Šiais laikais sunku neatsilikti nuo tam tikrų gaminių gamintojų, plėtojant jų galimybes, todėl dažnai naudodamasis tuo ar kitu dalyku vartotojas net nežino apie kai kurias funkcijas. Tą patį galima pasakyti apie programinės įrangos produktus. Olga Kleptsova, pirmaujanti vdgb CONSULT konsultantė, pasakoja apie naudingas funkcijas, įtrauktas į 1C:Enterprise 8.0, ir apie tai, kaip jos gali sutaupyti laiko ir pinigų.

Praėjus beveik šešiems mėnesiams nuo naujojo automobilio įsigijimo, buvau maloniai nustebintas, kai paaiškėjo, kad jis turi šoninio vaizdo veidrodėlių šildymo funkciją, kuri gali labai palengvinti vairuotojo gyvenimą šaltu oru. Po šešių mėnesių visai atsitiktinai paaiškėjo, kad mano kuklus miestietiškas „hečbekas“ gali (štai!) specialiu mygtuku atidaryti bagažinę, neatrakinęs kitų keturių durų spynų. Tai nepaprastai patogu kištis į bagažinę, beveik įbridus į ją stačia galva, todėl galite lengvai praleisti šalia vairuotojo durų esantį įsibrovėlį. Savo atradimus darau iki šiol, o tai labai pralinksmina mano draugus ir pažįstamus – labiau patyrusius vairuotojus. Kitas pavyzdys. Asmeniškai pažįstu keletą žmonių, kurie pirkdami mobilųjį telefoną iki galo nesuprato visų jame esančių funkcijų ir tik tada atrado, kokią didžiulę naudą galima gauti iš šios nuostabios civilizacijos palaimos.

Prie ko aš vedu? Ilgametė patirtis informacinių technologijų srityje leido surinkti statistiką apie tai, kiek programinės įrangos naudotojai žino apie realias jų naudojamo programinės įrangos galimybes. Statistika tokia: Didžioji dauguma (būtent daugiau nei 80 proc.) įmonių, pirkdamos tą ar kitą programinę įrangą, iš pradžių turi idėją tik apie bendrą sprendimo koncepciją, geriausiu atveju žino atskirus funkcinius blokus (dauguma dažnai tai yra funkcija, kuriai skirtas tikrasis perkamas produktas). Visa kita „lieka už kadro“.

Žinoma, programinės įrangos pasirinkimo etape toks požiūris yra gana pateisinamas - juk negalite iš karto pabandyti suvokti begalybės. Tačiau problema ta, kad beveik pusei programinės įrangos vartotojų nepavyksta visiškai „išslaptinti“ gausaus sistemos funkcionalumo per visą jos gyvavimo ciklą.

Tam yra daugybė priežasčių – ir objektyvių, ir subjektyvių. Šiuolaikinės ERP sistemos nėra taip lengva išmokti, sistemos lankstumo kaina dažnai yra jos sudėtingumas, o pagrindiniai sistemos vartotojai ne visada turi galimybę skirti laiko susipažinti su dokumentacija ar dalyvauti mokymuose.

Dėl to pasitaiko situacijų, kai į informacinės sistemos diegimo projektą investavusi N-ąją lėšų sumą, įvykdžius projektą, įmonė išnaudoja sistemos galimybes toli gražu ne šimtu procentų, o, tarkime, šešiasdešimt procentų. . O kiti keturiasdešimt? Galbūt būtent jų pagalba įmonė iš informacinės sistemos galės gauti reikiamus duomenis, turinčius įtakos įmonei strategiškai svarbaus sprendimo priėmimui (ar nepriėmimui). Kainos taškas čia yra labai aukštas.

Mašinos šoniniai veidrodėliai, nežinant apie šildymo įjungimo mygtuką, šerkšną nuvalau mentele. Jei neskubu. Ką daryti, jei vėluoju ir neturiu laiko papildomiems gestams? O jei lauke minus 30, bet namie vis tiek turiu pirštines? Taip išeina, kad būdamas giliai nušalęs, į darbą atvažiuoju valandą pavėlavęs. Nors galėjai paspausti tik vieną mygtuką. Bet jūs turėjote tiksliai žinoti, kur paspausti.

Išversdamas temą arčiau straipsnio temos, informuosiu, kad „1C: Enterprise 8.0“ „mygtukai, kur paspausti“. (būtent apie šią sistemą šiandien bus kalbama) neįtikėtinai daug. Šio straipsnio tema yra "Valdymo ataskaitų teikimas 1C: Enterprise 8.0". Leidžia jos autoriui atskleisti savo žinias šioje srityje visos knygos mastu (ir galbūt keliuose tomuose). Tačiau žinodami, kaip sunku pagrindiniams sistemos naudotojams rasti laiko literatūrai skaityti (apie laiko trūkumą jau buvo minėta aukščiau, todėl veiksime nuosekliai), šiandien diskusijoms pasirinksime tik vieną siaurą temą – „Paskyros gautinas“.

