Інертність людських навичок є основною перешкодою для впровадження на підприємствах систем електронного документообігу (СЕД). Їхні переваги незабаром стануть визначальними у конкурентній боротьбі, тому вже зараз потрібно замислюватися про переведення офісної роботи на цифрові рейки.
Юридична основа СЕД
Великі підприємства з розгалуженою мережею філій стрімко переходять на електронний документообіг, чому сприяє наявність достатньої законодавчої бази.
Законами, що регламентують роботу СЕД, є:
- №149-ФЗ «Про інформацію, інформатизацію та захист інформації».
- №63-ФЗ «Про електронний підпис».
- №263-ФЗ «Про відміну обмежень на електронний документообіг».
- Цивільний кодекс.
- Арбітражний процесуальний кодекс.
Прямі законодавчі норми однакові всім, але за впровадженні СЕД підприємство має розробити додатково ряд внутрішніх розпорядчих документов:
- регламент використання ЕЦП;
- корпоративні правила електронного документообігу з алгоритмом вирішення спірних ситуацій;
- документ про приєднання до правил, який мають підписати усі працівники.
Співробітники компанії зобов'язані використовувати лише сертифіковані ЕЦП та засоби криптозахисту інформації. Дотримання цього правила та узгодженість законодавчої бази дозволяють зробити дії працівника у корпоративній СЕД юридично значущими.
Суть та функції СЕД
Система електронного документообігу - автоматизована система управління робочими процесами, що дозволяє взаємодіяти працівникам у вигляді цифрових пристроїв без використання паперових носіїв інформації.
Базовими функціями СЕД є:
- створення, передача, зберігання електронних документів (ЕД);
- оцифрування паперових документів;
- створення картки документа з його атрибутами;
- формування документів з урахуванням готових шаблонів із заданими атрибутами;
- пошук документів у централізованій базі;
- маршрутизація документів;
- контроль прийому документа та виконання наявних у ньому розпоряджень;
- ведення журналів, класифікаторів;
- конвертація ЕД у сумісні формати;
- автоматична реєстрація вхідної документації;
- розсилання повідомлень;
- узгодження документів;
- колективна робота з ЕД;
- взаємодія у вигляді ЕД з контрагентами підприємства;
- формування звітів про виконання та рух документів.
Важливим параметром СЕД є її модульність, що дозволяє розширювати функціональність без істотної зміни основних налаштувань.
Види СЕД
Очевидно, що великі промислові підприємства та торгівлі компанії мають різні вимоги до СЕД. Саме тому програмні продукти поділяються на дві категорії, залежно від стандартизації робочих процесів:
- "коробкові";
- базові із широкими можливостями конфігурування.
«Коробкові» продукти розроблені для , складських операцій, офісних процесів та дрібних виробництв. Вони вимагають лише модульного налаштування та введення первинної інформації.
Їх особливості:
- швидке налаштування;
- стандартизоване навчання;
- не потрібно доопрацювання;
- низька вартість обслуговування.
Базові платформи розгортаються на великих підприємствах з унікальною організаційною та виробничою структурою. Такі СЕД вимагають тривалого доопрацювання, зокрема власними IT-фахівцями замовника.
Вони мають такі характеристики:
- можливість підлаштовування під конкретні бізнес-процеси;
- створення додаткових програмних модулів згідно з вимогами замовника;
- змінність інтерфейсу;
- складність планування вартості через неможливість оцінити обсяг доробок.
Для більшості малих підприємств та торгових організацій цілком вистачить стандартних «коробкових» рішень.
Переваги системи електронного документообігу
Переведення документообігу підприємства в електронний вигляд дає компанії переваги на кількох організаційних рівнях. СЕД дозволяє спростити роботу як керівного складу, і рядових співробітників.
Тактичні переваги
Електронний документообіг дозволяє скоротити поточні операційні витрати бізнесу. При вирішенні встановити СЕД у межах всього підприємства рекомендується виміряти продуктивність співробітників до впровадження системи. Можна порахувати час виконання шаблонних завдань, затвердження пропозицій, пошук необхідних документів. Окремо можна визначити поточні витрати на офісну техніку та канцелярію. 
Виходячи з ефективності базових процесів компанії, виділяють такі переваги СЕД:
- Визволення фізичного простору на робочих місцях користувачів.
- Зниження витрат за оренду архівних приміщень.
- Економія часу працівників на копіювання документів, їх опрацювання, занесення до журналів.
- Зниження витрат на папір, матеріали для копіювальної техніки.
- Зменшення часу на передачу паперових документів між відділами.
- Економія часу працівників з допомогою повної автоматизації частини операційних процесів.
- Збільшення продуктивності працівників з допомогою зниження рутинної роботи.
Тактичні переваги СЕД полегшують роботу рядовим співробітникам, тому саме вони відзначать поліпшення в першу чергу.
Стратегічні переваги
Стратегічні цілі при впровадженні СЕД торкаються основних бізнес-процесів: показники прибутку, швидкість і результативність комунікацій з контрагентами, захист комерційної інформації.
У цих областях можна виділити такі переваги електронного документообігу:
- Створення централізованого інформаційного простору з базою ЕД та регульованим віддаленим доступом до нього.
- Прискорення пошуку інформації щодо атрибутів.
- Можливість комплексного захисту комерційної інформації у комп'ютерній мережі.
- Підвищення прозорості робочих процесів, запобігання корупційним схемам.
- Можливість паралельного узгодження внутрішніх документів.
- Віддалений доступ до робочих процесів поза робочим місцем.
- Підвищення безпеки документів і неможливість їх фальсифікації.
- Різке зростання старанності доручень за рахунок онлайн-моніторингу дій працівників.
Стратегічні переваги сприяють зростанню керованості та іміджу компанії, що дає суттєву вигоду у залученні нових клієнтів.
Переваги для пересічних користувачів
Тривалі за часом рутинні операції визнані шкідливими для здоров'я та різко знижують продуктивність. Монотонна обробка запитів та документів у різних програмах відволікає від обов'язків, забираючи левову частку робочого часу.
СЕД має ряд переваг для вирішення зазначених користувацьких проблем:
- Зручне розташування ЕД в архіві дозволяє знаходити їх за атрибутами протягом 1-2 хвилин.
- Регламентація операційних процесів. У результаті працівник отримує лише ті завдання, які зобов'язаний виконувати за посадовою інструкцією.
- Прискорення адаптації нових співробітників до робочих процесів за рахунок автоматизації внутрішньокорпоративної взаємодії.
- Можливість отримання інформації про ланцюжок погоджень та етапи виконання проектів.
- Скорочення рутинних операцій за рахунок об'єднання робочих середовищ у комп'ютерах, використання шаблонів, виключення етапу друку документів та їх підпису.
Скорочення кількості та тривалості неспецифічних операцій дозволяє приділяти час безпосередньо робочим процесам, що потребують високої кваліфікації.
