Τι είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων; Πλήρης ορισμός της έννοιας, των λειτουργιών, των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Διαχείριση ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Η αδράνεια των ανθρώπινων συνηθειών είναι το κύριο εμπόδιο για την εισαγωγή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDMS) στις επιχειρήσεις. Τα πλεονεκτήματά τους σύντομα θα γίνουν καθοριστικά στον ανταγωνιστικό αγώνα, οπότε τώρα πρέπει να σκεφτείτε να μεταφέρετε τις εργασίες γραφείου σε ψηφιακή βάση.

Νομική Βάση για EDS

Οι μεγάλες επιχειρήσεις με εκτεταμένο δίκτυο καταστημάτων προχωρούν με ταχείς ρυθμούς στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, κάτι που διευκολύνεται από την ύπαρξη επαρκούς νομοθετικού πλαισίου.

Οι νόμοι που διέπουν το έργο του EDS είναι:

1. Αρ. 149-FZ «Πληροφοριών, Πληροφορικής και Προστασίας Πληροφοριών».
2. Αρ. 63-FZ "Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή".
3. Αρ. 263-FZ "Σχετικά με την κατάργηση των περιορισμών στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων".
4. Αστικός κώδικας.
5. Κώδικας Διαιτητικής Διαδικασίας.

Οι άμεσοι νομοθετικοί κανόνες είναι οι ίδιοι για όλους, αλλά κατά την εφαρμογή ενός EDMS, μια επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει έναν επιπλέον αριθμό εσωτερικών διοικητικών εγγράφων:

• κανονισμούς για τη χρήση του EDS·
• εταιρικοί κανόνες για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων με αλγόριθμο για την επίλυση διαφορών.
• έγγραφο προσχώρησης στους κανόνες, το οποίο πρέπει να υπογράφεται από όλους τους εργαζόμενους.

Οι εργαζόμενοι της εταιρείας υποχρεούνται να χρησιμοποιούν μόνο πιστοποιημένα EDS και μέσα κρυπτογραφικής προστασίας πληροφοριών. Η συμμόρφωση με αυτόν τον κανόνα και η συνέπεια του νομοθετικού πλαισίου καθιστούν δυνατή τη νομική σημασία των ενεργειών του εργαζομένου στο εταιρικό EDMS.

Η ουσία και οι λειτουργίες του EDMS

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών που επιτρέπει στους υπαλλήλους να αλληλεπιδρούν μέσω ψηφιακών συσκευών χωρίς τη χρήση φορέων πληροφοριών σε χαρτί.

Οι βασικές λειτουργίες του EDMS είναι:

• δημιουργία, μεταφορά, αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων (ED)·
• ψηφιοποίηση εγγράφων σε χαρτί.
• δημιουργία μιας κάρτας εγγράφων με τα χαρακτηριστικά της.
• σχηματισμός εγγράφων με βάση έτοιμα πρότυπα με καθορισμένα χαρακτηριστικά.
• αναζήτηση για έγγραφα σε μια κεντρική βάση δεδομένων.
• δρομολόγηση εγγράφων?
• έλεγχος της παραλαβής του εγγράφου και της εκτέλεσης των οδηγιών που περιέχονται σε αυτό·
• τήρηση περιοδικών, ταξινομητών.
• μετατροπή ED σε συμβατές μορφές.
• αυτόματη εγγραφή εισερχόμενης τεκμηρίωσης.
• αποστολή ειδοποιήσεων·
• συντονισμός εγγράφων·
• συλλογική εργασία με ΕΔ.
• αλληλεπίδραση μέσω ΕΔ με αντισυμβαλλόμενους της εταιρείας·
• δημιουργία εκθέσεων σχετικά με την εκτέλεση και τη διακίνηση εγγράφων.

Μια σημαντική παράμετρος του EDMS είναι η σπονδυλωτότητά του, η οποία επιτρέπει την επέκταση της λειτουργικότητας χωρίς σημαντικές αλλαγές στις βασικές ρυθμίσεις.

Τύποι EDMS

Προφανώς, οι μεγάλες βιομηχανικές επιχειρήσεις και οι εμπορικές εταιρείες έχουν διαφορετικές απαιτήσεις για ένα EDMS. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα προϊόντα λογισμικού χωρίζονται σε δύο κατηγορίες, ανάλογα με την τυποποίηση των διαδικασιών εργασίας:

• "κουτί";
• βασικό με εκτεταμένες επιλογές διαμόρφωσης.

Τα προϊόντα "boxed" είναι σχεδιασμένα για εργασίες αποθήκης, διαδικασίες γραφείου και μικρές βιομηχανίες. Απαιτούν μόνο σπονδυλωτή διαμόρφωση και την εισαγωγή πρωτογενών πληροφοριών.

Τα χαρακτηριστικά τους:

• γρήγορη εγκατάσταση;
• Τυποποιημένη εκπαίδευση·
• δεν απαιτείται τροποποίηση.
• χαμηλό κόστος συντήρησης.

Οι βασικές πλατφόρμες αναπτύσσονται σε μεγάλες επιχειρήσεις με μοναδική οργανωτική και παραγωγική δομή. Τέτοια EDMS απαιτούν μακροπρόθεσμη βελτίωση, μεταξύ άλλων από τους ειδικούς πληροφορικής του ίδιου του πελάτη.

Έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

• την ικανότητα προσαρμογής σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες·
• δημιουργία πρόσθετων ενοτήτων λογισμικού σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών.
• δυνατότητα αλλαγής διεπαφής.
• πολυπλοκότητα του σχεδιασμού κόστους λόγω της αδυναμίας εκτίμησης του ύψους των βελτιώσεων.

Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις και εμπορικούς οργανισμούς, αρκούν οι τυποποιημένες λύσεις με "κουτιά".

Οφέλη από ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Η μεταφορά της ροής εγγράφων της επιχείρησης σε ηλεκτρονική μορφή δίνει στην εταιρεία πλεονεκτήματα σε διάφορα οργανωτικά επίπεδα. Το EDMS σάς επιτρέπει να απλοποιήσετε το έργο τόσο της διοίκησης όσο και των απλών υπαλλήλων.

Τακτικά πλεονεκτήματα

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σάς επιτρέπει να μειώσετε το τρέχον λειτουργικό κόστος της επιχείρησης. Όταν αποφασίζετε να εγκαταστήσετε ένα EDMS σε ολόκληρη την επιχείρηση, συνιστάται η μέτρηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων πριν από την εφαρμογή του συστήματος. Μπορείτε να υπολογίσετε το χρόνο για να ολοκληρώσετε εργασίες προτύπου, να εγκρίνετε προτάσεις, να αναζητήσετε τα απαιτούμενα έγγραφα. Ξεχωριστά, μπορείτε να προσδιορίσετε το τρέχον κόστος του εξοπλισμού γραφείου και των χαρτικών.

Με βάση την αποτελεσματικότητα των βασικών διαδικασιών της εταιρείας, διακρίνονται τα ακόλουθα πλεονεκτήματα του EDMS:

1. Απελευθέρωση φυσικού χώρου στους σταθμούς εργασίας των χρηστών.
2. Μείωση του κόστους ενοικίασης αρχειακών χώρων.
3. Εξοικονόμηση χρόνου για τους υπαλλήλους να αντιγράψουν έγγραφα, να τα επεξεργαστούν και να τα καταχωρήσουν σε ημερολόγια.
4. Μείωση του κόστους χαρτιού, υλικών για εξοπλισμό αντιγραφής.
5. Μειωμένος χρόνος για τη μεταφορά εγγράφων σε χαρτί μεταξύ των τμημάτων.
6. Εξοικονόμηση χρόνου για τους εργαζόμενους λόγω της πλήρους αυτοματοποίησης μέρους των λειτουργικών διαδικασιών.
7. Αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων με τη μείωση της καθημερινής εργασίας.

Τα τακτικά πλεονεκτήματα του EDMS κάνουν τη δουλειά των απλών υπαλλήλων πιο εύκολη, επομένως είναι αυτοί που θα παρατηρήσουν τις βελτιώσεις στην πρώτη θέση.

Στρατηγικά πλεονεκτήματα

Οι στρατηγικοί στόχοι στην εφαρμογή του EDMS επηρεάζουν τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες: δείκτες κέρδους, ταχύτητα και αποτελεσματικότητα των επικοινωνιών με αντισυμβαλλόμενους, προστασία εμπορικών πληροφοριών.

Σε αυτούς τους τομείς, διακρίνονται τα ακόλουθα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων:

1. Δημιουργία κεντρικού χώρου πληροφοριών με βάση δεδομένων ΕΔ και ελεγχόμενη απομακρυσμένη πρόσβαση σε αυτήν.
2. Επιτάχυνση αναζήτησης πληροφοριών κατά χαρακτηριστικά.
3. Δυνατότητα σύνθετης προστασίας εμπορικών πληροφοριών σε δίκτυο υπολογιστών.
4. Αύξηση της διαφάνειας των εργασιακών διαδικασιών, πρόληψη σχημάτων διαφθοράς.
5. Δυνατότητα παράλληλου συντονισμού εσωτερικών εγγράφων.
6. Απομακρυσμένη πρόσβαση σε διαδικασίες εργασίας εκτός του χώρου εργασίας.
7. Αύξηση της ασφάλειας των εγγράφων και της αδυναμίας παραποίησης τους.
8. Κατακόρυφη αύξηση στην εκτέλεση εντολών λόγω της διαδικτυακής παρακολούθησης των ενεργειών των εργαζομένων.

Τα στρατηγικά πλεονεκτήματα συμβάλλουν στην ανάπτυξη της διαχειρισιμότητας και της εικόνας της εταιρείας, γεγονός που δίνει σημαντικό όφελος στην προσέλκυση νέων πελατών.

Οφέλη για απλούς χρήστες

Οι μακροχρόνιες εργασίες ρουτίνας αναγνωρίζονται ως ανθυγιεινές και μειώνουν δραστικά την παραγωγικότητα. Η μονότονη επεξεργασία αιτημάτων και εγγράφων σε διάφορα προγράμματα αποσπά την προσοχή από τα καθήκοντα, καταλαμβάνοντας τη μερίδα του λέοντος του χρόνου εργασίας.

Το EDMS έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα για την επίλυση αυτών των προβλημάτων χρήστη:

1. Βολική τοποθεσία του ED στο αρχείο, επιτρέποντάς σας να τα βρείτε με χαρακτηριστικά μέσα σε 1-2 λεπτά.
2. Ρύθμιση επιχειρησιακών διαδικασιών. Ως αποτέλεσμα, ο εργαζόμενος λαμβάνει μόνο εκείνες τις εργασίες που απαιτείται να εκτελεστούν σύμφωνα με την περιγραφή της θέσης εργασίας.
3. Επιτάχυνση της προσαρμογής των νέων εργαζομένων στις εργασιακές διαδικασίες με την αυτοματοποίηση της ενδοεταιρικής αλληλεπίδρασης.
4. Η δυνατότητα λήψης πληροφοριών σχετικά με την αλυσίδα των εγκρίσεων και τα στάδια υλοποίησης του έργου.
5. Μείωση λειτουργιών ρουτίνας με συνδυασμό περιβαλλόντων εργασίας σε υπολογιστές, χρήση προτύπων, εξάλειψη του σταδίου εκτύπωσης εγγράφων και υπογραφής τους.

Η μείωση του αριθμού και της διάρκειας των μη ειδικών λειτουργιών σάς επιτρέπει να αφιερώνετε χρόνο απευθείας σε διαδικασίες εργασίας που απαιτούν υψηλά προσόντα.

