Управленческий процесс и его структура. Раздел iii

Введение

II. Основные этапы процесса управления

III.Типология процесса управления

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность изучения данной темы, на наш взгляд, непосредственно связана с тем обстоятельством, что процесс управления, хотя и играет в организации вполне определенную роль, тем не менее, как бы пронизывает всю организацию, касаясь и затрагивая практически все сферы ее деятельности .

Однако, необходимо отметить, что при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации, можно с достаточной степенью четкости установить границы деятельности, которая составляет содержание процесса управления.

Определенную специфику имеет процесс управления и внутри самой организации. О. С. Виханский и А. И. Наумов в своих рассуждениях подчеркивают, что позиции управления внутри самой организации в основном определяются тем предназначением и той ролью, которую призвана реализовать та или иная организация. Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, которое формирует и приводит в движение ресурсы организации для достижения определенных целей .

Управление как процесс формирует и изменяет, когда это необходимо внутреннюю среду организации, представляющее собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

Предмет исследования представляет собой управленческий процесс.

Объект исследования – содержание управленческого процесса.

Исходя из всего вышесказанного, целью данной работы является необходимость охарактеризовать содержательную составляющую процесса управления.

Достижение данной цели, на наш взгляд, предполагает решение следующих задач:

1. Осветить содержание процесса управления.

2. Выделить и охарактеризовать основные этапы процесса управления.

3. Классифицировать процесс управления.

В процессе написания данной работы нами были использованы следующие методы:

1. Анализ источников и используемой литературы.

2. Сравнительный метод.

Данная работа была написана с использованием нормативных источников и учебной литературы.

I . Содержание процесса управления

Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей.

В. Р. Веснин подчеркивает, что управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации .

Он подчеркивает то обстоятельство, что данные управленческие процессы совершенствуются вместе с развитием самой организации.

Он также заостряет внимание и на том, что управленческие процессы содержат как жесткие, формальные элементы, такие как правила, процедуры, официальные полномочия, и достаточно мягкие, как стиль руководства и организационные ценности. Целью конкретного управленческого процесса, как подчеркивает автор, является изменение или наоборот сохранение существующей управленческой ситуации, то есть совокупности тех обстоятельств, которые оказывают, или в будущем могут оказать влияние на развитие самой организации.

О. С. Виханский и А. И. Наумов в своих рассуждениях подчеркивают, что управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий.

Они указывают на ту особенность процесса управления, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности (см. рис.1).

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, по мнению О. С. Виханского и А. И. Наумова, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов .

Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 году А. Файоль, для процесса управления внутри организации характерно наличие, в общем – то однородных видов деятельности.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что, по мнению О. С. Виханского и А. И. Наумова, что для процесса управления характерно функциональное содержание. То есть авторы считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основные функции управления:

1) планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению;

2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками, а также установление взаимодействия между ними;

3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;

4) контроль, который заключается в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы .

На существование функциональной составляющей как содержательной стороны процесса управления заостряет внимание и Л. Е. Басовский. Он определяет процесс управления как непрерывную последовательность взаимосвязанных действий по реализации функций планирования, организации, мотивации и контроля .

Существуют и иные определения содержательной составляющей процесса управления.

По мнению А. И. Орлова и В. Н. Федосеева, термин «процесс управления» обозначает совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей .

В. Зигерт дает такое определение: «Управление – это такое руководство людьми и такое использование средств, которое позволяет выполнять поставленные задачи гуманным, экономичным и рациональным путем» . К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.

Более того, целеполагание – одна из основных обязанностей менеджеров, особенно первых руководителей.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что среди авторов – теоретиков в области менеджмента не сложилось единой точки зрения по вопросу трактовки содержательной стороны процесса управления.

Тем не менее, анализ приведенных трактовок показывает функциональную направленность в рассмотрении содержания процесса управления.

II . Основные этапы процесса управления

Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.

По нашему мнению процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволит выявить как закономерности процесса управления, так и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.

Исходя из всего вышесказанного, можно определить этап процесса управления как совокупность управленческих оп6ераций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью и отражает необходимость их существования .

Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.

Схематично данный процесс представлен на рис.2

Иной взгляд на рассматриваемую проблему содержится у О. С. Виханского и А. И. Наумова .

