1. Функции корпоративного секретаря
Качество корпоративного управления оказывает существенное влияние на принятие инвесторами (в первую очередь иностранными) решений о возможности капиталовложений в ту или иную российскую компанию и играет огромную роль при определении капитализации российских компаний.
В связи с этим большое значение для развития корпоративного управления в российских компаниях имело создание Кодекса корпоративного поведения ФКЦБ РФ к применению в акционерных обществах, созданных на территории России. Согласно преамбуле главы 5 Кодекса, приобретая акции и предоставляя обществу необходимый капитал, акционеры тем самым доверяют обществу распоряжаться своими средствами в соответствии с целями, которые были продекларированы обществом при размещении акций. При этом акционеры исходят из предположения, что должностные лица общества будут действовать в интересах акционеров.
Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров: чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия.
Необходимым условием обеспечения прав и интересов акционеров является строгое соблюдение органами и должностными лицами общества процедур, установленных законодательством, уставом и иными внутренними документами общества. Особое значение здесь имеет надлежащее соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.
Эффективно обеспечить соблюдение упомянутых процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. Существующие в обществе органы и должностные лица, в частности совет директоров и исполнительные органы, не удовлетворяют этим требованиям и не предназначены для решения подобных задач. Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, - секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества.
Для исполнения задачи обеспечения соблюдения установленных российским законодательством процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, корпоративный секретарь осуществляет следующие функции, закрепленные в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения:
Обеспечивает подготовку и проведение общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров;
Обеспечивает подготовку и проведение заседаний совета директоров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества;
Оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций;
Обеспечивает раскрытие (предоставление) информации об обществе и хранение документов общества;
Обеспечивает надлежащее рассмотрение обществом обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров;
Информирует председателя совета директоров обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых входит в обязанности секретаря общества.
Обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых относится к функциям корпоративного секретаря (действия или бездействие должностных лиц общества, регистратора общества, иные факты, нарушающие порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации), корпоративный секретарь в разумный срок сообщает председателю совета директоров.
Корпоративный секретарь должен обладать достаточными полномочиями для осуществления возложенных на него функций. Как указано в пп. 1.6.1, 1.6.2 гл. 5 Кодекса, эффективное решение задач, стоящих перед корпоративным секретарем, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий. В уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность органов и должностных лиц общества содействовать корпоративному секретарю в осуществлении им своих функций.
2. Назначение и освобождение от должности корпоративного секретаря
В целях обеспечения эффективного исполнения корпоративным секретарем своих обязанностей в обществах с большим числом акционеров может быть предусмотрено создание аппарата корпоративного секретаря, состав, численность, структура и должностные обязанности сотрудников которого определяются внутренними документами общества.
Гл. 5 Кодекса содержит рекомендации, касающиеся процедуры назначения корпоративного секретаря и прекращения его полномочий. Согласно этим рекомендациям назначение корпоративного секретаря целесообразно отнести к компетенции совета директоров. Это обосновывается тем, что основную роль в обеспечении прав и интересов акционеров играет совет директоров общества, вследствие чего корпоративный секретарь должен быть подотчетен и подчинен именно совету директоров в соответствии с условиями договора. В связи с этим назначение корпоративного секретаря, определение условий заключаемого с ним договора, включая размер вознаграждения, также рекомендуется отнести к компетенции совета директоров.
Одновременно в гл. 5 перечислены требования к кандидату на должность корпоративного секретаря: он должен обладать знаниями, необходимыми для осуществления возложенных на него функций, пользоваться доверием акционеров и членов совета директоров.
При назначении корпоративного секретаря совет директоров должен всесторонне оценить способность кандидата осуществлять функции корпоративного секретаря, в том числе его образование, опыт работы и профессиональные качества. Поэтому в уставе общества целесообразно установить конкретные требования к кандидатуре корпоративного секретаря, и в первую очередь к его профессиональным качествам.
Личностные качества корпоративного секретаря не должны вызывать сомнений в том, что он будет действовать в интересах общества, поэтому на должность корпоративного секретаря рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию. И далее Кодекс корпоративного поведения называет один из факторов, отрицательно влияющий на репутацию лица, - совершение этим лицом преступления в сфере экономической деятельности или преступления против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления, а также административного правонарушения, прежде всего в области предпринимательской деятельности, в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг.
Вопросы, возникающие при осуществлении корпоративным секретарем своих функций, требуют не только квалифицированного, но и оперативного решения, что предполагает наличие у корпоративного секретаря достаточного количества времени. Поэтому не рекомендуется совмещать функции корпоративного секретаря с исполнением иных обязанностей в обществе или ином юридическом лице.
Если корпоративный секретарь связан с обществом или с его должностными лицами отношениями, способными повлиять на осуществление секретарем своих функций, это может привести к возникновению конфликта интересов и позволяет сомневаться в том, что секретарь будет действовать в интересах общества. Поэтому не рекомендуется назначать корпоративным секретарем лицо, являющееся аффилированным лицом общества или его должностных лиц.
Для полной, всесторонней и непредвзятой оценки лица, претендующего на должность корпоративного секретаря, совет директоров должен обладать необходимым объемом информации о кандидате. Каждый кандидат на должность корпоративного секретаря должен сообщить совету директоров определенные внутренним документом общества сведения о себе, позволяющие оценить его соответствие предъявляемым требованиям. В случае изменения указанных сведений корпоративному секретарю рекомендуется незамедлительно сообщать об этом совету директоров.
3. Опыт зарубежных стран по правовому регулированию института корпоративных секретарей
Следует отметить, что в западных странах институт корпоративных секретарей, имея достаточно давнюю историю, органично встроен в систему корпоративного управления, поскольку они выполняют ряд важных функций, связанных с регулированием корпоративных отношений.
Наибольшее развитие концепция корпоративного секретаря получила в странах с англосаксонской правовой системой - системой общего права (Великобритания, Канада, Австралия) и в некоторых других странах, позаимствовавших названную правовую систему (Индия и Малайзия). В странах с континентальной правовой системой эта концепция используется значительно реже.
Так, в соответствии с законодательством Великобритании в штате любой компании - публичной или частной - должна быть предусмотрена должность корпоративного секретаря, но она не может совмещаться с должностью директора компании. Законодательство Индии содержит императивную норму, согласно которой должность корпоративного секретаря обязательно должна быть в числе руководящих должностей компаний, акционерный капитал которых превышает определенную величину, установленную законодательством. По законодательству Австралии наличие в штате должности корпоративного секретаря обязательно только для публичных компаний.
