате, че вашите решения или продукти отговарят на неговите нужди? По най-добрия начинобяснете разликата между свойства и предимства - предложете малък тест, както е показано на фиг. 5.1.

Ориз. 5.1: Правете разлика между свойства и предимства

Тази двойка първо разглежда свойствата:

1. какво означават всички тези числа за дизайнерите,
2. Как проектантите оценяват възможността за настаняване на повече групи. Това означава ли, че професионализмът на хотелския персонал се е подобрил? Подобри ли се качеството на обслужване по стаите?

Как да станем известни

Най-често използваната стратегия е: повече реклама - повече публичност. Така че изпращате прессъобщения и се възползвате от всяка възможност да се изправите пред професионален фотограф. Проблемът с този подход е, че дружелюбието ви може да се изхаби с времето. Можете да хабите енергията си или да се провалите, като направите нещо наистина глупаво, като съобщаване на новини, които са само наполовина верни. Или рискувате да се превърнете в един от онези, които винаги се движат отзад и сякаш никога не настигат тези отпред. Най-добрият подход е да зададете правилното темпо. Установете личността си, след което изчакайте подходящата възможност да покажете материала си. Направете плика, съдържащ вашето съобщение за пресата, знак, че вие ​​сте гарант за вашата информация. Спечелването на уважението и доверието на пресата ви дава професионално предимство.

Тактиката, която използвате, също е много важна. Някои хора вярват, че традиционното съобщение за пресата е неефективно, тъй като е отпечатано парче хартия, изпратено до редактор. Преди редакторът да може да използва вашата информация във вестника, той ще трябва да напише отново текста и да редактира отново прессъобщението. За разлика от традиционното, електронното прессъобщение, изпратено по имейл, е много по-успешно. Причината за това е, че вече сте свършили цялата работа за редактора. Ако той се интересува от вашето съобщение, тогава всичко, което може да направи, е да изреже желания пасаж от вашето издание и да го постави в публикация, която е достъпна онлайн.

Всеки, който пише, е съгласен, че съобщението е изпратено до електронен формуляр, се цени много повече от традиционния, отпечатан на хартия. Много по-лесно е да направите няколко щраквания на компютъра си, отколкото да въведете отново от перфектно изпълнено копие. По този начин, едно добро електронно съобщение за пресата осигурява на вашия редактор/клиент две предимства: съобщението съдържа полезна информация в подходящия контекст и е написано във формат, който е лесен за използване.

Ролята на връзката с пресата

Винаги помнете, че хората трябва да разберат какво прави вашия продукт/компания специален. Необходими са много усилия за постигане на професионален успех на пазара.

Като професионалисти, ние носим отговорност да съобщаваме дейностите на нашата компания не само на нашите поддръжници и клиенти - хора, които вече се интересуват от това, което правим и чийто интерес към нашата компания трябва да бъде поддържан - но също и на онези, които потенциално са наши поддръжници и клиенти. Сред разнообразието от представители на средства средства за масова информацияпознавайте и изберете тези, които се харесват предимно на вашата аудитория. Това също е част от вашата работа.

Във всяка индустрия ролята на PR специалиста е да осъществява контакти с пресата. Трябва да обясните какво правите вие, вашият екип или компания, за да предоставите възможно най-доброто обслужване на клиентите си. И не можете да се оплаквате, че някой не е добре информирал клиентите ви, ако вие самите не сте регламентирали този механизъм, ако не сте предоставили всички факти и данни.

Комплекти за пресата

Дори в ерата на интернет има смисъл да се използват комплекти за пресата, за да се предоставят Допълнителна информацияв удобен за редактора и за вас формат. Редакторите рядко четат голям комплект за пресата докрай. Ето защо не вярвам в ефективността на изпращането на информационни материали, освен ако цялата информация, съдържаща се в тях, не е нова. Чрез събиране на фактите, с които разполагате, от различни източници, предназначени за различни групи клиенти, вие ще разполагате с информация, която можете да изпратите по факс или имейл, ако редактор се свърже с вас.