Οφέλη για τη δομή πληροφορικής της επιχείρησης

Κατά την εφαρμογή ενός EDMS, είναι ενσωματωμένο με την υπάρχουσα υποδομή πληροφορικής, παρέχοντας τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• διευκόλυνση του ελέγχου του συστήματος, μείωση των απαιτήσεων προσόντων για τον διαχειριστή του·
• τη δυνατότητα ρύθμισης νέων προτύπων και διαδρομών εγγράφων χωρίς τυπικά εργαλεία προγραμματισμού.
• ενοποίηση πολλών εφαρμογών σε ένα ενιαίο περιβάλλον εργασίας·
• τη δυνατότητα κλιμάκωσης του συστήματος χωρίς πρόσθετο κόστος.
• δεν χρειάζεται να αντικαταστήσετε υπάρχοντες υπολογιστές.
• Ολοκληρωμένη προστασία δικτύου από κακόβουλο λογισμικό.

Το EDMS περιλαμβάνει ορισμένες επενδύσεις σε τεχνικά μέσα, αλλά αποδίδουν σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Το υλικό των υπολογιστών γίνεται διαλειτουργικό, με αποτέλεσμα την αυξημένη αξιοποίηση των πόρων του.

Οφέλη για στελέχη

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων καθιστά αποτελεσματική τη δουλειά του διοικητικού προσωπικού λόγω των ακόλουθων πλεονεκτημάτων του συστήματος:

1. Κινητικότητα του EDMS, δυνατότητα πρόσβασης σε ΕΔ μέσω απομακρυσμένων υπολογιστών σε επαγγελματικά ταξίδια.
2. Παρακολουθήστε εύκολα τους υπαλλήλους με αναφορές σχετικά με την απόδοσή τους, την παραγωγικότητα και την επικαιρότητα των εργασιών τους.
3. μέσω της ολοκλήρωσης με .
4. Επιτάχυνση των διαδικασιών logistics μεταξύ προμηθευτών και αγοραστών κατά την κοινή χρήση EDMS. Είναι δυνατή η ανταλλαγή πρωτογενούς ED μέσω σύνδεσης με έναν μόνο εξωτερικό φορέα που εγγυάται τη νομική νομιμότητα των εγγράφων.
5. Παροχή πρόσβασης σε χρηματοοικονομικές πληροφορίες αποκλειστικά σε ανώτατα στελέχη, εξαιρουμένης της γραμματείας.
6. Μειώστε την πιθανότητα απώλειας σημαντικών εγγράφων.

Ο διευθυντής μπορεί πάντα να συνδεθεί στο σύστημα και να δημιουργήσει μια αναφορά για την απόδοση κάθε υπαλλήλου.

Η επίγνωση αυτού του γεγονότος από τους εργαζόμενους δεν τους δίνει την ευκαιρία να χαλαρώσουν και να ασχοληθούν με τη δική τους δουλειά.

Μειονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση έχει τα μειονεκτήματά της. Είναι αυτοί που δεν επιτρέπουν στις μικρές επιχειρήσεις να εισέλθουν σε πλήρη κλίμακα, εργασίες αποθήκης και διαχείριση βάσει του SED.

Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν:

1. Πιθανότητα καταστροφής της βάσης δεδομένων από άγνωστο κακόβουλο κώδικα. Αυτό το μειονέκτημα μπορεί να λυθεί με τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των πληροφοριών σε συσκευές που δεν είναι συνδεδεμένες στο δίκτυο.
2. Δυσκολία προσαρμογής των εργαζομένων της ηλικιακής κατηγορίας 40+ στην ψηφιακή μορφή αλληλεπίδρασης.
3. Υψηλή τιμή. Η τιμή του εγχώριου EDMS για μικρές επιχειρήσεις κυμαίνεται από 1000-10000 δολάρια.
4. Η αποτελεσματικότητα του EDMS μειώνεται εάν οι αντισυμβαλλόμενοι της εταιρείας δεν διαθέτουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
5. Το όφελος του συστήματος σε συμπαγή γραφεία χωρίς πρόσθετες μονάδες εργασίας και δωμάτια είναι αμφίβολο.
6. Η ανάγκη αντιγραφής του ED σε έντυπη μορφή όταν εργάζεστε με ορισμένους εργολάβους.

Αυτές οι ελλείψεις οφείλονται σε μεγάλο βαθμό στην καθυστέρηση στην υιοθέτηση των απαραίτητων νομικών κανόνων και στον χαμηλό βαθμό διείσδυσης του EDMS στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αλλά οι τάσεις δείχνουν ότι σε 10-20 χρόνια, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση θα θεωρείται περισσότερο ο κανόνας παρά η εξαίρεση.

Πώς να επιλέξετε το σωστό EDMS;

Η επιλογή ενός EDS δεν είναι εύκολη, γιατί υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να αγοράσετε λάθος προϊόν ή να συνάψετε σύμβαση με μια ανίκανη εταιρεία.

Επομένως, όταν αποφασίζετε για την αγορά ενός προγράμματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο να λάβετε υπόψη ορισμένα χαρακτηριστικά του:

1. Ώρες λειτουργίας του κατασκευαστή EDMS στη ρωσική αγορά. Χρειάζονται χρόνια πρακτικής εμπειρίας στην εφαρμογή τέτοιων συστημάτων για την προσαρμογή στην εθνική νομοθεσία.
2. Συμμόρφωση με τα βιομηχανικά πρότυπα.
3. Συμβατότητα με τη δομή της εταιρείας.
4. Δυνατότητα και κόστος περαιτέρω συντήρησης του προϊόντος λογισμικού.
5. Η επεκτασιμότητα του EDMS με την επέκταση της επιχείρησης.
6. Διαθεσιμότητα τεκμηρίωσης διαμόρφωσης λογισμικού για ειδικούς πληροφορικής πλήρους απασχόλησης.
7. Το επίπεδο προστασίας των πληροφοριών.
8. Επιλογές πλεονασμού δεδομένων
9. Χρόνος αποκατάστασης μετά από αποτυχίες.

Για την τελική επιλογή εταιρείας για την υλοποίηση του EDMS, συνιστάται να αναλύσετε αρκετούς παρόχους, να μελετήσετε το υλικό επίδειξης και να ζητήσετε να εγκαταστήσετε μια δοκιμαστική έκδοση του λογισμικού. Κατά τη λήψη μιας απόφασης, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη το κόστος ενημέρωσης του εξοπλισμού και το επίπεδο επαγγελματικής κατάρτισης των δικών σας ειδικών πληροφορικής.

Δυσκολίες στην εφαρμογή του EDMS

Η διαδικασία εφαρμογής του EDMS στη Ρωσία επηρεάζεται από τη χρήση πολλών προγραμμάτων χωρίς άδεια από χρήστες, την ασυμβατότητά τους και την επικράτηση της μη αυτόματης διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Ως αποτέλεσμα, οι πάροχοι ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στις επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν τέτοιες δυσκολίες:

1. Μια ετερόκλητη μορφή για την αποθήκευση δεδομένων σε διαφορετικά τμήματα.
2. Έλλειψη δομημένων πληροφοριών στις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται.
3. Μη διευθετημένο σύστημα πρόσβασης των εργαζομένων σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Η τυπική μορφή περιγραφών θέσεων εργασίας βοηθά ελάχιστα τον οργανισμό EDMS.
4. Φόρτωση της ροής πληροφοριών με γραφειοκρατικές διαδικασίες και εγκρίσεις.
5. Βλάβες λόγω αποθήκευσης δεδομένων σε διάφορες εφαρμογές.
6. Υπολογιστής αναλφαβητισμός των εργαζομένων της επιχείρησης και δολιοφθορά των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων σε επίπεδο εκτελεστών.
7. Μη συμμόρφωση του EDMS με τα βιομηχανικά πρότυπα και τους κανονισμούς.

Για να μεταβείτε στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, υπάρχει μικρή απόφαση της διοίκησης με ισχυρή θέληση. Χρειαζόμαστε μια συστηματική αναδιάρθρωση των εργασιακών ευθυνών των εργαζομένων και της διοικητικής δομής της εταιρείας. Για την επιθυμητή ενοποίηση με το σύστημα, το οποίο πρέπει να εγκατασταθεί σύμφωνα με τη νομοθεσία.

Σημαντική κατεύθυνση στην εφαρμογή του EDMS είναι η αυστηρή πολιτική προσωπικού σε σχέση με τους ανίκανους και ανεκπαίδευτους υπαλλήλους. Επειδή η απροθυμία τους να εργαστούν σύμφωνα με νέες αρχές θα αυξήσει σημαντικά το κόστος της διαδικασίας υλοποίησης και συντήρησης των ηλεκτρονικών. Το EDMS πρέπει να αλληλεπιδρά με άτομα μέσα σε έναν μόνο μηχανισμό, επομένως τα στοιχεία που δεν λειτουργούν σωστά πρέπει να διορθωθούν ή να αντικατασταθούν εγκαίρως.

Διαβάστε επίσης

Έχουμε έτοιμη λύση και εξοπλισμό για

Δοκιμάστε όλες τις δυνατότητες της πλατφόρμας ΕΚΑΜ δωρεάν

Συμφωνία απορρήτου

και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

1. Γενικές Διατάξεις

1.1 Αυτή η συμφωνία για την εμπιστευτικότητα και την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (εφεξής η Συμφωνία) γίνεται αποδεκτή ελεύθερα και με δική της βούληση, ισχύει για όλες τις πληροφορίες που αφορούν την Insales Rus LLC ή/και τις θυγατρικές της, συμπεριλαμβανομένων όλων των προσώπων που ανήκουν στην ίδια ομάδα με την LLC Η "Insales Rus" (συμπεριλαμβανομένης της "EKAM Service" LLC) μπορεί να λάβει πληροφορίες σχετικά με τον Χρήστη κατά τη χρήση οποιουδήποτε από τους ιστότοπους, τις υπηρεσίες, τις υπηρεσίες, τα προγράμματα υπολογιστών, τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της "Insales Rus" LLC (εφεξής καλούμενη "Υπηρεσίες") και κατά την εκτέλεση της Insales Rus LLC τυχόν συμφωνιών και συμβάσεων με τον Χρήστη. Η συγκατάθεση του Χρήστη στη Συμφωνία, που εκφράζεται από αυτόν στο πλαίσιο των σχέσεων με ένα από τα αναφερόμενα πρόσωπα, ισχύει για όλα τα άλλα πρόσωπα που αναφέρονται στη λίστα.

1.2 Η χρήση των Υπηρεσιών σημαίνει τη συγκατάθεση του Χρήστη για την παρούσα Συμφωνία και τους όρους που καθορίζονται σε αυτήν. σε περίπτωση διαφωνίας με αυτούς τους όρους, ο Χρήστης πρέπει να απέχει από τη χρήση των Υπηρεσιών.

"Insales"- Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης "Insales Rus", PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, εγγεγραμμένη στη διεύθυνση: 125319, Moscow, Akademika Ilyushin St., 4, κτίριο 1, στο εξής: "office 1" το ένα χέρι, και

"Χρήστης" -

ή άτομο που έχει δικαιοπρακτική ικανότητα και αναγνωρίζεται ως συμμετέχων σε αστικές έννομες σχέσεις σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας·

ή νομική οντότητα εγγεγραμμένη σύμφωνα με τη νομοθεσία του κράτους του οποίου η οντότητα είναι κάτοικος·

ή μεμονωμένος επιχειρηματίας εγγεγραμμένος σύμφωνα με τη νομοθεσία του κράτους του οποίου το πρόσωπο είναι κάτοικος·

που έχει αποδεχθεί τους όρους της παρούσας Συμφωνίας.

