Ο πίνακας προσωπικού καταγράφει τη σύνθεση, τον αριθμό των εργαζομένων του οργανισμού και τη δομή του. Παράδειγμα κατάρτισης πίνακα προσωπικού, διαδικασία έγκρισής του και καταχώριση αλλαγών. Είναι απαραίτητο να γίνει στελέχωση.
Ο πίνακας προσωπικού είναι ένα εσωτερικό έγγραφο της επιχείρησης, στο οποίο τεκμηριώνεται η στελέχωση, ο αριθμός των εργαζομένων του οργανισμού και η δομή του.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε ένα παράδειγμα κατάρτισης πίνακα προσωπικού, τη διαδικασία έγκρισής του και θα σας πούμε πώς να εκδώσετε μια αλλαγή στο προσωπικό.
Στη ρωσική εργατική νομοθεσία δεν υπάρχει άμεση ένδειξη της υποχρέωσης κατάρτισης πίνακα προσωπικού. Για το λόγο αυτό, ορισμένοι εργοδότες δεν θέλουν να συντάξουν επιπλέον έγγραφο προσωπικού.
Η πρακτική δείχνει ότι είναι απαραίτητο να υπάρχει τραπέζι προσωπικού, επιπλέον, η απουσία του μπορεί να οδηγήσει σε πολύ δυσάρεστες συνέπειες για τον ίδιο τον εργοδότη με τη μορφή προστίμων.
Πρέπει να σημειωθεί ότι το άρθρο 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει ένα από τα υποχρεωτικές προϋποθέσειςμιας σύμβασης εργασίας - η εργασιακή λειτουργία ενός εργαζομένου, ως "εργασία σύμφωνα με τη θέση σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού." Χωρίς εγκεκριμένο πίνακα προσωπικού, είναι αδύνατη η μείωση του προσωπικού και η απόλυσή του, σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 81 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Επιπλέον, ο πίνακας προσωπικού, ή αποσπάσματα από αυτόν, μπορεί να ζητηθεί κατά τον έλεγχο από τις εφορίες, τις εδαφικές αρχές ταμείο συντάξεων, το Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων και την Επιθεώρηση Εργασίας.
Καταρτίζουμε πίνακα προσωπικού
Ο κατάλογος προσωπικού δεν αντικατοπτρίζει πληροφορίες για υπαλλήλους με τους οποίους έχουν συναφθεί συμβάσεις αστικού δικαίου. Πρόκειται για τους λεγόμενους «ελεύθερους επαγγελματίες» που δεν υπόκεινται στην εργατική νομοθεσία (άρθρο 11 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Κατά την κατάρτιση του πίνακα προσωπικού, τόσο οι οργανισμοί όσο και μεμονωμένους επιχειρηματίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ενιαίο έντυπο No. T-3 (εγκεκριμένο από το Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 05.01.2004 No. 1). Αυτό το έντυπο δεν είναι υποχρεωτικό για χρήση και έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα, αλλά περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για έγγραφα προσωπικούπροαπαιτούμενα.
Εφαρμόζοντας το έντυπο No. T-3, θα πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένους κανόνες για τη συμπλήρωσή του. Ας τα εξετάσουμε λεπτομερέστερα χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της στελέχωσης μιας LLC.
Απαιτούμενες λεπτομέρειες
Το «όνομα του οργανισμού» αναφέρεται όπως αναφέρεται στα συστατικά έγγραφα: εάν, εκτός από πλήρες όνομαυπάρχει μια συντομευμένη έκδοση, τότε υποδεικνύεται μετά την πλήρη (σε αγκύλες) ή την παρακάτω γραμμή.
Ο "κωδικός OKPO" είναι κωδικός αναγνώρισηςεπιχειρήσεις σύμφωνα με τον Πανρωσικό ταξινομητή επιχειρήσεων και οργανισμών, ο οποίος υποδεικνύεται στο πληροφοριακή επιστολήφορέα κρατικών στατιστικών.
"Αριθμός εγγράφου": εάν ο πίνακας προσωπικού καταρτίζεται για πρώτη φορά, τότε του εκχωρείται ο αριθμός 1 και στο μέλλον οι αριθμοί πηγαίνουν με τη σειρά.
Ημερομηνία Σύνταξης - Η τρέχουσα ημερομηνία κατά την οποία δημιουργήθηκε το έγγραφο.
"Εγκρίθηκε" - υποδηλώνει τον αριθμό και την ημερομηνία της εντολής με την οποία εγκρίθηκε αυτή η στελέχωση.
"Για την περίοδο" - αυτή η γραμμή αντικατοπτρίζει την περίοδο ισχύος του εγγράφου και την ημερομηνία από την οποία τίθεται σε ισχύ.
"Κατάσταση στο ποσό των ____ μονάδων" - υποδεικνύει τον συνολικό αριθμό των μονάδων προσωπικού της επιχείρησης, που αντικατοπτρίζεται στον πίνακα προσωπικού.
Κύριο μέρος
Αφού συμπληρώσουμε τα απαιτούμενα στοιχεία, θα εισάγουμε πληροφορίες για τμήματα, θέσεις και μισθοί.
Στήλη 1 «Όνομα της δομικής μονάδας». ΠΡΟΣ ΤΗΝ διαρθρωτικών τμημάτωνοι επιχειρήσεις περιλαμβάνουν τμήματα, υποκαταστήματα, γραφεία αντιπροσωπείας κ.λπ.
Κατά κανόνα, αυτή η στήλη συμπληρώνεται, ξεκινώντας από τις μονάδες που ασκούν τη γενική διαχείριση («Διοίκηση»), στη συνέχεια το λογιστήριο, το τμήμα προσωπικού, οικονομικό τμήμακ.λπ., στη συνέχεια μονάδες παραγωγής (συνεργεία, τμήματα) και μονάδες εξυπηρέτησης (αποθήκη, επιχειρηματικές μονάδεςκαι ούτω καθεξής.).
Μερικές φορές το όνομα της μονάδας μπορεί να επηρεάσει την παροχή ορισμένων παροχών στον εργαζόμενο (για παράδειγμα, παρουσία επικίνδυνης παραγωγής) - σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να ληφθεί από τους σχετικούς ταξινομητές κλάδου.
Η στήλη 2 "Κώδικας της δομικής μονάδας" έχει σχεδιαστεί για να αριθμεί τις μονάδες με τη σειρά με την οποία μπορείτε να προσδιορίσετε τη θέση και την υποταγή τους στη συνολική δομή της επιχείρησης. Σε μια μικρή επιχείρηση με κεντρική δομή, ο κωδικός ενδέχεται να μην αναφέρεται.
Στήλη 3 «Θέση (ειδικότητα, επάγγελμα), κατηγορία, κλάση (κατηγορία) των προσόντων του υπαλλήλου». Ο εργοδότης μπορεί να εκχωρήσει το όνομα στις θέσεις μόνος του ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το " Πανρωσικός ταξινομητήςεπαγγέλματα εργαζομένων, θέσεις υπαλλήλων και κατηγορίες τιμολογίων(ΟΚ 016-94) "(εγκεκριμένο από το ψήφισμα του κρατικού προτύπου της Ρωσίας της 26ης Δεκεμβρίου 1994 αρ. 367)," Πανρωσικός ταξινομητής επαγγελμάτων (ΟΚ 010-93) "(εγκεκριμένο από το ψήφισμα του κράτους Πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 αριθ. 298) και "Κατάλογος προσόντων θέσεων διευθυντών, ειδικών και άλλων εργαζομένων" (εγκεκριμένο από το διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21ης Αυγούστου 1998 Αρ. 37 ).
Αν όσον αφορά ένα ορισμένο είδοςθέσεις εργασίας, θέσεις, ειδικότητες, υπάρχουν τυχόν περιορισμοί ή παροχές και προβλέπονται αποζημιώσεις, τότε το όνομά τους πρέπει να αντιστοιχεί αυστηρά στους παραπάνω ταξινομητές. Ο τίτλος της θέσης πρέπει να αναγράφεται πλήρως, χωρίς συντομογραφίες (για παράδειγμα: αναπληρωτής προϊστάμενος λογιστής, προϊστάμενος του τμήματος προσωπικού).
Σημείωση: εάν το όνομα της θέσης που καθορίζεται στη σύμβαση εργασίας δεν αντιστοιχεί στο όνομα αυτής της θέσης στον κατάλογο προσωπικού ή απουσιάζει εντελώς σε αυτόν, οι αντιφάσεις επιλύονται υπέρ της σύμβασης εργασίας (άρθρο 8 του Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Στήλη 4 «Αριθμός μονάδων προσωπικού». Εδώ αναφέρουμε τον αριθμό των μονάδων προσωπικού που προβλέπονται στον οργανισμό για την αντίστοιχη θέση (ειδικότητα).
Εάν παρέχεται εργασία μερικής απασχόλησης, τότε πρέπει να αναφέρετε τον αριθμό των ημιτελών μονάδων στα κατάλληλα μερίδια (για παράδειγμα: 0,5, 0,75). Είναι επίσης λογικό να συμπεριληφθεί κενές θέσεις, μη κατειλημμένο κατά την έγκριση του πίνακα προσωπικού, ώστε να μην γίνονται αλλαγές σε αυτόν κατά την πρόσληψη κάθε νέου υπαλλήλου.
Στήλη 5 "Τιμολόγιο (μισθός) κ.λπ." Η συμπλήρωση αυτής της στήλης εξαρτάται από το σύστημα αμοιβών που υιοθετείται στον οργανισμό. Αναφέρεται σταθερός μισθός ή τιμολόγιο, το οποίο δεν περιλαμβάνει αποζημιώσεις, κοινωνικές πληρωμές και κίνητρα.
Σημειώστε: μερικές φορές ένας εργοδότης, προκειμένου να δημιουργήσει πολλούς υπαλλήλους που κατέχουν τις ίδιες θέσεις, διαφορετικό μέγεθοςμισθούς, υποδεικνύει στον πίνακα προσωπικού τα ελάχιστα και μέγιστα όρια του μισθού ή του τιμολογιακού συντελεστή - το λεγόμενο "πιρούνι" (για παράδειγμα: 15.000-18.000 ρούβλια).
Αυτό είναι αντίθετο με το άρθ. 22 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ο οποίος προβλέπει ίση αμοιβή ίση εργασίακαι Τέχνη. 129 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, σύμφωνα με τον οποίο καθορίζονται ο μισθός και ο συντελεστής τιμολόγησης. Εννοείται ότι εάν οι εργαζόμενοι καταλαμβάνουν τις ίδιες θέσεις, τότε ο όγκος και η πολυπλοκότητα της εργασίας τους είναι επίσης ίδια, πράγμα που σημαίνει ότι οι μισθοί τους θα πρέπει να είναι ίσοι. Σε αυτή την περίπτωση, είναι δυνατός ο καθορισμός μισθών σε μεγαλύτερο ποσό για οποιονδήποτε από τους εργαζόμενους σε βάρος επιδομάτων ή άλλων πρόσθετων πληρωμών.
Στήλες 6-8 «Επιβαρύνσεις». Τα επιδόματα, οι πρόσθετες πληρωμές και άλλες πληρωμές κινήτρων καθορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία (για παράδειγμα: για εργασία στον Άπω Βορρά και σε αντίστοιχες περιοχές) ή από τον ίδιο τον εργοδότη (για προϋπηρεσία, για γνώσεις ξένη γλώσσακαι ούτω καθεξής.). Το ύψος του επιδόματος μπορεί να οριστεί ως σταθερό ποσό ή ως ποσοστό του μισθού.
