Заполнение табеля выхода на работу. Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость. В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее. Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

Паспорт гражданина
Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести , для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу. В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по , в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение - система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная , в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

1. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работн ик в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (), вторые утверждают, что ставить надо код В (). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ , нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ( , ), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

7. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Работодатель должен учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Поэтому табель учета рабочего времени – обязательный документ в организации. Какую форму табеля выбрать и как ее правильно заполнять, поговорим в статье.

В статье:

Скачайте документы по теме:

Табель учета рабочего времени: бланк

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату . Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Определите, какую форму табеля лучше вести в организации

Коммерческие предприятия используют одну из типовых форм № Т-12, № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Или же разрабатывают форму документа самостоятельно, учитывая действующие законы. Бюджетные организации применяют форму 0504421 (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) позволяет одновременно проверять соблюдение , а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Важно! Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда. Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа.

Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

наименование;
дата составления документа;
наименование компании или отдела;
единицы измерения;
должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421) – типовая форма, входящая в Перечень унифицированных форм первичных документов, которые были утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Применять ее обязаны:

органы местного самоуправления;
государственные органы;
органы управления внебюджетными государственными фондами;
государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени , чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Шпаргалка. Как исправить самые распространенные ошибки в табеле

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Как составить табель учета рабочего времени:

методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Положение о табельном учете рабочего времени

Метод №1. Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке. В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод №2. Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Использование кодов при заполнении табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Таблица. Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Сведения о работе
	Цифровой	Буквенный
Длительность работы днем
Продолжительность работы в выходные или нерабочие праздничные дни

Длительность работы в выходные дни и нерабочие праздничные дни


Ежегодный оплачиваемый отпуск
Порядок ведения табеля учета рабочего времени и дополнительные коды Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе. Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение. Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20). Например, чтобы зафиксировать перерывы для кормления маленького ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ), их включают в рабочее время сотрудницы, а оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения можно использовать буквенный код «КР», который расшифровывается как кормление ребенка, а также цифровой код «37». В нижних строках нужно отражать продолжительность перерыва. Закрепляем на практике: ведение табеля учета рабочего времени Сотрудник ПАО «Феникс» Коломеец А. В., разнорабочий, табельный номер 93, в период с первого июля 2019 года по двадцатое июля находился в основном оплачиваемом отпуске. Остальные дни без отклонений. Работает по графику по восемь часов в день установленные пять дней в неделю, с двумя выходными (СБ, ВС). Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа. Для учета рабочего времени используйте условные и дополнительные коды в унифицированных формах табеля № Т-12 или № Т-13. При суточном режиме работы отражайте количество часов работы днем и ночью. В предпраздничный день уменьшайте рабочий день на один час для всех, включая работников с неполным и сокращенным днем.

На основании ст. 91 Трудового кодекса РФ все работодатели должны контролировать, сколько часов по факту отработал каждый их подчиненный. Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. была утверждена специальная форма «Табель учета рабочего времени».

Вы узнаете:

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году.
Какие обозначения используются.
Как заполняется табель учета рабочего времени при совместительстве.
Как отмечаются отпускные дни в табеле учета рабочего времени.
Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени.
Как правильно отразить больничный в табеле учета рабочего времени.
Какие вопросы возникают у кадровиков при заполнении табеля учета рабочего времени.
Какие наиболее частые ошибки допускают кадровики при ведении табеля учета рабочего времени.

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году

Табель учета рабочего времени является одним из важнейших кадровых документов. Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени. При этом не имеет значения, в каком направлении работает компания и какая у нее форма собственности. В табеле отражают количество часов и дней (смен), отработанных персоналом. Форма табеля учета рабочего времени может быть как бумажной, так и электронной.

Скачать табель учета рабочего времени

Информация, отраженная в табеле учета, должна быть заверена. Поэтому перед полным переходом на электронный учет следует оформить электронные подписи ответственных сотрудников: начальника структурного отдела, специалиста кадровой службы и табельщика.

В 2018 году для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 или Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России.

Формы отличаются друг от друга. Т-12 - это универсальный вариант, который используют не только для учета рабочего времени, но и для расчета и начисления зарплаты персоналу. Когда заполняют раздел «Расчет с персоналом по оплате труда», вписывают коды вида оплаты в табеле по форме Т-12.

Табель по форме Т-13 ведут для учета рабочего времени, если в компании действует автоматическая система (турникет) явок-неявок.

Работодатель вправе пользоваться собственными бланками, предназначенными для аналогичных целей.

Важно: самостоятельно разрабатывать учетные формы вправе лишь коммерческие предприятия. Государственные и бюджетные организации применяют типовую форму № 0504421 (согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).