1.4. επαγγελματικές δραστηριότητες (συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά,: πληροφορίες για προϊόντα, έργα και υπηρεσίες, πληροφορίες για τεχνολογίες και ερευνητικές εργασίες, δεδομένα για τεχνικά συστήματα και εξοπλισμό, συμπεριλαμβανομένων στοιχείων λογισμικού, επιχειρηματικές προβλέψεις και πληροφορίες σχετικά με προτεινόμενες αγορές, απαιτήσεις και προδιαγραφές συγκεκριμένων συνεργατών και δυνητικούς εταίρους· πληροφορίες σχετικά με την πνευματική ιδιοκτησία, καθώς και σχέδια και τεχνολογίες που σχετίζονται με όλα τα παραπάνω) που κοινοποιούνται από το ένα μέρος στο άλλο μέρος σε γραπτή ή/και ηλεκτρονική μορφή, που ρητά ορίζονται από το Μέρος ως εμπιστευτικές πληροφορίες.

1.5 Σκοπός της παρούσας Συμφωνίας είναι η προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών που θα ανταλλάσσουν τα μέρη κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων, της σύναψης συμβάσεων και της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων, καθώς και κάθε άλλης αλληλεπίδρασης (συμπεριλαμβανομένης, ενδεικτικά, της διαβούλευσης, της αίτησης και της παροχής πληροφοριών, και εκτέλεση άλλων εργασιών).

2.Υποχρεώσεις των Μερών

2.1 Τα Μέρη συμφωνούν να κρατούν μυστικές όλες τις εμπιστευτικές πληροφορίες που λαμβάνει το ένα Μέρος από το άλλο Μέρος κατά τη διάρκεια της αλληλεπίδρασης των Μερών, να μην αποκαλύπτουν, αποκαλύπτουν, δημοσιοποιούν ή με άλλο τρόπο παρέχουν τέτοιες πληροφορίες σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος χωρίς την προηγούμενη γραπτή άδεια του άλλο Μέρος, με εξαίρεση τις περιπτώσεις που καθορίζονται στην ισχύουσα νομοθεσία, όταν η παροχή τέτοιων πληροφοριών είναι ευθύνη των μερών.

2.2 Κάθε Μέρος θα λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα για την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών τουλάχιστον με τα ίδια μέτρα που εφαρμόζει το Μέρος για την προστασία των δικών του εμπιστευτικών πληροφοριών. Πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες παρέχεται μόνο σε εκείνους τους υπαλλήλους καθενός από τα Μέρη που εύλογα τη χρειάζονται για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων τους για την εκτέλεση της παρούσας Συμφωνίας.

2.3 Η υποχρέωση διατήρησης μυστικών εμπιστευτικών πληροφοριών ισχύει εντός της διάρκειας της παρούσας Συμφωνίας, της σύμβασης άδειας χρήσης για προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών με ημερομηνία 12/01/2016, της συμφωνίας προσχώρησης στη συμφωνία άδειας χρήσης για προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών, πρακτορεία και άλλες συμφωνίες και εντός πέντε έτη μετά τον τερματισμό των ενεργειών τους, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη.

α) εάν οι παρεχόμενες πληροφορίες έχουν δημοσιοποιηθεί χωρίς να παραβιάζονται οι υποχρεώσεις ενός από τα μέρη·

β) εάν οι παρεχόμενες πληροφορίες έγιναν γνωστές στο μέρος ως αποτέλεσμα της δικής του έρευνας, συστηματικών παρατηρήσεων ή άλλων δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν χωρίς τη χρήση εμπιστευτικών πληροφοριών που έλαβε από το άλλο μέρος·

(γ) εάν οι παρεχόμενες πληροφορίες ελήφθησαν νόμιμα από τρίτο μέρος χωρίς υποχρέωση να τις κρατήσει μυστικές έως ότου παρασχεθούν από ένα από τα μέρη·

(δ) εάν οι πληροφορίες παρέχονται κατόπιν γραπτού αιτήματος δημόσιας αρχής, άλλης κρατικής αρχής ή τοπικής αυτοδιοίκησης για την εκτέλεση των καθηκόντων τους, και η αποκάλυψή τους σε αυτές τις αρχές είναι υποχρεωτική για το Μέρος. Στην περίπτωση αυτή, το Μέρος πρέπει να ενημερώσει αμέσως το άλλο Μέρος για το αίτημα που έλαβε·

ε) εάν οι πληροφορίες παρέχονται σε τρίτο μέρος με τη συγκατάθεση του Μέρους για το οποίο διαβιβάζονται οι πληροφορίες.

2.5 Η Insales δεν επαληθεύει την ακρίβεια των πληροφοριών που παρέχονται από τον Χρήστη και δεν είναι σε θέση να αξιολογήσει τη νομική του ικανότητα.

2.6 Οι πληροφορίες που παρέχει ο Χρήστης στην Insales κατά την εγγραφή στις Υπηρεσίες δεν είναι προσωπικά δεδομένα, όπως ορίζονται στον Ομοσπονδιακό Νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας Αρ. 152-FZ της 27ης Ιουλίου 2006. «Σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα».

2.7 Η Insales έχει το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στην παρούσα Συμφωνία. Όταν κάνετε αλλαγές στην τρέχουσα έκδοση, υποδεικνύεται η ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσης. Η νέα έκδοση του Συμφωνητικού τίθεται σε ισχύ από τη στιγμή της τοποθέτησής του, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από τη νέα έκδοση του Συμφωνητικού.

2.8 Με την αποδοχή της παρούσας Συμφωνίας, ο Χρήστης αναγνωρίζει και συμφωνεί ότι η Insales μπορεί να στέλνει εξατομικευμένα μηνύματα και πληροφορίες στον Χρήστη (συμπεριλαμβανομένων, αλλά χωρίς περιορισμό) για τη βελτίωση της ποιότητας των Υπηρεσιών, την ανάπτυξη νέων προϊόντων, τη δημιουργία και αποστολή προσωπικών προσφορών στον Χρήστη, για ενημέρωση του Χρήστη σχετικά με αλλαγές στα προγράμματα και ενημερώσεις Τιμών, για αποστολή υλικού μάρκετινγκ στον Χρήστη σχετικά με το θέμα των Υπηρεσιών, για προστασία των Υπηρεσιών και των Χρηστών και για άλλους σκοπούς.

Ο χρήστης έχει το δικαίωμα να αρνηθεί να λάβει τις παραπάνω πληροφορίες με γραπτή ειδοποίηση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Insales - .

2.9 Με την αποδοχή της παρούσας Συμφωνίας, ο Χρήστης αναγνωρίζει και συμφωνεί ότι οι Υπηρεσίες Insales μπορούν να χρησιμοποιούν cookies, μετρητές, άλλες τεχνολογίες για να διασφαλίσουν τη λειτουργία των Υπηρεσιών γενικά ή τις μεμονωμένες λειτουργίες τους ειδικότερα, και ο χρήστης δεν έχει αξιώσεις έναντι των Insales σε σχέση με αυτό.

2.10 Ο χρήστης γνωρίζει ότι ο εξοπλισμός και το λογισμικό που χρησιμοποιεί για να επισκέπτεται τοποθεσίες στο Διαδίκτυο μπορεί να έχει τη λειτουργία απαγόρευσης λειτουργιών με cookies (για οποιονδήποτε ιστότοπο ή για συγκεκριμένους ιστότοπους), καθώς και τη διαγραφή των cookies που έχουν λάβει προηγουμένως.

Η Insales έχει το δικαίωμα να καθορίσει ότι η παροχή μιας συγκεκριμένης Υπηρεσίας είναι δυνατή μόνο εάν επιτρέπεται η αποδοχή και η λήψη cookies από τον Χρήστη.

2.11 Ο χρήστης είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ασφάλεια των μέσων που έχει επιλέξει για πρόσβαση στον λογαριασμό και επίσης διασφαλίζει ανεξάρτητα την εμπιστευτικότητά τους. Ο χρήστης είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για όλες τις ενέργειες (καθώς και τις συνέπειές τους) εντός ή χρησιμοποιώντας τις Υπηρεσίες στο πλαίσιο του λογαριασμού του Χρήστη, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων εκούσιας μεταφοράς δεδομένων από τον Χρήστη για πρόσβαση στον λογαριασμό του χρήστη σε τρίτους υπό οποιεσδήποτε συνθήκες (συμπεριλαμβανομένων των συμβάσεων ή συμφωνίες). Ταυτόχρονα, όλες οι ενέργειες εντός ή χρησιμοποιώντας τις Υπηρεσίες στο πλαίσιο του λογαριασμού του Χρήστη θεωρούνται ότι εκτελούνται από τον ίδιο τον Χρήστη, εκτός από τις περιπτώσεις που ο Χρήστης ειδοποίησε τις Insales για μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στις Υπηρεσίες χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό του Χρήστη ή/και οποιαδήποτε παραβίαση ( υποψίες παραβίασης) του απορρήτου της πρόσβασης στον λογαριασμό τους.

2.12 Ο Χρήστης υποχρεούται να ειδοποιεί αμέσως τις Insales για κάθε περίπτωση μη εξουσιοδοτημένης (μη εξουσιοδοτημένης από τον Χρήστη) πρόσβασης στις Υπηρεσίες χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό του Χρήστη ή/και οποιαδήποτε παραβίαση (υποψία παραβίασης) του απορρήτου των μέσων πρόσβασής τους στο λογαριασμός. Για λόγους ασφαλείας, ο Χρήστης είναι υποχρεωμένος να πραγματοποιεί ανεξάρτητα έναν ασφαλή τερματισμό της εργασίας στον λογαριασμό του στο τέλος κάθε συνόδου εργασίας με τις Υπηρεσίες. Η Insales δεν ευθύνεται για πιθανή απώλεια ή καταστροφή δεδομένων, καθώς και για άλλες συνέπειες οποιασδήποτε φύσης που μπορεί να προκύψουν λόγω παραβίασης από τον Χρήστη των διατάξεων αυτού του μέρους της Συμφωνίας.

3. Ευθύνη των Μερών

3.1 Το Μέρος που παραβίασε τις υποχρεώσεις που ορίζονται από τη Συμφωνία σχετικά με την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών που διαβιβάζονται βάσει της Συμφωνίας υποχρεούται να αποζημιώσει, κατόπιν αιτήματος του θιγόμενου μέρους, την πραγματική ζημία που προκλήθηκε από μια τέτοια παραβίαση των όρων της συμφωνίας στο σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

3.2 Η αποζημίωση για ζημίες δεν τερματίζει τις υποχρεώσεις του παραβάτη Μέρους για την ορθή εκτέλεση των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη Συμφωνία.

4.Λοιπές διατάξεις

4.1 Όλες οι ειδοποιήσεις, αιτήματα, απαιτήσεις και άλλη αλληλογραφία βάσει της παρούσας Συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που περιλαμβάνουν εμπιστευτικές πληροφορίες, πρέπει να γίνονται εγγράφως και να παραδίδονται προσωπικά ή μέσω ταχυμεταφοράς ή να αποστέλλονται με e-mail στις διευθύνσεις που καθορίζονται στη σύμβαση άδειας χρήσης για υπολογιστή προγράμματα με ημερομηνία 12/01/2016, τη συμφωνία προσχώρησης στη συμφωνία άδειας χρήσης για προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών και στην παρούσα Συμφωνία ή άλλες διευθύνσεις που μπορεί να προσδιορίζονται περαιτέρω εγγράφως από το Μέρος.

