A szabályok következő szakaszait nehéz szabályozni. Az osztályok közötti interakció mintaszabályozása, példák

Projektmenedzsment szabályzat (vállalati projektmenedzsment szabvány) egy belső szabályozó dokumentum egy szervezetben, amely meghatározza a projekt-, program- és portfóliókezelés megközelítését. A rendelet fő része a folyamat, a szerepek, a felelősségek és az eredmények (középső és végső) leírásának van szentelve. A szabályozások általában különféle globális vagy helyi szabványok (PMBoK, PRINCE2, ISO 21500, GOST 54 stb.) alapján készülnek. Minden szabályozás azokra a szabványok alapján leírt folyamatokra épül, amelyekről korábban írtak, és nagyjából alig térnek el egymástól. A tevékenységi területek (IT, Építőipar stb.) specifikusságát további pályázatok kiadásával érik el, amelyek tisztázzák egy adott terület részleteit, a munka sajátosságait.

Példa projektmenedzsment szabályzatra

Az alábbiakban leírjuk a projektmenedzsment szabályzat felépítését, és példát adunk a nagy informatikai cégek számára. A legenda a következő: van egy vállalatcsoport ("PME" csoport), amely magában foglal egy anyavállalatot (JSC "HEAD COMPANY") és számos leányvállalatot. Mind az anya-, mind a leányvállalatok fiókhálózattal rendelkeznek országszerte. Az egyik leányvállalat (LESIDIARY COMPANY LLC) a projektek kivitelezője (üzemeltetője), és felelős a teljes Vállalatcsoport informatikai támogatásáért (fejlesztési és megvalósítási projektek). információs rendszerek menedzsment).

A szabályzat kellően részletesen van megírva, és alapvető megértést (példát) ad arra vonatkozóan, hogy pontosan mit is írnak egyes szakaszai, mind magában a projektmenedzsment-szabályzatban, mind az összes integrált alkalmazásban (Projekt Charta, Projektmenedzsment Terv, Tartalomleírás stb.) . Ha ezt a projektmenedzsment-politikát vállalata igényeire használja, akkor csak meg kell szabadulnia a feleslegtől, és módosítania kell a kapcsolódó folyamatokat. A rendelet részletes példaként szolgál az ilyen dokumentumok megírására, és ingyenesen letölthető. A projektmenedzsment szabályzatot a cikk végén a linkről töltheti le.

Leírás

A „LEÁNYVÁLLALAT” Kft.-ben az informatika területére vonatkozó projektmenedzsment szabályozásának (továbbiakban Szabályzat) célja az informatikai támogatás (a továbbiakban: projektek) területén egységes projektmenedzsment szemlélet kialakítása. , amelynek üzemeltetője az LLC LEÁNYVÁLLALAT.

A rendelet feladatai:

• az alapvető projektmenedzsment eljárások lefolytatásának eljárási rendjének leírása;
• a funkciók elhatárolása a projektmenedzsment folyamat résztvevői között;
• a projektmenedzsment eljárások végrehajtásához szükséges dokumentumok összeállítására vonatkozó követelmények meghatározása;
• a projektmenedzsment eljárások során a funkciók ellátására vonatkozó határidők meghatározása.

A projektmenedzsment szabályzat felépítése és leírása:

A projektmenedzsment folyamatának szabályzata
az informatika területén
LLC "LEÁNYVÁLLALAT"

1. Általános rendelkezések

1.1. Bevezetés

Ez a rész ismerteti a szabályzat céljait és célkitűzéseit, valamint magának a projektmenedzsmentnek a megközelítését. Hivatkozások szerepelnek a szervezeten belül jóváhagyott, a folyamatokat közvetlenül érintő alapvető dokumentumokra ez a dokumentum(például egy legfelső szintű dokumentum – egy projektmenedzsment szabályzat).

Például:

A Projektmenedzsment Folyamat Szabályzatának célja, hogy egységes szemléletmódot alakítson ki a projektmenedzsmentben az informatikai támogatás (a továbbiakban: projektek) területén, amelynek üzemeltetője a LEÁNYVÁLLALAT Rt.

A rendelet feladatai:

• az alapvető projektmenedzsment eljárások lefolytatásának eljárási rendjének leírása;
• a funkciók elhatárolása a projektmenedzsment folyamat résztvevői között;
• a projektmenedzsment eljárások végrehajtásához szükséges dokumentumok összeállítására vonatkozó követelmények meghatározása;
• a projektmenedzsment eljárások során a funkciók ellátására vonatkozó határidők meghatározása.

A projektmenedzsment folyamat célja, hogy a projektek céljait adott erőforrás- és időkorlátok mellett elérjék.

Feladatok a projektmenedzsment folyamat javítására:

• a projekttervezés minőségének javítása;
• a projektek állapotának nyomon követésének hatékonyságának növelése, teljességének biztosítása, megvalósításuk előrehaladásának értékelése és előrejelzése;
• időben történő reagálás biztosítása a feladatok, határidők, költségvetés és minőség tekintetében az esetleges eltérésekre, a „szűk keresztmetszetek” gyors azonosítása és a megelőző intézkedések elfogadása.

1.2. Alkalmazási terület

Ez a rész ismerteti a rendelet hatályát - mely szerkezeti egységekre (belső és külső) vonatkozik ez a dokumentum.

Például:

Jelen Szabályzat az LLC "LEÁNYVÁLLALAT" irányítási apparátusának és fióktelepeinek minden strukturális alosztályára vonatkozik az ITO-projektek végrehajtását irányító tevékenységek tekintetében.

Az LLC "LEÁNYVÁLLALAT" fiókjaiban a projektek és a fióktelepek projektportfólióinak irányítása a jelen Szabályzatnak és a fióktelepeken kidolgozott szabályozási dokumentumoknak megfelelően történik, amelyek tükrözik az adott szervezet irányítási folyamatainak jellemzőit.

1.3. Előírások

Itt kerül meghatározásra a belső és külső szabályozó dokumentumok listája, amelyek alapul szolgáltak jelen szabályzat megírásához. Ellentétben az "Általános rendelkezések" rovattal, ahol a házirendre, mint elsődleges dokumentumra hivatkoztak, ez a rész azokat a belső független dokumentumokat sorolja fel, amelyek befolyásolják a jelen szabályozás megírását és a külvilágot, a helyi gyakorlatot.