Если мы говорим о небольшой компании с малой численностью персонала, то можно использовать один общий табель. Если предприятие масштабное, для каждого структурного подразделения обычно заводят отдельный табель учета. Оформляет его ответственный сотрудник, который занимается ведением учета рабочего времени (табельщик), бухгалтер, специалист кадрового отдела или любое другое должностное лицо.

Чтобы автоматизированно учитывать рабочее время, используют форму Т-13, состоящую лишь из одного раздела.

Скачать образец табеля учета рабочего времени по формату T-13

Необходимо соблюдать все установленные правила, когда вы создаете табель учета рабочего времени. Бланк, который предприятие составило по любой указанной форме, может быть дополнен нужными видами сведений - это определяет работодатель. Основное условие - наличие обязательных реквизитов, а именно:

даты составления и наименования документа;
полного названия компании и ее структурного подразделения;
единиц, в которых измеряется время, отработанное сотрудниками;
должностей, ФИО и личных подписей работников, ведущих учет.

Тест и планировщик, которые помогут успеть все за полдня

Консультант «Газпрома» подробно объяснил для редакции журнала «Коммерческий директор», как справляться со всеми делами вдвое быстрее. Тест поможет вам проверить, как вы управляете временем, а автоматизированный планировщик – быстро разобрать задачи.

Какие обозначения используются в табеле учета рабочего времени

На титульном листе унифицированной формы представлен детальный список условных обозначений, используемых при заполнении табеля. Чаще всего встречаются такие цифровые коды или их буквенные аналоги:

01 (Я) - работа в дневное время;
02 (Н) - работа в ночное время;
03 (РВ) - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
04 (С) - сверхурочный труд;
05 (ВМ) - вахтовый метод;
06 (К) - ;
07 (ПК) - повышение квалификации с отрывом от производства;
08 (ПМ) - повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
09 (ОТ) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
10 (ОД) - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
11 (У) - учебный отпуск с сохранением зарплаты (проставляется в табеле учета рабочего времени сотрудников, которые совмещают работу и учебу в 2018 г.);
12 (УВ) - сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
13 (УД) - учебный отпуск без сохранения зарплаты;
14 (Р) - отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
15 (ОЖ) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
16 (ДО) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
17 (ОЗ) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
18 (ДБ) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
19 (Б) - временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
20 (Т) - временная нетрудоспособность без назначения пособия;
24 (ПР) - прогул;
26 (В) - выходной или нерабочий праздничный день;
30 (НН) - неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Код «30» ставят до выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. К примеру, если становится известно, что работник заболел, и этот факт подтверждает справка из медучреждения, код «30» или «НН» меняют на «19» или «Б».

Если компании мало типового перечня кодов, чтобы отражать производственные ситуации, она в любой момент вправе внести дополнения. Для закрепления корректировок выпускают приказ. Это предусматривает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

Скачать образец приказа о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени

Правильное ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени можно вести 2 способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
регистрацией различных отклонений.

Выбор способа зависит от трудового распорядка. Систему ведения табеля учета рабочего времени устанавливают при формировании учетной политики предприятия, которую регламентирует приказ руководства. В учетной политике фиксируют, в течение какого времени табель нужно предоставлять в бухгалтерию.

Если табель учета использования рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок и неявок , то в документе в отдельных клетках отмечают календарные дни месяца. Обязательно проставляют коды явок и неявок, под которыми указывают общее количество отработанных сотрудником часов.

Если используют метод регистрации отклонений , в документе отражают лишь отступления от установленного рабочего времени (если они зафиксированы). В нем отмечают неявки, опоздания, сверхурочные часы. Неявки всегда учитываются в днях. В верхней строчке графы фиксируют код условных обозначений. Нижние графы не заполняют.

Если продолжительность дня и смены остается неизменной, фиксируют только отклонения от норматива времени (неявки, опоздания). Если продолжительность работы нормальная, фиксировать можно лишь неявки на работу.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, ему присваивают два табельных номера и два раза вписывают его в документ - как совместителя и как основного работника. Рассмотрим правильное заполнение табеля учета рабочего времени на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12.

При заполнении табеля пользуются цифровыми или аналогичными буквенными кодами. Отметим, что табель учета в разных компаниях могут вести по разным правилам.

Пример ведения табеля учета:

номер работника по порядку (1);
Ф. И. О, должность или специальность (2);
табельный номер (3).

В 4 и 6 графах есть строчки, где нужно указывать, сколько времени ежедневно работает каждый сотрудник в течение месяца. В верхней строчке проставляют код временных затрат на конкретную дату (4). В нижней строке отражают длительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах (5). Если требуется, увеличивают количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени. В верхних строчках 5 и 7 проставляют количество отработанных дней (6), а в нижних - общее количество отработанных за полмесяца часов (7).