Η στήλη 9 "Σύνολο" συμπληρώνεται προσθέτοντας τις στήλες 5 έως 8, αλλά μόνο εάν όλα τα δεδομένα σε αυτές καταχωρούνται σε ισοδύναμο ρούβλι. Εάν ο μισθός ορίζεται σε ρούβλια και τα επιδόματα είναι ποσοστά, τότε τοποθετείται μια παύλα στη στήλη 9 και τα έγγραφα βάσει των οποίων εφαρμόζονται αυτά τα επιδόματα και οι προσαυξήσεις θα πρέπει να αναφέρονται στη σημείωση.
Η στήλη 10 "Σημείωση" παρέχεται για κατασκευή Επιπλέον πληροφορίεςδιευκρίνιση και επεξήγηση των στοιχείων στελέχωσης.
Το έντυπο Νο. Τ-3 προβλέπει την υπογραφή της κεφαλής υπηρεσία προσωπικούκαι τον επικεφαλής λογιστή, αλλά ελλείψει μιας από τις θέσεις στον οργανισμό, μπορείτε να αφήσετε κενή την αντίστοιχη γραμμή ή να συμπληρώσετε τη φόρμα με τις υπογραφές άλλων υπαλλήλων. Δεν παρέχεται σφράγιση στον εγκεκριμένο πίνακα προσωπικού.
Η διαδικασία έγκρισης του πίνακα προσωπικού
Ο πίνακας προσωπικού εγκρίνεται με εντολή που υπογράφεται από τον επικεφαλής ή άλλον εξουσιοδοτημένο άτομο. Τα στοιχεία της παραγγελίας πρέπει να εισαχθούν στη γραμμή "Εγκρίθηκε".
Δεδομένου ότι οι μισθοί υπολογίζονται μηνιαίως, είναι πιο βολικό να τεθεί σε ισχύ ένας νέος πίνακας προσωπικού από την πρώτη ημέρα. Να σημειωθεί ότι οι ημερομηνίες κατάρτισης, έγκρισης και έναρξης ισχύος του πίνακα προσωπικού ενδέχεται να μην συμπίπτουν.
Οι όροι για την έγκριση του πίνακα προσωπικού καθορίζονται από τον εργοδότη ανεξάρτητα. Μπορεί να εγκρίνεται ετησίως, αν και εγκρίνεται μία φορά, μπορεί κάλλιστα να ισχύει για αρκετά χρόνια. Εάν έγιναν προσθήκες στον πίνακα προσωπικού, καλό είναι να εγκριθεί νέο χρονοδιάγραμμα στην αρχή του ημερολογιακού έτους, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις αλλαγές που έγιναν.
Οι πίνακες προσωπικού θα πρέπει να αποθηκεύονται στον τόπο ανάπτυξης και έγκρισης, η περίοδος αποθήκευσης είναι μόνιμη.
Αλλαγές στον πίνακα προσωπικού
Φυσικά, οι πληροφορίες μόλις εισαχθούν στον πίνακα προσωπικού μπορεί να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου. Οι λόγοι για την αλλαγή του πίνακα προσωπικού μπορεί να είναι:
- εισαγωγή νέων μονάδων προσωπικού·
- αλλαγή στους μισθούς?
- αποκλεισμός κενών θέσεων·
- συρρίκνωση ή συρρίκνωση?
- μετονομασία θέσεων, τμημάτων κ.λπ.
Ο εργοδότης, ανεξάρτητα από τους λόγους αλλαγής του πίνακα προσωπικού, θα πρέπει να αποφασίσει μόνος του πώς να κάνει αυτές τις αλλαγές:
- συντάσσει και εγκρίνει νέο πίνακα προσωπικού, ή
- εκδώσει εντολή αλλαγής του ήδη υπάρχοντος χρονοδιαγράμματος.
Στην πρώτη περίπτωση, αναπτύσσεται και εγκρίνεται ένα εντελώς νέο έγγραφο (εξετάσαμε ένα παράδειγμα του πίνακα προσωπικού του οργανισμού και τη διαδικασία προετοιμασίας του νωρίτερα).
Στη δεύτερη περίπτωση, η διαδικασία αλλαγής του πίνακα προσωπικού περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- Σύνταξη και υπογραφή εντολής αλλαγής του πίνακα προσωπικού (ένα δείγμα του δίνεται παραπάνω), στην οποία πρέπει να αναφέρετε τους λόγους για τους οποίους πραγματοποιούνται οι αλλαγές και την ημερομηνία από την οποία τίθενται σε ισχύ (από την ημερομηνία έκδοσης του παραγγελία ή αργότερα), το όνομα των νέων μονάδων που εισήχθησαν (ή εξαιρέθηκαν οι κενές θέσεις), αριθμός νέων θέσεων προσωπικού, νέος μισθός, επιδόματα ή άλλες πρόσθετες πληρωμές κ.λπ.
- Προσαρμογή του τρέχοντος πίνακα προσωπικού σύμφωνα με την εκδοθείσα εντολή.
- Ενημέρωση των αλλαγών που έγιναν σε συγκεκριμένους υπαλλήλους που επηρεάζονται από αυτές και πραγματοποιώντας κατάλληλες προσθήκες και αλλαγές στις συμβάσεις εργασίας και στα βιβλία εργασίας τους.
Δώστε προσοχή σε μια ελαφρώς διαφορετική διαδικασία για την αλλαγή του πίνακα προσωπικού κατά τη μείωση του αριθμού ή του προσωπικού. Σύμφωνα με το άρθ. 180 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι εργαζόμενοι πρέπει να προειδοποιούνται για την επερχόμενη απόλυση τουλάχιστον δύο μήνες πριν από αυτήν.
Ο νέος πίνακας προσωπικού στην περίπτωση αυτή μπορεί να τεθεί σε ισχύ το νωρίτερο δύο μήνες μετά τη σύνταξή του.
Εκτός από τις νομοθετικές πράξεις της χώρας μας, οι οποίες έχουν σχεδιαστεί για τη ρύθμιση της εργασιακής σφαίρας, κάθε εταιρεία έχει εσωτερικούς κανονισμούς.
Κάποια από αυτά είναι υποχρεωτικά, άλλα αναπτύσσονται με βάση τις ανάγκες του οργανισμού.
Μπορεί να είναι:
- οδηγίες για την προστασία της εργασίας ·
- περιγραφή εργασίας;
- κανόνες πρόγραμμα εργασίας;
- και τα λοιπά.
Αυτά τα έγγραφα διακρίνονται από άλλες πράξεις από αρκετούς ειδικούς κανόνες:
- εγκρίνονται από τον επικεφαλής της εταιρείας·
- η επίδρασή τους ισχύει μόνο για τους υπαλλήλους της επιχείρησης·
- το περιεχόμενό τους δεν πρέπει να είναι αντίθετο με το νόμο, επιδεινώνοντας τη θέση των εργαζομένων.
- η δράση τους διαρκεί συγκεκριμένη ώρα.
Ο πίνακας προσωπικού είναι ένα από αυτά τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας.
Νομοθεσία
Η έννοια της «στελέχωσης» μπορεί να βρεθεί μόνο στο δεύτερο μέρος του άρθρου 57 του Ποινικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Εκεί πρόκειται για υποχρεωτικές ρήτρες. Επίσης, αποκρυπτογραφεί μια σειρά από έννοιες παράλληλα, όπως θέση, ειδικότητα και προσόν.
Σύμφωνα με αυτό το άρθρο, ο πίνακας προσωπικού είναι «ένα οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο που καθορίζει την επίσημη και αριθμητική ισχύ του οργανισμού και υποδεικνύει επίσης τη μισθοδοσία.
Καταρτίζεται σύμφωνα με το έντυπο που έχει καθιερώσει η Κρατική Στατιστική Επιτροπή της Ρωσίας και περιλαμβάνει κατάλογο θέσεων, πληροφορίες για τον αριθμό των θέσεων προσωπικού, επίσημους μισθούς, επιδόματα, μηνιαίο ταμείο.
Σύμφωνα με το νόμο, εάν η σύμβαση που έχει συνάψει ο εργαζόμενος με τον εργοδότη αναφέρει μόνο τη θέση ή την ειδικότητα, τότε ο κατάλογος προσωπικού είναι ένα υποχρεωτικό έγγραφο που πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με όλους τους κανόνες.
Εάν η σύμβαση προβλέπει πλήρη περιγραφή των εργασιακών ευθυνών του προσλαμβανόμενου, τότε το χρονοδιάγραμμα δεν είναι απαραίτητο.
Σύμφωνα με το άρθρο του νόμου, αυτό το έγγραφο δεν είναι απαραίτητο για μεμονωμένους επιχειρηματίες, παρέχεται μόνο για οργανισμούς.
Αλλά στην πραγματικότητα, κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, η ομοσπονδιακή επιθεώρηση θα επιβάλει πρόστιμο σε έναν τέτοιο εργοδότη για παραβίαση του Εργατικού Κώδικα (50 χιλιάδες ρούβλια).
έννοια
Ο πίνακας προσωπικού είναι ένα εσωτερικό έγγραφο μιας επιχείρησης που αντικατοπτρίζει τη δομή της, με υποχρεωτικό κατάλογο επαγγελμάτων, θέσεων, ειδικοτήτων, καθώς και τον συνολικό αριθμό των εργαζομένων, το ύψος των μισθών τους και τα στοιχεία του.
Δεν υπάρχει συναίνεση σχετικά με το εάν χρειάζεται ή όχι ένα τραπέζι προσωπικού σε μια επιχείρηση.
Ένα αδιαμφισβήτητο γεγονός είναι ότι ένα καλογραμμένο έγγραφο μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να κερδίσει μια διαφορά στο δικαστήριο, για παράδειγμα, με μειωμένο προσωπικό πρώην υπάλληλοςή να αποφύγουν πρόστιμα από τα όργανα ελέγχου.
Δεδομένα που περιέχονται στο έγγραφο:
- κατάλογο όλων των δομικών τμημάτων της εταιρείας, σύμφωνα με την ιεραρχία·
- πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό όλων των μονάδων προσωπικού της επιχείρησης·
- το ποσό των μισθών που συγκεντρώθηκαν για κάθε θέση·
- κατάλογος όλων των θέσεων·
- απαρίθμηση με τη σειρά των δεδουλευμένων τους.
Για να καταρτιστεί πίνακας προσωπικού, ο οργανισμός πρέπει να έχει μια ήδη διαμορφωμένη και καθιερωμένη δομή.
Σύμφωνα με αυτό, όλες οι θέσεις και οι μονάδες προσωπικού αναφέρονται στο έγγραφο.
Τι χρειάζεται?
Ένα καλά οργανωμένο τραπέζι προσωπικού βοηθά στη γρήγορη και αποτελεσματική επίλυση ορισμένων εργασιών, και συγκεκριμένα:
- βοηθά τον διευθυντή και τους υπαλλήλους να έχουν μια σαφή ιδέα για τη δομή της επιχείρησης με όλα τα τμήματα της.
- καθορίσει τον αριθμό ολόκληρου του προσωπικού της εταιρείας·
- αναλύουν και ελέγχουν τα ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά των εργαζομένων·
- έλεγχος και παρακολούθηση του συστήματος αμοιβών στον οργανισμό, καθώς και του μεγέθους των επιδομάτων.
- να συντάξει σωστά μια σύμβαση εργασίας ·
- όταν εμφανίζονται κενές θέσεις, απλοποιεί την επιλογή των εργαζομένων.
Εκτός από τα τρέχοντα καθήκοντα, η στελέχωση θα βοηθήσει τον εργοδότη:
- κερδίσει μια δίκη με έναν πρώην υπάλληλο λόγω απολύσεων.
- εξηγήστε .
Κατά τον έλεγχο μιας εταιρείας εφορίαή του Ταμείου Κοινωνικών Ασφαλίσεων απαιτείται και αυτό το έγγραφο.
