Όταν ο διευθυντής πηγαίνει διακοπές, είναι σημαντικό να ανατεθούν καθήκοντα σε έναν υπάλληλο της εταιρείας για να διασφαλιστεί ο συντονισμός των παραγωγικών δραστηριοτήτων και ο έλεγχός της. Πρέπει να είναι ικανός στον τομέα των δραστηριοτήτων διαχείρισης. Για την κατά νόμο αρμόδια υλοποίηση της εκδήλωσης θα πρέπει να συνταχθεί εντολή του διευθυντή για την ανάθεση καθηκόντων του διευθυντή κατά τη διάρκεια των διακοπών. Η διοικητική τεκμηρίωση είναι απαραίτητη, ακόμη και αν ο επικεφαλής μιας επιχειρηματικής οντότητας σχεδιάζει να απουσιάζει από τον χώρο εργασίας για αρκετές ημέρες. Η εταιρεία πρέπει πάντα να έχει ένα άτομο εξουσιοδοτημένο να υπογράφει την τεκμηρίωση.
Οι ευθύνες πρέπει να τεκμηριώνονται
Τα καθήκοντα του επικεφαλής της εταιρείας μπορούν να ανατεθούν σε οποιονδήποτε υπάλληλο που, κατά τη γνώμη του διευθυντή, έχει επαρκές επίπεδο εκπαίδευσης και πρακτικές διοικητικές δεξιότητες. Δεδομένου ότι η μεταβίβαση εξουσίας συνδέεται με τις δραστηριότητες διαχείρισης ολόκληρης της επιχειρηματικής οντότητας, είναι επιτακτική ανάγκη να υπάρχει εμπιστοσύνη σε έναν πιθανό αναπληρωτή. Οι αρμοδιότητές του θα περιλαμβάνουν:
- υπογραφή όλων των εγγράφων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της νομικής οντότητας·
- οργάνωση και διεξαγωγή επιχειρηματικών συναντήσεων·
- επικοινωνία με τους υπαλλήλους της εταιρείας·
- έλεγχος των δραστηριοτήτων μιας επιχειρηματικής οντότητας στο σύνολό της και των επιμέρους χωριστών διαρθρωτικών τμημάτων της.
Δείγμα επιστολής ανάθεσης
Ανάλογα με τη στελέχωση των εργαζομένων, τα καθήκοντα συνήθως ανατίθενται στους δικούς τους αναπληρωτές ή στους προϊσταμένους των διαρθρωτικών τμημάτων. Η εντολή θα πρέπει να εκδοθεί εκ των προτέρων, αλλά μόνο σε σχέση με τον υπάλληλο που έδωσε προηγούμενη γραπτή συγκατάθεση για την αντικατάσταση του διευθυντή κατά τη διάρκεια της απουσίας του.
Επί της διοικητικής τεκμηρίωσης μιας επιχειρηματικής οντότητας
Η ανάθεση καθηκόντων σε άλλον υπάλληλο για την περίοδο της άδειας θα είναι νόμιμη μόνο εφόσον η διαδικασία είναι τεκμηριωμένη.
Η υπογραφή εντολής από τον επικεφαλής της εταιρείας ρυθμίζει τις σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων και αποφεύγει τις διαφορές μεταξύ τους, καθώς και με εκπροσώπους εξουσιοδοτημένων φορέων. Διαταγή που εκδίδεται για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τις παραγωγικές δραστηριότητες και τις σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων ανήκει στην κατηγορία της διοικητικής τεκμηρίωσης. Δημιουργείται για κάθε μεμονωμένη περίπτωση. Η διαδικασία εγγραφής του ρυθμίζεται από τους κανόνες εργασίας γραφείου. Δεν επιτρέπουν την υπογραφή εγγράφου με την προσθήκη κάθετου ή της πρόθεσης «για» πριν από τη θέση του υπογράφοντος. Είναι υποχρεωτικό να αποκρυπτογραφηθούν τα αρχικά του επικεφαλής της εταιρείας που υπέγραψε την παραγγελία. Ένα δείγμα παραγγελίας για την ανάθεση καθηκόντων διευθυντή κατά τη διάρκεια διακοπών θα σας βοηθήσει να συντάξετε σωστά ένα έγγραφο, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις αποχρώσεις που εξασφαλίζουν νομική ασφάλεια.