Például:

Ez a rendelet a következő dokumentumok alapján került kidolgozásra:

• A PME Csoport befektetési politikája, amelyet az „ANYACG” Rt. Igazgatósága --.--.-- határozatával hagyott jóvá;
• A „HEAD COMPANY” JSC igazgatóságának --.--.-- kelt határozatával jóváhagyott, a PME Csoport befektetési tevékenységének irányítására vonatkozó szabályzat;
• Az informatikai támogatás területén megvalósuló projektek hatékonyságának értékelési módszertana, jóváhagyva a JSC "HEAD COMPANY" Igazgatóságának --.--.---i határozatával;
• A PME Csoport Költségvetési Szabályzata, amelyet a „HEAD COMPANY” JSC igazgatósága --.--.-- kelt határozatával hagyott jóvá.

A rendelet kidolgozásakor az alábbi módszertanokban és szabványokban foglalt ajánlásokat alkalmaztuk:

• A portfóliókezelés szabványa (PMI 2006);
• ANSI/PMI 99-001-2008. Projektmenedzsment Tudástestület (PMBOK);
• Information Technology Infrastructure Library (ITIL);
• ISO/IEC 20000 Információtechnológia – Szolgáltatásmenedzsment;
• GOST R ISO / IEC 12207. Információs technológia. Szoftver életciklus-folyamatok”;
• GOST 34.601-90" Automatizált rendszerek. A teremtés szakaszai";
• GOST R ISO 9000:2000;
• GOST 54869-2011 „Projektmenedzsment. Projektmenedzsment követelményei;
• GOST 54870-2011 „Projektmenedzsment. A projektportfólió kezelésének követelményei”;
• ISO/TR 10006:1997 (E). "Minőség ellenőrzés. Minőségirányítás a projektmenedzsmentben.

1.4 Kifejezések, meghatározások és elfogadott rövidítések

A jelen Szabályzatban használt fogalmak és definícióik leírása, valamint az elfogadott rövidítések.

Azon belső szabályozási dokumentumok listája, amelyekre ez a rendelet hivatkozhat, de magát a szabályozást közvetlenül nem érinti.

2. A vezérlőobjektumokra vonatkozó követelmények

2.1 A vezérlőobjektumok meghatározása

Megjelenik a vezérlőobjektumok listája (lásd az alábbi példát). A szabályzatok nem minden esetben írják le az összes fő gazdálkodási objektumhoz kapcsolódó folyamatokat, gyakran a projektre és a munkára korlátozódnak, és külön szabályzatot adnak ki a Projektportfólióra.

Például:

A vezérlő objektumok a következők:

• projekt portfólió;
• projekt/beruházási rendezvény;
• alprojekt;
• Munka.

A projektek kategorizálása a projektmenedzsment rendszer egységesítése érdekében kerül bevezetésre a hasonló tulajdonságokkal rendelkező projektek kategóriáinak kiemelésével és típusos kezelési eljárások alkalmazásával. Ez a szakasz meghatározza a projektek kategóriáit költség és időtartam tekintetében. A projektek bizonyos kategóriáihoz a folyamatokat előírják. Mert nagy projektek formálisabb és nehéz folyamat, kisebbeknek - egyszerű. Meghatározzák a projektek prioritásainak és kategóriáinak megváltoztatásának feltételeit is (egyes, a szervezet számára stratégiai jelentőségű projektek nem lehetnek költségesek és rövid távúak, de a legmagasabb kategóriát kapják, mert ezek végrehajtása feletti ellenőrzést igényelnek) .

2.3. Projekt besorolás

A projektek osztályozása lehetővé teszi a projektportfólió elemzését, a projektek megvalósításáról szóló jelentések készítését különböző elemzési szekciókban. A projektosztályozó olyan szolgáltatások strukturált halmaza, amely lehetővé teszi egy projekt hozzárendelését egy adott csoporthoz.

Például:

A projektek csoportosításának főbb osztályozási jellemzői a következők:

• a szervezet üzleti szegmenséhez tartozó - a felhasználói / vállalati projekt;
• a szervezet Üzleti szegmensébe tartozó - az ITO projekt eredményeinek mérlegtulajdonosa;
• az ITO tevékenységi irányába tartozó;
• projektek kategóriája;
• a beruházás összege a projektben;
• becsült gazdasági hatás jelenléte;
• felhasználói szervezetek / IT projektek funkcionális ügyfelei;
• szervezetek – az ITO-projekt eredményeinek mérlegtulajdonosai;
• projektkurátorok;
• a projektet megvalósító LLC "LEÁNYVÁLLALAT" szerkezeti alosztályai.

2.4. Projekt életciklusa

Ez a rész a projekt életciklusának szakaszait sorolja fel.

Például:

E szabályzat alkalmazásában a projekt életciklusán belül a következő szakaszokat különböztetjük meg:

• indítási szakasz;
• tervezési szakasz;
• végrehajtási szakasz;
• befejezési szakaszban.

3. Projektmenedzsment folyamatok résztvevői

3.1. Projektmenedzsment folyamatok résztvevői

A projektmenedzsment folyamatban résztvevők számbavétele. Egyénből kiindulva jogalanyok(például leányvállalatok) és meghatározott szerepkörökkel végződve (a főbbek, nem kell mindenkit felsorolni, és nem kell összekeverni a szerepeket a beosztásokkal).

Például:

Az LLC "LEÁNYVÁLLALAT" projektmenedzsment folyamatának fő résztvevői:

• Projektmenedzsment Tanács;
• Projektmenedzsment Szervezeti Osztály;
• Program- és Projektportfólió Menedzsment Osztály;
• projekt kurátor;
• Projektkurátor a CAU-tól (a 3. kategóriás projekthez, a fióktelep által megvalósított);
• Projektiroda (Projektcsoport) vezetője;
• Projektiroda (Projektcsoport) adminisztrátora;
• Erőforrás tulajdonosa;
• Projekt kockázatmenedzser;
• kockázat tulajdonosa.

3.2. Projektmenedzsment funkciók

Táblázatos formában az összes szerepkör (a kollégiumi szervektől kezdve a végrehajtóig) és azok funkciói szerepelnek. Így bizonyos szerepek a projektmenedzsment folyamat szempontjából is felelősségi területeket kapnak.

