Кожен покупець відповідає за облік своїх операцій, бо до цього його зобов'язує податкове законодавство. Книга покупок – особливий вид звітності, де відбиваються всі зроблені операції з надання чи отриманню товарів/послуг протягом певного періоду. Вона необхідна правильного підрахунку прибутку і щоб розрахувати.
Для цих же цілей створено і книгу продажів – аналогічний документ, який ФНП вимагає надати до перевірки щокварталу. У разі неналежного ведення книги покупок або книги продажу підприємець або посередник може покарати.
Книгу покупок повинні вести всі платники податків крім:
- звільнених від податків на додану вартість;
- тих ІП, які провадять діяльність яка не оподатковується ПДВ;
- індивідуальними підприємцями, які використовують спрощену систему оподаткування.
Фактично, книги покупок та продажів є невід'ємною частиною, яку веде платник податків. Вони використовуються для обчислення суми податку на додану вартість, яка і вказується в .
Оскільки ПДВ сплачується з різниці доходів і витрат, ведення цих документів є основним для формування звітності, яка надсилається до податкової служби.
Хто веде звіт
Книгу покупок повинні оформляти всі без винятку платники податків, які використовують ОСН.
Можливість не вести її є лише у звільнених від оподаткування категорії підприємців (наприклад, які подають “нульову декларацію” за звітний період). Крім того, вона необхідна і для податкових агентів, які працюють на спрощеній системі оподаткування. Використання ЕНВД також зобов'язує до складання такого звітності у повному обсязі.
Зберігання книг покупок та продажів є обов'язковим: його термін становить 4 роки. Відправляти електронну версію можна лише в роздрукованому вигляді — це істотний недолік, він сильно впливає на зручність формування звітності.
Правила заповнення додаткового аркуша книги покупок при розрахунках з ПДВ
Існують єдині правила заповнення розділів кожного додаткового аркуша, незалежно від причини його складання.
Там мають бути:
- його номер за порядком;
- коротка інформація про підприємця, що проводив операцію, та дані про покупця;
- та КПП;
- позначення звітного періоду, а також поточний рік здійснення операції;
- позначення звітного періоду, у якому було оформлено рахунок-фактура;
- дата створення додаткового аркуша.
Внизу кожного бланка є графа "Разом", куди обов'язково потрібно перенести всю інформацію за звітний період. Сюди ж записуються і всі дані про коригувальні рахунки-фактури, якщо такі є. За аналогією з минулого аркуша покупок до наступного (додаткового) переносяться всі дані, зазначені у рядках 7-12.
Також бланк додаткового аркуша може бути для внесення інформації щодо анульованих або коригувальних рахунків-фактур, якщо такі мали місце у звітному податковому періоді. У разі він оформляється по відмінному від цього алгоритму.
| Номер графи | Вказані дані |
| 1 | Номер запису за даними про анульований рахунок-фактуру |
| 2 | Порядковий номер рахунку-фактури та дата його створення |
| 2а | Дата виправлення рахунку-фактури, які вказані у відповідному записі про нього на основному аркуші книги покупок у графі “1а”. Якщо такої інформації у відповідному рядку немає – вона залишається порожньою |
| 2б | Номер та дата коригувального рахунку-фактури, яка зазначена у графі 1б з нього. Якщо інформації в ній немає – не заповнюється |
| 2в | Номер та дата виправлення, внесеного до коригувального рахунку-фактури з графи 1а |
| 3 | Число, місяць і рік, в які рахунок-фактура було сплачено |
| 4 | Число, місяць і рік, коли платників податків приймали майнові права, роботи чи послуги |
| 5 | Коротка інформація про продавця (найменування ІП, ПІБ та інше) |
| 5а | Ідентифікаційний номер платника податків, який надає послуги або надає товари |
| 5б | КПП постачальнику послуг (товарів, майнових прав та ін.) |
| 6 | Код країни, в якій товар було зроблено та номер митної декларації, за якою він був ввезений на територію Російської Федерації (для товарів, які вироблені не на її території) |
| 7 | Сумарна вартість товарів чи послуг, зазначених у рахунку-фактурі. Або (якщо він виписаний на передоплату чи надання послуг) обсяг коштів, перерахованих покупцем продавцю. Вноситься з урахуванням податку на додану вартість. Також у разі потреби вказати підвищення чи зниження ціни товарів (послуг) варто заповнити і графи “Усього зменшення” чи “Усього збільшення” з основного листа. |
| 8а | Сумарна ціна всіх товарів чи послуг, які підлягають оподаткуванню за ставкою 18%, але не враховуючи податку додану вартість (ПДВ). При необхідності аналогічно відобразити зниження чи збільшення цього показника використовуються рядки "Усього зменшення" або "Усього збільшення". Також у такому разі зазначається інформація з графи 5 рахунка-фактури коригувального типу |
| 8б | Сумарна ціна всіх товарів чи послуг, що підлягають оподаткуванню (18%), або передплати за них. Тут же вказується приблизний показник, якщо обчислення провадиться розрахунковим методом. Вказівка збільшення та зменшення вартості послуг та товарів проводиться аналогічно. При цьому обов'язково вказівка даних із 8-ї графи рахунку-фактури |
| 9а | Загальна вартість придбаних товарів та послуг, які підлягають оподаткуванню за ставкою 10%. Податок на додану вартість у такому разі не враховується, а обов'язковим є перенесення інформації з графи 5 документа |
| 9б | Сума ПДВ, яким оподатковуються товари чи послуги, зазначені у графі 9а. Містить ту саму інформацію, як і графа 8 рахунки-фактури |
| 10 | Загальна вартість усіх придбаних товарів, яка не оподатковується на додану вартість |
| 11а | Сумарна ціна покупок, що оподатковуються за 20-відсотковою ставкою |
| 11б | Загальна величина податку на додану вартість, якою оподатковуються товари та послуги, зазначені у графі 11а. |
| 12 | Підсумковий обсяг коштів, витрачених на покупки та звільнених від сплати податків |
Оформлення книги покупок – обов'язок як індивідуальних підприємців, а й низки які з ними третіх осіб (посередників). Ця звітність є основою для перевірки правильності розрахунків у податковій декларації, а обов'язковість її складання не залежить від схеми оподаткування, що застосовується.
Основне призначення книги покупок та книги продажів – правильно обчислення ПДВ та податку до сплати відповідно, що накладає велику відповідальність на провідного її підприємця чи бухгалтера. Вся інформація з них буде продубльована в деклараціях, що подаються до ФНП і перевірена співробітниками служби.
Додатковий аркуш книги при розрахунках з ПДВ оформляється у разі анулювання або коригування суми, зазначеної в рахунку-фактурі. Його створення вимагає перенесення всієї актуальної інформації про покупця та продавця, а також опис угоди щодо кожного з типів товарів (щодо їх оподаткування).
Усі дані з рахунків-фактур дублюються, а також доповнюються розрахунками за всіма наявними податковими ставками для товарів та послуг.