Должность корпоративного секретаря в штате акционерных компаний в западных странах предусмотрена с момента основания компании. И хотя в названии данной должности присутствует слово «секретарь», сотрудник компании, занимающий эту должность, не просто ведет протоколы собраний и заседаний, а является одним из ключевых должностных лиц в компании, отвечая за подготовку важнейших документов и обеспечивая информационную связь между советом директоров (наблюдательным советом), правлением и акционерами. Иными словами, корпоративный секретарь, можно сказать, служит связующим звеном между менеджментом компании и акционерами, а также между менеджментом компании и третьими лицами (аудиторами, банкирами, сторонними юристами, советниками по юридическим и налоговым вопросам, представителями государственных ведомств и т.д.). Таким образом, корпоративный секретарь в одном лице совмещает функции трех секретарей: секретаря наблюдательного совета, секретаря правления и секретаря общего собрания акционеров. Корме того, в ряде компаний корпоративный секретарь обеспечивает руководящие органы компании информацией о соответствии ее деятельности требованиям законодательства.
Здесь же необходимо отметить, что корпоративный секретарь непосредственно участвует в процессах принятия управленческих решений в компании, оказывая администраторские и консультационные услуги совету директоров, правлению или иным рабочим органам, а также комитетам и комиссиям совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества. Особенно важна деятельность в крупных публичных компаниях (открытых акционерных обществах), где имеется значительное количество акционеров и большой управленческий аппарат. Кроме того, в большинстве случаев крупные публичные компании являются эмитентами ценных бумаг, что обусловливает необходимость предоставлять большое количество разнообразных документов в Федеральную комиссию по ценным бумагам и биржам (в США) или в аналогичный орган (в других странах), отвечающий за регулирование рынка ценных бумаг. Таким образом, в западных компаниях корпоративный секретарь фактически исполняет целый ряд административных функций, оказывая при этом помощь руководству компании в планировании, управлении и текущем администрировании.
При более детальном изучении должностных обязанностей корпоративного секретаря в западных компаниях можно выделить следующие категории таких обязанностей.
Обязанности, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета и комитетов либо комиссий наблюдательного совета (административные функции).
Исполняя указанные должностные обязанности, корпоративный секретарь осуществляет координационную работу по подготовке и проведению общих собраний акционеров и заседаний наблюдательного совета, а именно:
Информирует всех заинтересованных лиц о созыве общих собраний акционеров и проведении заседаний наблюдательного совета;
Формирует списки участников общего собрания акционеров;
Извещает членов совета директоров, акционеров и аудиторов (членов ревизионной комиссии) о предстоящем общем собрании акционеров;
Формирует повестку общих собраний акционеров;
Осуществляет общий контроль за соблюдением процедур проведения общих собраний акционеров;
Организует регистрацию участников общих собраний акционеров;
Осуществляет подготовку и редактирование отчетов компании, выносимых на утверждение общих собраний акционеров;
Отвечает за сбор и обработку необходимой документации для проведения общего собрания акционеров;
Принимает необходимые меры для обеспечения всех заинтересованных лиц документацией, необходимой для проведения общего собрания акционеров (годовые и промежуточные отчеты, финансовая и иная документация компании);
Осуществляет составление и хранение протоколов общих собраний и заседаний наблюдательного совета;
Осуществляет контроль за своевременностью и правильностью исполнения решений общего собрания, совета директоров (наблюдательного совета) и правления компании;
Отвечает за координацию технических и организационных мероприятий по подготовке годовых отчетов компании.
Обязанности корпоративного секретаря, связанные с организацией деятельности компании как акционерного общества и с отношениями собственности в компании.
Функции корпоративного секретаря по реализации данной категории его должностных обязанностей значительно разнообразнее и сложнее по сравнению с обязанностями, которые он выполняет в предыдущем случае. Здесь можно говорить о том, что корпоративный секретарь выступает в качестве советника по процедурным, технологическим, а при наличии специального образования и по юридическим вопросам. Итак, осуществляя рассматриваемый круг обязанностей, корпоративный секретарь принимает участие в следующих процессах:
Организация мониторинга изменений в структуре собственности компании;
Осуществление контроля за правильностью и своевременностью выплаты дивидендов акционерам (включая публикацию объявлений о выплате дивидендов);
Контроль за применением опционных схем в компании (схемы, при которых часть своего вознаграждения менеджмент компании получает в виде опционов на покупку акций данной компании);
Подготовка и проведение эмиссий ценных бумаг компании (включая листинг);
Подготовка и оформление сделок по слиянию и поглощению, а также по иным видам реорганизации компании;
Переписка с акционерами;
Информирование наблюдательного совета и акционеров компании о важных корпоративных событиях;
Информирование наблюдательного совета о решениях правления, а акционеров - о решениях наблюдательного совета;
Отслеживание конфликтов интересов в компании и при необходимости заблаговременное доведение до сведения руководства компании информации о данных конфликтах.
Обязанности, связанные с правовым обеспечением деятельности компании.
В данном случае корпоративный секретарь выполняет следующие функции:
Оказывает содействие и поддержку руководящим органам в создании и регистрации компании;
Отвечает за разработку и применение систем мониторинга за соблюдением компанией требований корпоративного, налогового, трудового и иного законодательства;
Выступает как полномочный представитель компании при подготовке, регистрации, представлении или нотариальном удостоверении любых официальных документов компании;
Отвечает за подачу в регулирующие органы необходимой отчетности (включая финансовую отчетность) в соответствии с требованиями корпоративного законодательства и осуществляет контроль за соблюдением сроков подачи указанной отчетности;
Принимает участие в переговорах о заключении коммерческих контрактов;
Отвечает за ведение внутренних документов компании, включая устав и иные нормативные акты компании, регламентирующие ее внутреннюю деятельность.
Отдельно следует отметить некоторые дополнительные обязанности корпоративного секретаря, которые в большей степени характерны для акционерных обществ с небольшим числом акционеров и штатных сотрудников. Наличие у корпоративного секретаря дополнительных обязанностей обусловлено тем, что многие небольшие компании не в состоянии содержать большой управленческий аппарат, и в такой ситуации корпоративному секретарю приходится брать на себя следующие дополнительные функции:
управление пенсионными схемами в компании;
Руководство работой по страхованию сотрудников;
Осуществление закупок некоторых видов оборудования и инвентаря;
Осуществление функций офис-менеджера;
Осуществление связей с общественностью;
Реализация отдельных направлений финансового менеджмента.
В соответствии с законодательством ряда зарубежных стран корпоративного секретаря акционерного общества назначает на должность совет директоров (наблюдательный совет), и корпоративный секретарь несет ответственность перед назначившими его органами акционерного общества. Здесь же следует отметить, что поскольку наблюдательный совет обязан представлять интересы акционеров, то и корпоративный секретарь компании обязан действовать прежде всего в интересах акционеров и корпорации в целом.
Опыт зарубежных компаний показывает, что в связи с многообразным и сложным характером работы корпоративного секретаря в большинстве крупных и средних акционерных обществ целесообразно создавать аппарат корпоративного секретаря компании, в состав которого могут входить секретари и иные технические помощники, обеспечивающие деятельность корпоративного секретаря.