Például:

Projektmenedzsment tanácsok:

• Javaslatok megfogalmazása Projektkurátorok kinevezésére, projektkategóriák meghatározása;
• Kapcsolódó projektek indításának koordinálása, javaslatok megfogalmazása a projektek indulási időpontjainak módosítására;
• A projektportfólió állapotáról szóló jelentések, elemző anyagok átgondolása;
• Változásigénylések elbírálása egyedi projektekhez, változtatások konfigurációkezelése a teljes projektportfólióban;
• Döntések előkészítése a beruházások egyedi projektek közötti újraelosztásáról, valamint a beruházási limit módosításáról a Társaság egészére vonatkozóan;
• A projektportfólió forrásellátásával kapcsolatos döntések előkészítése;
• A projektek korai befejezésének kezdeményezése.

Projektmenedzsment Szervezeti Osztály:

• A „LEÁNYVÁLLALAT” LLC rendelettervezetének kidolgozása a beruházási program tervezett évben történő végrehajtásáról;
• Az IAS-be bevitt projektadatok helyességének ellenőrzése;
• Adatok felvétele a Projektirodák (Projektcsoportok) Vezetői Nyilvántartásába;
• Projektekkel kapcsolatos jelentési adatok elemzése;
• Összefoglaló jelentések készítése a projektek állapotáról és előrehaladásáról, elemző jelentések a projektportfólió állapota és a források rendelkezésre állása szerint;
• Megoldási javaslatok megfogalmazása projektparaméter-módosítási kérelmekre;
• Előrejelzések kidolgozása projektek megvalósításához;
• Elemző anyagok terjesztése a Projektmenedzsment Testület tagjai számára;
• A projektportfólió változásával kapcsolatos döntések végrehajtásának nyomon követése.

Erőforrás tulajdonosa:

• Erőforrásterv jóváhagyása;
• Döntések meghozatala konkrét munkatársak bevonásával kapcsolatban a Projektirodában (Project Team);
• A Projektiroda (Projektcsoport) vezetőjének az alkalmazottak munkájának eredményességéről adott tájékoztatásának figyelembevétele a projektszemélyzet minősítéséhez.

3.3. A projektek szervezeti felépítésére vonatkozó követelmények

Ez a szakasz tipikus szervezeti diagramokat határoz meg a projektekhez, a projekt kategóriájától függően differenciálva. Azok. Minden kategóriának megvan a maga szervezeti struktúra. Erre azért van szükség, hogy leegyszerűsítsük a projektmenedzsment folyamatát a közepes és kis projektek tekintetében, hogy meghatározzuk ennek a folyamatnak az egyszerűbb áthaladását.

4. Projektmenedzsment folyamatok leírása

A projektmenedzsment szabályzat fő része szöveges formában vagy táblázatos (jobban olvasható változatban) szerepel. lépésről lépésre leírás meghatározásra kerül a teljes folyamat, a szerepek, a szakaszok teljesítésének határideje, a köztes eredmények. Jelen Szabályzat a projekt kategóriájától függően különböző projektmenedzsment eljárásokat és azok végrehajtásának eljárási rendjét írja elő.

A projektmenedzsment folyamatok a következők:

• indítás (megfelel az indítási szakasznak életciklus projekt);
  • Projektkurátorok kinevezése, projektindítások kategorizálása és ütemezése;
  • a projekt elindítására és megvalósítására vonatkozó megrendelések elkészítése és közzététele;
  • a projekt alapszabályának kidolgozása és jóváhagyása;
  • a projekttel kapcsolatos adatok bevitele az IAS projektek nyilvántartásába.
• tervezés (a projekt életciklusában a tervezési szakasznak felel meg);
  • Projektterv megalkotása (a projekt elindítása után) az első éves ciklusban;
  • A formáció részletes naptári terv, az ITO-beruházási projekt Forrásterve, Projekt Költségvetése és Kiadási Terve a projektindítás évét követő tervezett éves időszakokra;
  • Az ITO beruházási projekt Projekt költségvetésének és kiadási tervének kialakítása a tervezett negyedévre/hónapra;
  • Szerződések megkötése.
• monitoring és ellenőrzés (a projekt életciklusában a végrehajtási szakasznak felel meg);
  • projektparaméterek nyomon követése;
  • a projektparaméterek változásainak kezelése;
  • projekt kockázati monitoring;
  • a hiányosságok elhárításának figyelemmel kísérése a kísérleti üzem eredményei alapján;
  • munkaerő menedzsment.
• változásmenedzsment (megfelel a projekt életciklusának bármely szakaszának);
  • a szerződés felmondása;
  • színpad befejezése;
  • a projekt befejezése.
• befejezése (a projekt életciklusában a végrehajtás és a befejezés szakaszainak megfelelően).

Például:

5. Projektportfólió-kezelési folyamatok leírása

Abban az esetben, ha a projektportfólió-kezelési módszertan nem került bevezetésre, azt a jelen szabályzatban kiegészítőleg és legfelsőbb szinten lehet előírni. maga a projektmenedzsment rendszer végső soron magában foglalja az adatok egyfajta projektportfólióba történő konszolidációját, és a projektportfólióról készített elemzések és jelentések alapján vezetői döntések taktikai szinten. Míg a projektekről a döntések operatív szinten születnek.

Főleg a következő portfóliókezelési folyamatokra korlátozódik:

• jelentéskészítés a projektportfólió állapotáról;
  • konszolidált jelentéskészítés a projektportfólióról;
  • jelentéskészítés a projekt megvalósításának dinamikájáról;
  • előrejelzések kialakítása projektportfólió végrehajtásához;
  • jelentések készítése egy projektportfólió mutatóiról;
  • jelentések készítése a projektportfólió szerkezetéről.
• Projektportfólióról szóló jelentések elemzése;
• projekt portfólió változás kezelése;
  • egyedi projektek befejezése;
  • egyedi projektek ideiglenes felfüggesztése;
  • új projektek kezdeményezése.

6. A Szabályzat dokumentálása és tárolása

Ez a pont határozza meg a jelen szabályzat fenntartásáért felelős szerkezeti egységet és a projektmenedzsment szabályzat tárolási helyét.

