Szinte mindegyikünknek többször is részt kellett vennie különböző találkozókon. És azt hiszem, sokan hallották a következő kijelentést a kollégáktól: „Ez egy újabb találkozó, de mikor kell dolgozni?” Naponta több százezer találkozót tartanak hazánkban. De sajnos ez az a helyzet, amikor a mennyiség nem válik minőséggé, mert a „minél több, annál jobb” elv itt nyilvánvalóan nem működik. Csak a hatékonyan lebonyolított értekezletek hozhatnak érezhetően kézzelfogható eredményt, és befolyásolhatják a vállalkozás minőségét. Olyan vállalkozásokat szeretnék, amelyek munkatársai csatlakozhatnának V. V. versének híres soraihoz. Majakovszkij „Az ülők” című darabja egyre kevesebb lett:
Nem fogsz elaludni az izgalomtól.
Kora reggel van.
Álommal köszöntöm a hajnalt:
"Ó legalább
Több
Egy találkozó
Az összes találkozó felszámolásával kapcsolatban!
A találkozók típusai
Találkozó - találkozó, találkozó, egy speciális kérdés vagy több kérdés megvitatására szolgál.
A kiterjesztett találkozó típusai a következők:
- szimpózium– kibővített ülés egy speciális tudományos kérdésről;
- konferencia– kiterjesztett találkozó például tudósok és politikusok körében;
- kongresszus, kongresszus- a résztvevők széles körének találkozója, általában regionális, nemzeti vagy nemzetközi léptékű.
Egy adott vállalkozáson belül a fő feladattól függően a következő típusú találkozókat különböztetjük meg:
- működőképes;
- tanulságos;
- problematikus.
Az ülések besorolása más kritériumokon is alapulhat, például gyakoriságon: tervezett, nem tervezett.
Ezenkívül a találkozó jellege szerint a következő típusokra oszthatók:
- diktatórikus- a tekintélyelvű vezetési típusra jellemző, amikor csak a vezető vezeti az ülést és tényleges szavazati joggal rendelkezik, a többi résztvevőnek csak kérdésfeltevés lehetősége van, véleménynyilvánításra nem;
- zsarnoki- a vezető résztvevőihez intézett kérdésein és a rájuk adott válaszokon alapul, általában nincs megbeszélés, csak párbeszéd lehetséges;
- elkülönítő— a beszámolót csak a vezető által kiválasztott résztvevők vitatják meg, a többiek meghallgatják és tudomásul veszik az elhangzott információkat;
- vita– szabad véleménycsere és közös megoldás kialakítása; a végső megfogalmazásban a döntés joga a vezetőnél marad;
- ingyenes— nem fogad el világos napirendet, van amikor nincs elnök, van amikor döntéssel zárul, de többnyire véleménycserére vezet.
Az összejövetel során a találkozó résztvevőinek lehetőségük nyílik arra, hogy kifejtsék álláspontjukat a megvitatott témákról, átadják a birtokukban lévő információkat a találkozó valamennyi résztvevőjének, megvitassák a vitás kérdéseket, és alternatív megoldásokat mérlegeljenek. Nem hiába mondják, hogy az igazság a vitában születik.
De a találkozó drága vállalkozás. Ne feledje, hogy ha szervezete minden nap egy órás megbeszélést tart nyolc emberrel, az azt jelenti, hogy egy alkalmazott csak azért kap fizetést, mert részt vesz az értekezleten. Az értekezlet nem tekinthető a munkavállalók tájékoztatásának, az értékelés és a döntéshozatal optimális eszköze. A kollektív döntésnek nagyobb súlya van, mint az egyéni döntésnek. Ezért ideális egy találkozó, ahol a csapatnak részt kell vennie egy probléma megbeszélésében és a megoldások keresésében, ahol különböző szempontokat kell mérlegelni.
A találkozó előkészítése
Egy találkozó sikere 90%-ban az előkészítés minőségétől függ. Bármely találkozó, még a legrövidebb is, előnyös lesz az előkészítő munkából.
Az esemény előkészítéséért felelős munkatársnak először meg kell tudnia:
- a találkozó célja,
- a megbeszélésre váró fő kérdések,
- a résztvevők listája,
- hely, idő és forma.
Vegyük észre, hogy számos szervezetnél van egy bizonyos rendszabály az ülések megtartására, ami külön szabályzatban rögzíthető. Ebben az esetben a feladat jelentősen leegyszerűsödik.
Ha egy értekezlet előkészítésében többen vesznek részt, akkor általában a vállalkozás utasítást ad ki egy értekezlet megtartására, amely meghatározza a munkacsoport összetételét és előkészítésének tervét (lásd 1. példa).
A napirend meghatározása
A napirend összeállítása az elnök feladata, de annak dokumentálása a titkár vállára esik.
A napirendet csak az ülés céljának meghatározása után állítják össze. Ebben az esetben a célnak világosan megfogalmazottnak, logikus teljességgel és egyértelmű értelmezéssel kell rendelkeznie. A napirendnek tartalmaznia kell néhány kérdést hogy az ülésen részletesen megvitathassák azokat. De sajnos ez a követelmény nem mindig teljesül, és a napirend túlterhelt, ami lehetetlenné teszi minden kérdés részletes előkészítését és megvitatását. Itt érvényesül a „kevesebb több” elv. Ezért mindig próbáljon megszabadulni azoktól a kisebb problémáktól, amelyek az ülésen kívül is megoldhatók.
A napirendet általában írásban (nyomtatott) készítik . Természetesen előre elkészített kérdéslista nélkül is lehet értekezleteket tartani, de ebben az esetben legalább szóban fel kell hívni az ülés résztvevőinek figyelmét. Nem hiszem, hogy bárki is vitatná, hogy az írásos napirend egy hatékonyabb forma, és lehetővé teszi, hogy mindenki a tennivalókra összpontosítson: az ülés előtt, az ülés alatt és az ülés után. Ez a rendezvény terve. Enélkül a találkozók gyakran általános vitákká alakulnak, ahol a résztvevők nem a kulcsfontosságú kérdésekre összpontosítanak. A felkészületlen értekezletek sok tanújának nem egyszer kellett megküzdenie olyan helyzettel, amikor valaki sürgősen információt kért beosztottjaitól, a többiek pedig várakozással voltak kénytelenek időt vesztegetni. Az ilyen hiányosságok negatívan befolyásolják a megbeszélés ritmusát, következésképpen annak hatékonyságát.
Ami a tényt illeti hogyan lehet napirendre tenni a kérdéseket , két merőben ellentétes vélemény létezik.
Az első szempont szerint a kérdéseket fontossági és összetettségi sorrendbe kell rendezni. Az érvek itt a következők: a megbeszélés elején az alkalmazottak aktívabbak, még nem fáradtak el, ezért jobb, ha a legfontosabb és összetettebb kérdéseket már az elején megbeszéljük.
A második nézőpont hívei úgy vélik, hogy a széleskörű vitát és kidolgozást igénylő kérdéseket a legjobban a találkozó második harmadában lehet megvitatni, amikor a résztvevők fizikai és szellemi teljesítőképessége eléri a csúcspontját. A nem sok időt igénylő aktuális problémákat először meg lehet oldani, és a legkönnyebb problémákat, az érdekes és élvezetes dolgokat a végére hagyni.
A munkagyakorlat alapján javasolhatjuk az olvasóknak, hogy ragaszkodjanak a második szemponthoz, mert Az egyszerűbb kérdésektől kezdve beállíthat egy bizonyos ritmust, mivel ezek nem igényelnek részletes kidolgozást, az alkalmazottaknak nincs idejük elfáradni a megbeszélésükben - „egyfajta bemelegítésként” szolgálnak, mielőtt bonyolultabb problémákon dolgoznának. Amikor a fő munka elkészült és a közönség figyelme alábbhagy, áttérhet az érdekesebb, stresszt nem igénylő kérdések megvitatására (a találkozó utolsó harmadában), például a cég évfordulója tiszteletére szervezett céges rendezvényről. vagy a kiállításon való részvétel eredményeiről.
Dinamikus világban élünk. A megbeszélés előkészítése során a megbízhatóbb és időszerűbb információk megszerzése miatt a prioritások többször is változhatnak. Ami még néhány órával ezelőtt aktuális volt számunkra, az teljesen érdektelenné válhat. Ezért soha ne kezelje a munkaértekezlet jóváhagyott napirendjét kőbe vésett dologként. Ebben az esetben javasolható a napirend elfogadását követő módosítási eljárás kidolgozása, amelyet az üléstartási szabályzatban kell tükrözni.
Elkészített napirend a vezető jóváhagyásával egy ilyen dokumentum mintáját a 2. példa mutatja be. A gyakorlatban azonban gyakran egyszerűsített űrlapot használnak. A 3. példából látható, hogy nincs jóváhagyási bélyegzője (még a felelős végrehajtó aláírása nélkül is vannak tervezési lehetőségek), de ezek a felszólítási formák a legelterjedtebbek. Az első űrlap informatívabb, a találkozó helyére, időpontjára és résztvevőire vonatkozó információkat tartalmaz, jóváhagyó bélyegzővel rendelkezik. Ezért javasolható a felhasználása a legfontosabb ülésekre, illetve a munka- és operatív értekezletekre a napirendet az elnökkel történt előzetes szóbeli megbeszélés után a titkár írja alá. A napirend összeállításának rendjét az üléstartás szabályzata rögzíti, ha a vállalkozás rendelkezik ilyennel.
Találkozó résztvevői
Miután meghatározta a találkozó célját és a megvitatandó kérdések körét, folytathatja a résztvevőjelöltek kiválasztását. A találkozóra alkalmazottakat meg kell hívni :
- akik kulcsfontosságú döntéseket hoznak a vitára felvetett kérdésekben (véleményük meghatározó lehet);
- akik hivatali feladataikkal összhangban bizonyos információkkal rendelkeznek a vizsgált kérdésekről;
- akiknek tevékenységük jellegéből adódóan ismerniük kell az ülésen elhangzott információkat;
- aki megszervezi az ülés határozatainak végrehajtását.
Olyan embereket kell meghívnia, akik képesek különböző nézőpontok hangoztatására, ugyanakkor készek a gyümölcsöző interakcióra.
Egy értekezlet hasznossága fordítottan arányos a résztvevők számával. A pszichológusok által javasolt mennyiség belső üzleti találkozóra - 6-9 főig, ez biztosítja a magas termelékenységet, az emberek nem tévednek el a tömegben, és egy ilyen csoport könnyebben irányítható. A gyakorlatban a találkozókat kisebb és nagyobb csoportokban is megtartják, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai.
A napirendhez csatolható vendég lista pozíciójuk feltüntetésével. Ez akkor történik, ha nagy találkozókat szerveznek nagyszámú résztvevővel. Ezt a szövetségi végrehajtó hatóságok aktívan gyakorolják. Kereskedelmi szervezeteknél jobb, ha az értekezlet résztvevőit és meghívottjait felveszi az ülés napirendjére, amint az a 2. példában látható.
A nagy intézményekben a legfontosabb kérdésekről készülnek megbeszélések érdemeikre vonatkozó információkat , amely jelzi a kérdés megvitatásra való felvetésének okát és célját. A tanúsítvánnyal együtt felajánlható határozattervezet .
Ha nagyszámú ember, fióktelepek, leányvállalatok vezetői vagy külső szervezetek képviselői vesznek részt az ülésen, akkor küldje el meghívók (értesítők) a találkozóra. Általában egy ilyen dokumentum a következőkből áll:
- fellebbezések;
- információ az esemény dátumáról, helyéről és időpontjáról;
- napirend;
- részvételi felhívások;
- az ülésen való részvétel megerősítését kéri.
A meghívókat (értesítőket) a rendezvény előkészítéséért felelős személyek írják alá. Egy lehetséges tervezési lehetőség a 4. példában látható.
A résztvevők között kiosztandó találkozó típusa a találkozó típusától is függ. Tipikusan ez:
- a szervezet fejlécén kiadott meghívó (értesítő) ülés tartására, ill
- napirendet a vállalkozásnál elfogadott formában.
A napirendet több nappal az esemény előtt (általában 3-5 nappal) kell kiküldeni, hogy a résztvevők felkészülhessenek. A megvitatásra kerülő anyagok (jelentéstervezetek az egyes kérdésekről, a felelős személyek által bemutatott tájékoztató anyagok) kísérik. Az ilyen alátámasztó dokumentumokat később - az ülés előtt 1-2 nappal - ki lehet küldeni. Ebben az esetben figyelembe kell venni a megismerni kívánt információ mennyiségének és a hátralévő időnek a valós arányát.
A találkozó szervezőinek nemcsak meghívókat (vagy napirendeket) kell küldeniük a résztvevőknek, hanem ösztönözniük kell a visszajelzéseket is. Tisztázni kell, hogy tudnak-e részt venni, és szükségük van-e technikai eszközökre.
Dokumentumok elkészítése az üléshez (beszámolók, tájékoztató anyagok)
Tehát senki sem fog 10-15 oldalnyi tömör szöveget elolvasni apró betűkkel. Ezért ne spóroljon alkalmazottaival, és használja az optimális betűméretet - 12. Kisebb szöveget például oldallábjegyzetekhez használhat.
Ne használjon túl sok betűstílust egyszerre (2 elég, például a leggyakoribbak - Times New Roman és Arial). Jobb a szövegrészletek kiemelése különböző stílusokkal (dőlt, félkövér) vagy aláhúzással.
Gondolja át, hány szintű címsorra lesz szüksége a szövegben, kell-e számoznia, hogyan fogja kiemelni a táblázatok, diagramok, ábrák nevét? Mindez segít az olvasónak gyorsan eligazodni a dokumentumban.
A lényeg az, hogy az Ön által választott formázási logika egy dokumentumon belül ne sérüljön, és kívánatos, hogy azt (még kis eltérésekkel is) a teljes anyagkészleten kövesse.