Приведенные положения зарубежного законодательства, регламентирующие назначение корпоративного секретаря на должность, а также наличие у него аппарата помощников известны и российскому законодательству. Аналогичные рекомендации содержатся в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России к применению в акционерных обществах, созданных на территории Российской Федерации.
Возвращаясь к зарубежному опыту, необходимо отдельно рассмотреть требования, которые содержит законодательство ряда стран к кандидату на должность корпоративного секретаря.
Чаще всего в средних и крупных акционерных компаниях на должность корпоративного секретаря назначают кандидатов, имеющих высшее юридическое или финансовое образование. При этом от них требуется наличие знаний в таких областях, как:
Законодательство в сфере корпоративных отношений, включая международное законодательство (данное уточнение особенно актуально для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность);
Основы общего и финансового менеджмента;
Основы бухучета и отчетности;
Основы экономики и статистики;
Информационные технологии.
Законодательство Великобритании предъявляет к корпоративному секретарю в публичных компаниях следующие требования. Соискатель должен иметь определенный опыт работы, обладать подтвержденной квалификацией юриста или адвокатским статусом, являться членом одного из профессиональных сообществ, таких как, например, the Institute of Chartered Secretaries and Administrators или the Institute of Cost and Management Accountants.
Рассмотрев основные аспекты правового статуса и деятельности корпоративных секретарей на примере российского и зарубежного законодательства, можно сделать вывод о наличии ряда аналогичных положений, регламентирующих данный вопрос. Одновременно обращает на себя внимание детальное регулирование в зарубежном законодательстве института корпоративных секретарей. Во многом это объясняется тем, что в зарубежных странах корпоративное управление в целом, а, следовательно, и институт корпоративных секретарей как часть системы корпоративного управления имеет более длительную историю развития и изучения как учеными-юристами, так и сотрудниками компаний, на практике применяющих нормы и принципы корпоративного управления.
В заключение следует сказать о перспективах развития института корпоративных секретарей.
После одобрения Кодекса корпоративного поведения Правительством Российской Федерации, принятия распоряжения ФКЦБ России об обязательном раскрытии компаниями информации о своей практике корпоративного управления и ее соответствии рекомендациям Кодекса корпоративного поведения вопрос о введении института корпоративных секретарей в практику работы российских акционерных обществ стал весьма актуальным.
В целом корпоративное управление, основанное на соблюдении прав акционеров, прозрачности управления помогает обеспечить учет компанией интересов широкого круга заинтересованных лиц, а также сообществ, в которых она осуществляет свою деятельность, и способствует подотчетности органов управления как самой компании, так и ее акционерам. Это помогает поддерживать доверие инвесторов - как иностранных, так и отечественных, привлекать инвестиции в экономику страны. В связи с этим следует отметить, что в настоящее время прослеживается устойчивая тенденция к глобализации инвестиционных процессов. Происходит массовый выход инвесторов-акционеров за национальные границы в поисках наиболее прибыльных сфер и объектов использования своих капиталов. В современных условиях потенциальный инвестор, прежде чем осуществить покупку акций акционерного общества, обычно осуществляет сбор информации о состоянии дел данной компании с целью определить степень риска и возможность получения последующих дивидендов от предстоящих инвестиций, а в случае негативной оценки (после ознакомления с соответствующей информацией) акционер может просто продать принадлежащие ему акции. Таким образом, в связи с процессами глобализации возникла необходимость в выработке и повсеместном внедрении общих правил, которые позволили бы потенциальным акционерам получить полную и ясную картину, отражающую принципы управления в той или иной компании, кто является ее владельцем, какова степень эффективности ее работы, с тем чтобы в сжатые сроки и при минимальных затратах принять решение, инвестировать в нее свой капитал или нет.
На основании изложенного необходимо отметить, что внедрение института корпоративных секретарей, имея конечной целью повышение инвестиционной привлекательности российских предприятий, эффективности работы органов управления и развитие отношений с инвесторами, является важной и неотъемлемой составляющей развития корпоративного управления.
Однако введение института корпоративных секретарей компании может способствовать улучшению корпоративного управления только в тех компаниях, которые сами стремятся к этому, поскольку для повышения качества корпоративного управления одних законодательных мер недостаточно - важна инициатива именно внутри компании и корпоративная культура. Именно для таких компаний введение в штат корпоративного секретаря принесет несомненную пользу.
Введение института корпоративных секретарей должно стать частью комплексного подхода к развитию корпоративного управления в России, так как само по себе оно не в состоянии существенно повлиять на качество корпоративного управления.
Решая вопрос о введении института корпоративных секретарей, необходимо использовать дифференцированный подход, учитывая число акционеров конкретного акционерного общества, а также является ли оно открытым или закрытым. Применяя подобный метод, можно прогнозировать повышение уровня корпоративного управления в компаниях.
Определяя основные направления реализации концепции корпоративного секретаря в акционерном обществе, надо иметь в виду, что наличие в штате компании корпоративного секретаря не должно быть обязательным требованием для всех акционерных обществ. Возможно, было бы целесообразно ориентироваться на определенное число акционеров данной компании, при превышении которого наличие штатного корпоративного секретаря становится для общества обязательным.
Кроме того, надлежит строго следовать положению, закрепленному в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения, в соответствии с которым корпоративный секретарь должен быть подотчетен совету директоров (наблюдательному совету) акционерного общества и приниматься на работу (равно как и увольняться) также советом директоров (наблюдательным советом). Использование на практике данного предписания позволит значительно повысить эффективность деятельности корпоративного секретаря акционерного общества, в то время как подотчетность корпоративного секретаря менеджменту компании может в ряде случаев препятствовать осуществлению им своих функций.
Что касается широко применяемой в зарубежных странах практики лицензирования (аттестации) корпоративных секретарей компании, то в России вводить подобную процедуру было бы пока очень сложно. Здесь необходим постепенный подход к введению обязательных требований по квалификации корпоративных секретарей, к их членству в профессиональных ассоциациях или саморегулируемых организациях.
Еще один немаловажный аспект функционирования института корпоративных секретарей в системе корпоративного управления акционерных обществ - это соответствие функций и ответственности корпоративного секретаря. В данном контексте особое внимание следует уделять недопустимости возложения на корпоративного секретаря ответственности за решения и деятельность органов управления акционерного общества.
Итак, на основании изложенного зарубежного опыта деятельности корпоративных секретарей в компаниях и положений Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России к применению в акционерных обществах, созданных на территории Российской Федерации, можно сделать вывод об актуальности и перспективности дальнейшего развития института корпоративных секретарей, а также его внедрения в практику российских компаний.
Вопросы для самопроверки
1. Какие функции выполняет корпоративный секретарь акционерного общества?
2. Кто назначает корпоративного секретаря акционерного общества?
3. Каковы требования к кандидатуре корпоративного секретаря?
4. В каких странах наиболее развит институт корпоративных секретарей?
Темы докладов и рефератов
1. Роль корпоративного секретаря в повышении уровня корпоративного управления в компании.
2. Зарубежный опыт по регулированию института корпоративных секретарей.