По результатам каждого месяца для работника вносят общее количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Далее устанавливают, сколько сверхурочных часов было у сотрудника (11). Заполнять табель учета лучше в таком же порядке, чтобы не ошибиться.

К ночным часам относят период с 22:00 до 6:00. Подсчитайте, сколько в сумме ночных часов отработал сотрудник за учетный период и включите получившееся число в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, отработанных в выходные или праздничные дни (если на них выпал рабочий период (13).

В 14 графе обозначьте все неявки. В верхнюю строчку внесите количество дней (14), в нижнюю - количество неотработанных часов (15). В графу 15 занесите код (16), а в графу 16 - количество дней и часов неявки, указав код (17). Далее в табеле должны расписаться ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени (18), начальник отдела (19) и сотрудник кадровой службы. Обязательные реквизиты - наименование должностей этих лиц и их личные подписи с расшифровкой.

После указанных процедур лицо, отвечающее за ведение табеля, отдает документ бухгалтерскому отделу. На основании табеля работникам рассчитывают и начисляют зарплату.

Важно! Основанием для включения в табель или исключения из него работника должны быть документы по кадровому учету, например приказ об увольнении, приеме на работу, трудовой договор. Обязательное требование - документальное подтверждение отметки о причинах несоблюдения режима.

Основанием для внесения отметки может быть приказ, больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, предупреждений о простое и т. д. В табеле не должно быть отметок об оказании услуг на основании гражданско-правовых договоров.

10 советов о том, как управлять сотрудниками отдела продаж

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по общим правилам. Количество часов, отработанных совместителем в тот или иной день, отражают в ячейках с соответствующими датами. Выходные дни отмечают кодом «В», отпуск - пометкой «ОТ», дни больничного, подтвержденные документально, - «Б».

Табель учета рабочего времени совместителя разрабатывают по особым правилам. Известно, что российское законодательство запрещает совместителям работать в учреждении больше чем на полставки. То есть по сравнению с другими сотрудниками совместитель обязан работать меньше.

Если на предприятии действует стандартная пятидневная рабочая неделя, то в течение каждого рабочего дня совместитель вправе работать 4 часа. При скользящем или сменном графике ежедневно он может работать разное количество часов. Главное, чтобы не превышалась общая норма нагрузки.

Остановимся на правилах заполнения табеля учета для совместителя.

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по тем же правилам, что и у обычных сотрудников. Табель учета рабочего времени (в Excel или в другой программе) оформляют по одним и тем же требованиям.
Совместитель не может работать больше, чем предусматривает его нагрузка.
В разные рабочие дни сотрудник вправе трудиться разное количество часов - все зависит от графика как на дополнительном, так и на основном месте работы.
Если в какой-либо из дней совместитель не работает на основном месте, он вправе работать как совместитель полный день (не превышая общий норматив часов).

Отработанное как внутренними, так и внешними совместителями время учитывают по общим правилам. Отличия заключаются лишь в количестве отработанных часов. Но между учетом рабочего времени внутренних и внешних совместителей различия есть.

Мы знаем, что внешним совместителем называют сотрудника, основное место работы которого - другая организация. То есть табель учета рабочего времени для него должен включать в себя лишь одну строку - должность, которую совместитель занимает в данной компании.

Внутренний совместитель - это сотрудник, занимающий в одном и том же учреждении две должности. Соответственно, его рабочее время по одной и второй должности фиксируют в одном и том же табеле учета. Важно, что отработанное время по каждой из должностей следует учитывать в отдельном порядке. Суммировать отработанные по совместительству часы запрещено. Табель учета рабочего времени содержит отдельные колонки с кодом «СВ».

Ниже мы приведем примеры работы по совместительству с пятидневкой для внешних совместителей, работу по стандартному режиму для внутренних совместителей, а также работу внутреннего совместителя с пятидневной рабочей неделей по основной должности и скользящим графиком по дополнительной.

Порядок учета рабочего времени внешнего совместителя (Петрова Д. А., бухгалтер) при работе по совместительству по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отработано

Иванова Е. С. Секретарь

Петрова Д. А., бухгалтер

Порядок учета отработанного времени внутренним совместителем при работе по пятидневной рабочей неделе по основной должности и скользящему графику по дополнительной:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., процедурная медсестра, постовая медсестра

Порядок учета рабочего времени внутреннего совместителя по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., секретарь, инспектор отдела кадров

Как отразить отпуск в табеле учета рабочего времени

Отмечать информацию о фактически отработанных часах и об отдыхе можно в типовых табелях, а также в документах, которые работодатель сформировал сам.