Įmonės, kurios dirba su savo pirkėjais ir klientais tik pagal išankstinį apmokėjimą, šiandien Rusijoje yra mažuma, todėl gautinų sumų valdymo klausimas vis dar aktualus. Kokia yra bendra gautinų sumų suma ir iš ko ją sudarė? Kiek didelis ar mažas šis skaičius, palyginti su praėjusiu mėnesiu, tuo pačiu praėjusių metų laikotarpiu? Kokia yra „gautinų sumų“ struktūra pagal atsiradimo datą? Kurie pirkėjai ir klientai nemoka už mūsų gaminius? Kokie užsakymai (paraiškos), siuntos neapmokamos? Kokios yra nemokėjimo priežastys ir kada tikėtis mokėjimų? Kokių veiksmų imasi įmonės darbuotojai siekdami susigrąžinti gautinas sumas ir kiek jie efektyvūs? Čia, ko gero, tie klausimai, į kuriuos atsakymus norėtų sužinoti įmonių vadovai.

Taigi, pažiūrėkime, kaip įmonė, naudojanti 1C:Enterprise 8.0 programinę įrangą, gali gauti atsakymus į pateiktus klausimus.

Kas yra mūsų skolininkai ir kiek jie mums skolingi?

Ant pav. 1 pateikiama ataskaita, kurioje pateikiama informacija apie sandorio šalių skolos įmonei sumą tam tikrą dieną (mūsų pavyzdyje liepos 31 d. dienos pabaigoje), pasirinkta valiuta (mūsų pavyzdyje tai yra USD) .

Ataskaitą detalizuoja sandorio šalys – pirkėjai ir įmonės klientai.

Kaip matyti iš ataskaitos, bendra gautinų sumų suma 2005-07-31 d. yra 93 310,83 USD. Skolininkų sąraše yra 13 sandorio šalių, ypač „pasižymėjo“ dvi organizacijos „Zarya“ ir „Iskra“, kurių skola įmonei yra daug didesnė nei kitų sandorio šalių. Tai reiškia, kad visų pirma ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas šioms dviem sandorio šalims.

Tais atvejais, kai skolininkų sąrašas netelpa viename puslapyje, ataskaita „Gautinos sumos – diagrama“ padės vizualiai atsirinkti didžiausią skolą turinčias sandorio šalis.

Šiuo atveju pasirinkome diagramos tipą – „pyrago tūris“, o kaip duomenų etiketes – „procentas“. Diagramoje aiškiai matyti, kad dviejų organizacijų „Zarya“ ir „Iskra“ skolos iš tiesų kartu sudaro daugiau nei 80% (40,81% + 40,93%) visos gautinų sumos, o visi kiti įmonės skolininkai sudaro tik 20%. (Šis pavyzdys lyg ir atitinka gerai žinomą Pareto principą: 20% pirkėjų – 80% gautinų sumų).

Tačiau iš tikrųjų viskas yra daug įdomiau. Visų pirma, vienas iš bruožų yra tai, kad daugelis įmonių turi kelis juridinius asmenis, o mūsų skolininkai nėra išimtis. Įsivaizduokite nedidelę holdingo bendrovę (vadinkime ją „Glavtorg“), susidedančią iš prekybos namų (LLC „Trading House“), mažmeninės prekybos tinklo (LLC „Network Stores“) ir valdymo įmonės (UAB „Glavtorg“). Tarkime, kiekvienas iš holdingo juridinių asmenų yra mūsų produkcijos pirkėjas ir turi gautinų sumų. Kiekvieno Glavtorg juridinio asmens skolos dydis nėra toks didelis, kad atkreiptų mūsų dėmesį. Tačiau apskritai turas gali pasirodyti gana įspūdingas skaičius, su kuriuo verta padirbėti.

1C:Enterprise 8.0 versijoje galima nurodyti kiekvienos sandorio šalies pagrindinę organizaciją (taip nurodant, kad sandorio šalis priklauso holdingui), o tada generuoti reikiamas analitines ataskaitas pagal holdingus. Ši galimybė parodyta 3 ir 4 paveiksluose.

Taigi, gavę gautinų sumų ataskaitą, sugrupuotą pagal pagrindines sandorio šalis, pamatėme, kad skolininkai Zarya ir Iskra tikrai atiduoda 80% sumos, tačiau likusi skola visiškai „neišskirstyta“ tarp likusių sandorio šalių. , bet daugiausia patenka į Prekybos centrą „Snaigė“. Prekybos centras „Snežinka“, kuriam atstovauja keli juridiniai asmenys, sudaro 13,45 proc. gautinų sumų.