A résztvevők beszédei támogathatók írásos jelentéseket . Vegye figyelembe, hogy a jelentés az egyik leghosszabb üzleti dokumentum. Az írás a sikeres karrierhez szükséges képességek egyike. Ezért számos alapvető ajánlást teszünk a jelentés szövegének elkészítéséhez. Kellene lennie:
- olyan rövid, amennyire a tartalom és a cél megengedi;
- érthető (egyszerű, nem zavaró);
- logikus;
- strukturált.
Nagyon gyakran a jelentésírás célja az olvasók valamilyen módon történő befolyásolása: rávenni őket egy bizonyos nézőpont elfogadására, saját véleményük megváltoztatására vagy konkrét cselekvésekre. A jelentésnek egy előre meghatározott csoporthoz kell szólnia, meggyőző érveket kell tartalmaznia, és meg kell előznie az esetleges kifogásokat.
A beszámolók mellett készülnek a találkozóra tájékoztató anyagok , amelyet a hangszórók használnak. Nem véletlenül mondja az orosz közmondás: "Jobb egyszer látni, mint százszor hallani." Nagyon sok vizuális segédeszköz létezik. Például két egyszerű gráf hatékonyabb lehet, mint egy összetett, és könnyebben és gyorsabban megszerkeszthetők. A modern számítástechnika lehetővé teszi, hogy számos grafikus képet, köztük színes illusztrációkat is tartalmazzon jelentésében.
A helyiségek előkészítése
A megbeszélésre szánt helyiséget előre ki kell készíteni.
Szellőztetni kell, vagy néhány órával azelőtt be kell kapcsolni a klímaberendezést.
A székeket gondosan kell elhelyezni, számuk 1-2 fővel több legyen, mint a tervezett résztvevők és meghívottak száma. Hiszen a megbeszélés során sürgősen szükség lehet az egyik alkalmazott meghívására. Akkor lesz hova leülniük.
Az asztalokon legyen íróeszköz (tollak, ceruzák és A4-es papírlapok vagy kényelmes A5-ös vagy nagyobb füzetek). A márkás szimbólumokkal ellátott írószerek használata javasolt.
Az asztalokra ásványvizet és poharakat helyeznek, amelyeket fejjel lefelé szalvétára helyeznek, és számuk 1-2-vel több legyen, mint a jelenlévők.
Ha az áttekinthetőség érdekében jelölőtáblákat használnak, akkor több többszínű jelölőt kell biztosítani, és előzetesen telíteni kell az úgynevezett „radírt” speciális folyadékkal.
Ha technikai eszközöket használ, azokat előzetesen telepítenie kell, meg kell ismerkednie az üzemeltetési szabályokkal és ellenőriznie kell a működőképességüket, valamint biztosítania kell a laptopok csatlakoztatásának lehetőségét. Diák használatakor biztosítania kell, hogy azok elérhetőek legyenek az értekezleten, és úgy kell elhelyezni a vetítővászont, hogy azt minden jelenlévő lássa.
Egzotikusabb felszerelésre lehet szükség. Például az élelmiszeripari vállalkozásoknál lehetőség van egy termék kóstolójára és összehasonlítására a versenytársak termékeivel. Ebben az esetben minden résztvevőnek eldobható étkészletet kell biztosítania.
Egyes cégek biztonsági okokból nem engedik be a mobiltelefonokat az ülésekre. Ebben az esetben lehetővé kell tenni, hogy azokat a vezető titkáránál tárolják.
Találkozót tartani
Ha sűrű a napirend, akkor Javasoljuk a vitaszabályok kialakítását . Fegyelmezi a résztvevőket, és segít az elnöknek ellenőrizni az ülés előrehaladását. Egy kérdés megvitatására szolgáló értekezlet mintanapirendje így nézhet ki:
- nyitó beszédek (az ülés lefolyásának határideje és befejezésének hozzávetőleges ideje meg van határozva) - legfeljebb 10 perc;
- fő jelentés - legfeljebb 30 perc;
- kérdések az előadóhoz - legfeljebb 2 perc. minden;
- társjelentés, üzenet - legfeljebb 10 perc;
- kérdések a társelőadóhoz - legfeljebb 1 perc. minden;
- beszédek - 5-7 perc. minden egyes;
- az előadó válasza - legfeljebb 5 perc;
- válaszok a társelőadóktól - legfeljebb 3 perc. minden;
- információ az ülés során - legfeljebb 3 perc;
- a határozattervezet elolvasása - legfeljebb 3 perc;
- összefoglalva az ülést - legfeljebb 10 perc.
Maximális időtartama Az ülések nem haladhatják meg a napi három-négy órát. Az ember pszichofiziológiai jellemzői alapján 1,5-2 óra munka után 15 perces szünetet kell tartani.
Az ülés pontos időpontját az elnök határozza meg. Ebben az esetben figyelembe kell venni az emberi bioritmusokat. Így az ergonómiai vizsgálatok azt találták, hogy a döntések meghozatalára a legjobb időpont a késő reggel. A pszichológusok azt javasolják, hogy a legtöbb találkozót délután tartsák. A bioritmusok elmélete szerint egy embernek két teljesítménycsúcsa van - 9-12 óra és 16-18 óra között. Bár a nap végi hosszú értekezletek gyors és nem mindig optimális döntésekre kényszeríthetik az embereket. A siker nem a találkozó hosszán múlik, hanem azon, hogy mennyire aktív az összes résztvevő.
A megbeszélések átlagosan 30 perctől 2 óráig tartanak egy vállalatnál. Meg kell próbálnia a lehető legrövidebbre tartani a találkozót, amennyire a céljai engedik. Nem titok, hogy sok cégnél a 20 perc alatt megbeszélhető kérdésekről szóló értekezlet 2 órás megbeszéléssé fajul. A világ sok tapasztalatot halmozott fel a probléma racionális, sőt eredeti megoldásaiban. Például néhány japán vállalatnál az alkalmazottak bemennek az előcsarnokba, és ott tartják a találkozót, felállva. Kétségtelen, hogy az ilyen megbeszélések beleférnek a szakértők által javasolt időkeretbe - egy óra, legfeljebb másfél. Nehezen tudom elképzelni az orosz vállalkozásoknál való találkozók ilyen formáját - még mindig messze vagyunk Japántól az üzletszervezést tekintve, de még mindig minden előttünk áll.
- az informatív és operatív értekezletek nem haladhatják meg a 20-30 percet, a problémamegbeszélések pedig 1,5-2 órát;
- egy összetett kérdés megvitatása nem tarthat tovább 40-45 percnél;
- 30-40 perc munka után a résztvevők figyelme gyengülni kezd;
- 70-80 perc után fizikai fáradtság jelentkezik;
- 80-90 perc elteltével negatív tevékenység alakul ki - beszélgetések és idegen tevékenységek kezdődnek;
- Ha a találkozó több mint 2 órán keresztül szünet nélkül folytatódik, akkor megjelennek azok a résztvevők, akik bármilyen döntéssel egyetértenek.
A találkozó dokumentációja
A legfontosabb dolgok közvetlenül a találkozó után kezdődnek. Végül is a hatékonysága a meghozott döntések végrehajtásától függ. Ehhez jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben a döntéseket írásban rögzítik, megjelölve a felelős végrehajtókat és a feladat teljesítésének határidejét. Általában az ülés végén az elnök összefoglalja a megbeszélést, és röviden bejelenti, milyen intézkedéseket kell tenni, kinek és mikor. Ez a jegyzőkönyv, amely dokumentálja a megkötött megállapodásokat, és jelzi a jövőbeni munka irányait.
A jegyzőkönyv az ülés utolsó szakaszának kötelező eleme. A jegyzőkönyv rögzíti a kérdések tárgyalásának menetét, a meghozott döntéseket. A jegyzőkönyv egy kollegiális testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi.
A találkozó típusától és egyéb tényezőktől függően a következőket lehet összeállítani: protokoll formák :
- teljes jegyzőkönyv, amely tartalmazza az ülésen elhangzott összes felszólalást (rögzíti a megvitatott kérdéseket és a meghozott döntéseket, a résztvevők felszólalásait, kérdéseket, hozzászólásokat stb.);
- rövid jegyzőkönyv, amely tartalmazza az előadók nevét és rövid feljegyzéseket a beszéd témájával, a meghozott döntésekkel (a megbeszélés részletei nélkül).
Arról, hogy az ülésről milyen formában készüljön jegyzőkönyv, a testületi szerv vezetője vagy a szervezet vezetője dönt.
A jegyzőkönyv lényegében az ülés összefoglalója. Alapját képezheti a következő ülésen felmerülő kérdések megvitatásának. Ebből a dokumentumból azok, akik nem jelennek meg az ülésen, értékes információkat gyűjthetnek be (ezek lehetnek olyan kulcsfontosságú vezetők is, akiket nem hívtak meg a megbeszélésre). Ezért a jegyzőkönyv elkészítésekor a következő pontokat kell tartalmaznia:
- a workshop dátuma és ideje;
- résztvevők;
- napirend és annak végrehajtása;
- meghozott döntések;
- tervezett intézkedések;
- felelős végrehajtók;
- végrehajtási időszak.
A jegyzőkönyvet az ülés ideje alatt a titkár vezeti, aki az ülés résztvevőinek beszédeit jegyzetel (stenográfiával) vagy magnóra veszi. A titkár fő szakmai tulajdonsága a meghallgatás képessége kell, hogy legyen, ami jelenleg alulértékelt tulajdonság. A legtöbb ember egy találkozón gyakran egyszerre kezd el beszélni. Az általunk használt szavaknak csak egy kis része hordoz olyan objektív információt, amelyet érdemes egy dokumentumban rögzíteni. Sokan olyan szavakkal foglalják össze gondolataikat, amelyek kifejezik, hogyan érzik magukat a közönség iránt, vagy hogyan érzik magukat a csoporttal kapcsolatban. Egy ilyen szófolyamból a lényeg kiemelése jelentős figyelemkoncentrációt, valamint a szervezet alapvető üzleti folyamatainak ismeretét igényli. Számos ajánlást adunk azoknak, akik rögzítenek:
- tényeket és gondolatokat észlel, nem csak szavakat;
- hallgassa meg a szavakat a cselekvésekről: befejezett, javasolt vagy jóváhagyott;
- jelölje meg azokat a szavakat, amelyek a lehetséges változásokról beszélnének;
- ne habozzon tisztázni a jelenlévőkkel, ha nem fogott fel vagy nem értett egy döntést egy aktív megbeszélés vagy egy közelgő akció során;
- Foglalja össze az előzőt, mielőtt a következő vitapontra lépne. Ebben az esetben általában az elnök kéri a határozattervezet hangos felolvasását és szükség esetén módosítását (megjegyzendő, hogy ha munkacsoportot hoztak létre az ülésre, akkor ennek a csoportnak kell előkészítenie határozattervezet), valamint a titkári feladat Csak a meghozott határozat jegyzőkönyv-tervezetben való rögzítését foglalja magában.
A protokoll kialakítása számos jellemzővel rendelkezik. Ha több napig tartott, akkor az értekezlet kezdési és befejezési dátumát kötőjel jelzi. A jegyzőkönyvszám a testületi ülés év eleji sorszáma.
Jegyzőkönyv jelek elnöke és titkára. Különösen fontos alkalmakkor az előadóknak meg kell tenniük támogatni jegyzőkönyv, a vízumok a dokumentum bal margójára, a beszéd rögzítésének szintjén vannak elhelyezve.
A jegyzőkönyvvel iktatjuk az elbírálásra benyújtott anyagokat: igazolásokat, beszámolókat, projekteket stb., melyek mellékletként készülnek.
A jegyzőkönyv elkészítésére szánt idő általában az ülés típusától függ, és azt a vállalkozás helyi szabályzatában kell rögzíteni. A jegyzőkönyvet általában az ülést követő néhány órán belül vagy másnap készítik el, miközben a titkárnak, elnöknek és minden jelenlévőnek friss emlékei vannak a megbeszélésről.
A jegyzőkönyv egy példányát meg kell küldeni minden ülés résztvevőjének, a jegyzőkönyv kivonatát pedig azoknak a konkrét ügyek felelőseinek, akik nem voltak jelen az ülésen. amely csak a megrendelés teljesítéséhez szükséges információkat tartalmazná. Minta kivonat bejegyzése A termelési értekezlet jegyzőkönyvéből az 5. példa szerepel. A jegyzőkönyv másolatának vagy a jegyzőkönyvből készült kivonatnak az ülés résztvevői részére történő megküldésének időpontját a vállalkozás helyi szabályzatában kell meghatározni.
Általában, a jegyzőkönyv másolata az ülés elnöke és titkára által aláírt eredeti jegyzőkönyv fénymásolatával történik. Ebben az esetben a dokumentum jobb felső sarkába kerül bélyegző "COPY", és nem „HELYES MÁSOLAT”, ahogy azt sok szervezetben teszik, és a jegyzőkönyv végén a GOST R6.30-2003 szerinti hitelesítő feljegyzés készül: a dokumentum másolatának hitelesítésekor egy hitelesítő jegyzetet kell elhelyezni. az „Aláírás” részlet alatt „igaz”, a másolatot hitelesítő személy beosztása, személyes aláírása és az aláírás átirata (iniciálusok, vezetéknév), a hitelesítés dátuma(Lásd a 6. példát). Ebben az esetben a jegyzőkönyv-másolatok hitelesítésére jogosult személyt a vállalkozás helyi szabályzatának kell felruháznia ilyen jogosítványokkal, például ez tükröződhet az Irodai munkára vonatkozó Útmutatóban.
A jegyzőkönyv másolata (valamint a jegyzőkönyv kivonata) megengedett pecséttel igazolni saját belátása szerint meghatározott szervezet. De általában a szervezeten belül használt dokumentumok másolatai (kivonatokon) nincsenek bélyegezve. Ezért az 5. és 6. példánkban nem szerepel.
