Зразки документів, за допомогою яких можна списати кредиторську заборгованість, не викликаючи зайвих претензій з боку податківців.
Прострочену кредиторську заборгованість, через яку минув термін позовної давності, фірма має включити до складу позареалізаційних доходів (п. 18 ст. 250 НК РФ). Зробити це потрібно суворо у тому звітному періоді, коли минув термін позовної давності, про що у листі від 28 січня 2013 р. № 03-03-06/1/38 нагадав Мінфін Росії.
Тому інвентаризацію рекомендується проводити на кінець кожного звітного періоду. Тобто щокварталу або щомісяця, залежно від того, який період звітний для компанії. Таким чином можна своєчасно виявляти кредиторську заборгованість, через яку минув термін позовної давності.
Раніше ми вже писали про те, як можна списати кредиторську заборгованість, не викликаючи при цьому нарікань з боку податкових органів. У цій статті ми докладніше розглянемо які документи потрібні, щоб списати безнадійний борг, і який порядок їх оформлення.
Насамперед необхідно провести інвентаризацію розрахунків з дебіторами та кредиторами. Суть її в тому, щоб співвіднести суми дебіторської та кредиторської заборгованості, що числяться на бухгалтерських рахунках, з фактичними цифрами. Інвентаризація розрахунків включає розрахунки з банками, з бюджетом і позабюджетними фондами, з покупцями і замовниками, з іншими дебіторами і кредиторами і т.д.
Під час перевірки розрахунків потрібно встановити:
- чи рівні дебетові та кредитові залишки за рахунками розрахунків за балансом, залишками в оборотних відомостях, тут же виявиться заборгованість, через яку минули строки позовної давності;
- правильність і обґрунтованість заборгованості по недостачам і розкраданням, що така в бухгалтерському обліку, якщо така є.
Результати інвентаризації необхідно оформити з допомогою акта. Так як з цього року уніфіковані форми первинних документів стали необов'язковими, то акт можна скласти за формою, яка затверджена в обліковій політиці компанії. Якщо ж організація продовжує використовувати типові форми, можна скористатися бланком № ИНВ-17 «Акт інвентаризації розрахунків із покупцями, постачальниками та інші дебіторами і кредиторами», затвердженим постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 р. № 88 . Зразок такого акта наведено нижче.
Крім акта інвентаризації, необхідно підготувати бухгалтерську довідку. У ній зазначаються всі необхідні відомості про заборгованість, а саме, за яким договором виник цей борг, а також посилання на накладні, акти чи іншу первичку.
Також необхідно зробити розрахунок строку позовної давності, обґрунтувавши, тим самим, чому компанія враховує заборгованість у доходах поточного періоду. Бухгалтерська довідка має виглядати так.
Щоб не помилитися у розрахунку прибуток, бухгалтеру потрібно правильно визначати термін позовної давності по заборгованості. За основу можна взяти правила, встановлені Цивільним кодексом.
Насамперед потрібно визначити, у який термін компанія мала виконати своє зобов'язання перед контрагентом відповідно до умов договору. Можливо, договір було змінено, і тоді слід перевірити тексти додаткових угод до нього. Не виключено, що початковий термін у них продовжували.
Фактично заборгованість перед контрагентом могла виникнути не таку дату, яка прописана в договорі, а наприклад, на момент, коли від постачальника було отримано товар. Але відповідно до пункту 2 статті 200 ДК РФ , до розрахунку терміну позовної давності значення має саме договірний термін.
Сам термін позовної давності слід рахувати з наступного дня після того, як пройшов цей договірний термін. За загальним правилом термін давності становить три роки, як зазначено у статті 196 ДК РФ .
Термін позовної давності може перериватись, якщо компанія визнає свою заборгованість перед контрагентом. Тоді, згідно зі статтею 203 ГК РФ, термін давності потрібно розраховувати наново. Це дає компанії легальну можливість відстрочити сплату податку на прибуток із кредиторської заборгованості на три роки. Досить у будь-який спосіб підтвердити факт наявності цього боргу.
Які саме дії підтверджують борг, у законі не встановлено, але приблизний перелік є в пункті 20 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 12 листопада 2001 № 15, Пленуму ВАС РФ від 15 листопада 2001 № 18 .
Так, наприклад, для підтвердження боргу перед контрагентом можна направити контрагенту гарантійний лист, у якому компанія підтвердить свою заборгованість та вкаже термін, протягом якого планується її погасити. Те саме можна сказати про ситуацію, коли контрагенту перераховується хоча б частина суми за поставлені ним товари, або сплачується пеня за прострочення платежу.
Ще термін позовної давності можна перервати, склавши акт звіряння. Справа в тому, що в ідеалі акт звірки має підписати керівник компанії. Насправді ж цей документ найчастіше підписує головний бухгалтер. У разі судді можуть вважати, що термін позовної давності не переривається. Як приклад можна навести постанову ФАС Західно-Сибірського округу від 22 липня 2009 № Ф04-4295/2009 (10770-А67-50).
Тому якщо компанія хоче відкласти сплату податку з простроченої кредиторської заборгованості, то на акті звірки треба поставити підпис керівника, а також переконатися, що з боку контрагента цей документ також запевнив директор. І тут можна точно орієнтуватися на дату акта звіряння з метою податкового обліку.
Коли сума безнадійного до стягнення боргу підтверджено, залишається лише оформити наказ про списання. Після цього в бухобліку проводиться наступна проводка:
ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 91 субрахунок «Інші доходи»– списано кредиторську заборгованість.
Ця проводка списує кредиторську заборгованість, через яку минув термін давності, до складу інших доходів.