Atkreipkite dėmesį, kad informacijos grupavimas ataskaitose pagal pagrindines sandorio šalis yra būtent viena iš tų 1C:Enterprise 8.0 savybių, apie kurią žino ne visi sistemos vartotojai.

Ar tai daug ar mažai? Skaičiavo, verkė...

Gavę gautinų sumų sumas (bendrai ir kiekvienam skolininkui), pabandysime padaryti išvadas dėl šių skaičių. Pirmiausia reikia palyginti su ankstesniais laikotarpiais. Tik išanalizavę gautinų sumų pokyčių dinamiką per tam tikrą (pageidautina ilgą) laikotarpį, galėsime įvertinti, kokia gera ar bloga situacija yra šiandien.

5 paveiksle pateikta ataskaita, kurioje lyginamos gautinos sumos pagal tris skirtingas datas – 2005 m. rugpjūčio 1 d., 2005 m. vasario 1 d. (prieš šešis mėnesius) ir 2004 m. vasario 1 d. (prieš pusantrų metų). Referenciniu laikotarpiu pasirinkta anksčiausia iš trijų datų – 2004 m. vasario 1 d. (tas, su kuriuo bus lyginamas kitas dvi). Kiti du laikotarpiai lyginami su nuoroda.

Ataskaita generuojama valdymo apskaitos valiuta (mūsų pavyzdyje – USD) ir yra detalizuojama sandorio šalių. Toks detalizavimas leidžia matyti „gautinų sumų“ apimties kitimo dinamiką per tam tikrą laikotarpį kiekvienam mus dominančiam skolininkui atskirai. Mūsų atveju nerimą kelia skolininkas „Zarya“, kurio skolos suma per pastaruosius šešis mėnesius smarkiai išaugo. Nedidelis skolos padidėjimas (21,056 proc. – lyginant su praėjusių metų vasario mėnesiu) pastebimas individualaus verslininko Bobrovo A.P. Beveik visiškai (99,983 proc.) „Neva TD“ grąžino savo skolą. Aštuonios ataskaitos eilutės yra sandorio šalys, kurių skola susidarė palyginti neseniai – einamųjų metų vasario–liepos mėnesiais, nes. nei einamųjų metų vasario 1 d., nei praėjusių metų vasario 1 d., „gautinos sumos“ už juos nebuvo. Tai palyginti „šviežia“ skola.

Apskritai iš ataskaitos matyti, kad per pastaruosius pusantrų metų gautinų sumų iš pirkėjų ir klientų įmonei apimtis išaugo nuo 13 421,65 USD iki 93 310,83 USD. Procentais augimas siekia 595% (tai yra, skola išaugo beveik 7 kartus). Ar tokia situacija normali? Taip, šią situaciją galima laikyti normalia, jei per analizuojamą laikotarpį įmonės pajamos taip pat išaugo 7 kartus. Paprastai tariant, gautinų sumų apimtis yra daug įdomiau vertinti ne savaime, o atsižvelgiant į įmonės pajamų apimtį. Šis rodiklis apskaičiuojamas padalijus gautinų sumų sumą laikotarpio pabaigoje iš laikotarpio pajamų sumos ir išreiškiamas procentais. Pažiūrėkime, kokia yra rodiklio reikšmė mūsų atveju. Rodiklio apskaičiavimas parodytas 6 pav. Rodiklio reikšmė didesnė nei 70 proc. Daugelis įmonių mano, kad rodiklio reikšmė 10% ribose yra norma. Šiuo požiūriu mūsų 71,55% yra katastrofiškas skaičius, ir, žinoma, įmonė turėtų imtis tam tikrų veiksmų, kuriais siekiama sumažinti gautinų sumų apimtį. Ir tam reikia suprasti tokio tūrio priežastis, o tada sudarysime „1C: Enterprise 8.0“. daug analitinių ataskaitų, kurios mums tai padės.

Tačiau prieš eidami toliau, grįžkime prie 5 ir 6 paveikslų ir pažiūrėkime, kaip mums pavyko patekti į „1C:Enterprise 8.0“. būtent tokio tipo ataskaitos (įtariu, kad tai nėra akivaizdu visiems „1C:Enterprise 8.0“ vartotojams).