Мислете за комплекта за пресата като начин за редакторите да вложат информация за вашата работа в публикацията. Ако редактор има въпроси относно това, което правите или какви са характеристиките на вашия продукт, тогава комплектът за пресата трябва: 1) да отговаря на въпросите, 2) да бъде лесно достъпен.

Някои комплекти за пресата включват фирмени брошури, копия на статии и страници от други източници, описващи подробно историята на компанията. Смятате, че такива комплекти отговарят на определението, защото съдържат всички подробности и факти, които вашата аудитория иска да знае. Но често тези прескитове не отговарят на второто условие, а именно бързото и лесно търсене на информация, необходима на кореспондентите. Комплектите за пресата в този случай са като кутия с инструменти, пълна с куп предмети. И репортерът, постоянно бързащ, защото... Крайният срок за изпращане изтича, никога няма достатъчно време за преглед на цялото съдържание. Кореспондентът трябва бързо да намери необходим инструмент, и всичко, което той иска да направи, е просто да отиде до чекмеджето с етикет „гаечни ключове“ и да избере размера, от който се нуждае.

Какво трябва да съдържа комплектът за пресата?

За да съберете цялата необходима информация, имате нужда от симпатична папка с две отделения. Поставете върху него лого или етикет, идентифициращ вашата компания, и поставете визитка вътре. Има карти, които изскачат, когато отворите папка. Всичко това обаче е твърде елегантно и скъпо от това, което наистина е необходимо. Използвайте ресурсите си по подходящ начин, за да гарантирате, че вашият комплект за пресата отговаря визуално и функционално на нуждите на компанията. Не се увличайте от формата, помнете съдържанието на пакета.

Информация по темата

В дясното отделение на папката в горната част трябва да има лист с информация по конкретната тема, обхваната от прескита. Информационният лист трябва да съдържа името на фирмата, нейния адрес, името на лицето, с което да се свържете за допълнителна информация, неговия телефонен номер, имейл и факс. Листът също трябва да посочи ключови фигуриперсонал на компанията, като президента, финансов директор, вицепрезидент, управител маркетингов отдел. Целта на изброяване на имена и титли по този начин е да се даде възможност на репортера да провери правилното изписване на нечие име.

Информационният лист трябва да съдържа ключови факти и цифри: местоположение на компанията, брой продукти, брой служители, годишни продажби или други бизнес информация, както и описание на всеки показател с няколко думи. Например: „Разположена в Ню Хемпшир, иновативната Motorsport компания предлага услуги за настройка на автомобили на шофьори и собственици на автомобили.“ Едно изречение трябва да обобщава кой сте (или какво правите) и какво ви отличава от вашите конкуренти. Думите, указващи вашето местоположение, ще помогнат на читателя да ви намери. Информационният лист е най-важният елемент от комплекта за пресата. Всичко останало, което поставяте в пакета, трябва да поддържа информацията, която сте предоставили на този първи лист.

история на фирмата

Историята на компанията е представена в удобен за бърз преглед формат, така че кореспондентът, който търси датата на основаване на фирма или датата на пускане на даден продукт на пазара, може лесно да получи необходимата информация. Чрез представяне на историята на компанията в хронологичен ред се показва развитието на компанията, ключови етапидейности. Освен това ви предпазва от писане на история, която е твърде дълга и скучна. Историята на компанията е включена в прескита, защото има за цел да предостави на репортерите факти, които по-късно могат да бъдат използвани в статията. Това не е независим отчет за това, което компанията е направила през своето съществуване. Ако вземате историята на компанията от фирмена брошура или годишник, поне подчертайте най-важните части и подгответе извадка от една страница.