Például:

E szabályzat ellenőrző példányát a PDMO megőrzi. Elektronikus változat e rendelet belső vállalati portálés minden felhasználó számára olvasható.

7. Szabályzat módosítások

Ez a rész azoknak a szerepkörét írja le, akik módosíthatják ezt a szabályzatot, vagy akiken keresztül ezek a változtatások végrehajthatók. Valójában csak a Projektiroda (PMO) jogosult a vállalati módszertan fizikai javítására, mert felelős a projektmenedzsment vállalaton belüli fejlesztéséért. A Projektiroda felelőssége továbbá minden érdekelt fél időben történő értesítése a változásokról. A szabályzatot a főigazgató rendeletével hagyja jóvá.

8. A Szabályzat terjesztése

Felelős az e rendelet követelményeinek a vezetők elé terjesztésére irányuló eljárásért szerkezeti felosztások egy PMO (Project Office).

9. A Szabályzat tanulmányozásának megszervezése

A társaság strukturális részlegeinek vezetői felelősek azért, hogy a jelen Szabályzat követelményeit a strukturális divíziók dolgozóihoz eljuttassák.

A rendelet mellékletei

• 1. melléklet A projektek indítására vonatkozó eljárások végrehajtási rendje
• 2. függelék
• Függelék 3. Az "ANYAVÁLLALAT" JSC megrendelése
• 4. függelék
• melléklet 5. Rendelet a projekt megvalósításáról
• 6. függelék
• 7. melléklet ITO projektek nyilvántartása LLC "LEÁNYA"
• 8. függelék Az „ANYACG” JSC megrendelése
• 9. függelék Modell Charta projekt
• 10. függelék. Projekt Charta minta (egyszerűsített)
• Melléklet 11. Projekttervezési eljárások végrehajtásának rendje
• 12. függelék
• 13. melléklet Mérföldkő terv
• 14. melléklet Nagyított naptárterv
• 15. melléklet Részletes ütemterv
• 16. melléklet Projekt költségvetés
• 17. melléklet Erőforrás terv (UP-13-1 nyomtatvány)
• 17. melléklet Erőforrás terv (UP-13-2 nyomtatvány)
• 17. melléklet Erőforrás terv (UP-13-3 nyomtatvány)
• melléklet 17. Munkavállalói mérték megállapításának követelményei
• 18. melléklet Kommunikációs terv
• 19. melléklet Kockázatkezelési terv
• 20. számú melléklet. IrányelvekÁltal ütemezésés a naptári tervek tényleges végrehajtásának elszámolása
• 21. melléklet Kockázatok nyilvántartása
• 22. melléklet Kockázatkezelési útmutató
• 23. melléklet. Projektszerepek kinevezési mátrixa
• 24. melléklet Szerepprofilok
• 25. melléklet Monitoring és ellenőrzési folyamatok végrehajtásának rendje
• 26. függelék Változási kérelem
• 27. melléklet Változási kérelmek nyilvántartása
• 28. melléklet Zárójelentés
• 29. melléklet Projekt befejezési sorrend
• 30. melléklet Projektirodák/projektcsoportok vezetőinek nyilvántartása (projektvezetők)
• Melléklet 31. Elemző megjegyzés
• 32. sz. melléklet Projekt befejezési eljárások kitöltésének rendje
• melléklet 33. A " szakasz tartalma Technikai támogatás» IC felhasználói kézikönyvek

Minden vállalkozás rendelkezik a tevékenységét szabályozó helyi dokumentumokkal. Az egyik legjelentősebb az az osztályok közötti interakció szabályozása (minta dokumentumot később ismertetjük). A szervezet vezetője számára ő hatékony eszköz menedzsment. Nézzük meg részletesen kb az osztályok közötti interakció mintaszabályozása.

Követelmények

Mi legyen előírások? Kölcsönhatás a számviteli és gazdasági osztályok között szolgálatok, személyzeti tisztek és a települési és tervezési egység, a vállalkozás egyéb szerkezeti egységei elkerülhetetlen a tevékenység során. A munkatársak kapcsolattartása ugyanakkor biztosítsa a kitűzött feladatok maximális megvalósítását rövid időszak.Az osztályok közötti interakció mintaszabályozása, mindenekelőtt hozzáférhetőnek kell lennie az előadók számára. Ha a kidolgozásáért felelős minden rendelkezést felír, de a beosztottak semmit nem értenek, akkor a dokumentumnak nem lesz értelme. E tekintetben az alakítás során három kulcsfontosságú elvet kell figyelembe venni:

1. A dokumentum összeállítása egy üzleti folyamatmodell alapján történik. A szabályozás minősége közvetlenül függ a rendszer alaposságától.
2. A dokumentum szerkezetét a folyamatmodell határozza meg. A séma minden pontjának szerepelnie kell a szabályzatban.
3. Az információk bemutatása hivatalos, száraz nyelven történik. A dokumentum szövegében rövid, egyszerű mondatok használata javasolt. A rendelkezéseket egyértelműen kell megfogalmazni. Minden rövidítést és kifejezést meg kell fejteni.

Gólok

RÓL RŐL közötti kölcsönhatás mintaszabályozása az osztályok biztosítják:

Szerkezet

Mi az osztályok közötti interakció szabályozása helyesnek tekinthető? A dokumentum általában a következő részeket tartalmazza:

1. Általános rendelkezések.
2. Definíciók, kifejezések és rövidítések.
3. Folyamatleírások.
4. Felelősség.
5. Ellenőrzés.

A definíciók forrásaként jogalkotási aktusok, GOST-ok és egyéb dokumentumok szolgálhatnak. Ez utóbbiak közé tartoznak különösen a minisztériumok, osztályok rendeletei, kormányrendeletek. Ugyanakkor linkek a előírások, amelynek rendelkezéseit alkalmazták, tartalmaznia kell az osztályok közötti interakció szabályozása. Minta egészségügyi intézmények számára, különösen az Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztérium, valamint a régió Egészségügyi Minisztériumának rendeleteit tartalmazza.