Ha többoldalas jegyzőkönyvről készít másolatot, akkor az irat fénymásolt lapjait először be kell kötni, és a hitelesítés ebben az esetben az irat utolsó lapjának hátoldalára történik. A gyakorlatban a csak szervezeten belül használt többoldalas másolatok nincsenek bekötve.
Ellenőrzés lehet időszerű vagy lényegre törő. Az időarányos ellenőrzés felelőssége az irodavezetői szolgálat, az érdemi ellenőrzést pedig a közvetlen felettes gyakorolja. A következő értekezleten tájékoztathatja a dolgozókat az előző értekezlet határozatainak végrehajtásáról.
Az Art. A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzéke (2000) 5. pontja alapján az alábbiak kerülnek megállapításra protokollok tárolási időszakai :
- a szervezet kollegiális végrehajtó szervének (kollégium, tanács, igazgatóság, igazgatóság stb.) jegyzőkönyvei - folyamatosan;
- a szervezet tudományos, szakértői, módszertani, tanácsadó testületeinek (bizottságok, bizottságok, tanácsok stb.) protokolljai - folyamatosan;
- a szervezet vezetőjével folytatott megbeszélések jegyzőkönyvei - folyamatosan;
- a szervezet munkacsoportjainak üléseinek jegyzőkönyvei - folyamatosan;
- a szervezet strukturális részlegeinek üléseiről készült jegyzőkönyvek - 5 év EPC;
- a részvényesek és részvényesek közgyűlési jegyzőkönyvei - folyamatosan.
A legtöbb protokollnak állandó szavatossági ideje van, ami meghatározza az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés fontosságát a vállalkozásban. Ezért nem csak az archívum tárolása fontos, hanem a protokollok operatív tárolásának megszervezése is a vállalkozásnál az elfogadott ügynómenklatúra szerint.
Elektronikus dokumentumkezelés és értekezletek: mi a közös bennük?
A vállalatok egyre inkább szükségét érzik a hatékony irányításnak. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) bevezetése erre irányul. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy sok EDMS tartalmaz olyan modult, amely automatizálja a kollegiális irányító testületek üléseit kísérő dokumentumáramlást. A következő feladatokat képes hatékonyan megoldani:
- találkozók tervezése és előkészítése;
- kényelmes eszközök biztosítása a vezető számára a korábbi találkozók elemzéséhez;
- az ülést követően hozott döntések végrehajtásának nyomon követése.
Ilyen vagy olyan formában (az adott szoftvertől függően) a következő funkciók valósíthatók meg:
- napirendtervezet összeállítása;
- üzenetek küldése a határozattervezetek előkészítéséért felelős végrehajtóknak;
- határozattervezetek és igazolások átvétele a felelős végrehajtóktól;
- dokumentumcsomag elkészítése az üléshez;
- dokumentumcsomag szétosztása a találkozó résztvevői között;
- meghívók, napirendek kiküldése;
- az ülés jegyzőkönyvének elkészítése;
- üléshatározatok végrehajtásának nyomon követése.
Ha az EDMS egy teljes értékű egységet valósít meg a megbízások végrehajtásának automatizálására, akkor lehetővé teszi a szükséges jelentéskészítést. Általános szabály, hogy a következőképpen választhat:
- F.I. O. a megbízást adó menedzser;
- F.I. O. felelős végrehajtó;
- a megbízások teljesítésének határideje;
- lejárt rendelések.
Az EDMS megfelelő használatának célja, hogy megkönnyítse munkánkat és időt szabadítson fel olyan problémák megoldására, amelyekkel a gépek még nem tudnak megbirkózni.
* * *
Ha figyelembe vesszük, hogy egy nagyvállalat átlagos vezérigazgatója heti 17 órát, egy ügyvezető igazgatója heti 23 órát, míg egy középszintű menedzser heti 11 órát tölt az értekezleteken, ezek hatékony lebonyolítása sok hasznos időt és időt szabadíthat fel. energia. És az Ön hozzájárulása ehhez a nemes célhoz jelentős lehet!
Szergej elkezdett „forrni”. „Az időmet vesztegetem, és sok a dolgom. Munka után megint későn kell maradnom” – gondolta a következő ülésen ülve.
A találkozó nagyjából a semmiről nem szólt. Már eltelt másfél óra, de a jelenlévők közül senki sem emlékezett igazán a találkozó céljára.
A megbeszélésen legalább ötször ugráltunk különböző témákban, megbeszéltük a közelgő céges rendezvényt, egy olyan részleg megüresedésének problémáját, ahonnan senki sem volt jelen, és még valamit.
Szergej egy éve dolgozott középszintű menedzserként egy meglehetősen nagy orosz cégnél. Eleinte nagyon „feldühítette” a találkozások nagy száma. Ami néha a munkanap nagy részét elfoglalta. Hatékonyságuk azonban nagyon alacsony volt. Közvetlenül az előléptetése után Szergej már tökéletesen megértette, hogy sok találkozón elvileg szükségtelen volt jelenléte. Kollégái, más részlegek tapasztaltabb vezetői azonban fokozatosan meggyőzték arról, hogy ez a vezetői munka része. És belekeveredett.
És most, a haszontalan időpocsékolás okozta ingerültség hátterében, Szergejnek feltűnt: „Mindig és mindenhol olyan hatástalan minden találkozó? Termékenysé lehet őket tenni? És ami a legfontosabb: hogyan kell ezt csinálni?
Úgy döntött, hogy megvizsgálja ezt a kérdést. És két szakaszban cselekedjen. Először rögzítse és elemezze, mi teszi értéktelenné a találkozókat. A második szakaszban pedig találjon megoldásokat a rendkívül hatékony, eredményes megbeszélések megtartására. Gyors értekezletek, pontosan a témában, problémamegoldásokkal, a végén kész cselekvési tervvel.
Az alacsony üléshatékonyság okai
Íme egy lista azokról a problémákról, amelyek sikertelenné teszik a találkozókat, Szergej szerint:
1. Kormányos nélküli értekezlet.
Nem világos, hogy ki a felelős az ülésen, ki dönti el, hogy kinek kell felszólalnia és ki nem, mikor ér véget a vita, ki foglalja össze az eredményeket és rögzíti a cselekvési tervet. Az ilyen találkozók sokáig elhúzódnak, és gyakran a következő mondattal végződnek: „Gyűljünk össze újra és beszéljünk meg mindent”, mert a felmerült viták zsákutcába vezettek, és nincs döntőbíró.
2. Szabályok nélküli találkozó.
A találkozó elejére a meghívottak 20%-a megérkezett. A többi fél órán belül „utolérte”. Valaki bocsánatot kért. Valaki pedig 20 percet késve általánosságban kijelentette, hogy korán érkezett, mert még nem gyűlt össze mindenki. Elvileg már mindenki megszokta, hogy a találkozók nem kezdődtek időben, és senki sem sietett különösebben. A megjelentek egy része már elment. Végül, miután mindent elbeszélgettünk, fél óra múlva kezdtük. Még arról sem beszélt senki, hogy mikor ér véget a találkozó, ki és milyen kérdésekben szólal fel. Jó volt, hogy a tárgyaló szabad volt, előfordult, hogy a teljes vezetői csapat összegyűlt, és az ülésteremben zajlott az interjú - és a megbeszélést más időpontra kellett áttenni.
3. Előkészület nélküli értekezlet.
Az ilyen találkozók eredménye általában a következő: Petrov és Ivanov készítsen statisztikákat, elemezzen és vonjon le következtetéseket, majd újra találkozunk, és végül mindent eldöntünk. Találkozó a következő találkozó előkészítésére.
4. Rossz összetétel.
Nem megfelelő emberek vannak jelen a találkozón. Nincsenek döntéshozók. Vagy nincsenek olyanok, akik valóban irányítják a helyzetet. Például jelen van egy osztályvezető, de a kérdés mélyreható ismerete szükséges, amivel csak a közvetlen végrehajtó rendelkezik. Vagy éppen ellenkezőleg, a jelenlévők összetétele túlzottan „felfújt”. A jelenlévők felét minden esetre felhívták. Némelyikük egyszerűen hallgat - és ez még jobb lehetőség. A másik rész, amióta elhívták őket, minden bizonnyal meg akarja mutatni fontosságát és hozzáértését a vezetőség felé. Proaktívan viselkedik, fölösleges kérdéseket tesz fel. Aktívan tesz javaslatokat semmire és hasonlókra. Sok zaj, nulla akció.
5. Találkozás cél nélkül.
És ez a fő probléma a semmiről szóló találkozókkal. Nem érhetsz el egy célt, ha az eredetileg nincs meghatározva. Erről Szergejnek az „Alice Csodaországban” című párbeszéde jutott eszébe:
Kérem, mondja meg, hova menjek innen?
Hova akarsz menni? - válaszolta a Macska.
– Nem érdekel – mondta Alice.
Akkor nem számít, hova mész – mondta a Macska.
Csak hogy eljussak valahova – magyarázta Alice.
– Valahol biztosan kikerülsz – mondta a Macska.
Csak eleget kell sétálnod.
Így van ez a találkozókon. Mindenki végül kikerül valahova. De vajon ott van-e, ahol lennie kell?
6. Mi a teendő?
Az örök orosz kérdés. Az értekezletet követően nincs egyértelmű elképzelés arról, hogy mit kell tenni. Kinek kell megtennie? Amikor? Mik a határidők és ki irányítja mindezt? Mindenki beszélt, járt a maga útján, de senki nem kezdett semmit.
Hogyan lehet hatékony találkozókat lebonyolítani?
Miután megkapta a találkozók alacsony hatékonyságának fő, mögöttes problémáinak listáját, Szergej tervet dolgozott ki ezek megoldására. Olvasott releváns könyveket, cikkeket, beszélgetett más cégek kollégáival, barátaival, és ez jutott neki:
1. Kormányos.
A találkozón, mint minden sikeres projektben, egy vezetőnek kell lennie. Ennek egy, egyértelműen meghatározott alkalmazottnak kell lennie. Gyakran ez a személy a legmagasabb pozícióban van jelen, de nem mindig. Az elején fel kell vennie a szót, meg kell ismételnie az ülés célját, mi legyen az eredmény, szabályzat, befejezési idő. És figyelemmel kíséri az ülést annak befejezéséig. Egyértelműen figyelje, és ne engedje, hogy eltérjen a tárgyalt témától. Vágja le azokat az állításokat, amelyek nem kapcsolódnak a tárgyalt témához.
2. Szabályzat.
Határozza meg és szigorúan tartsa be: az ülés kezdési és befejezési idejét, helyszínét, a résztvevők összetételét, a tervezett felszólalásokat (előadó, téma, a beszéd időpontja), a beszédek sorrendjét és időkeretét.
3. Előkészítés.
Egy nagyon fontos pont, amelyet általában nem alkalmaznak a vállalatoknál. A résztvevőknek előzetesen, lehetőleg egy nappal korábban írásos meghívót kell kiküldeni, amely a következő információkat tartalmazza:
- a találkozó célja (milyen kérdésre kell válaszolni az ülés végén);
- helyszín (ellenőrizze, hogy nincs-e lefoglalva);
- kezdési időpont, a résztvevők összetétele;
- kinek és milyen anyagokat kell készíteni;
- kinek készítsen beszédet, beszámolót;
- áttekintésre szánt anyagok (ha szükséges).
Közvetlenül a meghíváshoz csatolhatók, vagy a hálózati mappára mutató hivatkozással jelezhetők, ahol találhatók.
Ehhez használja az Outlook vagy a CRM lehetőségeit. Az ilyen előkészületek elvégzése után a találkozó kezdete sokszor hatékonyabb lesz. E nélkül ne kezdje a találkozót!
4. Összetétel.
Minimalizálja a résztvevők számát! Csak azokat hívd meg, akikre valóban szükség van. Biztos vannak, akik döntenek. Döntéshozó nélkül tanácskozni olyan, mint vizet homokba önteni. Ha szükség lehet egy szakértő véleményére, csak jelezze előre, hogy készen álljon a csatlakozásra.
5. Cél.
A legfontosabb kérdés. A találkozó célját mindenképpen írásban közölje. Milyen kérdésre kell válaszolniuk a résztvevőknek a találkozó végén? Feltétlenül rögzítse írásban. Az írásbeli megfogalmazás az aktuális feladat lényegének egyértelműbb és tömörebb leírására ösztönöz.
6. Mi a teendő?
A találkozó eredményei. Mindig rögzítse a megbeszélés végén, hogy az elején kitűzött célt sikerült-e elérni? Választ kapott a feltett kérdésre?
És mit szándékozik tenni legközelebb?
Ha az eredmények alapján határozunk meg egy feladatot, fogalmazzuk meg. Határozza meg, mi legyen az eredmény. Ehhez válaszoljon a kérdésre: „Hogyan fogjuk megérteni, hogy a célt elértük?”
Határozza meg a fellépőket és a határidőket.
Határozza meg a következő lépést. Az előadó legelső és legegyszerűbb művelete. Például a feladat egy ügyfél kiszállítása. A következő lépés nem a szállítás, hanem az ügyfél felhívása, hogy állapodjanak meg az általános feltételekről, vagy levél az ügyfélnek, amelyben választékigénylést kérnek. Amikor meghatároz egy konkrét egyszerű végrehajtó lépést, elindítja a folyamatot. Gyakran a feladat egésze világos, de nem értjük, hol kezdje el konkrétan, és az előadó késlelteti a cselekvések megkezdését.
Az eredményeket írásban rögzítse. Egy hét múlva senki sem fog emlékezni a részletekre. Az ülés vezetőjének (vagy ha volt az ülés jegyzőkönyvvezetőjének) írásos jelentést kell küldenie, amelyben fel kell tüntetni: meghozott döntéseket, kiosztott feladatokat, határidőket, fellépőket, ki irányít, a következő ülés időpontját (ha szükséges) ).