Как правило, специалисты кадрового отдела пользуются готовыми формами. На это есть несколько причин: их удобнее всего применять, их не нужно отдельно утверждать и согласовывать, и в ходе проверок инспекторы ГИТ не задают в их отношении никаких вопросов. Чтобы фиксировать отработанное время, можно использовать формы Т-12, Т-13 или ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени». Табель формы Т-12 необходим для расчета зарплаты за проработанное время.

В табель учета рабочего времени заносят сведения о явке и неявке сотрудника на работу и количестве отработанных им часов. Явки и неявки специалиста классифицируют отдельно (работа ночью, в выходной, отпуск за свой счет и т. д.), так как от вида отработанного времени, а также от причины неявки на работу напрямую зависит сумма его заработной платы.

Фиксировать в табеле учета рабочее время и отпуска может отдельный ответственный за это сотрудник, к примеру табельщик, специалист по кадрам или бухгалтер. Эта обязанность должна быть прописана в трудовом соглашении с соответстующим сотрудником. Также можно издать приказ о назначении специалиста, ответственного за ведение учета.

Формы Т-12 и Т-13 - это таблицы, каждая строчка в которых отведена отдельному работнику. Столбцы предназначены для внесения дат. В соответствующей ячейке каждого дня проставляют код из букв и цифр, отражающий вид рабочего или нерабочего времени. В ячейке ниже отмечают, сколько именно часов отработал сотрудник.

Условные обозначения для отражения отпуска в табеле учета рабочего времени:

Всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Его предоставляют каждый год в порядке очереди (исключение составляют несколько категорий сотрудников, которые вправе выбирать даты на свое усмотрение). В ряде ситуаций, если работник и работодатель приходят к соглашению, отпуск делят на части или переносят на следующий год.

Несмотря на то, что график всегда формируют заблаговременно (за две недели до нового календарного года), отпускные дни в табеле учета рабочего времени не стоит указывать заранее. Если работник выйдет из отпуска раньше времени или заболеет, в табель придется вносить соответствующие изменения.

После ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск работник, отвечающий за ведение учета, ежедневно обязан вписывать в табель код ОТ или 09.

Работники определенных категорий вправе брать не только ежегодный 28-дневный отпуск, но и дополнительное оплачиваемое время. Такой отдых можно взять вместе с основным отпуском , его частью или отдельно.

Право пользоваться дополнительными отпускными днями есть у специалистов, работающих:

по ненормированному рабочему дню (если данное условие прописано в трудовом договоре) - 3 календарных дня и больше;
во вредных (2, 3, 4 степень) или опасных условиях труда - 7 и более календарных дней;
в особых условиях труда (список сотрудников и длительность дополнительного отпускного периода устанавливает Правительство РФ).

Важно! В табель учета рабочего времени дополнительный отпуск нужно вносить в отдельном порядке, даже когда дополнительные дни идут сразу за основным отпуском. Для этого ставят код ОД или 10.

Российское законодательство разрешает сотрудникам брать не только ежегодный основной и дополнительный отпуск, но и пользоваться:

неоплачиваемым отпуском;
учебным отпуском (при котором сохраняется средняя заработная плата, заработок не сохраняется или выплачивается частично);
отпуском по беременности и родам для женщин;
отпуском по уходу за ребенком.

Рассмотрим, как каждый из этих отпусков фиксируют в табеле учета рабочего времени.

На основании ст. 128 Трудового кодекса РФ каждый сотрудник вправе попросить работодателя о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска в определенный день/дни, чтобы решить личные вопросы. Речь идет о так называемом отдыхе за свой счет. Работодатель сам решает, предоставлять работнику такой отпуск или нет. Если сотрудник берет неоплачиваемый отпуск, в табеле учета ставят код ДО или 16.

В этой же статье (ст. 128 Трудового кодекса РФ) сказано об обязанности работодателя в ряде ситуаций предоставлять отпуск за свой счет по просьбе сотрудника. Право на такой отдых есть:

у работающих пенсионеров (по возрасту). Ежегодно они могут брать не более 14 календарных дней отпуска;
у родителей и супругов военнослужащих, работников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможни, работников учреждений и органов УИС, лиц, которые погибли или умерли в результате ранения, контузии или увечья, полученных при выполнении воинских обязанностей или в итоге болезни, связанной с прохождением воинской службы, - до 14 календарных дней ежегодно;
у работающих инвалидов - 60 календарных дней ежегодно;
у сотрудников, у которых рождается ребенок, регистрируется брак, умирают близкие родственники - до 5 календарных дней.

Такой отпуск без сохранения зарплаты в табеле фиксируют в виде кода ОЗ или 17.