Поддържащи данни

Комплектът за пресата трябва също да включва:

• Съобщение за пресата, обясняващо вашата индустрия и вашата ниша в нея, с Кратко описаниекакво правите и какво очаквате.
• Персонализирани прессъобщения за всеки тип(ове) пазарни сегменти, които искате да привлечете, описващи продуктите и услугите, които предлагате на всеки пазарен сегмент и обясняващи защо те са по-добри от вашите конкуренти.
• Версия, която обяснява отличителните характеристики на вашите продукти и услуги, както и предимствата на разработката или техническите качества.
• Постоянно актуализирани новини за най-новите разработки на вашата компания, специални събития, новини за продукти или услуги. Тази версия трябва да включва кратък абзац за това кои сте вие, как можете да се свържете с вас и къде се намирате на пазара.

Прессъобщенията трябва да приличат на глави в книга. Всяка глава се фокусира върху конкретна тема и има заглавие, което описва тази тема. За всеки продукт, произведен от вашата компания, или всяка партида от стоки, продавани във вашия магазин, трябва да бъдат написани собствени версии, представящи характеристиките и предимствата на продукта, неговия обхват и цена.
Информацията, съдържаща се в прескита, трябва да отговори на основните въпроси на репортера.

• Какво е това?
• Как работи?
• Как това е различно?
• Къде мога да взема това?
• Колко струва?

Читателите винаги имат въпроси, следователно прескитът трябва да дава отговори (кой, какво, къде, кога, защо). Вашите съобщения за пресата трябва да бъдат придружени от технически графики и черно-бели изображения на продукта и хората. По този начин, ако винаги имате под ръка такива издания и можете да предвидите какво ще иска клиентът да ви попита, ще получите конкурентно предимство. Практикуването на писане на съобщения ще ви помогне да запазите лидерската си позиция.

И накрая, има данни (фрагменти) от други източници, които можете също да включите в пакета с материали. Например, публикации с добри отзиви ще повишат доверието във вашия продукт. Обикновено, ако едно търговско списание е писало за вас в публикация, друго ще направи същото.

Бъдете много внимателни, когато използвате извадки от различни източници. Никога не променяйте вестникарска статия, като изрязвате и вмъквате свои собствени коментари. Включете цялата статия в комплекта за пресата и напишете мнението си отделно, за да фокусирате вниманието на читателите върху правилните точки, и в никакъв случай не изрязвайте заглавията. Уверете се, че името и датата на публикуване на статията от списанието или вестника са споменати във вашата изрезка.

Уверете се, че вашият прес комплект е подходящ. Проверете датите на вашите прессъобщения и изрезки от вестници, за да сте сигурни, че са актуални.

Кога да изпращате и кога да не изпращате информационни материали

Няколко думи за разпространението:

• Няма нужда да изпращате комплект за пресата всеки път, когато изпращате съобщение за пресата.
• Трябва да изпратите комплект за пресата, ако никога преди не сте го правили и искате да сте сигурни, че всички ваши медийни партньори разполагат с фактите, от които се нуждаят. Раздайте ги на индустриални изложения на хора, които пишат за вашата индустрия; или ги изпратете с мотивационно писмо, който съдържа минало съдържание за вашите дейности. В същото време вмъкнете коментар: „Прилагам текущ комплект за пресата, за да можете да актуализирате файла си за нас.“
• Имайте запаси под ръка винаги, когато сте домакин на специално събитие, като например ден отворени врати, за да ги раздаде на гостуващите репортери.

Идеята е прес комплекти да се изпращат на репортери, които има вероятност да пишат за вас. Прес-китът ще им позволи да проверят своите факти. Когато изпратите прессъобщение, няма гаранция, че всяка редакция, която го получи, ще пусне статията. Издател, който прави обзор на новини за нови продукти, не се нуждае от комплект за пресата, за да подготви прессъобщението, което му изпращате. Редактори и кореспонденти вече се давят в пощата, която получават. Не влошавайте нещата, като изпратите цял роман на някой, който се нуждае само от малка, но надеждна част от него. Прескочете разходите за хартия и пощенски разходи и запазете комплектите си за пресата за тези, които наистина се нуждаят от тях.