Переваги для IT-структури підприємства
При впровадженні СЕД вона інтегрується існуючою IT-інфраструктурою, надаючи такі переваги:
- полегшення контролю за системою, що знижує кваліфікаційні вимоги до її адміністратору;
- можливість налаштування нових шаблонів та маршрутів документів без засобів стандартного програмування;
- об'єднання кількох додатків у єдине робоче середовище;
- можливість масштабування системи без додаткових витрат;
- відсутність потреби у заміні наявних комп'ютерів;
- комплексний захист мережі від шкідливих програм
СЕД передбачає певні капіталовкладення в технічні засоби, але вони окупаються у стислі терміни.
Комп'ютерне устаткування стає сумісним, у результаті підвищується рівень використання його ресурсів.
Переваги для керівників
Електронний документообіг робить ефективною роботу управлінського складу за рахунок таких переваг системи:
- Мобільність СЕД, можливість доступу до ЕД через віддалені комп'ютери у відрядженнях.
- Зручність моніторингу співробітників за допомогою звітів про ефективність їх роботи, продуктивність та своєчасність виконання доручень.
- за рахунок інтеграції з .
- Прискорення логістичних процедур між постачальниками та покупцями під час спільного використання СЕД. Існує можливість обміну первинними ЕД за допомогою підключення до єдиного зовнішнього оператора, що гарантує юридичну легітимність документів.
- Надання доступу до фінансової інформації виключно топ-менеджерам, за винятком секретаріату.
- Зниження ймовірності втрати важливих документів.
Керівник завжди може зайти до системи та сформувати звіт про старанність кожного співробітника.
Усвідомлення цього факту працівниками не дає їм можливості розслаблятися та займатися власними справами.
Недоліки електронного документообігу
Впровадження електронного документообігу для підприємства має і недоліки. Саме вони не дають малому бізнесу вводити повномасштабну складську операцію та управління на базі СЕД.
До мінусів відносять:
- Можливість пошкодження бази даних невідомим шкідливим кодом. Вирішити цей недолік може регулярно резервувати інформацію на непідключених до мережі пристроях.
- Складність адаптації працівників вікової категорії 40+ до цифрової форми взаємодії.
- Висока вартість. Ціна вітчизняної СЕД для малих підприємств коливається в межах 1000–10000 доларів.
- Ефективність СЕД знижується за відсутності електронного документообігу у контрагентів компанії.
- Користь від системи в компактних офісах без додаткових робочих підрозділів та приміщень є сумнівною.
- Необхідність дублювання ЕД у паперовому вигляді під час роботи з деякими контрагентами.
Зазначені недоліки багато в чому обумовлені запізненням прийняття необхідних правових норм та низьким ступенем проникнення СЕД у бізнес-середовище. Але тенденції свідчать, що за 10-20 років електронний документообіг для підприємства вважатиметься більше правилом, ніж винятком.
Як вибрати правильну СЕД?
Вибір СЕД нелегкий, тому що є велика можливість купити невідповідний продукт або укласти договір з некомпетентною компанією. 
Тому при ухваленні рішення про купівлю програми електронного документообігу необхідно враховувати низку її характеристик:
- Час роботи виробника СЕД на ринку. Для підлаштовування під національне законодавство потрібні роки практичного досвіду впровадження подібних систем.
- Відповідність галузевим стандартам.
- Сумісність із структурою компанії.
- Можливість та вартість подальшого супроводу програмного продукту.
- Масштабованість СЕД при розширенні підприємства.
- Доступність документації з налаштування ПЗ штатним IT-фахівцям.
- Рівень захисту інформації.
- Можливості резервування даних
- Час відновлення після збоїв.
Для остаточного вибору компанії для запровадження СЕД рекомендується проаналізувати кілька провайдерів, вивчити демонстраційні матеріали та попросити встановити демо-версію програмного забезпечення. При вирішенні важливо враховувати витрати на оновлення обладнання та рівень професійної підготовки власних IT-фахівців.
Складності застосування СЕД
На процес впровадження СЕД у Росії впливає використання користувачами безлічі неліцензійних програм, їх несумісність та переважання ручного управління бізнес-процедурами.
В результаті провайдери електронного документообігу стикаються на підприємствах із такими труднощами:
- Різношерстий формат зберігання даних у різних відділах.
- Відсутність структурованості інформації у додатках, що використовуються.
- Неврегульованість системи доступу співробітників до конкретних бізнес-процесів. Типова форма посадових інструкцій слабо допомагає організації СЕД.
- Завантаженість інфопотоку бюрократичними процедурами та погодженнями.
- Збої через зберігання даних у різних додатках.
- Комп'ютерна безграмотність співробітників підприємства та саботаж навчальних заходів на рівні виконавців.
- Невідповідність СЕД галузевим нормам та підзаконним нормативно-правовим актам.
Для переходу на електронний документообіг мало вольового рішення керівництва. Потрібна системна перебудова посадових обов'язків співробітників та управлінської структури підприємства. Для бажана інтеграція із системою, яку необхідно встановити згідно із законом.
Важливим напрямом під час впровадження СЕД є жорстка кадрова політика щодо некомпетентних і необучаемых співробітників. Тому що їхнє небажання працювати за новими принципами значно збільшить витрати на процес впровадження та супровід електронного. СЕД повинна взаємодіяти з людьми в рамках єдиного механізму, тому його елементи, що погано працюють, необхідно вчасно виправляти або замінювати.
Читайте також
У нас є готове рішення та обладнання для
Випробуйте всі можливості платформи ЕКАМ безкоштовно
Угода про конфіденційність
та обробка персональних даних
1. Загальні положення
1.1.Ця угода про конфіденційність та обробку персональних даних (далі - Угода) прийнята вільно і своєю волею, діє щодо всієї інформації, яку ТОВ «Інсейлс Рус» та/або його афілійовані особи, включаючи всі особи, що входять до однієї групи з ТОВ «Інсейлс Рус» (у тому числі ТОВ «ЕКАМ сервіс»), можуть отримати про Користувача під час використання ним будь-якого з сайтів, сервісів, служб, програм для ЕОМ, продуктів або послуг ТОВ «Інсейлс Рус» (далі - Сервіси) та в ході виконання ТОВ «Інсейлс Рус» будь-яких угод та договорів з Користувачем. Згода Користувача з Угодою, виражене ним у межах відносин із однією з перелічених осіб, поширюється попри всі інші перелічені особи.
1.2.Використання Сервісів означає згоду Користувача з цією Угодою та зазначеними в ній умовами; у разі незгоди з цими умовами Користувач повинен утриматися від використання Сервісів.
«Інсейлс»- Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ІПН 7714843760, КПП 771401001, зареєстроване за адресою: 125319, м.Москва, вул.Академія Іллюшина, д.1. ), з одного боку, та
«Користувач» -
або фізична особа, яка має дієздатність і визнана учасником цивільних правовідносин відповідно до законодавства Російської Федерації;
або юридична особа, зареєстрована відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;
або індивідуальний підприємець, зареєстрований відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;
яка прийняла умови цієї Угоди.