Kaip gavome reikiamus skaičius tinkama forma arba keletą žodžių apie „Biudžeto sudarymo“ posistemį

5 ir 6 paveiksluose pateiktos ataskaitos faktiškai gaunamos iš „Biudžeto sudarymo“ posistemio. Posistemis yra pagrindinio sprendimo platformoje „1C:Enterprise 8.0“ dalis – „Gamybos įmonės valdymas“ (sutrumpintai kaip „UPP“). Kompleksinis sprendimas „UPP“ apima keletą posistemių: gamybos valdymo, pardavimų valdymo, pirkimų valdymo, grynųjų pinigų valdymo, biudžeto sudarymo, personalo valdymo, įrangos valdymo, apskaitos, TFAS. Ne visada tikslinga diegti absoliučiai visas posistemes, todėl sprendimas, kokias SCP galimybes naudos įmonė, kiekvienu konkrečiu atveju priimamas individualiai, atsižvelgiant į įmonės veiklos specifiką ir informacinės sistemos diegimo tikslus. apie SCP. Sprendimas įdiegti „Biudžeto sudarymo“ posistemį, kaip taisyklė, priimamas remiantis tuo, kad pagrindinė posistemio ypatybė yra biudžeto sudarymas. Tačiau pažiūrėkime, ką dar gali padaryti „Biudžeto sudarymo“ posistemis, generuodamas valdymo ataskaitas. Naudojant posistemį „Biudžetas“ galima:

1. Atsižvelgdami į įvairius būsimos įmonės finansinės būklės variantus (scenarijus), suformuokite prognozinį balansą ir daugybę kitų prognozių formų, analizuokite prognozių duomenis (7 pav.),
2. Remdamiesi faktiniais pasirinkto laikotarpio duomenimis gauti valdymo balansą ir kitas finansines ataskaitas, atlikti finansinę duomenų analizę ir palyginti pelną su kitu laikotarpiu (7 pav.),
3. Palyginkite du ar daugiau biudžetų (kaip visumą ir eilutę) skirtingiems laikotarpiams, palyginkite skirtingas to paties laikotarpio biudžetų parinktis (scenarijus),
4. Atlikti plano-fakto analizę, nustatyti fakto nukrypimus nuo plano (absoliučiais dydžiais ir procentais),
5. Palyginkite kelių laikotarpių faktinius duomenis,
6. Atlikti savavališko tipo rodiklių skaičiavimą (pagal sistemos vartotojo nustatytas formules), remiantis planiniais (biudžeto) arba faktiniais duomenimis.

Mums reikalingoms ataskaitoms generuoti panaudojome dvi paskutines iš išvardytų galimybių, pateiktų 5 ir 6 paveiksluose.

Norėdami gauti duomenis apie trijų skirtingų datų gautinų sąskaitų sumas ir palyginti sumas tarpusavyje (5 pav.), naudojome „Biudžeto sudarymo“ posistemio ataskaitą, kuri vadinasi „Biudžeto sąskaitų likučių lyginamoji analizė“. Ataskaitų generavimo parametrų nustatymuose (vadinami paspaudus viršutiniame ataskaitos skydelyje esantį mygtuką „nustatymai“) skirtuke „bendra“ nurodykite duomenų tipą ir datas, kaip parodyta 8 pav.

Norėdami gauti išsamios informacijos apie ataskaitoje esančias sandorio šalis-skolininkus, skirtuke „Grupės“ pridėkite grupavimą „Sandorio šalis“. Atlikę visus aukščiau nurodytus nustatymus ir spustelėję mygtuką „Generuoti“, gausime ataskaitą lygiai tokia pačia forma kaip 5 pav. Žinoma, „1C:Enterprise 8.0“ sistemos veikimo kontūre (ypač „pardavimo valdymo“ posistemis), taip pat galite gauti informacijos apie gautinas sumas ir įvairiuose analitiniuose skyriuose. Bet gražiam kelių laikotarpių duomenų palyginimui „vienu mygtuku“ labiau tinka „Biudžeto sudarymo“ posistemio teikiamos galimybės.

Dabar grįžkime prie 6 paveikslo. Paveiksle pavaizduota forma taip pat gaunama per „Biudžeto sudarymo“ posistemį, o konkrečiai – vadinamųjų „finansinių skaičiavimų“ pagalba. Finansiniai skaičiavimai yra lankstus „1C:Enterprise 8.0“ sistemos įrankis, leidžiantis sistemos vartotojui sudaryti savavališkas finansines ataskaitas. Sistemos vartotojas savarankiškai nustato finansinio skaičiavimo struktūrą – nurodo, kurios eilutės ir rodikliai bus ataskaitoje, kokios formulės bus naudojamos šių rodiklių reikšmėms apskaičiuoti (9 pav.). Tuo pačiu metu duomenys gali būti „traukiami“ į finansinį skaičiavimą tiek iš „biudžeto sudarymo“ posistemio, tiek iš kitų posistemių – pavyzdžiui, „gamybos valdymo“ ar „personalo valdymo“. Čia svarbiausia žinoti, iš kur gauti reikiamus duomenis, o formulių rašymas iš tikrųjų yra labai paprastas dalykas. Mūsų pavyzdyje mes paėmėme duomenis iš „biudžeto sudarymo“ posistemio, nes visi faktiniai duomenys (įskaitant duomenis apie laikotarpio pajamas ir gautinas sumas laikotarpio pabaigoje) mūsų atveju yra atspindimi šiame posistemyje.

