У процесі діяльності кожної фірми завжди є розрахунки з постачальниками, кредитними установами, ІФНС та власним персоналом.
Заборгованість перед контрагентами, що сформувалася, називається кредиторською і дозволяє на час, обумовлений у укладених угодах, відстрочити виконання прийнятих підприємством зобов'язань, врівноважуючи інтенсивність фінансових потоків.
Іноді через різні обставини заборгованість перед кредиторами не погашається.Такі борги, що залишилися неоплаченими, після закінчення певного часу повинні списуватися на інші доходи компанії, проте процедура ця дуже відповідальна і, як правило, привертає увагу податківців. Саме тому особлива увага бухгалтера має бути звернена на відповідність вимогам законодавства всіх етапів операції зі списання кредиторської заборгованості (КЗ).
Прострочені борги
У бухобліку КЗ фіксується на рахунках та у фінансовій звітності до настання факту її погашення. Однак борг, що виник перед фірмою-партнером і з якихось причин не затребуваний ним протягом законодавчо встановленого терміну (можливо при ліквідації кредитора), вважається кредиторською заборгованістю зі строком позовної давності, що минув. Її списують, обов'язково відобразивши у складі інших доходів.
Важливою обставиною тут є правильне визначення терміну, коли це можна зробити.
Законом визначено трирічний відрізок часупісля закінчення якого можна списати заборгованість. Початок його обчислення у різних обставинах по-різному. Наприклад, якщо під час укладання договору на виконавця покладено обов'язок оплати товарів/послуг у певний часовий період, то відрахування терміну давності починається з його закінчення.
Якщо ж у угоді не визначено дату оплати наданих послуг, то позовна давність настає з того дня, як кредитор висунув вимогу оплати зобов'язань. Щоправда, якщо він встановив у вимогі час для їх виконання, вести відлік починають з того моменту, коли воно закінчиться.
Позовний термін може бути перерваний, якщо боржником визнається наявність боргу, він підписує надання відстрочки, акт звірки розрахунків, сплачує його частину чи нараховані відсотки. Після таких дій початкове відрахування терміну давності завершується, і з переривання воно починається знову.
Загальний позовний термін обмежується 10-річним періодом, тобто більше цього часу він не може продовжуватися.
Умови списання заборгованості минулих років
Прострочений борг списується за кожною угодою окремо. Для цього потрібні документи, які б підтверджували її наявність.
- акт інвентаризації зобов'язань ();
- внутрішній документ, що грамотно обґрунтовує причини списання боргу.
Незважаючи на те, що інвентаризують зобов'язання компанії щорічно наприкінці фінансового періоду, керівник фірми має право визначити додаткові причини її здійснення. Нею якраз може бути наявність прострочених боргів. Тому першою операцією у процесі списання КЗ є проведення ревізії, можливе навіть лише з окремих контрагентів.
За підсумками інвентаризації оформлюють акт розрахунків із кредиторами, де по кожному з них відображається необхідна інформація:
- повна назва компанії;
- рахунки обліку заборгованості;
- сума;
- дати проведення звірки, або відмітка про її відсутність або наявні розбіжності;
- проведення взаєморозрахунків із кредитором та ін.
Складається документ у 2-х примірниках та засвідчується підписами членів інвентаризаційної комісії.
Бухгалтерська довідка
Для того, щоб списати прострочену КЗ, крім інвентаризаційного акта, необхідно і документальне обґрунтування факту її утворення. Найчастіше подібним обґрунтуванням служить бухгалтерська довідка, оформлена на основі облікових регістрів та первинних документів, що підтверджують наявну заборгованість (наприклад, договори, акти звірок та ін.). У ній обов'язково повинні вказуватися терміни та причини утворення боргу, його сума, а також реквізити контрагента.
Підписує довідку головний бухгалтер компанії.
Наказ
З перелічених документів директор компанії віддає письмовий наказ, є підставою списання простроченої КЗ. Це розпорядження оформляється на бланку компанії, підписується керівником та скріплюється печаткою (якщо застосовується в організації).
У тексті розпорядження має бути посилання на внутрішньофірмові документи, що підтверджують наявність боргу та обґрунтування правомірності списання КЗ. Лише після отримання наказу бухгалтер вправі зробити списання заборгованості в обліку - податковому та бухгалтерському.
Особливості списання заборгованості в обліку
Списується сума боргу з рахунку, у якому враховувалася. Зазвичай це рахунки розрахунків. Оформляється операція проводкою Д/т 60, 62, 66, 71, 76 – К/т 91-1.
Важливо зробити списання у тому періоді, коли позовний термін минув.Це зніме питання податківців, оскільки вони вважають, що прострочену КЗ слід включити до доходів підприємства саме в тому періоді, коли термін давності закінчився і зробити це треба незалежно від того, чи оформлені необхідні виправдувальні документи.