1.4.Для цілей цієї Угоди Сторони визначили, що конфіденційна інформація - це відомості будь-якого характеру (виробничі, технічні, економічні, організаційні та інші), у тому числі про результати інтелектуальної діяльності, а також відомості про способи провадження професійної діяльності (включаючи, але не обмежуючись: інформацію про продукцію, роботи та послуги, відомості про технології та науково-дослідні роботи, дані про технічні системи та обладнання, включаючи елементи програмного забезпечення, ділові прогнози та відомості про передбачувані купівлі, вимоги та специфікації конкретних партнерів та потенційних партнерів; що стосується інтелектуальної власності, а також плани та технології, що стосуються всього перерахованого вище), які повідомляються однією стороною іншій стороні в письмовій та/або електронній формі, явно позначені Стороною як її конфіденційна інформація.
1.5.Метою цієї Угоди є захист конфіденційної інформації, якою Сторони обмінюватимуться в ході переговорів, укладення договорів та виконання зобов'язань, а також будь-якої іншої взаємодії (включаючи, але не обмежуючись, консультування, запит та надання інформації та виконання інших доручень).
2.Обов'язки Сторін
2.1.Сторони погоджуються зберігати в таємниці всю конфіденційну інформацію, отриману однією Стороною від іншої Сторони при взаємодії Сторін, не розкривати, не розголошувати, не оприлюднювати або іншим способом не надавати таку інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу іншої Сторони, за винятком випадків, зазначених у чинному законодавстві, коли надання такої інформації є обов'язком Сторін.
2.2. Кожна із Сторін вживатиме всіх необхідних заходів для захисту конфіденційної інформації як мінімум із застосуванням тих самих заходів, які Сторона вживає для захисту власної конфіденційної інформації. Доступ до конфіденційної інформації надається лише тим співробітникам кожної із Сторін, яким він обґрунтовано необхідний для виконання службових обов'язків щодо виконання цієї Угоди.
2.3.Зобов'язання щодо збереження в таємниці конфіденційної інформації дійсне в межах строку дії цієї Угоди, ліцензійного договору на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договору приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ, агентських та інших договорів та протягом п'яти років після припинення їх дії, якщо Сторонами окремо не буде обумовлено інше.
(а)якщо надана інформація стала загальнодоступною без порушення зобов'язань однієї із Сторін;
(b)якщо надана інформація стала відома Стороні в результаті її власних досліджень, систематичних спостережень або іншої діяльності, здійсненої без використання конфіденційної інформації, отриманої від іншої Сторони;
(в)якщо надана інформація правомірно отримана від третьої сторони без зобов'язання про збереження її в таємниці до її надання однією із Сторін;
(г)якщо інформація надана за письмовим запитом органу державної влади, іншого державного органу, або органу місцевого самоврядування з метою виконання їх функцій та її розкриття цим органам є обов'язковим для Сторони. При цьому Сторона повинна негайно сповістити іншу Сторону про запит, що надійшов;
(д)якщо інформація надана третій особі за згодою тієї Сторони, інформація про яку передається.
2.5.Інсейлс не перевіряє достовірність інформації, яку надає Користувач, і не має можливості оцінювати його дієздатність.
2.6.Информация, яку Користувач надає Інсейлс під час реєстрації у Сервісах, перестав бути персональними даними, як визначено у Федеральному законі РФ №152-ФЗ від 27.07.2006г. "Про персональні дані".
2.7.Інсейлс має право вносити зміни до цієї Угоди. Під час внесення змін до актуальної редакції вказується дата останнього оновлення. Нова редакція Угоди набирає чинності з її розміщення, якщо інше не передбачено новою редакцією Угоди.
2.8.Приймаючи цю Угоду Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Інсейлс може надсилати Користувачеві персональні повідомлення та інформацію (включаючи, але не обмежуючись) для підвищення якості Сервісів, для розробки нових продуктів, для створення та відправки Користувачеві персональних пропозицій, для інформування зміни у Тарифних планах та оновленнях, для направлення Користувачеві маркетингових матеріалів за тематикою Сервісів, для захисту Сервісів та Користувачів та з іншою метою.
Користувач має право відмовитися від отримання вищезгаданої інформації, повідомивши про це письмово на адресу електронної пошти Інсейлс - .
2.9.Приймаючи цю Угоду, Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Сервісами Інсейлс для забезпечення працездатності Сервісів в цілому або їх окремих функцій зокрема можуть використовуватися файли cookie, лічильники, інші технології та Користувач не має претензій до Інсейлсу у зв'язку з цим.
2.10.Користувач усвідомлює, що обладнання та програмне забезпечення, що використовуються ним для відвідування сайтів в мережі інтернет, можуть мати функцію заборони операцій з файлами cookie (для будь-яких сайтів або для певних сайтів), а також видалення раніше отриманих файлів cookie.
Інсейлс має право встановити, що надання певного Сервісу можливе лише за умови, що прийом та отримання файлів cookie дозволені Користувачем.
2.11.Користувач самостійно несе відповідальність за безпеку вибраних ним засобів для доступу до облікового запису, а також самостійно забезпечує їхню конфіденційність. Користувач самостійно несе відповідальність за всі дії (а також їх наслідки) у рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача, включаючи випадки добровільної передачі Користувачем даних для доступу до облікового запису Користувача третім особам на будь-яких умовах (у тому числі за договорами чи угодами) . При цьому всі дії в рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача вважаються зробленими самим Користувачем, за винятком випадків, коли Користувач повідомив Інсейлс про несанкціонований доступ до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності засобів доступу до облікового запису.
2.12.Користувач зобов'язаний негайно повідомити Інсейлс про будь-який випадок несанкціонованого (не дозволеного Користувачем) доступу до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності своїх засобів доступу до облікового запису. З метою безпеки Користувач зобов'язаний самостійно здійснювати безпечне завершення роботи під своїм обліковим записом після закінчення кожної сесії роботи з Сервісами. Інсейлс не відповідає за можливу втрату або псування даних, а також інші наслідки будь-якого характеру, які можуть статися через порушення Користувачем положень цієї частини Угоди.
3.Відповідальність Сторін
3.1.Сторона, яка порушила передбачені Угодою зобов'язання щодо охорони конфіденційної інформації, переданої за Угодою, зобов'язана відшкодувати на вимогу постраждалої Сторони реальні збитки, заподіяні таким порушенням умов Угоди відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.
3.2.Відшкодування збитків не припиняють обов'язки Сторони, що порушила, з належного виконання зобов'язань за Угодою.
4.Інші положення
4.1.Всі повідомлення, запити, вимоги та інша кореспонденція в рамках цієї Угоди, в тому числі включають конфіденційну інформацію, повинні оформлятися в письмовій формі та вручатися особисто або через кур'єра, або надсилатися електронною поштою адресам, зазначеним у ліцензійному договорі на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договорі приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ та у цій Угоді або іншим адресам, які можуть бути надалі письмово зазначені Стороною.
4.2.Якщо одне або кілька положень (умов) цієї Угоди є або стають недійсними, то це не може спричиняти припинення дії інших положень (умов).
4.3.До цієї Угоди та відносин між Користувачем та Інсейлс, що виникають у зв'язку із застосуванням Угоди, підлягає застосуванню право Російської Федерації.