Αν και η παρουσία του δεν θεωρείται υποχρεωτική, οι ελεγκτές θα απαιτήσουν σε κάθε περίπτωση να ελέγξει την ορθότητα των διαφόρων χρηματικών επιβαρύνσεων.
Ποιος συνθέτει;
Ο νόμος δεν αναφέρει ποιος πρέπει να καταρτίσει τον πίνακα προσωπικού.
Θα μπορούσε να είναι:
- διαχείριση επιχειρήσεων?
- μια ειδικά δημιουργημένη ομάδα υπεύθυνων προσώπων·
- προσωπικό τμήματος προσωπικού·
- μέλη του νομικού τμήματος·
- υπάλληλοι του οικονομικού τμήματος·
- υπάλληλοι του τμήματος μισθοδοσίας και οργάνωσης εργασίας.
Πρέπει να σημειωθεί ότι τουλάχιστον ένας οικονομολόγος πρέπει εξάπαντοςσυμμετέχουν στη συμπλήρωση του εγγράφου.
Πώς να συμπληρώσετε και να συντάξετε έναν πίνακα προσωπικού το 2016;
Πώς να αναπτύξετε και να καταρτίσετε έναν πίνακα προσωπικού;
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να γνωρίζετε μερικούς κανόνες για τη συμπλήρωσή του χρησιμοποιώντας την επίσημη φόρμα.
Έντυπο και Ενότητες
Για τον πίνακα προσωπικού χρησιμοποιείται το Ενιαίο Έντυπο Νο. Τ-3.
Εγκρίθηκε με Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 2004 σχετικά με τα πρωτογενή έγγραφα για τη λογιστική εργασίας. Αυτή η φόρμα είναι προαιρετική, αλλά συνιστάται.
Ενότητες εγγράφων:
- Το επίσημο όνομα του οργανισμού.
- Κωδικός τμήματος.
- Θέση σύμφωνα με τον Πανρωσικό ταξινομητή επαγγελμάτων και τον κατάλογο προσόντων διευθυντών και ειδικών.
- Ο αριθμός των μονάδων προσωπικού του οργανισμού.
- δασμολογικός συντελεστής.
- Επιδόματα
- Συνολικός μισθός, συμπεριλαμβανομένων των μπόνους.
- Σημειώσεις.
Βήμα προς βήμα αλγόριθμος πλήρωσης
Ο αλγόριθμος για τη συμπλήρωση του πίνακα προσωπικού είναι ο εξής:
- Η επωνυμία της εταιρείας συμπληρώνεται σύμφωνα με τα συστατικά έγγραφα.Εάν η εταιρεία έχει πλήρες και συντομευμένο όνομα, τότε μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε επιλογή. Αλλά για να αποφύγουμε αμφιλεγόμενες καταστάσεις, είναι επιθυμητό να διορθώσετε την επιλεγμένη επιλογή σε οποιεσδήποτε οδηγίες για τη συμπλήρωση των στοιχείων της εταιρείας.
- Συμπληρώστε τον αριθμό και την ημερομηνία του εγγράφου.Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ο πίνακας προσωπικού ενδέχεται να μην τεθεί άμεσα σε ισχύ, επομένως η ημερομηνία ορίζεται ανάλογα. Για παράδειγμα, εάν το έγγραφο τεθεί σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2018, τότε υποδεικνύεται αυτός ο αριθμός.
- Συμπληρώνεται η επωνυμία της δομικής μονάδας της εταιρείας.Σε εμπορικούς οργανισμούς, μπορεί να είναι οτιδήποτε, αλλά όχι ξένης προέλευσης. Για τις κρατικές επιχειρήσεις, η συμμόρφωση με τους κανονισμούς είναι υποχρεωτική. Επειδή ορισμένες μονάδες χρησιμοποιούνται ως δείκτης για τον υπολογισμό των συνταξιοδοτικών παροχών ( ιατροί, εργαζόμενοι στον τομέα της εκπαίδευσης, εργαζόμενοι σε επικίνδυνες βιομηχανίες).
- Ο κωδικός υποδιαίρεσης συμπληρώνεται σύμφωνα με την ιεραρχία της εταιρείας.Για παράδειγμα, τμήμα - 01, διαχείριση - 01.01, τμήμα - 01.01.01, ομάδα - 01.01.01.01.
- Συμπληρώνεται η στήλη «Θέση».Αυτό γίνεται αυστηρά σύμφωνα με τη σύμβαση εργασίας και το βιβλίο εργασίας. Ταυτόχρονα, για το όνομα της κατηγορίας, ειδικότητα, κατηγορία εργαζομένων, χρησιμοποιείται ο Πανρωσικός Ταξινομητής Επαγγελμάτων και ο Κατάλογος Προσόντων Διευθυντών και Ειδικών. Πρώτα συμπληρώνονται οι θέσεις των προϊσταμένων των τμημάτων, μετά των αναπληρωτών τους, μετά ειδικών και απλών υπαλλήλων.
- Συμπληρώνεται ο αριθμός των μονάδων προσωπικού.Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι αυτό δεν σημαίνει τον πραγματικό αριθμό των εργαζομένων της επιχείρησης, αλλά τον απαραίτητο. Επομένως, τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη μπορεί να είναι κλασματικά (το 0,25 λαμβάνεται ως βήμα). Για εμπορικούς οργανισμούςκάθε τιμή επιλέγεται με βάση τις ανάγκες τους. Για επιχειρήσεις προϋπολογισμούο αριθμός του προσωπικού υπολογίζεται με συγκεκριμένο τρόπο.
- Συμπληρώνεται η στήλη "τιμολόγιο".Η αξία του δεν μπορεί να είναι μικρότερη από τον κατώτατο μισθό. Δεν μπορείτε να συμπληρώσετε αυτή τη στήλη, για παράδειγμα, 10-15.000 ρούβλια. Πρέπει να καθορίσετε έναν συγκεκριμένο μισθό σε ρούβλια. Εάν αλλάζει ανάλογα με ορισμένες συνθήκες, τότε οι ακόλουθες στήλες της φόρμας χρησιμοποιούνται για να το αντικατοπτρίζουν.
- Συμπληρώνονται οι παρακάτω 3 στήλες «προσαυξήσεις».ανάλογα με τους κανόνες που ορίζει ο νόμος, προγράμματα μπόνους για συγκεκριμένη επιχείρηση, τον τρόπο εργασίας ή την παρουσία επιβλαβών συνθηκών εργασίας, επιτρέπεται η ένδειξη ποσών σε ρούβλια ή ποσοστά.
- Συμπλήρωση του συνολικού μισθού, που προκύπτει αθροίζοντας τις τιμές των στηλών 5,6,7,8.
- Οι σημειώσεις συμπληρώνονται, αν είναι.
- Συμπληρώστε τις στήλες "σύνολο". Αυτό γίνεται αθροίζοντας τις τιμές της φόρμας κάθετα (προσωπικό, μισθοί, επιδόματα και μισθοδοσία).
Συμπλήρωση δείγματος (παράδειγμα) του εντύπου Τ-3 το 2016:
Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, συμπληρώνεται για την NEXT LLC.
Με βάση τον αριθμό εγγράφου (Νο. 5) - αυτός είναι ο 5ος εγκεκριμένος πίνακας προσωπικού στον οργανισμό. Η ημερομηνία ολοκλήρωσης και έγκρισης είναι η ίδια - είναι 23 Δεκεμβρίου 2015. Και τη στιγμή που ο πίνακας προσωπικού τέθηκε σε ισχύ μόλις την 1η Ιανουαρίου 2016, ο οποίος αναφέρεται ξεχωριστά.
Σύμφωνα με το έγγραφο, η NEXT LLC έχει μόνο 3 δομικά τμήματα:
- Διοίκηση (01). Το τμήμα περιλαμβάνει τις ακόλουθες θέσεις: Γενικός Διευθυντής, Εμπορικός Διευθυντής, Αναπληρωτής Διευθύνων Σύμβουλοςεπί ΑΧΧΧ, γραμματέας-αναφοράς.
- Λογιστική (02). Το τμήμα περιλαμβάνει τις ακόλουθες θέσεις: Αρχιλογιστής, κορυφαίος λογιστής, λογιστής-ταμίας.
- Τμήμα Logistics (03). Το τμήμα αποτελείται από τον προϊστάμενο του τμήματος και τον επιμελητή.
Στη στήλη με αριθμό 5μισθοί για όλες τις θέσεις. Στις στήλες 6 και 7, μπόνους «για την ένταση της εργασίας» και «μπόνους για νέους επαγγελματίες».
Στη στήλη με αριθμό 9συνοψίζονται οι τιμές των στηλών 5,6,7 (η στήλη Νο. 8 δεν συμπληρώνεται).
Στη στήλη "σύνολο"ο αριθμός των μονάδων προσωπικού είναι 10, ο συνολικός μισθός είναι 376.000 ρούβλια και το συνολικό ταμείο μισθών στην επιχείρηση είναι 477.650 ρούβλια.
Δήλωση
Ο πίνακας προσωπικού εγκρίνεται με ειδική εντολή, η οποία πρέπει να αναγράφεται (στην τελική στήλη του εγγράφου).
Μπορείτε να κατεβάσετε ένα δείγμα εδώ:
Το κείμενο της παραγγελίας μπορεί να είναι το εξής: "Εγκρίνετε τον πίνακα προσωπικού της 15ης Ιουλίου 2016 Νο. 15 με ισχύ 10 μονάδων προσωπικού με μηνιαίο μισθολόγιο 250.000 ρούβλια."
Υπογραφές και σφραγίδες
Ο πίνακας προσωπικού πρέπει να υπογράφεται από τον επικεφαλής της εταιρείας και τον προϊστάμενο λογιστή.
Εάν το έγγραφο αποτελείται από πολλά φύλλα, επιτρέπεται η υπογραφή κάθε φύλλου στα ειδικά για αυτό προβλεπόμενα πεδία. Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο, για παράδειγμα, σε έναν οργανισμό όπου το έγγραφο εγκρίνεται πρώτα στα υποκαταστήματα και στη συνέχεια στα κεντρικά γραφεία.
Υπάρχει δυνατότητα σφράγισης του εγκεκριμένου ωραρίου, αλλά δεν απαιτείται.
Το έγγραφο ισχύει συνήθως για 1 έτος.
Οι αλλαγές του γίνονται ως εξής:
- καταρτίσει νέο πίνακα προσωπικού·
- τροποποιήσει το ήδη εγκεκριμένο έγγραφο, σημειώνοντας σε αυτό σύμφωνα με τη νέα διάταξη.
Διάρκεια ζωής
Σύμφωνα με το Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558 Για την έγκριση του Καταλόγου τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης, οι όροι αποθήκευσης του πίνακα προσωπικού καθορίζονται ως εξής:
- στον τόπο έγκρισης και ανάπτυξης - συνεχώς.
- σε άλλο οργανισμό - 3 χρόνια.
- κατάλογος προσωπικού των εργαζομένων - 75 ετών.
Μπορούν οι εργολάβοι να εργάζονται με κανονικό χρονοδιάγραμμα;
Ο πίνακας προσωπικού ισχύει μόνο για όσους υπαλλήλους εργάζονται με σύμβαση εργασίας.
Οι εργαζόμενοι με σύμβαση εργασίας δεν περιλαμβάνονται στον κατάλογο προσωπικού, επειδή η σχέση τους με τον εργοδότη ρυθμίζεται από τον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στον οποίο δεν αναφέρεται αυτό το έγγραφο.