Комплектът за пресата е преносима, достъпна енциклопедия за това кой сте. Създайте пакет, който ви предоставя добра, солидна история и това ще улесни работата ви.

Мониторинг на резултатите

Целта на прессъобщението е основно да зададе информацията, която ще се използва в колоната с новини и ще служи като нейна основа. Вашата ефективност като PR специалист се измерва с тези резултати, така че има смисъл да говорим за това как да предвиждаме, наблюдаваме и оценяваме съобщенията в пресата. Що се отнася до описанията на характеристиките на продукта, повечето от тях са изготвени, като се вземат предвид всички необходими знания. Материални нужди Допълнителна информация(интервюта, снимки и др.), за да се потвърди неговата автентичност. Когато всичко е готово, чакате публикуване. Напълно приемливо е да попитате репортер за датата на излизане на историята.

Прессъобщенията, базирани на прессъобщения, са по-трудни за проследяване. Обикновено четете специализирана литература за вашата индустрия. Ако сте изпратили съобщение до определени кръгове, знаете кога и къде да очаквате отговори за него. Когато обаче работите с аудитория като хотел или ресторант, трябва да покриете много по-голяма част от пазара. Малко хора имат достъп до всички ежедневници в пощенския списък. Тук идват услугите за събиране на изрезки от вестници. За сто долара на месец определени хорачетете вестници и списания и изрязвайте всяко съобщение, където се появява името на вашия клиент. Освен месечната такса те получават пари за всеки клип и ви го изпращат с името на изданието и тиража му.

Има услуги за видео и радио наблюдение. Те могат да проследят почти всеки път, когато името на вашата компания се споменава в публикации (използвайки заявка с ключова дума). Много по-удобно е, отколкото да плащате долар за изрезка от вестник всеки път, когато се споменава хотелът ви бизнес списание, защото е основното място за срещи в града. Разбира се, ако искате да похарчите много пари, можете да организирате колекция от статии във вестници и списания за вашия конкурент и след това да го сравните с вашите резултати.

Най-изразителният начин за използване на клипинг услугите е анализът на въздействието на такива материали (клипов анализ). Можете да извършите анализа сами или да го направите от специална служба срещу допълнително заплащане. Анализът на клипове събира рецензии в пресата за вашата компания по определени показатели. Можете да изберете колкото искате от тях. Основните са следните:

• Колко изрезки се появиха, на каква цена и в какъв тираж?
• Какво въздействие оказа връзката?
• Какъв тип публикации получават най-голямо внимание?

Оценка на поставяне на рекламни материали

За измерване психологическо въздействиеот поставянето, първо трябва да определите вида на рекламния материал и след това да категоризирате изрезката. Това ще ви позволи да определите, че например кратко (трицветно) описание на характеристиките на продукта с името на вашата компания в заглавието е имало по-голямо въздействие, отколкото връзка (също в трицветно изображение) в по-общо резюме на новини. Можете да разделите всички съобщения за вас в пресата в няколко категории, като добавите определени точки към всяко съобщение. След това можете да създадете кръгова диаграма, показваща дяловете на рекламните съобщения с определена стойност едно спрямо друго.

За да определите типовете публикации, съдържащи вашата информация, можете да подготвите друга кръгова диаграма, която включва например броя на публикациите в индустрията към броя на публикациите в публикациите за потребители или съотношението на броя на резюметата на новини в търговската преса към броя на публикациите за конкретни характеристики на продукта. Тази диаграма ще ви покаже с един поглед дали има баланс между рекламните разположения.