Pasinerkite į analizę

Taigi, laikas ištirti gautinų sumų priežastis. Siekdami daryti prielaidas dėl „gautinų sumų“ priežasčių, šiuos skaičius bandysime „susukti“ įvairiuose analitiniuose skyriuose. Tik išanalizavus tą pačią situaciją (skaičius, problemą) iš kelių skirtingų pusių, galima padaryti gana teisingas išvadas. Iš kokių pusių galime pažvelgti į „gautinas sumas“ informacinėje sistemoje „1C:Enterprise 8.0“? Ją galima peržiūrėti bent jau šiuose analitiniuose skyriuose:

1. Sandorio šalims-skolininkams (tai darėme jau pačioje pradžioje).
2. Pagal skolos atsiradimo intervalus.
3. Pagal sutartis, sudarytas su rangovais-skolininkais.
4. Pagal sutarčių tipą.
5. Pagal užsakymus (prašymus).
6. Pagal užsakymų (paraiškų) tipus.
7. Pagal sandorio šalių tipus (atsižvelgiant į tuos klasifikavimo tipus, kurie yra priimtini įmonėje), pavyzdžiui, pagal geografinius regionus, kuriuose yra kitos sandorio šalys.
8. Vadovams, gabenusiems produktus (prekes, paslaugas) sandorio šalims-skolininkams.
9. Pagrindiniams sandorio šalių-skolininkų valdytojams.
10. pagal įmonės padalinius.

10 paveiksle yra ataskaita, kurioje pateikiama informacija apie gautinas sumas pagal įvykių intervalą. Atkreipkime dėmesį į tai, kad intervalų (dienų skaičiaus), kuriais ataskaitoje sugrupuojamos sumos, reikšmės nėra griežtai nustatytos programos, o įvedamos tiesiogiai sistemos vartotojo. Be to, sistemoje vienu metu galite įvesti ir saugoti kelias parinktis, o generuodami ataskaitą pasirinkti norimą variantą.

Šią galimybę aiškiai iliustruoja 11 paveikslas – generuodami ataskaitą įdiegėme naują intervalų (mėnuo, ketvirtis, metai, daugiau nei metai) parinktį ir iš karto gavome duomenis apie gautinas sumas šių terminų kontekste.

Kaip rodo praktika, kuo didesnė skolininko skolos grąžinimo tikimybė, tuo trumpesnis šios skolos atsiradimo laikotarpis. Žinoma, gali būti išimčių, tačiau bet kuriuo atveju, įmonei įdedant vienodomis pastangomis skolai grąžinti, „šviežios“ skolos dažniausiai grąžinamos kur kas sėkmingiau.

Remdamiesi šia prielaida, atlikime nedidelį skaičiavimą. Tikimybę gauti skolą ne ilgesniam kaip 30 dienų laikotarpiui įvertinkime 90%, nuo 31 iki 90 dienų - 80%, nuo 90 dienų iki 1 metų - 60%, o virš 1 metų - tik 20%. . Skaičiavimo rezultatai pateikti 12 paveiksle. Iš jų išplaukia, kad visų pirma patartina dirbti su sandorio šalimi Iskra, o antra – su Zorya ir Fresh Wind. Ir prasminga tiesiog nurašyti tokių organizacijų, kaip „Mir Sveta“, „Glavspetsstroy“ ir „Neva TD“, skolas. Prioritetas yra būtinas, nes resursai, kuriuos įmonė gali skirti darbui su skolininkais, nėra begaliniai. (Iš tiesų, visi įmonės darbuotojai nuo ryto iki vakaro negali spręsti tik šio klausimo).

Aukščiau aprašytas skaičiavimas ir mūsų padarytos išvados yra tik vienas pavyzdys, kaip galite naudoti 1C:Enterprise 8.0 sugeneruotas ataskaitas analizei ir sprendimų priėmimui.

Kitas klausimas, kurį svarstysime, yra gautinų sumų analizė sutarčių ir užsakymų kontekste.

Gautinų sumų analizė sutarčių ir pirkėjų užsakymų (paraiškų) kontekste

Paprastai kalbant, informaciją apie gautinas sąskaitas sutarčių ir klientų užsakymų kontekste „1C:Enterprise 8.0“ galima gauti iš kelių tipų ataskaitų, būtent: „Atsiskaitymai su sandorio šalimis“, „Sąskaitų šalių skola“, „Gautinų sumų diagrama“ “, išskyrus Be to, tiks ir kai kurios universalios formos. Nepaisant to, sąmoningai ir toliau naudosime tik vieną ataskaitą „Skolos pagal sandorio šalis“, kurios dėka tirsime sistemos galimybes įvairiai grupuojant ir atrenkant duomenis. Kitaip tariant, pamatysime, kaip remiantis tuo pačiu ataskaitos šablonu galima gauti kelias skirtingas formas.

Pradėkime nuo to, kad į bet kurią ataskaitą gali būti įtraukta ne visa informacija, o tik informacija, atitinkanti tam tikrą kriterijų (ar kelis kriterijus). Ką darysime dabar, sutarčių ataskaitoje pasirinkę tik tas sutartis, kurios sudaromos su keturiomis konkrečiomis skolininkų organizacijomis – „Zarya“, „Snezhinka“ prekybos centru, „Fresh Wind“ ir „Morozko“. Norėdami tai padaryti, atrankos pagal sandorio šalį sąlygose (žr. 13 pav.), viršutinėje ataskaitos dalyje nurodykite sąlygos tipą – „Sąraše“ ir tada įtraukite į sąrašą tas sandorio šalis, kurios mus domina.

Duomenų grupavimas ataskaitose gali būti atliekamas tiek vertikaliai (pagal eilutes), tiek horizontaliai (pagal stulpelius) – 14 pav.

Mūsų atveju grupavimą horizontaliai atlieka rangovai, o vertikaliai - pagal sandorio šalių sutartis.

Taigi gavome gražų pranešimą apie gautinas sumas sutarčių, sudarytų su pirkėjais ir klientais, kontekste.

Dabar tarkime, kad įmonė turi kelių tipų sutartis, kurios skiriasi viena nuo kitos pirkėjo atsiskaitymu už siunčiamus produktus. Būtų logiška paanalizuoti, o pagal kokias sutartis skolos atsiranda dažniau?

Sistemoje tokia galimybė yra. „1C:Enterprise 8.0“ sutartys gali būti skirstomos pagal tipus, naudojant, pavyzdžiui, analitinį požymį „Savitarpių atsiskaitymų tipas“ (žr. 15 pav.).

Toliau ataskaitoje „Skolos pagal sandorio šalis“ užtenka sugrupuoti duomenis pagal šį analitinį požymį (grupavimo nustatymas parodytas 16 pav.), Ir iš karto gausime atsakymą į savo klausimą.

Gautinų sumų ataskaita, sugrupuota pagal sutarčių rūšis, pateikta 17 pav.

Kas išplaukia iš ataskaitos? Ir iš to seka, kad gautinos sumos įmonėje egzistuoja tik pagal dviejų rūšių sutartis. Pirmasis yra sutartys, pagal kurias pirkėjas sumoka tiesiogiai išsiuntęs produktus. Antrasis tipas – sutartys, pagal kurias pirkėjas atsiskaito kartą per mėnesį paskutinę dieną už per mėnesį išsiųstas prekes.

Tuo pačiu metu skola pagal pirmos rūšies sutartis yra daug didesnė nei pagal antrąją. Galbūt įmonei derėtų peržiūrėti einamųjų sutarčių sąlygas, nes būtent dėl ​​jų atsiranda nemaža skolų suma? Ir, ko gero, prasminga tokių sutarčių apskritai nesudaryti, o dirbti su savo sandorio šalimis kitokiomis sąlygomis, taip sumažinant „gautinų sumų“ tikimybę ateityje. Nors, atvirai kalbant, žiūrint į mūsų ataskaitą, visiškai neaišku, kad visų bėdų priežastis slypi būtent sutartyse.

Šiuo atžvilgiu prasminga, galima „kapstyti“ dar giliau ir pasižiūrėti, už kokius užsakymus (paraiškas) susidarė skola. Noriu pastebėti, kad tokia galimybė sistemoje egzistuoja tik tuo atveju, jei sutartyse pasirenkamas tarpusavio atsiskaitymų vykdymo ženklas „pagal užsakymus“, o ne „dėl sutarties kaip visumos“.

Norėdami gauti informaciją apie „sąskaitos gautinas sumas“, naudosime tą pačią ataskaitą „Sandorio šalių skola“, tačiau šį kartą ataskaitos nustatymuose nustatysime dvi grupes pagal eilutes – „Sandorio šalis“ ir „Sandoris“. Pagal "sandorius" šiuo atveju kalbama tik apie pirkėjų užsakymus. Rezultatas parodytas 18 paveiksle.

Sandorio šalis „Morozko“ mums neapmokėjo už du užsakymus, „Snezhinka“ ir „Fresh wind“ turėjo po vieną neapmokėtą užsakymą. Kalbant apie Iskra sandorio šalies skolą, mes, deja, negalėsime detalizuoti pavedimų. Kaip tik dėl minėtos priežasties sutartyje su Iskra, pagal kurią atsirado skola, įtvirtintas tarpusavio atsiskaitymų vykdymo ženklas „pagal sutartį kaip visumą“.