Дополнительным отпуском, при котором сохраняется средний заработок, на основании ст. 173 Трудового кодекса РФ вправе пользоваться сотрудники, работающие и при этом получающее высшее или среднее профессиональное образование очно-заочно или заочно, то есть не отрываясь от работы.

Руководитель обязан предоставлять учебный отпуск, чтобы сотрудники могли пройти:

промежуточные сессии - от 20 до 50 календарных дней на каждом курсе;
итоговую государственную аттестацию - от 2 до 4 месяцев.

Основание для предоставления отпуска - документы из учебного заведения.

Чтобы зафиксировать учебный отпуск с сохранением зарплаты, в табеле учета рабочего времени ставят код У или 11.

Сотрудники, обучающиеся очно, вправе требовать у работодателя предоставление учебного неоплачиваемого отпуска, чтобы пройти вступительные испытания или сессии. Учебный отпуск отражают в табеле учета рабочего времени в виде кода УД или 13.

В табеле учета рабочего времени нужно также фиксировать декретный отпуск.

Женщины имеют право брать отпуск по беременности и родам . Основанием для предоставления таких отпусков становится листок нетрудоспособности. Взять отпуск сотрудница может за 70 или 84 дня (если беременность многоплодная) до предполагаемой даты родов или же сразу после них. Но суммарно такой отпуск должен быть равен количеству дней, определенных законодательно (ст. 255 Трудового кодекса РФ): от 140 до 194. В табеле учета рабочего времени отпуск по беременности и уходу за ребенком обозначают буквой Р или цифрой 14. Этот же код ставят сотруднику, который усыновил ребенка и в связи с этим берет отпуск.

Когда истекает отпуск по беременности и родам, один из родителей или иное лицо, присматривающее за ребенком (бабушка, дедушка, опекун), вправе воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В период этого отпуска предприятие сохраняет за сотрудником место и выплачивает ему пособие.

В форме Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком обозначают в виде кода ОЖ или 15.

Как отразить отгул в табеле учета рабочего времени

На основании действующего законодательства компании обязаны строго учитывать трудовую деятельность персонала. Именно поэтому руководители должны заносить в табель учета рабочего времени каждый отгул.

Компании в России вправе устанавливать собственные правила по заполнению формы Т-12 или Т-13 и фиксировать их в инструкции или руководстве. Перед отражением отгула в табеле учета рабочего времени также необходимо выбрать коды. К общепринятым относятся:

РВ, 03 - отработанное сотрудниками время в выходные и праздники.
ОВ, 27 - оплачиваемые отгулы.
НВ, 28 - неоплачиваемые отгулы.

Привлечь сотрудника к труду в нерабочий день можно лишь с его согласия. В этом случае издают специальный приказ со следующими разделами:

Наименование компании.
Дата принятия, номер и город, в котором располагается учреждение.
Наименование документа (например, «О привлечении к работе в выходной день»).
Обоснование приказа.
Указания по привлечению конкретных работников и оплате труда по двойной ставке за 1 день свыше установленной заработной платы.
Должность, ФИО и подпись сотрудника, который принял приказ.
ФИО и подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Важно! С учетом информации в приказе в табеле отражают время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.

Если компания пользуется индивидуальной формой, на основании № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. отгул в табеле ставят в виде общепринятого или собственного кода.

Особенности труда и оплаты в нерабочие дни отражены в Трудовом кодексе РФ. Если табель заполнен верно, при расчетах с персоналом за отработанное время не возникает никаких сложностей.

Сотрудники любой компании время от времени вынуждены работать по выходным в силу разных причин - допустим, нужно срочно подготовиться к проверке или отгрузить поставленные товары.

Сотрудник вправе на свое усмотрение определять, какая форма оплаты за работу в выходной или праздничный день для него предпочтительнее. Он вправе претендовать на оплату по двойному тарифу или же согласиться на сумму, рассчитанную по однократному тарифу, но при этом потребовать выходной. Работодатель ни в коем случае не может влиять на решение работника.

При этом выдвигать подобные требования не могут сотрудники, у которых с компанией заключено срочное трудовое соглашение на срок не меньше 2 месяцев. В Трудовом кодексе РФ сказано, что за работу в выходные и праздники они могут получать лишь оплату по двойному тарифу.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ привлекать персонал к работе по выходным можно только в экстренных ситуациях. Предположим, нужно срочно выполнить задания, влияющие на дальнейшую работу компании. Если руководитель не соблюдает нормы Трудового кодекса РФ, он нарушает закон. Это грозит ему серьезными проблемами при проверке органов контроля.

Ниже представлен табель учета рабочего времени - образец заполнения отгула.