4.2 Εάν μία ή περισσότερες διατάξεις (προϋποθέσεις) της παρούσας Συμφωνίας είναι ή καταστεί άκυρη, τότε αυτό δεν μπορεί να χρησιμεύσει ως λόγος για τον τερματισμό άλλων διατάξεων (προϋποθέσεων).

4.3 Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας εφαρμόζεται στην παρούσα Συμφωνία και στη σχέση μεταξύ του Χρήστη και των Insales που προκύπτουν σε σχέση με την εφαρμογή της Συμφωνίας.

4.3 Ο Χρήστης έχει το δικαίωμα να στείλει όλες τις προτάσεις ή ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα Συμφωνία στην Υπηρεσία Υποστήριξης Χρηστών Insales ή στην ταχυδρομική διεύθυνση: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, σελ. 11-12 π.Χ. "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Ημερομηνία δημοσίευσης: 01.12.2016

Πλήρες όνομα στα ρωσικά:

Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης "Insales Rus"

Συντομευμένο όνομα στα ρωσικά:

Insales Rus LLC

Όνομα στα αγγλικά:

Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης InSales Rus (InSales Rus LLC)

Νόμιμη διεύθυνση:

125319, Μόσχα, οδός. Ακαδημαϊκός Ilyushin, 4, κτίριο 1, γραφείο 11

Ταχυδρομική διεύθυνση:

107078, Μόσχα, οδός. Novoryazanskaya, 18, κτίριο 11-12, BC "Stendhal"

ΑΦΜ: 7714843760 KPP: 771401001

Στοιχεία τράπεζας:

Γεια σου αγαπητέ συνάδελφε! Η ανάπτυξη των τεχνολογιών της πληροφορίας δεν σταματά και οι επιχειρηματικές διαδικασίες αναπτύσσονται μαζί τους, αλλά κάτι εξαφανίζεται εντελώς. Έτσι, σταδιακά διάφορες εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των κρατικών υπηρεσιών, περνούν από τη ροή εργασίας σε χαρτί στην ηλεκτρονική. Η έννοια της "ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων", οι κύριες μορφές συστηματοποίησης και υλοποίησης, θα εξετάσουμε σε αυτό το άρθρο. Μείνε μαζί μας. Ελπίζω ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες θα μειώσουν σημαντικά το χρόνο, το εργατικό και το οικονομικό κόστος της επιχείρησής σας ή, εάν απλώς σχεδιάζετε να γίνετε επιχειρηματίας, θα αποτρέψουν λάθη προς αυτή την κατεύθυνση.

1. Τι είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και ποιοι τύποι EDI υπάρχουν;

Ακόμη και μόλις πριν από 5 χρόνια, μια τέτοια έννοια όπως ένα «ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων» θα μπορούσε να δει πολύ σπάνια. Σταδιακά, με την εισαγωγή της τεχνολογίας των υπολογιστών στη ζωή μας, άρχισε να εισάγεται η ανταλλαγή δεδομένων χωρίς τη χρήση χαρτιού.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στη Ρωσία είναι μια σύγχρονη τεχνολογία που μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά τις διαδικασίες στην επιχείρηση, να μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για την αναζήτηση και τη δημιουργία εγγράφων κ.λπ.

Ας δούμε, λοιπόν, τις βασικές έννοιες που θα έχουμε να αντιμετωπίσουμε σε αυτό το άρθρο.

δουλειά γραφείου είναι ένα σύνολο μέτρων για την οργάνωση της κυκλοφορίας εγγράφων στην επιχείρηση. Έχει έναν συγκεκριμένο αλγόριθμο, ένα σύνολο κανόνων και διάφορες κατευθύνσεις. Έτσι, σε πολλούς οργανισμούς είναι δυνατό να γίνει διάκριση μεταξύ τύπων όπως η διαχείριση αρχείων προσωπικού, η παραγωγή κ.λπ. Στον πυρήνα του, είναι η τεκμηρίωση.

Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών, το οποίο μπορεί να υπογραφεί με ηλεκτρονική υπογραφή και να αποθηκευτεί ως αρχείο εξειδικευμένης μορφής σε υπολογιστή ή σε δίκτυο (τοπικό ή στο Διαδίκτυο).

Ροή εγγράφων είναι ένα μεγάλο σύστημα δημιουργίας, ερμηνείας, λήψης, μετάδοσης, αρχειοθέτησης εγγράφων, καθώς και παρακολούθησης της εφαρμογής τους και προστασίας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Η διαχείριση εγγράφων μπορεί να είναι απλή (σε χαρτί) και ηλεκτρονική.

Και τελικά, ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι ένα σύνολο αυτοματοποιημένων διαδικασιών για την εργασία με έγγραφα, που εκτελούνται σε ηλεκτρονική μορφή, που φέρουν την έννοια της «εργασίας γραφείου χωρίς χαρτί».

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να είναι τόσο εντός ενός οργανισμού όσο και μεταξύ οργανισμών.

Ας δούμε ποιοι είναι οι τύποι ροής εργασιών:

1. Ροή εργασιών παραγωγής;
2. Ροή εγγράφων διαχείρισης.
3. Αρχειοθέτηση (ένα σύνολο διαδικασιών για την αρχειοθέτηση εγγράφων).
4. Επιχειρήσεις προσωπικού (ένα σύνολο διαδικασιών για τη ροή εργασίας του προσωπικού).
5. Ροή λογιστικών εγγράφων.
6. Ροή εγγράφων αποθήκης.
7. Μυστική (εμπιστευτική) εργασία γραφείου.
8. Τεχνική ή/και τεχνολογική ροή εγγράφων κ.λπ.

Προφανώς, μπορεί να υπάρχουν τόσα συστήματα διαχείρισης εγγράφων όσες και διαδικασίες σε μια επιχείρηση. Είναι πιθανό, για παράδειγμα, η διαχείριση προσωπικού και λογιστικών αρχείων να απουσιάζει στον οργανισμό σας, αφού θα πραγματοποιήσετε αυτήν τη λογιστική καταφεύγοντας σε υπηρεσίες κ.λπ.

Ποια είναι τα καθήκοντα της ΕΔΟ;

• διασφαλίζει τη διαφάνεια των δραστηριοτήτων του οργανισμού και την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης, λόγω του αυτόματου ελέγχου της εκτέλεσης των καθηκόντων στην επιχείρηση·
• διατηρεί τη συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα ποιότητας·
• υποστηρίζει την αποτελεσματική συσσώρευση, διαχείριση και πρόσβαση σε πληροφορίες και γνώση. Παρέχει ευελιξία στο προσωπικό αποθηκεύοντας ολόκληρο το ιστορικό των δραστηριοτήτων του εργαζομένου στην επιχείρηση.
• καταγράφει όλες τις διαδικασίες.
• βελτιστοποιεί και αυτοματοποιεί τις επιχειρηματικές διαδικασίες και τους μηχανισμούς για την εφαρμογή και τον έλεγχό τους στην επιχείρηση·
• λόγω του αποκλεισμού των χάρτινων εγγράφων από την κυκλοφορία, υπάρχει μεγάλη εξοικονόμηση πόρων μειώνοντας το κόστος χαρτιού, φυσιγγίων. Χάρη στο EDI, είναι ευκολότερο για μια επιχείρηση να ελέγχει την κίνηση των εγγράφων μέσω των καναλιών του οργανισμού.
• απλοποιεί και μειώνει το κόστος αποθήκευσης εγγράφων μέσω ηλεκτρονικών αρχείων.

Έτσι, εξετάσαμε μαζί σας τις βασικές έννοιες και τους τύπους EDI, καθώς και τις εργασίες που επιλύει αυτό το σύστημα.

2. Τι είναι η αυτοματοποίηση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που επιτρέπει την πιο ορθολογική και εύκολη χρήση των εταιρικών δεδομένων. Περιλαμβάνει εξειδικευμένο λογισμικό, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, που επιτρέπει τη λειτουργική επικοινωνία, το Διαδίκτυο, ένα τοπικό δίκτυο κ.λπ. Σε διαφορετικούς οργανισμούς, αυτό το είδος συγκροτήματος μπορεί να αποτελείται από διαφορετικά στοιχεία.

Τα κύρια πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε σύγκριση με το χαρτί είναι:

• τη δυνατότητα αναζήτησης αρχείων στο σύστημα χρησιμοποιώντας μια ποικιλία φίλτρων και παραμέτρων.
• πλήρης λογιστική της παραγωγής ή οποιαδήποτε άλλη τεκμηρίωση·
• επιχειρησιακή αναφορά της επιχείρησης·
• λειτουργική διαχείριση της επιχείρησης και ανταλλαγή πληροφοριών μέσω ασφαλών καναλιών από οπουδήποτε (δεν είναι απαραίτητο να είμαστε όλοι μαζί στην ίδια περιοχή για να αλληλεπιδράσουμε)·
• ενοποιημένα πρότυπα για τη δημιουργία εγγράφων.
• επίβλεψη και έλεγχος του προσωπικού·
• διανομή δικαιωμάτων πρόσβασης σε εταιρικές πληροφορίες σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια και παραμέτρους·
• μείωση του κόστους του χαρτιού (και αν πιο παγκόσμια, τότε σε κάποιο βαθμό επίλυση περιβαλλοντικών προβλημάτων).
• είναι δυνατή η μείωση του προσωπικού που ασχολείται με τη γραφειοκρατία, καθώς και η μείωση των ενοικιαζόμενων (κατεχόμενων) χώρων λόγω έλλειψης έντυπων αρχειακών εγγράφων.

Όσον αφορά τα μειονεκτήματα του EDI (ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων), δεν υπάρχουν τόσα πολλά από αυτά. Αυτό είναι αρκετά ακριβό λογισμικό και χρονοβόρο, τόσο για την εκπαίδευση εργαζομένων όσο και για την ψηφιοποίηση υπαρχόντων εγγράφων. Αλλά εάν μόλις αρχίζετε να ασκείτε επιχειρηματική δραστηριότητα, τότε δεν θα πρέπει να έχετε προβλήματα με την εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, καθώς το προσωπικό θα εργάζεται ήδη σε αυτό το σύστημα στο αρχικό στάδιο.

3. Τι χρειάζεται για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Έτσι, αν καταλάβαμε την έννοια του EDI και τα κύρια πλεονεκτήματα, τώρα προτείνω να εξετάσουμε τα κύρια συστήματα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, καθώς και τις διαδικασίες για την εφαρμογή αυτών των συστημάτων.

Όπως έχει γίνει ήδη σαφές από τις παραπάνω πληροφορίες, δεν αρκεί μόνο η αγορά και η εγκατάσταση λογισμικού, αλλά είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους και να ξαναχτίσετε πλήρως ολόκληρη τη διαδικασία παραγωγής της επιχείρησής σας. Εάν ξεκινάτε τώρα μια επιχείρηση, τότε θα είναι λίγο πιο εύκολο για εσάς, καθώς οι επιχειρηματικές διαδικασίες δεν έχουν ακόμη ξεκινήσει.

Η διαδικασία εισαγωγής του EDI σε μια ήδη λειτουργούσα εταιρεία θα πρέπει να γίνει σταδιακά. Σταδιακή σύνδεση όλων των δομικών τμημάτων της επιχείρησης στην εργασία.

Το πρώτο βήμα θα είναι η δημιουργία αυτοματοποιημένης εργασίας γραφείου. Σε όλα τα στάδια, μπορεί να αντιμετωπίσετε όχι μόνο τεχνικά προβλήματα, αλλά και ψυχολογικά, καθώς είναι δύσκολο να «σπάσετε» ήδη καθιερωμένους κανόνες.