4.3.Всі пропозиції чи питання щодо цієї Угоди Користувач має право надсилати до Служби підтримки користувачів Інсейлс або за поштовою адресою: 107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12 БЦ "Stendhal" ТОВ "Інсейлс Рус".
Дата публікації: 01.12.2016р.
Повне найменування російською мовою:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус»
Скорочене найменування російською мовою:
ТОВ «Інсейлс Рус»
Найменування англійською мовою:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридична адреса:
125319, м. Москва, вул. Академіка Іллюшина, буд. 4, корп.1, офіс 11
Поштова адреса:
107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12, БЦ "Stendhal"
ІПН: 7714843760 КПП: 771401001
Банківські реквізити:
Здрастуйте, шановний колега! Розвиток інформаційних технологій не стоїть на місці, а разом з ними розвиваються і бізнес-процеси, а щось зовсім нанівець. Так, поступово різні компанії, зокрема й державні структури, переходять від паперового документообігу до електронного. Поняття "електронного документообігу", основних форм систематизації та впровадження ми розглянемо у цій статті. Залишайтеся з нами. Сподіваюся, що подана інформація дозволить значно скоротити тимчасові, трудові та фінансові витрати вашого бізнесу або, якщо ви тільки плануєте стати підприємцем, запобігти допуску помилок у цьому напрямку.
1. Що таке електронний документообіг і які види ЕДО бувають?
Ще буквально років 5 тому таке поняття як “система електронного документообігу” можна було дуже рідко зустріти. Поступово з впровадженням комп'ютерних технологій у наше життя і став впроваджуватись обмін даними, не використовуючи паперових носіїв.
Електронний документообіг у Росії є сучасну технологію, що дозволяє значно спростити процеси для підприємства, скоротити час пошуку та формування документів тощо.
Отже, розглянемо основні поняття, з якими нам доведеться зіткнутися в цій статті.
Діловодство - Це комплекс заходів щодо організації обороту документів на підприємстві. Воно має певний алгоритм, зведення правил та різні напрями. Так, у багатьох організаціях можна розрізняти такі види, як кадрове діловодство, виробниче тощо. По суті це документаційне забезпечення.
Електронний документ — це документ, створений за допомогою комп'ютерних технологій, який може бути підписаний електронним підписом та зберігатись у вигляді файлу спеціалізованого формату на комп'ютері або в мережі (локальному або на просторах Інтернету).
Документообіг - це велика система створення, інтерпретації, прийому, передачі, архівації документів, а також контролю за їх виконанням та захисту від несанкціонованого доступу. Документообіг може бути як простим (на паперових носіях), і електронним.
Ну і нарешті, електронний документооберт - Це сукупність автоматизованих процесів у роботі з документами, що здійснюється в електронному вигляді, що несе в собі концепцію "безпаперового діловодства".
Електронний документообіг може бути як в організації, так і між організаціями.
Давайте розглянемо, які види документообігу бувають:
- Виробничий документообіг;
- Управлінський документообіг;
- Архівна справа (сукупність процедур архівації документів);
- Кадрова справа (сукупність процедур кадрового документообігу);
- Бухгалтерський документообіг;
- Складський документообіг;
- Секретне (конфіденційне) діловодство;
- Технічний та/або технологічний документообіг та ін.
Очевидно, що систем документообігу може бути стільки, скільки процесів охоплює підприємство. Можливо, що, наприклад, кадрове та бухгалтерське діловодство буде відсутній у вашій організації, оскільки ви здійснюватимете даний облік, вдавшись до послуг і так далі.
Які завдання виконує ЕДО?
- забезпечує прозорість діяльності організації та ефективність управління, за рахунок автоматичного контролю виконання завдань на підприємстві;
- здійснює підтримку відповідності міжнародним стандартам якості;
- надає підтримку ефективному накопиченню, управлінню та доступу до інформації та знань. Забезпечує кадрову гнучкість за рахунок зберігання всієї історії діяльності працівника на підприємстві;
- здійснює протоколювання всіх процесів;
- оптимізує та автоматизує бізнес-процеси та механізми їх виконання та контролю на підприємстві;
- за рахунок вилучення паперових документів з обороту відбувається велика економія ресурсів шляхом скорочення витрат на папір, картриджі. Завдяки ЕДО підприємству легше контролювати рух документів каналами організації;
- спрощує та здешевлює зберігання документів за рахунок електронного архіву.
Таким чином ми розглянули з вами основні поняття та види ЕДО, а також завдання, які вирішує дана система.
2. Що таке автоматизація електронного документообігу. Електронний документообіг: плюси та мінуси
Електронний документообіг є інформаційну систему, що дозволяє більш раціонально і легко користуватися даними компанії. Вона включає спеціалізоване програмне забезпечення, електронну пошту, що дає можливість оперативного зв'язку, інтернет, локальну мережу і так далі. У різних організаціях такого роду комплекс може складатися із різних компонентів.
Головними перевагами електронного документообігу порівняно з паперовим є:
- можливість пошуку файлів у системі за безліччю фільтрів та параметрів;
- повний облік виробничої чи будь-якої іншої документації;
- оперативне складання звітів підприємства;
- оперативне управління підприємством та обмін інформацією по захищених каналах з будь-якої точки (не обов'язково бути всім разом на одній території, щоб взаємодіяти);
- уніфіковані шаблони для створення документів;
- спостереження та контроль над персоналом;
- розподіл прав доступу до корпоративної інформації за певними критеріями та параметрами;
- скорочення витрат на папір (а якщо більш глобально, то певною мірою вирішення проблем екології);
- можливе скорочення штату співробітників, які займаються роботою з паперами, а також скорочення приміщення, що орендується (займається) за рахунок відсутності паперових архівних документів.
Що ж до мінусів ЕДО (електронного документообігу), то їх не так вже й багато. Це досить дороге програмне забезпечення та тимчасові витрати, як на навчання співробітників, так і на оцифрування вже наявних документів. Але якщо ви тільки починаєте вести підприємницьку діяльність, то проблем із впровадженням електронного документообігу у вас не повинно виникнути, оскільки персонал вже на початковому етапі працюватиме в даній системі.
3. Що потрібне для переходу на електронний документообіг?
Отже, якщо з поняттям ЕДО та основними перевагами ми розібралися, то тепер пропоную розглянути основні системи автоматизації діловодства та електронного документообігу, а також впровадження зазначених систем.
Як вже стало ясно з інформації вище, недостатньо просто придбати та встановити програмне забезпечення, важливо навчити співробітників та повністю перебудувати весь виробничий процес вашого підприємства. Якщо ви починаєте вести підприємницьку діяльність, тоді вам буде трохи легше, оскільки бізнес-процеси ще не запущені.
Процес впровадження ЕДО у компанії, що вже функціонує, має відбуватися поступово. Поетапно підключаючи всі структурні підрозділи підприємства на роботу.
Найпершим етапом буде створення автоматизованого діловодства. На всіх етапах ви можете зіткнутися не тільки з технічними проблемами, але і з психологічними, оскільки складно "ламати" правила, що вже устояли.
