Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?
Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана - это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.
Основные правила составления делового письма
Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.
Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.
Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.
Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:
- тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
- красная строка отсутствует;
- весь текст выравнивается по левому краю.
Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.
Эффективность делового письма заключается в четкости и логичности.
Элементы делового письма
Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.
Имя и адрес отправителя
Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Пример:
154 Tverskaya St
Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.
Дата
Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.
Вариантов написания даты несколько:
- June 24, 2016
- June 24rd,2016
- 24 June, 2016
- 24rd June, 2016
Адрес получателя
После даты пишется адрес получателя.
Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Перед именем обязательно указать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Barbara Grey
publishing company “GoodBook”
Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение
Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):
- Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
- Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:
Если Вы устали учить английский годами?
Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?
Без домашки. Без зубрежек. Без учебников
Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:
- Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
- Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
- Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
- Скачаете словарик в форматах PDF и MP3 , обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз
Введение
Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.
Все зависит от характера обращения:
- We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
- We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
- We confirm that… Мы подтверждаем, что …
- We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
- We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
- I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
- This is to confirm… Для подтверждения …
Основная часть письма
В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.
В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.
Заключительная фраза
В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.
Можно использовать следующие предложения:
- As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
- Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
- Thanking in advance. Заранее благодарю.
- Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
- I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.
Фраза перед подписью
Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:
- Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
- Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
- Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,
И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.
Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.
Название должности отправителя
Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором - после имени в скобках стоит (Mrs).
Точка в конце предложения не ставится.
Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Yours sincerely,
Nikole Noble(Mrs)
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Отметка о приложениях
Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).
После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.
Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Enc, a copy of the license.
Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.
Типы деловых писем с образцами
Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.
По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.
В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- ...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself b … показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were.. . Его/ее главными обязанностями было…
- His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника
Деловое поздравительное письмо
Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.
Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.
Фразы для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.
Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.
Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.
В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.
Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.
В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.
Фразы для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.
Важно в письмах приглашениях:
- писать полное имя партнера;
- оно должно быть кратким;
- уместно использовать юмор;
- отправить задолго до мероприятия.
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.
Фразы для ответа:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
- Regarding your question about… О тносительно вашего вопроса о…
Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.
Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.
Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!
В наши дни многие люди для общения выбирают электронную почту и обмен мгновенными сообщениями. Наверняка, многие из вас уже чувствуют ностальгию по бумажным письмам. По тем ощущениям, которые сопровождали нас, когда мы вдумчиво и старательно писали интересные и остроумные письма.
Безусловно, электронные сообщения эффективны, поскольку отправка и получение их мгновенны. В бизнесе слова превратились в аббревиатуры, в повседневном общении мы часто используем сокращения, бумага и ручка постепенно исчезают из нашего обихода.
К счастью, письма все еще являются неотъемлемой частью экзаменов по языку. В свете этого нам следует рассмотреть два вида письма - официальное и неофициальное. При написании письма важно помнить, кто будет его читать (друг, член семьи или потенциальный работодатель), основные темы, которые вы хотите описать, и любую другую информацию, которую, по вашему мнению, читатель должен узнать. Мы разберем написание неофициальных писем.
Неофициальное письмо
Сначала мы должны посмотреть на формат и стиль написания неофициального письма. При его оформлении мы используем сокращенные формы глаголов (I"m, I"ll etc.). Предложения и вопросы должны быть короткими и простыми, также лучше использовать простые схемы связей между ними.
Некоторые простые схемы:
- "But"
- "Because"
- "Also"
- "Then"
- "However ", и т.д.
Ваш должен быть написан на правой верхней части страницы с датой прямо под ним. Пропустив строку, приветствие начинают с левой стороны страницы.
Как правило, его начинают с "Dear…" или "Hi…" , после которых не ставится запятая.
Следующий абзац - начало самого письма - нужно писать с небольшим отступом вправо. Здесь необходимо обратиться к тому, кому Вы пишите - "It was great to hear from you" или "Thank you for your letter, it was lovely to hear from you" , также можно прокомментировать причину, по которой написали вам. Например, если тот, кто Вам писал, сообщил о том, что получил повышение или прошел очень важный тест, стоит его с этим поздравить: "Well done on passing your test / getting that promotion…" .
