Когато директорът излезе на почивка, за да се осигури координация и контрол на производствените дейности, е важно да се възложат отговорности на служител на компанията. Той трябва да е компетентен в областта на управленските дейности. За законно компетентно провеждане на събитието трябва да се изготви заповед от директора, възлагаща задълженията на директора по време на ваканцията. Необходима е административна документация, дори ако ръководителят на бизнес субект планира да отсъства от работното място за няколко дни. Предприятието винаги трябва да има лице, упълномощено да подписва документация.
Възлагането на отговорности трябва да бъде документирано
Отговорностите на ръководителя на компанията могат да бъдат възложени на всеки служител, който според директора има достатъчно ниво на образование и практически управленски умения. Тъй като прехвърлянето на правомощия е свързано с управленската дейност на целия стопански субект, е необходимо да имате доверие на потенциалния заместник. Неговите отговорности ще включват следните дейности:
- подпис на цялата документация, свързана с дейността на юридическото лице;
- организиране и провеждане на бизнес срещи;
- комуникация със служителите на компанията;
- контрол върху дейността на стопанския субект като цяло и неговите отделни структурни подразделения.
Примерна заповед за възлагане на задължения
В зависимост от числеността на персонала, отговорностите обикновено се възлагат на техните заместници или ръководители на структурни подразделения. Заповедта трябва да бъде издадена предварително, но само по отношение на служителя, който е дал предварително писмено съгласие да замества директора по време на отсъствието му.
Относно административната документация на стопански субект
Възлагането на задължения на друг служител по време на ваканционния период ще бъде законно само ако процедурата е документирана.
Подписването на заповед от ръководителя на компанията регулира отношенията между служителите и позволява да се избегнат противоречиви ситуации между тях, както и с представители на упълномощени органи. Заповед, издадена по всяка тема относно производствените дейности и отношенията между служителите, принадлежи към категорията на административната документация. Създава се за всеки отделен случай. Процедурата за регистрацията му се регулира от нормите за деловодство. Те не позволяват документ да бъде подписан с наклонена черта или предлог „за“, добавен преди длъжността на лицето, упълномощено да подписва. Задължително е да се дешифрират инициалите на ръководителя на фирмата, подписал заповедта. Примерна заповед за възлагане на задължения на директор по време на ваканция ще ви помогне да изготвите компетентно документа, като вземете предвид всички нюанси, които гарантират правна сигурност.
Подробности за поръчката
Кой има право да състави документ
Изготвянето на поръчка е в компетенциите на всеки служител на предприятието, който има познания по офис работа. Това може да бъде правен съветник, служител по човешки ресурси, секретар или служител с инженерна позиция. Заповедта влиза в законна сила след подписването й от директора.Без автограф на ръководителя на стопанския субект документът се счита за невалиден.
Прочетете също: Как да попълните заявление за TIN: образец
Основание за съставяне на документа
Всяка административна документация се съставя въз основа на събитие. Тази информация трябва да бъде отразена в поръчката. В тази ситуация основанието за изготвяне на документа е отсъствието на директора поради излизането му в годишен отпуск. Целта на изготвянето на поръчка може да бъде осигуряване на непрекъсната работа и компетентна координация на стопански субект. Необходими са препратки към законови норми.
Оформление на административна документация
Това дава възможност на работодателите самостоятелно да изготвят поръчка във всякаква форма, като вземат предвид нюансите и характеристиките на предприятието, както и собствените си принципи относно процедурата за вътрешен документооборот. Тъй като длъжността на директора е отговорна, в административния документ за възлагане на задълженията е необходимо да се предвидят всички възможни нюанси, свързани с изпълнението на служебните задължения.
Общи правила за изготвяне на документация в предприятието
Документът трябва да включва:
- име на стопанския субект, където е създадена поръчката;
- информация за датата на съставяне на документа и датата, на която заместващото лице е поело правомощията на директора;
- регистрационен номер, съгласно вътрешната документация на подобна документация;
- място на изготвяне на документи;
- основанията за възлагане на задължения, изразени във връзка с идентифицирането на заповедта за отпуск на директора, съставена, като се вземе предвид графикът за отпуск на предприятието;
- списък на възложените отговорности;
- ограничаване на правомощията;
- периодът от време, за който е актуална замяната;
- предоставяне право на подпис;
- информация за необходимостта от изпълнение на основни трудови задължения от лице през периода на заместване на директора;
- заплата.
Нюанси и характеристики на дизайна
Редът за изготвяне на вътрешна административна документация на предприятието, както и нейното съдържание, не са регламентирани от законови изисквания. Документът може да бъде съставен във всякаква форма. Може да се издаде на лист от всякакъв формат. Има възможност за използване на фирмена бланка. Поръчката може да бъде написана на ръка или отпечатана на принтер.