Важливо купувати та встановлювати ПЗ для ЕДО в одного постачальника, тоді налаштування всієї системи буде набагато простіше і не дасть збоїв.
Розгляньмо основні вимоги для здійснення процесу впровадження електронного документообігу в організації.
По першенаявність комп'ютерної техніки для встановлення програмного забезпечення;
По-друге, всі співробітники підприємства, причетні до цього процесу повинні бути впевненими користувачами ПК та мати до нього доступ;
По-третєміж колективом повинні бути електронні засоби зв'язку, такі як електронна пошта, skype і так далі;
По-четверте, необхідно створити спеціалізований підрозділ або залучити як аутсорсингову компанію (докладніше про аутсорсинг можна почитати в ).
Ну і нарешті, адміністративний сектор компанії має бути готовим до того, що замість звичного “ручного” підпису використовуватиметься .
Таким чином, відповідно до всіх зазначених вимог, можна приступити до переходу на використання електронних документів та електронного документообігу.
4. Види систем електронного документообігу
У цьому пункті статті ми розглянемо системи електронного документообігу. Хочеться відзначити, що будь-яка система може містити елементи наведених нижче категорій, але в основному вони мають конкретну орієнтацію в кожній області, яка пов'язана з позиціонуванням продукту.
1. Електронні архіви
Електронні архіви (ЕА) — це системи електронного документообігу із досконало опрацьованими засобами зберігання та пошуку інформації. Завдяки досконалій системі ЕА пошук можна виконувати не лише за назвою документа, а й за ключовими параметрами.
2. Системи ЕДО з розвиненими засобами workflow (WF)
Досить складна категорія, у якій самі документи немає першорядного значення. Тут першому плані виходять роботи, а до них вже прив'язуються документи. Таким чином, вони рухаються по заданому маршруту (жорстка маршрутизація). З допомогою таких систем можна організовувати роботи з певним напрямам, котрим заздалегідь відомі і прописані все алгоритми.
3. Системи ЕДО, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення бази знань
Такі програми, як правило, є гібридними і можуть поєднувати в собі елементи двох попередніх. Причому базовим елементом може бути документ або завдання в залежності від вибору. Для здійснення функції управління організації потрібна як жорстка маршрутизація, так і вільна, коли маршрут документа прописує керівник (наприклад: після реєстрації вхідного документа, керівник "розписує" його відповідно до змісту та завдання), тому обидві зазначені технології мають місце бути в тій чи іншій ситуації . Такі системи активно використовують державні органи, великі компанії, у яких чітко розподілено ієрархію та є певні правила та процедури. Співробітники самі створюють документи, готують їх, приймають рішення та здійснюють контроль за їх виконанням.
4. Системи ЕДО типу collaboration (колаборація)
Такі системи орієнтовані спільну роботу і є новими у сфері електронного документообігу. Вони були створені завдяки зміні ринкових умов та необхідністю бути чітко орієнтованими на певні сфери без зайвого баласту. Вони є протилежністю зазначених вище систем, зважаючи на відсутність чіткої ієрархії в організації та формалізації потоку робіт. Їхнім головним завданням є забезпечення спільної роботи людей в організації, навіть якщо вони знаходяться в різних точках планети, а також зберігати результати виконаної роботи. Як правило, вони створені на кшталт порталів, що являють собою сервіси зберігання та публікації.
5. Системи із розвиненими додатковими сервісами
Я думаю, що ви не раз чули таке поняття як CRM (customer relation management) - це сервіс управління зв'язками з клієнтами, управління проектами, білінгу і таке інше. Такі послуги різноманітні і можуть включати різні набори послуг.
Перш ніж впроваджувати програми електронного документообігу на великих підприємствах, раджу вам провести глибокий аналіз представлених систем і вибрати оптимальну, з застосовним тільки для вашої організації переліком систем. Важливо, щоб СЕДО надавали можливість ефективного управління підприємством та прозорістю всіх його процесів, але водночас високим рівнем конфіденційності.
При виборі платформ раджу вам особливу увагу приділити організації архівів електронних документів, автоматизації документообігу з урахуванням індивідуальних особливостей вашого підприємства та залучення до вже діючої системи.
5. Проблеми впровадження систем електронного документообігу
Будь-яка компанія, яка прагне модернізації процесів і йде в ногу з часом, так чи інакше, стикається з проблемами впровадження нових систем. Це може торкнутися і організацію, яка бажає запровадити системи електронного документообігу.
Давайте розглянемо, з якими проблемами ви можете мати справу:
По першеЯк ми вже говорили, розглядаючи плюси та мінуси ЕДО, це психологічний бар'єр, але проблема не тільки в ньому. Також перешкодою може стати низька освіченість персоналу підприємства, небажання навчатися, страх прозорості процесів. Одним словом – консерватизм.
По-другеБагато підприємств, на жаль, ще не встигли далеко піти від радянського типу управління, а саме фактор директора радянського періоду, коли він сам не бажає працювати з комп'ютером, переглядати та редагувати документи.
По-третє, часті структурні зміни в організації та слабка формалізація бізнес-процесів
По-четвертеТак чи інакше доведеться взаємодіяти із зовнішнім світом, який ще не перейшов повністю на електронний документообіг, хоча й прагнути цього.
6. Електронний документообіг у державних закупівлях
У цьому пункті статті хочеться відобразити основні моменти нормативного регулювання електронного документообігу у держзакупівлях.
Відповідно до статті 5 Федерального закону від 05.04.2013 р. № 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб":
“У рамках відносин, зазначених у частині 1 статті 1 цього Федерального закону, допускається обмін електронними документами, передбаченими законодавством Російської Федерації та іншими нормативними правовими актами про контрактну систему у сфері закупівель, між учасниками контрактної системи у сфері закупівель, у тому числі подання заявок на участь у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), остаточних пропозицій. При цьому зазначені заявки, остаточні пропозиції та документи мають бути підписані посиленим електронним підписом та подані з використанням ”.
Також у цій статті йдеться і про те, що ключі посиленого електронного підпису та їх сертифікати перевірки можна отримати тільки у спеціалізованих центрах, що посвідчують, які отримали акредитацію у відповідність до Федерального закону від 06.04.2011 р. № 63-ФЗ.
Уповноважені органи розробляють порядок взаємодії зазначених центрів, що засвідчують, з єдиною інформаційною системою і , також розробляються вимоги безпеки.
Таким чином, за наявності у постачальника (учасника закупівель) електронного підпису, перешкод для участі у державних закупівлях немає.
Отже, у цій статті ми з вами розглянули основні засади електронного документообігу. З найбільш відомих корпорацій, що надають послуги з продажу та встановлення програмного забезпечення, можна виділити такі, як фірма 1С, 1С-Рарус, ABBY та інші.
На цьому сьогодні все. Сподіваюся, що цей матеріал був для вас корисним. Бажаю вам удачі та до зустрічі у наступних випусках.
