Buhalterio gauta pirminė dokumentacija būtinai turi būti patikrinta tiek forma, tiek turiniu. Vertinamas registracijos teisingumas ir išsamumas, privalomų rekvizitų buvimas, užfiksuotų operacijų teisėtumas, loginis rodiklių ryšys. Po to atliekamas duomenų registravimas ir grupavimas. Informacija registruojama analitinių ir sintetinių sąskaitų sistemoje. Tam yra numatyti apskaitos registrai: apskaitos formos. Panagrinėkime toliau, kokie jie gali būti.
Bendra informacija
Apskaitos registrai yra specialios lentelių lentelės. Jos formuojamos pagal informacijos apie turtą ir šaltinius ekonominę grupavimą. Apskaitos registrų formos yra būtinos, kad atitinkamose sąskaitose būtų atsispindi vykdomos verslo operacijos.
klasifikacija
Esami apskaitos registrų tipai skirstomi pagal paskirtį, išvaizdą ir duomenų apibendrinimo būdą. Pagal pirmąjį kriterijų išskiriami dokumentai:
- Sistemingas.
- Chronologinis.
- Kombinuotas sinchroninis.
Chronologiniai apskaitos registrai – tai dokumentai, kuriuose įrašomi ūkinės veiklos faktai, kai jie vykdomi, be kitokio sisteminimo. Tai apima, pavyzdžiui, registrus. Įrašai daromi sisteminėse lentelėse pagal grupavimo požymius – sąskaitas. Informacija iš šių dviejų tipų registrų turėtų papildyti viena kitą. Todėl chronologinių dokumentų apyvartų suma visada lygi kredito/debeto skaičių sumai iš sisteminių lentelių. Kai į vieną registrą įtraukiami ir chronologiniai, ir sisteminiai įrašai, jis laikomas kombinuotu (sinchroniniu).
Apibendrinant informaciją
Tuo remiantis apskaitos registrai skirstomi į diferencijuotuosius ir integruotuosius. Duomenų svarstymas gali būti atliekamas indukciniu būdu, ty į bendrą nuo konkretaus. Šiuo atveju vyksta informacijos integravimas. Be to, apibendrinimas gali būti atliekamas dedukciniu būdu: į konkretų nuo bendro (nuo ataskaitos iki pirminės dokumentacijos). Šiuo atveju yra informacijos diferenciacija.
Išvaizda
Pagal šį kriterijų išskiriami šie apskaitos registrai:
- Knygos. Tai specialiu būdu pažymėtas, suvarstytas, įrištas ir atsakingo asmens (vyriausiojo buhalterio) pasirašytas dokumentas.
- Kortelės. Tai formos, atspausdintos kaip lentelės.
- Nemokami lakštai. Tokie apskaitos registrai yra lentelės, dedamos ant formų, kurios yra privalomos. Tokie lapai laikomi alternatyva knygoms ir kortelėms. Šie popieriai laikomi aplankuose. Jų, kaip ir kortelių, registrai turėtų būti vedami.
- Mašinos laikmenos. Šie apskaitos registrai turi techninių savybių. Tokiu atveju duomenys talpinami ne popieriuje, o elektroninėje laikmenoje (drave).
Apsvarstykite pagrindinius apskaitos registrus atskirai.
Knygos
Šiuose registruose pateikiama informacija apie ūkinės veiklos (operacijų) faktus. Jis platinamas pagal objektų specifiką. Knygos turi būti sukurtos pagal taisyklių reikalavimus. Be to, kad jie turi būti įrišti, suvarstyti ir sunumeruoti, paskutinio lapo kitoje pusėje turi būti nurodytas puslapių skaičius. Po nurodytu numeriu įmonės vadovo ir Ch. buhalterė, antspauduota. Paprastai knygos naudojamos tais atvejais, kai stebimų objektų yra nedaug. Tačiau kai kurioms kategorijoms (pavyzdžiui, grynųjų pinigų operacijoms) įmonės įrašus kasos knygoje, kur įrašomi visi įvykiai. Didžiojoje knygoje apibendrinami visi objektai.
Kortelės
Tai gana patogi registrų forma. Juos galima rūšiuoti, jie išsiskiria matomumu ir prieinamumu tvarkant. Išoriškai kortelės gali būti skirtingos. Dažniausiai pasitaikantys tipai: sutartis, kelių stulpelių ir inventoriaus. Pirmieji užpildomi vienoje pusėje, nes debeto ir kredito stulpeliai yra greta. Lygiagrečių stulpelių buvimas leidžia matyti įmonės atsiskaitymo operacijų būklę. Inventoriaus kortelėse atsižvelgiama į materialines vertes. Jie patenka į stulpelį „Likutis“. Jame atsispindi lėšų suma, likusi po verslo sandorio įregistravimo. Todėl kiekvienoje sąskaitoje yra įplaukų, išlaidų ir likučių stulpeliai. Antraštėje pateikiamas akcijų standartas (riba). Jo buvimas leidžia lengvai nustatyti, ar įmonėje šių lėšų yra didesniais kiekiais, nei tikėtasi. Jei paaiškėja, kad jų yra mažiau, tada nustatomas skirtumas su riba. Kelių stulpelių kortelėse, paskirstant komponentus stulpeliuose, atsižvelgiama į įmonės ekonominio gyvenimo operacijas. Tai, pavyzdžiui, aktualu tais atvejais, kai faktas fiksuojamas kompleksinėmis sumomis, tai yra atspindimas įvairių įmonės išlaidų apmokėjimas.
Laisvi paklodės
Jie yra didesni už korteles. Atitinkamai didėja ir juose atsispindinčios informacijos kiekis. Apskaitos praktikoje nemokami lapai yra skirtingos ataskaitos. Jie naudojami vienarūšiams duomenims apibendrinti. Pavyzdžiui, jie atspindi ilgalaikio turto nusidėvėjimą, prekių išleidimą (išvežimą) ir pan.
Mašinos laikmenos
Tai gali būti diskeliai, diskai ir kt. Naudodama tokius registrus, įmonė privalo daryti popierines dokumentų kopijas. Tai, be kita ko, daroma kontrolę vykdyti įgaliotų institucijų, taip pat teismo ir prokuratūros prašymu. Medijos funkcijos nustato informacijos išdėstymo tvarką. Jų panaudojimą lemia atliekamų operacijų masiškumas, apskaitos objektų specifika ir apimtis bei kiti veiksniai.
Išvada
Ūkinių operacijų įrašymo apskaitos registruose teisingumą užtikrina jas surašę ir pasirašę asmenys. Tokios dokumentacijos saugojimo procese būtina užtikrinti informacijos apsaugą nuo neteisėto taisymo. Klaidų taisymai apskaitos registruose turi būti pagrįsti ir patvirtinti pakeitimus atlikusio darbuotojo parašu. Tokiu atveju reikia nurodyti taisymo datą. Pagal federalinį įstatymą „Dėl apskaitos“ registruose esanti informacija yra priskiriama komercinei paslapčiai. Asmenys, turintys prieigą prie tokių dokumentų, privalo juos saugoti. Už informacijos atskleidimą pažeidėjai atsako pagal vidaus teisės aktų normas.