Είναι σημαντικό να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε λογισμικό για EDI από έναν προμηθευτή και, στη συνέχεια, η εγκατάσταση ολόκληρου του συστήματος θα είναι πολύ πιο εύκολη και δεν θα αποτύχει.

Ας δούμε τις βασικές απαιτήσεις για την εφαρμογή της διαδικασίας εφαρμογής της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό.

Πρώτα, διαθεσιμότητα εξοπλισμού ηλεκτρονικών υπολογιστών για εγκατάσταση λογισμικού.

κατα δευτερον, όλοι οι υπάλληλοι της επιχείρησης που εμπλέκονται σε αυτήν τη διαδικασία πρέπει να είναι σίγουροι χρήστες Η/Υ και να έχουν πρόσβαση σε αυτόν.

Τρίτος, πρέπει να υπάρχουν ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας, όπως email, skype και ούτω καθεξής.

Τέταρτος, πρέπει να δημιουργήσετε ένα εξειδικευμένο τμήμα ή να το εμπλέξετε ως εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης (μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την εξωτερική ανάθεση).

Και τέλος, ο διοικητικός τομέας της εταιρείας θα πρέπει να είναι προετοιμασμένος για το γεγονός ότι αντί για τη συνήθη «εγχειρίδιο» υπογραφή, .

Έτσι, εάν πληρούνται όλες αυτές οι απαιτήσεις, είναι δυνατό να ξεκινήσει η μετάβαση στη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων και διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων.

4. Τύποι ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων

Σε αυτήν την παράγραφο του άρθρου, θα εξετάσουμε τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Θα ήθελα να σημειώσω ότι οποιοδήποτε σύστημα μπορεί να περιέχει στοιχεία των παρακάτω κατηγοριών, αλλά γενικά έχουν συγκεκριμένο προσανατολισμό σε κάθε τομέα που σχετίζεται με την τοποθέτηση προϊόντων.

1. Ηλεκτρονικά αρχεία

Ηλεκτρονικά Αρχεία (ΕΑ) - Πρόκειται για ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων με πλήρως ανεπτυγμένα μέσα αποθήκευσης και αναζήτησης πληροφοριών. Χάρη στο τέλειο σύστημα EA, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση όχι μόνο με το όνομα του εγγράφου, αλλά και με βασικές παραμέτρους.

2. Συστήματα EDI με προηγμένα εργαλεία ροής εργασιών (WF).

Μια αρκετά σύνθετη κατηγορία στην οποία τα ίδια τα έγγραφα δεν έχουν πρωταρχική σημασία. Εδώ, η εργασία έρχεται στο προσκήνιο και τα έγγραφα έχουν ήδη επισυναφθεί. Έτσι κινούνται σε συγκεκριμένη διαδρομή (σκληρή δρομολόγηση). Με τη βοήθεια τέτοιων συστημάτων, είναι δυνατό να οργανωθεί η εργασία σε ορισμένες περιοχές, για τις οποίες όλοι οι αλγόριθμοι είναι γνωστοί και προδιαγεγραμμένοι εκ των προτέρων.

3. Τα συστήματα EDI επικεντρώνονται στην υποστήριξη της διαχείρισης του οργανισμού και στη συσσώρευση μιας βάσης γνώσεων

Τέτοια προγράμματα, κατά κανόνα, είναι υβριδικά και μπορούν να συνδυάσουν στοιχεία των δύο προηγούμενων. Επιπλέον, το βασικό στοιχείο μπορεί να είναι είτε ένα έγγραφο είτε μια εργασία, ανάλογα με την επιλογή. Για την υλοποίηση της λειτουργίας διαχείρισης ενός οργανισμού, απαιτούνται τόσο άκαμπτη δρομολόγηση όσο και ελεύθερη δρομολόγηση, όταν η διαδρομή του εγγράφου καθορίζεται από τον επικεφαλής (για παράδειγμα: μετά την καταχώρηση ενός εισερχόμενου εγγράφου, ο επικεφαλής το "ζωγραφίζει" σύμφωνα με το νόημα και καθήκον), επομένως, και οι δύο αυτές τεχνολογίες λαμβάνουν χώρα σε μια δεδομένη κατάσταση. Τέτοια συστήματα χρησιμοποιούνται ενεργά από κρατικούς φορείς, μεγάλες εταιρείες, στις οποίες η ιεραρχία είναι ξεκάθαρα κατανεμημένη και υπάρχουν ορισμένοι κανόνες και διαδικασίες. Οι ίδιοι οι εργαζόμενοι δημιουργούν έγγραφα, τα προετοιμάζουν, λαμβάνουν αποφάσεις και παρακολουθούν την εκτέλεσή τους.

4. Συστήματα EDI τύπου συνεργασίας (συνεργασία)

Τέτοια συστήματα επικεντρώνονται στη συνεργασία και είναι νέα στον τομέα της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Δημιουργήθηκαν λόγω των μεταβαλλόμενων συνθηκών της αγοράς και της ανάγκης να επικεντρωθούν σαφώς σε ορισμένους τομείς χωρίς περιττό έρμα. Είναι το αντίθετο των παραπάνω συστημάτων, λόγω της έλλειψης σαφούς ιεραρχίας στην οργάνωση και της επισημοποίησης της ροής εργασιών. Το κύριο καθήκον τους είναι να διασφαλίσουν ότι οι άνθρωποι στον οργανισμό συνεργάζονται, ακόμα κι αν βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη του κόσμου, και επίσης να σώσουν τα αποτελέσματα της εργασίας που έχει γίνει. Κατά κανόνα, δημιουργούνται από τον τύπο των πυλών, που είναι υπηρεσίες αποθήκευσης και δημοσίευσης.

5. Συστήματα με προηγμένες πρόσθετες υπηρεσίες

Νομίζω ότι έχετε ακούσει μια τέτοια έννοια όπως το CRM (διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες) περισσότερες από μία φορές - αυτή είναι μια υπηρεσία διαχείρισης σχέσεων πελατών, διαχείριση έργου, χρέωση κ.λπ. Τέτοιες υπηρεσίες είναι ποικίλες και μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικά σύνολα υπηρεσιών.

Πριν εφαρμόσετε προγράμματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων σε μεγάλες επιχειρήσεις, σας συμβουλεύω να κάνετε μια εις βάθος ανάλυση των παρουσιαζόμενων συστημάτων και να επιλέξετε το βέλτιστο, με μια λίστα συστημάτων που ισχύουν μόνο για τον οργανισμό σας. Είναι σημαντικό το EDMS να αντιπροσωπεύει μια ευκαιρία για αποτελεσματική διαχείριση της επιχείρησης και διαφάνεια όλων των διαδικασιών της, αλλά ταυτόχρονα ένα υψηλό επίπεδο εμπιστευτικότητας.

Όταν επιλέγετε πλατφόρμες, σας συμβουλεύω να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην οργάνωση των αρχείων ηλεκτρονικών εγγράφων, στην αυτοματοποίηση της ροής εργασιών, λαμβάνοντας υπόψη τα μεμονωμένα χαρακτηριστικά της επιχείρησής σας και τη συμμετοχή σε ένα υπάρχον σύστημα.

5. Προβλήματα εφαρμογής συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Κάθε εταιρεία που προσπαθεί να εκσυγχρονίσει τις διαδικασίες και να συμβαδίσει με την εποχή, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, αντιμετωπίζει το πρόβλημα της εισαγωγής νέων συστημάτων. Αυτό μπορεί επίσης να ισχύει για έναν οργανισμό που επιθυμεί να εφαρμόσει συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε ποια προβλήματα μπορεί να αντιμετωπίσετε:

Πρώτα, όπως έχουμε ήδη πει, λαμβάνοντας υπόψη τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του EDI, αυτό είναι ένα ψυχολογικό εμπόδιο, αλλά το πρόβλημα δεν βρίσκεται μόνο σε αυτό. Επίσης, η χαμηλή εκπαίδευση του προσωπικού της επιχείρησης, η απροθυμία για μάθηση, ο φόβος της διαφάνειας των διαδικασιών μπορεί να γίνει εμπόδιο. Με μια λέξη, συντηρητισμός.

κατα δευτερον, πολλές επιχειρήσεις, δυστυχώς, δεν έχουν πάει ακόμη μακριά από τον σοβιετικό τύπο διαχείρισης, δηλαδή τον παράγοντα του διευθυντή της σοβιετικής περιόδου, όταν ο ίδιος δεν θέλει να εργαστεί με υπολογιστή, να προβάλει και να επεξεργαστεί έγγραφα.

Τρίτος, συχνές δομικές αλλαγές στην οργάνωση και αδύναμη επισημοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Τέταρτος, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, θα πρέπει να αλληλεπιδράσετε με τον έξω κόσμο, ο οποίος δεν έχει ακόμη μεταβεί πλήρως στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, αν και προσπαθεί να το κάνει.

6. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στις δημόσιες συμβάσεις

Σε αυτή την παράγραφο του άρθρου, θα ήθελα να αντικατοπτρίσω τα κύρια σημεία του ρυθμιστικού κανονισμού για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων στις δημόσιες συμβάσεις.

Σύμφωνα με το άρθρο 5 του ομοσπονδιακού νόμου της 5ης Απριλίου 2013 αριθ. 44-FZ «Σχετικά με το σύστημα συμβάσεων στον τομέα των προμηθειών αγαθών, έργων, υπηρεσιών για την κάλυψη κρατικών και δημοτικών αναγκών»:

«Στο πλαίσιο των σχέσεων που καθορίζονται στο Μέρος 1 του άρθρου 1 του παρόντος ομοσπονδιακού νόμου, επιτρέπεται η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων που προβλέπονται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις σχετικά με το σύστημα συμβάσεων στον τομέα των προμηθειών μεταξύ συμμετέχοντες στο σύστημα συμβάσεων στον τομέα των προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης της υποβολής αιτήσεων συμμετοχής στον καθορισμό του προμηθευτή (ανάδοχος, εκτελεστής), τελικές προτάσεις. Ταυτόχρονα, αυτές οι αιτήσεις, οι τελικές προτάσεις και τα έγγραφα πρέπει να υπογράφονται με ενισχυμένη ηλεκτρονική υπογραφή και να υποβάλλονται με τη χρήση ».

Αυτό το άρθρο αναφέρει επίσης ότι τα βελτιωμένα κλειδιά ηλεκτρονικής υπογραφής και τα πιστοποιητικά επαλήθευσής τους μπορούν να ληφθούν μόνο από εξειδικευμένα κέντρα πιστοποίησης που έχουν λάβει διαπίστευση σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 63-FZ της 6ης Απριλίου 2011.

Οι εξουσιοδοτημένοι φορείς αναπτύσσουν τη διαδικασία για την αλληλεπίδραση αυτών των κέντρων πιστοποίησης με ένα ενιαίο σύστημα πληροφοριών και αναπτύσσονται επίσης απαιτήσεις ασφάλειας.

Έτσι, εάν ο προμηθευτής (συμμετέχων στην προμήθεια) έχει ηλεκτρονική υπογραφή, δεν υπάρχουν εμπόδια για τη συμμετοχή στις δημόσιες συμβάσεις.

Έτσι, σε αυτό το άρθρο, εξετάσαμε τις βασικές αρχές της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Από τις πιο γνωστές εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες για την πώληση και εγκατάσταση λογισμικού, μπορεί κανείς να ξεχωρίσει εταιρείες όπως 1C, 1C-Rarus, ABBY και άλλες.

Αυτά για σήμερα. Ελπίζω ότι αυτό το υλικό ήταν χρήσιμο για εσάς. Σας εύχομαι καλή επιτυχία και τα λέμε στις επόμενες εκδόσεις.