Alkalmazás

Általában az üzleti folyamat grafikus modelljét adja meg. Több blokkból álló diagramként van ábrázolva. segítségével grafikus kép készíthető szoftver termékek PC. A sémák bizonyos feladatok végrehajtásának sajátos eljárását tükrözik. A vizualizáció kényelmesebb, mint a szöveg. A diagramon jól látható a folyamat és az egyes szakaszok kezdete, a köztük lévő kapcsolat és a végeredmény. Ezt a modellt gyakran használják a fejlesztők a vállalat részlegei közötti interakció szabályozása a 223-FZ szerint. A rendszer olyan kulcsfontosságú paramétereket emel ki, mint a kimenetek és bemenetek, a résztvevők és az ügyfelek. Ha egy kezdő megismerkedik egy ilyen modellel, azonnal megérti a folyamat sajátosságait, és készen áll egy adott feladat végrehajtására.

Utasítás

Az első szakaszban meg kell határozni a dokumentum tárgyát és a felelős személyeket, azaz ki és milyen előírásokat készít. A számviteli osztályok közötti interakció különösen világos, jogszabályban rögzített rendszer szerint történik. Ebben a szerkezeti egységben mindig ott van a legfontosabb személy, aki felelős a jelentési kötelezettségek betartásáért. Ő lehet az összeállításért felelős személy az osztályok közötti interakció szabályai. Minta dokumentumot minden alkalmazottnak meg kell vitatnia. Ennek érdekében közgyűlést szerveznek. Ha a dokumentum olyan folyamatot szabályoz, amelyben kettőnél több osztály érdekei ütköznek, akkor fontos a kulcsfontosságú munkatársak bevonása a vitába. A fejlesztésért felelős személy magyarázza el kollégáinak a szabályok végrehajtásának fontosságát.

A folyamatok leírása

A térfogata az interakció összetettségétől függ. Ha a folyamat egyszerű, és az érte felelős személy jól érti a megvalósítás összes szakaszát, akkor ő maga is összeállíthat egy munkatervet más szerkezeti egységekkel. Ezt követően meg kell beszélnie a dokumentumot a többi résztvevővel. Ha az üzleti folyamat összetett, akkor minden alkalmazott kidolgozza a modell saját részét. Ezt követően minden projektet összeállítanak és megvitatnak. Az alapdokumentum megismerése során minden érdeklődő munkatárs javaslatot tehet bizonyos javításokra, kiegészítésekre. Ezt követően átkerül a vezetőhöz.

Nyilatkozat

Közvetlenül megtehető. Ebben az esetben maga a fej írja alá a vállalat részlegei közötti interakció szabályozása. Minta dokumentum közvetetten érvényesíthető. Ebben az esetben a vezető parancsot ad ki. Az igazgatási aktus nyilvántartási adatai a jóváhagyó bélyegzőbe kerülnek.

A felelős személy munkájának sajátosságai

Egyes szervezetekben minőségügyi vezetői állást biztosítanak az államban. A gyakorlatban a dokumentumkészítés bizonyos szakaszai kidolgozásra kerültek. Ezeket a fő szakaszokat alkotó menedzsernek be kell tartania:

1. A folyamatok meghatározása.
2. Diagram felépítése.
3. Részletes leírás.
4. A szöveg összeállítása.

A felelős szakember tanulmányozza a különböző osztályokon dolgozók beosztását. Ez szükséges a szabványos helyzetek leírásának összeállításához az osztályok közötti interakció szabályozása. Példa: "A benzinkutat ilyenekkel ellenőrzik technikai eszközökkel mint... A felmérés végén jelentés készül.

A végső cél meghatározása

A szabályzat kidolgozásáért felelős személynek rendelkeznie kell minden folyamatról, ismernie kell a munkavállalók feladatait, megfelelő képesítéssel és szakmai szinttel kell rendelkeznie. A dokumentum céljának egyértelműnek kell lennie az alkalmazottak számára. Ellenkező esetben az előírások végrehajtása többletterhet jelent a munkavállalóknak.

Optimalizálás és tervezés

A vállalkozásban lezajló folyamatok átfogó tanulmányozása lehetővé teszi a gyengeségek azonosítását. A helyzetek, eredmények, műveletek elemzése lehetővé teszi a tevékenységek optimalizálását. Ez viszont lehetővé teszi több forgatókönyv létrehozását. további fejlődés. Így a vállalkozás mindent úgy hagyhat, ahogy van, új munkamodellt hozhat létre, vagy kijavíthatja a régit.

Árnyalatok

Fontos, hogy minden alkalmazott világosan megértse, mit és hogyan kell tennie elért eredményeket befolyásolja a bevételeit. Éppen ezért szükséges a rendelet megvitatása annak elfogadása előtt. A kulcsszerep természetesen a munkacsoport (projekt) vezetőjét illeti meg. Ennek a szakembernek az a feladata, hogy kritikus kérdéseket tegyen fel. Egyértelmű folyamatmodellt kell tudnia bemutatni. Minden résztvevő a saját szemével látja a képet. Közös megértés kell. Minden résztvevőnek el kell magyaráznia a felelősséget a szabályzat megalkotásában. A legtöbb esetben a csapatok szkeptikusak egy ilyen dokumentum megvalósításával kapcsolatban. A szabályozás bevezetése a folyamat összetettségétől függően 4-12 hónapot vesz igénybe.

Megvalósítási jellemzők

Az új szabályozás bevezetéséhez szükséges:

1. Ismerje fel érvénytelennek a korábbi dokumentumokat.
2. Új helyi törvények bevezetése a szabályozás aktiválására.
3. A jóváhagyott szabályok alkalmazásához szükséges dokumentumok kidolgozása.
4. Az automatizált információs bázisok finomítása vagy új moduljainak bevezetése.
5. Nem szabványosított dokumentumok nyomtatványainak elkészítése.
6. Létszám módosítása vagy kiegészítése.
7. Keressen jelölteket új pozíciókra, nevezzen ki vagy helyezzen át alkalmazottakat.
8. Tanítsd meg az előadóművészeket az új szabályokra.
9. Az alkalmazottak tájékoztatása.
10. Végezze el a rendelet kísérleti végrehajtását.
11. Javítsa ki a szöveget a kísérleti végrehajtás eredményei szerint!
12. Végezze el a dokumentum végleges változatát.
13. Határozza meg a szabályozás minőség-ellenőrzésének eljárásait.