Úgy tűnhet, hogy a megvalósítás több időt igényel az írásos meghívók, szövegezés és jelentések elkészítéséhez. Valójában ez nem így van. Először is, nem igényel sok időt, mivel ezek belső dokumentumok. Fontos, hogy megértsük a lényeget. Itt nincs szükség irodalmi élvezetekre. Végül is több tucat levelet írsz a nap folyamán? Másodszor pedig a megbeszéléseken megspórolt idő, és ami a legfontosabb, a gyorsan elért eredmények nagyságrenddel több időt szabadítanak fel a cég személyzete számára. Ha egyszerűen kizár három „extra” személyt a résztvevők listájáról négy megbeszélésen keresztül, akkor a vállalat további 12 órányi produktív munkát biztosít az alkalmazottaknak (megjegyzendő, hogy a cég már fizette).
Megvalósítani, megvalósítani és újra megvalósítani!
Ezekkel a javaslatokkal Szergej saját személyében fordult az igazgatóhoz és a tulajdonoshoz. A javaslatokat elfogadták és végrehajtották. És bár a megvalósítás folyamata, mint minden változás, bizonyos ellenálláson ment keresztül, a végére sikerült. A találkozók mostanra Szergej megálmodása szerint gyorsak, hatékonyak lettek, a végén megoldódott a probléma, és pontos a cselekvési terv.
Szergej pedig most kereskedelmi igazgatói posztot tölt be. Kezdeményezése nemcsak abban segített, hogy hatékony találkozókon keresztül felgyorsítsa a vállalat növekedését. Az a vágy, hogy megértse a problémát, megoldást dolgozzon ki és megvalósítsa, segít neki más sürgető üzleti problémák megoldásában.
P.S. A szerzőtől. Tapasztalataimból hozzátehetem, hogy ebből a történetből már néhány kulcsfontosságú tipp is megvalósítva (megvalósítva!) és a személyzeti készségek szintjén rögzítve jelentősen növelheti a megbeszélések hatását bármilyen méretű cégnél. A legfontosabb a megvalósítás!
Kérem, mondja meg, melyik előszót helyesen használja a következő mondatban: „A találkozó időpontja: 2019 novembere / novembere.” Elfogadható-e mindkét elöljárószó használata?
Így van: novemberre tervezik.
| 301610. számú kérdés | ||
Az állítmánynak a számnévvel való egyezéséről szóló cikkben a függő szavak nélküli, %-ban 1-gyel kifejezett alanygal való megegyezés kérdésére semmiképpen nem tér ki. Például: - Ellenőrizze a rendelkezésre állást: 21% már foglalt. vagy - Ellenőrizze a rendelkezésre állást: 21% már lefoglalva. Melyik megállapodás a helyes/előnyösebb ebben az esetben? Nagyon köszönöm.
Orosz nyelvű help desk válasz
D. E. Rosenthal kézikönyve a következőket mondja.
A számokra végződő összetett számokhoz egy, az állítmányt általában egyes számba adják, például: Az ülésen huszonegy küldött vett részt; ... Egyszerre harmincegy pályázatot nyújtottak be(Sholokhov). A többes szám ebben a konstrukcióban a kontextus feltételeitől függően lehetséges, például: Huszonegy küldött találkozott kerekasztalnál(a met predikátum kölcsönös cselekvést jelöl, amely többes számban fejeződik ki); Mindenért 92 681 rubelt fizettek(a megszámlálható mondat alanyának formai szerepével, az intézkedés körülményeivel a passzív konstrukciós ügyben); Huszonegy diák jelent meg a vizsgán(köznyelvi változat, a jelentésbeli egyetértési hajlam hatása); A bázisra szállított huszonegy doboz edény véletlenül ott kötött ki.(a többes számú alakban lévő kötőszóval járó alárendelő mondat hatása).
Így igaz: 21%-a már le van foglalva. Elfogadható: 21%-a már le van foglalva.
| 298486 számú kérdés | ||
Helló! Mondja meg, mi a helyes: szervezzen találkozót az igazgatóval vagy az igazgatóval. Köszönöm.
Orosz nyelvű help desk válasz
Jobb: az igazgatónál. A második lehetőség elvileg lehetséges, de más jelentése van.
| 293398-as kérdés | ||
Jó napot Van-e vessző az „és” kötőszó előtt: Délelőtt tízre véget ért a találkozó, és hazamentünk.
Orosz nyelvű help desk válasz
Nem kell vesszőt tenni, ha a „reggel tízre” szavak jelentése az összetett mondat mindkét részére utal.
| 285320 számú kérdés | ||
deklinációs szeminárium-találkozó
Orosz nyelvű help desk válasz
Mindkét rész ferde: szeminárium-találkozó, szeminárium-találkozó stb.
| 284585 számú kérdés | ||
Az intézkedési tervet a fiókigazgató által aláírt 3 napon belül egyeztetni kell az ügyféllel annak egyeztetése érdekében. (hogyan kell helyesen írni ebben az esetben a vásárlót, és az ő megállapodása alapján, vagy az ő megállapodásáról)
Orosz nyelvű help desk válasz
Ezt a lehetőséget kínáljuk: Három napon belül azután, hogy a kirendeltség igazgatója aláírta az intézkedési tervet, tartson megbeszélést az ügyféllel annak egyeztetése érdekében.
| 284186 sz. kérdés | ||
Jó napot. Mondja meg, hogyan kell helyesen írni - „előkészítő értekezlet...” vagy „előkészítő értekezlet...”? Köszönöm
Orosz nyelvű help desk válasz
Mindkét lehetőség lehetséges.
| 280275 számú kérdés | ||
Melyik a helyes: tervezett szeminárium-találkozó vagy tervezett szeminárium-találkozó? Köszönöm.
Orosz nyelvű help desk válasz
Jobb: tervezett szeminárium-találkozó.
| 279840 számú kérdés | ||
Jó napot Kérem, mondja meg, hogyan kell helyesen írni a „klasztertalálkozó” kifejezést? A „bokor” idézőjelben van vagy sem? Köszönöm. Inna
Orosz nyelvű help desk válasz
Idézetek kellenek.
| 276772 számú kérdés | ||
Helló! A segítségedre van szükség. Helyes a kettőspont a következő mondatban? Kérjük, adjon meg egy linket az ebben a mondatban található írásjelekre vonatkozó szabályhoz.2014.08.20. a minisztériumban a következő címen: Moszkva, st. Miklouho-Maklaya, 24 éves, operatív értekezletre kerül sor.
Nagyon szépen köszönjük!
Orosz nyelvű help desk válasz
Ebben az esetben nincs miért kettőspontot tenni (nincs olyan szabály, amely írásjelet írna elő).
| 269759 számú kérdés | ||
Hogyan kell helyesen mondani: „találkozás egy témában” vagy „találkozás egy témában”?
Orosz nyelvű help desk válasz
Jobb: találkozó a témában.
| 267810 számú kérdés | ||
Csökkennek a Munkaügyi Minisztérium, Kulturális Minisztérium és hasonlók főnevek?
Orosz nyelvű help desk válasz
Olyan nevek, mint Kulturális Minisztérium, Természeti Erőforrások Minisztériuma stb. (ahol a második rész genitivusban van), nem utasítják el. Kérjük, vegye figyelembe: az Orosz Föderáció Munkaügyi és Szociális Védelmi Minisztériumának hivatalos rövidített neve Oroszország Munkaügyi Minisztériuma. Ez a név hajlamos: ülésén az orosz munkaügyi minisztériumban, az orosz munkaügyi minisztérium törvényjavaslatot készített.
| 267165 számú kérdés | ||
Helló! Melyik a helyes – az ülés napirendje vagy az ülés napirendje?
Orosz nyelvű help desk válasz
Napirend– „az értekezleten vagy értekezleten megvitatandó kérdések listája”. Helyesen: ülés napirendje, szó nap Ez már túl sok.
| 263577 számú kérdés | ||
A találkozót Nyizsnekamszkban vagy Nyizsnekamszkban tartották? Melyik a helyes? Köszönöm.
Orosz nyelvű help desk válasz
Helyesen: Nyizsnekamszkban.
| 262528-as kérdés | ||
Van egy javaslat: Kerekasztalt tartottak aktuális témában.
Kell-e idézőjelbe tenni a kerekasztal szavakat? Milyen szabályt kell alkalmazni ilyen esetekben?
Válaszát előre is köszönöm, Boris.
Orosz nyelvű help desk válasz
Szavak Kerekasztal A „találkozó” szó nincs idézőjelek között.
A titkár egyik szent feladata a különböző szintű vezetők által kezdeményezett értekezletek, konferenciák, ülések előkészítése. Az ilyen eseményekről a legtöbb esetben a titkár is jegyzőkönyvet vezet. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan teheti hatékonyabbá ezeket a folyamatokat.
Ahhoz, hogy a protokollról beszéljünk, az első lépés az ülés előkészítéséről. Egy ilyen esemény előtt fontos átgondolni a napirendet, meghatározni a résztvevők összetételét, és megismerkedni az összes előadó beszámolójával és egyéb anyagokkal. Mindez további erőfeszítéseket igényel, de ennek eredményeként a protokoll karbantartása sokkal könnyebb lesz.
HOGYAN SPÓROLJON IDŐT?
Különböző tanulmányok szerint a szervezet vezetője és a többi dolgozó munkaidejének 10-50%-a fordítható értekezletekre. Az időköltségek csökkentése érdekében a találkozók kezdeményezőinek, szervezőinek és résztvevőinek emlékezniük kell a következő szabályokra:
Az értekezleten csak azokat a kérdéseket vitassák meg, amelyeket a munka során nem lehet megoldani.
Korlátozza az értekezletek résztvevőinek számát. Ez egyenesen arányos az esemény időtartamával. Ha egy 5 fős megbeszélés időtartama 1 óra, akkor 10 vagy több résztvevő esetén nagy valószínűséggel 2 vagy több órát vesz igénybe.
A találkozóra előzetesen tájékoztató anyagokat készítsen. A számításokat, elemző jelentéseket, táblázatokat, grafikonokat, jelentéseket, fotó- és videóanyagokat, bemutatókat, termékmintákat, szakvéleményeket erre szakosodott szakembereknek kell biztosítaniuk. De az anyagok készenlétének ellenőrzéséért az ülés titkára a felelős. Ezért egy-két nappal az esemény előtt:
a) prezentációt készítő felelős személyek segítségével összeállítja az összes információs anyag listáját;
b) elektronikus formában átvenni a felelős személyektől anyagokat (például prezentációkat, magyarázó jegyzeteket stb.);
c) átveszi a felelős személyektől nyomtatott kivonatokat és jelentések szövegeit.
Minden kérdéshez jelöljön ki egy felelős alkalmazottat, még akkor is, ha a megbízást egy csoportnak kell végrehajtania.
Ne pazarolja az időt a tettesek feltárására. Ne feledje, hogy minden ülés fő célja a napirend megvitatása és az azzal kapcsolatos döntések meghozatala.
NAPIREND
Ez azoknak a kérdéseknek a listája, amelyeket az ülésen terveznek megvitatni. Ezeket az ülés elnöke határozza meg. Ebben a folyamatban azonban a titkár is részt vehet.
A napirend kialakítása során kövesse az alábbi irányelveket:
- Bontsa fel több altémára a túl tág értekezleti témákat. Szükség esetén a felelősök az egyes altémákhoz előkészítő értekezletet tarthatnak.
Például a hónap végére tervezett megbeszélést „A főbb gyártóüzemek tervezett indikátorainak végrehajtásáról” témában egy sor kisebb megbeszélés előzze meg az üzletekben: „A terv végrehajtásáról öntöde”, „A terv beszerző műhely általi megvalósításáról”, „A terv gépműhely általi megvalósításáról”, „A terv összeszerelő műhely általi végrehajtásáról”. Vagy az „ERP-rendszer bevezetéséről a vállalatban” témájú megbeszélést több találkozónak kell megelőznie: „Az ERP-rendszer termelésben történő bevezetésének problémáiról”, „Az ERP-rendszer és az 1C közötti kommunikáció biztosításáról a könyvelésben ”, „Az ERP rendszer technikai támogatásáról és az adatátvitelről” stb.
- Tegye napirendre az egyenlő fontosságú kérdéseket, amelyeket egy közös téma egyesít.. Például a szállítás biztosítása, a raktárba szállítás eljárása, a késztermékek kiszállítása és elszállítása a vállalkozás területéről.
Az egymással összefüggő problémák szélesebb köre is napirendre kerülhet. Ilyenek lehetnek például:
Új gyártósor vásárlása;
Gyártás technológiai előkészítése;
Tervezési és technológiai dokumentációk módosítása új berendezések beszerzésével kapcsolatban;
Gyártóépületek korszerűsítése és gépcsatlakozások fejlesztése;
A termelés logisztikai támogatása.
Ugyanakkor a gyári ellenőrzőpont rekonstrukciója vagy a gyári étkezdében a bérletek elektronikus fizetésének megszervezése nyilvánvalóan nem érdemes ezen az ülésen megvitatni.
Nyilvánvaló, hogy a titkár nem mindig tudja befolyásolni a napirend tartalmát. Az értekezletet a vezető hívja össze, aki felvázolja a kérdések körét is. És ha a menedzser egy értekezlet napirendjére felveszi az öntvénygyártáshoz szükséges új gyártósor beszerzését és a tavaszi nagytakarítási nap megszervezését a terület megtisztítására, akkor előfordulhat, hogy nem sikerül meggyőzni. De a maga részéről javasolhatja, hogy a takarítás megszervezésének megvitatását egy másik ülésre vigye, például egy épület homlokzatfestésének kérdésével vagy a szervezet születésnapja alkalmából rendezett ünnepségekkel.
- Csak azokból a kérdésekből állítson össze napirendet, amelyek az ülés résztvevőinek hatáskörébe és felelősségi körébe tartoznak. Például hiábavaló lesz az ellátási kérdések megvitatása az ellátási szolgálat vezetőjének távollétében.