Η λογιστική, ο έλεγχος και η συλλογή στατιστικών είναι σημαντικά στοιχεία οποιασδήποτε επιχείρησης: βάσει των συλλεγόμενων δεδομένων, λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις διαχείρισης, διατηρείται η εργασιακή πειθαρχία και πραγματοποιείται προγραμματισμός. Οι σύγχρονες τεχνολογίες έχουν μπει σταθερά στη ζωή μας, τώρα δεν μπορούμε να φανταστούμε εργασία χωρίς υπολογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων που μας επιτρέπουν να επεξεργαζόμαστε τεράστιες ποσότητες πληροφοριών και να κρατάμε τα πράγματα σε τάξη. Αλλά με όλα τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός υπολογιστή, δεν μπορεί κανείς να εκπτώσει τα παραδοσιακά, γνωστά στους παππούδες μας, τα λευκά έντυπα και τα χάρτινα λογιστικά βιβλία.

Ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε γιατί χρειαζόμαστε στοίβες από χαρτί και ένα απλό μολύβι στην εποχή της υψηλής τεχνολογίας.

Διαθεσιμότητα και απλότητα

Με όλη την ευκολία, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων έχει ένα μεγάλο μείον - η χρήση της απαιτεί από τους εργαζόμενους να έχουν τουλάχιστον τις πιο βασικές δεξιότητες υπολογιστή. Δυστυχώς, στη χώρα μας οι γνώσεις υπολογιστών δεν είναι 100%,αυτό ισχύει ιδιαίτερα για άτομα ηλικίας άνω των 40-45 ετών. Ταυτόχρονα, μπορεί να είναι εξειδικευμένοι ειδικοί στον τομέα τους ή απλώς καλοί εργαζόμενοι.

Συμφωνώ, ένας φύλακας που είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντά του χωρίς κακές συνήθειες, αλλά δεν είναι εξοικειωμένος με τις εφαρμογές γραφείου, είναι πολύ πιο πολύτιμος από έναν "προχωρημένο" slob. Αυτό το πρόβλημα είναι ιδιαίτερα οξύ όταν υπάρχει παραδοσιακά υψηλή εναλλαγή προσωπικού: υπάλληλοι ασφαλείας, ταχυμεταφορές, τροφοδοσίας και λιανικού εμπορίου- η χρήση παραδοσιακών λογιστικών εντύπων σε χαρτί θα μειώσει το κόστος εκπαίδευσης του προσωπικού και, κατά συνέπεια, θα μειώσει το κόστος παραγωγής.

Φτήνια

Έχουμε ήδη λάβει υπόψη το κόστος της εκπαίδευσης των εργαζομένων στη χρήση των προγραμμάτων. Αλλά μην ξεχνάτε ότι για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων χρειάζεστε περισσότερα αγορά υπολογιστών, εξειδικευμένων προγραμμάτων με άδεια χρήσης(για παράδειγμα, 1C), προγράμματα προστασίας από ιούς, έχουν τιμή για έναν ειδικό που εξυπηρετεί ολόκληρο το πακέτο λογισμικού (ή απευθύνεται σε εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης), ενημερώνει τακτικά τον στόλο εξοπλισμού και λογισμικού ... Εάν διαχειρίζεστε μια τεράστια αποθήκη, εμπορική επιχείρηση ή τερματικό , αναπόφευκτα θα πρέπει να πάτε για τέτοια έξοδα, αλλά για μια μικρή επιχείρηση αυτή η επιβάρυνση μπορεί να είναι αφόρητη και συχνά περιττή - τα έντυπα χαρτιού αρκούν για να υπολογίσετε τα αγαθά σε δύο μικρούς δίσκους.

... και στη βροχή, και στο χαλάζι!

Τα σύγχρονα gadget είναι κατάλληλα για λειτουργία σε πολύ στενό εύρος θερμοκρασιών και υγρασίας:σε βροχή ή έντονο χιόνι είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, tablet ή φορητό υπολογιστή, οι μπαταρίες εξαντλούνται πολύ γρήγορα στο κρύο, οποιαδήποτε πτώση στο έδαφος μπορεί να είναι μοιραία και ανά πάσα στιγμή ένας υπάλληλος μπορεί να βρεθεί χωρίς λογιστικό εργαλείο . Ναι, και αυτή είναι μια αμφίβολη απόλαυση - σε μια κρύα αποθήκη ή εκφόρτωση εμπορευμάτων από ένα αυτοκίνητο στη βροχή με δύσκαμπτα δάχτυλα προσπαθώντας να εισαγάγετε κάποιες πληροφορίες στη βάση δεδομένων. Και εδώ οι παλιές καλές χάρτινες φόρμες και ένα απλό μολύβι έρχονται να μας βοηθήσουν. Σίγουρα δεν θα σας απογοητεύσουν!

Ό,τι γράφεται με στυλό δεν κόβεται με τσεκούρι!

Δεδομένα που εισάγονται σε ραμμένο και αριθμημένο ημερολόγιο, είναι αδύνατο να σβήσει, να διορθώσει ή να εισαγάγει κάτι αναδρομικά.Κανένας κακός χάκερ δεν θα "χακάρει" μια αριθμημένη απόδειξη ή τιμολόγιο με "υγρή" σφραγίδα. Είναι επίσης απαραίτητο να ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι το EDS (ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή) δεν είναι ακόμη πολύ διαδεδομένο στη Ρωσία και η προσωπική υπογραφή και η σφραγίδα του οργανισμού εξακολουθούν, ίσως, να είναι ο μόνος τρόπος για την πιστοποίηση εγγράφων.

Όλες οι δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού πραγματοποιούνται μέσω της ανταλλαγής εγγράφων σε χαρτί. Η επέκταση της κοινωνίας της πληροφορίας οδήγησε στην εμφάνιση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Αυτή η μορφή εγγράφων χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο στο διοικητικό προσωπικό διαφόρων οργανισμών και άλλων δομών. Η αλληλεπίδραση με το Ταμείο Συντάξεων και την εφορία έχει γίνει ευρέως διαδεδομένη.

Επίσης, μεταξύ διαφόρων οργανισμών, άρχισε να χρησιμοποιείται ενεργά

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή λογιστικών εγγράφων νομιμοποιήθηκε πριν από αρκετά χρόνια.

Από το 2002, ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 1-FZ "Σχετικά με την Ηλεκτρονική Ψηφιακή Υπογραφή" έχει κάνει έντυπα και ηλεκτρονικά έγγραφα ίσα σε νομική ισχύ, αλλά τον Ιούλιο του 2013 αυτή η κανονιστική πράξη είναι άκυρη.

Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 63-FZ της 6ης Απριλίου 2011 «Σχετικά με την Ηλεκτρονική Υπογραφή» θεσπίζει τους βασικούς κανόνες για την αλληλεπίδραση των οργανισμών που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική υπογραφή. Η κοινή διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών και της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 17 Φεβρουαρίου 2011 Αρ. ММВ-7-2/168@ ενέκρινε τους βασικούς κανόνες για την υποβολή εγγράφων στην εφορία.

Η εγγραφή, η λογιστική και η ανταλλαγή τιμολογίων με τη μορφή ηλεκτρονικού παραστατικού μεταξύ διαφόρων οργανισμών πραγματοποιείται λαμβάνοντας υπόψη τους όρους του Υπουργείου Οικονομικών, που εγκρίθηκαν με διάταξη της 25ης Απριλίου 2011 N 50n.

1137 της 26ης Δεκεμβρίου 2011 Κυβερνητικό Διάταγμα καθορίστηκαν οι κανόνες για τη συμπλήρωση και νέα έντυπα τιμολογίων και μια σειρά άλλων λογιστικών εγγράφων. Η ανταλλαγή τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσω ειδικής σύνδεσης πραγματοποιείται σε συγκεκριμένη μορφή, η οποία έχει εγκριθεί με εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 30 Ιανουαρίου 2012 Αρ. ММВ-7-6/36@.

Το διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας αριθ. ММВ-7-6/138@ της 5ης Μαρτίου 2012 καθόρισε τη μορφή με την οποία ορισμένα λογιστικά έγγραφα πρέπει να ανταλλάσσονται και να υποβάλλονται στις φορολογικές αρχές.

Προκειμένου οι οργανισμοί να ανταλλάξουν λογιστική τεκμηρίωση TORG-12 και το Πιστοποιητικό Αποδοχής Εργασίας στην απαιτούμενη μορφή, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία εξέδωσε εντολή με ημερομηνία 21 Μαρτίου 2012 Αρ. ММВ-7-6/172.

Τα βασικά έγγραφα που εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή θα επιβεβαιώνονται μόνο μετά την τοποθέτησή τους.

Όλες οι ανταλλαγές λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται με τη χρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, η οποία καθοδηγείται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας με ημερομηνία 20 Απριλίου 2012 Αρ. ММВ-7-6/253@.

Πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Όλες οι αλλαγές που εισάγει η νομοθεσία στην αλληλεπίδραση μεταξύ των εργολάβων έχουν αναμφίβολα μια σειρά από πλεονεκτήματα.

Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων οδηγεί σε μείωση του χρόνου για την ανταλλαγή εγγράφων. Αυτό οφείλεται στην εξοικονόμηση της περιόδου επεξεργασίας και παράδοσης εγγράφων μεταξύ οργανισμών, αφενός και αφετέρου.

Εξοικονομείται χρόνος κατά την καταγραφή των συνεχιζόμενων εργασιών στα λογιστικά μητρώα, κατά τον έλεγχο σφαλμάτων, τη μείωση των σταδίων επεξεργασίας και αναφοράς εγγράφων.

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα (τιμολόγιο, πιστοποιητικό ολοκλήρωσης και δελτίο αποστολής), που συντάσσονται σε χαρτί και υπογράφονται από τον επικεφαλής, με τα οποία όλοι οι οργανισμοί έχουν συνηθίσει να εργάζονται, θα μεταφερθούν σταδιακά σε ηλεκτρονική μορφή.

Ολόκληρη η ροή εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα:

• Η οργάνωση πωλητών δημιουργεί ένα έγγραφο στο λογιστικό της σύστημα. Χρησιμοποιώντας κρυπτογραφικό λογισμικό, υπογράφει το έγγραφο με ηλεκτρονική υπογραφή. Το επόμενο βήμα είναι ο οργανισμός να ανεβάσει το ολοκληρωμένο έγγραφο στο σύστημα του χειριστή και να το στείλει στον αντισυμβαλλόμενο, ο οποίος το αποδέχεται μέσω ειδικού λογισμικού.
• Στη συνέχεια, ο αγοραστής εισάγει το λαμβανόμενο ηλεκτρονικό έγγραφο στο λογιστικό του πρόγραμμα, ελέγχει τη συμμόρφωση με τη συναλλαγή, εάν όλα εκτελούνται χωρίς σφάλματα, στη συνέχεια βάζει την ηλεκτρονική του υπογραφή και το στέλνει πίσω στον πωλητή μέσω του χειριστή. Εάν διαπιστωθούν ανακρίβειες ή σφάλματα κατά τη διάρκεια του ελέγχου, ο αγοραστής αποστέλλει στον πωλητή ειδοποίηση άρνησης αναφέροντας τους λόγους.

Ο οργανισμός πωλητών αντικατοπτρίζει το ηλεκτρονικό έγγραφο στα λογιστικά του αρχεία όπως εκδόθηκε μετά τη λήψη ενός σήματος επιβεβαίωσης από τον διαχειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σχετικά με την αποδοχή του αρχείου και την ειδοποίηση του αγοραστή ότι το έγγραφο έχει παραληφθεί.