Облік, контроль та збір статистики – важливі складові будь-якого бізнесу: на основі зібраних даних приймаються важливі управлінські рішення, підтримується трудова дисципліна, здійснюється планування. Сучасні технології міцно увійшли в наше життя, зараз ми не можемо уявити роботу без електронних таблиць і баз даних, що дозволяють обробляти величезні масиви інформації та підтримувати порядок у справах. Але за всіх плюсів використання комп'ютера не можна скидати з рахунків традиційні, знайомі ще нашим дідусям і бабусям, бланки-пустографки та паперові гросбухи.
Давайте спробуємо з'ясувати, навіщо потрібні стоси паперових бланків та простий олівець у вік високих технологій.
Доступність та простота
При всій зручності, електронний документообіг має великий мінус – його використання передбачає наявність хоча б найелементарніших навичок поводження з комп'ютером у працівників. На жаль, в нашій країні комп'ютерна грамотність не 100%,особливо це стосується людей віком за 40-45 років. При цьому вони можуть бути висококласними фахівцями у своїй галузі або просто добрими працівниками.
Погодьтеся, охоронець, який відповідально ставиться до своїх обов'язків без шкідливих звичок, але не знайомий з офісними додатками, куди ціннішим за “просунутого” розгильдяя. Особливо гостро ця проблема відчувається там, де традиційно висока плинність кадрів: охорона, кур'єри, співробітники громадського харчування та дрібнороздрібної торгівлі- Використання традиційних паперових бланків обліку дозволить скоротити витрати на навчання персоналу і, отже, знизити виробничі витрати.
Дешевизна
Витрати навчання працівників користуватися програмами ми вже врахували. Але не слід забувати, що для електронного документообігу потрібно ще закупити комп'ютери, спеціалізовані ліцензійні програми(наприклад, 1С), антивіруси, мати ставку для фахівця, який обслуговує весь цей програмний комплекс (або звертатися до аутсорсингових фірм), регулярно оновлювати парк техніки та ПЗ... Якщо ви керуєте величезним складом, торговим підприємством або терміналом, вам неминуче доведеться піти на такі витрати, але для малого бізнесу ця ноша може виявитися непідйомною, а найчастіше й непотрібною – для обліку товарів у парі невеликих лотків достатньо паперових бланків.
… І в дощ, і в град!
Сучасні гаджети підходять для роботи в дуже вузькому діапазоні температур та вологості:у дощ або сильний снігопад неможливо користуватися, наприклад, планшетом або ноутбуком, акумулятори на морозі дуже швидко сідають, будь-яке падіння на землю може виявитися фатальним, і будь-якої миті працівник може виявитися без інструмента обліку. Та й сумнівне це задоволення – на холодному складі або розвантажуючи товар з машини під зливою, що задубіло, окоченілими пальцями намагатися ввести якусь інформацію до бази даних. І тут на допомогу нам приходять старі добрі паперові бланки та простий олівець. Вони вже точно не підведуть!
Що написано пером – не вирубаєш сокирою!
Дані, занесені до прошитого та пронумерованого журналу, неможливо стерти, виправити чи щось вписати заднім числом.Ніякий злісний хакер не зламає підшиті пронумеровані квитанції або накладні з мокрою печаткою. Потрібно ще враховувати той факт, що ЕЦП (електронно-цифровий підпис) ще не дуже поширений у Росії, і особистий підпис і друк організації досі залишаються, мабуть, єдиним способом завірити документи.
Вся діяльність будь-якої організації здійснюється через обмін документами на паперовому носії. Розширення інформаційного суспільства сприяло появі електронних документів.
Така форма документів дедалі більше застосовується серед управлінського персоналу різних організацій та інших структур. Велике поширення набули , взаємодія з Пенсійним фондом та податковою інспекцією.
Також і серед різних організацій став активно застосовуватись
Електронний обмін бухгалтерськими документами було узаконено кілька років тому.
З 2002 року Федеральним законом № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» паперові та електронні документи були прирівняні за своєю юридичною силою, але в липні 2013 цей нормативний акт недійсний.
Федеральним законом від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» встановлено основні правила взаємодії організацій із застосуванням електронного підпису. Спільний наказ Міністерства фінансів та ФНП Росії від 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ затвердив основні правила надання документів до податкової інспекції.
Оформлення, облік та обмін рахунками-фактурами у вигляді електронного документа між різними організаціями відбувається з урахуванням умов Міністерства фінансів, затверджених наказом від 25 квітня 2011 р. N 50н.
Постановою Уряду №1137 від 26.12.2011р. визначено правила заповнення та нові форми рахунку-фактури, та низки інших облікових документів. Обмін рахунками-фактурами в електронній формі за спеціальним зв'язком проводиться у певному форматі, який затверджений наказом ФНП Росії від 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Наказ Федеральної податкової служби від 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ визначив, у якому форматі мають бути деякі бухгалтерські облікові документи для обміну та подання до податкових органів.
Для того щоб організації здійснювали обмін обліковою документацією ТОРГ-12 та Акт приймання-здачі робіт у необхідному форматі Федеральна податкова служба видала наказ від 21 березня 2012 року № ММВ-7-6/172.
Первинні документи, оформлені в електронному вигляді, будуть підтверджені лише після того, як на них буде проставлено .
Весь обмін обліковими документами в електронному форматі між контрагентами відбувається за допомогою електронного документообігу, який керується наказом ФНП від 20 квітня 2012 р. № ММВ-7-6/253@.
Плюси електронного документообігу
Всі зміни, що вносяться законодавством, у взаємодію між контрагентами, безсумнівно, мають ряд переваг.
Введення електронного документообігу призводить до скорочення часу обміну документацією. Це відбувається за рахунок економії періоду на оформлення та доставку документів між організаціями як з одного, так і з іншого боку.
Заощаджується час при обліку операцій, що проводяться в бухгалтерських регістрах, при контролі помилок, скороченні етапів обробки документів та формуванні звітності.
Первинні бухгалтерські документи (рахунок-фактура, акт виконаних робіт та товарна накладна), оформлені на папері та підписані керівником, з якими звикли працювати всі організації, поступово переведуть до електронного формату.
Весь документообіг між контрагентами відбувається за такою схемою:
- Організація-продавець створює у своїй обліковій системі документ. Використовуючи криптографічне програмне забезпечення, підписує документ електронним підписом. Наступним кроком організація завантажує оформлений документ у систему оператора та відправляє контрагенту, який приймає його через спеціальне програмне забезпечення.
- Потім покупець вводить отриманий електронний документ у свою облікову програму, перевіряє на відповідність угоди, якщо все оформлено без помилок, ставить свій електронний підпис і через оператора відправляє назад продавцю. Якщо під час перевірки виявлено неточності чи помилки, покупець надсилає продавцеві повідомлення про відмову із зазначенням причин.
Організація-продавець відображає електронний документ у своєму бухгалтерському обліку як виставлений після отримання підтверджуючого сигналу від оператора електронного документообігу про прийняття файлу та повідомлення покупця про те, що документ отримано.
Відповідно до нормативних актів, обмін обліковими документами між контрагентами проводиться як у паперовій, так і електронній формі.
Документи, оформлені в електронній формі та підписані електронним підписом, мають рівну правову силу, а також підписані керівником паперові документи.
