Η πρωτογενής τεκμηρίωση που λαμβάνεται από το λογιστήριο υπόκειται απαραιτήτως σε επαλήθευση τόσο ως προς τη μορφή όσο και ως προς το περιεχόμενο. Αξιολογείται η ορθότητα και πληρότητα της εγγραφής, η παρουσία υποχρεωτικών στοιχείων, η νομιμότητα των καταγεγραμμένων συναλλαγών, η λογική σύνδεση των δεικτών. Μετά από αυτό, πραγματοποιείται η καταχώριση και η ομαδοποίηση των δεδομένων. Οι πληροφορίες καταγράφονται στο σύστημα αναλυτικών και συνθετικών λογαριασμών. Για το σκοπό αυτό παρέχονται λογιστικά μητρώα: έντυπα λογιστικής. Ας εξετάσουμε περαιτέρω τι μπορεί να είναι.
Γενικές πληροφορίες
Τα λογιστικά μητρώα είναι ειδικοί πίνακες. Σχηματίζονται σύμφωνα με την οικονομική ομαδοποίηση πληροφοριών για την ιδιοκτησία και τις πηγές. Οι μορφές λογιστικών μητρώων είναι απαραίτητες για να αντικατοπτρίζουν τις τρέχουσες επιχειρηματικές συναλλαγές στους σχετικούς λογαριασμούς.
Ταξινόμηση
Οι υπάρχοντες τύποι λογιστικών μητρώων χωρίζονται ανάλογα με τον σκοπό, την εμφάνιση και τη μέθοδο σύνοψης των δεδομένων. Σύμφωνα με το πρώτο κριτήριο, τα έγγραφα διακρίνονται:
- Συστηματικός.
- Χρονολογικός.
- Συνδυασμένη σύγχρονη.
Τα χρονολογικά λογιστικά μητρώα είναι έγγραφα στα οποία γίνονται καταγραφές των γεγονότων της οικονομικής δραστηριότητας όπως διενεργούνται, χωρίς άλλη συστηματοποίηση. Αυτά περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, μητρώα. Οι εγγραφές γίνονται σε συστηματικούς πίνακες σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά ομαδοποίησης - λογαριασμών. Οι πληροφορίες από αυτούς τους δύο τύπους μητρώων θα πρέπει να αλληλοσυμπληρώνονται. Επομένως, το άθροισμα των τζίρων για τα χρονολογικά έγγραφα είναι πάντα ίσο με το άθροισμα των στοιχείων πίστωσης/χρεωστικής από συστηματικούς πίνακες. Όταν τόσο οι χρονολογικές όσο και οι συστηματικές εγγραφές καταχωρούνται σε ένα μητρώο, αυτό θεωρείται συνδυασμένο (συγχρονιστικό).
Συνοψίζοντας πληροφορίες
Σε αυτή τη βάση, τα λογιστικά μητρώα χωρίζονται σε διαφοροποιημένα και ολοκληρωμένα. Η εξέταση των δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί επαγωγικά, δηλαδή στο γενικό από το συγκεκριμένο. Σε αυτή την περίπτωση, πραγματοποιείται ενοποίηση πληροφοριών. Επίσης, η γενίκευση μπορεί να πραγματοποιηθεί απαγωγικά: στο ειδικό από το γενικό (από την αναφορά στην κύρια τεκμηρίωση). Σε αυτή την περίπτωση, υπάρχει διαφοροποίηση των πληροφοριών.
Εμφάνιση
Σύμφωνα με αυτό το κριτήριο, διακρίνονται τα ακόλουθα λογιστικά μητρώα:
- Βιβλία. Είναι ένα έγγραφο σημειωμένο με ειδικό τρόπο, δεμένο, δεμένο και υπογεγραμμένο από υπεύθυνο πρόσωπο (αρχι λογιστή).
- Καρτέλλες. Είναι έντυπα τυπωμένα ως πίνακες.
- Δωρεάν σεντόνια. Τέτοια λογιστικά μητρώα είναι πίνακες που τοποθετούνται σε έντυπα που υπόκεινται σε δεσμευτικό χαρακτήρα. Τέτοια φύλλα θεωρούνται εναλλακτική λύση στα βιβλία και τις κάρτες. Αυτά τα χαρτιά φυλάσσονται σε φακέλους. Για αυτούς, όπως και για τις κάρτες, θα πρέπει να τηρούνται μητρώα.
- Μέσα μηχανής. Αυτά τα λογιστικά μητρώα έχουν τεχνικά χαρακτηριστικά. Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα τοποθετούνται όχι σε χαρτί, αλλά σε ηλεκτρονικά μέσα (drive).
Εξετάστε τα κύρια λογιστικά μητρώα χωριστά.
