Primarna dokumentacija koju prima računovodstvo obavezno podliježe provjeri kako u formi tako iu sadržaju. Ocjenjuje se ispravnost i potpunost registracije, prisustvo obaveznih detalja, zakonitost evidentiranih transakcija, logička povezanost indikatora. Nakon toga se vrši registracija i grupisanje podataka. Informacije se evidentiraju u sistemu analitičkih i sintetičkih računa. U tu svrhu predviđeni su računovodstveni registri: oblici računovodstva. Razmotrimo dalje šta oni mogu biti.
Opće informacije
Računovodstveni registri su posebne tabele. Formiraju se prema ekonomskom grupisanju informacija o imovini i izvorima. Obrasci računovodstvenih registara su neophodni da bi se prikazale tekuće poslovne transakcije na relevantnim računima.
Klasifikacija
Postojeće vrste računovodstvenih registara podijeljene su prema namjeni, izgledu i načinu sumiranja podataka. Prema prvom kriteriju razlikuju se dokumenti:
- Sistematično.
- Hronološki.
- Kombinovani sinhroni.
Hronološki knjigovodstveni registri su dokumenti u kojima se evidentiraju činjenice o privredi kako se obavljaju, bez druge sistematizacije. To uključuje, na primjer, registre. Evidentiranje se vrši u sistematskim tabelama prema grupnim karakteristikama - konti. Informacije iz ove dvije vrste registara trebale bi se dopunjavati. Stoga je zbir prometa za hronološke dokumente uvijek jednak zbiru kreditnih/debitnih iznosa iz sistematskih tabela. Kada se u jedan registar upisuju i hronološki i sistematski zapisi, smatra se kombinovanim (sinhronističkim).
Sumiranje informacija
Po ovom osnovu računovodstveni registri se dijele na diferencirane i objedinjene. Razmatranje podataka može se vršiti induktivno, odnosno na opšte od posebnog. U ovom slučaju dolazi do integracije informacija. Takođe, generalizacija se može sprovesti deduktivno: na posebno od opšteg (od izveštavanja do primarne dokumentacije). U ovom slučaju dolazi do diferencijacije informacija.
Izgled
Prema ovom kriteriju razlikuju se sljedeći računovodstveni registri:
- Knjige. Oni su dokument koji je posebno označen, uvezan, ukoričen i potpisan od strane odgovorne osobe (glavnog računovođe).
- Karte. To su obrasci štampani kao tabele.
- Besplatne posteljine. Takvi računovodstveni registri su tabele koje se nalaze na obrascima koji su obavezujući. Takvi listovi se smatraju alternativom knjigama i karticama. Ovi papiri se čuvaju u fasciklama. Za njih, kao i za kartice, treba voditi registre.
- Mašinski mediji. Ovi računovodstveni registri imaju tehničke karakteristike. U ovom slučaju, podaci se ne postavljaju na papir, već na elektronski medij (disk).
Razmotrite glavne računovodstvene registre odvojeno.
Knjige
Ovi registri sadrže podatke o činjenicama ekonomske aktivnosti (poslovanja). Distribuira se prema specifičnostima objekata. Knjige moraju biti dizajnirane u skladu sa zahtjevima pravila. Osim što moraju biti ukoričeni, vezani i numerisani, na poleđini posljednjeg lista mora biti naveden i broj stranica. Ispod naznačenog broja potpisi rukovodioca preduzeća i gl. računovođa, pečat. Obično se knjige koriste u slučajevima kada su objekti posmatranja u malom broju. Ali za brojne kategorije (na primjer, za gotovinske transakcije), preduzeća vode evidenciju u knjizi blagajne, gdje se upisuju svi događaji. Glavna knjiga sažima sve objekte.
Karte
Ovo je prilično zgodan oblik registara. Mogu se sortirati, razlikuju se po preglednosti i pristupačnosti prilikom rukovanja. Eksterno, karte mogu biti različite. Najčešći tipovi uključuju: ugovor, više kolona i inventar. Prvi se popunjavaju s jedne strane, jer su kolone zaduženja i kredita smještene jedna do druge. Prisustvo paralelnih kolona vam omogućava da vidite stanje operacija poravnanja preduzeća. Materijalne vrijednosti se uzimaju u obzir u inventarnim karticama. Oni ulaze u kolonu "Ostatak". Odražava iznos sredstava preostalih nakon registracije poslovne transakcije. Dakle, na svakom računu postoje kolone za primitke, rashode i stanja. Naslov sadrži standard (ograničenje) za zalihe. Njegovo prisustvo vam omogućava da lako utvrdite da li su ta sredstva prisutna u preduzeću u većim količinama od očekivanih. Ako se pokaže da ih je manje, onda se postavlja razlika sa granicom. U karticama sa više kolona, poslovanje ekonomskog života preduzeća uzima se u obzir sa alokacijom komponenti u kolone. Ovo je, na primjer, relevantno za slučajeve kada se neka činjenica evidentira u složenim iznosima, odnosno reflektuje se plaćanje raznih troškova kompanije.
Loose sheets
Veće su od karata. Shodno tome, povećava se i obim informacija koje se u njima odražavaju. U računovodstvenoj praksi besplatni listovi su različiti iskazi. Koriste se za generalizaciju homogenih podataka. Na primjer, odražavaju amortizaciju osnovnih sredstava, oslobađanje (isporuku) robe, itd.
Mašinski mediji
To mogu biti diskete, diskovi itd. Prilikom korišćenja takvih registara, preduzeće mora da napravi kopije dokumenata na papiru. Ovo se, između ostalog, radi na zahtjev organa nadležnih za vršenje kontrole, kao i suda i tužilaštva. Karakteristike medija određuju redoslijed u kojem su informacije raspoređene. Njihova upotreba određena je masovnošću izvršenih operacija, specifičnostima i obimom računovodstvenih objekata i drugim faktorima.
Zaključak
Ispravnost evidentiranja poslovnih transakcija u računovodstvenim registrima obezbjeđuju lica koja su ih sastavila i potpisala. U procesu čuvanja takve dokumentacije potrebno je osigurati zaštitu informacija od neovlaštenog ispravljanja. Ispravke grešaka u računovodstvenim registrima moraju biti obrazložene i potvrđene potpisom radnika koji je izvršio izmjene. U tom slučaju se mora navesti datum ispravke. U skladu sa Federalnim zakonom "O računovodstvu", podaci sadržani u registrima klasifikovani su kao poslovna tajna. Lica koja imaju pristup takvoj dokumentaciji dužna su je čuvati. Za otkrivanje informacija prekršioci odgovaraju u skladu sa normama domaćeg zakonodavstva.