Номер
по
порядку

Табельный
номер

Итого
отработано
за первую
половину
месяца

Иванова Е. В.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник находится на больничном

Очень часто в организациях возникает вопрос, связанный с правильным отражением больничного в табеле учета. Для корректного оформления больничного листа в табеле нужно учитывать:

каким методом фиксируют явку или неявку на работу (сплошная регистрация или только регистрация отклонений);
как нужно обозначать больничный в табеле (буквенный код «Б», цифровой код «19» - для графы 15 формы № Т-12).

Рассмотрим, как в табель вписывают больничный методом сплошной регистрации . В дни болезни работника, подтвержденные справкой из медучреждения, нужно проставить, к примеру, буквенный код «Б» в верхней половине строчки и количество проработанных по факту часов «0». Далее необходимо подвести итог по количеству отработанных дней и часов.

Ниже представлен образец обозначения больничного в табеле при использовании метода сплошной регистрации:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Пребывание сотрудника на больничном при методе регистрации отклонений отмечается в табеле:

буквенным кодом «Б» в дни, подтвержденные справкой из медучреждения;
буквенным кодом «В» в выходные.

Вот как в табеле отражают больничный методом регистрации отклонений:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Дубова Анастасия Христофоровна, менеджер по логистике

Также пользуются цифровыми кодами. В этом случае больничный в табеле в графе 15 формы № Т-12 обозначают так:

Количество неявок, дней (часов)	Из них по причинам
		Количество дней (часов)

Приведем поэтапную схему внесения больничного в документ:

Шаг 1. Сначала вы выбираете код обозначения, принятый в компании. Просмотрите код больничного в табеле («Б» или «19» для графы 15 формы № Т-12 или другая отметка, принятая в вашей организации). Чтобы вам было удобно, запомните эти коды или сохраните в своей таблице условных обозначений.

Шаг 3. Затем подсчитываете суммарное количество дней и часов, отработанных сотрудником. При этом из расчета исключите больничный и выходные дни (при отсутствии иных отклонений).

Больничный лист в табеле во время отпуска отражают так:

Шаг 1. Необходимо отметить отпуск до даты начала болезни сотрудника, указанной в справке о нетрудоспособности. Для этого используют буквенное обозначение «ОТ» (цифровой код «09» - для графы 15 формы № Т-12). В течение отпуска выходные не отмечают. Для подсчета отпуска используют календарные, а не рабочие дни (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

Шаг 2. Дни, в которые сотрудник был нетрудоспособен, отмечают буквенным кодом «Б».

Шаг 4. Нужно продлить отпуск: в табеле после последнего отпускного дня вписываем код «ОТ». Он означает количество последующих дней болезни. При этом нужно учесть определенные нюансы. В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник оказывается временно нетрудоспособен, ежегодный оплачиваемый отпуск или продлевают, или переносят на другое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Так как закон РФ разрешает или продлить, или перенести отпуск на другой срок с учетом пожеланий сотрудника, автоматически продлить его в связи с болезнью нельзя. Работодателю следует понять, чего хочет работник. Сотрудник при этом обязан высказать свое пожелание относительно продления или перенесения отпуска, подав соответствующее заявление.

Вопросы, часто возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Не во всех случаях руководство предприятий четко следует правилам, по которым заполняются, хранятся и используются формы Т-12 и Т-13. Приведем ответы на самые распространенные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при разработке табеля учета. Руководствуясь этой информацией, вы будете ошибаться меньше.

Какой срок хранения заполненного табеля рабочего времени?

Ст. 586 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», гласит, что срок хранения табеля не может составлять меньше 5 лет. Если же табелем пользовались, чтобы фиксировать рабочее время сотрудников тяжелых и вредных производств, срок хранения достигает 75 лет.

Какие этапы движения табеля необходимо предусмотреть при составлении локальных документов, регламентирующих правила его разработки и движения?

Табель учета проходит несколько этапов, а именно:

сначала его оформляют;
далее проверяют правильность составления;
если все верно, передают для подписи;
предоставляют бухгалтерии;
передают для последующего хранения, соблюдая принятые в компании нормы (кадровому отделу, в архив и т. д.).

При составлении графика документооборота обязательно внесите в него всю учетную документацию, включая табель, и сделайте маленькую поправку на специфику оформления бланка (продолжительность составления, возможные задержки предоставления сотрудниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время на корректировку табеля).

Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

В соответствии с законом заполнять табель вправе не только табельщики (кроме того, далеко не в каждой организации есть такой специалист), но и другие уполномоченные лица. Вести табель учета рабочего времени может сотрудник кадровой службы, специалист по подбору персонала или руководитель структурного отдела. Все зависит от принятой в компании системы учета рабочего времени. Этот момент должен быть закреплен в должностной инструкции и трудовом договоре работника, заполняющего табель.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если специалист работает удаленно ?