Σύμφωνα με τους κανονισμούς, η ανταλλαγή λογιστικών εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή.

Τα έγγραφα που εκτελούνται σε ηλεκτρονική μορφή και υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή έχουν την ίδια νομική ισχύ με τα έντυπα έγγραφα που υπογράφονται από τον επικεφαλής.

Η ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών πραγματοποιείται μέσω του χειριστή, γεγονός που μειώνει τον χρόνο για τη λογιστική και την επεξεργασία

Οι βασικές απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων:

• Αξιόπιστη αποθήκευση και εύκολη αναζήτηση τεκμηρίωσης.
• Υποστήριξη και εκτέλεση εργασιών γραφείου.
• Έγκαιρος έλεγχος στην εκτέλεση των εγγράφων και τη δρομολόγησή τους.
• Δημιουργία αναλυτικών εκθέσεων.
• Διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών.

Το σύγχρονο EDMS διαθέτει επίσης λειτουργίες για την αλληλεπίδραση με τους πελάτες, την επεξεργασία των αιτημάτων τους και πρόσθετα χρήσιμα εργαλεία που σας επιτρέπουν να λύσετε πολλά εφαρμοσμένα προβλήματα.

Τύποι ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ταξινόμησης συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, αλλά η πιο ενδεικτική ταξινόμηση είναι η διαίρεση του EDMS ανά λειτουργικότητα τίτλου. Οποιοδήποτε EDMS τοποθετείται από τον προγραμματιστή του ως έχει σχεδιαστεί κυρίως για την εκτέλεση ενός συγκεκριμένου τύπου εργασίας. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν προβλέπει πρόσθετες τεχνολογίες εγγενείς στα περισσότερα από τα «αδέρφια». Μόνο ένα σύνολο εργαλείων κάθε ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων έχει τα δικά του δυνατά και αδύνατα σημεία. Στην ταξινόμηση σύμφωνα με τη λειτουργικότητα του τίτλου λαμβάνονται υπόψη τα δυνατά σημεία του EDMS.

Έτσι, μοιάζει με αυτό:

• Το EDMS έχει σχεδιαστεί για να δημιουργεί και να λειτουργεί με ηλεκτρονική τεκμηρίωση, καθώς και ψηφιακά ανάλογα εγγράφων σε χαρτί.
• Λογιστικά συστήματα που αυτοματοποιούν την καταχώριση γεγονότων και εγγράφων σε όλο τον κύκλο ζωής τους (ηλεκτρονικά ντουλάπια αρχείων).
• EDMS, το κύριο καθήκον του οποίου είναι η αυτοματοποίηση της εργασίας με μεγάλα εταιρικά αποθετήρια πληροφοριών.
• Συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων με τεκμηρίωση.
• EDMS, η λειτουργικότητα του οποίου εξειδικεύεται στην εξαγωγή των απαραίτητων πληροφοριών από αρχεία και άλλες ηλεκτρονικές πηγές.
• Συστήματα που διαχειρίζονται εταιρικές διαδικασίες, την επεξεργασία εγγράφων και τις δραστηριότητες των υπαλλήλων του οργανισμού που εμπλέκονται στην εργασία με επιχειρηματικά έγγραφα.
• EDMS πληροφοριών που διαχειρίζονται συσκευές αποθήκευσης δεδομένων.

Υπάρχει επίσης μια σύντομη ταξινόμηση των SED ανά χώρα προέλευσης, που χρησιμοποιείται μόνο στη Ρωσία. Σύμφωνα με αυτήν, τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων στη χώρα μας χωρίζονται σε εγχώρια, εισαγόμενα και ρωσικά, που αναπτύχθηκαν στην ξένη πλατφόρμα Lotus / Domino. Η ανασκόπησή μας περιλαμβάνει παραδείγματα μόνο δύο ξένων EDMS - EMC Documentum και Lotus Domino.Doc. Όλα τα άλλα EDMS έχουν «ιθαγένεια» της Ρωσίας.

TOP-10 ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων

Αξιολογήσαμε συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, εστιάζοντας στη σύγκριση πέντε παραμέτρων που είναι καθοριστικές κατά την επιλογή ενός EDMS για την αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων σε μια επιχείρηση. Η κλίμακα είναι δέκα βαθμών.

Θέση	Πρόγραμμα/υπηρεσία	Τιμή	Ευκολία μάθησης	Λειτουργικότητα	Λογιστική για τη ρωσική νομοθεσία	Τεχνικός υποστήριξη	Συνολική βαθμολογία
1	Υπόθεση	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Αρχείο	9	7	10	10	9	9
2-4	Εταιρεία Media	9	9	9	10	8	9
4-6	Έγγραφο EMC	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Λογικές	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Ευφράτης	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LandDocs	8	7	7	10	8	8

Σημείωση: η τελική αξιολόγηση του συστήματος στον πίνακα δεν ισχυρίζεται ότι είναι 100% αντικειμενική και αντικατοπτρίζει τη γνώμη του συγγραφέα, με βάση μια εις βάθος ανάλυση αυτού του θέματος. Αυτή η ανασκόπηση των συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων γίνεται μόνο μεταξύ προϊόντων λογισμικού υψηλής ποιότητας που μπορούν να επιλεγούν με ασφάλεια για χρήση σε διάφορους τύπους επιχειρήσεων.

ΥΠΟΘΕΣΗ

Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένας αναγνωρισμένος ηγέτης στον τομέα του σε ολόκληρο τον μετασοβιετικό χώρο. Τόσο οι μεγαλύτερες συμμετοχές και εταιρείες όσο και οι μικρές επιχειρήσεις πραγματοποιούν με επιτυχία κυκλοφορία εγγράφων και εργασίες γραφείου σε αυτό. Σε σχέση με αυτό το σύστημα, είναι σκόπιμο να εφαρμοστεί μια ταυτολογία: ο "DELO" γνωρίζει την επιχείρησή του. Πράγματι, αυτό το λογισμικό είναι ιδανικό για βαθιά αυτοματοποίηση της εργασίας γραφείου και της ροής εργασιών.

πλεονεκτήματα

• Δυνατότητα παρακολούθησης όλων των σταδίων κίνησης οποιουδήποτε ηλεκτρονικού εγγράφου.
• Απλότητα και ευκολία στη δημιουργία έργων τεκμηρίωσης.
• Γενικός εντοπισμός σφαλμάτων και λειτουργικότητα του συστήματος.

Μειονεκτήματα

• Τα "τεταμένα" μειονεκτήματα περιλαμβάνουν μια κάπως αρχαϊκή διεπαφή και μια ορισμένη δυσκολία στο mastering.

Ποια είναι η τιμή?

Η τιμή μιας άδειας χρήσης του συστήματος "DELO" σε έναν χώρο εργασίας (DBMS - Oracle) εξαρτάται από τον προγραμματισμένο συνολικό αριθμό αυτών των θέσεων και κυμαίνεται από 11.000 ρούβλια (201-500 r / m) έως 13.400 ρούβλια (1-5 r /Μ). Εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί το Microsoft SQL Server DBMS, τότε η άδεια χρήσης για έναν χώρο εργασίας θα κοστίσει από 7200 έως 9500 ρούβλια, αντίστοιχα.

Λογικές

Το πρόγραμμα EDMS Logic μέχρι το 2012 ονομαζόταν Boss-Referent και ήταν ένα από τα πιο δημοφιλή ρωσικά συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, σοβαρός ανταγωνιστής του Delo EDMS. Η αλλαγή του ονόματος δεν επηρέασε την ποιότητα αυτού του προϊόντος λογισμικού και εξακολουθεί να είναι ένα αξιόπιστο και λειτουργικό σύστημα για τη διαχείριση γραφείου σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε τύπου και μεγέθους.

πλεονεκτήματα

• Δυνατότητα κατασκευής πολύπλοκων διαδρομών πολλαπλών επιπέδων για έγκριση εγγράφων.
• Υψηλός βαθμός προστασίας δεδομένων χρήστη.
• Σχετική ευκολία στον έλεγχο των κύριων στοιχείων του συστήματος.
• Ευέλικτες και προσαρμόσιμες διαδικασίες επεξεργασίας εγγράφων.

Μειονεκτήματα

• Άβολη διαφοροποίηση δικαιωμάτων πρόσβασης με σοβαρή εναλλαγή προσωπικού.
• Όχι η πιο ευσυνείδητη εργασία τεχνικής υποστήριξης.
• Αρχαϊκή διεπαφή.

Ποια είναι η τιμή?

Το κόστος μιας άδειας χρήσης αυτού του προγράμματος εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων που συνδέονται με αυτό. Εάν ο αριθμός τους δεν ξεπερνά τα 49 άτομα, τότε η τιμή θα είναι 5.900 για κάθε χώρο εργασίας. από 50 έως 199 συνδεδεμένους εργαζόμενους - 5.200 ρούβλια. και αν υπάρχουν περισσότερες από 200 θέσεις εργασίας, τότε η τιμή μιας άδειας θα είναι ελάχιστη - 4900 ρούβλια.

Ευφράτης

Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων αναπτύχθηκε σε πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προτύπου ποιότητας ISO 9000 και των ρωσικών GOST στον τομέα της εργασίας γραφείου. Από τους "συναδέλφους" του, το "EUFRATS" διαφέρει λόγω της παρουσίας πολλών από τις δικές του μοναδικές εξελίξεις λογισμικού που δεν μπορούν να βρεθούν σε ανταγωνιστικά EDMS. Καθαρά τεχνολογικά, αυτό το σύστημα είναι ένα από τα πιο «προηγμένα» στη σύγχρονη ρωσική αγορά του EDMS.

πλεονεκτήματα

• Το πακέτο παράδοσης αυτού του συστήματος περιλαμβάνει ένα ενσωματωμένο Nika DBMS, το οποίο απαλλάσσει αυτόματα την οργάνωση χρήστη από την αγορά πρόσθετου λογισμικού.
• Φιλική διεπαφή με ωραίο αξέχαστο σχέδιο.
• Ενσωματωμένος μηχανισμός ρόλων για τη διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης.

Μειονεκτήματα

• Αρκετά αργή ταχύτητα, ειδικά σε αδύναμους υπολογιστές.
• Περιοδικές βλάβες στην εργασία και αργή τεχνική υποστήριξη.

Ποια είναι η τιμή?

Μια τυπική άδεια με την εγκατάσταση του συστήματος στον διακομιστή του ίδιου του οργανισμού κοστίζει από 5200 έως 7300 ρούβλια ανά σταθμό εργασίας, περισσότεροι χρήστες - η τιμή είναι χαμηλότερη. Ωστόσο, υπάρχει επίσης η επιλογή τοποθέτησης του στοιχείου διακομιστή στον εξοπλισμό του κατασκευαστή. Σε αυτή την περίπτωση, εφαρμόζεται ένα σύστημα συνδρομής - τέσσερα τιμολόγια, που κοστίζουν από 10.000 έως 95.000 ρούβλια το μήνα.

1C: Αρχείο

Αυτό είναι ένα από τα καλύτερα και σίγουρα το πιο ευέλικτο πρόγραμμα για τη διαχείριση εταιρικών εγγράφων. Το 1C:Archive παρέχει αξιόπιστη και, κυρίως, κεντρική αποθήκευση επιχειρηματικής τεκμηρίωσης διαφόρων μορφών, με πρόσβαση σε αυτήν από εξουσιοδοτημένο προσωπικό που μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία.