Основная литература:
1. Корпоративный секретарь. РИД. Москва, 2005
2. Совет директоров как мировой стандарт корпоративного управления компанией / Под ред. И.В. Беликова. – М.: Эксмо, 2008. – 624 с.
3. Шихвердиев А.П., Блинов А.О.,. Кузнецов А.В Корпоративное право в системе корпоративного управления. М.: Изд. Центр «Акционер». 2006. – 343с.
2. Концепция развития корпоративного законодательства на период до 2008 года (www.koet.syktsu.ru).
3. Международные принципы корпоративного управления (www.koet.syktsu.ru).
Нужен ли акционерному обществу корпоративный секретарь?
Семенов А.С.
В статье анализируются объективные предпосылки развития института корпоративного секретаря в российских акционерных обществах. Обосновывается ведущая роль корпоративного секретаря в системе корпоративного управления
The article analyzes the objective preconditions for the development of the Institute of Corporate Secretary in Russian companies. Substantiates the leading role of corporate secretary in the corporate governance system
Ключевые слова: корпоративное управление, совет директоров, корпоративный секретарь, активность акционеров, кодекс
Keywords: corporate governance, board of directors, corporate secretary, shareholders activity, the code
Давайте начнем с дефиниций
Термин «корпоративный секретарь», как и многое другое в корпоративном праве и корпоративном управлении, пришел к нам с Запада. Не всем российским специалистам в области корпоративного управления он нравится. Смущает слово «секретарь», создающее ощущение достаточно низкого уровня этой должности в иерархической лестнице компании. Некоторые корпоративные секретари отмечают, что после появления их контактной информации на сайте компании к ним стали поступать звонки с просьбой принять телефонограмму или подсказать, как связаться с тем или иным специалистом компании. Однако давайте вспомним, что и в российской, и в мировой истории термин «секретарь» применялся и к высшим должностным лицам: Генеральный секретарь ЦК КПСС, Генеральный секретарь ООН,Генеральный секретарь Совета Европы, наконец – Государственный секретарь США. Не такая уж и плохая компания для корпоративного секретаря.
Но это все шутки, а если серьезно – нет смысла без существенной надобности отказываться от устоявшегося в мире термина, определяющего наименование должности лица, отвечающего в акционерных обществах за реализацию процедур корпоративного управления и взаимодействие с акционерами.
И как бы в вашем акционерном обществе эта должность ни называлась – корпоративный секретарь, как в большинстве рыночных компаний, вице-президент по корпоративному развитию, директор по корпоративному развитию, руководитель аппарата совета директоров и т.д. - по сути, эти должностные лица являются корпоративными секретарями компаний.
Развитие института корпоративного секретаря в России
Что касается современной России, то институт корпоративных секретарей в отечественных компаниях начал формироваться на рубеже XX и XXI веков и был связан, главным образом, с первыми размещениями ценных бумаг российских компаний на зарубежных фондовых рынках. Готовясь к таким размещениям, компании впитывали в свою практику зарубежный опыт корпоративного управления, в том числе – связанный с формированием института корпоративного секретаря.
Существенный импульс развитию института корпоративного секретаря в России придал Кодекс корпоративного поведения (далее – Кодекс), рекомендованный к практическому использованию Распоряжением ФКЦБ РФ от 04.04.2002 г. № 421/р, изданным на основании протокола заседания Правительства Российской Федерации от 28.11.2001 г. № 49.
Кодекс рассматривал введение должности корпоративного секретаря как средство повышения доверия к акционерному обществу со стороны его акционеров и потенциальных инвесторов. «Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров. Чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия <…> Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, – секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества» .
Подобные формулировки привели к тому, что рекомендация о создании должности корпоративного секретаря рассматривалась в первую очередь в аспекте повышения инвестиционной привлекательности компаний. То есть превалировало мнение о том, что вводить такую должность нужно только публичным компаниям. Со временем этот подход претерпел кардинальные изменения, корпоративные секретари стали появляться в небольших непубличных компаниях и даже в компаниях, состоящих из одного акционера.
К функциям корпоративного секретаря Кодекс относит обеспечение подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций, соблюдение требований по раскрытию информации, предоставлению документов и информации акционерам, хранению документов акционерного общества, организацию рассмотрения обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров. При этом Кодекс не слишком подробно раскрывает содержание соответствующих функций. Можно говорить о том, что российский Кодекс корпоративного управления делает только эскизный набросок института корпоративного секретаря.
Правда, следует отметить, что секретари советов директоров, отвечающие за технические вопросы созыва заседаний совета директоров, оформления его протоколов, а также подготовку общего собрания акционеров в российских компаниях существовали всегда. В подавляющем большинстве случаев они совмещали эти функции с работой в основной должности: корпоративного юриста, руководителя общего отдела, иногда – секретаря генерального директора и т.д. Совмещение функций осуществлялось, так сказать, на общественных началах. Считалось, что задачи секретаря совета директоров не слишком важны и не слишком трудоемки. Именно эти секретари советов директоров в ряде компаний и стали именоваться корпоративными секретарями.
Но постепенно ситуация менялась, и сегодня корпоративный секретарь – это высокопрофессиональный, должным образом подготовленный специалист, а нередко – один из руководителей компании, наделенный достаточно большой компетенцией, объемом прав и полномочий. Существенно возросло количество компаний, в штатных расписаниях которых появилась должность корпоративного секретаря. Во многих компаниях утверждены положения о корпоративных секретарях. Все больший интерес вызывают периодические издания, специальная литература, учебные мероприятия, ориентированные на корпоративных секретарей. И можно с должной степенью обоснованности предположить, что данная тенденция продолжится. Скоро современному акционерному обществу будет просто неприлично не иметь в своем штате корпоративного секретаря.
И вызвано все это рядом объективных причин, которые мы обозначим.
Объективные предпосылки для дальнейшего развития института корпоративного секретаря в российских компаниях
Во-первых, российская экономика стала привыкать к тому, что она – рыночная, есть возможность привлечь относительно дешевые средства, необходимые для развития компании, с рынка капиталов. При этом крупным собственникам стало понятно, что привлечение таких капиталов и увеличение числа собственников компании вовсе не влечет за собой потерю контроля. Необходимо только соблюдать принятые в мире «правила игры», в том числе – в части прозрачности - прав акционеров, соблюдения порядка реализации корпоративных процедур. А на контроль мажоритарного акционера портфельные инвесторы вовсе не покушаются. Более того, при наличии биржевых котировок ценных бумаг владельцы крупных пакетов получают возможность извлекать максимальную выгоду от продажи части своего пакета. Рыночный статус компании способствует ее имиджу, содействует укреплению конкурентных позиций. Резко снижаются риски рейдерских захватов: подобные действия в отношении публичных компаний затрагивают слишком много интересов, а потому вызывают активное противодействие на всех уровнях, включая властный.