Συνοψίζοντας, μπορούμε να πούμε ότι η στελέχωση δεν είναι υποχρεωτική, αλλά απαιτούμενο έγγραφογια τη συστηματοποίηση της πληροφόρησης του προσωπικού στην εταιρεία και για την αποτελεσματική λειτουργία της, για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι η παρουσία της αποτελεί εγγύηση για την επιτυχή ολοκλήρωση τυχόν ελέγχων.
- ένα έγγραφο, αν και δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά η παρουσία του βοηθά στη διαχείριση του προσωπικού. Συχνά απαιτείται από τις ρυθμιστικές αρχές κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων. Αυτό το έγγραφο μπορεί επίσης να χρειαστεί σε μια κατάσταση σύγκρουσης, όταν η διοίκηση της εταιρείας χρειάζεται να αιτιολογήσει αποφάσεις για μείωση μέρους του προσλαμβανόμενου προσωπικού ή εκκαθάριση (αναδιοργάνωση) δομικών τμημάτων.
Στελέχωση: όταν συντάσσεται και εγκρίνεται
Κατά τη δημιουργία οποιασδήποτε επιχείρησης ή επιχείρησης, ο ιδιοκτήτης ή ο διευθυντής αναπτύσσει αρχικά την προτεινόμενη δομή προσωπικού. Αφού γίνουν γνωστοί οι κατά προσέγγιση όγκοι εργασίας που εκτελούνται από κάθε μονάδα μισθωμένου προσωπικού, μπορείτε να αρχίσετε να συντάσσετε έναν πίνακα προσωπικού.
Αυτό το έγγραφο αναπτύσσεται σε μορφή πίνακα και περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με:
- διαρθρωτικές διαιρέσεις·
- τον αριθμό παρόμοιων θέσεων·
- μισθούς, συμπεριλαμβανομένων των διαφόρων επιδομάτων.
Ο κατάλογος προσωπικού περιλαμβάνει όχι μόνο τις θέσεις που καταλαμβάνουν ήδη εργαζόμενοι, αλλά και τις εκτιμώμενες κενές θέσεις.
Για παράδειγμα, κατά τη δημιουργία μιας εταιρείας, είναι ήδη γνωστό ποιος θα εκτελεί τα καθήκοντα του επικεφαλής λογιστή, διευθυντή και έμπορου. Αλλά για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας είναι απαραίτητο να σύντομο χρονικό διάστημαπροσλάβει αρκετούς διευθυντές, έναν γραμματέα και έναν διαχειριστή. Είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν όλες αυτές οι θέσεις στον πίνακα προσωπικού που καταρτίζεται και στη σημείωση να αναφέρετε ποιες από αυτές είναι κενές και την κατά προσέγγιση ημερομηνία πρόσληψης ειδικού.
Δεν υπάρχει ενιαίο δείγμα εγγράφου, αλλά μπορείτε να το λάβετε ως βάση Μορφή Τ-Ζπου αναπτύχθηκε από τη στατιστική υπηρεσία. Μπορεί να περιλαμβάνει πρόσθετες στήλες και ενότητες που είναι απαραίτητες για μια πλήρη περιγραφή του προσωπικού της εταιρείας και τις αποχρώσεις του σχηματισμού του ταμείου μισθών.
Η ανάπτυξη και η συμπλήρωση του χρονοδιαγράμματος μπορεί να πραγματοποιηθεί από οποιονδήποτε υπάλληλο που του ανατίθεται εργασία προσωπικούμε παρέα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο:
- υπηρεσία προσωπικού·
- λογιστική;
- Ειδικός Ανθρωπίνου Δυναμικού;
- δικηγόρος;
- επικεφαλής της εταιρείας.
Πριν από την έγκριση του πίνακα προσωπικού ελέγχεται και υπογράφεται από τους προϊσταμένους των τμημάτων προσωπικού και λογιστηρίου. Εάν δεν έχουν κανένα σχόλιο και το έγγραφο είναι αληθές, τότε είναι απαραίτητο να συνταχθεί εντολή για την έγκριση του πίνακα στελέχωσης.
Πώς να εγκρίνετε σωστά τον πίνακα προσωπικού
Η διαδικασία για την έγκριση του πίνακα προσωπικού είναι αρκετά απλή. Μαζί με το υπογεγραμμένο έγγραφο συντάσσεται εντολή ή διαταγή για έγκριση και έναρξη ισχύος του. Όταν δημιουργείται ένα έγγραφο για πρώτη φορά, τότε στο κείμενο της παραγγελίας εγκρίνουν το χρονοδιάγραμμα και δίνουν οδηγίες στις αρμόδιες υπηρεσίες για τη χρήση του στην εργασία. Το ίδιο το χρονοδιάγραμμα επισυνάπτεται στην παραγγελία.
Είναι αδύνατον να εγκριθεί ο πίνακας στελέχωσης χωρίς την έκδοση κατάλληλης εντολής από τη διεύθυνση.
Μετά την υπογραφή της εντολής έγκρισης και την καταχώρισή της, στο τμήμα τίτλου του χρονοδιαγράμματος συμπληρώνονται πληροφορίες σχετικά με το πότε και με ποιο έγγραφο τέθηκε σε ισχύ.
Όταν καταστεί απαραίτητο για την επιχείρηση να αναπτύξει έναν νέο πίνακα προσωπικού, πρέπει να προστεθούν πρόσθετες πληροφορίες στην εντολή έγκρισης ότι το προηγούμενο έγγραφο δεν είναι πλέον έγκυρο. Η εντολή έγκρισης αποθηκεύεται στο τμήμα προσωπικού της εταιρείας μαζί με το χρονοδιάγραμμα για το κράτος.
Ποιος εγκρίνει τη στελέχωση
Μια τέτοια εντολή (οδηγία) υπογράφεται από τον επικεφαλής της εταιρείας ή τον αναπληρωτή του, των οποίων οι λειτουργίες περιλαμβάνουν τη διαχείριση προσωπικού του οργανισμού.
Προσδιορίστε συγκεκριμένα εκτελεστικόςο οποίος μπορεί να εγκρίνει αυτό το έγγραφο με δική του σειρά:
- κανονισμός για τις αποδοχές ή τη διαχείριση του προσωπικού·
- συμβάσεις εργασίας με τη διοίκηση της εταιρείας·
- περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή ή των αναπληρωτών του.
Το έγγραφο μπορεί να εγκριθεί όχι μόνο από τον επικεφαλής του οργανισμού, αλλά και από τον υπάλληλο που εκτελεί τα καθήκοντα του διευθυντή κατά την απουσία του.
Μια τέτοια κατάσταση είναι δυνατή όταν είναι απαραίτητο να τεθεί σε ισχύ ένα νέο έγγραφο σε σύντομο χρονικό διάστημα και δεν υπάρχει χρόνος να περιμένετε την επιστροφή του διευθυντή ή του ιδιοκτήτη. Για παράδειγμα, εάν η επιθεώρηση των ρυθμιστικών αρχών αποκάλυψε σημαντικές αποκλίσεις στην πραγματική δομή του μισθωμένου προσωπικού και στο εγκεκριμένο έγγραφο, και οι επιθεωρητές έδωσαν αρκετές ημέρες για να φέρουν σε τάξη τα έγγραφα που ρυθμίζουν τον αριθμό των εργαζομένων.
Πόσο συχνά και πότε εγκρίνεται η στελέχωση
Ο πίνακας προσωπικού δεν είναι ένα στατικό έγγραφο, που τίθεται σε ισχύ μία φορά. Εφόσον είναι απαραίτητο, γίνονται αλλαγές σε αυτό ή αναπτύσσεται νέο χρονοδιάγραμμα. ΣΕ μεγάλες εταιρείεςόπου συμβαίνουν περιοδικά αλλαγές στη δομή του προσωπικού, το χρονοδιάγραμμα καταρτίζεται και εγκρίνεται ετησίως.
Η περίοδος ισχύος υποδεικνύεται συνήθως στο μέρος του τίτλου, για παράδειγμα, ένα έτος ή πέντε χρόνια.
Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αντικαταστήσετε τον πίνακα προσωπικού ακόμη και πριν από την ημερομηνία λήξης του.
Μια τέτοια κατάσταση είναι δυνατή με μια σημαντική αλλαγή στη δομή του προσωπικού κατά την επέκταση του πεδίου των δραστηριοτήτων ή τη μείωση ορισμένων από τις μονάδες, λόγω οικονομικών προβλημάτων.
Για παράδειγμα, στη χονδρική εμπορική εταιρείαο πίνακας προσωπικού εγκρίθηκε για μια περίοδο δύο ετών, αλλά ένα χρόνο αργότερα κατέστη δυνατή η επέκταση και η κατάληψη μιας θέσης στην αγορά υπηρεσιών λιανικής στην περιοχή της. Ένα τέτοιο βήμα περιλαμβάνει τη δημιουργία χωριστού τμήματος που ασχολείται με το λιανικό εμπόριο και την πρόσληψη προσωπικού στο σημείο πώλησης.
Παράλληλα, θα αλλάξει σημαντικά η δομή του προσωπικού, θα προστεθεί σημαντικός αριθμός νέων εργαζομένων. Ο πίνακας προσωπικού πρέπει να αλλάξει σε νέο.
Ταυτόχρονα, εάν κατά τη διάρκεια ισχύος του ωραρίου απαιτηθούν μικρές αλλαγές, για παράδειγμα, αύξηση του αριθμού των υπαλλήλων ενός τμήματος κατά δύο άτομα ή αλλαγή του βασικού (επίσημου) μισθού ενός των ειδικών, τότε δεν είναι απαραίτητη η έκδοση και έγκριση νέου εγγράφου.
Σε μια τέτοια κατάσταση, αρκεί μια εντολή από τον επικεφαλής για τροποποίηση του τρέχοντος πίνακα προσωπικού.
Όταν εγκρίνουν τη στελέχωση για την επόμενη χρονιά
Καταρχήν εγκρίνετε τον νέο πίνακα προσωπικού για το ημερολόγιο ή ακαδημαϊκό έτοςμπορεί να περάσουν μερικές μέρες πριν ξεκινήσει. Μερικές φορές αυτό το έγγραφο συντάσσεται και γίνεται αποδεκτό εκ των προτέρων, για παράδειγμα, τον Νοέμβριο ή τις αρχές Δεκεμβρίου. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένες αποχρώσεις.
Πρώτον, το μέγεθος των βασικών (επίσημων) μισθών. Εάν για ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων αυτό το μέρος των αποδοχών συνδέεται με τον κατώτατο μισθό, τότε είναι απαραίτητο να περιμένετε ένα επίσημο έγγραφο που ρυθμίζει κατώτατος μισθόςστην περιοχή. Ανάλογη είναι η κατάσταση και με την τιμαριθμική αναπροσαρμογή των μισθών ανάλογα με το επίπεδο του πληθωρισμού.
Δεύτερον, οι προτεινόμενες αλλαγές στη νομοθεσία που ρυθμίζει τις συνθήκες εργασίας, τους τίτλους εργασίας και άλλες αλλαγές στον εργασιακό χώρο. Για να μην ξανακάνεις τον πίνακα προσωπικού την τελευταία στιγμή, πρέπει να τον συντάξεις και για νέο. ημερολογιακό έτοςλαμβάνοντας υπόψη τις καινοτομίες από τους νομοθέτες.
Τρίτον, το έγγραφο συντάσσεται μόνο αφού εγκριθούν τα σχέδια για οικονομικούς και παραγωγικούς δείκτες για το επόμενο έτος. Για παράδειγμα, σε εκπαιδευτικό ίδρυμαδεν έχει νόημα να καταρτιστεί πίνακας προσωπικού για το ακαδημαϊκό έτος τον Μάιο, εάν τα έγγραφα για εκπαίδευση γίνονται δεκτά πριν από τα τέλη Ιουλίου. Άλλωστε, ο ακριβής φόρτος του διδακτικού προσωπικού και ο αριθμός των καθηγητών σε κάθε μάθημα μπορεί να υπολογιστεί μόνο μετά το τέλος της αποδοχής αιτήσεων από μελλοντικούς μαθητές ή φοιτητές.