A dokumentum végrehajtására vonatkozó intézkedések meghatározása után a vezető parancsot ad ki. Figyelembe kell venni, hogy a rendezvények időtartama miatt a rendelet jóváhagyásának és közvetlen hatálybalépésének időpontja eltérő lesz. Nézzük tovább azokat a főbb hibákat, amelyeket az alkalmazottak követnek el a dokumentum összeállítása során.

Inkonzisztencia a gyakorlattal

Fontos, hogy a szabályozás megalkotását olyan munkavállalóra bízzuk, aki közvetlenül kapcsolódik a vállalkozásnál végzett munkatevékenységhez. Tegyük fel, hogy a szervezet nagyon nagyra nőtt. A vezetés megengedheti magának egy speciális szolgálat kialakítását, amelynek feladatai közé tartozik a fejlesztési kérdések megoldása. Ennek megfelelően az osztály feladata a vállalkozás összes folyamatának ismertetése. De ennek az eseménynek a célja nem fontos számukra. Ha a szabályozást olyan személyek alkotják, akik nem érintettek valódi tevékenység, akkor az azt irányító alkalmazott nem hajtja végre a konstrukciót. Ennek megfelelően a dokumentumnak nincs értelme dolgozni.

A rugalmasság hiánya

Sok felelős személy törekszik a maximális részletességre. Ezt a helyzetet az okozza, hogy nem ismeri a szabályozás elkészítése és a valóság leírása közötti különbségeket termelési folyamatok. Ha a műveletek automatizálása a feladat, akkor ezek részletezése az alkalmazottak segítségét szolgálja. Szabályozási igény akkor merül fel, ha sok ember vesz részt a gyártásban. Cselekedeteiket gyakran megduplázzák, de mindenki a maga módján értelmezi ezt vagy azt a műveletet. A szabályozás célja a viták megoldása. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezet alkalmazottainak bizonyos cselekvési szabadsággal kell rendelkezniük, amely lehetővé teszi számukra, hogy a helyzettől függően döntsenek. Például az ügyfélnek azonnal válaszolhat, és nem egy idő után.

A szöveg nagy terjedelme és összetettsége

Optimálisnak egy 5-7 oldalból álló szabályozás tekinthető. Ugyanakkor a tartalma legyen tágas, de rövid. Nem javasolt összetett, többrészes mondatok használata. A szövegnek érthetőnek kell lennie. Ezen kívül figyelni kell a feltételekre. A fogalmakat nem szabad szinonimákkal helyettesíteni, dekódolás nélkül használjon rövidítéseket.

Interakció az IS és az IT részlegek között

Jelenleg sok vállalkozásnál nagyon nehéz a kapcsolattartás e szolgáltatások között. Nehézségek az informatikai és információbiztonsági osztályok belső konfliktusaihoz kapcsolódnak. Hatékony együttműködésük biztosítására több lehetőség is kínálkozik. Az első és legegyszerűbb az információbiztonságra szakosodott alkalmazottak (egy vagy több) jelenléte az informatikai szolgáltatáson belül. Az informatikai és információbiztonsági osztályok közötti interakció szabályzata ebben az esetben az együttműködés tipikus megközelítéseit tükrözi. A munkaszervezés az uralkodó sztereotípia alapján történik, hogy Információ biztonság része az információs technológia biztosításának. Ha a vállalkozásnál ezek között a szolgáltatások között nincs ütközés, akkor a vezető elgondolkodhat azon, hogy az információbiztonsági szolgáltatást az informatikai részleg külön struktúrájaként szervezze meg. Ennek megfelelően az ilyen tevékenységek biztosításához több forrást kell elkülöníteni, beleértve az anyagiakat is.

Típusminta

BAN BEN Általános rendelkezések jelzik:

1. A dokumentum célja. Általában van egy ilyen kifejezés: "A jelen rendelet határozza meg az eljárást ...".
2. Hatály. A rendelet a munkavállalókra vagy a létesítményekre vonatkozhat.
3. Szabályozó dokumentumok, amelyeknek megfelelően a törvényt kidolgozták.
4. A szabályzat jóváhagyásának, javításának, törlésének szabályai.

A „Kifejezések, rövidítések, meghatározások” részben a dokumentumban használt fogalmak találhatók. Minden rövidítést ki kell írni. A kifejezéseket ábécé sorrendben kell megadni. Minden fogalom egy új sorban jelenik meg egységekben. h) A fogalom meghatározását az „ez” szó nélkül, kötőjellel adjuk meg. A "Folyamat leírása" részben lépésenkénti leírás található. Célszerű albekezdéseket bevezetni. Mindegyikük egy adott szakasznak felel meg. Ugyanez a szakasz jelzi az egyes műveletek elvégzésében részt vevő munkavállalókat. Nemcsak a cselekvéseket írják le, hanem azok eredményét is.

Felelősség és kontroll

A rendeletnek jelzést kell tartalmaznia arra vonatkozóan, hogy a rendelkezéseket nem teljesítő személyekkel szemben szankciókat lehet alkalmazni. A felelősség a törvény szerint megengedett. Lehet büntetőjogi, közigazgatási vagy fegyelmi. BAN BEN hibátlanul feltüntetésre kerül az előírások végrehajtása felett ellenőrzést gyakorló munkavállaló teljes neve és beosztása.

A szabályzatok olyan szabályok összessége, amelyek meghatározzák a szervezet működését. A szervezet meglévő szabályzatai jellemzőik szerint rendszerszintűek (alapszabály, alapítói megállapodás, szabályzat) belső szabályzatok stb.) és elemi (személyzet, információ, berendezések, folyamatok stb.) és az egyes tevékenységi területek szabályozására vonatkozó szabályozó dokumentumok összességét képviselik.

A meglévő szabályozások az irányítási rendszer elemei szerint osztályozhatók. Az előírások besorolási sémája a 2. ábrán látható. 1 (A.P. Egorshin "A menedzsment alapjai" című tankönyvből).

A szabályozás fő típusai:

a vállalkozás egészének tevékenységét szabályozó előírásokat. Egységes jogi személyként (alapszabály, filozófia, alapítói szerződés, belső szabályzat stb.);

a személyzet munkáját szabályozó előírások (osztályokra vonatkozó előírások, munkahelyek modelljei, munkaköri leírások, szerződések stb.);

vonatkozó előírásokat információs támogatás(papírmunka, dokumentumok, osztályozók, szabványos adatbankok stb.);

az ellenőrző berendezésekkel való munkavégzésre irányadó előírások (szálláshely, útlevél, használati utasítás stb.);

szabályozások, amelyek normalizálják az irányítási folyamatot (funkciómátrix, grafikus folyamatok, technológiai térképek satöbbi.).

