Documentos de muestra con los que puede cancelar cuentas por pagar sin causar reclamos innecesarios de las autoridades fiscales.
Las cuentas por pagar vencidas, para las cuales ha pasado el período de prescripción, la empresa debe incluir en los ingresos no operativos (cláusula 18, artículo 250 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Esto debe hacerse estrictamente en el período de informe cuando haya pasado el período de prescripción, como recordó el Ministerio de Finanzas de Rusia en una carta del 28 de enero de 2013 No. 03-03-06 / 1/38.
Por lo tanto, se recomienda realizar un inventario al final de cada período de informe. Es decir, trimestral o mensualmente, según cuál sea el período de reporte de la empresa. Por lo tanto, es posible identificar oportunamente las cuentas por pagar cuyo plazo de prescripción ha expirado.
Anteriormente ya escribimos sobre cómo puede cancelar las cuentas por pagar sin causar, al mismo tiempo, quejas de las autoridades fiscales. En este artículo, veremos más de cerca qué documentos se necesitan para cancelar una deuda incobrable y cuál es el procedimiento para procesarlos.
En primer lugar, es necesario realizar un inventario de las liquidaciones con deudores y acreedores. Su esencia es correlacionar los montos de cuentas por cobrar y por pagar en las cuentas contables con las cifras reales. El inventario de liquidaciones incluye las liquidaciones con bancos, con el presupuesto y fondos extrapresupuestarios, con compradores y clientes, con otros deudores y acreedores, etc.
Al verificar los cálculos, debe instalar:
- si los saldos deudores y acreedores en las cuentas de liquidaciones en el balance general son iguales, los saldos en las hojas de facturación, la deuda para la cual ha expirado el plazo de prescripción también se revelará aquí;
- la corrección y vigencia de la deuda contable por faltantes y hurtos, si los hubiere.
Los resultados del inventario deben formalizarse mediante acta. Dado que a partir de este año las formas unificadas de documentos primarios pasan a ser opcionales, el acta puede redactarse en la forma aprobada en la política contable de la empresa. Si la organización continúa utilizando formularios estándar, entonces puede usar el formulario No. INV-17 "Ley de Inventario de Liquidaciones con Compradores, Proveedores y Otros Deudores y Acreedores", aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 18 de agosto , 1998 Nº 88. Un ejemplo de tal acto se da a continuación.
Además del acto de inventario, es necesario preparar un certificado contable. Contiene toda la información necesaria sobre la deuda, es decir, bajo qué contrato surgió esta deuda, así como enlaces a facturas, actas u otros documentos primarios.
También debe calcular el período de prescripción, lo que justifica por qué la empresa tiene en cuenta la deuda en los ingresos del período actual. El estado contable debería verse así.
Para no equivocarse en el cálculo del impuesto sobre la renta, el contador debe determinar correctamente el período de prescripción de las deudas. Como base, se pueden tomar las normas que se establecen en el Código Civil.
En primer lugar, es necesario determinar el plazo dentro del cual la empresa debía cumplir su obligación con la contraparte de acuerdo con los términos del contrato. Quizás el contrato se haya modificado y luego deba verificar los textos de los acuerdos adicionales. Es posible que el período original en ellos fuera extendido.
De hecho, la deuda con la contraparte podría surgir no en la fecha especificada en el contrato, sino, por ejemplo, en el momento en que se recibieron los bienes del proveedor. Pero de acuerdo con el párrafo 2 del artículo 200 del Código Civil de la Federación Rusa, es el período contractual lo que importa para calcular el período de prescripción.
El plazo de prescripción propiamente dicho debe ser considerado a partir del día siguiente de transcurrido dicho plazo contractual. Como regla general, el plazo de prescripción es de tres años, según lo dispuesto en el artículo 196 del Código Civil de la Federación Rusa.
El plazo de prescripción podrá interrumpirse si la empresa reconoce su deuda con la contraparte. Luego, de acuerdo con el artículo 203 del Código Civil de la Federación Rusa, se debe volver a calcular el plazo de prescripción. Esto le da a la empresa una oportunidad legal de diferir el pago del impuesto sobre la renta de las cuentas por pagar durante tres años. Es suficiente para confirmar la existencia de esta deuda de cualquier manera.
Las acciones que confirman la deuda no están establecidas en la ley, pero una lista aproximada se encuentra en el párrafo 20 de la decisión del Pleno del Tribunal Supremo de la Federación Rusa del 12 de noviembre de 2001 No. 15, el Pleno del Tribunal Supremo de Arbitraje. de la Federación Rusa del 15 de noviembre de 2001 No. 18.
Entonces, por ejemplo, para confirmar una deuda a una contraparte, puede enviar una carta de garantía a la contraparte, en la que la empresa confirma su deuda e indica el período durante el cual tiene previsto pagarla. Lo mismo puede decirse de la situación en la que se transfiere a la contraparte al menos una parte del importe de los bienes que se le entregan, o se paga una multa por pago atrasado.
Se puede interrumpir otro plazo de prescripción mediante la redacción de un acta de reconciliación. El caso es que, idealmente, el acta de conciliación debe ser firmada por el máximo responsable de la empresa. En la práctica, este documento suele estar firmado por el jefe de contabilidad. En tales casos, los jueces podrán considerar que la prescripción no se interrumpe. Un ejemplo es la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental del 22 de julio de 2009 No. Ф04-4295 / 2009 (10770-А67-50).
Por lo tanto, si la empresa quiere posponer el pago del impuesto sobre las cuentas por pagar vencidas, entonces el acta de conciliación debe ser firmada por el jefe y también asegurarse de que el director también certifique este documento por parte de la contraparte. En este caso, puede centrarse con precisión en la fecha del acto de conciliación a efectos de la contabilidad fiscal.
Cuando se confirma el monto de la deuda incobrable, solo queda emitir una orden para cancelarla. Después de eso, se realiza la siguiente contabilización en contabilidad:
DÉBITO 60 (76) CRÉDITO 91 subcuenta "Otros ingresos"- Cancelación de cuentas por pagar.
Esta entrada pasa a otros ingresos las cuentas por pagar cuyo plazo de prescripción ha expirado.