По мнению данных авторов, логическая схема процесса управления имеет следующий вид. Исходным началом развития процесса управления является появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.

Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи – реакции, которая должна привести к развитию процесса управления.

По мнению авторов, возможно появление трех типов реакции, которые наиболее рельефно выделяются из всего многообразия отличающихся отдельными нюансами реакций, встречающихся в реальной практике преобразования управления.

Первый тип – попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основные внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения, на их устранении.

Второй тип – стереотипный подход к решению возникающих задач. Это чаще всего попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным такого рода стереотипным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.

Ключевым понятием теории менеджмента является понятие управленческого процесса как одного из основных элементов управленческой деятельности. Что подразумевает его система, разберем в статье.

Вы узнаете:

Что включает в себя система управленческих процессов.
Из каких этапов состоит управленческий процесс.
Какие бывают методы управленческого процесса.
Как проводить анализ управленческих процессов.

Что такое управленческий процесс

Управление как деятельность представляет собой совокупность управленческих процессов , то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации и направленных на достижение цели.

Управленческие процессы в организации развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они могут быть:

первичными и производными;
одноступенчатыми и многоступенчатыми;
скоротечными и продолжительными;
полными и неполными;
регулярными и нерегулярными;
своевременными и запаздывающими и т. п.

Кроме того, процессы управления могут содержать как жесткие (формальные) элементы, например правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, например стиль руководства , организационные ценности и прочее.

Особенности управленческих процессов зависят как от объективных, так и от субъективных факторов. К первым относятся характер и сфера деятельности организации или подразделения, их структура и другое. Ко второй группе факторов относятся интересы руководства и персонала, а также неформальные связи.

Процесс организации управленческой деятельности

Специфика управленческой деятельности как одного из типов профессиональной деятельности определяется ее основной и общей задачей – необходимостью соорганизации деятельности сотрудников в направлении достижения общих целей компании на основе принципов иерархии .

Управленческая деятельность основана на работе управленческих работников. Численность менеджеров в компании зависит от размера организации, направления ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, финансовых показателей и стадии развития предприятия.

При этом всех управленческих работников организации можно отнести к одной из трех категорий:

Руководители – занимают наиболее высокую ступень в корпоративной иерархии, руководители компании принимают решения по основным вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.
Специалисты – выполняют функции, связанные с подготовкой и реализацией управленческих решений, деятельность таких работников сочетает в себе функции управления и исполнения.
Вспомогательный персонал – осуществляют информационное обслуживание аппарата управления, к таким сотрудникам относятся секретари, ассистенты, кассиры и т. д.

Ментальные ловушки, которые превращают успешного управленца в параноика

Вы можете сказать, что радуетесь проблемам в бизнесе и с нетерпением ждете их? Вряд ли. Тогда прочитайте статью электронного журнала «Коммерческий директор» и узнаете, что для создания и поддержки успешного бизнеса неприятности, даже большие, нужны вам так же, как жизнеспособный продукт или сервис. Не бегите от проблем - научитесь с ними справляться и извлекать из них пользу.

Система управленческих процессов

К элементам системы управления организации относят управленческий труд, который реализуется в определенном результате, его предмет и средства.

Предметом и продуктом труда в управленческих процессах является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация не всегда может использоваться на практике. Однако в результате обработки она трансформируется в управленческое решение, которое становится основой для конкретных действий.

Управленческие решения формируют определенный организационный порядок, который может гарантировать автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение управленческих действий без специальных распоряжений. Такая система значительно ускоряет и упрощает работу менеджеров.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует проведению операций с информацией – офисная техника, системы автоматизации, специальное программное обеспечение и рабочие инструменты работников.

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер подготавливает и реализует отдельные решения. Такой труд относится к категории интеллектуального и может существовать в трех формах:

эвристическая,
административная,
операторная.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений – организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд , как правило, относится к функциям руководителей. Он включает в себя такие виды работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация , проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки партнеров.

Важной особенностью административного труда является целевое управляющее воздействие. По типу такое воздействие может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием или похвалой. По форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким. По способу передачи информации целевые управляющие воздействия подразделяются на официальные и неофициальные.

