Първичната документация, получена от счетоводния отдел, задължително се подлага на проверка както по форма, така и по съдържание. Оценяват се коректността и пълнотата на регистрацията, наличието на задължителни реквизити, законосъобразността на записаните транзакции, логическата връзка на показателите. След това се извършва регистрацията и групирането на данните. Информацията се записва в системата на аналитични и синтетични сметки. За целта са предвидени счетоводни регистри: форми на отчетност. Нека разгледаме по-нататък какви могат да бъдат те.
Главна информация
Счетоводните регистри са специални табулационни таблици. Те се формират според икономическата групировка на информацията за собствеността и източниците. Необходими са форми на счетоводни регистри за отразяване на текущите бизнес операции в съответните сметки.
Класификация
Съществуващите видове счетоводни регистри са разделени според предназначението, външния вид и метода на обобщаване на данните. Според първия критерий се разграничават документи:
- Систематичен.
- Хронологичен.
- Комбиниран синхронен.
Хронологичните счетоводни регистри са документи, в които се записват фактите на стопанската дейност, докато се извършват, без друга систематизация. Те включват например регистрите. Записите се извършват в систематизирани таблици по групиращи признаци - сметки. Информацията от тези два вида регистри трябва да се допълва взаимно. Следователно сумата от оборотите за хронологични документи винаги е равна на сумата от кредитни/дебитни цифри от систематичните таблици. Когато както хронологични, така и систематични записи се въвеждат в един регистър, той се счита за комбиниран (синхронен).
Обобщаване на информация
На тази основа счетоводните регистри се делят на диференцирани и интегрирани. Разглеждането на данни може да се извърши индуктивно, тоест към общото от частното. В този случай се осъществява интеграция на информация. Също така обобщаването може да се извърши дедуктивно: към конкретното от общото (от докладване до първична документация). В този случай има диференциация на информацията.
Външен вид
Според този критерий се разграничават следните счетоводни регистри:
- Книги. Те представляват документ, маркиран по специален начин, прошит, подвързан и подписан от отговорно лице (главен счетоводител).
- Карти. Те са формуляри, отпечатани като таблици.
- Безплатни чаршафи. Такива счетоводни регистри са таблици, поставени върху формуляри, които подлежат на обвързване. Такива листове се считат за алтернатива на книгите и картите. Тези документи се съхраняват в папки. За тях, както и за картите, трябва да се поддържат регистри.
- Машинна медия. Тези счетоводни регистри имат технически характеристики. В този случай данните се поставят не на хартия, а на електронен носител (устройство).
Разгледайте отделно основните счетоводни регистри.
Книги
Тези регистри съдържат информация за фактите на икономическата дейност (операции). Разпределя се според спецификата на обектите. Книгите трябва да бъдат оформени в съответствие с изискванията на правилата. Освен, че трябва да са подвързани, прошнуровани и номерирани, на гърба на последния лист трябва да бъде отбелязан броя на страниците. Под посочения номер стоят подписите на ръководителя на предприятието и гл. счетоводител, подпечатан. Обикновено книгите се използват в случаите, когато обектите на наблюдение са малко на брой. Но за редица категории (например за касови операции) предприятията водят записи в касовата книга, където се вписват всички събития. Главната книга обобщава всички обекти.
Карти
Това е доста удобна форма на регистри. Подлежат на сортиране, отличават се с видимост и достъпност при работа. Външно картите може да са различни. Най-често срещаните видове включват: договор, многоколонни и опис. Първите се попълват едностранно, тъй като колоните за дебит и кредит са разположени една до друга. Наличието на паралелни колони ви позволява да видите състоянието на сетълмент операциите на предприятието. Материалните ценности се вземат предвид в инвентарните карти. Те влизат в графата "Остатък". Отразява размера на средствата, оставащи след регистриране на бизнес транзакция. Следователно във всяка сметка има колони за приходи, разходи и салда. Заглавието съдържа стандарта (лимита) за акциите. Неговото присъствие ви позволява лесно да определите дали тези средства присъстват в предприятието в по-големи количества от очакваното. Ако се окаже, че са по-малко, тогава се определя разликата с лимита. В многоколонните карти операциите от икономическия живот на компанията се вземат предвид с разпределението на компонентите в колоните. Това например е от значение за случаите, когато даден факт се записва в сложни суми, т.е. отразява се плащането на различни разходи на компанията.
Разхлабени чаршафи
Те са по-големи от картите. Съответно се увеличава и обемът на информацията, която се отразява в тях. В счетоводната практика безплатните листове са различни извлечения. Те се използват за обобщаване на хомогенни данни. Например, те отразяват амортизацията на дълготрайните активи, освобождаването (изпращането) на стоки и т.н.
Машинна медия
Те могат да бъдат дискети, дискове и др. Когато използва такива регистри, предприятието трябва да прави хартиени копия на документите. Това става между другото и по искане на контролните органи, както и на съда и прокуратурата. Медийните функции определят реда, в който е подредена информацията. Тяхното използване се определя от масовия характер на извършваните операции, спецификата и обема на счетоводните обекти и други фактори.
Заключение
Правилността на записване на стопански операции в счетоводните регистри се осигурява от лицата, които са ги съставили и подписали. В процеса на съхраняване на такава документация е необходимо да се осигури защита на информацията от неоторизирана корекция. Корекциите на грешки в счетоводните регистри трябва да бъдат обосновани и потвърдени с подписа на служителя, който е направил промените. В този случай трябва да се посочи датата на корекцията. В съответствие с Федералния закон „За счетоводството“ информацията, съдържаща се в регистрите, е класифицирана като търговска тайна. Лицата, които имат достъп до такава документация, са длъжни да я съхраняват. За разкриването на информация нарушителите носят отговорност в съответствие с нормите на вътрешното законодателство.