Даже если сотрудник выполняет свои обязанности удаленно, закон все равно обязывает работодателя учитывать его рабочее время (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Как уже было отмечено, фиксировать рабочее время в табеле можно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, а также методом регистрации только отклонений, таких как неявки, опоздания, сверхурочные часы и т. д. Чтобы учитывать время, отработанное специалистом на удалении, пользоваться можно любым методом.

Если на предприятии есть сотрудники, работающие дистанционно, правила учета их рабочего времени можно прописать в локальном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что при дистанционной работе обычно используют метод отклонений, поскольку у табельщика нет сведений о появлении сотрудника на работе. Если нет переработок и неявок, в табель включают лишь конечные данные об итогах работы сотрудника за 1 и 2 половины месяца. Если используют метод отклонений, рабочие дни в табеле не отражают. Если ячейка в табеле не заполнена, значит, этот день был рабочим.

Однако, если при заполнении табеля в отношении дистанционного сотрудника используют метод отклонений, могут возникнуть технические сложности, связанные с внесением информации в программу 1С и т. д. В данном случае лучше использовать метод сплошной регистрации явок и неявок.

Доплата за работу: за что нужно платить сотрудникам сверх положенного

Ошибки, часто допускаемые при оформлении табеля учета рабочего времени

На первый взгляд, заполнить простую форму Т-12 или какой-либо ее аналог легко. Однако сотрудники, ведущие учет рабочего времени, допускают одни и те же ошибки. Например, вносят информацию о сотруднике, не указывая его должность или табельный номер.

Важно! Итоги проверок учетных документов ряда организаций показывают, что ответственные за ведение табеля лица часто не соблюдают правило сокращения рабочего дня перед праздником на 1 час. По факту сотрудники работают 7 законных часов. В документах же отмечена норма в 8 часов.

Есть и еще одна типичная ошибка, которую в компаниях допускают в основном по невнимательности: фиксируют праздничный день как рабочий. Кроме того, затруднения могут быть связаны с внесением сведений о времени, отработанном специалистом. Не забывайте, что в табель учета рабочего времени нужно включать все часы, которые внутренний совместитель отработал на каждой из своих должностей.

Если при проверке правильности оформления табеля вы выявляете ошибку, руководствуйтесь положениями п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть чертой. Сверху над зачеркнутыми обозначениями необходимо вписать корректные сведения и обозначить дату внесения исправлений. Далее сотрудник, откорректировавший табель, должен в нем расписаться (нужно также расшифровать подпись и указать должность).

Рассказывает практик

3 проблемы классической системы контроля рабочего времени сотрудников

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Работники производственных отделов ежедневно учитывали рабочее время: указывали в табеле, сколько времени (в часах) затратили на выполнение конкретных проектов, учебу, командировки и проч. В конце месяца табели сдавали непосредственному начальнику, который, в свою очередь, передавал документы в отдел учета, чей работник вносил сведения в систему, подготавливал сводные отчеты по проектам и сдавал их руководителям.

При сборе информации у нас возникало 3 основные проблемы:

Приходилось очень долго собирать статистические данные. Узнать фактически отработанное сотрудниками время удавалось в лучшем случае через неделю после завершения отчетного месяца. На проверку и утверждение табелей также уходило много времени.
Сложности были связаны и с получением промежуточных отчетов. Собирать статистические данные чаще чем раз в месяц мы не могли. И, если бы мы вели еженедельные отчеты, количество бумажных табелей возросло бы в 4 раза. Помимо этого, для анализа нужны сведения о каждом сотруднике. Но не все работники могут заполнить табель вне привычного графика, поскольку кто-то находится на больничном, а кто-то в командировке.
Заполнение табеля учета рабочего времени часто велось с ошибками. Например, сотрудники обозначали неверный номер договора или вид работ или же вовсе не учитывали рабочее время и в конце месяца заполняли табель в произвольном порядке.

Решить эти проблемы нам помогла автоматизированная система контроля учета рабочего времени.

Заполнение табеля учета рабочего времени 11.01.2016

Заполнение табеля учета рабочего времени

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени – формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 N 1 Госкомстата РФ, прошли проверку практикой. И на сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе госкомстатовскую форму табеля учета рабочего времени, утвердив ее для себя приказом.

В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.