Rizs. 5 - A gazdálkodási szabályzatok osztályozási sémája

Szabályok játszanak fontos szerep az átláthatóság, a stabilitás és az irányítás folyamatosságának biztosításában. Például a Krasnaya Etna Plant OJSC alapszabálya egyértelműen megfogalmazza a részvényesek közgyűlésének hatáskörét, az igazgatóság és az vezérigazgató hatáskörét, valamint a hatásköröket. könyvvizsgáló bizottság pontjában meghatározottak a társaság részvényeseinek jogai és kötelezettségei (3. melléklet).

Az Alapszabály kimondja, hogy a társaság legfőbb irányító szerve a részvényesek közgyűlése. A tábornok összehívásának joga éves találkozó részvényesek, az Alapító Okiratban meghatározott kérdések közgyűlési határozat elé terjesztése a társaság Igazgatóságának hatáskörébe tartozik. A társaság jelenlegi tevékenységének irányítását a társaság egyedüli végrehajtó szerve - a vezérigazgató - látja el. Az egyedüli végrehajtó szerv a társaság Igazgatóságának és a közgyűlésnek tartozik felelősséggel. Az egyedüli végrehajtó szerv megszervezi a társaság közgyűlése és az igazgatóság határozatainak végrehajtását. vezérigazgató meghatalmazás nélkül jár el a társaság nevében, ideértve: gyakorolja a társaság tevékenységének operatív irányítását; pénzügyi dokumentumok mellett első aláírási joggal rendelkezik; meghatalmazás nélkül intézkedik a társaság nevében; képviseli a társadalom érdekeit az Orosz Föderációban és külföldön egyaránt; rendelkezik a társaság vagyonával; jóváhagyja az irányítási struktúrát, jóváhagyja az államokat, megállapítja munkaszerződések a vállalat alkalmazottaival szemben ösztönző intézkedéseket alkalmaz, és büntetést szab ki rájuk; megállapítja a fizetés és a munkaösztönzés méreteit és formáit; ügyleteket hajt végre a társaság nevében, a jelen Alapszabályban meghatározott esetek kivételével; meghatalmazást ad ki a társaság nevében; céges számlákat nyit bankokban; olyan utasításokat ad ki és utasításokat ad, amelyek kötelezőek a társaság minden alkalmazottjára nézve; jóváhagyja a becsléseket a felhalmozási alapra, fogyasztási alapra ill társadalmi fejlődés figyelembe véve a jelenlegi és hosszú távú terveket a társadalom fejlődése; a hatályos jogszabályoknak és jelen Alapszabálynak megfelelően ellátja a társaság céljainak eléréséhez és normál működésének biztosításához szükséges egyéb feladatokat.

Pénzügyi ellenőrzés - gazdasági aktivitás társaságot a könyvvizsgáló bizottság végzi. A könyvvizsgáló bizottság tevékenységének rendjét a társaság jóváhagyott belső dokumentuma határozza meg Általános találkozó részvényesek. Az Ellenőrző Bizottság jogosult: magyarázatot kérni a társaság alkalmazottaitól az Ellenőrző Bizottság hatáskörébe tartozó kérdésekben; felvetni a vezető testületek előtt a társaság alkalmazottainak felelősségét abban az esetben, ha megsértik a társaság által elfogadott alapszabályt, szabályzatokat, szabályokat és utasításokat.

A szervezet működése

A folyamat minden résztvevője számára kötelező. Ez a szabályrendszer egy zárt rendszer, amely az egyes eljárások résztvevői közötti jogi vagy egyéb kapcsolatok szabályozására szolgál.

A szabályozás a munka egyszerűsítéséhez szükséges állami struktúrák. Egy intézményen belül többféle szabályozás létezhet. Például egy állami szerv belső szabályzata (beleértve a belső szabályzatot), az ülések megtartásának szabályzata (ennek az eljárásnak a leírása), az adott dokumentumtípus előterjesztésére, mérlegelésére és aláírására vonatkozó szabályzat.

Az üzleti életben szabályozásra van szükségünk. Minden pénzügyi tranzakció (ügyletkötés, megszűnés, cégek egyesülése) meghatározott szabályok szerint történik. Ezenkívül az e területre vonatkozó szabályozás általában dokumentum formátumú. Ez a körülmény megengedi a vállalkozóknak abban az esetben vitás helyzetek megvédeni jogaikat, és a megállapodást a megállapított szabályok megsértése alapján törvénytelennek ismerni.

A szabályozás nem kevésbé fontos a feldolgozóiparban. A megfeleléstől műszaki előírásokat a termékek minőségétől és a munkafolyamat biztonságától függ.

BAN BEN szociális tevékenységek Különféle szabályozások is vannak. Mindenekelőtt tartalmazzák a rendezvények szabályzatát, amelyek egyértelmű utasításokat tartalmaznak azok végrehajtására. Egy ilyen szabályrendszer legfeljebb bármilyen információt tartalmazhat a legkisebb részleteket mint például a műsorvezető jelmezének színe, a színpadi dekoráció típusai stb.

A tudományos rendezvények is szigorúan szabályozottak. Ez segít előre beosztani az egyes résztvevők beszédének idejét, a megbeszélés és a szavazás sorrendjét.

Általános rend, a megközelítés és a követelmények egységessége, mind a tevékenységekben kormányzati szervek, valamint a jogi és magánszemélyek, amelyek magát az államot alkotják, a normatív és szabályozó dokumentumok által meghatározott normáknak és szabályoknak köszönhetően megmarad és karbantartja. Ezen normák és szabályok betartása az Orosz Föderáció területén lakó és működő bármely személy és vállalkozás polgári és jogi kötelezettsége.

