Коли директор іде у відпустку, то для забезпечення координування виробничої діяльності та її контролю важливо покласти обов'язки на співробітника компанії. Він має бути компетентним у сфері управлінської діяльності. Для юридично грамотної реалізації заходу слід скласти наказ директора про покладання обов'язків директора на час відпустки. Розпорядча документація необхідна, навіть якщо керівник суб'єкта господарювання планує бути відсутнім на робочому місці кілька днів. На підприємстві завжди має бути особа, яка уповноважена до підпису документації.
Покладання обов'язків має бути оформлене документально
Обов'язки керівника компанії можна покласти на будь-якого працівника, який має, на думку директора, достатній рівень освіти та практичні управлінські навички. Оскільки передача повноважень пов'язана з управлінською діяльністю всього суб'єкта господарювання, то обов'язково є наявність довіри до потенційного заступника. До його обов'язків входитимуть заходи:
- підпис усієї документації, пов'язаної з діяльністю юридичної особи;
- організація та проведення ділових зустрічей;
- спілкування із співробітниками компанії;
- контроль діяльності суб'єкта господарювання загалом та його окремих відокремлених структурних підрозділів.
Зразок наказу про покладення обов'язків
Залежно від штатного складу співробітників обов'язки зазвичай покладаються на власних заступників або на керівників структурних підрозділів. Наказ слід видавати заздалегідь, але тільки щодо того співробітника, який дав попередню письмову згоду на заміщення директора у період його відсутності.
Про розпорядчу документацію суб'єкта господарювання
Покладання обов'язків іншого співробітника на період відпустки буде правомірно лише за документальному оформленні процедури.
Підписання керівником компанії наказу регулює відносини між працівниками та дозволяє уникнути спірних ситуацій між ними, а також із представниками уповноважених органів. Наказ, виданий на будь-яку тему про виробничі дії та відносини між співробітниками, відноситься до категорії розпорядчої документації. Вона створюється з кожного окремого випадку. Порядок її оформлення регламентується нормами діловодства. Вони не допускають підпису документа з додаванням косої межі або прийменника «за» перед посадою особи, яка має право підпису. Обов'язкове розшифрування ініціалів керівника компанії, який поставив підпис під наказом. Зразок наказу на покладання обов'язків директора на час відпустки допоможе компетентно оформити документ з огляду на всі нюанси, що забезпечують юридичну безпеку.
Реквізити наказу
Хто має право складати документ
Оформлення наказу перебуває у компетенції будь-якого працівника підприємства, який володіє знаннями діловодства. Це може бути юрисконсульт, кадровий співробітник, секретар чи працівник, який має інженерну посаду. Наказ набирає юридичної чинності тільки після його підпису директором.Без автографа керівника суб'єкта господарювання документ вважається недійсним.
Читайте також: Як заповнити заяву на ІПН: зразок
Підстава складання документа
Будь-яка розпорядча документація оформляється виходячи з будь-якої події. Ця інформація має бути відображена у наказі. У цій ситуації підставою для складання документа є відсутність директора через відхід його у щорічну відпустку. Як мету складання наказу можна зазначити забезпечення безперебійної роботи та здійснення компетентного координування суб'єкта підприємницької діяльності. Обов'язкові посилання законодавчі норми.
Макет розпорядчої документації
Це забезпечує можливість для роботодавців самостійно складати наказ у довільній формі з огляду на нюанси та особливості підприємства, а також власні принципи про порядок внутрішнього документообігу. Оскільки посада директора є відповідальною, то у розпорядчому документі про покладання обов'язків потрібно передбачити всі можливі нюанси, пов'язані з реалізацією посадових обов'язків.
Загальні правила оформлення документації для підприємства
У документ необхідно включити:
- назва суб'єкта підприємницької діяльності, де створюється наказ;
- інформацію про дату складання документа та дату вступу заміщувальної особи до повноважень директора;
- реєстраційний номер відповідно до внутрішнього обліку аналогічної документації;
- місце складання документа;
- підстави для покладання обов'язків, виражені на посиланні на ідентифікацію наказу про відпустку директора, складеного з урахуванням графіка відпусток по підприємству;
- перелік обов'язків, що покладаються;
- обмеження повноважень;
- тимчасовий період, який актуальне заміщення;
- наділення правом підпису;
- інформація про необхідність виконувати основні посадові обов'язки особою під час заміщення директора;
- оплата праці.
Нюанси та особливості оформлення
Порядок оформлення внутрішньої розпорядчої документації на підприємстві, і навіть її зміст, не регламентуються законодавчими вимогами. Документ може бути складений у довільному вигляді. Він може бути оформлений на аркуші будь-якого формату. Можливе використання фірмового бланку. Наказ може бути написаний від руки або надрукований на принтері.