Документообіг між організаціями здійснюється через оператора, що дозволяє скоротити час на облік та обробку
Основні вимоги, яким має відповідати система електронного документообігу:
- Надійне зберігання та зручний пошук документації.
- Підтримка та виконання канцелярських завдань.
- Своєчасний контроль за виконанням документів та їх маршрутизація.
- Створення аналітичних звітів.
- Забезпечення інформаційної безпеки.
Сучасні СЕД також мають функції взаємодії з клієнтами, обробки їх звернень і додаткові корисні інструменти, дозволяють вирішувати безліч прикладних завдань.
Типи систем електронного документообігу
Існують різні види класифікації систем електронного документообігу, проте найпоказовіша класифікація є поділом СЕДів по титульному функціоналу. Будь-яка СЕД позиціонується своїм розробником як призначена переважно до виконання певного типу завдань. Це не означає, що в ній не передбачено будь-яких додаткових технологій, властивих більшості «побратимів». Просто набір інструментів кожної системи електронного документообігу має свої сильні та слабкі сторони. У класифікації за титульним функціоналом якраз і враховуються сильні сторони СЕДів.
Отже, виглядає вона так:
- СЕДи, призначені для створення та роботи з електронною документацією, а також цифровими аналогами паперових документів.
- Системи для обліку, що автоматизують реєстрацію подій та документів протягом усього їх життєвого циклу (електронні картотеки).
- СЕДи, основним завданням яких є автоматизація роботи з великими сховищами корпоративної інформації.
- Системи, що управляють електронними архівами із документацією.
- СЕДи, функціонал яких спеціалізується на вилучення потрібної інформації з архівів та інших електронних джерел.
- Системи, що управляють корпоративними процесами, обробкою документів та діяльністю співробітників організації, які залучаються до роботи з діловою документацією.
- Інформаційні СЕДи, що керують пристроями для зберігання даних.
Існує також коротка класифікація СЕДів країною походження, використовувана лише у Росії. Згідно з нею, системи електронного документообігу в нашій країні поділяються на вітчизняні, імпортні та російські, розроблені на зарубіжній платформі Lotus/Domino. У огляді фігурують приклади лише двох зарубіжних СЕД – EMC Documentum і Lotus Domino.Doc. Решта СЕД мають «громадянство» Росії.
ТОП-10 систем електронного документообігу
Оцінку систем електронного документообігу ми проводили, орієнтуючись порівняння п'яти параметрів, які є визначальними під час виборів СЕД для автоматизації документообігу для підприємства. Шкала – десятибальна.
| Місце | Програма/сервіс | Ціна | Простота освоєння | Функціональність | Облік російського законодавства | Технічна підтримка |
Загальна оцінка |
| 1 | Справа | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1С:Архів | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Логіка | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | ЄВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примітка: підсумкова оцінка системи в таблиці не претендує на стовідсоткову об'єктивність і відображає думку автора, що базується на глибокому аналізі цієї теми. Цей огляд систем електронного документообігу зроблено лише серед якісних програмних продуктів, які можна вибрати для використання в різних видах бізнесу.
СПРАВА
Ця система електронного документообігу є визнаним лідером у своєму сегменті на території пострадянського простору. У ній успішно здійснюють документообіг та діловодство як найбільші холдинги та корпорації, так і підприємства малого бізнесу. Стосовно цієї системи доречно застосувати тавтологію: «СПРАВА» знає свою справу. Справді, цей софт ідеально підходить для глибокої автоматизації діловодства та документообігу.
Плюси
- Можливість відстеження всіх етапів переміщення будь-якого електронного документа.
- Простота та зручність у створенні проектів документації.
- Загальна налагодженість та функціональність системи.
Мінуси
- До «натягнутих» мінусів можна віднести дещо архаїчний інтерфейс та певну складність у освоєнні.
Скільки коштує?
Ціна ліцензії на використання системи «СПРАВА» в рамках одного робочого місця (СУБД – Oracle) залежить від загальної кількості цих місць, що планується, і варіюється в межах від 11 000 рублів (201-500 р/м) до 13 400 рублів (1-5 р /м). Якщо організації застосовується СУБД Microsoft SQL Server, то ліцензія за одне робоче місце обійдеться від 7200 до 9500 рублів відповідно.
Логіка
Програма "Логіка СЕД" до 2012 року називалася "Бос-Референт" і була однією з найпопулярніших російських систем електронного документообігу, серйозним конкурентом СЕД "Дело". Зміна назви ніяк не позначилася на якості цього програмного продукту, і він, як і раніше, є надійною та функціональною системою для управління діловодством на підприємствах будь-якого типу та розміру.
Плюси
- Можливість побудови складних багаторівневих маршрутів узгодження документації.
- Високий рівень захисту даних користувача.
- Відносна легкість освоєння основних компонентів системи.
- Процеси обробки документації, що гнучко настроюються і модифікуються.
Мінуси
- Незручне розмежування прав доступу при серйозній текучці кадрів.
- Не найсумлінніша робота технічної підтримки.
- Архівний інтерфейс.
Скільки коштує?
Вартість однієї ліцензії використання цієї програми залежить від кількості співробітників, підключених до неї. Якщо їхня кількість не перевищує 49 осіб, то ціна буде 5 900 за кожне робоче місце; від 50 до 199 підключених працівників - 5200 рублів; а якщо робочих місць більше 200, то ціна однієї ліцензії буде мінімальною – 4900 рублів.
ЄВФРАТ
Дана система електронного документообігу розроблена у повній відповідності до вимог стандарту якості ISO 9000 та російських ГОСТів у галузі діловодства. Від своїх колег по цеху ЄВФРАТ відрізняється наявністю безлічі власних унікальних програмних розробок, які не можна зустріти в конкуруючих СЕДах. Суто технологічно дана система є однією з «просунутих» на сучасному російському ринку СЕДів.
Плюси
- У комплект поставки цієї системи входить вбудована СУБД "Ніка", що автоматично звільняє організацію-користувача від придбання додаткового програмного забезпечення.
- Доброзичливий інтерфейс, що володіє приємним дизайном, що запам'ятовується.
- Вбудований механізм ролей управління правами доступу.
Мінуси
- Досить повільна швидкість роботи, особливо у слабких комп'ютерах.
- Періодичні збої в роботі та некваплива техпідтримка.
Скільки коштує?
Стандартна ліцензія із встановленням системи на власний сервер організації коштує від 5200 до 7300 рублів на одне робоче місце, більше користувачів – нижча ціна. Однак є варіант розміщення серверної компоненти на обладнанні компанії-виробника. І тут застосовується система абонентської плати – чотири тарифи, вартістю від 10 000 до 95 000 рублів на місяць.
1С:Архів
Це одна з кращих і точно сама універсальна програма для управління документообігом підприємства. «1С:Архів» забезпечує надійне і, що найголовніше, централізоване зберігання ділової документації різного формату із забезпеченням доступу до неї уповноваженого персоналу, який може проводити редагування файлів.
Плюси
- Налагоджений алгоритм швидкого пошуку потрібних даних.
- Можливість зберігання документів будь-яких типів – від текстових та графічних, до аудіо- та відеофайлів.