- Korlátozza a napirenden szereplő témák és pontok számát. Annyi legyen belőlük, amennyit hatékonyan meg lehet beszélni és megoldani a megadott időn belül. Például egy értekezlet 1 órájában 1-5 kérdést lehet megvitatni, a megvitatott témák nagyságrendjétől és a megbeszélés előkészítésének minőségétől függően.
- A napirendbe vegye fel a legutóbbi ülésen adott feladatokról és utasításokról szóló beszámolót, ha a találkozókat egy közös téma és a résztvevők összetétele köti össze. Készüljön fel arra, hogy ha nincs is ilyen napirendi pont, az elnök felhatalmazásával előterjesztheti. Ezért jobb, ha előre kinyomtatja az utasítások listáját - az elnöknek, a felelős személynek és a titkárnak rendelkeznie kell vele.
TALÁLKOZÓ RÉSZTVEVŐK
Általános követelmények a rendezvény résztvevőivel szemben:
Hozzáértés és érdeklődés a napirenden lévő kérdések iránt;
Elég magas pozíció ahhoz, hogy az értekezlet eredménye alapján döntéseket hozzon és utasításokat adjon a beosztottaknak.
A résztvevők összetétele a rendezvény ideje alatt változhat. Ha a napirenden olyan témák szerepelnek, amelyek az ülés valamennyi résztvevőjét érintik, és olyan kérdések, amelyek csak néhányukra vonatkoznak, akkor először az általános kérdéseket kell megvitatni. Az értekezlet ezen részének végén a további megbeszélésekben részt nem vevő alkalmazottak elengedhetők.
Hogyan értesítsünk mindenkit
Tájékoztassa az ülés valamennyi résztvevőjét az esemény dátumáról, időpontjáról, helyszínéről, témájáról.
Egy találkozót telefonhívással, SMS-ben, e-mailben (kézbesítési és olvasási értesítéssel) vagy személyes látogatással jelenthet be.
Ha valamelyik résztvevő különböző okok miatt (éves szabadság, átmeneti rokkantság, üzleti út stb.) hiányzik a munkahelyéről, a távollét okát ki kell deríteni, és emlékeztetni kell a távollévőt helyettesítő munkavállalót a csereprogramot, hogy jelen kell lennie az ülésen.
Az is hasznos lehet, ha felugró ablakot helyez el a számítógépes naptárába, például „emlékeztesse helyettesét, hogy vegyen részt az értekezleten”.
Táblázatba beírható az az információ, hogy ki és mikor kap értesítést a találkozóról (1. példa).
1. PÉLDA
Az értekezlet résztvevőinek értesítése
A megbeszélésre 2017. június 24-én 11.00 órakor kerül sor a beszerzési igazgatói irodában.
Téma: 2017. második félévi szerződések megkötése beszállítókkal.
Ülésrend a találkozó résztvevői számára
Feltétlenül készítsen ültetési táblázatot az ülés résztvevői számára, ha a következők jelen lesznek:
Magasabb tisztségviselők (város, régió, terület, köztársaság, szövetség);
Transznacionális vállalatok és holdingok tulajdonosai stb.;
A partnerszervezetek képviselői.
A titkárnak lehetőség szerint az elnöki asztal mellett külön asztalnál kell helyet biztosítani (2. példa).
2. példa
Ültetési rend
Névkártyák
A megfelelő helyekkel szemben lévő asztalokon névkártyákat kell elhelyezni a pozícióval és (vagy) teljes névvel. minden résztvevő. A legegyszerűbb lehetőség egy „házba” hajtogatott papírlap (1. ábra)
Rizs. 1. Az értekezlet résztvevőjének névjegykártyája
Jelvények
Különösen kritikus esetekben elő kell készíteni kitűzőket (mellkártyákat), amelyeken fel kell tüntetni:
TELJES NÉV. résztvevők;
pozícióik;
Az egyes résztvevők által képviselt szervezet neve;
Az a hely, ahol a megadott szervezet található.
A jelvény a következőket is tartalmazhatja:
A résztvevő által képviselt szervezet logója;
A rendezvény logója (embléma) (találkozók, konferenciák stb.).
Használhat jelvényeket zsinórral vagy ruhacsipesszel. Írószer- és irodaszer boltokban értékesítik.
Szöveges betéteket saját maga is megtervezhet, majd nyomtatóra nyomtathatja, ollóval kivághatja és kitűzőkbe rakhatja (2. ábra).
Rizs. 2. Saját tervezésű jelvénybetét
Ha elegendő pénz áll rendelkezésre az előkészítésre, a betétkártyákat egy nyomdai szolgáltatást nyújtó szervezettől lehet megrendelni. A rendszeres belső értekezletekhez pedig egyáltalán nem lesz szükség jelvényekre.
A TALÁLKOZÁS IDŐTARTAMA
A különböző típusú találkozók eltérő időtartamúak. Például egy délelőtti tervezési értekezlet körülbelül fél órát vehet igénybe, míg egy adott kérdéssel foglalkozó régióközi értekezlet akár az egész napot is igénybe veheti.
A találkozó időtartamát előre meg kell tervezni. Minden résztvevőnek ismernie kell az esemény kezdési és befejezési idejét. Ezzel gyorsan és hatékonyan dolgozhat, így nem kell elkésnie.
Szünetek
Ha az ülés időtartama meghaladja a csillagászati órát (60 perc), akkor minden tanulmányi óra (45 perc) után szünetet kell tartani.
Különösen hosszú rendezvényeken szünetek biztosíthatók, amelyek során a résztvevőket harapnivalókkal (szendvicsek, gyümölcsök, édességek) és italokkal (tea, kávé, gyümölcslevek, ásványvíz stb.) kínálják.
Ha a megbeszélés szintje alacsony, és a terem mellett, ahol a találkozó zajlik, hűtő, kávéfőző és eldobható edények állnak az iroda látogatóinak rendelkezésére, majd a találkozó résztvevői kávét, teát vagy vizet tölthetnek maguknak.
Az asztalokon, amelyeknél a találkozó résztvevői ülnek, előre elhelyezhetők a vizespalackok és poharak – így nem csak szünetben, hanem bármikor olthatják szomjukat. Jobb, ha nem teszünk ételt az asztalokra. Kínos lesz, ha az egyik résztvevő szendvicset ejt az üzleti papírokra, vagy kiönti a kávét.
Jobb, ha egy külön szobában terítjük meg az asztalt harapnivalókkal és italokkal. Ezt általában a titkár végzi, de csak akkor, ha nem vesz jegyzőkönyvet. Ha a titkár az értekezlet alatt nem hagyhatja el a termet, egy másik, erre kijelölt munkatárs köteles szünetet szervezni. Vagy lehetőségként a titkár mindent előkészít a kávészünetekre az ülés kezdete előtt. A hosszabb megbeszéléseken az asszisztensek általában nélkülözhetetlenek.
Időkeret
A rendezvény időtartamát szabályozni kell. E szabály betartását az ülés elnöke ellenőrzi.
A találkozó megtervezésekor ügyeljen arra, hogy minden felszólalónak mennyi időre van szüksége a felszólalásra, és minden egyes megvitatandó kérdést.
Az egyes beszédekre vonatkozó szabályokról érdeklődjön az elnöknél.
Szükség esetén ütemezze be a szüneteket.
Adja össze az összes időszakot a számológépen, és adja hozzá a kapott összeget
Az elnököt tájékoztatni kell arról, hogy mennyi ideig tarthat az ülés. Ha egyetért ezzel az adattal, a szabályzatot minden résztvevő tudomására kell hozni, ha nem, akkor ki kell igazítani, és újból jelenteni kell az elnöknek.
Megegyezés után a napirendet időkorlátozással megküldik az értekezlet minden résztvevőjének (3. példa).
3. PÉLDA
Napirend időkorlátokkal
TALÁLKOZÓ JEGYZŐKÖNYV: 5 ALAPVETŐ LÉPÉS
Jegyzőkönyv dokumentálja mind az állandó kollegiális testületek (bizottságok, bizottságok, tanácsok stb.), mind az ideiglenes testületi testületek – különböző ülések, konferenciák, szemináriumok és konferenciák – tevékenységét.
A következő típusú protokollokat különböztetjük meg:
. Rövid protokoll- olyan dokumentum, amelyben a teljes név szerepel. és az értekezlet résztvevőinek álláspontja, témája, főbb kérdései, a beszámolók összefoglalója, a meghozott döntések, az egyes felelősök feladatai. Az ilyen jegyzőkönyveket általában az operatív értekezleten vezetik.
. Teljes protokoll A fentieken túlmenően részletes feljegyzéseket tartalmaz minden felszólalásról, véleményről, módosításról és a vita egyéb árnyalatairól. Ez a dokumentum lehetővé teszi a találkozó részletes képének visszaállítását.
A jegyzőkönyv felvételének formáját az ülés elnöke vagy a vállalkozás vezetője választja meg.
Az ülésre készült beszédek és egyéb anyagok mellékletként készülnek. A jegyzőkönyv szövegében hivatkozni kell rájuk.
A titkár felel azért, hogy az értekezlet menetét milyen pontosan és teljes mértékben rögzítik. Ezt a felelősséget nem lehet alábecsülni, hiszen a jegyzőkönyv az egyetlen dokumentum, amely minden felszólalást, vitát, észrevételt és végrehajtandó döntést tükröz. Előfordulhat, hogy a találkozó során a résztvevők nem hallanak valamit, vagy nincs idejük leírni. Ez könnyen visszaállítható a protokollra hivatkozva.
1. lépés: a munkahely előkészítése
A jegyzőkönyvezés megkönnyítése érdekében az ülés megkezdése előtt:
. Válassza ki a helyét a hallban hol lesz az esemény. Minden résztvevő számára személyesen láthatónak kell lennie, az elnök, a felszólalók beszédei és a „teremből készült másolatok” jól hallhatók legyenek (lásd a 2. példában az üléstáblázatot).
. Tegye az asztalára az értekezlet résztvevőinek listáját teljes nevük feltüntetésével. és pozíciókat, valamint egy üléstáblázatot. A megbeszélés megkezdése előtt érdemes alaposan áttanulmányozni, ki hol ül, majd szükség szerint megnézni a diagramot.
. Irodaszerek készletezése. Vigyél magaddal 2-3 tollat, 2 ceruzát, 2 radírt.
. Ellenőrizze, hogy az irodai berendezések és egyéb eszközök működnek-e: óra, hangrögzítő, videokamera (ha van). Ne felejtse el a tápkábelt és a tartalék elemeket vagy az újratölthető elemeket.
Az értekezlet előtt frissítse fel emlékezetében az összes jelentés főbb pontjait.
2. lépés: Rögzítse a megbeszélés előrehaladását
Az ülésre készült anyagokon (beszámolók, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, résztvevők névsorai stb.) mellett a jegyzőkönyv hangfelvételek, videofelvételek, átiratok vagy durva kézzel írt jegyzetek alapján készül. amelyeket a találkozó során őriznek.
Hogyan őrizzünk durva jegyzeteket?
1. Készítsen lapokat a jegyzőkönyvtervezethez- számuk a napirend nagyságától függ. Az első lapra írja fel az ülés időpontját, témáját, jegyzőkönyv számát, a résztvevők névsorát, napirendjét (4. példa).
4. PÉLDA
Az ülés jegyzőkönyv-tervezete. 1. számú lap
A megbeszélésre felvetett kérdéseket írd külön üres papírlapokra, elegendő helyet hagyva a jegyzeteknek:
2. számú lap: „Szines- és vasfémek szállítására vonatkozó szerződések megkötésével kapcsolatos munkák állásáról.” Prohorov P.D. jelentése;
3. számú lap
4. számú lap: „Az ellátások szállításának támogatásáról.” Medvegyev V. Yu jelentése;
5. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);
6. számú lap: „A megkötött és teljesített nyersanyag- és beszerzési szerződések szerinti elszámolások helyzetéről.” Fomina K.D. beszámolója;
7. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő);
8. számú lap: „Az Amethyst LLC-vel az ESPZ OJSC acél és ötvözetek szállítására vonatkozó megállapodások megkötéséről.” Telegin I.I. javaslatai;
9. számú lap: ... (az ülés során kitöltendő).
2. Ellenőrizze, hogy az értekezlet összes résztvevője jelen van-e. Ceruzával húzza át a jegyzőkönyvtervezetből hiányzó személyeket – talán késtek. Az értekezlet után derítse ki a hiányzások és késések okait.
A késedelmesek érkezési idejét közvetlenül a jegyzőkönyv szövegében zárójelben rögzítse:
Ebben az esetben pontosan kiderül, hogy a jelenlévők közül kik és pontosan mit hagytak ki a találkozó során.
3. Töltse ki a „MEGhallgatott” pontot. A tervezet első lapjára és a jelentések megfelelő címeivel ellátott lapokra következetesen írja fel teljes nevét. és az előadók pozíciói, a beszédek témái és azok összefoglalása. Csak alapvető információkat kell rögzítenie: dátumok, számok, tények. Ezt követően hasonlítsa össze a jegyzeteket a beszédek (tézisek) közölt szövegeivel. Ha bármilyen eltérést talál, értesítse az ülés elnökét.
4. Írja be a „PERFORMED” tételt(ha szükséges). Ezt a tételt akkor kell kitölteni, ha az előadók előrehaladását más résztvevők megjegyzései, kérdései és kifogásai megszakítják. Teljes protokollban Minden ilyen megjegyzést azonnal fel kell jegyezni, különösen, ha a következő kifejezéssel jár: „Kérem, írja be a jegyzőkönyvbe.” Például:
A helyzet az, hogy bármilyen kijelentés megváltoztathatja a találkozó menetét, és ezt követően szükséges lehet kiemelni azt a pillanatot, amikor és miért történt ez.
Rövid jegyzőkönyvben
Mark Fedin, A BCG vezetési tanácsadás elnöke
A találkozók elengedhetetlenek, ha úgy döntesz, hogy nem teszel semmit.