Выбираем метод регистрации

Затраты рабочего времени можно учитывать в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Выбираем способ отражения нескольких обозначений в один день

Здесь также есть несколько равноправных вариантов. Некоторые специалисты ставят эти обозначения через дробь (например, ОЖ/Я), некоторые заводят две учетные записи в отношении одного работника. Госкомстат допускал при необходимости увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Выбираем способ фиксации точного времени

Учет рабочего времени должен быть точным, то есть необходимо учитывать не только полные часы, но и минуты рабочего времени. Например, при привлечении работника к сверхурочной работе на полтора часа в табеле может стоять отметка 1: 30 (1 час 30 минут) либо 1,5 (одна целая пять десятых часа).

Будьте внимательными при переводе минут в сотые доли часа. 1 минута в виде десятичной дроби – это 0,0166666667 часа.

С отрезками времени в 15 минут (0,25 часа), 30 минут (0,5 часа), 45 минут (0,75 часа) все просто. А вот перевести в часы 10-минутное опоздание или 40 минут сверхурочной работы сложнее.

Выбираем способ внесения изменений в табель

Вносить изменения в «закрытый» табель приходится нередко. Чаще всего исправляются «НН» – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств), когда эти обстоятельства выясняются только в следующем месяце. Например, работник приносит листок нетрудоспособности, пишет объяснительную записку, и работодатель признает причины отсутствия неуважительными и др.

Но исправлять приходится не только код «НН». Например, с 20 мая работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 дней. В табеле на основании приказа стоят отметки «ОТ», а в июне отпускник приносит больничный на период с 23 по 28 мая. Данные в закрытом табеле оказываются неверными.

Распространен вариант оформления корректирующего табеля. Он составляется в отношении того работника, сведения о котором необходимо исправить. В название документа добавляется слово «корректирующий». В остальном форма и порядок оформления такого документа аналогичны основному табелю.

Еще один вариант – дополнить форму табеля реквизитом «Вид табеля» с вариантами заполнения «первичный», «корректирующий».

На заметку!

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

И если форма табеля учета рабочего времени утверждена приказом руководителя, то вносить изменения в форму рекомендуем также приказом руководителя.

Определяем условные обозначения отработанного и неотработанного времени

Госкомстат предлагал достаточно широкий набор условных обозначений. Сначала остановимся на самых распространенных кодах (именно принятых Госкомстатом).

Код «Я» (цифровой 01) обозначает продолжительность работы в дневное время. В народе этот код расшифровывается как «явка». Это порождает ошибку обозначать «Я» весь период отработанного работником времени за смену, а другими кодами уточнять, сколько из этого времени пришлось на ночные часы, сверхурочные и т.д.

Например, смена работника составляет 11 часов, из которых 2 часа приходятся на ночное время. В этом случае коду «Я» будут соответствовать только 9 часов, а коду «Н» – 2 часа рабочего времени. Если поставить «Я» 11 и «Н» 2, то получится 13-часовая рабочая смена.

Неполное рабочее время, установленное по соглашению сторон или по просьбе работника, также обозначается кодом «Я».

Но если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством, то в этом случае отмечается код «НС» (цифровой 25). Какие это причины? В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. В случае, когда такие причины могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 1 и 5 ст. 74 ТК РФ).

Ежегодный основной отпуск обозначается кодом «ОТ» (цифровой 09), ежегодный дополнительный – «ОД» (цифровой 10). Как мы помним, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) и в табеле за этот праздничный день тоже должны иметь соответствующую отметку.

Периоды временной нетрудоспособности в случае назначения пособия согласно законодательству обозначают кодом «Б» (цифровой 19), без назначения пособия – кодом «Т» (цифровой 20). Думается, в обоих случаях речь идет о нетрудоспособности, которая установлена уполномоченными на это лицами и подтверждена листком нетрудоспособности.

Например, работник трудится в двух организациях, но получил один листок нетрудоспособности и предъявил его по основному месту работы. Основной работодатель назначит пособие и проставит в табеле код «Б». А вторая организация обозначает в табеле период отсутствия работника-совместителя кодом «Т», так как нетрудоспособность установлена, но оснований оплачивать этот период не имеется* .

Практика иногда подкидывает такие ситуации, обозначений для которых Госкомстат не предусмотрел.

Например, работник не явился на работу. Позже представил объяснительную – экстренно отвозил жену в больницу в соседний город. Причину отсутствия работодатель счел уважительной. И что ставить в табеле? Для таких случаев можно добавить дополнительный код, например, УП (уважительные причины), НУП (неявка по уважительной причине) или др.

* Согласно п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» один из обязательных документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности – это листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. В соответствии с этим документом:

«4. Выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

4.1. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят у других работодателей (другого работодателя), выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина.

4.2. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), выдается либо несколько листков нетрудоспособности для представления по каждому месту работы в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка, либо один листок нетрудоспособности для представления его по одному из последних мест работы по выбору гражданина в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка».