Логічно припустити, що найбільш об'єктивні дані, за результатами аудиту, може надати лише незалежний експерт з логістики. Який, як відомо, отримує зарплату за те, щоб виявляти та спеціально показувати помилки та проблеми, що спричинили неефективні процеси, а не приховувати їх і замовчувати про них, на відміну від штатних фахівців компанії, мотивованих на те, щоб не виносити зайвий раз , «Сміття з хати».
Мені часто (більше 15 аудитів) доводилося бути в ролі незалежного експертаі в процесі проведення різноманітних аудитів логістичних системя перш за все звертав увагу на склад ( складську логістику) мого замовника. Чому саме склад, Запитаєте ви?
Тому що склад - це дуже важливий індикатор, за яким практично без помилки можна судити про деякі важливі фактори, що впливають на ефективність всього бізнесу, так само як, наприклад, по пульсу людини, можна судити в цілому про стан його здоров'я.
Очевидно, коли людина приходить до лікаря, перш ніж приступати до лікування, лікар спочатку перевіряє його пульс, тиск, температуру. І за станом цих та деяких інших легко вимірних показників він судить про те, наскільки здоровий весь організм людини, і чи потрібно далі продовжувати його досліджувати, для того, щоб поставити правильний діагноз.
Також і склад. Якщо ви хочете дізнатися: наскільки ефективний (здоровий) ваш бізнес, найпростіше і логічніше, для початку, зробити аудит на складі, А потім вже за підсумками аудиту складу, приймати рішення чи варто продовжувати обстежувати, чи можна відразу приступати до вирішення виявлених проблем (лікування).
Ви запитаєте: а чому саме склад виступає як даний індикатор, чому, наприклад, ні закупівля чи доставка, чи продажі з фінансами, адже вони теж дуже важливі ланки логістичної системи?
Вся справа в тому, що саме на складі зазвичай зосереджуються (зливаються) всі проблеми, викликані неефективною роботою практично всіх ключових підрозділівкомпанії.
Наприклад, усіма шановний відділ закупівель, Замовив і скоординував постачання товару на склад у кількості, що значно перевищує його ємність, навіть з урахуванням деяких резервів.
В результаті, товар довелося ставити в проходи між стелажами, перекривши доступ до товару, який стояв на стелажах і підлягав комплектації, і тим самим, значним чином, знизити швидкість практично всіх складських операцій, і, відповідно, швидкість і якість набору замовлень.
Здавалося б, помилка зроблена в офісі фахівцем із закупівель, який можливий складівзагалі жодного разу не був, а проблема в результаті спливла саме на складі.
Або, наприклад, відділ продажу, який замовив певну кількість товару на продаж відділу закупівель.
Готель закупівель забезпечив постачання у потрібному обсязі та у потрібний час, а відділ продажу не зміг продати даний товар і він «завис»на складі і перетворився на « неліквід», або, того гірше, у «прострочення».
І таким чином, посів місце високоліквідного товаруна складі, тим самим загальмував деякі дуже важливі складські процеси.
Здавалося б, причина – помилка у плануванні продажів, А склад, як завжди виявився "крайнім".
Що можна дізнатися в результаті аудиту складу?
Перше та найголовніше– це, як працює у компанії система управління запасами.
Багато керівників, які відповідають за ефективність управління запасами компанії, сидячи в офісі та дивлячись у монітори своїх комп'ютерів, нерідко вважають соромним "спуститися" на склад, щоб подивитися: що там, насправді, відбувається.
А в результаті в їхніх комп'ютерах за деякими позиціями надають одні цифри, а фактично на складі зовсім інші. А все тому, що інвентаризаціюБо її треба проводити, виявляється, проводити дорого, та й «рук бруднити небажання».
І ось лежить на таких складах такий товар, десь у дальньому кутку, а на ньому лежить товстий шар пилу. І нікому цей товар, до певного часу, не потрібен, і на складі він заважає, і користі від нього ніякого. І якщо ніхто, кому за це «по шапці не дадуть», Про такий товар не нагадає, то він так і пролягає доти, доки не спишеться за рахунок власних коштів господаря бізнесу.
Ще, крім стану запасів, в результаті аудиту складу, можна дізнатися такі корисні речі, наприклад:
а) наскільки ефективно витрачаються гроші на зміст складу, реконструкцію або будівництво
б) наскільки ефективно використовуються складські площі, стелажнеі вантажопідйомнеобладнання
в) наскільки ефективно витрачається ФОП,
г) наскільки продуктивно працює персонал,
д) наскільки ефективна його мотивація.
е) яка культура виробництва складі, як вона впливає на якість виконуваних операцій
ж) інше важливі «корисності»
Інша розмова, що не всі і не завжди хочуть знати правду про свій склад, але це вже інша тема, не пов'язана зі складськими технологіями, хоч і не менш важлива у цьому контексті.
Для ілюстрації того, наскільки може бути корисним просте відвідування конкретного складу, конкретної дистриб'юторської компанії, спеціалістом з проведення аудитів логістичних систем, наведу наступний приклад.
Уявіть собі склад дистриб'юторської компаніїприблизно 3000 кв. м. з висотою до нижнього краю балки 10 метрів, зі стелажним зберіганням 4 ярусів, підлога на позначці +1.2000, наливна, з доками, з зонами відвантаження/приймання, зоною готових замовлень, зоною зберігання та зоною шлюбу.. все як годиться.
Склад, до речі, реальний. Господар замовив його проектування та будівництво за шаблонним проектом, взятим з красивої картинки в інтернеті.
Аудит цього складу я робив у 2011 році.
Зайшовши на територію складу, о 9:00 я побачив на майданчику перед доками скупчення автомобілів на завантаження, вантажопідйомністю від 1,5 до 10 тн., а на території кілька великовантажних фур(Приходів).
Автомобілі під завантаження вантажилися за допомогою навантажувача, який знімав піддони з відкритим товаром. доків, ставив їх перед машинами, а далі вантажники та комірники вручну вантажили та розміщували товар у фургонах.
Навіщо для цих операцій склад із доками не зрозуміло?
Так як доки були зайняті, фури, що прийшли на вивантаження парафій, стояли і чекали закінчення навантаження витрати.
Зайшовши на склад, я побачив зону відвантаження, зайняту піддонами з товаром, призначеним для відвантаження, що використовується як зона готових замовлень. Решта процесів під час відвантаження витрати не виконували через відсутність персоналу та місця на складі для виконання відповідних операцій.
Перебуваючи у зоні зберігання, я оглянув базові осередкиі побачив, що товар у базових осередках не розкладено так, щоб його було зручно комплектувати, а розкиданий(начебто його комплектували востаннє).
У зоні комплектаціїє товар, який давно не брали (видно, що він лежить довго по рівному шару пилу на коробках) і товар у розірваних безладно коробках (штучний) і розкиданий, у тому числі, в проходах.
Штабелюваннямтовару «займаються» річ-тракі навантажувач, який може переміщати товар не вище 3 ярусу, у зв'язку з тим, що проходи були захаращені, техніка простоювала (заощадили свого часу на г/п техніці)
Останні яруси стелажів були порожні на ~ 90%. Треті яруси були заповнені відсотків на 50, другі яруси переповнені, практично не було запасу порожніх осередків.
З спілкування зі ШтабелерникомПісля того, як він зняв для мене кілька піддонів, я дійшов висновку, що ротація товару проводиться незадовільно.
За кількістю пилу на піддонах з товаром з 4 та 3 яруси було зрозуміло, що даний товар більше місяцяпростояв без руху, а деякі позиції набагато довші (деякі позиції простояли з початку запуску складу)
Товар або взагалі не маркується, або маркуєтьсянеправильно (не вказується дата поставки, № партії, код товару).
Поспілкувавшись із Начальником складу, я з'ясував, що інвентаризаціїна складі проводяться без «пустогрфок»При перерахуванні товар не знімається з верхніх ярусів (записується те, що написано крупно маркером на коробках).
Поспостерігавши, трохи пізніше, операцію приймання парафій, я побачив те, що і очікував побачити: більша частина товару, що прийшов на прихід, не розставлялася, як має бути, за принципом "fi-fo"(або з якогось іншого..) , він просто відставлявся вбік (у проходи), тому що по всьому товару, що прийшов, був дефіцит і цей товар повинен був відвантажитися в найближче відвантаження.
Таким чином, неозброєним оком можна було побачити, що на цьому складі реально обертаєтьсятільки приблизно 1/3 всього обсягу товару, А решта товару просто займає все місце, що залишилося, практично, без руху.
ніякий АВС аналіз складубіліше наочно не міг би показати цю проблему краще того, як це було видно зараз на складі.
Бракований товаррозташовувався разом з іншим, збирання та списання його проводилося 1 раз на тиждень.
Персонал складу змінювався постійно, мотивація персоналубула "крива", колективу як такого не було ... люди працювали від інвентаризації до інвентаризації і майже всі звільнялися кожні 3 місяці.
При цьому, Керівник бізнесу наймав високооплачуваних спеціалістів з управління запасами, які взагалі ніколи не спускалися на склад, але при цьому давали Замовнику дуже багато різних розумних таблиць та викладок щодо стану запасів на його складі, і він, як не дивно, їм вірив.
Додатково до цього, Керівнику бізнесу доводилося приймати рішення у рамках суворих дистриб'юторських договорів, де були передбачені жорсткі умови щодо вибірки завищених обсягів товару під приємні відсотки бонусів.
Умовою отримання даних бонусів було те, що у певний час на склад без будь-якого узгодженого плану прибувала партія товару, що перевищує у кілька разів звичайні норми парафій.
В результаті товар виставлявся в проходах, і всі складські процеси значно сповільнювалися або взагалі зупинялися.
Зрештою, Компанія несла деякі непрямі витрати, які було важче і неприємніше вважати, ніж прямі вигоди від бонусів, пов'язані з додатковою премією Керівнику бізнесу та деяким його підлеглим, але за величиною ці збитки навіть на поверхні були значно вищими за доходи від бонусів.
Після проведення аудиту складу, закупівель та доставки, Керівник бізнесу цієї компанії отримав повний розклад щодо наявних проблем за пріоритетами, і він поступово приступив до їх цілеспрямованого усунення.
Таким чином, аудит складу, звичайно ж, потрібно робити!
Не доводьте до того, щоб, як у наведеному вище прикладі, вам довелося заморозити 2/3 товарних запасів у неліквідійдучи на поводу у Контрагентів.
Зрозуміло, що на складі менше персоналу з високими зарплатами, здатного лобіювати інтереси складу перед керівництвом компанії, але все одно не треба робити зі складу «помийну яму»куди відносити косяки всіх інших підрозділів. Це ж все рано, зрештою, тільки посилить загальну ситуацію.
Але навіть якщо на вашому складі не все так погано, як описано в моєму прикладі, все одно, не треба зупинятися на досягнутому.
br
Поліпшуйте ефективність вашого бізнесу, по всьому ланцюжку поставок! І не вважайте сором зайвий раз заглядати на склад і спілкуватися зі складським персоналом!
brАудит складу допоможе Вам оцінити ефективність роботи складської системи, її складових та багатьох логістичних процесів. Знайти можливі способи оптимізації робочих процесів та скорочення складкою площі.
Компанія ГІКОМ проведе аудит Вашого складу та дасть список рекомендацій щодо покращення роботи.
Необхідні дані для аудиту:
- Анкета складської логістики - такий і прогноз на 3-5 років (або % зростання)
- Планування складу з розмірами
- Перелік обмежень – максимальна кількість надходжень на склад, максимальна продуктивність кожної лінії, максимальний та мінімальний обсяг та маса одного SKU тощо.
- Фотографії поточного складу - по зовнішньому периметру та всередині
Технологія проведення аудиту складу:
- Аналіз поточної внутрішньоскладської логістики
- Аналіз складських процесів
- Аудит системи керування складом
- Визначення структури вантажопотоків
- Аудит ефективності зберігання продукції на стелажах
- Аналіз топології розташування обладнання на складі та виробництві
- Виявлення "вузьких місць" - "точок зростання", оптимізація яких дозволить збільшити кількість товару, що приймається і відвантажується, ємність зберігання, залежно від завдань вашого складу та виробництва.
Історію розвитку такої категорії, як аудит, багато авторів розглядають по-різному. Відповідна дефініція у перекладі з латинського трактується як «слухання» та використовується на практиці для визначення перевірки. Так, під аудитом прийнято розуміти перевірку, яку здійснюють незалежний експерт, спрямовану на певну діяльність чи явище. Саме тому розрізняють технічний, операційний, екологічний, а також логістичний аудит, що розглядається у цій статті. Що мається на увазі під представленою категорією? Чим вона відрізняється від інших? Які види логістичного аудиту? На ці та інші не менш важливі питання можна знайти відповіді у процесі прочитання нашої статті.
Поняття та організація логістичного аудиту
Сьогодні поряд із поняттями фінансового, бухгалтерського, технічного та інших різновидів аудиту важливу позицію займає логістичний аудит. Насамперед його дія спрямована на скорочення витрат логістичного характеру та підвищення ефективності господарської діяльності підприємства в цілому.
Під логістичним аудитом слід розуміти комплексну перевірку ефективності підсистем логістики. Роль логістичного аудиту під час виборів логістичної стратегії полягає у виявленні «проблемних ділянок». Так, у процесі процедури формується дерево зв'язків між ними, що мають причинно-наслідковий характер. Крім того, проводиться масштабний економічний розрахунок щодо продажу, застосування площ та управління запасами. Організація логістичного аудиту та етапи проведення відносяться безпосередньо до наступних видів перевірок:
- Аудит закупівель, тобто матеріально-технічного постачання.
- Аудит планування за схемою «продажу – виробництво – закупівлі».
- Аудит логістичних витрат на складування, комплектацію, зберігання та переміщення товарної продукції.
- Аудит розподілу товарної продукції відповідно до ланцюжка постачання.
Результати логістичного аудиту
Крім організаційного питання, до теоретичних засад системи логістичного аудиту включається і результат процедури у вигляді звіту, що містить такі відомості:
- Оцінка дійсного стану щодо логістичної системи підприємства.
- Перелік технічних, інформаційних, організаційних та технологічних рекомендацій щодо покращення всіх логістичних підсистем.
- Оцінка потреб певних змін.
- Попередня (потенційна) окупність інвестицій.
Результати, які оголошуються після проведення такої процедури, як аудит логістичних систем, зазвичай свідчать про доречність тих чи інших проектів, пов'язаних із наступними пунктами:
- Розробка стратегії щодо логістичної складової структури.
- Реінжиніринг (проектування) системи або підсистеми логістики. Яскравим прикладом останньої може бути проектування комплексу складського характеру.
- Формування системи, що з регламентацією логістичних бізнес-процесів.
Логістичний аудит та основний його принцип
Ключовим принципом логістичного аудиту є рух від загального до приватного. Іншими словами, процедура починається з перевірки цілей діяльності структури глобальної спрямованості та закінчується причинами втрачених можливостей, низької продуктивності, а також низької ефективності. Після опрацювання питань загального характеру логістичний аудит підприємства передбачає проведення детального дослідження логістичних функціональних областей у компанії.
Так, відповідно до наведеного вище принципу здійснюється вивчення поточних стратегій підприємства, здатних повною мірою вплинути на організацію щодо руху потоків матеріальної природи. Для цього у будь-якому випадку необхідний аналіз корпоративної місії, а також виробничої, маркетингової та закупівельної стратегії фірми. Аудит логістичних систем заключним кроком містить формування бази даних. Так, її можна застосувати з метою оцінки діяльності цих систем для підприємства.
Для реалізації процедури, що розглядається в статті, створюється команда, що включає представників логістичної служби та інших функціональних підрозділів компанії (бухгалтерія та фінанси, продажу та маркетинг, закупівлі та виробництво, інформаційна служба тощо). Важливо доповнити, що, наприклад, логістичний аудит транспортної системи підприємства проводиться у присутності сторонніх експертів. Крім того, для реалізації процедури часто залучають студентів спеціалізованих вищих навчальних закладів. Даний хід, безсумнівно, доцільний, адже початківцям, так чи інакше, потрібна практична база для досягнення поставлених у професійному плані цілей.
Етапи складання галузей логістичного аудиту
Сучасні вчені розрізняють кілька етапів логістичного аудиту, серед яких попередній, основний і відповідно заключний. Спочатку доцільним буде розглянути попередній етап логістичного аудиту.
Так, протягом перших двох-трьох днів фахівці вивчають функціональні галузі виробництва, постачання, реалізації та збуту товарної продукції. Потім протягом тижня логістичні експерти здійснюють опрацювання результатів досліджень, а також підготовку переліку логістичних функцій, які так чи інакше підлягають ретельній перевірці. Логістичний аудит своїм заключним рядком на даному етапі містить формулювання питань для анкет та інтерв'ю, а також складання переліку показників, відповідно до яких проводитиметься оцінка логістичних функцій.
Основний етап логістичного аудиту
Спочатку необхідно відзначити, що основний етап настільки масштабної процедури класифікується на внутрішній і зовнішній аудит. У цьому розділі розглянуто аудит логістичних витрат з прикладу підприємства промисловості та її основний етап. Початковою точкою внутрішнього аудиту є інтерв'ю з керівником підприємства. Після цього логістичний аудит проводиться відповідно до таких напрямків:
- Перший напрямок має на увазі опитування співробітників функціональних підрозділів компанії з питань, які так чи інакше мають відношення до логістики (збут, склади, транспорт).
- Другий напрямок передбачає роботу з вибіркою документації підприємства.
- Третій напрямок говорить про збирання відомостей відповідно до договорів постачання для здійснення статистичного аналізу продажів та закупівель товарної продукції.
У процесі внутрішнього логістичного аудиту застосовується система показників, які класифікуються на наступні групи:
- Перша група містить показники обслуговування зовнішніх та внутрішніх споживачів, а також оцінку якісних характеристик сервісу, куди необхідно віднести здатність принципово змінювати особливості замовлень відповідно до запитів клієнтів, час виконання замовлень, а також стабільність щодо цього часу.
- До другої групи включено показники, які пов'язані безпосередньо з витратами коштів на здійснення логістичних операцій та процедур. У процесі аналізу витрат проводять оцінку співвідношення «витрати – вигоди». Тут маються на увазі ті вигоди, які отримують клієнти від прийняття та подальшої реалізації певних рішень у компанії.
- Третя група налічує кілька показників застосування власного парку транспортних засобів (рухомого складу) або складських споруд, серед яких коефіцієнт застосування вантажопідйомності ТЗ, коефіцієнт застосування складського обсягу тощо.
Зовнішній аудит
Як з'ясувалося, основний етап процедури, що розглядається в статті, містить такі види логістичного аудиту, як внутрішній і зовнішній. У цьому розділі доцільним ознайомитися з останнім. Важливо відзначити, що має сенс ставити початкову точку зовнішнього аудиту лише тоді, коли процедуру внутрішнього аудиту гарантовано пройдено. Так, на даній стадії здійснюється вивчення очікувань та вимог клієнтури для того, щоб визначити оптимальні показники діяльності підприємства; розгляд прийомів, що застосовуються конкурентами; оцінка рівня обслуговування споживачів матеріального потоку тощо.
Необхідно відзначити, що зовнішній логістичний аудит проводиться у вигляді розсилки спеціально підготовлених анкет або вибіркових співбесід безпосередньо з представниками компаній, що обслуговуються, а також покупцями з різних місць у географічному плані або з різним обсягом закупівель. Важливо доповнити, що типові анкети в обов'язковому порядку адаптуються під кожну структуру, що перевіряється. Крім того, опитуються, як правило, не тільки керівники компанії або окремих її підрозділів, а й конкретні співробітники відповідно до їх сфери діяльності.
Таким чином, за результатами зовнішнього аудиту можна сформувати конкретні рекомендації для структури та вказати ті зміни, які необхідно здійснити в актуальній на момент перевірки логістичній системі.
Заключний етап
Після того, як основний етап логістичного аудиту проведено, необхідно здійснити підготовку наступних аналітичних звітів:
- Перший звіт, розроблений відповідно до аналізу номенклатури запасів, містить відомості щодо асортименту сировини та товарної продукції, запасів за групами, категоріями або позиціями, оцінки оборотності позицій за номенклатурою.
- Другий звіт містить аналіз руху грошових потоків у компанії, а також за її межами. Наприклад, деталізована характеристика руху грошового потоку по складу загалом та обсяг грошових потоків відповідно до кожної логістичної операції окремо. Важливо, що у відрізках лінії, що знаходиться між складськими зонами, також важливо вказати величину грошового потоку. Отримані результати застосовуються для того, щоб визначити кількість вантажників та транспортних засобів внутрішньоскладського призначення.
- Третій звіт присвячується оснащенню підприємства ресурсами. Так, відповідні відомості включають класифікацію та характеристику вантажно-розвантажувальної техніки. Основною метою опису не що інше, як оцінка актуальної підприємства матеріально-технічної бази.
Узагальнення відомостей
Як з'ясувалося, логістичний аудит здійснюється з метою виявлення недоліків у логістичній системі структури. Після визначення вузьких місць (ділянок з підвищеним ризиком), так чи інакше, логістичними експертами проводиться розробка рекомендацій для виправлення зазначених проблем. Безумовно, ці рекомендації надалі використовуються підвищення рівня обслуговування існуючих клієнтів, знаходження нових, і навіть для вдосконалення управління грошовими потоками.
Приклад логістичного аудиту
У цьому розділі доцільним буде розглянути процедуру логістичного аудиту на конкретному прикладі. Аудит складу - не що інше, як пошук методів покращення діяльності складу в межах експрес-дослідження складських процесів та ресурсів. Наведений захід може здійснюватись як разово, так і на постійній основі. Як зазначалося вище, логістичний аудит, переважно, орієнтований виявлення недоліків у створенні складу, соціальній та його роботі. З іншого боку, у разі доречне створення тих чи інших пропозицій щодо усунення знайдених недоліків. Приватним завданням процедури, що розглядається в статті, найчастіше є обґрунтування того, що склад необхідно автоматизувати.
Нерідко логістичний аудит вважають обов'язковим етапом, що передує впровадження WMS-системи. Так, результати досліджень та відповідні рекомендації логістичних експертів дозволяють відшукати найбільш оптимальні варіанти щодо зберігання товарної продукції, а також оптимізувати реалізацію складських операцій, кількість співробітників, завантаження і так далі. Іншими словами, логістичний аудит так чи інакше сприяє усвідомленню того, що необхідно зробити на складі для приведення його в абсолютний порядок перед автоматизацією.
Логістичний аудит на практиці
Логістичний аудит складу включає наступні операції:
- Аналіз щодо інфраструктури.
- Аналіз технічного процесу.
- Аналіз актуальних документів
- Аналіз комп'ютерних та інформаційних систем.
- Розробка пропозицій та рекомендацій щодо покращення ситуації.
- Розрахунок у плані техніко-економічного обґрунтування впровадження WMS-системи.
У процесі проведення логістичного аудиту складського приміщення застосовуються такі інструменти:
- Інтерв'ювання співробітників підприємства.
- Спостереження за робочим процесом на складі.
- Аналіз актуальної документації, серед якої робочі інструкції, технологічні карти, планування тощо.
Результатами логістичного аудиту складі є такі пункты:
- Список актуальних підприємствам проблем.
- Рекомендації щодо вирішення існуючих проблем.
- Обґрунтування необхідності впровадження автоматизованої системи.
Логістичний аудит складу.
Логістичний проект, як правило, проводиться після логістичного аудиту, який відповідає на запитання:
Що робити?.
Логістичний проект відповідає на запитання:
Як робити?
Логістичний аудит складу– це найпопулярніша робота в галузі логістичного консалтингу , Яка, як правило, складається з наступних розділів ТЗ:
Отримання та аналіз вихідних даних про планування, товарорух складу. Аналізуються товарні, інформаційні, документарні потоки, економічна ефективність, ІТ та технічне оснащення складу. Дані виходять із різних джерел: опитувальних листів, опитування співробітників, огляду об'єкта дома, вивантаження з БД ІТ тощо.
Аналіз загальної ефективності роботи СК, зокрема. систем складської логістики, планування складу, схем розміщення товару, технічного оснащення складу, техніко-економічних показників роботи, товарної номенклатури, систем товароруху та документообігу на складі, провести експертизу інформаційної системи, системи мотивації та рівня підготовки персоналу складу.
Дані виходять із різних джерел: опитувальних листів, опитування співробітників, огляду об'єкта дома, вивантаження з БД ІТ тощо.
Попередній аналіз ефективності існуючих технологій надходження вантажів, зберігання, комісіонування, пакування, відпустки тощо. Виявити «вузькі місця»
Визначення основних проблем у функціонуванні системи складської логістики, постановка цілей та управлінських завдань, ранжування завдань.
Попереднє визначення ціни розробки та впровадження проектів оптимізації управління складськими системами та реінжинірингу технологій вантажопереробки.
Попередня оцінка можливості зниження частки складських витрат у кінцевій вартості продукції за різних варіантів управлінських рішень.
Прогноз віддалених результатів.
За результатами проведеного аудиту експерт з логістики представляє Замовнику підсумковий звітний документ на 30-50 сторінках , який включає наступну інформацію:
Узагальнені статистичні дані щодо динаміки товарообігу, вантажообігу та техніко-економічні показники загальної ефективності СК показниками ефективності логістичної системи СК та її елементів, оброблені за опитувальними листами
Аналітичну частину з висновками з аудиту
Усі пропозиції та рекомендації експерта з оптимізації та підвищення ефективності, подані у підсумковому документі, мають прикладний практичний характер , що дозволяють Замовнику можливість застосувати їх для:
Оцінки ефективності існуючої системи логістики СК
Прийняття управлінських рішень щодо підвищення загальної ефективності роботи СК
Експерт може брати участь у процесі впровадження та адаптації рекомендацій щодо логістичної системи складу Замовника у рамках додаткової угоди.
За нашою практикою дуже часто, за погодженням із Замовником у ТЗ, у рамках рекомендацій логістичного аудиту експерт виконує роботу з розробки концепції складу та технології його роботи, проводить опис бізнес-процесів «як є», концептуально описує технологію «як треба», розробляє кілька планувальних рішень складу з наближеним розрахунком зон та кількості стелажів.
Але дані розробки мають наближений характер і не мають деталізації та якості логістичного проекту.
Тривалість аудиту 3-4 тижні.
Склад та порядок логістичного аудиту складу | експерт з логістики М. Лобанов (актуально на 2017 рік) | |
| найменування послуги | Навіщо? Що отримує Замовник у результаті послуги. | |
| Визначення та погодження із Замовником Цілі та Завдання аудиту | Підвищується ефективність інвестицій у логістичний аудит | |
| Створення та затвердження РГ – робочої проектної групи з ключових співробітників. Призначення РП із боку замовника. | Знижуються ризики при взаємодії експерта із співробітниками компанії, підвищується якість та ефективність роботи в процесі аудиту | |
| Етап№1 Збір вихідної інформації | ||
| .1 | Підготовка ОЛ (опитувальних листів) для збору вихідної інформації відповідно до завдань аудиту | Стандартизація та уніфікація інформації в ОЛ дозволяє скоротити час збирання вихідної інформації. Підвищується якість вихідних даних. З'являється можливість проведення порівняльного аналізу роботи складу з аналогічними складами галузі. |
| .2 | Отримання через РП від ключових співробітників вихідної інформації, яка потрібна для аудиту | Поліпшується координація та взаємодія роботи РГ у проекті. Знижуються ризики "саботажу" співробітників при отриманні вихідних даних |
| .3 | Аналіз інформації, отриманої ОЛ, її перевірка. Запит додаткової інформації, у разі сумнівів у її коректності. | Як правило, при зборі вихідних даних завжди є "дефіцит" інформації та її спотворення навмисне чи ненавмисне. Декілька джерел отримання інформації, проведення кількох ітерацій під час її перевірки дозволяють знизити ризики помилок в аудиті та підвищити якість рекомендацій Замовнику. |
| .4 | Отримання вихідної інформації безпосередньо на складі шляхом інтерв'ювання співробітником, фотографії робочого дня, дослідження складських БП та операцій "на місці". | Робота експерта безпосередньо складі дозволяє знизити ризики помилок під час аналізу інформації, отриманої дистанційно по ОЛ. Даний метод використовується для отримання вихідної інформації, якої немає в КІС і документообігу компанії. Дозволяє встановити контакт із співробітниками складу та ефективніше провести аудит. |
| Етап №2 Аналіз вихідної інформації | ||
| .1 | Аналіз ГО-вантажообігу, ТО-товарообігу, ТЗ-товарного запасу, асортиментної матриці в розрізі: днів, тижнів, місяців, років (3-х років). Аналіз оборотності товарних груп, неліквідів. | Дозволяє отримати цілісну картину з руху товару на складі і коректні дані для оцінки його ефективності. |
| .2 | Аналіз базових КПЕ-ключових показників ефективності складу. Порівняння з галузевими КПЕ інших складів. | Числові розрахункові КПЕ - основа коректної оцінки роботи складу проти аналогічними складами у галузі. |
| .3 | Аналіз показників "потужності складу", показників ефективності використання складських обсягів. Визначення рівня "пікових" навантажень на склад. | Дозволяє визначити граничні людські та технічні ресурси складу, що знижує ризики збоїв у роботі складу та невиконання поставлених перед ним оперативних завдань. |
| .4 | Аналіз технології роботи складу з основних бізнес-процесів. (Прийомка, зберігання, комплектація, поповнення, відбір, відвантаження, інвентаризація). | Рівень технології є основою ефективної роботи. Аналіз основних БП дозволяє знайти РОЗУМ у технологічному процесі і потім усунути їх. |
| .5 | Аналіз системи складів щодо її ефективності з погляду продуктивність праці, рівня обслуговування клієнтів, економічних показників, міжскладських переміщень. | За наявності кількох віддалених один від одного приміщень складу виникають проблеми з міжскладськими переміщеннями та складським зберіганням, що тягне за собою додаткові витрати та зниження ефективності роботи складської системи. Аналіз дозволяє виявити РОЗУМ у складській системі та оптимізувати роботу складу. |
| .6 | Аналіз планування (топології) складу щодо її ефективності для обраної технології роботи. | Планування складу має забезпечувати можливість реалізації обраної технології роботи. Неадекватне технології планування складу "гальмуватиме" складські операції, знижуючи їх ефективність. |
| .7 | Аналіз ПТО-підйомно-транспортного обладнання на предмет ефективності при вибраній технології та плануванні. | Механізація складу та ІТ повинні бути адекватні обраній технології та плануванню складу. "Ручна праця" непродуктивна. |
| .8 | Аналіз документообігу (електронного та паперового). | Первинні бухгалтерські документи мають оформлятися на складі відповідно до ПБО. Електронний документообіг дозволяє знизити "людський фактор", підвищити продуктивність та якість роботи складу. Дозволяє зробити складський облік "прозорим". |
| .9 | Аналіз "Облікової політики", системи обліку витрат, їх "бази розподілу", перевірка коректності розрахунку собівартості складських логістичних операцій. | Управління витратами дозволяє знизити собівартість товару, є основою у системі управління запасами (СУЗ), що підвищує рентабельність роботи компанії. |
| .10 | Аналіз ІТ оснащення складу. Перевірка функціоналу та стратегій WMS. Перевірка застосування методик АВС та XYZ аналізу. Перевірка рівня автоматизації операцій, інтерфейсу між WMS та КІС (корпоративною інформаційною системою). Дослідження принципів побудови адресної системи зберігання та системи маркування товару та обладнання. | Дозволяє суттєво підвищити продуктивність складських операцій, знизити витрати на них, підвищити рівень сервісу. На базі Правила Паретто 80/20 будується ціла галузь математичного аналізу так званий АВС -аналіз, в основі якого лежить поділ об'єкта аналізу на три групи за ступенем їх важливості та ефективності за певним критерієм. У логістиці методика 80/20 та АВС є аксіомами, тому що дуже добре працюють у практичному застосуванні. Прикладів багато. 20% операцій мають 80% трудомісткості 20% клієнтів приносять 80% обороту компанії |
| .11 | Аналіз ТК-технологічної карти складу, Регламентів БП (бізнес-процесів), Функціональних інструкцій. | Бізнес-процесами можна керувати лише торда коли вони описані та формалізовані. Процесне управління дозволяє автоматизувати 80% операцій та знизити вплив "людського фактора" при адміністративному управлінні. |
| .12 | Аналіз системи нормування складських БП та операцій. | Система нормування - це основа планування операцій, що дозволяє знизити ризики та підвищити ефективність роботи складу. Також система нормування дозволяє розраховувати тривалість операцій, їх трудомісткість, дозволяє розрахувати необхідні людські та технічні ресурси. |
| .13 | Аналіз системи планування роботи складу та взаємодії складу із суміжними підрозділами компанії. | Без системи планування склад може бути ефективним. БП складу знаходяться в середині ланцюжка поставок, тому ефективність складських БП залежить від вхідних і вихідних БП суміжних підрозділів. Регламент взаємодії складу із суміжними підрозділами дозволяє координувати та синхронізувати БП усієї компанії. При цьому досягається синергічний ефект. |
| .14 | Аналіз системи мотивації персоналу складу. | Мотивація персоналу є основою ефективності виконання БП. Хороша мотивація складу підвищує продуктивність праці та якість роботи персоналу складу до 70%. |
| Етап № 3 На основі аналіз вихідної інформації визначення (РОЗУМ) "вузьких місць". | У роботі використовується концепція «ланцюжка поставок», частиною якої є теорія «вузьких місць» Голдрату чи «слабкого ланки ланцюга». (Рецепт доктора Голдратта. Про теорію обмежень Еліяху Голдратта (Theory of constraints; TOC). | |
| .1 | Визначення РОЗУМ у складській системі та плануванні складу | Дозволяє оптимізувати складську систему, усунути проблемні ділянки у плануванні складу, що підвищує коефіцієнт використання складського обсягу, збільшує потужність складу, підвищує продуктивність праці. |
| .2 | Визначення РОЗУМ у технології роботи складу | Технологія – це Ноу-хау. Поліпшення технології веде до підвищення ефективності складу загалом, і навіть всієї компанії. |
| .3 | Визначення РОЗУМ у технічному оснащенні роботи складу та використанні ІТ. | Дозволяє знизити рівень "ручних" непродуктивних операцій |
| .4 | Визначення РОЗУМ в обліковій політиці складу | Дозволяє ефективно використовувати ресурси складу, зробити розрахунок собівартості товару планово-розрахунковим, що спричиняє зниження складських запасів, зниження частки логістичних складських витрат у обороті підприємства, підвищуючи її рентабельність. |
| .5 | Визначення РОЗУМ у системі автоматизації складу, оцінка рівня формалізації БП (бізнес-процесів) | Дозволяє впровадити ефективнішу систему управління процесами. |
| .6 | та ін. | |
| Етап№4 Рекомендації з ліквідації (УМ) "вузьких місць" та оптимізації роботи складу. | ||
| .1 | Рекомендації безпосередньо щодо кожного виявленого РОЗУМ. | По кожному РОЗУМУ Замовник отримує відповідь на запитання: Що робити?, щоб його усунути. |
| .2 | Рекомендації системного характеру щодо оптимізації роботи складу в компанії | "Шматкова оптимізація" складських БП значно менш ефективніша за оптимізацію при системному підході до ланцюжка поставок. |
| .3 | Оцінка потенціалу зниження частки складських витрат у кінцевої вартості продукції за різних варіантах управлінських рішень. Прогноз віддалених результатів | Надається оцінка за межами можливостей оптимізації даного складу. |
| .4 | Оцінка рівня інвестицій та термінів окупності при системній модернізації складської логістики | Проводиться оцінка інвестицій в оптимізацію складу за основними рекомендаціями та період окупності для прийняття управлінського рішення щодо подальшої роботи в рамках логістичного проекту. |
| .5 | Рекомендації щодо реінжинірингу всієї компанії та як наслідок покращення логістичної системи. | |
| Стандартний набір послуг з логістичного аудиту складу | Вартість від див. руб, тривалість 4-6 тижнів | |
| "Відрядження" витрати експерта (За межами Московської області) | від 50 000 руб | |
| Разом за аудит: | від за договором руб | |
| Додаткові послуги у рамках логістичного аудиту складу. | ||
| .1 | Дослідження та аналіз з ОЛ № 8 Циклограми роботи складу протягом доби за основними БП. Вартість послуг: 70 тис руб | Циклограми складу дозволяють зробити оптимальний графік роботи складського персоналу за змінами та групами БП, що знижує складські витрати, підвищує якість рівня сервісу. Циклограма може бути зроблено лише за наявності WMS, з якої можна вивантажити дані у певному форматі! |
| .2 | Проведення вибіркового хронометражу основних складських операцій з метою перевірки коректності системи нормування операцій складу. Вартість послуг: 70 тис руб | "Правильні" нормативи на складські операції дозволяють підвищити ефективність системи планування складу та системи мотивації персоналу. "Неправильні" нормативи можуть призвести до "саботажу". Вибіркова перевірка нормативів дозволить визначити РОЗУМ у системі нормування складських операцій. |
| .3 | Опис основних БП "Як є" Вартість послуг: 100 тис руб | Якщо на складі немає опису формалізованих БП, то опис БП "Як є" започаткує подальшу роботу з формалізації БП, без якої неможлива автоматизація БП в ІТ ресурсах. |
| .4 | Розробка нових планувальних рішень складу Вартість послуг: 80 тис. руб. | Якщо складі допущені грубі помилки у топології (плануванні), потрібно розробка 2-3 оптимальних планувань, що є початковим етапом логістичного проекту. |
У поточній ринковій ситуації багато власників та керівників компаній звертаються до компанії з проханням дати рекомендації, підказати чи допомогти з підвищенням ефективності складської логістики. Справді, наші консультанти з 2004 року допомагають своїм клієнтам знаходити «вузькі місця» логістики та розробляють унікальні логістичні рішення, які сприяють створенню конкурентних переваг, та допомагають налагодити логістичний сервіс.
Тому ми вирішили розповісти про те, як можна підвищити рівень ефективності складської логістики на прикладі, одного з клієнтів, історія розвитку якого є показовою і типовою.
Велика торгівельна компанія, що розвивалася протягом останніх 15 років різними темпами: спочатку орендувала склад, площею 1000м2, потім у міру зростання продажів та залишків – росла і оренда, зараз це 3 складські комплекси в оренді по 1500-1000м2 розташовані поруч, а також 2 складські бокси по 150м2 орендовані окремо для зберігання сезонного товару плюс на аутсорсингу до 500 палетомісць в залежності від поставок контейнерів.
Власник компанії мав до кризи споживчого попиту досить високу маржу на товар, бачив втрати в логістиці в районі 2-4% від обороту, але "закривав на них очі", оскільки було практично подвоєння компанії кожні 2 роки.
Ринкова ситуація змінилася з 2014 року, і довелося «засукавши рукави» – «різати кістки»: у 2015 році було оптимізовано персонал, офіс, операційні витрати… Одного разу побувавши на своїх складах власник зрозумів, що потрібно розібратися та закрити пару складів, розпродавши неліквіди. «Як сказано – так і зроблено» - швидко розпродали неліквіди, оптимізували та переглянули залишки, звільнили пару складів, відмовилися від відповідального зберігання, скоротили частину складського персоналу, докупили стелажів та 2 навантажувачі для прискорення відвантаження… Логістичні витрати скоротилися, і начебто б .
Однак через рік – відділ продажів знайшов цікаву нішу, спробували тестові продажі, і зрозуміли, що потрібно терміново розвивати напрямок, уклали вигідний контракт на постачання 30 контейнерів з товаром з Тайваню, все б добре, але згадали, що склади щось «оптимізовані», і місця для зберігання контейнерів, що прибувають, немає?
Перед власником постало споконвічне питання - що робити? Знову шукати відповідь збереження, або орендувати склад поруч на рік, набирати новий персонал. поточний (де і так є одне перевезення), а це ще втрата 1 дня, і не факт, що привезуть те, що треба, не розіб'ють дорогою або не вкрадуть, втратять. При цьому після запуску цього напряму одразу активізуються конкуренти, які швидше зможуть відвантажувати товар у тому числі в мережі, і прибуток напряму почне з'їдати логістика плюс можлива курсова різниця – везти 5 контейнерів або відразу 10? І знову цикл – де розміщувати, замкнуте коло.
Знайома ситуація?! Ми дуже багато зустрічали компаній, власники яких розуміють, як потрібно інвестувати кошти: у розвиток нових напрямків, відкриття виробництва, розширення автопарку, але чомусь про складську логістику згадують в останню чергу?
В результаті власник вирішив звернутися до консультантів Bestlog – логістичний консалтингза допомогою у вирішенні цього завдання. Для оцінки ситуації не обов'язково виїжджати до клієнта – іноді достатньо таких документів:
- генеральний план з посадкою складу та стелажами (в автокаді);
- ДПЗУ, топосьємка з мережами
- заповнена анкета за товарними потоками складу «як є»;
- фотографії складу по периметру усередині;
- структура складу, регламенти роботи складу, ДІ, РІ, положення про мотивацію складу
- бюджет логістики за поточний рік,
- доступ до ERP системи для оцінки складського обліку (за парафіями, внутрішніми переміщеннями, інвентаризацією, відвантаженням, оборотною відомістю, довідниками)