Результатом этого понимания стал резкий рост числа IPO . Прошедший кризис 2008–2009 гг. приостановил этот процесс. Однако весной 2010 года огромное число российских компаний объявило о своих намерениях разместить ценные бумаги на организованных фондовых рынках среди неограниченного круга инвесторов, в том числе и в форме IPO .
Однако успех выхода на организованный фондовый рынок во многом определяется качеством корпоративного управления. Инвесторы пугливы. Они требуют и прозрачности, и независимых директоров в составе совета, и авторитетного корпоративного секретаря в штатном расписании компании.
Следующая причина – рост активности и роли советов директоров в системе управления акционерным обществом.
Лет 10 - 15 назад в большинстве российских акционерных обществ советы директоров были чисто формальными органами: собирались редко, утверждали подготовленные администрацией проекты решений, заметной роли в жизни общества не играли. Сейчас ситуация кардинально переменилась. И собственники, и менеджеры осознали позитивную роль, которую советы директоров могут играть в развитии бизнеса. Пришло осознание того, что активный совет директоров, подобранный не по принципу личных связей с генеральным директором, а исходя из квалификации и опыта его членов, в том числе независимых директоров, – это:
мощный рычаг повышения обоснованности принимаемых управленческих решений, внедрения в практику управления компанией механизмов выработки долгосрочной стратегии, бюджетного планирования, анализа рисков, принципов системного подхода при рассмотрении проектов;
средство повышения активности в работе менеджмента, постоянный возбудитель, защищающий от впадения в спячку, заставляющий быть в постоянном поиске новых направлений развития бизнеса и новых решений;
инструмент контроля над работой менеджмента и над развитием компании в целом;
самостоятельный управленческий ресурс, заключающийся в опыте и связях каждого из членов совета директоров, способный обеспечить рост капитализации компании;
ну и, конечно, средство роста инвестиционной привлекательности акционерного общества.
Отсюда – наблюдаемая активизация работы советов директоров, что выражается не только в частоте заседаний, но и
- в жестких требованиях к соблюдению процедуры их подготовки, к документам и информации, предоставляемой членам совета директоров по вопросам повестки дня;
- в создании и не менее активной работе комитетов советов директоров;
- в поддержании работы механизмов контроля принимаемых решений; и т.д.
Соответственно, превращение функции по обеспечению работы этого органа из малозначимой и не слишком трудоемкой в самостоятельную трудовую функцию.
Наряду с работой советов директоров в акционерных обществах усилилось внимание и к проблемам совершенствования корпоративного управления в целом. Пришло понимание того, что рекомендации, содержащиеся в Кодексе корпоративного поведения, нужны не только для крупных компаний и исключительно для выхода на фондовый рынок. Четкое определение и разграничение компетенции органов управления, регламентация порядка принятия важнейших управленческих решений, внедрение в практику компании таких инструментов, как система внутреннего контроля и система управления рисками, программы долгосрочной мотивации менеджмента, наконец – повышение прозрачности информации о компании – способны принести реальный экономический эффект. Эффект, выражающийся в усилении конкурентных позиций, росте доверия контрагентов, снижении стоимости заимствований, снижении рисков принятия неоптимальных, непродуманных решений и т.д.
Система корпоративного управления нетождественна понятию «менеджмент». Однако система корпоративного управления в рамках внутренних нормативных актов, определяющих компетенцию органов управления и механизмов контроля, порядок подготовки и принятия важнейших управленческих решений, порядок реализации корпоративных процедур, систему стимулов достижения поставленных целей и т.д., по сути, является скелетом для функционирования регулярного менеджмента. Образно говоря, если менеджмент – усилие, направленное на придание компании поступательного движения в том или ином направлении, можно сравнить с мускулами, то корпоративное управление – тот скелет, к которому эти мускулы крепятся.
А вот формирование оптимальной системы корпоративного управления – задача отнюдь не тривиальная, требующая осознания специфики каждой компании и ожиданий ее стейкхолдеров, - во многом объективно лежит именно на корпоративном секретаре.
Действительно, менеджмент далеко не всегда заинтересован во внедрении рекомендаций «лучшей практики корпоративного управления». Активизация совета директоров, необходимость соблюдать установленный порядок подготовки и принятия управленческих решений, раскрывать информацию о работе компании сокращают степень свободы и независимости менеджеров, усиливают контроль над их деятельностью, да и нередко требуют дополнительных затрат. Кто же способен готовить для совета директоров взвешенные и обоснованные решения в области развития практики корпоративного управления? Конечно же, специально подготовленный человек, хорошо знающий компанию и ее проблемы, осведомленный об опыте, накопленном иными акционерными обществами, о рекомендациях зарубежной практики, о результатах разного рода исследований в этой области, и при этом являющийся независимым от менеджмента.
Единственный специалист, который отвечает этим критериям, – корпоративный секретарь.
Еще одна объективная предпосылка для развития института корпоративного секретаря в российских акционерных обществах – рост активности акционеров. Если изначально большинство акционеров стали таковыми в результате массовой приватизации и крайне слабо понимали, что такое права акционера, то сегодня ситуация выглядит несколько иначе. Почти в каждой компании можно найти миноритарных акционеров, которые не только знакомы с основами корпоративного законодательства, но и пользуются им на практике, защищая свои права: вносят предложения в повестку дня собраний, следят за соблюдением порядка одобрения сделок, направляют запросы на предоставление информации и т.д. Явное или мнимое нарушение прав акционеров сегодня с большой вероятностью может повлечь за собой возникновение корпоративного конфликта, обращение акционеров в регулирующий орган или даже в арбитражный суд. Все это заставляет акционерные общества более внимательно и более тщательно подходить к реализации установленных законодательством процедур корпоративного управления. А это опять же требует наличия в составе общества квалифицированного специалиста.
Кстати говоря, в последние годы крайне возросла для акционерного общества и его руководителей цена нарушения корпоративного законодательства. Изменения, внесенные в Административный кодекс РФ в 2009 году, существенно расширили как перечень административно наказуемых нарушений требований корпоративного законодательства, так и состав лиц, на которые может быть возложено административное взыскание за допущенные нарушения. Сегодня административная ответственность накрывает практически все поле корпоративных отношений и связанных с этим корпоративных процедур, размер штрафов достигает миллиона рублей. Кроме самого акционерного общества, штрафы могут быть наложены на его руководителя, членов совета директоров и правления, даже на членов счетной комиссии. Причем не только штрафы. Почти любое правонарушение может вызвать применение к физическим лицам такого вида санкций, как дисквалификация. Сами же правонарушения нередко являются следствием невнимательности, отсутствия в акционерном обществе лиц, отвечающих за соблюдение норм корпоративного законодательства или занимающихся этим вопросом по совместительству с какой-либо иной работой в обществе.
Согласитесь, цена вопроса здесь сопоставима с затратами на содержание корпоративного секретаря.
