Prije svega, izdaje se odgovarajući nalog. Za njega je razvijen jedinstveni obrazac NINV-22, obrazac prema OKUD 0317018 koji sadrži sljedeće podatke:
- naziv kompanije;
- strukturna podjela;
- sastav komisije za popis;
- spisak provjerenih obaveza i imovine;
- vrijeme i mjesto popisa;
- osnova za popis.
Spisak je sastavljen u dva primjerka. Prvi je da računovodstveni servis sastavlja obračun (ako postoje neslaganja sa računovodstvom). Drugi je za materijalno odgovorno lice (u daljem tekstu - MOL).
Prilikom promjene materijalno odgovornog lica, popis se sastavlja u tri primjerka.
Prije početka postupka, materijalno odgovorno lice dobija potvrdu da su svi dokumenti predati računovodstvu, dakle uzeti u obzir ili otpisani kao trošak. Sastavljen je u jedinstvenom obliku inventara, na dnu naslovne strane. Poseban dokument nije potreban.
Nalog za inventar
Formirati popis inventara artikala
Postoji jedinstveni dokument - obrazac broj INV-3 (obrazac prema OKUD 0317004), odobren Rezolucijom Goskomstata br. 88. Neophodan je prilikom popisa materijala, robe i gotovih proizvoda. Obrazac inventara možete preuzeti, a u nastavku ćemo korak po korak objasniti kako ga ispravno popuniti.
Kako popuniti inventar
Korak 1. Popunjavamo naziv organizacije, strukturne jedinice, OKTMO šifru, vrstu vrijednosti, detalje o dokumentacionoj bazi za inventar.
Korak 2. Finansijski odgovorno lice svojim potpisom potvrđuje da je sva roba i materijal knjižen ili otpisan.
Korak 3: U organizacijama u kojima se podaci automatski evidentiraju u specijalizovanim programima, obrazac br. INV-3 se sastavlja pomoću ovih programa. Oni sami popunjavaju kolone 1-9, a komisija u koloni 10 bilježi prisustvo objekata na listi. Komisija utvrđuje stvarnu raspoloživost popisane imovine, po potrebi je preračunava i nadmašuje. Zabranjeno je unositi podatke o stanju u listu sa riječi materijalno odgovornog lica ili prema računovodstvenim podacima, bez provjere njihovog stvarnog prisustva.
U primjeru ispod, broj artikla i inventarni broj su isti, ali to nije neophodan uslov. Kolona "broj pasoša" (9) popunjava se samo ako roba i materijal sadrži drago kamenje i metale.
Rezultat se sumira za svaku stranicu obrasca. Broj stranica može biti bilo koji, ovisno o stvarnoj dostupnosti dragocjenosti.
Korak 4. Nakon popunjavanja svih polja, sastavlja se posljednji list sa rezultatima svih stranica, potpisom predsjednika i sastavom popisne komisije, koji su definisani u nalogu. Komisija može uključivati:
- administrativno osoblje organizacije;
- računovodstveno osoblje;
- drugi specijalisti.
Odgovorna lica za skladištenje robe i materijala potvrđuju činjenicu svog prisustva na popisu i potpisuju izjavu, slažući se sa stvarnim podacima navedenim u njoj.
Uzorak popisne liste inventara
Primjer popunjavanja popisne liste osnovnih sredstava
Za to se koristi jedinstveni obrazac br. INV-1. Popunjava se slično kao u primjeru za obrazac broj INV-3. Slobodno koristite priložena uputstva.
Nudimo i preuzimanje obrasca popisa osnovnih sredstava.
Odgovornost za sastavljanje i zadržavanje
Nakon potpisivanja svih primjeraka inventara, jedan od njih se prenosi u računovodstvenu službu radi utvrđivanja neslaganja i sastavljanja obračuna (jedinstveni obrazac br. INV-19, OKUD 0317017). Ako se pronađu nestašice ili viškovi, računovodstveni servis nudi opcije za odražavanje ovih činjenica iz ekonomskog života organizacije.
Na osnovu rezultata popisa, materijalno odgovorna lica mogu biti kažnjena zbog štete nanesene organizaciji.
Popisna komisija je odgovorna za pripremu dokumentacije, poštovanje rokova i procedura za sprovođenje popisa. Ako najmanje jedan od članova komisije nije bio prisutan prilikom popisa, njegovi rezultati se mogu osporiti.
Inventar se čuva u organizaciji najmanje pet godina.
