Cuando un director se va de vacaciones, para asegurar la coordinación y control de las actividades de producción, es importante asignar responsabilidades a un empleado de la empresa. Debe ser competente en el campo de las actividades de gestión. Para una implementación legalmente competente del evento, se debe redactar una orden del director asignando las funciones del director durante las vacaciones. La documentación administrativa es necesaria incluso si el director de una entidad comercial planea ausentarse del lugar de trabajo durante varios días. La empresa deberá contar siempre con una persona autorizada para firmar la documentación.
La asignación de responsabilidades debe estar documentada.
Las responsabilidades del director de la empresa pueden recaer en cualquier empleado que, a juicio del director, tenga un nivel suficiente de formación y capacidad práctica de gestión. Dado que la transferencia de poderes está asociada con las actividades de gestión de toda la entidad comercial, es necesario tener confianza en el potencial diputado. Sus responsabilidades incluirán las siguientes actividades:
- firma de toda la documentación relacionada con las actividades de la persona jurídica;
- organización y celebración de reuniones de negocios;
- comunicación con los empleados de la empresa;
- control sobre las actividades de una entidad comercial en su conjunto y sus divisiones estructurales separadas individuales.
Orden de muestra sobre la asignación de funciones.
Dependiendo de la dotación de personal, las responsabilidades suelen recaer en sus propios adjuntos o jefes de divisiones estructurales. La orden debe emitirse con anticipación, pero solo en relación con el empleado que dio su consentimiento previo por escrito para reemplazar al director durante su ausencia.
Sobre la documentación administrativa de una entidad comercial
Asignar funciones a otro empleado durante el período de vacaciones sólo será legal si el procedimiento está documentado.
La firma de una orden por parte del director de la empresa regula las relaciones entre los empleados y permite evitar situaciones controvertidas entre ellos, así como con representantes de organismos autorizados. Una orden emitida sobre cualquier tema sobre actividades productivas y relaciones entre empleados pertenece a la categoría de documentación administrativa. Se crea para cada caso individual. El procedimiento para su registro está regulado por las normas de trabajo de oficina. No permiten que un documento se firme con una barra diagonal o la preposición “para” agregada antes del título de la persona autorizada a firmar. Es obligatorio descifrar las iniciales del director de la empresa que firmó el pedido. Un modelo de orden para asignar funciones a un director durante unas vacaciones le ayudará a redactar un documento de forma competente, teniendo en cuenta todos los matices que garantizan la seguridad jurídica.
Detalles del pedido
¿Quién tiene derecho a redactar un documento?
La elaboración de un pedido es competencia de cualquier empleado de la empresa que tenga conocimientos de trabajo de oficina. Podría ser un asesor legal, un oficial de recursos humanos, un secretario o un empleado con un puesto de ingeniería. La orden entra en vigor legalmente sólo después de que sea firmada por el director. Sin el autógrafo del director de la entidad comercial, el documento se considera inválido.
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Base para la elaboración del documento.
Cualquier documentación administrativa se elabora en base a un evento. Esta información deberá reflejarse en el pedido. En esta situación, la base para la elaboración del documento es la ausencia del director por motivos de vacaciones anuales. El objetivo de redactar un pedido puede ser garantizar el funcionamiento ininterrumpido y la coordinación competente de una entidad comercial. Se requieren referencias a normas legislativas.
Maquetación de la documentación administrativa.
Esto brinda a los empleadores la oportunidad de redactar de forma independiente una orden en cualquier forma, teniendo en cuenta los matices y características de la empresa, así como sus propios principios sobre el procedimiento para el flujo interno de documentos. Dado que el cargo de director es responsable, en el documento administrativo sobre la asignación de funciones es necesario prever todos los matices posibles relacionados con el desempeño de las responsabilidades laborales.
Reglas generales para preparar la documentación en una empresa.
El documento debe incluir:
- nombre de la entidad comercial donde se crea el pedido;
- información sobre la fecha de redacción del documento y la fecha en que el reemplazante asumió las facultades del director;
- número de registro, según registros internos de documentación similar;
- el lugar donde se realizó el documento;
- las causales de asignación de funciones, expresadas en referencia a la identificación de la orden de vacaciones del director, elaborada teniendo en cuenta el calendario de vacaciones de la empresa;
- lista de responsabilidades asignadas;
- limitación de poderes;
- el período de tiempo para el cual la sustitución es pertinente;
- otorgar el derecho a firmar;
- información sobre la necesidad de realizar tareas laborales básicas por parte de una persona durante el período de sustitución del director;
- salario.
Matices y características de diseño.
El procedimiento de elaboración de la documentación administrativa interna de la empresa, así como su contenido, no están regulados por requisitos legales. El documento se puede redactar de cualquier forma. Se puede emitir en hoja de cualquier formato. Es posible utilizar membrete de la empresa. El pedido puede escribirse a mano o imprimirse en una impresora.
