La entrega de artículos de inventario comprados se documenta mediante la hoja de ruta TORG-12. Este documento es preparado por el proveedor. Si los bienes comprados están sujetos al IVA, la factura se envía adicionalmente al cliente.
Para el proveedor, esta factura es un documento según el cual los artículos de inventario se dan de baja y se venden. Para el cliente, por el contrario, esta es una confirmación de la compra de bienes y materiales y la base para su registro. Se ha desarrollado un formulario unificado de licitación de facturas 12, puede descargar el formulario de Excel de forma gratuita más adelante en el artículo, será útil en su trabajo.
Qué formulario usar para llenar
El formulario formal y las reglas de llenado están regulados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa del 25 de diciembre de 1998 No. 132. Sin embargo, si el proveedor necesita corregir el formulario actual, por ejemplo, agregando nuevos detalles, líneas y columnas, entonces, de acuerdo con la Parte 4 del art. 9 de la Ley No. 402-FZ del 6 de diciembre de 2011, puede hacer adiciones al formulario unificado o utilizar un formulario de desarrollo propio. A continuación se muestra la carta de porte TORG-12 actual, el formulario de Excel se puede descargar de forma gratuita.
¡Está prohibido eliminar detalles del formulario unificado!
Cómo llenar una factura
El proveedor redacta el documento en dos copias, una copia para cada parte. Si el envío de mercancías se realiza utilizando los servicios de una empresa de transporte, entonces es necesario preparar una tercera copia.
Desde el 01/07/2017, se ha desarrollado y aprobado un formato electrónico: la factura TORG 12 en línea (Orden del Servicio de Impuestos Federales del 30/11/2015 No. ММВ-7-10/551@). La transferencia se realiza a través de canales de telecomunicaciones, lo que le permite proporcionar rápidamente la documentación primaria a solicitud tanto del cliente como del inspector de Hacienda. Puede redactar un documento en línea utilizando servicios y recursos contables especializados.
En la carta de porte TORG 12, de la que se puede descargar un ejemplo al final del artículo, es obligatorio cumplimentar los datos reflejados en el art. 9 402-FZ. Le diremos cómo emitir TORG 12 (sugerimos descargar el formulario de Excel anterior) de acuerdo con las reglas adoptadas en 2019.
Paso 1. El primer paso para completar es asignar un número de serie a la factura e indicar la fecha.
Paso 2. Complete los datos de contacto del proveedor ("Vendedor") y el cliente ("Comprador"). Luego se ingresa la "Base": el contrato (acuerdo), de acuerdo con el cual se lleva a cabo el suministro de bienes y materiales. También es necesario completar la parte del código en el encabezado: indique todos los códigos necesarios de los clasificadores de toda Rusia.
Paso 3. Tan pronto como se completan los detalles de la factura, el responsable del proveedor procede a redactar la parte de liquidación (tabular). Contiene las características cualitativas y cuantitativas de los artículos de inventario suministrados paso a paso según los números de columna:
- Número de serie.
- Nombre de los bienes y servicios.
- Codificación de mercancías.
- Unidad de medida.
- Código de la unidad de medida según OKEI.
- Envase.
- El número de artículos en el paquete.
- El número total de paquetes.
- Peso de mercancías y materiales con embalaje.
- Peso de la mercancía sin embalaje.
- El precio de una unidad de producción.
- El costo de los bienes y materiales comprados sin IVA.
- El tipo de IVA establecido para el proveedor.
- El monto del impuesto por cada artículo de mercancía.
- El costo de los bienes comprados, incluido el IVA.
Paso 4. En las columnas "Total" y "Total en la factura" se anota el costo total de los productos comprados.
Paso 5. Un punto muy importante para el proveedor es completar los términos de envío y recepción de bienes y materiales. Serán la confirmación de que la entrega se realizó sin violar los términos del contrato.
Paso 6. Se completa el llenado. Para que la factura surta efecto, debe estar firmada. Por parte del vendedor, las firmas las pone el jefe, el contador jefe y el empleado responsable del envío de los productos. Por parte del cliente, la persona materialmente responsable de la organización del cliente firma en las líneas "Carga aceptada" y "Carga recibida". Las firmas están certificadas por los sellos de las empresas. Sin embargo, si las instituciones funcionan oficialmente sin un sello (Ley Federal del 06/04/2015 No. 82), entonces no se puede colocar una impresión en la documentación.
En caso de devolución de la mercancía al proveedor, el comprador también cumplimenta la hoja de ruta TORG-12. Las reglas para compilar el documento permanecen sin cambios.
Cuanto tiempo conservar la factura
El período de almacenamiento de la factura se cuenta después del final del año de informe. Para todos los documentos primarios, es de cinco años (artículo 17 402-FZ). En el caso de TORG-12, esta regla debe observarse solo si, utilizando la factura, la organización no confirma el monto de la pérdida transferida al futuro. Si se confirma, entonces es mejor conservar la factura por más tiempo.
Errores comunes al llenar y responsabilidad
El error más común es no imprimir. Sí, no está incluido en la lista de detalles obligatorios bajo 402-FZ, y en la mayoría de los casos no es necesario establecerlo. Pero en el caso de TORG-12, el sello lo proporciona el propio formulario, por lo que debe estar presente. Si no está allí, entonces las autoridades fiscales no pueden deducir el IVA; esta es una razón común para los desacuerdos con las autoridades fiscales. El caso en que no se requiere el sello: el destinatario aceptó los bienes por poder, certificado por el sello de la organización. Para evitar problemas, adjunte el poder notarial a la factura y conserve ambos documentos.
El segundo problema es la falta de la firma de alguien. Asegúrese de que todas las partes firmen la factura. Si ocurre un robo, será difícil probar algo y encontrar al culpable. En tal situación, la responsabilidad penal puede amenazar tanto al vendedor como al consignatario.