John Kenneth Galbraith
A vezető különféle tevékenységei közül a legtöbb időt a munka többi részétől elzárva a megbeszélések veszik el. Felmérések azt mutatják, hogy a vezetők vezetési szintjüktől függően idejük 80%-át konferenciákon és értekezleten töltik. Aligha van más olyan tevékenység, amely ennyi időt veszít el ennyi embertől egyszerre, mint a találkozók során!
Az ok, amiért annyi időt és pénzt pazarolnak el ezeken a „találkozókon”, egyszerűen az az oka, hogy sok találkozó rosszul van előkészítve és megszervezve, rosszul levezényelve és rosszul összefoglalva. A legtöbb esetben a találkozások túl sokáig tartanak, gyakran lényegében teljesen feleslegesek is.
Remélem, hogy ez az anyag segít racionálisan előkészíteni és lebonyolítani egy találkozót, és összefoglalni annak eredményeit.
A találkozók típusai és céljai
A találkozóknak több fő típusa van, és mindegyiknek más a célja. Természetesen a találkozóknak több célja is lehet. A személyzeti értekezlet például gyakran egyaránt szolgál információcserére és kisebb problémák megoldására. De függetlenül attól, hogy egy vagy több ok van, van egy ok, amely miatt az ülést összehívták.
Egy találkozó során, amelynek célja az volt megoldás, a résztvevők először azonosítanak egy problémát, majd megoldást dolgoznak ki rá. Egy megbeszélt találkozón Döntéshozatal a csoport kiválasztja a megvalósítandó megoldást. A sikeres megbeszélés érdekében a csoportnak meg kell állapodnia a döntéshozatali folyamatban: egyhangú döntés születik, szavazással, vagy az egyének véleménye alapján születik? Vannak találkozók is véleménycsere, beszámolók, visszajelzések. A találkozó státusza fontos, hogy a csapat felkészüljön rá.
Összehívhat egy értekezletet, Amikor:
információra vagy tanácsra van szüksége, amelyet a csoport nyújthat Önnek;
szeretné, hogy a csapat részt vegyen egy döntés meghozatalában vagy egy probléma megvitatásában;
olyan problémával foglalkozik, amely különböző nézőpontokból történő mérlegelést igényel;
úgy gondolja, hogy egy probléma vagy probléma megoldásával kapcsolatos felelősséget egyértelműen meg kell magyarázni;
Ön szerint a csoportnak szüksége van egy ilyen találkozóra?
Jobb NEM összehívni a találkozót, Ha:
nincs ideje felkészülni;
úgy gondolja, hogy jobb lenne más módszert használni, például jegyzetet, e-mailt, telefonhívást;
a probléma már megoldódott;
a kérdés nem annyira fontos, hogy időt vesztsünk rá;
a csoportnak időre van szüksége, hogy felfedezze a konfliktus vagy a frusztráció forrását.
Tájékoztassa, hogy az ülés 14:00-kor kezdődik, és csak 14:10-kor kezdődik. Ütemezzen be egy találkozót 10:13-ra, és az alkalmazottak szó szerint értelmezik.
Cyrel Northcote Parkinson
Felkészülés a találkozóra
Kezdje a felkészülést a találkozó céljainak meghatározásával. Ezek lehetnek információk, problémameghatározások, új ötletek, cselekvési irányok, a felelősség definíciói vagy e tényezők kombinációja. Konkrét céljai alapján határozza meg, hogy kit hív fel a találkozóra, és hogyan fogja azt levezetni.
Hívjon meg embereket egy találkozóra, melyik:
kulcsfontosságú döntések meghozatala az ülésen felmerülő kérdésekben;
hasznos lehet; részt vesz az ülés során felmerülő kérdések megoldásában;
tevékenységük természetéből adódóan ismerniük kell azokat az információkat, amelyeket Ön a találkozó során ad meg;
végrehajtja a meghozott döntéseket.
Csak azokat hívja meg a találkozóra, akik segítenek elérni céljait, de ügyeljen arra, hogy különböző nézőpontokat adjon meg. Növelheti a siker esélyeit kulcsjátékosok meghívásával. Ehhez hívja meg őket személyesen, vagy ütemezzen be egy találkozót az ütemtervük alapján. Adj nekik aktív szerepet a találkozón, vagy hangsúlyozd a részvétel fontosságát.
Csak úgy irányíthatja megfelelően csapatát, ha elválasztja a valódi elrettentő tényezőket a lehetséges veszélyektől. Négy főnél nagyobb csoportok esetén a struktúra szintjének magasabbnak kell lennie. Ha azt szeretné, hogy mindenki részt vegyen a folyamatban, bontsa fel a nagy értekezletet alcsoportokra meghatározott időpontokban.
Ha lehetséges, a napirendet az ülés előtt határozzák meg. Ehhez használja a következő listát:
a találkozó végső célja;
kívánt eredmény;
az ülés dátuma, ideje és helye;
ki hívja össze az ülést;
melyik csapatot hívják össze, a résztvevők nevét;
a résztvevők szerepei;
van-e valami szokatlan az ülés formátumában;
vannak-e külső résztvevők, nevük és szerepük;
az időbeosztásért és a napirendi pontok betartásáért felelős személy;
az ülés időtartama;
szükséges előkészítés.
Csak azokat a vitapontokat foglalja bele, amelyekkel az adott időszakban ténylegesen foglalkozni lehet. Jobb alulbecsülni, mint túlbecsülni a csoport által mérlegelhető kérdések számát. Igyekezzen a napi tételeket is olyan sorrendbe rendezni, hogy biztosítsa az ülés mozgását. A kérdéseknek egymásból kell fakadniuk. Különítse el az információmegosztást a döntéshozataltól és a problémamegoldástól. Kezdje könnyebb kérdésekkel, majd folytassa a nehéz kérdéseket, de ne kerülje el a nehéz kérdéseket. Ügyeljen arra, hogy elegendő időt hagyjon a legfontosabb kérdésekre. A hosszú találkozók során próbálja meg megoldani a nehéz kérdéseket, mielőtt a résztvevők elfáradnának. A nehéz kérdéseket bontsa darabokra.
Meddig tartson a találkozó? Ez a céloktól és a napirendtől függ. Egy találkozó átlagosan harminc perctől két óráig tart, általában minél rövidebb, annál jobb.
A célok elérése is segít meghatározni szoba és berendezési tárgyak. Kérdezd meg magadtól:
Mekkora legyen a helyiség és milyen eszközökre van szükség a céljai eléréséhez? Például szabadon szeretne információt cserélni informális környezetben, és ehhez megfelelő bútorokra van szüksége.
Milyen felszerelésre van szüksége - telefonra, projektorra, táblára stb.?
Amikor egy találkozóra készül, ügyeljen arra, hogy kijelölje a szerepeket és a felelősségeket. Egy személy több szerepet is betölthet egy találkozó során. A főbb szerepek a következők: vezető- vezetheti vagy nem vezeti az ülést, de meghatározza annak célját, a felmerülő nehézségeket és a hatáskört, valamint az eredmények összesítését is magára vállalja. Közvetítő megbeszélést folytat – a problémameghatározás és a döntéshozatal szakaszai. Felelősséget vállalhat a logisztikáért az értekezletek előtt és után. Titkár azonosítja a találkozó eredményeként született kulcspontokat, ötleteket és döntéseket. Az értekezlet alatt és után jegyzeteket is készít. Asszisztensek– olyan résztvevők, akik aktívan terjesztenek elő ötleteket, és nem engedik, hogy a vita letérjen a helyes útról. Szakértő szükség esetén ebben a minőségében jár el. Ha ez nem rendszeres csapattag, nem vehet részt a találkozó egyéb vonatkozásaiban. Apropó szakértők. Határozza meg szerepüket, és tegye világossá számukra, hogy mit vár el tőlük. Tájékoztassa őket, hogy nem vehetnek részt a találkozó egyéb vonatkozásaiban. Miután meghatározta a találkozó célját és a meghívottakat, fontolja meg a találkozó helyét és időtartamát, jelölje ki a szerepeket, felelősségeket és dolgozzon ki egy napirendet.
Hogyan kell felkészülni egy találkozóra? Gyűjtsd össze a szükséges dokumentumokat és adatokat. Beszélgess a résztvevőkkel, kérdezd meg véleményüket, határozd meg azokat a célokat, amelyeket el szeretnének érni, tudasd velük, hogy érdeklik az ötleteik. Tegye egyértelművé, hogy a résztvevőknek is fel kell készülniük a találkozóra. Készítsen napirendet, beleértve a célt, a kívánt eredmények listáját és az egyes tételek megvitatásának várható idejét. Ossza meg az információkat, különösen, ha ez segít lerövidíteni az értekezletet.
Hogyan dolgoznak ki megoldást a csoportok. Egyes csoportok szavazással döntenek. Másokhoz konszenzus szükséges: a találkozó valamennyi résztvevője támogatja a döntést, még akkor is, ha nem ért egyet vele. Egyes csoportokban a vezető hozza meg a döntést. Mindegyik megközelítésnek megvannak a maga előnyei és hátrányai.
Konszenzus azt jelenti, hogy mindenki megérti, támogatni tudja és segíteni tudja a döntést, de egyes résztvevők úgy érezhetik, hogy bizonyos kérdéseket nem sikerült megválaszolni. Őszinte konszenzus akkor érhető el, ha minden résztvevő azonos véleményre jut. Mik a jellegzetes tulajdonságai? A következő megjegyzések egy példa. "Megvolt a saját véleményem az A kérdésről, de szerintem ez a legjobb megoldás." „Nem értek egyet azonnal az „A” megfogalmazással, de úgy gondolom, hogy mindenre megfelel majd „Nem hiszem, hogy az „A” megfogalmazás száz százalékig megfelelne a kritériumainknak, de kész vagyok segíteni a megvalósításában. Ilyen döntést nehéz meghozni és időbe telik, de akkor is ajánlott, ha a szükséges változtatáshoz minden fél megértése szükséges, vagy ha a csoport kellő tapasztalattal rendelkezik az ilyen típusú döntések meghozatalában.
Az emberek szívesebben fogadják el a konszenzussal hozott döntéseket. A folyamat azonban gyakran tartalék pozíciót igényel – egy alternatíva, ha egy bizonyos időn belül nem sikerül konszenzusra jutni. Így a konszenzus nem jellemző olyan helyzetekben, amikor sürgős döntésre van szükség, vagy olyan esetekben, amikor csak a vezető felelős a döntésért.
A vezető döntése- Ez a leghatékonyabb módja korlátozott időn belül. Példa erre egy vezető, aki bejelent egy döntést és bezár egy értekezletet. Fontos, hogy minden résztvevő úgy érezze, véleményét meghallgatják. Ha az idő lehetővé teszi a másokkal való konzultációt, a vezető mérlegelheti az egyéni véleményeket – ez a legmegfelelőbb módszer, ha szakértői véleményre van szükség, vagy ha néhány kiválasztott képviseli a részvényesek véleményét. A vezető tanácskozást is összehívhat véleménygyűjtés céljából - akkor ajánlott, ha sok ember számára fontos a döntés, amikor lehetőség nyílik közös fellépésre, közös végrehajtási alapra.
A vita hossza fordítottan arányos a tárgyalt téma összetettségével. Ha a téma egyszerű és mindenki számára érthető, a vita szinte a végtelenségig tarthat.
Robert Knowles
Találkozót tartani
Az egyszerű tippek segítségével elkerülheti a gyakori problémákat, amelyek rémálommá teszik a találkozókat. És ez a találkozási készségeinek elismerése lesz. Kezdje a találkozót időben. Tartson egy rövid bevezető beszélgetést, hogy a csoport tisztában legyen a napirenddel, a célokkal és a kívánt eredményekkel – szükség szerint végezzen módosításokat. Ha nincs elkészített napirendje, készítsen egyet menet közben.
Hogyan készítsünk napirendet, ha nincs előre elkészítve. Kérje meg a résztvevőket, hogy tegyenek javaslatot olyan kérdésekre, amelyek megvitatást igényelnek. Mik a megbeszélés kívánt eredményei, és mennyi ideig tart? Készítsen napirendet a javasolt kérdésekből. Ha le kell rövidíteni a napirendet, kérdezze meg, hogy mely pontok várhatnak a következő ülésig. Tekintse át a konstruktív megbeszélés lefolytatásának alapszabályait, elveit, amelyekkel minden résztvevő egyetért.
Mit kell tartalmaznia az alapszabályoknak?
Egy adott időpont betartása.
Megállapodás arról, hogy ki járulhat hozzá a napirendhez.
Megállapodás a döntések meghozatalának módjáról.
A döntés meghozatalának határideje. Ha meg akarja növelni ezt a határt a beszélgetés során, ki kell kérnie a csoport beleegyezését.
Az egyes kérdésekre vonatkozó korlátozások világos meghatározása. Például a felsővezetők döntései vagy a cég politikája vagy költségvetése által támasztott korlátok, amelyek korlátozhatják az alternatívák kiválasztását.
Minden kérdésben meg kell határozni azt a személyt, aki meghozza a döntést.
Kérlek, legyél nyitottabb az ötletekre. Annak érdekében, hogy minden nézőpontot figyelembe vegyenek, kérjen valakit jelen és védje meg álláspontját. Kérdezd meg: „Mi hiányozhat? Ki nem szólalt meg?" Ha nagy a csoport, oszd fel két-három főre, és kérd meg őket, hogy jelentsenek. Szánjon időt a szavazásra és a döntés meghozatalára. Menj körbe a szobában és kérdezd meg mindenki véleményét. Minden nézőpont fontos, de nem egyformán fontos. Mennyi ideje legyen egy idősebb résztvevőnek beszélni? Ez a találkozó céljától függ. Talán neki kellene először megszólalnia, és célokat és irányokat kell kitűznie. Vagy ha már megszólaltak azok, akiknek a véleményére szükség van, és a junior csapat tagjai hallgatnak, akkor megkérheti, hogy szólaljon meg. Még ha mindenki véleménye érdekli is, akkor sem szabad hagyni, hogy a vita félrecsússzon. Ennek érdekében a táblára írt napirend és elképzelések felhasználásával készítsünk gyakori összefoglalókat, és jelentsük be az egyik napirendi pontról a másikra való átállást.
