На първо място се издава подходяща заповед. За него е разработен унифициран формуляр NINV-22, формуляр съгласно OKUD 0317018. Той съдържа следната информация:
- име на компания;
- структурно подразделение;
- състав на инвентаризационната комисия;
- списък на проверените задължения и имущество;
- време и място на инвентаризация;
- база за инвентаризация.
Списъкът се съставя в два екземпляра. Първият е счетоводната служба да състави сравнителна ведомост (ако има несъответствия с осчетоводяването). Второто е за материално отговорно лице (наричано по-нататък - МОЛ).
При смяна на финансово отговорното лице описът се съставя в три екземпляра.
Преди началото на процедурата финансово отговорно лице получава разписка, че всички документи са предадени в счетоводния отдел, следователно са взети предвид или отписани като разход. Съставен е в унифицирана форма на опис, в долната част на заглавната страница. Не е необходим отделен документ.
Поръчка за опис
Формирайте инвентарен списък на инвентарните артикули
Има унифициран документ - формуляр № INV-3 (формуляр съгласно OKUD 0317004), одобрен от Goskomstat Резолюция № 88. Необходимо е по време на инвентаризацията на материали, стоки и готова продукция. Можете да изтеглите формуляра за инвентаризация, а по-долу стъпка по стъпка ще ви обясним как да го попълните правилно.
Как да попълните опис
Стъпка 1. Попълваме името на организацията, структурната единица, кода на OKTMO, вида на ценностите, подробностите за документната база за описа.
Стъпка 2. Финансово отговорното лице удостоверява с подписа си, че всички стоки и материали са заприходени или изписани.
Стъпка 3: В организации, където данните се записват автоматично в специализирани програми, формуляр № INV-3 се съставя с помощта на тези програми. Те сами попълват колони 1-9, а комисията отбелязва в колона 10 наличието на обекти по списъка. Комисията установява фактическата наличност на описваното имущество, като при необходимост го преизчислява и претегля. Забранено е въвеждането на данни за салда в списъка от думите на финансово отговорно лице или по счетоводни данни, без да се проверява действителното им наличие.
В примера по-долу артикулният номер и инвентарният номер са еднакви, но това не е задължително условие. Графа "номер на паспорт" (9) се попълва само ако стоките и материалите съдържат скъпоценни камъни и метали.
Резултатът се обобщава за всяка страница от формуляра. Броят на страниците може да бъде произволен, в зависимост от реалната наличност на ценности.
Стъпка 4. След попълване на всички полета се съставя последният лист с резултатите от всички страници, подпис на председателя и състава на инвентаризационната комисия, които са определени в заповедта. Комисията може да включва:
- административен персонал на организацията;
- счетоводен персонал;
- други специалисти.
Лицата, отговорни за съхранението на стоките и материалите, потвърждават факта на присъствието си при инвентаризацията и подписват протокола, като се съгласяват с действителните данни, посочени в него.
Примерен списък с инвентарни позиции
Примерно попълване на инвентарен списък на дълготрайни активи
За това се използва унифициран формуляр № INV-1. Попълва се подобно на примера за формуляр № ИНВ-3. Чувствайте се свободни да използвате предоставените инструкции.
Предлагаме също така да изтеглите формуляра за опис на дълготрайни активи.
Отговорност за компилиране и съхранение
След подписване на всички екземпляри от инвентара, един от тях се прехвърля в счетоводния отдел за идентифициране на несъответствия и съставяне на отчети за сравняване (унифициран формуляр № INV-19, OKUD 0317017). При установяване на липси или излишъци, счетоводната служба предлага варианти за отразяване на тези факти от стопанския живот на организацията.
Въз основа на резултатите от инвентаризацията финансово отговорните лица могат да бъдат глобени поради щети на организацията.
Инвентаризационната комисия отговаря за подготовката на документите, спазването на сроковете и процедурите за извършване на инвентаризация. Ако поне един от членовете на комисията не е присъствал по време на инвентаризацията, резултатите от нея могат да бъдат оспорени.
Инвентарът се съхранява в организацията най-малко пет години.