Ο κατάλογος προσωπικού καταρτίζεται και εγκρίνεται για πρώτη φορά με τη δημιουργία της εταιρείας. Η συχνότητα αλλαγής του μπορεί να οριστεί στα εσωτερικά έγγραφα που διέπουν τη διαχείριση του προσωπικού. Εφόσον χρειάζεται, γίνονται αλλαγές ή δημιουργείται νέο χρονοδιάγραμμα. Κατά τη διαδικασία έγκρισης αυτού του εγγράφου, είναι επιτακτική ανάγκη να εκδοθεί κατάλληλη εντολή ή εντολή από τον επικεφαλής (έναν από τους αναπληρωτές του).
Συνήθως, οι ακόλουθες στήλες υπάρχουν στη δομή του προσωπικού οποιουδήποτε οργανισμού:
Τα στοιχεία για τα ποσοστά, τους μισθούς, τα επιδόματα στο κάτω μέρος του χρονοδιαγράμματος συνοψίζονται, αποτελώντας τη συνολική μισθοδοσία (ταμείο μισθών) που εγκρίθηκε από τον οργανισμό.
Σπουδαίος!Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτούνται πρόσθετες πληροφορίες για συγκεκριμένες θέσεις. Για να γίνει αυτό, το χρονοδιάγραμμα μπορεί να περιλαμβάνει μια στήλη "Σημειώσεις", η οποία καταγράφει Επιπλέον πληροφορίες.
Από τι ρυθμίζεται;
Ταυτόχρονα, στο επί του παρόντος οργανωτική δομήΟ πίνακας προσωπικού δεν έχει εγκριθεί επίσημα πουθενά.Μέχρι το 2013 ήταν υποχρεωτικό, εγκεκριμένο με την υπ' αριθμ. 1 Απόφαση της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της 05/01/2004.
Ωστόσο, με την έναρξη ισχύος του ομοσπονδιακού νόμου "για τη λογιστική", οι επιχειρήσεις έχουν το δικαίωμα να αναπτύσσουν ανεξάρτητα έντυπα πρωτογενή τεκμηρίωσηεκτός εάν εγκριθεί ειδικά εξουσιοδοτημένος φορέας. Όσον αφορά τον πίνακα προσωπικού, δεν υπήρχε τέτοια έγκριση - και επομένως σε οργανισμούς το έντυπο για αυτό μπορεί να εγκριθεί ξεχωριστά.
Ωστόσο, η στολή Τ-3 εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως. Είναι βολικό για την τήρηση αρχείων, περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και οι αξιωματικοί του προσωπικού με εμπειρία έχουν από καιρό σε θέση να το συμπληρώσουν σωστά. Ως εκ τούτου, στο μέλλον είναι λογικό να εξεταστεί αρχικά η χρήση αυτής της συγκεκριμένης φόρμας.
Μπορούν να γίνουν αλλαγές;
Υπάρχουν δύο τρόποι εγγραφής τέτοιων υπαλλήλων στον πίνακα προσωπικού:
- Κατά τη διάρκεια της σεζόν που υπάρχει ανάγκη για επιπλέον του εργατικού δυναμικού, οι αντίστοιχες μονάδες καταχωρούνται στον πίνακα προσωπικού. Μετά το τέλος της σεζόν, όταν έληξαν τα συμβόλαιά τους, τα στοιχήματα αφαιρούνται από το πρόγραμμα.
- Στη στήλη «Σημείωση» γίνεται ένδειξη ότι η εργασία είναι εποχιακή. Αυτή η μέθοδος είναι βολική όπου χρησιμοποιείται το έντυπο Τ-3.
Σε περίπτωση που οι κενές θέσεις αναγράφονται συνεχώς στο χρονοδιάγραμμα, θα πρέπει να αναφέρονται στην υπηρεσία απασχόλησης κάθε μήνα, ακόμη και αν ανοίξουν μόνο το επόμενο έτος (ρήτρα 3 του άρθρου 25 του Νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 19ης Απριλίου 1991 Νο. 1032-1). Εάν δεν τηρηθεί αυτός ο κανόνας, ο εργοδότης μπορεί να ευθύνεται σύμφωνα με το άρθρο. 19.7 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Εκκενώσεις
Εάν οι βαθμίδες αναγράφονται στο ωράριο, τότε πρέπει να ταιριάζουν με αυτές που εμφανίζονται στις παραγγελίες για πρόσληψη. Εάν στο μέλλον ο εργαζόμενος περάσει τις εξετάσεις για υψηλότερο προκριματική κατηγορία, τότε μπορεί να προσαρμοστεί τόσο η σύμβαση εργασίας όσο και ο πίνακας προσωπικού.
Αριθμός
Μεταξύ των πρόσθετων πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται στον πίνακα προσωπικού είναι η αρίθμηση. Μπορεί να αφορά:
- τον αριθμό των δομικών τμημάτων·
- τον αριθμό των στοιχημάτων·
- Αριθμός Εγγράφου.
Σε κάθε περίπτωση, η αρίθμηση θα υποδεικνύεται από αυτή που εγκρίνεται από τους κανόνες εργασίας γραφείου που ισχύουν στην επιχείρηση.
Ομάδα
Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια οργανωτική δομή «μήτρας».όταν κατά την εργασία σε ένα έργο συγκεντρώνονται προσωρινές ομάδες εργασίας από τους υπαλλήλους του τμήματος. Ταυτόχρονα, διορίζεται ένας ηγέτης στην ομάδα, ο οποίος, μετά την ολοκλήρωση της εργασίας στο έργο, μπορεί να γίνει ένας συνηθισμένος ειδικός - και σε μια άλλη ομάδα να πέσει υπό την επίβλεψη άλλου ηγέτη. Πώς να αντικατοπτρίζονται οι ιδιαιτερότητες αυτής της μορφής εργασίας στον πίνακα προσωπικού;
Οι ακόλουθες προσεγγίσεις είναι δυνατές εδώ:
- Πραγματοποίηση αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα για τη διάρκεια του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, ο αρχηγός και η ομάδα του θα κατανεμηθούν πρώτα και στη συνέχεια, μετά τη διάλυση, θα μεταφερθούν ξανά στις προηγούμενες θέσεις τους.
- Σύνταξη σύμβασης μερικής απασχόλησης ορισμένου χρόνου για τον επικεφαλής της ομάδας (;). Σε αυτήν την περίπτωση, αυτή η θέση θα είναι συνήθως κενή και το άτομο θα την καταλάβει μόνο για λίγο.
- συμπέρασμα συμβάσεις αστικού δικαίουπαροχή υπηρεσιών ή σύμβαση (Κεφάλαιο 37, 39 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, ενδέχεται να υπάρχουν δυσκολίες με τον υπολογισμό των φόρων σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Επιπλέον, με αυτήν την προσέγγιση, οι εργαζόμενοι μπορούν να προσπαθήσουν να αναγνωρίσουν τέτοιες συμβάσεις ως συμβάσεις εργασίας μέσω των δικαστηρίων.
AUP
Τι είναι το AUP; Το AUP είναι διοικητικό και διευθυντικό προσωπικό.Ο αριθμός και οι κανόνες πληρωμής του δεν ρυθμίζονται από το νόμο, επομένως, στον πίνακα προσωπικού, οι υπάλληλοι αυτής της κατηγορίας εμφανίζονται από τη διοίκηση της επιχείρησης ανεξάρτητα, με βάση αποκλειστικά τις ανάγκες και τις οικονομικές δυνατότητες της εταιρείας. Στην πράξη, ο αριθμός των AUP άνω του 10-15% του συνολικού προσωπικού της επιχείρησης θεωρείται αναποτελεσματικός.
Το ποσό πληρωμής στους υπαλλήλους του AUP μπορεί να πραγματοποιηθεί με χρήση ενός ενιαίου διατομεακού δικτύου χρέωσης, αλλά μπορεί να οριστεί από την επιχείρηση και ανεξάρτητα, με βάση τις ανάγκες και τις δυνατότητες της εταιρείας.
Συνήθως, το AUP αποτελείται από τις ακόλουθες θέσεις:
- Επικεφαλής της οργάνωσης.
- Αρχιλογιστής. Σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο «Σχετικά με τη Λογιστική» και τον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένας διευθυντής μπορεί επίσης να ασκήσει τα καθήκοντά του. Στην περίπτωση αυτή, ανεξάρτητα από την παρουσία ή απουσία άλλων λογιστών ή οικονομολόγων στην επιχείρηση, η προσωπική ευθύνη για τη συμμόρφωση με τους λογιστικούς κανόνες θα βαρύνει απευθείας τον επικεφαλής του οργανισμού.
- Προϊστάμενοι τμημάτων, τμημάτων, τμημάτων, ταξιαρχιών ή άλλων δομικών τμημάτων της εταιρείας.
- Εργαζόμενοι τμημάτων που σχετίζονται με τη διοίκηση επιχειρήσεων - οικονομικό, προσωπικό, οικονομικό σχεδιασμό κ.λπ.
Σπουδαίος!Η δομή του AUP δεν ρυθμίζεται πουθενά. Ο κατάλογος των θέσεων εξαρτάται αποκλειστικά από τη βούληση της διοίκησης του οργανισμού.
Προϋποθέσεις
Τελικά, Τα στοιχεία των ακόλουθων εγγράφων πρέπει να αντικατοπτρίζονται στον κατάλογο προσωπικού:
- Η σειρά με την οποία εγκρίθηκε.
- Η σειρά που έθεσε σε ισχύ τη φόρμα (αν δεν χρησιμοποιείται το T-3, αλλά μια φόρμα που αναπτύχθηκε μόνος του).
Επιπλέον, το ίδιο το πρόγραμμα μπορεί να έχει λεπτομέρειες - έναν αριθμό σύμφωνα με τους κανόνες εργασίας γραφείου, την ημερομηνία εισαγωγής και την περίοδο ισχύος.
συμπέρασμα
Ο πίνακας προσωπικού θα πρέπει να θεωρείται υποχρεωτικό έγγραφο για την επιχείρηση. Η δομή του χρονοδιαγράμματος πρέπει να αντικατοπτρίζει στελέχωσηη ίδια η επιχείρηση - εσωτερικά τμήματα, ποσοστά, τίτλοι θέσεων εργασίας κ.λπ. Επιπλέον, αυτό το έγγραφο πρέπει να περιέχει λογιστικά στοιχεία.
Οι υπάλληλοι του τμήματος προσωπικού συντάσσουν πολλά έγγραφα - κάθε είδους παραγγελίες, συμφωνίες με υπαλλήλους, χρονοδιαγράμματα, τοπικούς κανονισμούς κ.λπ. Ένα από τα έγγραφα που επηρεάζουν έντονα τις δραστηριότητες του ιδρύματος είναι ο πίνακας προσωπικού. Σύμφωνα με αυτό, σχεδιάζεται το ταμείο μισθών (το χρονοδιάγραμμα αναφέρεται στα έγγραφα που καθιερώνουν το σύστημα μισθών), μπορεί επίσης να αποδειχθεί μείωση του αριθμού ή του προσωπικού των υπαλλήλων του ιδρύματος και θα απαιτηθεί κατά την εκτέλεση δραστηριότητες ελέγχου και εποπτείας και σε περίπτωση εργατικής διαφοράς. Ας μιλήσουμε για τη στελέχωση σήμερα.