Megállapodás a konfliktusok megoldásáról.
Megállapodás az összefoglalás módjáról.
Az elfogadott alapszabályok elősegítik a beszélgetésben való részvételt. Vezetőként és segítőként viselkedsz, aki hangot ad az embereknek. Legyen tisztában azzal, hogyan vesz részt a beszélgetésben, és győződjön meg arról, hogy nem dominál. Adj lehetőséget a határozatlanoknak és félénknek, hogy megszólaljanak. Ügyeljen arra, hogy senki ne szakítsa félbe a beszélőt, és ne uralja a beszélgetést. Tartson fenn pozitív hozzáállást a kifejtett nézőpontokhoz. Avatkozz be, ha az egyik résztvevő kritizálni kezdi egy másik nézőpontját. Hangsúlyozza a már megbeszélteket, ne engedje, hogy a már megoldott kérdéseket újra átgondolják.
Jegyezze fel a táblára, írja le az elhangzott javaslatokat. Ez segít ragaszkodni a kulcskérdésekhez. Mentse el a belső értekezlethez készített jegyzeteit. Egy ötletbörze során fogadjon el minden ötletet. Ezután jelölje meg azokat, amelyeket a csoport jóváhagyott, prioritásként fogadott el, és beszélje meg a megoldásokat. Írja le külön azokat a kérdéseket, amelyeket a találkozó után megfontol.
Ha határozottan érzel egy problémával kapcsolatban, figyelmesen hallgass meg minden véleményt. Egy pillantással, bólintással vagy szavakkal erősítse meg, hogy hallgat: „Hallgassuk először Anna Viktorovnát, majd Denis Stanislavovicsot, majd Marina Vasziljevnát.”
A hosszan tartó vita azt jelenti, hogy mindkét fél téved.
Voltaire
Még a jó találkozókon is történnek rossz dolgok.
Még ha követi is a fenti ajánlásokat, elkerülhetetlenül felmerülnek problémák. A kritikus pontokon a csoport elakad és elhallgat. Sajnos néha nyílt konfliktusok is előfordulnak. Nem kell elveszíteni a hidegvérét – különösen, ha speciális technikákkal van felvértezve. De még ha be is avatkozik a konfliktusba, meg kell határoznia annak okát, ehhez alaposan meg kell hallgatnia.
Amikor egy másik résztvevőt hallgat, figyeljen a következő kérdésekre: Mit ír le? Hogy érzi magát? Mit hangsúlyoz? Mi érdekli őt? Milyen szavakat, metaforákat és képeket használ? Milyen a testbeszéded? Megfigyelései eredményétől függően speciális technikák segítségével oldja meg a konfliktust.
Ha a csoport összezavarodott. Kérdezd meg, mi a helyzet. Emlékeztessen, hogy milyen napirendi pontot fontolgat és milyen céllal (mutasson a táblára). Távolítsa el az akadályt, ha lehetséges. Ha a csoport információhiány vagy tisztázatlan feladat miatt tanácstalan, segítsen nekik. Kérdezd meg a csoportot, hogy szükség van-e előrelépésre, vagy van-e még érintetlen szempont. Tartson egy kis szünetet, helyezze lejjebb a kérdést a napirenden, vagy beszélje meg egy másik ülésen.
Ha a csoport hallgat. Hadd csendben maradjak egy percig. Próbáld megérteni, mi történik, mire gondolnak az emberek. Kérdezd meg, ha valami tisztázásra szorul. Talán néhány kulcskérdés nem világos, és ez zavart okoz. Ne rohanjon kitölteni a hiányt. Győződjön meg arról, hogy nem a viselkedése a probléma. Szakadjon kisebb csoportokra.
Ha a csoport nem foglalkozik közvetlenül egy kérdéssel, vagy azt mások rovására vitatja meg, talán a résztvevők elkerülnek valamilyen problémát. Meg kell azonban kérnie a résztvevőket, hogy írják le pontosabban a problémát, és tisztázzák a következményeit. Ne felejtsen el hálásnak lenni a tiédtől eltérő nézőpontokért. Tudassa a csoporttal, mennyire fontos, hogy mérlegeljen minden alternatívát, kétséget és kérdést, amelyekről nem szeretne beszélni. Tedd egyértelművé, hogy az első személyt szólásra ösztönöznéd. Tartsa be ígéretét, különben nem fognak többé bízni benned.
Ha a csoport visszatér a már megbeszélt pontokhoz. Mutass rá a táblán a megbeszélés sorrendjére! Győződjön meg arról, hogy helyesen értelmezte a bemutatott ötletet. Kérdezd meg a táblára mutatva: "Van valami hozzáfűznivalód?"
Ha konfliktushelyzet adódik. Vess véget a veszekedésnek. Tedd világossá, hogy jobb, ha a temperamentumodat a tárgyalóteremen kívül hagyod. Emlékeztesd őket a korábban megállapított viselkedési normákra. Összpontosítson az ötlet vagy vélemény lényegére, ne a résztvevők viselkedésére. Kérje meg a résztvevőket, hogy maradjanak pozitívak, és fordítsanak nagyobb figyelmet a kérdés tartalmára. Kérd meg, hogy ne hozz gyors ítéleteket. Ha azt veszi észre, hogy az egyik résztvevő túlságosan érzékeny a másik javaslataira, vegye figyelembe: "Jelenleg nem értékeljük az ötleteket. Leírom, hogy később megbeszéljük." Használjon vizsgáló kérdéseket, hogy a résztvevőket kiszabadítsa a veszélyes helyzetekből.
Egy személy elhallgattatása nem győz meg.
John Morit
További vezetői szerepek
A vezetőnek a saját szerepkörén kívül további funkciók is vannak. Figyeld meg- gondoskodnia kell a napirend betartásáról, a dominancia hiányáról, mindenkinek megvan a lehetősége a felszólalásra. Védd meg a nézőpontodat– meg kell akadályoznia a konszenzust, ha úgy véli, hogy egy döntés korai. Konszenzus kialakítása- jelezze a már egyeztetett pontokat. Segítséget nyújtani- őszintén dicsérik az arra érdemes résztvevőket. Oldja meg a helyzetet- oldja a feszültséget és emlékeztesse céljaira.
Hogyan fejezzünk be egy találkozót
Ha tudja, hogy mikor és hogyan fejezzék be az értekezleteket, az segít a csapattagoknak a dolgok elvégzésében.
Mikor kell befejezni. Figyelmeztető jelek: A résztvevőknek nehézségei vannak az utolsó kérdés megvitatása során, vagy a résztvevők kezdik elhagyni a találkozót.
Ez a két jel azt jelzi, hogy túllépte a határidőt. Ezekkel a tippekkel elkerülheti az ilyen veszélyeket, és kiérdemelheti kollégái háláját: Ígérd meg magadnak, hogy időben befejezed. Kövesse nyomon az időt, vagy kérje meg valamelyik résztvevőt, hogy tegye meg. Emlékeztesd a csoportot, hogy mennyi ideje van még hátra, és hány probléma van még megoldásra. Ha az idő fogy, válasszon kiemelt feladatokat, és tegye félre a többit. Ha egy tétel alaposabb mérlegelést igényel, kérdezze meg, hogy a csoport beleegyezik-e az időkorlát túllépésébe, vagy ütemezzen be egy újabb találkozót.
Ha nincsenek nyilvánvaló figyelmeztető jelek, akkor a találkozó végpontja az lehet, amikor minden célt elértek, az elérési kísérletek kimerültek, vagy az idő lejárt.
Mit kell tenni a találkozó befejezéséhez. Foglalja össze az eredményeket, a mérföldköveket, a döntéseket, és magyarázza el, hogyan fogják ezeket bemutatni a részvényeseknek. Tisztázza a következő lépéseket, és hangsúlyozza azok fontosságát. Hangsúlyozza minden kifejtett nézőpont fontosságát. Ha szükséges, ütemezzen újabb találkozót. Kérd meg a csoportot, hogy értékeljék a találkozót, és adjanak ötleteket, hogy min lehetne javítani. Köszönjük részvételét.
Összegzés a találkozó után. A leggyakoribb hiba az a vélemény, hogy a találkozó utáni összegzést el lehet halasztani. Ez különösen kényelmetlen azoknak a részvényeseknek, akik nem jelennek meg a közgyűlésen. A cselekvési terv elkészítésének és az információcserének utolsó lépése nélküli találkozók értelmetlenek.
A cselekvési terv és a kommunikáció a befejezettség érzését kelti. Emellett bemutatja a kulcsfontosságú döntéseket a részvényeseknek, és segít abban, hogy mindenki azonos módon kapja meg az információkat. A tervnek három kulcselemből kell állnia: mit, ki és mikor.
Melyik a döntések az ülés eredményeként születtek, és milyen feladatokat kell elvégezni az ülés eredményeként?
WHO felelős ezekért a feladatokért? Ha a résztvevők önként végzik el ezeket, akkor nagyobb valószínűséggel teljesítik a feladatot.
Amikor el kell végezni a feladatokat? Tegye egyértelművé, hogy a résztvevőknek komolyan kell venniük az ütemtervet, és időben el kell végezniük a feladatokat.
Az értekezlet után az intézkedési tervet és az információcserét ennek megfelelően elkészítve küldje meg az ülés résztvevőinek. Utána osszuk ki azokkal az alkalmazottakkal, akik nem voltak jelen az értekezleten, de tájékoztatni kell őket. A cselekvési terv és a kommunikáció hatékonyabban valósul meg, ha mindenki tisztában van a felelősségével.
Mit tartalmaz a végső értesítés? A legjobb, ha az értekezlet során a táblára készített feljegyzésein és a személyes feljegyzéseken alapul. Úgy kell megírni, hogy az is értse, aki nem vett részt az ülésen. Tartalmazza a résztvevőket, az elért célokat, a kulcsfontosságú vitapontokat, a kulcsfontosságú döntéseket, cselekvési tervet, a következő megbeszélés vagy kikérdezés időpontját, valamint köszönetet a résztvevőknek.
Ha az értekezlet egy probléma megoldásáról szólt, a végső értesítés tartalmazza a probléma meghatározását, az elemzés módszerét, az alternatívákat, a döntési kritériumokat, a megoldást, a következő lépéseket és a várható eredményeket.
Hogyan állapíthatja meg, hogy egy találkozó eredményes volt-e? Az eredmények alapján ítélheti meg: elérte a céljait? Minden szükséges résztvevő jelen volt? Jól működött együtt a csoport?
A probléma megbeszélése. Ha a résztvevők problémával találkoznak, egyenként tedd fel nekik a következő kérdéseket: Hogyan vélekednek a problémáról? Meddig tart ez? Mi tortenik most? Határozza meg a problémát. Mik az okai? Milyen megoldások léteznek? Milyen előnyökre tehet szert? Ha a probléma nem oldódik meg, mi lesz a következménye? Melyik alternatívát érdemes választani? Melyek a kulcstényezők: idő, pénzügyek stb.? Mindenkivel egyezzen meg az alternatívában.
Soha senki nem tanult semmit a beszélgetésből.
Václav Havel
Néhány tipp
Későn érkezők. Mindig időben kezdje el. Gondolja át, mi szolgálhat motivációként, és készteti a munkavállalót időben történő megjelenésre. Keressen ennek a személynek valami elfoglaltságot ezen a találkozón. A privát megbeszélés után kérdezd meg tőle, miért késett. Közölje a megbeszélés percenkénti költségét (a résztvevők percenkénti bevétele plusz rezsiköltség), valamint a hatékony lebonyolítási szándékát. Nyújtson bizalmat a találkozó sikerében.
A résztvevők az ülés vége előtt távoznak. Tudja meg, hogy az alkalmazott miért távozik folyamatosan az értekezlet vége előtt. A megbeszélés elején kérdezze meg, hogy minden résztvevő tud-e maradni a megbeszélt időpontig. Ha nem, javasolja a megbeszélés hosszának módosítását.
A résztvevők, akik folyamatosan érintik ugyanazt a kérdést. Mutasd meg, hogy ez a kérdés már fel van írva a táblára. Mutasd meg egy gesztussal, hogy megérted, mi zavarja őket. Fontolja meg a kérdést a következő ülésén.
Másokat kigúnyoló vagy hibáztató résztvevők. Kérdezd meg, milyen ötleteket kínálnak. Kérje meg, hogy ne értékelje a javasolt ötleteket, amíg mindenki meg nem szólal. Emlékeztesd őket a megállapodásra, és erősítsd meg, hogy az értékelésre egy későbbi időpontban kerül sor. Ha valaki olyan kifejezéseket tesz, mint: "Ez hülyeség", vagy negatív gesztust tesz, akkor azt mondhatja: "Várj. Jelenleg minden ötlet egyenlő értékű." Ha a fenti intézkedések nem segítenek, kérje meg a résztvevőt, hogy hagyja el a találkozót.
Bomlasztó nonverbális válaszokat mutató résztvevők. Kérdezd meg a résztvevőt, hogy valójában mit akar mondani. A szünetben tapintatosan magyarázza el, hogy viselkedése nem elfogadható. Ha ez nem segít, akkor mondd el neki közvetlenül, hogy uralkodnia kell az érzelmein.
A résztvevők zavart tevékenységeket folytattak a találkozó során. Tegyen fel egy kérdést, mondja azt, hogy szeretné hallani ennek a személynek a véleményét. Beszélj vele a szünetben. A találkozó megkezdésekor olvassa el az alapszabályokat.
Suttogás. Próbálj meg mindent viccsé változtatni, és kérdezd meg: „Zavarunk téged?” Kérdezd meg a résztvevőket, beszélhetnének-e a beszélgetésük tárgyáról, vagy fejezhetik be később. Szünetben kérdezd meg, mi a helyzet.