Utasítás

A fő szabályozási dokumentum Orosz Föderáció Az alkotmány az alaptörvény. Természetesen nem fogalmaz meg minden jogi helyzetet, de főbb rendelkezései a szabályalkotás általános megközelítését határozzák meg. Minden más dokumentumot - az elnöki rendeletektől és a kormányhatározatoktól az Orosz Föderációt alkotó szervezetek, sőt az egyes vállalkozások által megállapított normákig és előírásokig - az alkotmánynak való megfelelést tesztelik. Azok a normák, amelyek más jogi aktusokat hoznak létre, nem sérthetik az állampolgárok alkotmányosan védett jogait és érdekeiket.

Az Alkotmány után a Polgári ill Munka törvénykönyvei minden jogi személyre vonatkozó és azok kapcsolatát szabályozza, függetlenül a tevékenység típusától és a tulajdonformától. A fennmaradó szabályozó normatív dokumentumokat is a polgári jogi kapcsolatok során felmerülő összes lehetséges helyzetre való tekintettel, a rend megteremtése érdekében dolgozzák ki, az eltéréseket és ellentmondásokat kiküszöbölve.

A könnyebb eligazodás érdekében ezekben a dokumentumokban területekre és alkalmazási ágakra vannak felosztva. Ilyen előírások szabályokat – szabályokat, követelményeket és korlátozásokat hoz létre bármely tevékenységtípushoz. Szabályozzák például a várostervezési tevékenységet vagy a befektetők-betétesek részvételével megvalósuló közös építkezést, szabályokat állapítanak meg a hitelezésre vagy egyéb pénzügyi tevékenységekre.

A legtöbb tanácsadó tanácsadó, i.e. adj tanácsot és taníts, de ne csináld magad (gyakran nem tudják megtenni).
A megvalósításban pedig tetszőleges felelősséget tudunk vállalni, egészen a projektcsapat közvetlen irányításáig, valamint a megvalósítás során felmerülő konkrét feladatok elvégzéséig.

Sokan úgy gondolják, hogy elegendő aláírás ellenében megismertetni az alkalmazottakat egy új dokumentummal - és minden működni fog. Jaj, nem az. Íme néhány olyan dolog, amellyel a megvalósítás során találkozni fog, és amelyekben tudunk segíteni.

A tudás és a megértés tanítása, tesztelése

Mindenekelőtt új szabályokat kell tanítania az embereknek, tesztelnie kell tudását, és ami a legfontosabb, azt, hogy megértsék, mit kell tenniük most. Ahhoz, hogy ezt jól csinálja, az egész folyamatot kell szem előtt tartania, nem csak egy egység érdekeit. Ezért tudjuk jobban csinálni, mint az osztályvezetők. (Vagy kioktathatjuk a vezetőket, hogyan kell ezt helyesen csinálni.)

Vezérlő rendszer

Aztán ha nem ellenőrzi, hogy az emberek betartják-e az új szabályokat, akkor gyorsan abbahagyják a betartásukat. Amikor egy cég először szembesül egy ilyen feladattal, általában hibákat követnek el, a „minden lépést irányít”-tól a „megmondtam, és elfelejtettem” stílusig. Az is könnyű elrontani az ügyet, ha egyszerűen megbünteti a kudarcot anélkül, hogy megértené az okokat, és nem szünteti meg azokat.

Tapasztalataink szerint már kidolgoztunk egy rendszert az előírások végrehajtásának ellenőrzésére. kész dokumentumkészlet leírja, hogyan kell a szabályozást ellenőrizni, hogyan lehet felderíteni a szabálysértéseket és reagálni rájuk – ahol sok valós esetet vesznek figyelembe. A rendszer különféle eszközöket és módszereket biztosít az ellenőrzéshez. Készen állunk arra, hogy az Ön alkalmazottait minderre kiképezzük.

Menedzsment támogatás, projektmenedzsment

Gyakori helyzet az, amikor munkacsoport(például osztályvezetők csoportja, projekt résztvevői) alacsony fegyelem, nem minden tervezett tevékenység valósul meg, hanem szelektíven, és a résztvevők azt mondják, hogy "nincs idejük", vagy más ellenállás.

Az ellenállás csökkentése érdekében bármilyen tevékenység, terv megvalósításában részt vehetünk, illetve irányíthatjuk a megvalósítást.
a legegyszerűbb forma- menedzserünk a projekthez rendelhető nyilvántartások vezetésére és előrehaladás nyomon követésére, emlékeztetésre, az eredmény minőségi és határidői ellenőrzésére, az eltérésekre való reagálásra, a „függő” problémák megoldására, a tudás és dokumentum teljes archívumának karbantartására a projekten. Általánosságban elmondható, hogy mindent megtesz, amire a menedzser általában "nem fér rá".
Egy harmadik féltől független személy (alkalmazottunk) minden negatívumot "összegyűjt", így egy jól működő csoport marad, amely hozzászokott ahhoz, hogy időben megtegye, amit elhatároz.

Támogató auditok, vizsgálatok, független ellenőrzés

És végül, ha egy év múlva látni akarod, hogy a változások „meggyökereztek”, akkor vannak haszon, nem zavarja a harmadik felek auditálását.

Fontos: ez nem egy formális esemény, mint az ISO esetében, hanem egy érdemi ellenőrzés, hogy minden az elvárásoknak megfelelően működjön. A szabályok gyakran idővel elvesztik értelmüket és hasznosságukat (a helyzet megváltozik), és ahelyett, hogy segítenének az ügyön, ártani kezdenek. Ezt időben észrevesszük, és változtatásokat javasolunk.

A rendszeres auditok megrendelésekor - az eltérés időbeni észlelése érdekében - ingyenesen elkészítjük a szükséges ellenőrző listákat, bejelentőlapokat stb. Az ellenőrzések során képrögzítés, hangrögzítés, szabálysértések elemzése, eligazítás és cselekvési oktatás történik.

Az eredmény, amit kapsz

A szabályozás ténylegesen megvalósul az Ön cégében
A folyamat végrehajtásáról jelentés készül
Minden jogsértést rögzítenek
Minden szabálysértésről döntés született.

Fontos: A rendelet végrehajtása és ellenőrzése megtörtént Az Ön alkalmazottai. Meghibásodásokról is döntenek (aktívan kínálunk megoldásokat a hibákra). Úgy szervezzük meg a folyamatot, hogy mindez megtörténjen és időben megtörténjen. Amikor elmegyünk, mindez önnél marad, és továbbra is működik.