Υποχρεωτικός προγραμματισμός
Σύμφωνα με τις Οδηγίες για την αίτηση και τη συμπλήρωση των εντύπων της πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για τη λογιστική για την εργασία και την πληρωμή της (εφεξής οι Οδηγίες), που εγκρίθηκαν με την απόφαση N 1, ο πίνακας προσωπικού χρησιμοποιείται για την επισημοποίηση της δομής, της στελέχωσης και στελέχωση του οργανισμού σύμφωνα με το καταστατικό του (κανονισμός για αυτήν). Περιέχει κατάλογο διαρθρωτικών μονάδων, τίτλους εργασίας, ειδικότητες, επαγγέλματα με προσόντα, πληροφορίες για τον αριθμό των μονάδων προσωπικού.
Ας πούμε αμέσως ότι ο κανόνας που υποχρεώνει τον εργοδότη να αναπτύξει και να εγκρίνει τον πίνακα προσωπικού απουσιάζει στον Εργατικό Κώδικα, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει αναφορά. Ειδικότερα, σύμφωνα με το άρθ. 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, προϋπόθεση που είναι υποχρεωτική για την ένταξη σε σύμβαση εργασίας είναι, μεταξύ άλλων, εργατική λειτουργία- εργάζονται σύμφωνα με τη θέση σύμφωνα με τον κατάλογο προσωπικού, το επάγγελμα, την ειδικότητα, αναφέροντας τα προσόντα. συγκεκριμένος τύπος εργασίας που ανατίθεται στον εργαζόμενο ... Εάν, σύμφωνα με τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, άλλα ομοσπονδιακούς νόμουςμε την εκτέλεση εργασιών σε ορισμένες θέσεις, επαγγέλματα, ειδικότητες, την παροχή αποζημιώσεων και παροχών ή την ύπαρξη περιορισμών, τότε η ονομασία αυτών των θέσεων, επαγγελμάτων ή ειδικοτήτων και απαιτήσεις προσόντωνσε αυτούς πρέπει να συμμορφώνονται με τα ονόματα και τις απαιτήσεις που καθορίζονται σε οδηγούς προσόντωνεγκρίνεται με τον τρόπο που ορίζει η κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Εκτός από τον Εργατικό Κώδικα, η στελέχωση αναφέρεται και σε άλλες ρυθμίσεις. Ειδικότερα, παράγραφος 91 Κατευθυντήριες γραμμέςσχετικά με τη διαδικασία διορισμού, διενέργειας επιτόπιων επιθεωρήσεων εγγράφων των ασφαλισμένων για υποχρεωτική κοινωνική ασφάλιση και λήψη μέτρων με βάση τα αποτελέσματά τους, που εγκρίθηκε με διάταγμα του FSS της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 04/07/2008 N 81, προβλέπεται ότι το FSS, προκειμένου να επιβεβαιωθεί η ορθότητα του υπολογισμού των ασφαλίστρων κοινωνική ασφάλισηθα απαιτήσει από τον εργοδότη να παράσχει συστατικά και οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένου του καταλόγου προσωπικού. Επίσης, το FSS θα το απαιτήσει κατά τον έλεγχο της ορθότητας του υπολογισμού των ασφαλίστρων για την υποχρεωτική κοινωνική ασφάλιση έναντι εργατικών ατυχημάτων και επαγγελματικών ασθενειών.
Η παρουσία πίνακα προσωπικού είναι απαραίτητη και για το Ταμείο Συντάξεων, το οποίο κατά τη συλλογή στοιχείων για τον χρόνο προϋπηρεσίας των ασφαλισμένων αναφέρεται αυτό το έγγραφονα καθορίσει τα ονόματα των διαρθρωτικών τμημάτων του ιδρύματος και την αντιστοιχία των ονομάτων θέσεων.
Ο πίνακας προσωπικού αναφέρεται και στις Οδηγίες συμπλήρωσης βιβλία εργασίας, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10.10.2003 N 69. Ειδικότερα, η παράγραφος 3.1 των οδηγιών σημειώνει ότι γίνονται καταχωρίσεις σχετικά με το όνομα της θέσης (δουλειά), ειδικότητα, επάγγελμα, που υποδεικνύουν τα προσόντα, κατά κανόνα, σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού του οργανισμού.
Με βάση τις παραπάνω ρυθμίσεις η παρουσία τραπεζικού προσωπικού σε ίδρυμα είναι απλώς απαραίτητη. Σημειώστε ότι για ορισμένα ιδρύματα η υποχρεωτική στελέχωση καθορίζεται άμεσα από κανονισμούς:
- Το διάταγμα του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 24ης Σεπτεμβρίου 2008 N 563 ενέκρινε τους κανόνες και τις προθεσμίες για την κατάρτιση, τον συντονισμό, την έγκριση και την καταχώριση πινάκων προσωπικού για υπαλλήλους δημοσιονομικών και κρατικών ιδρυμάτων του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης και πολιτικής διάσωσης προσωπικό στρατιωτικούς σχηματισμούςΥπουργείο Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης;
- Το διάταγμα του Spetsstroy της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 03.12.2010 N 540 ορίζει τη διαδικασία και τους όρους κατάρτισης, αναθεώρησης, έγκρισης και καταχώρισης των πινάκων στελέχωσης του πολιτικού προσωπικού των στρατιωτικών σχηματισμών και οργανώσεων στο Spetsstroy, η οποία χρηματοδοτείται από πιστώσεις του προϋπολογισμού.
Έντυπο στελέχωσης και κανόνες κατάρτισης
Το έντυπο στελέχωσης T-3 εγκρίθηκε με το διάταγμα N 1. Αυτό το έντυπο προβλέπει 10 στήλες και δυνάμει του Διατάγματος της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 24ης Μαρτίου 1999 N 20 «Σχετικά με την έγκριση της διαδικασίας Εφαρμογή Ενοποιημένων Μορφών Πρωταρχικών Εγγραφών» μπορούν να προστεθούν νέες, αλλά δεν μπορούν να διαγραφούν οι υπάρχουσες.
Σημείωση: παρόλο που τα έντυπα που εγκρίθηκαν από αυτό το ψήφισμα ισχύουν για οργανισμούς ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας, ορισμένα δημοσιονομικά και κρατικά ιδρύματα τα συντάσσουν με τη μορφή που εγκρίθηκε από την κανονιστική πράξη του τμήματος. Για παράδειγμα, τα δημοσιονομικά και κρατικά ιδρύματα του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης πρέπει να καταρτίσουν πίνακα προσωπικού με τη μορφή του Παραρτήματος 2 στο Διάταγμα του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 24ης Σεπτεμβρίου 2008 N 563.
Σε κάθε περίπτωση, είναι απίθανο να υπάρξουν δυσκολίες κατά τη συμπλήρωση της κεφαλίδας του εγγράφου, οπότε ας πάμε κατευθείαν στο τμήμα του πίνακα της φόρμας.
Οι στήλες 1 «Όνομα» και 2 «Κωδικός» ορίζουν τη δομική μονάδα του οργανισμού. Οι περισσότεροι οργανισμοί που χρηματοδοτούνται από διαφορετικά επίπεδαοι προϋπολογισμοί, κατά κανόνα, τα ονόματα των δομικών μονάδων επιλέγονται ανεξάρτητα, με γνώμονα τις γενικά αποδεκτές έννοιες. Κατά κανόνα, υποδεικνύονται πρώτα τα δομικά τμήματα της διοίκησης (διεύθυνση, λογιστική, τμήμα προσωπικού, οργανωτικό και νομικό τμήμα κ.λπ.), μετά τα τμήματα παραγωγής και στο τέλος τα τμήματα υπηρεσιών και υποστήριξης (διοικητικό και οικονομικό τμήμα, υπηρεσίες επισκευής κ.λπ.). Σε κάθε τμήμα εκχωρείται ένας κωδικός που θα βοηθήσει στον προσδιορισμό της θέσης αυτού του τμήματος ή της ομάδας στη συνολική δομή του οργανισμού (αναφέρεται στη στήλη 2).
Στη στήλη 3 «Θέση (ειδίκευση, επάγγελμα), κατηγορία, κλάση (κατηγορία) προσόντων» είναι απαραίτητη η αναγραφή της επωνυμίας της θέσης (ειδικότητα, επάγγελμα). Σημειώνουμε ότι με βάση το άρθ. 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, εάν η παροχή αποζημιώσεων και παροχών ή η παρουσία περιορισμών σχετίζεται με την εκτέλεση εργασίας σε ορισμένες θέσεις, επαγγέλματα, ειδικότητες, τότε τα ονόματα αυτών των θέσεων, επαγγελμάτων ή ειδικοτήτων και απαιτήσεις προσόντων για αυτούς πρέπει να αντιστοιχούν στα ονόματα και τις απαιτήσεις που καθορίζονται στα βιβλία αναφοράς προσόντων. Συγκεκριμένα, επί του παρόντος εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τον Πανρωσικό ταξινομητή εργαζομένων, θέσεων εργαζομένων και μισθολογικών κατηγοριών OK 016-94 και τον κατάλογο βιομηχανιών, εργαστηρίων, επαγγελμάτων και θέσεων, που εγκρίθηκε με το Διάταγμα της Κρατικής Επιτροπής Εργασίας και της ΕΣΣΔ το Προεδρείο του Συνδικαλιστικού Κεντρικού Συμβουλίου Συνδικάτων της 25ης Οκτωβρίου 1974 N 298 / P-22, απασχόληση στην οποία δίνει το δικαίωμα σε σύνταξη γήρατος με προνομιακούς όρους.
Προς ενημέρωσή σας. Εάν, για παράδειγμα, ο κατάλογος προσωπικού προβλέπει τη θέση του «οδηγού» και ο υπάλληλος εκτελεί τα καθήκοντα του ελεγκτή κυκλοφορίας, τότε χάνει το δικαίωμα σε σύνταξη γήρατος με προνομιακούς όρους.
Επιπλέον, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και άλλες κανονιστικές πράξεις που περιέχουν τους κανόνες για τον καθορισμό των ονομάτων θέσεων, ειδικοτήτων και επαγγελμάτων. Για παράδειγμα, με βάση το Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 28ης Μαρτίου 2012 N 278n, ο τίτλος του επικεφαλής (διευθυντής) του κέντρου πλάσματος μπορεί να συμπληρωθεί από τον τίτλο του ιατρικού θέση «ιατρός-μεταγγιολόγος», λαμβάνοντας υπόψη το προφίλ της δομικής μονάδας και την ειδικότητα που προβλέπεται από την ονοματολογία των ειδικοτήτων των ειδικών με ανώτερη και μεταπτυχιακή ιατρική και φαρμακευτική αγωγή υγείας.
Κατά την κατάρτιση και έγκριση του πίνακα προσωπικού οργάνου τοπικής αυτοδιοίκησης, ο μηχανισμός εκλογικής επιτροπής δήμοςθα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα ονόματα των θέσεων δημοτικών υπηρεσιών που προβλέπονται από το μητρώο θέσεων δημοτικών υπηρεσιών σε μια συστατική οντότητα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ρήτρα 3, άρθρο 6 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 2ας Μαρτίου 2007 N 25-FZ «Σχετικά δημοτική υπηρεσίαΣτη Ρωσική Ομοσπονδία»).
Σημείωση! Εάν το ίδρυμα έχει ανάγκη να δεχτεί έναν υπάλληλο για ορισμένο χρονικό διάστημα, η θέση του καθορίζεται επίσης στον πίνακα προσωπικού. Για να γίνει αυτό, πρέπει να κάνετε αλλαγές στον τρέχοντα πίνακα προσωπικού, υποδεικνύοντας πληροφορίες σχετικά με την περίοδο για την οποία εισάγεται η θέση, στη στήλη 10 "Σημείωση" του εντύπου T-3.