Операторный труд направлен на обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Операторный труд включает следующие функции:

Документационная – оформление, размножение, сортировка и хранение документов.
Первично-счетная и учетная – сбор статистической, бухгалтерской и прочей информации о внутренних процессах в организации.
Вычислительная и формально-логическая – обработка и анализ собранной информации.
Коммуникативно-техническая – техническое обслуживание систем коммуникации между сотрудниками.

Этапы управленческого процесса

Любой управленческий процесс состоит из фаз. Фаза – это качественно определенная часть управленческого процесса. Переход из одной фазы в другую означает качественное изменение как самого процесса, так и системы, в которой он проводится.

Полное прохождение всех фаз процесса и возвращение к исходному состоянию образует цикл управленческого процесса. В общем случае цикл представляет собой полную совокупность последовательно осуществляемых стадий процесса.

Более узким понятием по сравнению с фазой является понятие этапа. Этапы выделяются только в тех управленческих процессах, которые ориентированы на достижение результатов. Этап управления – это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, целью которых является получение планируемого результата. Этапы имеют специфический характер и могут развиваться самостоятельно. Вместе с тем они неразрывно связаны, образуя целостную систему.

Система этапов:

Сбор и обработка информации, анализ и оценка ситуации.
Фактически обоснованное прогнозирование наиболее вероятных тенденций и особенностей развития объекта управления за определенный период на основе оценки устойчивых связей и зависимостей между прошлым, настоящим и будущим проекта.
Выработка и принятие управленческого решения.
Разработка системы мер, направленных на достижение поставленной цели – планирование .
Организация управленческих процессов – доведение до исполнителей поставленных задач, правильный подбор ресурсов и постановка задач исполнителям.
Мотивация и стимулирование исполнителей.
Учет и контроль управленческих процессов – сбор, обработка и анализ информации о ходе реализации управленческих задач.
Регулирование – последующее обеспечение оптимального функционирования всей системы управления.

Функции управленческого процесса

Основными целью управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, то есть совокупности обстоятельств, которые оказывают или могут оказать в будущем положительное или отрицательное влияние на развитие компании . Ситуацию можно оценить с помощью различных показателей:

длительность,
острота,
место и причины возникновения,
содержание,
круг участников,
важность,
сложность,
перспективы развития.

Методы управленческого процесса

Наиболее распространенной на сегодняшний день классификацией методов управленческого процесса является их классификация по содержанию. В этой связи выделяют:

организационные,
административные,
экономические,
социально-психологические методы управления.

Организационные методы призваны создавать необходимые условия работы организации. С их помощью деятельность компании нормируется, регламентируется и обеспечивается необходимыми инструкциями для персонала. К организационным методам управления можно отнести: подбор и работа с кадрами, организационное регламентирование, организационное планирование, организационный инструктаж, организационный контроль, организационный анализ.

Административные методы представляют собой способы воздействия на управляемый объект с помощью приказов, распоряжений, оперативных указаний, контроля над их выполнением, системы административных средств поддержания трудовой дисциплины и других инструментов. При этом основными задачами административных методов является обеспечение организационной четкости, дисциплинированности и эффективности работы руководства компании, поддержание необходимого распорядка в работе предприятия, управление персоналом и реализация принятых решений.

Недостаток административных методов управления заключается в том, что они поощряют исполнительность, но не инициативу. Способствовать проявлению инициативы и ответственности работников должны экономические методы управленческого процесса. В таком случае своевременное и качественное выполнение поставленных задач вознаграждается различными денежными выплатами или при помощи иных методов поощрения.

Социально-психологические методы управления представляют собой специфические способы воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы внутри компании. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду и воздействуют на личность с помощью психологических приемов. Такие методы управления, с одной стороны, должны сформировать благоприятный психологический климат в коллективе, а с другой стороны – раскрыть личные способности каждого работника и помочь его профессиональной самореализации.

Анализ управленческих процессов

Анализ управленческих процессов проводится с целью устранения слабых мест в системе управления организации или для ее реорганизации и радикального обновления. Поводом для проведения анализа может быть недовольство клиентов, неудовлетворительные результаты отчетности, обновление структуры компании в связи с ее расширением либо сокращение этой структуры.

Анализ управленческих процессов включает в себя систематический учет, документирование и оценку процессов по следующим критериям: затраты, фактор времени и качество. Инструментами документирования, которые чаще всего используются на практике, могут быть диаграммы, отражающие ход определенных действий, описания процессов, циклов, мероприятий или графическая сетка процессов.

