La documentación primaria recibida por el departamento de contabilidad está necesariamente sujeta a verificación tanto en la forma como en el contenido. Se evalúa la exactitud e integridad del registro, la presencia de detalles obligatorios, la legalidad de las transacciones registradas, la conexión lógica de los indicadores. Posteriormente se realiza el registro y agrupación de datos. La información se registra en el sistema de cuentas analíticas y sintéticas. Para tal fin, se proporcionan registros contables: formularios de contabilidad. Consideremos más a fondo lo que pueden ser.
información general
Los registros contables son tablas especiales de tabulación. Se forman según la agrupación económica de información sobre bienes y fuentes. Los formularios de registros contables son necesarios para reflejar las transacciones comerciales en curso en las cuentas correspondientes.
Clasificación
Los tipos existentes de registros contables se dividen según el propósito, la apariencia y el método de resumen de datos. Según el primer criterio, los documentos se distinguen:
- Sistemático.
- Cronológico.
- Combinado sincrónico.
Los registros contables cronológicos son documentos en los que se hacen constar los hechos de la actividad económica a medida que se realizan, sin otra sistematización. Estos incluyen, por ejemplo, los registros. Las entradas se realizan en tablas sistemáticas de acuerdo con las características de agrupación: cuentas. La información de estos dos tipos de registros debe complementarse. Por lo tanto, la suma de las transacciones de los documentos cronológicos siempre es igual a la suma de las cifras de crédito/débito de las tablas sistemáticas. Cuando los registros cronológicos y sistemáticos se ingresan en un registro, se considera combinado (sincrónico).
Resumiendo información
Sobre esta base, los registros contables se dividen en diferenciados e integrados. La consideración de los datos se puede realizar de forma inductiva, es decir, a lo general a partir de lo particular. En este caso, se lleva a cabo la integración de la información. Asimismo, la generalización se puede realizar de forma deductiva: a lo particular desde lo general (del reporte a la documentación primaria). En este caso, hay diferenciación de información.
Apariencia
Según este criterio, se distinguen los siguientes registros contables:
- Libros. Son un documento marcado de manera especial, atado, encuadernado y firmado por una persona responsable (contador jefe).
- Tarjetas. Son formularios impresos como tablas.
- Sábanas gratis. Dichos registros contables son tablas colocadas en formularios que están sujetos a encuadernación. Tales hojas se consideran una alternativa a los libros y tarjetas. Estos documentos se guardan en carpetas. Para ellos, así como para las tarjetas, se deben mantener registros.
- Medios de la máquina. Estos registros contables tienen características técnicas. En este caso, los datos no se colocan en papel, sino en medios electrónicos (unidad).
Considere los principales registros contables por separado.
Libros
Estos registros contienen información sobre los hechos de la actividad económica (operaciones). Se distribuye de acuerdo con las especificaciones de los objetos. Los libros deben diseñarse de acuerdo con los requisitos de las reglas. Además de que deben estar encuadernados, encuadernados y numerados, se debe indicar el número de páginas en el reverso de la última hoja. Bajo el número indicado, las firmas del jefe de la empresa y Ch. contable, timbrado. Por lo general, los libros se utilizan en los casos en que los objetos de observación se encuentran en pequeñas cantidades. Pero para una serie de categorías (por ejemplo, para transacciones en efectivo), las empresas mantienen registros en el libro de caja, donde se ingresan todos los eventos. El libro mayor resume todos los objetos.
Tarjetas
Esta es una forma bastante conveniente de registros. Se pueden ordenar, se distinguen por su visibilidad y accesibilidad al manipularlos. Externamente, las tarjetas pueden ser diferentes. Los tipos más comunes incluyen: contrato, multicolumna e inventario. Los primeros se rellenan por un lado, ya que las columnas de débito y crédito se encuentran una al lado de la otra. La presencia de columnas paralelas le permite ver el estado de las operaciones de liquidación de la empresa. Los valores de los materiales se tienen en cuenta en las tarjetas de inventario. Entran en la columna "Restante". Refleja la cantidad de fondos que quedan después del registro de una transacción comercial. Por lo tanto, en cada cuenta hay columnas para recibos, gastos y saldos. El encabezado contiene el estándar (límite) para el stock. Su presencia le permite determinar fácilmente si estos fondos están presentes en la empresa en cantidades mayores de lo esperado. Si resulta que hay menos de ellos, entonces se establece la diferencia con el límite. En las tarjetas multicolumnas se tienen en cuenta las operaciones de la vida económica de la empresa con la asignación de componentes en las columnas. Esto, por ejemplo, es relevante para los casos en que se registra un hecho en montos complejos, es decir, se refleja el pago de varios gastos de la empresa.
hojas sueltas
Son más grandes que las tarjetas. En consecuencia, el volumen de información que se refleja en ellos también aumenta. En la práctica contable, las hojas libres son declaraciones diferentes. Se utilizan para generalizar datos homogéneos. Por ejemplo, reflejan la depreciación de activos fijos, la liberación (envío) de bienes, etc.
Medios de la máquina
Pueden ser disquetes, disquetes, etc. Al utilizar dichos registros, la empresa debe hacer copias en papel de los documentos. Esto se hace, entre otras cosas, a solicitud de las autoridades autorizadas para ejercer el control, así como del tribunal y la fiscalía. Las características de los medios determinan el orden en que se organiza la información. Su uso está determinado por la naturaleza masiva de las operaciones realizadas, las especificidades y el volumen de los objetos contables y otros factores.
Conclusión
La corrección de la inscripción de las transacciones comerciales en los registros contables está garantizada por las personas que las compilaron y firmaron. En el proceso de almacenamiento de dicha documentación, es necesario garantizar la protección de la información contra correcciones no autorizadas. Las correcciones de errores en los registros contables deben justificarse y confirmarse con la firma del empleado que realizó los cambios. En este caso, se deberá indicar la fecha de corrección. De conformidad con la Ley Federal "Sobre Contabilidad", la información contenida en los registros se clasifica como secreto comercial. Las personas que tengan acceso a dicha documentación están obligadas a conservarla. Por la divulgación de información, los infractores son responsables de conformidad con las normas de la legislación interna.