Η σειρά συμπλήρωσης της στήλης 3 για κάθε δομική μονάδα είναι ατομική, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Ωστόσο, πιστεύουμε ότι είναι πιο βολικό να το συμπληρώσετε με ιεραρχική σειρά: ο επικεφαλής της δομικής μονάδας, οι αναπληρωτές, οι επικεφαλής ειδικοί, οι κορυφαίοι ειδικοί κ.λπ.
Ο αριθμός των μονάδων προσωπικού ανά θέση, επάγγελμα ή ειδικότητα υποδεικνύεται στη στήλη 4. Αυτή η στήλη μπορεί να περιέχει τόσο ακέραιους αριθμούς - 1 (για εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης) όσο και ημιτελείς - 0,25, 0,5 κ.λπ. (για συνεργάτες). Συνιστούμε στη στήλη αυτή να αντικατοπτρίζει όχι μόνο τις υπάρχουσες, αλλά και τις κενές θέσεις, επειδή οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να προσληφθούν μόνο για ανοιχτές θέσεις που αναφέρονται στον πίνακα προσωπικού.
Σημειώστε ότι ο αριθμός των μονάδων προσωπικού των οργανισμών που χρηματοδοτούνται από διαφορετικά επίπεδα προϋπολογισμού καθορίζεται από ανώτερους οργανισμούς. Έτσι, τα πρότυπα στελέχωσης:
- το προσωπικό των ιδρυμάτων που εκτελούν ποινικές κυρώσεις με τη μορφή στέρησης της ελευθερίας (εκτός από τις φυλακές) και των ιδρυμάτων που εκτελούν ποινικές κυρώσεις με τη μορφή στέρησης της ελευθερίας, με ειδικούς όρους ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑως ποσοστό του μέσου ετήσιου αριθμού καταδίκων που διατηρούνται σε αυτά - εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 12.08.1994 N 922·
— δημόσιοι υπάλληλοι και δημοτικά ιδρύματαπολιτιστικός και ψυχαγωγικός τύπος και βιβλιοθήκες - εγκεκριμένο με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 01.09.2011 N 906.
– ιατρικό και λοιπό προσωπικό της ομάδας αναισθησιολογίας και ανάνηψης, του τμήματος αναισθησιολογίας και ανάνηψης ιατρική οργάνωση- παρέχονται στα παραρτήματα 2 και 5 της Διαδικασίας για την παροχή αναισθησιολογικής και αναζωογονητικής φροντίδας στον ενήλικο πληθυσμό, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 13ης Απριλίου 2011 N 315n·
- νευροψυχιατρικό ιατρείο (τμήμα ιατρείου ψυχιατρικού νοσοκομείου), γραφείο τοπικού ψυχιάτρου, γραφείο ενεργού ιατρείου παρακολούθησης και υποχρεωτικής θεραπείας εξωτερικών ασθενών - εγκεκριμένο με Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 17ης Μαΐου, 2012 N 566n.
Ορισμένα τμήματα εγκρίνουν μεθόδους για τον υπολογισμό των επιπέδων προσωπικού. Για παράδειγμα, αυτό έκανε η Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία, η οποία ενέκρινε με το Διάταγμα Νο. 9 της 14ης Ιανουαρίου 2004, την κατάλληλη μεθοδολογία για τα κρατικά αρχειακά ιδρύματα.
Ορισμένα ιδρύματα, κατά τον καθορισμό τόσο των ονομάτων των θέσεων όσο και του αριθμού τους, θα πρέπει να καθοδηγούνται από τυπικούς πίνακες προσωπικού που έχουν εγκριθεί από νομοθετικούς κανονισμούς. Ειδικότερα, το προσάρτημα 2 του διατάγματος της Ομοσπονδιακής Σωφρονιστικής Υπηρεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 23ης Ιανουαρίου 2012 N 24 ενέκρινε τον τυπικό πίνακα προσωπικού της σωφρονιστικής επιθεώρησης (που περιέχεται σε βάρος της εκτίμησης του σωφρονιστικού συστήματος), σύμφωνα με τα οποία τα εδαφικά όργανα της Ομοσπονδιακής Σωφρονιστικής Υπηρεσίας πρέπει να φέρουν τους πίνακες στελέχωσης των δευτερευόντων σωφρονιστικών επιθεωρήσεων .
Στη στήλη 5 "Τιμολόγιο (μισθός) κ.λπ." ο μηνιαίος μισθός υποδεικνύεται σε όρους ρούβλι στον τιμολογιακό συντελεστή (μισθός), τιμολογιακή κλίμακα, ποσοστό εσόδων, μερίδιο ή ποσοστό κέρδους, ποσοστό συμμετοχής στην εργασία (KTU), συντελεστή διανομής κ.λπ., ανάλογα με το σύστημα αποδοχών που υιοθετείται στο οργάνωση σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τις συλλογικές συμβάσεις, ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, συμφωνίες και τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού (ενότητα 1 των Οδηγιών).
Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά τη συμπλήρωση αυτής της στήλης είναι ο καθορισμός μισθολογικού εύρους, δηλαδή διαφορετικοί μισθοί για υπαλλήλους του ίδιου προσόντος. Αυτό δεν είναι αλήθεια: κάθε θέση πρέπει να αντιστοιχεί σε έναν μόνο μισθό. Η μόνη εξαίρεση είναι η κατάσταση όταν οι θέσεις βρίσκονται σε διαφορετικές δομικές μονάδες. Ο καθορισμός μισθών σε μεγαλύτερο ποσό για έναν από τους υπαλλήλους μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη θέσπιση επιδομάτων ή άλλων πρόσθετων πληρωμών για αυτόν (Επιστολή Rostrud με ημερομηνία 27.04.2011 N 1111-6-1).
Σημειώστε ότι κατά τον καθορισμό του ποσού της αμοιβής θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κανονιστικές και νομαρχιακές πράξεις. Για παράδειγμα, το μέγεθος των μισθών ανά επάγγελμα των εργαζομένων και των επίσημων μισθών ανά θέση εργαζομένων εδαφικά όργανακαι οι υφιστάμενοι οργανισμοί της κρατικής υπηρεσίας ταχυμεταφορών ιδρύονται με Διάταγμα της Κρατικής Δημοσιονομικής Υπηρεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 29ης Αυγούστου 2008 N 262.
Οι στήλες 6-8 αντικατοπτρίζουν τα μπόνους που διεγείρουν και πληρωμές αποζημιώσεων: πρόσθετες πληρωμές και επιδόματα αντισταθμιστικού χαρακτήρα, μπόνους και άλλες πληρωμές κινήτρων. Δηλαδή, εάν οι εργαζόμενοι εκτελούν την εργασία τους σε επιβλαβείς συνθήκεςεργασίας, μία από αυτές τις στήλες πρέπει να ονομάζεται "Συμπλήρωμα για εργασία σε επικίνδυνες συνθήκες εργασίας" και παρακάτω να αναφέρεται το συγκεκριμένο ποσό αυτού του επιδόματος.
Προς ενημέρωσή σας. Με βάση το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 20ης Νοεμβρίου 2008 N 870 «Σχετικά με τη θέσπιση μειωμένου ωραρίου εργασίας, ετήσια πρόσθετη άδεια μετ' αποδοχών, αυξημένους μισθούς για εργαζομένους που ασχολούνται με βαριά εργασία, εργασία με επιβλαβή και (ή) επικίνδυνη και λοιπών ειδικών συνθηκών εργασίας» σε πρόσωπα, σε όσους εκτελούν εργασία σε τέτοιες συνθήκες, βάσει των αποτελεσμάτων της βεβαίωσης των χώρων εργασίας, εξασφαλίζεται αύξηση των αποδοχών κατά τουλάχιστον 4% του τιμολογιακού συντελεστή (μισθού) που έχει καθοριστεί για διάφορα είδηεργασία υπό κανονικές συνθήκες εργασίας.
Τα επιδόματα στον πίνακα προσωπικού μπορούν να οριστούν σε ρούβλια, ποσοστά ή συντελεστές. Σε περίπτωση αλλαγής του μεγέθους του τελευταίου, μπορείτε να βάλετε παύλες στις αντίστοιχες στήλες και στη στήλη 10 «Σημείωση» να κάνετε έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο που ρυθμίζει αυτήν την αλλαγή. Για παράδειγμα, το ποσοστό μπόνους για τους εργαζόμενους στον Άπω Βορρά ποικίλλει ανάλογα με τη διάρκεια της εμπειρίας του «βορρά». Επομένως, κατά τη συμπλήρωση του πίνακα προσωπικού στη στήλη "Προσυβολές" μπορείτε να βάλετε μια παύλα (ελλείψει άλλων επιδομάτων) και στη στήλη 10 να κάνετε αναφορά στη σχετική κανονιστική νομική πράξη που ρυθμίζει τον καθορισμό ποσοστιαίων επιδομάτων στους μισθούς για υπαλλήλους του Άπω Βορρά. Αυτό θα σας επιτρέψει να μην αλλάζετε το προσωπικό κάθε φορά που αλλάζει.
Στη στήλη 9 αναφέρεται το ύψος του επίσημου μισθού και των επιδομάτων για κάθε θέση. Και η στήλη 10 "Σημείωση" στις περισσότερες περιπτώσεις θα παραμείνει κενή, αλλά υπάρχουν περιπτώσεις που θα πρέπει να συμπληρωθεί. Αυτό ισχύει για εργαζομένους που δεν έχουν σταθερό ημερομίσθιο ως τέτοιοι - εργάτες κομματιών, εργάτες χρόνου κ.λπ.
Πώς να ρυθμίσετε το σωστό μέγεθος ωριαίος μισθόςεργασία του υπαλλήλου στον πίνακα προσωπικού; Η προϋπόθεση για το μέγεθός του υποδεικνύεται στη στήλη 5 "Με τιμολογιακή τιμή (μισθός) κ.λπ.", η οποία αντικατοπτρίζει την ωριαία τιμή (___ ρούβλια / ώρα). Ταυτόχρονα, η στήλη με μια σημείωση υποδεικνύει: "Σύστημα μισθών βάσει χρόνου" και στη στήλη "Σύνολο ανά μήνα, τρίψιμο". θα πρέπει να υποδείξετε τον αριθμό που προκύπτει πολλαπλασιάζοντας το ποσοστό που έχει ορίσει ο εργοδότης (___ ρούβλια / ώρα) με τον μέσο μηνιαίο αριθμό ωρών εργασίας.
Εάν ο εργαζόμενος έχει μισθούς κομματιού, πιστεύουμε ότι στη στήλη 5 "Τιμολόγιο (μισθός) κ.λπ., τρίψτε." πρέπει να βάλετε μια παύλα και στη στήλη 10 "Σημειώσεις" να υποδείξετε "Μισθοί τεμαχίου / μπόνους τεμαχίου" (ανάλογα με το πρόγραμμα αμοιβών που εργάζεται ο εργαζόμενος) και να δώσετε έναν σύνδεσμο στο εσωτερικό έγγραφο που ρυθμίζει το ποσό της αμοιβής (για παράδειγμα , κανονισμός για τις αποδοχές ή κανονισμός για τις αποδοχές και τα υλικά κίνητρα).
Στο κάτω μέρος του πίνακα υπάρχει μια γραμμή "Σύνολο". Συμπληρώνεται στη στήλη 4 «Αριθμός μονάδων προσωπικού» και στη στήλη 9 «Σύνολο ανά μήνα, ρούβλια». Ο συνολικός αριθμός των μονάδων προσωπικού πρέπει να αναγράφεται στο επάνω μέρος του πίνακα προσωπικού στη γραμμή «Κατάσταση σε ποσότητα». Το αποτέλεσμα στη στήλη 9 είναι το ταμείο μισθών στον οργανισμό και μπορεί να αλλάξει προς τα πάνω (στην περίπτωση εργασίας τα Σαββατοκύριακα ή υπερωρίες) ή προς τα κάτω (όταν οι εργαζόμενοι βρίσκονται σε αναρρωτική άδεια, σε διακοπές με δικά τους έξοδα κ.λπ.).