Во втором абзаце Вы можете написать ответы на те вопросы, которые Вам, возможно, задали в письме - скажем, на просьбу высказать мнение или дать совет.
- Выражения, используемые при обосновании своего мнения: "In my opinion..." , "It"s my belief that..." , "I definitely think that..."
- Выражения, используемые при предоставлении совета или предложения: "If I were you I would...." , "Why not try... ", "I suggest that..." , "You should perhaps..."
После этого Вы, в свою очередь, можете задать несколько вопросов - например, разузнать о чем-то поподробнее, или написать о том, что происходит в вашей жизни.
Изложив все, что Вы хотели, дайте читателю знать, что ваше письмо подходит к концу. Вы можете использовать такие фразы, как:
- "I look forward to hearing back from you soon"
- "Hope to hear from you soon"
- "Keep in touch"
Заканчивая письмо, Вы можете подписаться по-разному, разумеется, учитывая личность человека, к которому вы обращаетесь:
- "Best Wishes"
- "Sincerely (yours)"
- "(Lots of) Love"
- "(Best) Regards" и тд.
Пусть бумажные письма уже почти никто не пишет, но электронная почта — отличный способ общения. Представьте, что ваш друг находится в таком месте, где интернет всего несколько часов в сутки, и общаться в мессенджерах не получится. Вы понимаете, что необходимо написать письмо другу на английском языке . Как это сделать, с чего начать и какие фразы могут пригодиться, я расскажу ниже в статье.
Из статьи вы узнаете:
Как написать письмо на английском языке другу
Прежде всего, чтобы написать письмо другу на английском языке, нужно составить план на русском. Подумайте, о чем вы хотите рассказать другу? Не нужно пытаться рассказать обо всём и сразу, выделите одну тему.
Например, расскажите о своих планах на каникулы или о своём новом домашнем питомце. Вы можете написать письмо-отзыв о прочитанной книге или просмотренном фильме, рассказать о любимом аниме или о своем новом увлечении.
Конечно, знать правила орфографии и пунктуации английского языка и стараться им следовать — хороший тон. Тому, кому вы адресовали письмо, будет приятно читать грамотно составленное письмо.
Структура письма другу и полезные фразы
Как и любое письмо, письмо другу должно содержать:
- Приветствие.
- Основную часть.
- Заключительную часть (прощание и пожелания).
Рассмотрим каждый пункт.
В первой части письма люди приветствуют друга или знакомого. Вот общеупотребительные фразы приветствия на английском языке:
«My dear + имя» — что в переводе означает — «Мой (моя) дорогой (ая) + имя».
К примеру,
Hello, my dear Olya. — Привет, моя дорогая Оля.
Также возможно употребление просто имени:
Hello, Olga. — Здравствуй, Ольга.
Основная часть письма состоит из нескольких абзацев, в которых раскрывается тема, по которой вы пишите письмо.
Письмо другу на английском языке — это не официальный документ, поэтому вы можете использовать разные , например:
- As far as I know — насколько я знаю
- By the way — между прочим
- In a nutshell — короче говоря
В заключительной части , согласно нормам этикета, необходимо попрощаться с другом. Можно использовать следующие фразы:
- Many happy returns of the day — всего самого хорошего в этот день .
- Sincerely yours — искренне твой.
- Yours truly — всегда преданный тебе .
- Best wishes — с наилучшими пожеланиями .
- Yours Ever — всегда твой .
- Good luck — удачи .
Пример 1. Письмо другу на английском языке с переводом о планах на будущее
Первый пример письма другу на английском языке будет о планах на будущие каникулы.
I am writing to tell you about my next winter holidays.
I want to spend them in mountains. Skiing is a very popular sport in my country. It is very interesting. Even our prime minister likes skiing, it is his hobby. I began to ski with my father and sister in my childhood. We often go the forest and spend our time there. I think that the fresh air, clear nature and sport are very healthy for me. That’s why my hobby is skiing.
The mountain-skiing camp site is situated in Karpaty. It is about 200 kilometers from my сity. This camp site is very popular and many people visit it every year. There are 4 skiing tracks. Three of them are for skiing and one is for snowboards. In addition, there is the elevator, a cafe and the house, where you can have a rest. The length of the track is about 3 kilometers. The speed that you can gather there is very fast. Later, after this camp site I want to visit my grandfather who lives in another city. I miss him.