Одним из самых распространенных методов анализа является метод калькуляции затрат процессов. Расходы , связанные с отдельными элементами управленческих процессов, определяются в рамках комплексной калькуляции затрат по месту их возникновения. Расходы основных процессов вычисляются путем суммирования расходов частных процессов.

При калькуляции частных расходов носителями затрат признаются только определенные расходы, которые возникли в организации. Если качественные расходы невозможно закрепить непосредственно по носителям затрат, тогда они переходят в производственный продукт.

Модели управленческих бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которые помогают в реализации работ или услуг для клиента. В деловой литературе бизнес-процесс часто представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, реализующих в совокупности определенную цель производственной деятельности, которая осуществляется в рамках заранее определенной организационной структуры.

Характерными для компаний бизнес-процессами являются выполнение заказа, разработка продукта, управление компанией, доставка продукции. На практике в каждой компании существуют типичные для ее сферы и взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, цель которых заключается в создании и реализации продуктов и услуг.

Бизнес-процессы в компаниях могут различаться по разным параметрам. К таким параметрам относят:

Вид деятельности : производственный процесс или оказание услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт, оказания услуг – нематериальный.
Вид выполнения : оперативные, то есть выполняемые процессы, или диспозитивные процессы, такие как планирование, управление.
Создание стоимости : прямые, изменяющие объект (монтировка), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (транспортировка).
Комплексность : макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).

Тема 8

Процесс управления

В этой теме для изучающих менеджмент будут освещены следующие вопросы:

Понятие процесса управления;

Свойства процесса управления;

Этапы процесса управления;

Стадии процесса управления;

Роль управляющего воздействия в процессе управления;

Постоянные воздействия;

Периодические воздействия;

Понятия: «действие», «воздействие», «взаимодействие»;

Направления и типы воздействия;

Источники воздействия в процессе управления.

В предыдущей теме мы показали, что каждая из систем предприятия (как системы управления) – управляемая и управляющая – имеетсвою организационную структуру, которая служит формой существования процесса. Следовательно, каждая из названных систем имеет и свой процесс.Ранее уже шла речь о процессе управляемой (производственной) системы, называемом производственным, независимо от того, материальное это или духовное (нематериальное) производство, где он протекает.

Процесс управления, протекающий в управляющей системе, имеет сходство с производственным процессом и свои особенности, объясняемые природой управленческого труда. Производственный процесс направлен на производство благ и услуг, а итогом процесса управления является подготовка управляющего воздействия и решений. В этом основное различие этих процессов.

8.1. Понятие процесса управления

Процесс (от лат. processus – продвижение) означает:

Последовательную смену явлений, состояний в развитии чего-нибудь;

Совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (производство продукции, подготовка решений).

Процесс управления – это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения целей организации.

Таблица 8.1.1.

Параметры	Процессы
Параметры	Процесс управления	Производственный процесс
Предмет труда	Информация	Материал, заготовки, деталь и др.
Средства труда	Инструмент, оргтехника, вычислительная техника и др.	Оборудование, оснастка, устройства и др.
Продукт труда	Информация в преобразованном виде (решение, план, отчет)	Деталь, узел, агрегат, изделие
Исполнитель трудового процесса	Руководитель, специалист, технический исполнитель	Производственный рабочий
Стадии процесса	Целеполагание, информационная работа, аналитическая работа, выбор варианта действий (выработка решения), организационно-практическая работа	Заготовительная, обработочная, сборочная, испытательная
Составляющие процесса	Операции, процедуры	Операции
Рабочее место исполнителя трудового процесса	С широкими границами	С узкими границами

Параметры процесса управления. Все протекающие на предприятии процессы (в сфере производства и управления) прежде всего являютсяпроцессами труда, поскольку и производство и управление – это совместный труд людей, совершающих целенаправленные действия по определённой программе. К параметрам (характеристикам) процесса управления можно отнести:

Предмет труда;

Средства труда;

Продукт труда;

Исполнитель трудового процесса (рис. 8.1.1.).

Рис. 8.1.1.

Общие функции выполняются во всех без исключения организациях с вещественным и духовным производством. Формирование конкретных функций зависит, как известно, от специфики производственной системы, сфер деятельности предприятия. Поэтому перечень конкретных функций может быть как угодно малым и как угодно большим в зависимости от размера организации и масштаба её производства.