Если к этому добавить, что наряду с административной ответственностью в последние годы происходит усиление и уголовной ответственности за правонарушения в области корпоративных отношений, то становится понятным, что цена ошибки для должностных лиц общества может многократно возрасти.
Наконец, вероятность совершения подобных ошибок растет в связи с развитием и усложнением российского корпоративного законодательства.
Вот несколько нововведений, появившихся в правовом поле корпоративных правоотношений за последние годы:
введено регулирование порядка совершения сделок по приобретению крупных пакетов акций в открытых акционерных обществах: необходимость направить всем акционерам обязательное предложение о выкупе у них оставшихся ценных бумаг общества; процедура вытеснения миноритариев в случаях, установленных законодательством. Несоблюдение соответствующих требований влечет нарушение прав акционеров;
изменена, усложнена процедура выкупа акций акционерным обществом по требованию акционеров в установленных законом случаях;
систематически увеличиваются требования по раскрытию информации, а также предоставлению документов и информации по требованию акционеров;
введена процедура разрешения тупиковой ситуации, когда совет директоров не может принять решение о назначении или досрочном прекращении полномочий генерального директора при условии, что для принятия такого решения устав акционерного общества предусматривает повышенные требования к кворуму или к количеству голосов членов совета, отдаваемых за это решение;
введен жесткий контроль за соотношением чистых активов и размера уставного капитала общества, позволяющий отслеживать исполнение обществом требований законодательства при отрицательной разнице этих показателей;
внесены изменения в антимонопольное законодательство, которые среди прочего привели к усложнению определения границ группы лиц, подготовке списка аффилированных лиц: возросли риски нарушения требований закона об одобрении сделок, да и штрафные санкции за нарушение антимонопольного законодательства также существенно возросли;
возникли новые требования, связанные с ведением реестра акционеров;
внесен целый ряд изменений в процедуру подготовки и проведения общего собрания акционеров; и т. д. Этот список можно продолжить.
Российское корпоративное законодательство находится в стадии активного развития и совершенствования. Это развитие и совершенствование идет в направлении усложнения корпоративных правил и процедур. То есть опять же требует внимательного мониторинга изменений, быстрого на них реагирования. Требует наличия соответствующего специалиста.
Если же добавить к этому тот факт, что ряд действующих норм законодательства противоречат друг другу, иные своеобразно трактуются со стороны регулятора, а некоторые вопросы корпоративных отношений вообще не регулируются на законодательном уровне, в результате чего корпоративному секретарю необходимо осуществлять мониторинг арбитражной практики, практики применения норм об административной ответственности, то становится полностью очевидным, что в любой компании для корпоративного секретаря имеется обширное поле деятельности. И это поле имеет тенденцию к постоянному расширению.
Нормативно-правовое регулирование деятельности корпоративного секретаря
С ростом «поля деятельности» для корпоративного секретаря происходит развитие нормативно-правового регулирования этого института. Правда, происходит с большим отставанием. Если у наших коллег, скажем в Украине или Казахстане, институт корпоративного секретаря легализован на уровне законодательства, то в России дело обстоит иначе.
Выше уже отмечалось, что первое упоминание о корпоративном секретаре можно найти в Кодексе корпоративного поведения РФ. Соответствующая глава определяла за корпоративным секретарем достаточно ограниченные и не слишком подробно раскрытые полномочия. Зато вслед за международной практикой рекомендовала устанавливать, что корпоративный секретарь назначается и подчиняется в своей работе совету директоров (причем, как совместить эту рекомендацию с нормами российского трудового законодательства, было не вполне понятно). Кодекс содержал также некоторые очень общие и расплывчатые требования к уровню знаний и личным качествам корпоративного секретаря. Так, например: «Личные качества секретаря общества не должны вызывать сомнений в том, что он будет действовать в интересах общества, поэтому на должность секретаря общества рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию» .
Наконец, очень важно: «Эффективное решение задач, стоящих перед корпоративным секретарем, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий».
Следующим шагом стало утверждение должностной инструкции корпоративного секретаря. Минздравсоцразвития своим приказом от 17.09.2007 г. № 605 утвердило квалификационную характеристику должности «Корпоративный секретарь акционерного общества».
Должность корпоративного секретаря отнесена к подразделу «должности руководителей», и это само по себе говорит о статусе института корпоративного секретаря в компании.
Приведенный в квалификационной характеристике перечень должностных обязанностей корпоративного секретаря существенно шире, чем функции корпоративного секретаря, закрепленные в действующей редакции Кодекса корпоративного поведения РФ. В частности, здесь отражены такие задачи корпоративного секретаря, как: «Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее – акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления. <…> Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедуры эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам». Обратите внимание на редакцию формулировок: она также говорит о предполагаемом высоком статусе корпоративного секретаря.
К компетенции корпоративного секретаря отнесено изготовление и удостоверение подлинности копий документов общего собрания акционеров и совета директоров, рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров и многое другое.
Квалификационная характеристика содержит достаточно жесткие требования, предъявляемые к кандидатам на должность корпоративного секретаря: высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей. Здесь же содержится объемный раздел, описывающий объем знаний, необходимых корпоративному секретарю.
Должность корпоративного секретаря вошла в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, рекомендованный для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров . Тем самым данный документ впервые придал должности корпоративного секретаря официальный статус.
К моменту подготовки данной статьи Экспертный совет по корпоративному управлению ФСФР России рассмотрел проект новой редакции главы «Корпоративный секретарь» для Российского Кодекса корпоративного поведения. Данный проект разработан с учетом сложившейся практики формирования института корпоративного секретаря в российских компаниях.
В проекте максимально подробно излагаются задачи и функции корпоративного секретаря.
Данный документ говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря достаточно широкими полномочиями, в том числе: «правом знакомиться с документами общества, правом выносить в пределах своей компетенции вопросы на рассмотрение органов управления общества, правом требовать от должностных лиц и сотрудников общества неукоснительного соблюдения норм и требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества … Корпоративный секретарь вправе выносить на рассмотрение совета директоров (комитета по вознаграждениям и назначениям совета директоров) вопрос об ответственности должностных лиц общества, действия или бездействие которых нарушают законные права акционеров».
Однако широкие права и полномочия неотделимы от ответственности: «корпоративный секретарь должен нести ответственность за исполнение своих обязанностей в размере ущерба, причиненного обществу его действиями, наряду с иными должностными лицами общества. Рекомендуется закреплять материальную ответственность корпоративного секретаря в заключаемом с ним договоре».
Здесь разрешена проблема противоречия между требованием о назначении корпоративного секретаря советом директоров и трудовым законодательством: «устав акционерного общества должен предусматривать, чтокорпоративный секретарь назначается на должность и освобождается от занимаемой должности единоличным исполнительным органом только на основании решения совета директоров». Расшифровано, что следует понимать под подчиненностью корпоративного секретаря совету директоров: «Совет директороврассматривает и утверждает план работы корпоративного секретаря (программу развития корпоративного управления в обществе), отчет о его работе, бюджет корпоративного секретаря (аппарата корпоративного секретаря), принимает решение о размере и условиях вознаграждения корпоративного секретаря и его аппарата». Содержится требование о раскрытии информации о корпоративном секретаре в годовом отчете общества.