Be to, galima atlikti dar gilesnę užsakymų analizę pagal įvairius kriterijus, grupuojant užsakymus pagal įmonės padalinius, atsakingus darbuotojus ir bet kokią kitą informaciją, kuri yra pirkėjų prašymuose. Arba net nėra. Pavyzdžiui, išsikelkime sau užduotį išsiaiškinti, ar klientų atsiskaitymų vėlavimas kaip nors susijęs su įmonės produkcijos kokybe. Norėdami atlikti šią užduotį, siūlome atlikti šiuos veiksmus: remiantis pirkėjų apklausa, užsakymuose tiesiogiai nurodyti, kaip pirkėjas vertina pagal užsakymą išsiųstų gaminių kokybę, o tada sugrupuoti visus užsakymus, už kuriuos yra „gautinas“ pagal šiuos skaičiavimus. Ir tada gautą informaciją koreliuokite su gautinų sumų už užsakymus sumomis.

Tačiau atidarydami dokumentą „Pirkėjo užsakymas“ 1C:Enterprise 8.0 jame nerasime tokio lauko (rekvizito), kuriame būtų galima įvesti informaciją apie pirkėjo užsakytų gaminių kokybės vertinimą. Ar tai reiškia, kad mūsų užduotis neįmanoma? Visai ne. „1C:Enterprise 8.0“ prie dokumentų (ir ne tik prie dokumentų) galima pridėti bet kokią papildomą informaciją, vadinamą „ypatybėmis“. Pasinaudoję šia puikia galimybe, sugalvojome naują turtą, kurį pavadinome „Užsakytų prekių kokybės klientų įvertinimu“ ir netgi nustatėme galimas reikšmes „Patenkinamai“, „Nepatenkinamai“.

Po to, kai užsakymuose nurodėme, kaip pirkėjas vertina siunčiamų prekių kokybę, atsirado galimybė gauti tokios formos gautinų sumų ataskaitą - žr. 20 pav. (paveiksle parodyta ir pati ataskaita, ir jos nustatymai pagal duomenų grupavimą ):

Anot pranešimo, vargu ar pirkėjų neatsiskaitymą lems skundai dėl įmonės produkcijos kokybės. Tik vienu atveju (pirkėjo „Morozko“ užsakymas 1 625,00 USD sumai) pirkėjas aiškiai nepatenkintas prekių kokybe, o tai, žinoma, gali būti priežastis, kodėl pirkėjas nesumokėjo šios sumos. įsakymas. Dėl kitų užsakymų tokios išvados daryti negalima.

Tai kodėl jie nemoka?

Tai kodėl jie nemoka? Žinoma, galite apklausti pačius skolininkus, atspindėti apklausos rezultatus 1C:Enterprise 8.0 ir tada sudaryti užsakymų ataskaitą, sugrupuotą pagal vėluojančių mokėjimų priežastis. Pavyzdžiui, šioje formoje (21 pav.):

Žinoma, ne visada įmanoma gauti objektyvių duomenų atliekant apklausą, tačiau mūsų pavyzdyje (21 pav.) yra apie ką pagalvoti. Beveik puse atvejų skolininkai kaip neatsiskaitymo priežastį nurodė susitarimą atidėti atsiskaitymą su pardavimo vadybininku, o sutarčių su pirkėjais sąlygose atidėjimo, atrodo, nebuvo. Pagal dokumento „Pirkėjo užsakymas“ atributą „Atsakingas“ sugrupuota ataskaita padės išsiaiškinti, kurie darbuotojai rodo netinkamą iniciatyvą (manoma, kad darbuotojas, kuris nurodytas atsakingas, dirbo su šiuo pirkėjo prašymu).

Galima ataskaitos versija parodyta 22 pav.

Apibendrindami tai, kas išdėstyta pirmiau, pastebime, kad yra daug galimybių kurti analitines ataskaitas 1C: Enterprise 8.0. Mūsų pavyzdyje beveik visą laiką dirbome su vieno tipo ataskaita „Sąlygų skola“, ir net tada neišnaudojome visų jos galimybių. „1C:Enterprise 8.0“ (jei kalbame apie sudėtingą sprendimą „Gamybos įmonės valdymas“) yra daugiau nei šimtas valdymo analitinės atskaitomybės formų, be to, yra keletas universalių formų („balansai ir apyvartos“, „sąrašas \ kryžminis skirtukas“, „universali diagrama“), taip pat specialus įrankis „ataskaitų konsolė“, leidžiantis pasirinktinai pasirinkti duomenis iš sistemos. Dėl to įmonės, naudojančios „1C:Enterprise 8.0“, turi galingą analitinį įrankį, kuris yra naudingas visiems įmonės padaliniams. Jei išmoksite teisingai juo naudotis. Ir tai nėra taip sunku, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio.

Grįžtant prie mūsų pavyzdžio tema „gautinos sumos“, apibendrinant apsvarstysime dar vieną nedidelį klausimą. Labai noriu sužinoti, kada mūsų skolininkai planuoja sumokėti savo skolas?