На каждом конкретном предприятии в процессе управления задействованы всеобщие и конкретные функции для подготовки управляющего воздействия, подготовки, принятия и реализации решений.

8.2. Общая характеристика процесса управления

Процесс управления – это деятельность субъекта управления посогласованию совместного труда работающих для достижения целей организации.

Как научное понятие процесс управления выступает в единстве трёх своих сторон:

2) организации;

3) процедуросуществления (технологии управления).

1. С содержательной стороны процесс управления может быть охарактеризован как целенаправленное воздействие на состояние элементов, образующих систему управления. Процесс этот выражает единство различных частичных процессов (технических, экономических, социальных и др.), выполняемых аппаратом управления в определённых пространственных и временных границах применительно к конкретным объектам и уровням управления.

2. Организационная характеристика процесса управления выражает пространственную и временную последовательность его протекания, определяемуюциклом управления. Последний включает 1) определение целей и 2) осуществление функций управления. Важная роль в этом аспекте принадлежит делению процесса управления по принадлежности к компонентам системы управления и её уровням.

На уровне предприятия различают следующие типовые компоненты системы управления как объекты приложения процесса управления:

1) подсистему линейного руководства;

2) целевые подсистемы;

3) функциональные подсистемы;

4) подсистему обеспечения управления.

Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей – от мастера до директора предприятия. Целевые подсистемы охватывают:

Управление выполнением плана производства и поставок продукции;

Управление качеством продукции;

Управление ресурсами;

Управление развитием производства;

Управление социальным развитием трудового коллектива;

Управление охраной окружающей среды.

Функциональные подсистемы характеризуютсяспециализацией управленческой деятельности по выполнению соответствующих 1) конкретных и 2) специальных функций управления.

Подсистема обеспечения управления охватывает:

1) правовое обеспечение;

2) информационное обеспечение;

3) организацию и внедрение нормативного хозяйства;

4) делопроизводство;

5) оснащение предприятия техническими средствами управленческого труда.

3. С процедурой (технологической) стороны процесс управления представляет собой связь определённых его стадий и фаз, получающих своё выражение и закрепление в их дальнейшем членении на виды работ, операции и действия, а также процедур, алгоритмов и т. д.

Понятие процесса управления тесно связано с категориейпотенциала управления, под которым понимается совокупность располагаемых системой управления возможностей и ресурсов управления информационных, материальных, трудовых, финансовых, опыта и квалификации кадров, традиций управления.

Процесс управления с содержательной стороны может выглядеть так (рис. 8.3.1.):

Рис. 8.3.1.

Методологическое содержание,

Функциональное содержание,

Экономическое содержание,

Организационное содержание,

Социальное содержание

Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития воздействия в каждом акте его осуществления

Этап – это совокупность операций (действий), характеризующихся качественной определенностью и однородностью и отражающих необходимую последовательность их существования.

Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов:

Постановки цели (целеполагание),

Оценки ситуации,

Определения проблемы,

Выработки управленческого решения.

Раскроем поэтапную последовательность процесса управления наглядно (рис. 8.3.2).

Рис. 8.3.2.

Цель –это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система. В научном определении её можно сформулировать как идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния системы. Процесс управления начинается с постановки цели воздействия. Если он является сознательно осуществляемым процессом, целенаправленным и целесообразным, он может начинаться только с уяснения, определения и постановки цели воздействия.

Ситуация – это состояние управляемой системы, оцениваемой относительно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать лишь отклонение от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осуществляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликтна или неконфликтна обстановка. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели, следовательно, всегда существует ситуация.

Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество противоречий. Акт воздействия необходим для разрешения этих противоречий,для приближения состояния системы к цели. Но это возможно лишь в том случае, если мы найдём ведущее противоречие, разрешение которого поведёт за собой разрешение всех остальных.

Проблема – это ведущее противоречие ситуации и цели, на разрешение которого должно быть направлено воздействие. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.

Управленческое решение – это нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по реализации решения в управляемой системе. Является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.

Функциональное содержание процесса управления. Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы.

Процесс управления представляет собой совокупность логически связанных между собой управленческих действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации и направленных на достижение цели . Процессы подразделяются на первичные и производные; одноступенчатые и многоступенчатые; скоротечные и продолжительные; полные и неполные; регулярные и нерегулярные; своевременные и запаздывающие и т.п.