Ο πίνακας προσωπικού μπορεί να αποτελείται από πολλά φύλλα. Όσοι το υπογράφουν, υπογράφουν μόνο στο τελευταίο φύλλο της αντίστοιχης γραμμής. Εάν είναι απαραίτητο να υπογραφεί κάθε φύλλο, το έντυπο συμπληρώνεται με γραμμές για την επικόλληση υπογραφής. Η διαδικασία αυτή μπορεί να εφαρμοστεί και σε περίπτωση υπογραφής του πίνακα προσωπικού του υποκαταστήματος πριν από την έγκρισή του χωριστά από τον μητρικό οργανισμό.
Η διαδικασία έγκρισης και τροποποίησης του πίνακα προσωπικού
Με γενικός κανόναςο κατάλογος προσωπικού εγκρίνεται με εντολή (οδηγία) που υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού ή εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο. Αυτό αναφέρεται στις Οδηγίες. Τα στοιχεία της παραγγελίας - η ημερομηνία και ο αριθμός - εισάγονται στην επικεφαλίδα του εγγράφου στις γραμμές που προβλέπονται ειδικά για αυτό. Σημειώστε ότι η κανονιστική νομικές πράξειςμπορεί να θεσπιστεί ειδική διαδικασία για την έγκριση του πίνακα προσωπικού. Έτσι, βάσει της ρήτρας 10 της Διαδικασίας έγκρισης πινάκων προσωπικού για υπαλλήλους δημοσιονομικών και κρατικών ιδρυμάτων και πολιτικού προσωπικού των στρατιωτικών μονάδων διάσωσης του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι αναπτυγμένοι πίνακες προσωπικού υποβάλλονται για έγκριση και εγγραφή :
- κρατικοί φορείς (με εξαίρεση τα κρατικά ιδρύματα κεντρικής υπαγωγής, τα εδαφικά τμήματα της Κρατικής Πυροσβεστικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εκτάκτων Αναγκών και Κρατική Επιθεώρησηγια μικρά σκάφη του Υπουργείου Εκτάκτων Καταστάσεων) - στους επικεφαλής των περιφερειακών κέντρων για Πολιτική άμυνα, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και ανακούφιση από καταστροφές.
- κυβερνητικά ιδρύματα κεντρικής υπαγωγής - στον αρμόδιο Αναπληρωτή Υπουργό της Ρωσικής Ομοσπονδίας για την Πολιτική Άμυνα, τις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και την εξάλειψη των συνεπειών των φυσικών καταστροφών με υπαγωγή μέσω του Τμήματος Οργάνωσης και Κινητοποίησης του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης.
- εδαφικές υποδιαιρέσεις της Κρατικής Πυροσβεστικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Έκτακτης Ανάγκης και της Κρατικής Επιθεώρησης για Μικρά Σκάφη του Υπουργείου Έκτακτης Ανάγκης - οι επικεφαλής των κύριων τμημάτων του Υπουργείου Έκτακτης Ανάγκης στις συνιστώσες οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Παράλληλα, εάν διαπιστωθεί ότι στους πίνακες προσωπικού που υποβάλλονται για έγκριση και εγγραφή, οι μη προβλεπόμενοι από τον πίνακα προσωπικού ή πρότυποθέσεις και επαγγέλματα, οι επίσημοι μισθοί (τιμολόγια) έχουν οριστεί εσφαλμένα ή εντοπίζονται άλλες ελλείψεις, η εγγραφή του προσωπικού πραγματοποιείται μόνο μετά την εξάλειψη αυτών των παραβιάσεων (ρήτρα 22 της Διαδικασίας έγκρισης πινάκων προσωπικού για υπαλλήλους δημοσιονομικών και κρατικών ιδρυμάτων και πολιτικό προσωπικό των στρατιωτικών μονάδων διάσωσης του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Σημειώστε ότι η εγγραφή των πινάκων προσωπικού πραγματοποιείται με την εφαρμογή σε αυτούς στην επάνω δεξιά γωνία πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό με τον οποίο είναι εγγεγραμμένος αυτό το χρονοδιάγραμμα στο μητρώο εγγραφής πινάκων προσωπικού, σχετικά με τη στελέχωση των εγγεγραμμένων θέσεων και το ταμείο επίσημων μισθών . Μετά την εγγραφή και την εγγραφή στο μητρώο εγγραφής ωραρίων στελέχωσης, τα καταχωρημένα ωράρια (πρώτα αντίγραφα) επιστρέφονται ανάλογα με την ιδιοκτησία τους.
Όσον αφορά τις αλλαγές στον πίνακα προσωπικού, γίνονται επίσης με εντολή (οδηγία) του επικεφαλής του οργανισμού ή εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Όταν κάνετε αλλαγές, μπορεί να προκύψει το ερώτημα: είναι απαραίτητος ο συντονισμός τους με το συνδικαλιστικό όργανο; Ας το καταλάβουμε. Με βάση την τέχνη. 8 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι εργοδότες μπορούν να υιοθετήσουν τοπικούς κανονισμούς που περιέχουν κανόνες εργατικό δίκαιο, στην αρμοδιότητά του σύμφωνα με εργατικό δίκαιο. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, καθιερώθηκε Κώδικας Εργασίας, άλλους ομοσπονδιακούς νόμους και άλλες ρυθμιστικές νομικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας, συλλογική σύμβαση, συμβάσεις, ο εργοδότης, όταν εγκρίνει τοπικούς κανονισμούς, πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη γνώμη του αντιπροσωπευτικού σώματος των εργαζομένων (εάν υπάρχει).
Ο πίνακας προσωπικού είναι μια τοπική κανονιστική πράξη που αντικατοπτρίζει όχι μόνο διαρθρωτικές μονάδες, τίτλους εργασίας, ειδικότητες, επαγγέλματα με προσόντα, πληροφορίες για τον αριθμό των μονάδων προσωπικού, αλλά και τους μισθούς. τιμολογιακούς συντελεστές), προσαυξήσεις και επιδόματα. Και δυνάμει της Τέχνης. 135 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα μισθολογικά συστήματα, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους των τιμολογίων, των μισθών (επίσημων μισθών), των πρόσθετων πληρωμών και των επιδομάτων καθορίζονται, μεταξύ άλλων, από τοπικούς κανονισμούς. Δεδομένου ότι ο πίνακας προσωπικού αντικατοπτρίζει τις κύριες διατάξεις μιας δεόντως συναφθείσας συλλογικής σύμβασης ή μισθολογικού κανονισμού που εγκρίθηκε λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη του αντιπροσωπευτικού σώματος των εργαζομένων, δεν χρειάζεται να λαμβάνεται υπόψη η γνώμη του συνδικάτου κατά την έγκριση του πίνακα προσωπικού .
Ωστόσο, εάν η συλλογική σύμβαση ή οι συμβάσεις προβλέπουν την υιοθέτηση τοπικών κανονισμών σε συμφωνία με το αντιπροσωπευτικό σώμα των εργαζομένων, τότε ο συντονισμός του πίνακα προσωπικού με το συνδικάτο είναι υποχρεωτικός (μέρος 3 του άρθρου 8 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσίας Ομοσπονδία).
Μετά την έγκριση πινάκων στελέχωσης ορισμένων φορέων, διαπιστώθηκε η ανάγκη εγγραφής τους. Η εγγραφή γίνεται με σχέδιο στην επάνω δεξιά γωνία τίτλος σελίδαςεπιγραφή σχετικά με τον αριθμό με τον οποίο είναι εγγεγραμμένος αυτός ο πίνακας προσωπικού στο μητρώο εγγραφής πινάκων προσωπικού, στελέχωσης εγγεγραμμένων θέσεων και στο ταμείο επίσημων αποδοχών (τιμολόγηση).
Πρέπει να βάλω τη σφραγίδα του ιδρύματος στο έντυπο Τ-3; Οχι, ενιαία μορφήδεν προβλέπει την επικόλληση σφραγίδας στον εγκεκριμένο πίνακα προσωπικού.
Στελέχωση σε υποκαταστήματα
Ας ξεκινήσουμε από το γεγονός ότι το υποκατάστημα δεν είναι νομική οντότητα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα είναι εργοδότης για τους εργαζόμενους. Δεδομένου ότι τα υποκαταστήματα, καθώς και τα τμήματα, οι τομείς ή άλλα τμήματα αποτελούν δομικά μέρη ενός ιδρύματος, η κατάρτιση πίνακα προσωπικού σε μέρη (ξεχωριστά για τις θέσεις του μητρικού οργανισμού και των παραρτημάτων) είναι εσφαλμένη, επειδή ο πίνακας προσωπικού καταρτίζει τη δομή του ολόκληρο τον οργανισμό.
Ωστόσο, μπορεί να δοθεί το δικαίωμα στους προϊσταμένους των υποκαταστημάτων να εγκρίνουν τη στελέχωση του κλάδου και στη συνέχεια θα έχουν το δικό τους ωράριο. Εάν παραχωρηθεί τέτοιο δικαίωμα, στη στήλη "Όνομα του οργανισμού" είναι απαραίτητο να αναγράφεται το όνομα του μητρικού οργανισμού και όχι του υποκαταστήματος, σύμφωνα με νομοθετικά έγγραφα. Το όνομα του υποκαταστήματος θα αναγράφεται στη στήλη «Δομική μονάδα», που στην πραγματικότητα είναι. Και στους τοπικούς κανονισμούς συνιστάται να ορίζεται η διαδικασία μεταφοράς πληροφοριών (για παράδειγμα, με τη μεταφορά επικυρωμένου αντιγράφου του πίνακα προσωπικού ενός υποκαταστήματος ή ενός αποσπάσματος από αυτόν στον μητρικό οργανισμό).
Διάρκεια ζωής
Όροι αποθήκευσης εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κυβερνητικές υπηρεσίες, τοπικές κυβερνήσεις και άλλοι οργανισμοί, καθορίζονται από τον Κατάλογο τυπικών διαχειριστικών αρχειακών εγγράφων που εγκρίθηκαν με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558. Το εδάφιο "α" της ρήτρας 71 του κατονομαζόμενου καταλόγου ορίζει ότι Οι πίνακες προσωπικού του οργανισμού και οι αλλαγές σε αυτούς αποθηκεύονται στον τόπο ανάπτυξης και δηλώσεων όλη την ώρα.
Μερικές φορές τα ιδρύματα καταρτίζουν σχέδια πίνακες προσωπικού για τις διαρθρωτικές μονάδες, οι οποίες στη συνέχεια μειώνονται σε έναν πίνακα προσωπικού του ιδρύματος. Τέτοια έργα πρέπει επίσης να αποθηκευτούν, αλλά μόνο για πέντε χρόνια (ρήτρα 72 του Καταλόγου Τυπικών Αρχειακών Εγγράφων Διαχείρισης).
Εκτός από την ανάπτυξη έργων, είναι δυνατή η διεξαγωγή αλληλογραφίας για τη συμπερίληψη μιας συγκεκριμένης θέσης στη δομή της μονάδας κ.λπ. Η διάρκεια ζωής μιας τέτοιας αλληλογραφίας είναι ακόμη μικρότερη και είναι τρία χρόνια - ρήτρα 73 της λίστας τυπικά διοικητικά αρχειακά έγγραφα.