Kaip gauti duomenis apie planuojamus grynųjų pinigų įplaukimus iš klientų 1C:Enterprise 8.0

Pinigų valdymo posistemis, kuris yra 1C:Enterprise 8.0. Gamybos įmonės valdymo sprendimo dalis, leidžia planuoti grynųjų pinigų įplaukas iš klientų, atspindėti faktinius mokėjimus ir susieti faktus su planais.

23 paveiksle parodytas planuojamų pinigų įplaukų ataskaitos pavyzdys. Ataskaita parengta atsižvelgiant į sandorio šalių kontekstą. Tiesą sakant, pateikta forma yra lėšų gavimo iš pirkėjų plano-fakto analizė. Stulpelyje „kvitas“ pateikiama informacija apie tai, kiek planuojame gauti iš pirkėjo per šį laikotarpį (mūsų pavyzdyje tai yra 2005 m. III ketvirtis). Stulpelyje „išlaidos“ rodomos faktinės pirkėjų lėšų gavimas per tą patį laikotarpį. Stulpeliuose „pradinis likutis“ ir „pabaigos likutis“ matome, kiek pirkėjui liko sumokėti suplanuotų kvitų (atitinkamai laikotarpio pradžioje ir pabaigoje, mūsų pavyzdyje – 2005-07-01 ir 2005-09-30). Jei stulpeliuose „pradinis likutis“ ir „galinis likutis“ yra suma su minuso ženklu, tai rodo, kiek faktinis pirkėjo mokėjimas viršijo planuotą.

Ataskaita „planuojami kasos įplaukimai“ gali būti detalizuojama pagal klientų užsakymus, sutartis, padalinius, konkrečias planuojamų ir faktinių mokėjimų datas, valiutas, mokėjimų rūšis ir kt. - minimalus galimų variantų sąrašas parodytas 24 pav.

Taigi, sugeneravę „Planuotų pinigų įplaukų“ ataskaitą, su reikiama analize ir reikiamam laiko intervalui (arba esamu laiku), galėsime matyti, iš ko ir už ką tikėjomės (ar šiuo metu tikimės) kasos pajamų. . Žinoma, visą šią informaciją gausime su sąlyga, kad planuojami mokėjimai bus užregistruoti informacinėje sistemoje.

Be planuojamų pirkėjų mokėjimų registravimo sistemoje, primygtinai galima rekomenduoti registruoti įvykius (derybas) su pirkėjais dėl gautinų sumų grąžinimo. Tokių duomenų kaupimas sistemoje leis jų pagrindu reguliariai analizuoti, kokias pastangas deda įmonės darbuotojai, kad būtų grąžintos gautinos sumos (o lygindami derybų apimtis ir įmonei grąžintos skolos sumą, įvertins ir rezultatą šių pastangų). Pavyzdys, kaip galima registruoti derybas su skolininku 1C:Enterprise 8.0, parodytas 25 pav.

Apibendrinant

Taigi, naudodamiesi darbo su gautinomis sumomis pavyzdžiu, susipažinome su kai kuriomis programinės įrangos sistemos 1C:Enterprise 8.0 galimybėmis, susijusiomis su valdymo ataskaitų generavimu.

Akivaizdu, kad ši sistema tikrai gali tapti tikru pagalbininku kasdieniame analitikų ir visų lygių vadovų darbe šiuolaikinėje Rusijos įmonėje. „1C:Enterprise 8.0“ valdymo ataskaitų kūrimas pagrįstas daugiau nei šimtu ataskaitų šablonų tipų, apimančių kelis kontūrus – gamybos valdymą, įrangą, pirkimus, logistiką, atsargų valdymą, pardavimą ir CRM, personalo valdymą, finansų valdymą: biudžeto sudarymą, valdymą. apskaita, rusiška apskaita ir TFAS. Ataskaitos vartotojas savo ruožtu gali lanksčiai pritaikyti kiekvieną šabloną konkrečioms užduotims atlikti. Tačiau neįmanoma nepastebėti, kad tokiam galingam įrankiui ištirti reikia pakankamai pastangų, nes ne visos sistemos galimybės yra paprastos ir suprantamos iš pirmo žvilgsnio. Norėdami pasinerti į temą „Vadybos ataskaitos 1C:Enterprise 8.0“, galime rekomenduoti apsilankyti to paties pavadinimo seminare, kurį organizuoja įmonė „vdgb-CONSULT“.

Mokymų rezultatas bus pastebimas – įmonė atras naujų galimybių analizuoti savo veiklą, padeda laiku priimti reikiamus valdymo sprendimus. Be to, gerai išstudijavusi programinės įrangos sistemą, įmonė suteikia sau santykinę nepriklausomybę nuo konsultantų.