So, that is all about my holidays. Write to me more often. Good luck.
Truly Yours,
Maksim
.
Дорогой Антон,
Я пишу тебе, чтобы рассказать тебе о моих следующих зимних каникулах.
Я хочу провести их в горах. Катание на лыжах — очень популярный вид спорта в моей стране. Это очень интересно. Даже наш премьер министр любит кататься на лыжах — это его хобби. Я начал кататься на лыжах, когда был маленький, с моими папой и сестрой. Мы часто бываем в лесу и проводим там свое время. Я думаю, что свежий воздух, чистая природа и спорт очень полезны для меня. Вот почему мое любимое хобби — катание на лыжах.
Горнолыжная база находится в Карпатах. Это в двухстах километрах от моего города. Эта база очень популярна и каждый год ее посещают очень много людей. Там есть 4 лыжные трассы. Три из них — для лыж, одна — для сноуборда. Также там есть подъемник, кафе и дом, где ты можешь отдохнуть. Длина трассы примерно 3 километра. Скорость, которую можно там развить, очень высока. Затем, после этой базы, я хочу поехать к моему дедушке, который живет в другом городе. Я по нему скучаю.
Итак, вот и все мои каникул. Пиши мне чаще. Удачи.
Искренне твой,
Максим
Ниже вы найдёте ещё два примера писем другу
на английском языке с переводом на русский. Одно письмо про спорт, второе письмо про домашнего питомца.
Пример 2. Письмо другу о спорте на английском языке с переводом на русский
Во втором письме другу на английском пойдёт речь о спорте.
Thank you for your letter! Sorry for haven’t written to you for so long but I was busy all this time.
Well, I am very glad that you have passed all the exams! Congratulations! (I am very happy for you!) I guess, you should relax your body and mind after exams. And the best way to do it is to go for a walk!
You know, my favourite sports are baseball and swimming, but your mum gave you a good piece of advice! Basketball is a good choice for you!
As well, all teens in Russia prefer hockey and football. But everybody can choose something else…
Wow! Your brother has just come from Australia! That must be great! So, how was his trip? Was it successful? Did he enjoy the weather there?
Sorry, I must finish now, because I have to revise for my tomorrow exam. Hope to hear from you soon.
Best wishes,
Sergey
Перевод письма на русский язык :
Дорогой Саша,
Спасибо тебе за твое письмо! Прости, что я не писал тебе, но я был очень занят.
Так, я очень рад, что ты сдал все экзамены! Поздравляю! (Я очень счастлив за тебя!). Я думаю, что тебе следует расслабить как тело, так и душу после экзаменов. Лучший путь сделать это — ходить на прогулку!
Ты знаешь, мои любимые виды спорт — бейсбол и плавание, но твоя мама дала тебе хороший совет! Баскетбол — это хороший выбор для тебя!
Так, все подростки в России предпочитают хоккей и футбол. Но каждый может выбрать что-то свое …
Вот это да! Твой брат только что прилетел из Австралии! Это, должно быть, круто! Так, как прошло его путешествие? Какие успехи? Понравилась ли ему там погода?
Извини, я должен заканчивать, потому что я готовлюсь к завтрашнему экзамену. До скорой связи.
С наилучшими пожеланиями,
Сергей
Пример 3. Письмо другу на английском языке с переводом о питомце
In your last letter you asked me to tell you about my pets. OK, I can talk for hours on this topic. I have a dog; his name is La boule. That’s a French word which means a ball. He is a pug and he is very funny. I also have a hamster. His name is Albert. Not a usual name for a hamster, you say, but he is very curious and smart enough. I would also like to have a cat, but perhaps not now.
I’m fine, no changes since the last time. I’m passing my exams next week. After that, I’m looking forward to going abroad. I like traveling a lot. I’ve visited just a few European countries but I fell in love with the Old world. My dream is to go to Paris. This is the city of love, croissants and haut-couture. I think every person should see it and not necessarily die after it!
You told me that you had been to many countries. Tell me about your greatest trip! Have you been to Paris, did you like it? What are you going to do this summer? Where would you like to go?
I’m so happy that your sister married! Wish her and her husband a very good luck! Hope the wedding was as gorgeous as the bride was!