πλεονεκτήματα

• Ένας αλγόριθμος εντοπισμού σφαλμάτων για γρήγορη εύρεση των απαραίτητων δεδομένων.
• Δυνατότητα αποθήκευσης εγγράφων οποιουδήποτε τύπου - από κείμενο και γραφικά, έως αρχεία ήχου και βίντεο.
• Η ευρύτερη επεκτασιμότητα που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε με επιτυχία αυτό το λογισμικό τόσο σε μεγάλες όσο και σε μικρές επιχειρήσεις.
• Το κύριο πλεονέκτημα του 1C:Archive, το οποίο διακρίνει αυτό το πρόγραμμα από τους ανταγωνιστές, είναι ο βέλτιστος συνδυασμός της τιμής του προϊόντος και των δυνατοτήτων της λειτουργικότητάς του.
• Υποστήριξη για ενοποίηση με εξωτερικές εφαρμογές.

Μειονεκτήματα

• Κατανάλωση πολλών πόρων του συστήματος.
• Αυξημένη δυσκολία mastering ακόμα και για έμπειρους χρήστες.

Ποια είναι η τιμή?

Η τιμή της "συναρμολόγησης" αυτού του προγράμματος κυμαίνεται από 12.000 έως 57.000 ρούβλια και το πρώτο ποσό θα πρέπει να καταβληθεί αποκλειστικά για την αναβάθμιση της προηγούμενης έκδοσης του 1C: Archive.

DIRECTUM

Το απλό και λειτουργικό EDMS DIRECTUM θα είναι μια εξαιρετική λύση για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Χάρη σε αυτό το σύστημα, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να συνδυαστεί με επιτυχία με την παραδοσιακή ροή εργασιών σε χαρτί, προκειμένου στη συνέχεια να μεταφερθεί εντελώς «ανώδυνα» ο οργανισμός να εργαστεί στο DIRECTUM. Η προηγμένη τεχνολογία ροής εργασίας παρέχει αποτελεσματική αυτοματοποίηση των διαδικασιών εργασίας γραφείου.

πλεονεκτήματα

• Διαθεσιμότητα εξειδικευμένων εργαλείων λογισμικού που απλοποιούν όσο το δυνατόν περισσότερο την αναζήτηση και την αναγνώριση της τεκμηρίωσης.
• Άφθονες ευκαιρίες για ανεξάρτητη τροποποίηση του συστήματος για συγκεκριμένες εργασίες.
• Διευρυμένες δυνατότητες ολοκλήρωσης με άλλα προγράμματα.

Μειονεκτήματα

• Προσανατολισμός του συστήματος στη διαχείριση της επιχείρησης - είναι πιο δύσκολο για τους απλούς υπαλλήλους να εργαστούν σε αυτό.
• Κάπως μπερδεμένη και αδιαφανής τιμολογιακή πολιτική.

Ποια είναι η τιμή?

Οι άδειες χρήσης αυτού του EDMS αγοράζονται τόσο μεμονωμένα όσο και ως μέρος προσφορών πακέτων. Η φθηνότερη βασική άδεια πελάτη κοστίζει 7.800 ρούβλια. Το κόστος των πακέτων αδειών ξεκινά από 148.200 ρούβλια (βασικό για 20 υπαλλήλους) και φτάνει στα 2.010.000 ρούβλια (για 200 υπαλλήλους).

OPTIMA-WorkFlow

Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένας ισχυρός μεσαίος αγρότης στο τμήμα του. Βρίσκεται σε συνεχή ανάπτυξη και μέχρι στιγμής δεν μπορεί να ανταγωνιστεί επί ίσοις όροις τα αναγνωρισμένα μαστόδοντα της αγοράς. Ωστόσο, το OPTIMA-WorkFlow έχει μια σειρά από "κόλπα στο μανίκι του" - μοναδικές τεχνολογίες που το κάνουν να ξεχωρίζει από το πλήθος.

πλεονεκτήματα

• Υλοποίηση της λειτουργίας της σειριακής εισαγωγής των ίδιων τύπων εγγράφων και των πληροφοριών καταχώρισής τους.
• Σάρωση με πρόγραμμα προστασίας από ιούς.
• Ευρετηρίαση κανονικών και κρυπτογραφημένων εγγράφων της επιλογής σας.
• Πολυγλωσσικό περιβάλλον χρήστη.

Μειονεκτήματα

• Μειονεκτήματα τυπικής λειτουργικότητας που εξαλείφονται οριστικά από τις εξερχόμενες ενημερώσεις.

Ποια είναι η τιμή?

Οι τυπικές λύσεις που βασίζονται σε αυτήν την πλατφόρμα κοστίζουν από 55.000 έως 75.000 ρούβλια.

Έγγραφο EMC

Αυτή η πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών ροής εργασιών αναπτύχθηκε από τον παγκόσμιο ηγέτη στον κλάδο της πληροφορικής, EMC. Η ισχυρή λειτουργικότητα σε συνδυασμό με την ευέλικτη προσαρμογή μεμονωμένων εργαλείων καθιστούν το EMC Documentum το καλύτερο ξένο EDMS που διατίθεται στη ρωσική αγορά.

πλεονεκτήματα

• Υψηλός βαθμός ευκολίας στη διαχείριση εγγράφων σχεδιασμού.
• Εφαρμογή ενός μηχανισμού check-in/check-out που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τη διανομή των δικαιωμάτων πρόσβασης.
• Η παρουσία μιας λειτουργίας που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε τη διαδικασία έγκρισης σε διάφορα επίπεδα.
• Υποστήριξη για συσκευές σάρωσης και αναγνώρισης εγγράφων.

Μειονεκτήματα

• Λειτουργεί μόνο με το πρόγραμμα περιήγησης Internet Explorer.
• Έλλειψη δημόσιας διαθέσιμης τεχνικής και πρακτικής τεκμηρίωσης για το σύστημα.
• Συχνά «φρένα» και καθυστερήσεις με υψηλό φορτίο συστήματος.

Ποια είναι η τιμή?

Δεν υπάρχουν σταθερές τιμές για τη χρήση αυτής της πλατφόρμας. Το κόστος εφαρμογής του διαπραγματεύεται ξεχωριστά με κάθε πελάτη.

LandDocs

Αναπτύχθηκε το 1997 από την εγχώρια εταιρεία LANIT, αυτή η πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων παραμένει σε ζήτηση από πολλές επιχειρήσεις και ιδρύματα μέχρι σήμερα. Το LanDocs σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα άνετο περιβάλλον ροής εργασίας και ροής εργασιών, παρέχοντας σε όλες τις κατηγορίες χρηστών το απαραίτητο σύνολο εργαλείων για τη διαχείρισή του.

πλεονεκτήματα

• Διαθεσιμότητα ολοκληρωμένων εργαλείων κρυπτογραφικής προστασίας.
• Δυνατότητα συμπερίληψης υπαλλήλων από απομακρυσμένα υποκαταστήματα στη διαδικασία ροής εργασιών.
• Η παρουσία της λειτουργίας σάρωσης παρτίδας εγγράφων σε χαρτί.

Μειονεκτήματα

• Αρκετά κοινά προβλήματα απόδοσης.
• Αδύναμες ευκαιρίες για επέκταση της λειτουργικότητας.
• Δυσκολία στον έλεγχο του συστήματος από την αρχή.

Ποια είναι η τιμή?

Η τιμή μιας άδειας διακομιστή κυμαίνεται από 30.000 έως 216.000 ρούβλια. Οι άδειες χρήσης μπορούν να αγοραστούν σε τιμή από 5.600 έως 8.400 ρούβλια.

Εταιρεία Media

Το CompanyMedia είναι ένα ολόκληρο σύνολο λύσεων λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τη ροή εργασιών και τις εργασίες γραφείου. Αυτό το EDMS διαφέρει από τους ανταγωνιστές ως προς την αξεπέραστη ευελιξία των ρυθμίσεων και την παρουσία ανεξάρτητων μονάδων που μπορούν να εγκατασταθούν ξεχωριστά.

πλεονεκτήματα

• Η δυνατότητα επιτυχούς λειτουργίας του συστήματος σε επιχειρήσεις με σύνθετη εταιρική δομή και εδαφική δομή.
• Πρωτοφανής αξιοπιστία του συστήματος, που του επιτρέπει να λειτουργεί ενεργά όλο το εικοσιτετράωρο, 365 ημέρες το χρόνο.
• Αυτοματοποιημένη υποστήριξη για εργασία με διάφορους τύπους εργασιών.
• Διαφοροποίηση δικαιωμάτων πρόσβασης, σύμφωνα με την ιεραρχική δομή του οργανισμού.

Μειονεκτήματα

• Η διεπαφή ιστού έχει περιορισμένη υποστήριξη για ορισμένα προγράμματα περιήγησης, ιδιαίτερα το FireFox.
• Το επίκεντρο του συστήματος είναι κυρίως οι μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις.

Ποια είναι η τιμή?

Η τελική τιμή αυτού του λογισμικού αποτελείται από πολλά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης του προσωπικού, της εγκατάστασης πρόσθετων μονάδων και της μεταφοράς δικαιωμάτων χρήσης του συστήματος. Το ανώτατο όριο του συνολικού ποσού είναι 99.000 ρούβλια. Η φθηνότερη θεματική ενότητα θα κοστίσει 4.000 ρούβλια.

Lotus Domino.Doc

Αυτό το EDMS είναι μια εφαρμογή στη γνωστή πλατφόρμα Notes/Domino, η οποία διαθέτει σύστημα ασφάλειας δεδομένων υψηλού επιπέδου. Το Lotus Domino.Doc διαθέτει επίσης ένα προηγμένο ηλεκτρονικό αρχείο που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε ένα μεγάλο αποθετήριο εταιρικής τεκμηρίωσης.

πλεονεκτήματα

• Διαθεσιμότητα μοναδικών συστημάτων αναπαραγωγής σχεδιασμένων για πολύπλοκη επίλυση εργασιών διαχείρισης ροής εγγράφων σε κατανεμημένο περιβάλλον.
• Δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων σε ξεχωριστά σημεία της αποθήκευσης πληροφοριών.
• Οι κατάλογοι LDAP κλιμακώνονται σε εταιρικό επίπεδο.

Μειονεκτήματα

• Τα μειονεκτήματα αυτού του συστήματος πηγάζουν κυρίως από τη δυτική του προέλευση - υπάρχουν ορισμένα ερωτήματα σχετικά με τη διεπαφή και την υλοποίηση ορισμένων λειτουργιών.

Ποια είναι η τιμή?

Το κόστος των αδειών χρήστη και διακομιστή υπολογίζεται μεμονωμένα στον ιστότοπο της πλατφόρμας.

Τελικά

Συνοψίζοντας μια συγκεκριμένη γραμμή κάτω από την ανασκόπηση, θα ήθελα να σημειώσω μια σημαντική απόχρωση: η εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρησή σας δεν εγγυάται καθόλου μια άμεση αύξηση της κερδοφορίας του και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να κανω κακο. Εάν ο οργανισμός σας λειτουργεί με επιτυχία και αποκομίζει κέρδη, δουλεύοντας χωρίς EDMS, τότε σκεφτείτε χίλιες φορές πριν αποφασίσετε να τα εφαρμόσετε. Δεν χρειάζεται να κυνηγήσετε την «προοδευτική μόδα» και να εγκαταστήσετε αυτά τα συστήματα χωρίς σοβαρή ανάγκη για αυτά. Ωστόσο, με την επέκταση της επιχείρησης και τον υψηλό φόρτο εργασίας των εργαζομένων, το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να γίνει ένα είδος σανίδα σωτηρίας που θα βοηθήσει την εταιρεία να βγει από τη δίνη της γραφειοκρατίας.