А чего ждать в будущем?
Минэкономразвития прорабатывает предложения о введении должности корпоративного секретаря в качестве обязательной для публичных компаний. Возможно, это приведет к необходимости для корпоративных секретарей получать квалификационный аттестат.
Федеральное агентство по управлению государственным имуществом выпустило письмо, содержащее настоятельную рекомендацию для всех акционерных обществ с государственным участием ввести у себя должность корпоративного секретаря.
Наблюдаются тенденции к самоорганизации, консолидации института российских корпоративных секретарей. Это выражается в создании клубов корпоративных секретарей под эгидой Российского института директоров и Ассоциации независимых директоров, в проведении ежегодных форумов корпоративных секретарей, организатором которых выступает журнал «Акционерное общество: вопросы корпоративного управления» . И со всей очевидностью дело идет к созданию ассоциации корпоративных секретарей.
Список литературы:
Кодекс корпоративного поведения [Электронный ресурс]. URL: www.сайт.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих / (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) (ред. от 28.07.2003).
Акционерное общество: вопросы корпоративного управления. [Электронный ресурс]. URL : www. ao -journal .ru .
Literature:
Corporate governance code . URL: www.сайт.
Qualifications handbook for managers, professionals and other employees / (approved by the Ministry of Labor 21.08.1998 N 37) (as of 28.7.2003)
Joint stock company : Issues of corporate governance. . URL: www.ao-journal.ru.
Составлена в _____ экз. Утверждаю _______________________________ (инициалы, фамилия) _________________________________ _______________________________ _________________________________ _______________________________ _________________________________ _______________________________ (наименование работодателя, (руководитель или иное лицо, его организационно-правовая уполномоченное утверждать форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию) электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "__"___________ ____ г. N _____ "__"___________ ____ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ корпоративного секретаря акционерного общества
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность корпоративного секретаря акционерного общества "__________" (далее - "Корпоративный секретарь" и "Организация" соответственно).
1.2. Корпоративный секретарь назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Корпоративный секретарь подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Корпоративного секретаря назначается лицо, имеющее _______________ профессиональное образование и стаж работы по специальности _______________ лет (без предъявления требований к стажу работы).
1.5. Корпоративный секретарь должен знать:
Гражданский кодекс Российской Федерации, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "О рынке ценных бумаг", иные нормативные правовые акты, определяющие права акционеров и регламентирующие деятельность органов корпоративного управления, порядок эмиссии и обращения ценных бумаг;
Устав и другие документы, регулирующие корпоративные отношения в обществе;
Функции совета директоров и его органов;
Порядок подготовки и правила проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также реализации процедур корпоративного управления;
Правила раскрытия информации об обществе, порядок работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистраторов общества, бирж и др.);
Основы трудового, антимонопольного и налогового законодательства, законодательства о приватизации; арбитражную практику;
Кодекс корпоративного поведения;
Основы международного корпоративного законодательства;
Нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;
Порядок урегулирования корпоративных конфликтов;
Методы и средства получения, обработки и передачи информации;
Методические и нормативные документы по вопросам технической защиты информации;
Информационные технологии, порядок и правила пользования информационными системами;
Организацию и порядок ведения переговоров;
Этические нормы и правила, морально-этические стандарты корпоративного поведения.
1.6. В период временного отсутствия Корпоративного секретаря его обязанности возлагаются на _______________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Корпоративный секретарь осуществляет:
Обеспечение соблюдения подразделениями и должностными лицами Организации требований норм действующего законодательства, устава Организации, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.
Возглавление работы по подготовке решений совета директоров и других органов управления Организации по развитию практики корпоративного управления, контроль их исполнения.
Консультирование должностных лиц и акционеров Организации (далее - "Акционеры"), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.
Руководство подготовкой и организацией проведения общих собраний Акционеров, рассмотрения предложений Акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы Организации.
Обеспечение подготовки ежегодного отчета Организации, других документов, предоставляемых Акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки Акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступа Акционеров к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учета поступивших в Организацию заполненных бюллетеней для голосования.
Контроль работы счетной комиссии, избираемой общим собранием Акционеров, получения от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участие в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания Акционеров, решение других задач, связанных с подготовкой и проведением общего собрания Акционеров.
Обеспечение соблюдения установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания Акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью Организации и ее внутренними документами, оповещения членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направления им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня.
Участие в заседаниях совета директоров.
Организацию ведения протоколов заседания совета директоров, обеспечение их хранения и выдачи, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверение их подлинности.
Контроль соблюдения процедуры раскрытия информации об Организации, установленной законодательством, а также уставом и иными документами Организации, в том числе через механизм публичного раскрытия информации.
Организацию хранения документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания Акционеров Организации, и доступа Акционеров к содержащейся в них информации, изготовления копий документов, удостоверения их подлинности.
Учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от Акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав Акционеров.
Информирование совета директоров обо всех фактах несоблюдения в управлении Организацией требований норм действующего законодательства и внутренних документов.
Запросы и получение информации из системы ведения реестра Акционеров Организации, содействие расширению прав Акционеров и их участию в корпоративном управлении.
Взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг.
Руководство подготовкой установленной отчетности по вопросам корпоративного управления.
Контроль исполнения решений, принятых общим собранием Акционеров и советом директоров.
Обеспечение выполнения установленных правил и процедур, в том числе соблюдения порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций Организации, реализации прав Акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов Акционеров.
Принятие мер по предотвращению убытков Организации и/или ее Акционерам.
Способствование обеспечению высокого уровня деловой активности, соблюдению этики в отношениях между участниками рынка, морально-этических стандартов корпоративного поведения.
3. ПРАВА
Корпоративный секретарь имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Корпоративного секретаря.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию Корпоративного секретаря.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Корпоративный секретарь несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Корпоративного секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Корпоративный секретарь обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В соответствии с _______________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Корпоративного секретаря. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________________ и включает в себя:
- __________________________;
- __________________________;
- __________________________.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г.
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции корпоративного секретаря акционерного общества, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей. Не забывайте, каждая инструкция корпоративного секретаря акционерного общества выдается на руки под расписку.
На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать корпоративный секретарь акционерного общества. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Корпоративный секретарь акционерного общества относится к категории руководителей.
2. Корпоративным секретарем акционерного общества принимается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.