Их особенности определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации или подразделения; их структура; нормы; правила и др.) так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т.п.) факторами.

В совокупности управленческие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз, подразделяемых на стадии, этапы, каждый из которых характеризуется решаемыми в его рамках задачами.

К фазам процесса управления относятся:

1) поступление сигнала из внешней среды или самой организации о возникшей проблеме;
2) отбор информации, необходимой для принятия решения исходя из его значимости и полезности для субъекта (из внешней среды) и о состоянии контролируемого параметра, степени достижения цели (из внутренней среды);
3) выработка и принятие решения;
4) доведение решения до исполнителя, организации его выполнения;
5) контроль, оценка полученных результатов, внесение корректив в ход дальнейшей работы;
6) вознаграждение или наказание исполнителей.

Система управленческой деятельности состоит из трех элементов: работник, ситуация, процесс.

Целью конкретного управленческого процесса является изменение, или наоборот, сохранение управленческой ситуации, т.е. такой совокупности обстоятельств, которая может (в будущем) положительно или отрицательно повлиять на бизнес-систему.

Ситуация характеризуется: продолжительностью; остротой; местом и причинами возникновения; содержанием; скоростью, продолжительностью (реактивно возникающие управленческие ситуации в основном краткосрочны) и направленностью протекания процессов, числом и кругом участников; важностью, сложностью, перспективами развития и т.п.

При изменении ситуации изменяются задачи и методы управления.

Объектами управления являются:

– деятельность (планирование, постановка задач, контроль);
– люди (обеспечение сотрудничества, кадровая политика, мотивация, обучение);
– внешние связи;
– организация как таковая, процессы совершенствования системы, структуры, технологии деятельности и самого управления.

Управленческую деятельность осуществляет субъект – лицо (человек, подразделение, организация), которое способно выбрать собственные цели и способы их достижения, конкретные функции, тип поведения. Он обладает суверенностью, возможностью определять свою судьбу.

К элементам процесса управления относятся: управленческий труд, его предмет и средства.

Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация в результате обработки превращается в управленческое решение, служащее руководством для осуществления конкретных действий.

При этом важно обеспечить так называемый организационный порядок (совокупность сформированных норм и связей), обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений, что ускоряет и упрощает работу аппарата управления.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией – от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер обеспечивает реализацию отдельных задач.

Он относится большей частью к категории умственного труда, осуществляемого в виде нервно-психических усилий, и существует в двух формах: эвристической и административной. Такой труд требует инициативности в принятии решений (и одновременно умения подчиняться), повышенной ответственности.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем, стоящих перед управляющими, и разработке вариантов их решений – организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, координация деятельности подчиненных, контроль, оценка, мотивация; проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.

Труд в управлении подразделяется на следующие виды:

– функциональный (по комплексам деятельности и операциям);
– профессиональный;
– квалификационный;
– организационно-технологический (по операциям и уровням).

Важнейшим признаком административного труда является целевое управляющее воздействие, которое помогает исполнителю работать лучше.

Различаются следующие воздействия:

– пассивное, непосредственно не влияющее на работников, а лишь регулирующее их поведение (правила);
– активное (ограничивающее или предупреждающее негативное поведение; поощряющее позитивное).

По типу воздействие может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой, критикой и др. По форме – непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким. По способу – официальным и неофициальным, которое дополняет официальное и сегодня считается более предпочтительным (многие ситуации разрешаются только на его основе).

Целевое управленческое воздействие можно осуществлять только при наличии определенной ценностной ориентации и при его соответствующей технологической разработке специальными лицами. В результате возникает разделение на управляющих, обладающих властью, и управляемых, обязанных им подчиняться.

В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими причинами.

Во-первых, масштабами, количеством и структурой решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.

Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, порой в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.

В-третьих, потребностью оперативно, самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.

Управленческий труд как процесс взаимодействия субъектов при выполнении управленческой задачи состоит из отдельных работ, объектом которых являются один или группа носителей информации (чаще всего документы). Работы от момента поступления сведений до передачи их в преобразованном виде другим лицам в форме устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и др.) для исполнения или хранения.