Βιβλία
Αυτά τα μητρώα περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τα γεγονότα της οικονομικής δραστηριότητας (πράξεων). Κατανέμεται σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες των αντικειμένων. Τα βιβλία πρέπει να σχεδιάζονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των κανόνων. Εκτός από το γεγονός ότι πρέπει να είναι δεμένα, δεμένα και αριθμημένα, ο αριθμός των σελίδων πρέπει να αναγράφεται στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου. Κάτω από τον αναφερόμενο αριθμό, οι υπογραφές του επικεφαλής της επιχείρησης και του Ch. λογιστής, σφραγισμένος. Συνήθως, τα βιβλία χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις όπου τα αντικείμενα παρατήρησης είναι σε μικρό αριθμό. Αλλά για ορισμένες κατηγορίες (για παράδειγμα, για συναλλαγές σε μετρητά), οι επιχειρήσεις διατηρούν αρχεία στο βιβλίο ταμείου, όπου καταχωρούνται όλα τα γεγονότα. Το γενικό καθολικό συνοψίζει όλα τα αντικείμενα.
Καρτέλλες
Αυτή είναι μια αρκετά βολική μορφή μητρώων. Μπορούν να ταξινομηθούν, διακρίνονται από την ορατότητα και την προσβασιμότητα κατά το χειρισμό. Εξωτερικά, οι κάρτες μπορεί να είναι διαφορετικές. Οι πιο συνηθισμένοι τύποι περιλαμβάνουν: σύμβαση, πολλαπλή στήλη και απόθεμα. Οι πρώτες συμπληρώνονται στη μία πλευρά, αφού οι στήλες χρέωσης και πίστωσης βρίσκονται δίπλα δίπλα. Η παρουσία παράλληλων στηλών σας επιτρέπει να δείτε την κατάσταση των εργασιών διακανονισμού της επιχείρησης. Οι αξίες υλικών λαμβάνονται υπόψη στις κάρτες απογραφής. Μπαίνουν στη στήλη "Υπόλοιπο". Αντικατοπτρίζει το ποσό των κεφαλαίων που απομένουν μετά την εγγραφή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Επομένως, σε κάθε λογαριασμό υπάρχουν στήλες για εισπράξεις, έξοδα και υπόλοιπα. Η επικεφαλίδα περιέχει το πρότυπο (όριο) για το απόθεμα. Η παρουσία του σάς επιτρέπει να προσδιορίζετε εύκολα εάν αυτά τα κεφάλαια υπάρχουν στην επιχείρηση σε μεγαλύτερες ποσότητες από τις αναμενόμενες. Αν αποδειχθεί ότι είναι λιγότερα, τότε τίθεται η διαφορά με το όριο. Στις κάρτες πολλαπλών στηλών λαμβάνονται υπόψη οι λειτουργίες της οικονομικής ζωής της εταιρείας με την κατανομή των εξαρτημάτων στις στήλες. Αυτό, για παράδειγμα, έχει σημασία για περιπτώσεις όπου ένα γεγονός καταγράφεται σε σύνθετα ποσά, δηλαδή αποτυπώνεται η πληρωμή διαφόρων δαπανών της εταιρείας.
Χαλαρά σεντόνια
Είναι μεγαλύτερα από τις κάρτες. Αντίστοιχα, αυξάνεται και ο όγκος των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά. Στη λογιστική πρακτική, τα δωρεάν φύλλα είναι διαφορετικές καταστάσεις. Χρησιμοποιούνται για τη γενίκευση ομοιογενών δεδομένων. Για παράδειγμα, αντικατοπτρίζουν τις αποσβέσεις των πάγιων περιουσιακών στοιχείων, την αποδέσμευση (αποστολή) αγαθών κ.λπ.
Μέσα μηχανής
Μπορούν να είναι δισκέτες, δίσκοι κ.λπ. Όταν χρησιμοποιεί τέτοια μητρώα, η επιχείρηση πρέπει να δημιουργεί αντίγραφα εγγράφων σε χαρτί. Αυτό γίνεται, μεταξύ άλλων, κατόπιν αιτήματος των αρμόδιων για την άσκηση ελέγχου αρχών, καθώς και του δικαστηρίου και της εισαγγελίας. Τα χαρακτηριστικά πολυμέσων καθορίζουν τη σειρά με την οποία ταξινομούνται οι πληροφορίες. Η χρήση τους καθορίζεται από τη μαζική φύση των πράξεων που πραγματοποιούνται, τις ιδιαιτερότητες και τον όγκο των λογιστικών αντικειμένων και άλλους παράγοντες.
συμπέρασμα
Η ορθότητα της καταχώρισης των επιχειρηματικών συναλλαγών στα λογιστικά μητρώα διασφαλίζεται από τα πρόσωπα που τα συνέταξαν και τα υπέγραψαν. Κατά τη διαδικασία αποθήκευσης τέτοιας τεκμηρίωσης, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η προστασία των πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη διόρθωση. Οι διορθώσεις σφαλμάτων στα λογιστικά μητρώα πρέπει να αιτιολογούνται και να επιβεβαιώνονται με την υπογραφή του υπαλλήλου που έκανε τις αλλαγές. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να αναφέρεται η ημερομηνία διόρθωσης. Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική", οι πληροφορίες που περιέχονται στα μητρώα ταξινομούνται ως εμπορικό μυστικό. Τα άτομα που έχουν πρόσβαση σε τέτοια έγγραφα υποχρεούνται να τα τηρούν. Για την αποκάλυψη πληροφοριών, οι παραβάτες ευθύνονται σύμφωνα με τους κανόνες της εσωτερικής νομοθεσίας.