3. Корпоративный секретарь акционерного общества принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению _________ (должность)
4. Корпоративный секретарь акционерного общества должен знать:
— Гражданский кодекс Российской Федерации,
— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях,
— Федеральный закон «Об акционерных обществах»,
— Федеральный закон «О рынке ценных бумаг»,
— иные нормативные правовые акты, определяющие права акционеров и регламентирующие деятельность органов корпоративного управления, порядок эмиссии и обращения ценных бумаг;
— устав и другие документы, регулирующие корпоративные отношения в обществе;
— функции совета директоров и его органов;
— порядок подготовки и правила проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также реализации процедур корпоративного управления;
— правила раскрытия информации об обществе, порядок работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистраторов общества, бирж и др.);
— основы трудового, антимонопольного и налогового законодательства, законодательства о приватизации;
— арбитражную практику;
— Кодекс корпоративного поведения;
— основы международного корпоративного законодательства;
— нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;
— порядок урегулирования корпоративных конфликтов;
— методы и средства получения, обработки и передачи информации;
— методические и нормативные документы по вопросам технической защиты информации;
— информационные технологии, порядок и правила пользования информационными системами;
— организацию и порядок ведения переговоров;
— этические нормы и правила, морально-этические стандарты корпоративного поведения.
5. В своей деятельности корпоративный секретарь акционерного общества руководствуется:
— законодательством Российской Федерации,
— Уставом (положением) организации,
— приказами и распоряжениями __________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Корпоративный секретарь акционерного общества подчиняется непосредственно: _________ (должность)
7. На время отсутствия корпоративного секретаря акционерного общества (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное _________ организации (должность) в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности корпоративного секретаря акционерного общества
Корпоративный секретарь акционерного общества:
1. Обеспечивает соблюдение подразделениями и должностными лицами акционерного общества (далее — общество) требований норм действующего законодательства, устава общества, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.
2. Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение.
3. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее — акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.
4. Руководит подготовкой и организацией проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества.
5. Обеспечивает подготовку ежегодного отчета акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования.
6. Контролирует работу счетной комиссии, избираемой общим собранием акционеров, получение от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участвует в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров, решает другие задачи, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров.
7. Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня.
8. Участвует в заседаниях совета директоров.
9. Организует ведение протоколов заседания совета директоров, обеспечивает их хранение и выдачу, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность.
10. Контролирует соблюдение процедуры раскрытия информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации.
11. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания акционеров общества и доступ акционеров к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, удостоверяет их подлинность.
12. Осуществляет учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров.
13. Информирует совет директоров обо всех фактах несоблюдения в управлении обществом требований норм действующего законодательства и внутренних документов.
14. Запрашивает и получает информацию из системы ведения реестра акционеров общества, содействует расширению прав акционеров и их участию в корпоративном управлении.
15. Осуществляет взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг.
16. Руководит подготовкой установленной отчетности по вопросам корпоративного управления.
17. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров.
18. Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров.
19. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам.
20. Способствует обеспечению высокого уровня деловой активности, соблюдению этики в отношениях между участниками рынка, морально-этических стандартов корпоративного поведения.
3. Права корпоративного секретаря акционерного общества
Корпоративный секретарь акционерного общества имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность корпоративного секретаря акционерного общества
Корпоративный секретарь акционерного общества несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция корпоративного секретаря акционерного общества - образец 2019 года. Должностные обязанности корпоративного секретаря акционерного общества, права корпоративного секретаря акционерного общества, ответственность корпоративного секретаря акционерного общества.
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Корпоративного секретаря акционерного общества
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность корпоративного секретаря акционерного общества [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).
1.2. Корпоративный секретарь акционерного общества назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Корпоративный секретарь акционерного общества подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
1.4. Корпоративный секретарь акционерного общества относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.5. На должность корпоративного секретаря акционерного общества назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.
1.6. Корпоративный секретарь акционерного общества отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.
1.7. Корпоративный секретарь акционерного общества должен знать:
- Гражданский кодекс Российской Федерации, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «О рынке ценных бумаг», иные нормативные правовые акты, определяющие права акционеров и регламентирующие деятельность органов корпоративного управления, порядок эмиссии и обращения ценных бумаг;
- устав и другие документы, регулирующие корпоративные отношения в обществе;
- функции совета директоров и его органов;
- порядок подготовки и правила проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также реализации процедур корпоративного управления;
- правила раскрытия информации об обществе, порядок работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистраторов общества, бирж и др.);
- основы трудового, антимонопольного и налогового законодательства, законодательства о приватизации;
- арбитражную практику;
- Кодекс корпоративного поведения;
- основы международного корпоративного законодательства;
- нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;
- порядок урегулирования корпоративных конфликтов;
- методы и средства получения, обработки и передачи информации;
- методические и нормативные документы по вопросам технической защиты информации;
- информационные технологии, порядок и правила пользования информационными системами;
- организацию и порядок ведения переговоров;
- этические нормы и правила, морально-этические стандарты корпоративного поведения.
1.8. Корпоративный секретарь акционерного общества в своей деятельности руководствуется:
- государственными и отраслевыми стандартами производства продукции;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.9. В период временного отсутствия корпоративного секретаря акционерного общества его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Корпоративный секретарь акционерного общества осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Обеспечивает соблюдение подразделениями и должностными лицами акционерного общества (далее — общество) требований норм действующего законодательства, устава общества, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.
2.2. Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее — акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.
2.3. Руководит подготовкой и организацией проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества.
2.4. Обеспечивает подготовку ежегодного отчета акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования.
2.5. Контролирует работу счетной комиссии, избираемой общим собранием акционеров, получение от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участвует в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров, решает другие задачи, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров.
2.6. Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня.
2.7. Участвует в заседаниях совета директоров.
2.8. Организует ведение протоколов заседания совета директоров, обеспечивает их хранение и выдачу, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность.
2.9. Контролирует соблюдение процедуры раскрытия информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации.
2.10. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания акционеров общества и доступ акционеров к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, удостоверяет их подлинность.
2.11. Осуществляет учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров.
2.12. Информирует совет директоров обо всех фактах несоблюдения в управлении обществом требований норм действующего законодательства и внутренних документов.
2.13. Запрашивает и получает информацию из системы ведения реестра акционеров общества, содействует расширению прав акционеров и их участию в корпоративном управлении.
2.14. Осуществляет взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг.
2.15. Руководит подготовкой установленной отчетности по вопросам корпоративного управления.
2.16. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров.
2.17. Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров.
2.18. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам.
2.19. Способствует обеспечению высокого уровня деловой активности, соблюдению этики в отношениях между участниками рынка, морально-этических стандартов корпоративного поведения.
В случае служебной необходимости корпоративный секретарь акционерного общества может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Корпоративный секретарь акционерного общества имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.
3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить на рассмотрение руководителя Компании представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Корпоративный секретарь акционерного общества несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы корпоративного секретаря акционерного общества осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы корпоративного секретаря акционерного общества является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы корпоративного секретаря акционерного общества определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Общества.
5.2. В связи с производственной необходимостью корпоративный секретарь акционерного общества обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью корпоративному секретарю акционерного общества для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Корпоративному секретарю акционерного общества для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