- Найширші можливості масштабування, що дозволяють успішно застосовувати цей софт і на великих, і на невеликих підприємствах.
- Головний плюс «1С:Архів», що виділяє цю програму на тлі конкурентів, - це оптимальне поєднання ціни продукту та можливостей його функціоналу.
- Підтримка інтеграції із зовнішніми програмами.
Мінуси
- Споживання великої кількості системних ресурсів.
- Підвищена складність освоєння навіть досвідчених користувачів.
Скільки коштує?
Ціна «складання» цієї програми варіюється від 12 000 до 57 000 рублів, причому першу суму доведеться віддати виключно за апгрейд попередньої версії «1С: Архів».
DIRECTUM
Проста та функціональна СЕД DIRECTUM стане відмінним рішенням для підприємств малого та середнього бізнесу. Завдяки даній системі електронний документообіг можна успішно поєднувати з традиційним паперовим, щоб згодом безболісно повністю перевести організацію на роботу в DIRECTUM. Просунута технологія Workflow забезпечує ефективну автоматизацію процесів діловодства.
Плюси
- Наявність спеціалізованих програмних інструментів, які максимально спрощують пошук та ідентифікацію документації.
- Широкі можливості самостійної модифікації системи під конкретні завдання.
- Розширені можливості інтеграції коїться з іншими програмами.
Мінуси
- Орієнтованість системи на керівний склад підприємства – простим діловодам працювати у ній важче.
- Дещо заплутана та непрозора цінова політика.
Скільки коштує?
Ліцензії на використання цієї СЕД купуються як окремо, так і в рамках пакетних пропозицій. Найдешевша базова клієнтська ліцензія коштує 7800 рублів. Вартість пакетів ліцензій починається від 148 200 рублів (базовий на 20 співробітників) і доходить до 2 010 000 рублів (на 200 працівників).
OPTIMA-WorkFlow
Ця система електронного документообігу є міцним середняком у своєму сегменті. Вона перебуває у постійному розвитку і поки що не може на рівних конкурувати з визнаними мастодонтами ринку. Однак, OPTIMA-WorkFlow має низку «козирів у рукаві» – унікальних технологій, які виділяють її на загальному тлі.
Плюси
- Реалізація функції серійного введення однакових видів документів та їхньої реєстраційної інформації.
- Сканування програмою-антивірусом.
- Індексування звичайних та зашифрованих документів на вибір.
- Мультимовний інтерфейс користувача.
Мінуси
- Недоліки типових функціональних можливостей, які перманентно усуваються оновленнями, що виходять.
Скільки коштує?
Типові рішення з урахуванням цієї платформи коштують від 55 000 до 75 000 рублів.
EMC Documentum
Ця платформа для автоматизації процесів документообігу розроблена світовим лідером ІТ-індустрії, компанією EMC. Потужний функціонал разом з гнучким налаштуванням окремих інструментів роблять EMC Documentum найкращою іноземною СЕД із доступних на російському ринку.
Плюси
- Високий рівень зручності управління проектно-конструкторськими документами.
- Використання механізму check-in/check-out, що дозволяє керувати розподілом прав доступу.
- Наявність функції, що дозволяє реалізовувати процедуру узгодження кількох рівнях.
- Підтримка пристроїв сканування та розпізнавання документів.
Мінуси
- Робота лише з браузером Internet Explorer.
- Відсутність у відкритому доступі до технічної та практичної документації по системі.
- Часті «гальма» та лаги при високій завантаженості системи.
Скільки коштує?
Фіксованих цін на використання цієї платформи немає. Вартість її застосування обговорюється індивідуально з кожним замовником.
LanDocs
Розроблена 1997 року вітчизняною компанією «ЛАНІТ» ця платформа для автоматизації ведення документообігу досі залишається затребуваною багатьма підприємствами та установами. LanDocs дозволяє вибудувати комфортне середовище діловодства та документообігу, надаючи всім категоріям користувачів необхідний набір інструментів для керування нею.
Плюси
- Наявність інтегрованих інструментів криптографічного захисту.
- Можливість включення до процесу документообігу співробітників із віддалених філій.
- Наявність функції пакетного сканування паперової документації.
Мінуси
- Проблеми з продуктивністю, що досить часто виникають.
- Слабкі можливості щодо розширення функціоналу.
- Складність у освоєнні системи з нуля.
Скільки коштує?
Ціна серверної ліцензії варіюється від 30 000 до 216 000 рублів. Користувальницькі ж ліцензії можна придбати за ціною від 5600 до 8400 рублів.
CompanyMedia
CompanyMedia – це цілий набір програмних рішень, призначених для автоматизації бізнес-процесів, документообігу та діловодства. Від конкурентів дана СЕД відрізняється неперевершеною гнучкістю налаштувань та наявністю незалежних модулів, які можна встановлювати окремо.
Плюси
- Можливість успішної роботи системи на підприємствах зі складною корпоративною структурою та територіальним пристроєм.
- Безпрецедентна надійність системи, яка дозволяє їй активно функціонувати цілодобово, 365 днів на рік.
- Автоматизована підтримка роботи з кількома робочими місцями.
- Розмежування прав доступу, згідно з ієрархічною структурою організації.
Мінуси
- У веб-інтерфейсі обмежена підтримка деяких браузерів, зокрема FireFox.
- Орієнтованість системи переважно на середній та великий бізнес.
Скільки коштує?
Кінцева ціна даного софту складається з багатьох складових, включаючи навчання персоналу, встановлення додаткових модулів та передачу прав користування системою. Верхня межа підсумкової суми - 99 000 рублів. Найдешевший тематичний модуль коштуватиме 4000 рублів.
Lotus Domino.Doc
Ця СЕД є додатком до відомої платформи Notes/Domino, яка має високорівневу систему безпеки даних. Також Lotus Domino.Doc має сучасний електронний архів, який дозволяє реалізувати об'ємне сховище корпоративної документації.
Плюси
- Наявність унікальних систем реплікації, призначених для комплексного вирішення завдань управління потоками документів у розподіленому середовищі.
- Можливість пошуку документів з окремих частин сховища інформації.
- Каталоги LDAP масштабуються до рівня корпорацій.
Мінуси
- Недоліки цієї системи переважно випливають із її західного походження – є певні питання до інтерфейсу та деяких функцій.
Скільки коштує?
Вартість користувацьких та серверних ліцензій розраховується індивідуально на сайті платформи.
В підсумку
Підводячи якусь межу під оглядом, хотілося б відзначити важливий нюанс: впровадження системи електронного документообігу у ваш бізнес зовсім не гарантує миттєве підвищення його прибутковості, а в окремих випадках може й нашкодити. Якщо ваша організація успішно функціонує і приносить прибуток, працюючи без СЕДів, то тисячу разів подумайте, перш ніж зважитися на їхнє впровадження. Не треба гнатися за «прогресивною модою» та встановлювати дані системи без серйозної потреби у них. Однак при розширенні бізнесу та високій завантаженості співробітників система електронного документообігу може стати своєрідним рятувальним колом, яке допоможе компанії випливти з виру паперової тяганини.