Could you send me some photos?
Sorry, I have to go, my parents are leaving on holidays, I need to see them off.
Waiting for your letter,
Yours truly,
Alex
Перевод письма на русский язык :
Дорогой Влад,
В своем прошлом письме ты просил меня рассказать о своих домашних животных. Что ж, на эту тему я могу говорить часами. У меня есть собака, его зовут Ля Буль. Это французское слово, которое переводится как шар. Это мопс, и он очень забавный. У меня также есть хомяк. Его зовут Альберт. Необычное имя для хомяка, ты скажешь, но он очень любознательный и достаточно умный. Мне бы также хотелось кошку, но, возможно, не сейчас.
Я в порядке, с прошлого раза никаких изменений. На следующей неделе я сдаю экзамены. После этого я очень жду поездку заграницу. Я очень люблю путешествовать. Я был всего в нескольких европейских странах, но я влюбился в Старый свет. Моя мечта – поехать в Париж. Это город любви, круасанов и высокой моды. Я думаю, каждый должен увидеть его, и совершенно необязательно умирать после этого!
К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate . Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане - это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения. Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки. Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации. 
Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.
Ключевые правила деловой переписки на английском
Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.
- Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
- Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
- Цвет шрифта - только черный (выделения другим цветом не допускаются);
- Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
- «Красная строка» не используется;
- Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
- Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.
I.Начало письма
1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт - с новой строки. Пример такого начала:
Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Russia
Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.
2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».
3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.
Пример оформления:
Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002
4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:
Dear John,
Hello Mr. Doe
Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:
Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All
- возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir
- вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.
Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения "To Whom It May Concern". Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.
II. Главная часть письма
5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP - Very Important Person ).
Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.
Классической фразой для начала письма является "I am writing you regarding..." / "I am writing you concerning..." ("Я пишу вам по поводу..."), "I am writing you in response to your letter." (Я пишу в ответ на ваше письмо).
Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.
- Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды - только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
- Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
- Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.
6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).
III. Завершение
Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма - это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь. Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: "Yours sincerely" or "Sincerely"). Также допустимы заключительные фразы "Cordially," "Respectfully," "Regards" and "Yours Truly" (используются реже). Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," and "Thank you."
Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.
Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T.76-65-75
E-mail: [email protected]
Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения . Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.
Полезные фразы и выражения для деловой переписки
- I write to inform / This is to inform - Настоящим сообщаю…
- With reference to your letter of 19th June… - В ответ на ваше письмо от 19 июня…
- We are writing to enquire about - Нас интересует информация о…
- I call your attention to… - Обращаю ваше внимание на…
- Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
- Thank you for the information - Спасибо за информацию.
- Regarding your question about … - Относительно вашего вопроса о…
- I’m sending you .. - Высылаю вам
- Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
- I would be grateful if you could ... - Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
- I look forward to hearing from you soon. - Жду вашего скорейшего ответа.
- We are hoping for the understanding. - Надеемся на понимание.
- Thank you in advance for your help with… - Заранее благодарны за оказание помощи в…
- Thank you for your time. - Спасибо, что уделили время.
- If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. - Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.
Пример делового письма на английском языке
Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.
Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700
16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3JР
Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.
This intensive, environmental forum for ecologists aims to:
Increase our planet environmental security
Enable feedback and networking with ecologists around the world
The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.
I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.
It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.
Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
[email protected]
Отличия деловой переписки на английском и русском
|
русский язык |
английский язык |
|
широко используются сложные штампы, усложняющие понимание |
применяются клише, упрощающие понимание |
|
полное отсутствие эмоционально окрашенной лексики |
допускается использование эмоционально окрашенных фраз |
|
отсутствует часть письма, направленная на установление личного контакта с адресантом |
в начале письма обязательно присутствую фразы, нацеленные на установление контакта с бизнес партнерами |
|
используется как «мы-подход», так и «я-подход» (I write - Я пишу) |
характерен только «мы-подход» |
|
только начинается поворот в сторону использования вступительных и завершающих вежливых формулировок |
ярко проявляется словесное выражение уважения к собеседнику, почтения, любезности |
|
письмо пишется сплошным текстом |
письмо имеет строго блочную структуру |
Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.
Совершенствуйте свой английский на сайте с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.
Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение .
Congratulation letter
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
