Товарна накладна – це документ первинної бухгалтерської звітності. Служить виправданням для списання ТМЦ продавцем і постановки на облік товарів покупцем.
Бланк ТОРГ-12 має уніфіковану форму, затверджену постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132. З 2013 року організації мають право розробити свою форму товарної накладної, але в ній мають бути всі необхідні реквізити.
Бланк та зразок товарної накладної ТОРГ-12
Зразок
Правила заповнення форми ТОРГ-12
Т.к. товарна накладна перевіряється податковими органами щодо оформлення відрахування з ПДВ, всі основні графи в ній повинні бути заповнені правильно:
Товарну накладну заповнює уповноважена особа (працівник бухгалтерії, менеджер, продавець тощо). Дані про товар і про відправника вантажу в накладній повинні бути ідентичні даним рахунку-фактури.
Примітка
Шановні читачі! Для представників малого та середнього бізнесу в галузі торгівлі та послуг ми розробили спеціальну програму "Бізнес.Ру", яка дозволяє вести повноцінний складський облік, торговий облік, фінансовий облік, а також має вбудовану систему CRM. Є як безкоштовний, і платні тарифи.
При необхідності у форму можна додавати додаткові поля, графи, і навіть скласти свою форму накладною, але з усіма необхідними полями.
Якщо після заповнення ТОРГ-12 в ній виявляється помилка або описка, її можна виправити, акуратно закресливши невірне, і вписати правильні дані, завіривши їх підписом та датою, коли зміни. Якщо помилок багато, накладну анулюють та становлять нову.
Товарна накладна ТОРГ-12 оформляється у двох примірниках: один залишається у покупця, інший з усіма підписами передається постачальнику.
Приклад товарної накладної ТОРГ-12 в електронному варіанті
Законодавство дозволяє використовувати електронну форму товарної накладної (ч. 5 ст. 9 федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Її заповнення нічим не відрізняється від заповнення паперового бланку. Форми XML-файлів електронних документів затверджено Наказами ФНП Росії 21.03.2012 NMB-7-6/172@ та MMB-7-6/36@ від 30.01.2012.
До податкових органів такі накладні теж подаються в електронному вигляді.
Засвідчуються електронні форми накладних електронним підписом.
Для її використання необхідно отримати свідоцтво та дозвіл, що підтверджує право уповноваженої особи робити електронні підписи.
На електронному примірнику ТОРГ-12 достатньо по одному підпису з боку постачальника та з боку покупця. Проте ПІБ та посади відповідальних осіб також зазначаються.
Електронні документи надсилаються через інтернет. Водію, що везе вантаж, видається товарно-транспортна накладна за формою 1-Т, в якій перераховано весь товар та його характеристики.
Якщо товар везе організація-посередник, то в електронному бланку ТОРГ-12 номер та дату ТТН ставить продавець, а дані довіреності на перевезення вантажу та графу "Вантаж отримав" заповнює покупець, запевняючи їх уже своїм електронним підписом.
Архів електронних документів повинен знаходитися на окремому комп'ютері (наприклад, у бухгалтерії) або на спеціальному сервері компанії.