Разбира се, големи купища изрезки от вестници с рекламни материали за вашата компания са добър фактор. Рамкирани и окачени на стената на офиса, вестникарските истории с цветни снимки и големи заглавия осигуряват много забавление и напомнят на клиентите, че репортерите оценяват работата ви. Но професионален журналистиска да знае подробностите. Като анализирате публикациите, можете да определите къде вашите усилия са били успешни. Можете също така да кажете къде са били и къде не са използвани данните от изпратените от вас материали. След това трябва да предприемете конкретни действия, за да подобрите позицията си в онези области, в които се проваляте. Ако имате само смътно усещане, че една от публикациите във вашия бранш не е включила история за вашата компания, и отправите запитване към редактора, за да разберете каква история е публикувана преди три месеца в брой, който не сте видяно, ще изглеждате като пълен идиот. Но ако предприемете превантивни действия и, позовавайки се на липсата на публикации в разговор с редактора, кажете голям бройинформация, има голям шанс редакторът да бъде поласкан, че проявявате толкова голям интерес към публикацията.

В допълнение към всички тези предимства, способността ви да оценявате представянето си ще бъде възнаградена. Ако свържете вашите заплатис резултатите от работата ви това ще ви отличава като професионалист. Направете фурор! Винаги е полезно.

Прессъобщение. Контролен списък

1. Направете вашето съобщение за пресата да изглежда добре

• Използвайте своя собствена бланка, за да придадете на изданието си професионален вид и да го направите разпознаваемо от редактора.
• Използвайте ярко лого или интересен плик.
• Печатайте адреси, а не стикери.

2. Формат и стил

• Лесен за четене шрифт.
• Главни и малки букви (не може всичко да е написано само с главни букви).
• Двойно разстояние между редовете.
• Опитайте се да го запазите на две страници.
• В края на първия лист поставете бележка „вж. по-нататък“, а в началото на следващия лист посочете „ключова дума - 2“.
• В края на изданието напишете „###“.
• Посочете името на лицето, с което можете да се свържете, неговия телефон и имейл.
• Отбележете дали вашето съобщение е спешно или за определена дата.

3. Какво ново?

• Адресирайте информацията към аудиторията, която ще се интересува от нея.
• Идентифицирайте редакторите и журналистите, които пишат за вашата индустрия.
• Подкрепете новините си с факти и ги поставете в съвременен контекст.
• Обърнете се към мненията на хората, които цитирате. Не тълкувайте съобщения.

4. Стратегия

• Изпратете вашите версии на определен интервал от време.
• Изчакайте възможност или развитие на събитията.

Искате ли да обсъдите тази статия с посетителите на уебсайта на CreateBrand? Напишете коментар за тази статия!

Създаването на самия филм е само половината от работата. Втората половина го популяризира и продава, опитвайки се да разпространи съдържанието възможно най-широко. За фестивали за игрален или документален филм - страхотен начиндостигат до широка публика. За да популяризирате телевизионно съдържание, подготвяте обръщение към продуцентите и телевизионните мрежи. И в двата случая ще ви трябва завладяващ комплект за пресата.

Процесът на създаване на комплект за пресата не е лесен, но ако се направи правилно, резултатът ще си заслужава усилията. Повечето прес материали се произвеждат цифрово. Въпреки това има няколко случая, когато ще ви трябва физическо копие на вашия комплект за пресата: за фестивали или прожекции.

Ето шест съвета, които да ви помогнат да се подготвите да създадете своя комплект за пресата:

1. Изберете папка, направете връзки

Можете също да използвате първия слайд от вашия комплект за пресата, за да направите връзка към уебсайта на вашия филм. Това може да стане по един от двата начина:

1. Отделна страница на вашия уебсайт.

Би било полезно да помислим външен видпапки за физическото копие на комплекта за пресата. Разбира се, можете просто да си купите папка с няколко джоба и да поставите капак върху нея, който представлява вашия филм. Но ако бюджетът ви позволява дори малко, по-добре е да се обърнете към професионалисти и да поръчате висококачествена папка оригинален дизайн. Повярвайте ми, няма да съжалявате.

2. Напишете резюме

Вероятно вече имате синопсис за филма сред документите, които сте подготвяли за производство. В този случай можете просто да го копирате. Но ако по някаква причина нямате резюме, ще трябва да създадете такъв. Можете да намерите няколко препоръки как да направите това в раздела, посветен на този проблем.