Каждая работа представляет самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которой информация, являющаяся его предметом, подвергается однократному изменению или перемещению). Число таких операций может достигать 1000, а каждая из них содержать до 20–30 элементов.

К разновидностям управленческих операций относятся:

– сбор, изучение, обработка и анализ информации;
– формулировка выводов;
– оформление результатов.

Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие операции (наиболее сложные) предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.

Логические операции выполняются но заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и, в отличие от первых, регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.

Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.

По оценкам, удельный вес творческих операций у руководителей составляет 60%, у специалистов – 40%, у технических исполнителей доля логических операций – 20%.

Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, называется управленческой процедурой.

Эта процедура должна отражать цель работы, производственные и информационные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохождения, содержание и быть минимально сложной и трудоемкой.

Управленческие процедуры обеспечивают:

– организационный порядок и рациональную последовательность выполнения управленческих работ;
– равномерную загрузку, согласованность и единство действий персонала;
– принятие решений на оптимальных уровнях управления;
– экономию времени;
– ограничение субъективного влияния на принятие решения вышестоящих руководителей.

Чаще всего процедуры выполняются по правилам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает его от личной зависимости. Но одновременно с ограничением произвола ограничивается свобода действий и увеличиваются бюрократические препоны.

В процессе функционирования и развития организации некоторые ее элементы приобретают дисфункциональные свойства, которые необходимо нейтрализовать.

Эта задача решается путем регулирования – разновидности управленческой деятельности по созданию необходимых условий для осуществления элементами, частями организации своих текущих функций и для развития в соответствии с заданными параметрами и конкретными задачами при изменении ситуации.

Регулирование осуществляется путем:

– устранения причин, вызывающих отклонения;
– компенсации возмущений;
– приведения всех процессов и элементов в режим, который отвечает нормативным требованиям.

В результате устраняются рассогласования в процессе выполнения функций организацией в целом и ее элементами и поддерживается необходимый режим функционирования.

Реферат по предмету менеджмент на тему :

Управленческие процессы в организации

Введение 3

Управленческий процесс 4

Управленческий цикл и его этапы 6

Производство и управление им 9

Управление ассортиментной политикой предприятия 15

Материально- техническое обеспечение предприятия 20

Сбытовая политика предприятия 21

Заключение 24

Список литературы 25

Введение

Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации. Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:

1) получение и анализ информации;

2) выработка и принятие решений;

3) организация их выполнения;

4) контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы;

5) вознаграждение или наказание исполнителей.

Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; скоротечными и продолжительными; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процессы содержат как жесткие (формальные) элементы, например, правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и прочее.

Управленческий процесс и его характеристика

Любой управленческий процесс состоит из определенных фаз (стадий).

Фаза (стадия) - качественно определенная часть процесса. Переход из одной фазы в другую предполагает существенные качественные изменения как самого процесса, так и системы, в которой он осуществляется.

Полное прохождение стадий процесса и возвращение к исходному образует цикл. В общем случае цикл - это полная совокупность последовательно осуществляемых стадий целостного процесса.

Этап - более узкое понятие, чем фаза. Этапы выделяются только в процессах, ориентированных на достижение результатов. Этапы управления - это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, в целях получения планируемого результата. Имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно. Вместе с тем они неразрывно связаны, более того, они как бы проникают друг в друга. Иными словами, все управленческие этапы образуют целостный управленческий цикл.

Управленческий цикл - это завершенная последовательность повторяющихся активных действий, направленных на достижение поставленных целей. Управленческий цикл начинается с уяснения задачи или проблемы и заканчивается достижением определенного результата. После этого цикл управления повторяется. Частота его повторения определяется конкретным типом и природой управляемой системы. В социальных системах этот цикл повторяется непрерывно. Конечная цель управления системой может достигаться одним или несколькими циклами управления.

Циклическая реализация процессов позволяет устанавливать и фиксировать характерные черты, общие зависимости, единые закономерности процессов и обеспечивать на этой основе их рациональную процессуализацию и предвидение.