Néhány résztvevő megpróbál dominálni. Ha állsz, menj egyre közelebb hozzájuk. Köszönjük visszajelzésüket, és lépjen tovább valaki máshoz. Kérd meg a csoportot, hogy cseréljenek szerepet, hogy a félénk emberek megszólalhassanak, a túl sokat beszélők pedig csendben maradjanak. Ha ez nem segít, akkor közvetlenül rámutathatsz arra, hogy uralni próbálnak. Ha még ez sem segít, kérje meg őket, hogy hagyják el a találkozót. Ha a véleményük értékes számodra, akkor próbáld meg kikérni a találkozó után.
Másokat támadó résztvevők. Kérdezze meg, mi a probléma, ha valami nem kapcsolódik a találkozóhoz, kérje meg, hogy később rendezzék. A tábla segítségével irányítsa a figyelmet a vita témájára. A panaszok lényegét is leírhatod. Ha ez nem segít, kérje meg őket, hogy hagyják el a megbeszélést. Ha a véleményük értékes számodra, akkor próbáld meg kikérni a találkozó után.
A résztvevők befejezik a gondolataikat mások számára. Kérd meg őket, hogy beszéljenek mások. Kérdezz meg másokat, hogy elégedettek-e azzal, amit ezek a résztvevők mondanak.
A résztvevők, akik azt hiszik, mindent tudnak. Ismerjék fel kompetenciájukat. Kérd meg őket, hogy legyenek türelmesebbek, és hallgassák meg mások véleményét.
A résztvevők megzavarnak másokat. A félbeszakított személynek azt mondhatja: „Kérem, folytassa.” A résztvevőnek, aki félbeszakította, mondhatja: „Hagyd, hogy Pavel fejezze be.” Ha tudja, hogy mely résztvevők szoktak félbeszakítani másokat, kérje meg őket, hogy várjanak a találkozón kívül, amíg lehetőségük lesz elmondani gondolataikat.
Amikor készül egy találkozóra. Csak azokat a résztvevőket hívja meg, akik segíthetnek a cél elérésében. Ne feledje, hogy egy nagy csoporthoz világos struktúra szükséges. Válassza ki a megfelelő találkozóhelyet és biztosítsa a szükséges felszerelést. Készítsen napirendet. Egy találkozó napirend nélkül olyan lehet, mint egy keresőexpedíció térkép nélkül. Tervezze meg találkozóját úgy, hogy harminc perctől két óráig tartson, és mindig kevesebb feladatot ütemezzen be, mint amennyit a csoport el tud végezni. Törekedjen arra, hogy a találkozó a lehető legrövidebb legyen, amennyire az elérendő célok ezt lehetővé teszik. Gyűjtsön össze minden szükséges információt a találkozóhoz.
Találkozás közben. Mindig időben kezdje el. Kezdje egyszerűen. A gyors siker gyakran az egész találkozó sikerét táplálja. Hagyja a nehéz kérdéseket a találkozó végére, de ügyeljen arra, hogy legyen elég idő rájuk. Jegyzőkönyv – írjon le mindent. Értékelje mindenki hozzájárulását. Győződjön meg róla, hogy mindenki beleszólhat, és legyen hálás azoknak, akik hajlandóak megszólalni egy nehéz kérdésben. Fedezze le és foglalja össze a találkozó lépéseit.
Problémás viselkedésért.
Hogyan avatkozz be egy kritikus helyzetben. Tegye fel ugyanezt a kérdést annak, aki neked címezte, egyértelművé téve, hogy a vezető nem köteles minden kérdésre válaszolni. Ha valami nem működik, kérdezd meg, hogy mi a helyzet, ne keféld a szőnyeg alá. Ne hagyja, hogy a helyzet kicsússzon az irányítás alól, emlékeztetve az alapszabályokra és az elfogadott megállapodásokra. Győződjön meg arról, hogy mindenki ugyanabban a ritmusban dolgozik. Hozz létre olyan környezetet, amely elősegíti az együttműködést és a kreatív ötleteket úgy, hogy semlegesen válaszolsz egy olyan résztvevőnek, akinek az ötletei nem relevánsak a megbeszélés szempontjából. Használjon humort a helyzet enyhítésére, de kerülje a vicceket, amelyek megsérthetik a többi résztvevőt.
A találkozók egyetlen nagyszerű ötletet sem szültek, de számos idióta ötletet eltemettek.
Francis Scott Fitzgerald
Ellenőrző lista: hogyan kell helyesen lebonyolítani egy megbeszélést
Többség A vezetők idejük nagy részét megbeszéléseken töltik. A találkozó túl tág fogalom lehet egy kollégával folytatott beszélgetés vagy egy nagyszabású sajtótájékoztató, amelyen a cégvezető megjelenését várják. De a sikeres találkozó szabályai minden helyzetben alkalmazhatók. Ezt lebonthatjuk a megbeszélés előtti, a megbeszélés közbeni és az ülés utáni találkozókra, mert minden találkozó előkészülettel, végrehajtással és tájékoztatással jár. Kérdezd meg magadtól:
| A TALÁLKOZÓ ELŐTT | |
| 1 | Mik a céljaim? Információszerzésben, döntésben reménykedsz, vagy új ötleteket keresel? Minden előkészületet igényel. Gondolkozz és írj le egy-két mondatot, amelyek leírják a találkozó kívánt eredményét. |
| 2 | Kell ez a találkozó? Sok találkozó több problémát okoz, mint amennyit megold, és időpocsékolás. A résztvevők úgy érzik, hogy semmit sem értek el. Az értekezleten tárgyalt kérdéseket vagy döntéseket gyakran egyénileg, vagy a vezetők utasításként megoldhatják. Még a szokásos értekezletek is, amelyek az ütemterv szerint zajlanak, ha a menedzser úgy véli, hogy a résztvevők idejét jobban lehetne más problémák megoldására fordítani. |
| 3 | Világos napirendet adtam a résztvevőknek? A napirend több, mint pusztán előkészítés, segít meghatározni a megbeszélések sorrendjét, amely a legjobban teszi lehetővé céljai elérését. Néha jobb, ha először fontolóra veszi a nehéz kérdéseket, különösen, ha friss gondolkodást igényelnek. Néha jobb őket a vita végére hagyni. |
| 4 | Meghatároztam a kulcsfigurákat?Általánosságban elmondhatjuk, hogy a komoly emberek nem szeretik a meglepetéseket. Ha úgy érzik, hogy sarokba szorítják, kevésbé valószínű, hogy szeretnének veled együttműködni. Ha személyes beszélgetést folytat a találkozó előtt, arra kényszerítheti, hogy újragondolja napirendjét, vagy megerősítse meggyőződését. |
| 5 | Biztosítottam-e már előre elegendő információt a résztvevőknek? Gyakran sok időbe telik az emberek „megingatása”. Ha mindenki ugyanazzal az információval kezdi, a csoport nagyobb valószínűséggel jut konszenzusra és dönt. |
| 6 | Végiggondoltam a lehetséges kifogásokat? Próbáljon meg ne essen abba a csapdába, hogy olyan fontos kérdést hoz fel, amelyre nem gondolt. A résztvevők gyakran a találkozó előtti felmérése segíthet elkerülni ezt a problémát. Ha tudja, hogy egyes résztvevők ellenezni fogják céljait és javaslatait, készüljön fel annak bizonyítására, hogy számított az ilyen típusú kifogásokra, és indokolja meg, hogy az Ön javaslata miért elfogadhatóbb. |
| 7 | Van-e támogatásom „felül”? Mielőtt felkészülne egy találkozóra, győződjön meg arról, hogy felettesei támogatják javaslatait. |
| A TALÁLKOZÁS ALATT | |
| 8 | Foglalja össze a közbenső eredményeket. Az eredmények összegzése segít minimalizálni a témától való eltéréseket és az elvont érvelést. |
| 9 | Mindenki mondja el a véleményét. Még ha a találkozó résztvevőinek különböző státusza van a szervezetben, mutasd meg, hogy értékeled mindenki véleményét. Kérd ki azok véleményét, akik nem szóltak hozzá. Mindenkinek hozzá kell járulnia a találkozó eredményéhez. |
| 10 | Ne engedje, hogy bárki uralja a találkozót, és hosszú vagy lényegtelen beszédeket mondjon. Hagyd abba, ha valaki megpróbál eltérni a témától, vagy a saját napirendje szerint cselekedni. Tapintatosan terelje vissza a pályára a vitát, ha szükséges, tegye ezt erőteljesen. A többi résztvevő megköszöni. |
| 11 | Legyen hajlandó tanulni. Nem számít, milyen gondosan készül egy találkozóra, az új információk megváltoztathatják terveit. Csapata tiszteletét kivívja, ha bebizonyítja, hogy képes rugalmasan dolgozni. |
| 12 | Hozz döntéseket az egyes tételekkel kapcsolatban, amint úgy érzed, hogy közeledik a konszenzus. Senki sem akar több időt vesztegetni egy kérdésre, és a legtöbb résztvevő értékelni fogja azt a vezetőt, aki döntést hoz és más kérdésekre tér át. |
| 13 | A megbeszélés végén foglalja össze, hogy a csoport milyen célokat ért el. Valahogy így fog kinézni: „Megoldottuk az A, B és C kérdéseket, de gondolnunk kell az X, Y, Z kérdésekre.” Így a résztvevők úgy érzik, hogy munkájuk nem volt hiábavaló, és tudni fogják, mit várnak el tőlük. Hatékony napirendet is készíthet a következő ülésére. Jobb, ha a megbeszélést a tervezett időpont előtt, nem pedig utána fejezi be. A maximális produktív munka két óráig tart. |
| A TALÁLKOZÁS UTÁN | |
| 14 | Foglalja össze gyorsan. Ez emlékezteti a résztvevőket a meghozott döntésekre. |
| 15 | Szervezzen találkozót azokkal a résztvevőkkel, akiknek a véleményét nem vették figyelembe. Egy ilyen találkozó nemcsak visszajelzést ad, hanem megakadályozza a konfliktusokat azokkal az emberekkel, akik támogatni tudják Önt. |
| 16 | Végső értesítés kiosztása a további intézkedésekről. Ez lesz a jövő cselekvési terve. Azok a résztvevők, akik elégedetlenek a találkozó kimenetelével, biztosíthatják, hogy véleményüket a jövőben figyelembe vegyék. |
| 17 | Biztosítsa a megígért forrásokat. A találkozó résztvevői csalódottak lesznek, ha nem kapják meg a megbeszélésen kapott feladatok elvégzéséhez szükséges eszközöket. Ha jelenleg nem tudja biztosítani ezeket az összegeket, kérjük, indokolja meg, miért. |
| 18 | Az ülés során hozott döntéseket a lehető leggyorsabban végre kell hajtani. Ez a találkozó eredményességének bizonyítéka lesz. Hiszen az embereket nem a szavaik, hanem a tetteik alapján ítélik meg. |
Ezeket az űrlapokat használhatja az értekezlet lebonyolításához, és mindegyik szakaszhoz kiválaszthatja a kívántat.
| TALÁLKOZÁSI TERV ELLENŐRZÉSI TÁBLA | ||||
| Te? | Igen | Nem | Megjegyzések | |
| 1 | Meghatároztad a találkozó okát? | |||
| 2 | Meghatároztad a találkozó céljait? | |||
| 3 | Kiválasztottad a résztvevőket és a szerepeket? | |||
| 4 | Meghatározott-e valamilyen döntéshozatali folyamatot (pl. csoportvezető, tagok, egyéb vezető)? | |||
| 5 | Eldöntötte, hogy mikor és hol tartsa a megbeszélést, és gondoskodott arról, hogy a terem hozzáférhető legyen? | |||
| 6 | Megbizonyosodott arról, hogy a felszerelés rendelkezésre áll? | |||
| 7 | Tájékoztatták-e a résztvevőket, hogy hol és mikor tartják a találkozót? | |||
| 8 | Készítette-e napirendet az ülés okával és céljával? | |||
| 9 | Kiküldte a napirendet minden résztvevőnek és részvényesnek? | |||
| 10 | Kiosztotta a végső napirendet a résztvevőknek? | |||
| 11 | Tájékoztatták-e a résztvevőket, hogy mely kérdésekre kell felkészülni? | |||
| 12 | Megbizonyosodtál arról, hogy minden meghívott részt vehet? | |||
| 13 | Felkészültél (szóróanyag, tábla)? | |||
| NAPIREND | ||
| A találkozó témája: | ||
| Dátum és idő: | ||
| Hely: | ||
| Résztvevők: | ||
| Ok: | ||
| Célok: | ||
| Bekezdés | WHO | Megbeszélésre szánt idő |
Kezdje el kitölteni az alábbi űrlapot az ülésen, hogy rögzítse a megbeszélések menetét és a meghozott döntéseket. Az értekezlet után gondosan formázza meg, és ossza ki a találkozó résztvevőinek és más érdeklődőknek.
| CSELEKVÉSI ÉS INFORMÁCIÓ MEGOSZTÁSI TERV | ||
| A találkozó témája: | ||
| Résztvevők: | ||
| Ok: | ||
| Célok: | ||
| Napirend. 1. bekezdés: | ||
| Alternatívák/javaslatok: | ||
| Megoldások vagy javaslatok: | ||
| Napirend. 2. pont: | ||
| Alternatívák/javaslatok: | ||
| Megoldások vagy javaslatok: | ||
| Napirend. 3. pont: | ||
| Alternatívák/javaslatok: | ||
| Megoldások vagy javaslatok: | ||
| Akciók | ||
| Gyakorlat | A végrehajtásért felelős | dátum |
| AZ ÜLÉS ZÁRÓ JEGYZŐKÖNYVE | ||
| Osztály, osztály | dátum | |
| Tantárgy: | Elhelyezkedés: Időtartam (-tól-ig): |
|