3. Прикачете биографии

Добавете автобиографии на ключови членове на екипа и актьорския състав. За актьорите направете отделни страници за кариерата им: споменете предишни филми, театрални и телевизионни продукции. За ключови членове на екипа създайте завладяваща биография от една страница, подчертаваща предишна работа по други проекти. И накрая, не забравяйте за себе си! Уверете се, че автобиографията ви също е включена заедно с останалите.

4. Бележки след производството

« Производствени бележки" в комплекта за пресата

В секцията бележки за продукцията покажете процеса на създаване на филма. Представете си го като кратък текстов филм от поредицата „как беше“ или „зад кадър“. Можете да добавяте изображения - просто се уверете, че са с отлично качество и изглеждат професионално. Освен това не забравяйте няколко кратки забавни истории за случилото се по време на снимките. Това ще направи информационния материал по-малко официален и по-интересен за четене.

5. Покажете кадри от филма

Добавете кадри от филма - винаги великолепна идея! Кадрите, публикувани трябва да са снимки, направени по време на продукцията на филма - например като "поглед извън рамката". Това може да бъде и кадри директно от филма, получени от програми за нелинеен монтаж. Не забравяйте да обърнете внимание на тяхното качество.

6. Добавете отзиви и препоръки

Докато вашият филм се играе по фестивали, събирайте обратна връзка от онези медии, които са го коментирали. Можете също да добавите рецензии от други хора в общността за правене на филми, които са ви подкрепили или открито са коментирали филма. Използвайте рецензии и мнения във ваша полза.

Всеки продукт, колкото и качествен да е, има нужда от реклама. Само рекламата може да го направи интересен за потребителя. По това пътуване от конвейера до тезгяха няма начин да се мине без

Инструментите, които специалистите използват за създаване на условия за запознанства, са необходими както за журналистите, така и директно за потребителя.

Ще говорим за незаменими PR инструменти.

Медия...

Първият от тези инструменти е медиен комплект, който е обобщение на фактически данни за продукт (услуга), както и набор стандартни документи, презентации, които се актуализират постоянно.

Английската медия предполага наличието на информация за източника на излъчване.

Наборът от информация се счита за пълен, ако отразява следните данни:

Име на медия;
- обръщение от представителството на компанията към своята публика;
- биографична информация и важни факти за медията и нейните източници;
- информация за формата за издаване на новини и други сигнали;
- селекция целева аудиториясред зрителите и читателите на медиите;
- също може да се публикува информация за нови събития, специални издания, нови форми на медийни сигнали;
- основен уникални характеристикимедиен източник;
- информация с коментари за рекламодатели и партньори, чрез които се изпълняват проекти;
- списък на разделите и тяхната семантична употреба (най-често представени във визуални таблици, което дава възможност да се разбере по-добре мотивацията за този конкретен метод на изпълнение, а не за друг);
- цени за рекламни и PR материали, участие във вземане на решения;
- Технически изискваниякъм готови материали: оформления, рекламии печатни материали, PR проекти;
- последната точка е да се направят контакти, т.е. информация за лице или група лица, които ще предоставят цялата необходима информация в рекламните и редакционните секции.

Медиен комплект (пример в статията) ви позволява да получите максимална информация от един източник.

Форматът на публикуване на информация се среща както на хартиен носител (брошури, списания), така и в електронен варианттези компоненти в мрежата. Има и формат на аудио и видео издания.

Понятието „медиен комплект“ е тясно свързано с друг елемент на PR. Това е единственият елемент, който се формира за медиите, независимо от първоначалното събитие.

Друг инструмент, който помага при работата на системата за излъчване, е комплект за пресата.

"Папка на журналиста"

Комплект за преса - от английския „комплект за преса“ - буквално се превежда като „набор (набор) от преса“.