Общая система этапов:

сбор и обработка информации, анализ, уяснение и оценка обстановки - диагноз;

научно обоснованное предсказание наиболее вероятного состояния, тенденций и особенностей развития объекта управления на период упреждения на основе выявления и правильной оценки устойчивых связей и зависимостей между его прошлым, настоящим и будущим - прогноз;

выработка и принятие управленческого решения;

разработка системы мер, направленных на достижение поставленной цели, - планирование;

своевременное доведение до исполнителей поставленных задач, правильный подбор и расстановка сил, мобилизация исполнителей на выполнение принятого решения - организация;

активация деятельности исполнителей - мотивация и стимулирование;

получение, обработка, анализ и систематизация сведений о ходе реализации заданий, проверка того, насколько организация дела и результаты исполнения соответствуют принятым решениям, - учет и контроль;

общий для 4-х последних этапов - обеспечение пропорционального и непрерывного функционирования всей системы управления путем установления текущих оптимальных связей между отдельными исполнителями - регулирование.

Данный алгоритм позволяет определить место каждого этапа в процессе управления, овладеть технологией и методикой, навыками и умением руководить коллективом. Строго последовательное расположение этапов показывает зависимость качества системы управления от каждого отдельного элемента и реализуемых функций. Начало выполнения очередного этапа не означает окончания предыдущего. Например, работа с информацией осуществляется на протяжении всего управленческого цикла, корректировка плана происходит в ходе его выполнения и т.д.

Начинается цикл с появления управленческой проблемы. В качестве проблемы могут выступать как задачи, указания начальника, так и собственные задачи. В нашем случае проблему можно определить как вопрос, который объективно возникает в ходе управления, и решение которого представляет практический интерес, соответствует поставленным целям.

Управленческий цикл и его этапы

1. Диагноз

Диагноз - сбор и обработка информации, анализ, уяснение и оценка обстановки.

Решение проблемы требует наличия управленческой информации. Это множество сообщений, необходимых для осуществления процесса управления.

Требования к информации: полнота, объективность, достоверность, оперативность, непрерывность поступления.

Информация поступает из вышестоящего звена управления или может собираться самостоятельно. В первом случае информация обязательно уясняется, во втором случае необходимо применение научных методов сбора.

2. Прогнозирование

Под прогнозом понимается научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта в будущем, об альтернативных путях его развития и сроках существования.

Процесс разработки прогноза называется прогнозированием. Это специальные исследования, преимущественно с количественными оценками и с указанием тенденций, характера и определенных сроков изменения объекта управления.

Прогнозирование имеет два аспекта: предсказательный, подразумевающий описание возможных или желательных перспектив, состояний, решений проблем будущего, и предуказательный, предусматривающий собственно решение этих проблем. Следовательно, прогноз - не самоцель, а средство для выработки управленческого решения и планирования.

3. Решение

Принятие решений - одна из фундаментальных задач управленческой деятельности, и именно в этой точке управленческого цикла весьма часто начинаются неприятности. И не только тогда, когда решение оказывается неверным, - немало хлопот бывает и с правильными, грамотными решениями (С. Макаров).

В научной литературе управленческое решение представлено в двух аспектах - широком и узком.

В широком аспекте управленческое решение рассматривают как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

В узком смысле слова под управленческим решением понимают выбор альтернативы, акт, направленный на разрешение проблемной ситуацииСм.: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. - М.: Дело, 1992.. Управленческое решение - это процесс подготовки и выбора из некоторой совокупности одного или нескольких взаимосвязанных методов воздействия на объект управления в целях его изменения или стабилизации.

4. Планирование

На базе результатов прогноза и решения руководителя проводится планирование и формируется план деятельности.

Планирование заключается в установлении определенной последовательности и способов выполнения войсками каждой из задач, распределении усилий войск и материальных средств по задачам и направлениям действий, установлении порядка взаимодействия и всех видов обеспечения, позволяющих реализовать решение и достигнуть поставленной цели.

Планом называется официальный документ, в котором отражаются:

прогнозы развития организации в будущем;

промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями;

механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов;

стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

При планировании необходимо учитывать его принципы:

единство;

непрерывность;

гибкость;

координация и интеграция;

обоснованность;

скрытность (в условиях боевой обстановки).

5. Организация

Состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений, а также порядка и условий работы всех элементов и звеньев системы.

Этапы планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются: планирование готовит почву для того, чтобы реализовать цели, стоящие перед частью (подразделением), а организация как функция управления создает рабочий процесс, главным компонентом которого выступают люди. Таким образом, планирование и организация как бы материализуют управление, делают его фактом социальной действительности.