Λεπτομέρειες Παραγγελίας
Ποιος έχει το δικαίωμα να συντάξει έγγραφο
Η εκτέλεση εντολής εμπίπτει στην αρμοδιότητα οποιουδήποτε υπαλλήλου της επιχείρησης έχει γνώση εργασιών γραφείου. Αυτός θα μπορούσε να είναι ένας νομικός σύμβουλος, ένας υπάλληλος ανθρώπινου δυναμικού, ένας γραμματέας ή ένας υπάλληλος που κατέχει θέση μηχανικού. Η εντολή τίθεται σε ισχύ μόνο μετά την υπογραφή της από τον διευθυντή.Χωρίς αυτόγραφο του επικεφαλής της επιχειρηματικής οντότητας, το έγγραφο θεωρείται άκυρο.
Διαβάστε επίσης: Πώς να συμπληρώσετε μια αίτηση για ΑΦΜ: δείγμα
Η βάση για την προετοιμασία του εγγράφου
Οποιαδήποτε διοικητική τεκμηρίωση συντάσσεται με βάση ένα γεγονός. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται στην παραγγελία. Σε αυτή την περίπτωση, η βάση για τη σύνταξη του εγγράφου είναι η απουσία του διευθυντή λόγω της αποχώρησής του με ετήσια άδεια. Ως σκοπό σύνταξης παραγγελίας μπορεί κανείς να υποδείξει την παροχή αδιάλειπτης εργασίας και την εφαρμογή αρμόδιου συντονισμού μιας επιχειρηματικής οντότητας. Απαιτούνται νομικές αναφορές.
Διάταξη διοικητικής τεκμηρίωσης
Αυτό παρέχει στους εργοδότες την ευκαιρία να συντάξουν ανεξάρτητα μια παραγγελία σε οποιαδήποτε μορφή, λαμβάνοντας υπόψη τις αποχρώσεις και τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης, καθώς και τις δικές τους αρχές σχετικά με τη διαδικασία εσωτερικής διαχείρισης εγγράφων. Δεδομένου ότι η θέση του διευθυντή είναι υπεύθυνη, στο διοικητικό έγγραφο για την ανάθεση καθηκόντων, είναι απαραίτητο να προβλεφθούν όλες οι πιθανές αποχρώσεις που σχετίζονται με την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων.
Γενικοί κανόνες για την προετοιμασία της τεκμηρίωσης στην επιχείρηση
Το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει:
- το όνομα της επιχειρηματικής οντότητας όπου δημιουργείται η παραγγελία·
- πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου και την ημερομηνία που το αναπληρωματικό πρόσωπο ανέλαβε τις εξουσίες του διευθυντή·
- αριθμός μητρώου, σύμφωνα με την εσωτερική λογιστική παρόμοιας τεκμηρίωσης·
- ο τόπος όπου συντάχθηκε το έγγραφο·
- τους λόγους επιβολής δασμών, που εκφράζονται σε σχέση με τον προσδιορισμό της εντολής για τις διακοπές του διευθυντή, που καταρτίστηκε λαμβάνοντας υπόψη το πρόγραμμα διακοπών για την επιχείρηση·
- κατάλογος των ανατεθέντων καθηκόντων·
- περιορισμός των εξουσιών·
- τη χρονική περίοδο για την οποία είναι σχετική η αντικατάσταση·
- παραχώρηση δικαιώματος υπογραφής·
- πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη εκτέλεσης των κύριων επίσημων καθηκόντων ενός ατόμου κατά την περίοδο αντικατάστασης του διευθυντή ·
- Μισθός.
Αποχρώσεις και σχεδιαστικά χαρακτηριστικά
Η διαδικασία έκδοσης εσωτερικής διοικητικής τεκμηρίωσης για μια επιχείρηση, καθώς και το περιεχόμενό της, δεν ρυθμίζονται από νομοθετικές απαιτήσεις. Το έγγραφο μπορεί να συνταχθεί σε οποιαδήποτε μορφή. Μπορεί να εκτυπωθεί σε οποιοδήποτε φύλλο χαρτιού. Είναι δυνατή η χρήση επιστολόχαρτου. Η παραγγελία μπορεί να γραφτεί στο χέρι ή να εκτυπωθεί σε εκτυπωτή.