Може би вторият най-важен елемент след прессъобщението в момента на представянето.

Основната функция на прескита е да предостави на журналистите кратка, но същевременно сбита информация за текущите събития, техните основни участници и, разбира се, за самата компания. Дава се информация за историческото минало, информация за представители на фирмата и нейните постижения. Ако говорим за продукт или услуга, акцентът е върху предимствата на рекламирания обект.

Тъй като вече разбрахме, че прескитът е определен набор от информация за работата на медиите, трябва да заключим: за удобство на работата тя трябва по някакъв начин да бъде организирана и систематизирана.

Второто име на този елемент на PR е „папка за журналисти“, тъй като точно така „акулите на перата“ подготвят своите материали.

Ако планирате да работите на няколко събития, тогава трябва да добавите елементи към дизайна на папката, които ще опростят процеса на навигация в материала. Понякога за това се използва цветна хартия.

Папката обикновено се пълни от дясната страна - най-много важна информация, но често отляво се поставят допълнителни материали.

Вторият вариант за дизайн на прескит е брошура, която се отпечатва еднократно. Разбира се, такъв материал е удобен за използване, но недостатъкът е невъзможността да се допълни с нова информация, а финансовите разходи са много по-високи, отколкото в първия вариант.

Задължително е както при папка, така и при вариант с брошура, да поставите информация за контакт, можете да допълните прессъобщението с издание на визитни картички, които също ще бъдат поставени там.

Въпреки това, за да разберете по-добре значението на тези инструменти за PR, си струва да обърнете внимание на пример за тяхното прилагане.

Медиен комплект на списанието. Примери за изпълнение

Списанието отдавна се счита за една от най-разпространените форми на медийна работа. В момента практически нищо не се е променило, само допълнено от появата на аналози на онлайн печата.

Съвременните форми на медиен комплект за списания се допълват от анимация, звук и видео и инфографика. Фокусът на всеки компонент е да гарантира, че информацията не само се помни, но и се възприема правилно.

За практическо разбиране на същността на понятието „медиен комплект“ си струва да разгледаме примери за неговото прилагане. Посоката на публикациите може да бъде абсолютно всяка. Така, добър примере местно спортно списание „Футбол“, чиято главна страница е пълна с изчерпателна информация за секциите на изданието, неговия формат на издаване, места за продажба, цена, а също така има статистика за броя на читателите. С помощта на анимация акцентите се поставят правилно на необходимите места.

Материали за услугите или продуктите на компанията;

Допълнителни аудио материали.

Обобщавайки горните факти, трябва да се отбележи, че напоследъкФорматът на инструментите за излъчване е значително модернизиран.

Трансформацията на формата на медийния комплект от оригиналната му форма е свързана преди всичко с развитието технически прогрес. Тъй като сега животът на всеки от нас е наполовина изпълнен с интернет пространството, форматът на PR инструментите се премества там.

Разбира се, по едно и също време печатни изданияТе не изчезнаха, просто приеха различна форма. Така че почти всяка уважаваща себе си публикация има страница в Интернет, която е директно копие на списанието, но само онлайн.

А журналистите все още не могат без работната си папка.

Механичната нужда от медийни комплекти и прессъобщения остава актуална от първата форма визиткавсеки проект, а без второто смисленото съдържание на всяка публикация и дори събития за представяне на продукт или услуга е просто немислимо.

PR инструментите са помощници по пътя към оптимални решения и вълни от информация.

Снимка: Средна. Пресцентър на Google

Секцията за пресата на вашия уебсайт ще ви помогне да следите заявките от пресата. Там първоначално се насочват всички запитвания, тъй като журналистите винаги първо разглеждат сайта, преди да се свържат с компанията. Следователно, той трябва да включва основна информация за организацията, която всеки журналист, независимо от изданието, за което работи, може да използва, за да разбере какво правите и да оцени текущото ви състояние на нещата. Ако не предоставите тази информация онлайн, всеки журналист, който ви се обади, ще задава същите въпроси. основни въпросиотново и отново. Ще загубите не само вашето време, но и времето на пресаташето.