Таким чином, навіть за відсутності інвентаризаційного опису та розпорядження на списання доцільно суму КЗ включити до оподатковуваних доходів на останнє число того звітного періоду, коли закінчився позовний строк.
При ліквідації кредитора
Іноді виникнення простроченого боргу компанії провокує втрата підприємством-кредитором статусу діючої організації.
Акцентувати увагу на причини цього явища ми не будемо, лише зазначимо, що списати КЗ у цьому випадку компанія повинна тією датою, яка вказана в ЄДРЮЛ і фіксує факт ліквідації фірми-кредитора.
Так само діють у разі виключення кредитора з ЄДРЮЛ як недіючої юрособи: дата списання заборгованості буде відповідати даті запису в держреєстрі.
Прощення боргу
У виняткових випадках фірма-кредитор може пробачити борг. Подібне буває при виведенні активів, що практикується сьогодні, як ефективний спосіб збереження бізнесу.
Алгоритм дій тут такий:
- контрагенти складають, датують та підписують угоду про прощення заборгованості;
- або кредитор надсилає документ, що підтверджує факт вибачення боргу.
Датувати списання кредиторської заборгованості в першому випадку компанія буде відповідно до того ж числа, яке зазначено в угоді про прощення боргу. У другому варіанті розвитку подій датою списання буде дата отримання документа, що свідчить про прощення КЗ.
Процедура для підприємств на УСН
У податковому обліку «спрощенців» списана КЗ також входить у доходи того самого періоду, коли позовний термін стягнення боргу минув.
При цьому списання боргів з податків, внесків та штрафів у доходи при УСН (як і за інших систем оподаткування) включати не потрібно. Крім того, при спрощеному спецрежимі не входять у доходи та аванси щодо непоставлених товарів/послуг, оскільки раніше вони вже були у доходах відображені.
Приклад:
ТОВ «Яшма» при УСН «Доходи мінус витрати» отримало від ТК «Ритм» товари на суму 59000 руб. (З урахуванням ПДВ - 9000 руб.) У березні 2012 року. За умовами договору сплатити їх необхідно до 20 березня 2012 року, але в цей термін ТОВ оплату не здійснило. Протягом 3-х років ТК «Ритм» не намагалася стягнути з контрагента суму КЗ. 20 березня 2015 року позовний термін давності минув.
У зв'язку із цим директор ТОВ «Яшма» вирішив списати заборгованість. Для цього 20.03.2015 було проведено інвентаризацію зобов'язань, оформлено акт інвентаризації та бух. довідка, видано відповідний наказ.
У бухобліку ТОВ «Яшма» було зроблено такі записи:
- у березні 2012
- Д/т 41 К/т 60 - на 59 000 руб. надійшли товари;
- у березні 2015
- Д/ 60 К/т 91-1 – списано КЗ за неоплачену поставку у вигляді 59000 крб.
У податковому обліку списану КЗ у сумі 59 000 руб. бухгалтер включив у доходи на дату закінчення терміну давності – 20 березня 2015 р. і цього ж дня зробив позначку в КУДіР.
У разі кредиторської заборгованості, пов'язаної з придбанням ТМЦ, що включає суму вхідного ПДВ, на доходи підприємства відносять повну суму заборгованості з урахуванням податку. При цьому спрощенцю не можна списати на витрати вартість неоплачених поставок навіть у тому випадку, якщо його буде реалізовано. Такою є вимога законодавців: при УСН враховують витрати на закупівлю товарів, якщо вони були оплачені.
Винятком є ліквідація кредитора.У цьому варіанті зобов'язання припинено не з вини боржника, а через ліквідацію партнера, і товари вважаються сплаченими повністю. Ці суми можна цілком законно зарахувати до витрат при УСН. Сплаченими вважаються і товари, заборгованість з оплати яких було прощено.
Розглянемо приклад:
Підприємством на УСН у червні 2014 р. було отримано аванс 100000 руб. для виконанняобумовлених у угоді робіт. Виконані зобов'язання не були, позовна давність закінчилася у червні 2017 року.
Документально оформивши списання простроченої КЗ, бухгалтер відбиває операцію записамта:
- у червні 2014 - Д / т 51 К / т 62 - 100000 руб. (надійшов аванс, підтверджений банківською випискою);
- у червні 2017 - Д / т 62 К / т 91-1 - 100000 руб. (Списано борг на підставі оформлених документів та наказу директора.
Оскільки фірми-спрощенці враховують отримані доходи в день зарахування грошей на рахунок або надходження до каси, то сума авансу була визнана доходом ще у червні 2014 року. Тому при списанні КЗ у червні 2017 року вона не може бути повторно віднесена на доходи. А оскільки витрат компанія також не зазнала, то й витратами ця сума не визнаватиметься.