Важни точки

• Не забравяйте да посочите, че авторските права върху цялата мултимедийна информация принадлежат на вашата компания. Ако не сте сигурни как да формулирате това, свържете се с вашия адвокат.
• Моля, предоставете данни за контакт за запитвания от пресата.

Когато сте готови да се свържете директно с публикации, за да ги помолите да отразят дадено събитие, секция за пресата на вашия уебсайт ще служи като организирана основа за вашата кампания, тъй като всички основни неща вече са събрани и готови за работа.

Информация, която трябва да бъде предоставена

Биография висши ръководителии/или учредители

ЧЗВ

• Кратко описание на това, което правите.
• Дата на откриване.
• Местоположение на централата и местоположение на други офиси.
• Брой служители.
• Описание на основните продукти/услуги.
• Цена на основните продукти/услуги.
• Дата на стартиране на основните продукти/услуги.
• Мястото, където се произвеждат тези продукти/услуги.
• Потребителски данни, включително основни имена на клиенти и статистика.
• Място на продажба на продукти/услуги, включително дигитални платформи.
• Размерът на индустрията и вашето място в нея.
• Статистика на доходите.
• Статистика на растежа.
• Имената на основните инвеститори.
• Статистика за привличане на инвестиции.

Мултимедийна информация

• Лого.
• Снимки на висши ръководители и/или основатели.
• Снимки на офиси на Вашата фирма.
• Други подходящи снимки или видеоклипове (продукти, услуги, събития).
• Екранни снимки на уеб продукти или приложения, които демонстрират какво правите.

Съобщения за пресата

• Поддържайте този раздел актуализиран. Посочете най-новите издания във вашата емисия с новини. Значи вие ще осигурите журналисти исторически контекст– ще видят как си пораснал.

Прес контакти

• Това може да е пресслужбата или човек от маркетинговия отдел, който отговаря за запитванията.  

Какво ви е необходимо за печатен комплект с истории?

„Уау, този нов стартъп в нашата област е невероятен. Основателят е възпитаник на местния университет, така че той очевидно добър човек. Те правят страхотни продукти!“

За да разкажат вашата история, журналистите се нуждаят от реални факти за вашия бизнес. Следователно трябва да включите тази информация предварително в секцията за преса на вашия уебсайт. След това по време на кампанията в медиите журналистите също ще се нуждаят от вашето съобщение за пресата плюс всяка нова информация. Заедно това ще бъде вашият комплект за пресата с истории.

За размисъл

• Ако сте домакин на събитие, защо не поканите журналисти да присъстват?
• Ако предлагате специален достъп до пробна версия на вашия продукт или услуга, кажете го.

Изпращане на тънкости

Преди това информационните материали се доставяха на публикациите по пощата или по куриер. Писмото съдържа хартиено прессъобщение, няколко снимки на топ мениджъри и видеокасета. Всичко се е променило. Днес пакетът с материали често само усложнява целия процес на публикуване. В днешно време новините са дигитален продукт, така че ако изпратите прессъобщение на хартиен носител, журналистите ще трябва да го напишат отново. Това ще отнеме време.

Важно:Моля, обърнете внимание на размера на файла, преди да изпратите имейла на вашия прес комплект. Големите файлове могат да бъдат блокирани Пощенска кутияжурналист. В този случай той ще трябва да изтрие файла, за да продължи да работи. Често той се отстранява, преди дори да е бил отворен. Изпратете малки файлове и включете връзка към раздела за пресата на вашия сайт.

Може да се наложи да изпратите комплект за медиите по обикновена поща в зависимост от вашата компания и вида на съобщението, което искате да направите. Не харчете пари за пакет, ако го изпращате на непознат журналист, с когото никога преди не сте имали работа. Прес комплектите за материали могат да струват много пари.

Използвайте съдържанието на информационния комплект