Які організації купують. Нюанси організації спільних закупівель — ділюся власним досвідом! Оперативне реагування на зміни планів закупівель та поставок

Особливості закупівель з 223-ФЗ – це наявність спеціальних правил проведення закупівель окремими видами юридичних осіб, їх прав, обов'язків, а також відповідальності. Розберемося, які організації можуть проводити держзакупівлі з 223-ФЗ та які особливості встановлює цей закон.

Хто є замовником з 223-ФЗ

Замовник по 223-ФЗ — це організація, у статутному капіталі якої, крім власних коштів, є частка держави у розмірі 50 % і більше. Закон виділяє (ч. 2 ст. 1):

1. Державні корпорації та компанії.
2. Публічно-правові корпорації.
3. Суб'єкти природних монополій.
4. Організації, які ведуть регульовану діяльність у сфері газо-, водо-, тепло- та електропостачання тощо.
5. Автономні установи
6. Господарські товариства (50% капіталу – частка держави).
7. Дочірні підприємства (50% капіталу - частка суб'єктів з п. 1-6).
8. Дочірні підприємства (50% капіталу - частка суб'єктів з п. 7).
9. Бюджетні установи, що використовують гранти, власні кошти, що залучають субпідрядників за контрактами, що виконуються.
10. ГУП та МУП, які купують за рахунок грантів та власних коштів, при залученні субпідрядників за контрактами, що виконуються, без залучення коштів відповідних бюджетів бюджетної системи. Пункт застосовується за наявності положення про закупівлю, затвердженого та розміщеного до 01.01.2019.
11. ФГУП із переліку (Розпорядження Уряду РФ № 2931-р від 31.12.2016).

Як приклади таких організацій можна навести:

1. ПАТ "Газпром".
2. ТОВ "Газпром Інвест".
3. АТ «ЕК Лененерго».
4. СПбДБУК «ЦПКіВ ім. С.М. Кірова».

Такі організації мають великі фінансові ресурси через державної підтримки. Завдяки закупівельній діяльності вони стимулюють постачальників до участі у тендерах, розширюють їх можливості, розвивають конкуренцію. Причому витрачати гроші та задовольняти потреби вони мають ефективно. Але є ризик, що такі покупці можуть зловживати своїм становищем. Саме тому для таких компаній створено окремий закон – 223-ФЗ.

Повний перелік ФГУП, які закуповують за 223-ФЗ

Обов'язки та права замовника з 223-ФЗ

Є особливості того, як проводять закупівлі замовником по 223-ФЗ. Основним внутрішнім документом тут є положення про закупівлю (ч. 2, 3 ст. 2), де детально прописано порядок та всі етапи такої діяльності. Документ публікують до ЄІС протягом 15 днів після затвердження.

Зберігається обов'язок набувати частину продукції суб'єктів малого та середнього підприємництва (п. 2 ч. 8 ст. 3). Розділ про це має бути у плані.

У законі прописані права замовника:

1. Вимагати від учасників відсутності у реєстрі несумлінних постачальників за законами №223 та №44.
2. Всі документи можна публікувати не тільки в ЄІС, а й на власному сайті (крім держтаємниці).
3. Дозволяється не публікувати відомості про процедури, суми яких менше 100 000 руб., А при виручці понад 5 млрд руб. - Менше 500 000 руб. (Ч. 15 ст. 4).

Чи можна поскаржитися до ФАС

Постачальники, органи виконавчої влади суб'єктів РФ та Корпорація розвитку малого та середнього підприємництва можуть звернутися до ФАС (ч. 10 ст. 3), щоб подати скаргу по 223-ФЗ на дії замовника, якщо:

1. Порушено правила розміщення положення щодо закупівлі в ЄІС.
2. Від постачальників вимагають документи, які не передбачені тендерною документацією.
3. Продукція набувається без чинного становища та без застосування положень закону № 44.
4. Опубліковано недостовірну або взагалі відсутню інформацію в ЄІС про річні обсяги закупівлі у суб'єктів МСП.

Загалом алгоритм подання скарги буде аналогічним нормам закону № 44.

Штрафи по 223-ФЗ для замовників 2019 року

Справи порушення розглядає ФАС (ст. 23.83 КоАП РФ). Розміри штрафів за те чи інше порушення зібрано у таблиці.

Докладніше про те, коли оштрафують, розповіли у статті.

08.11.2018 на офіційному сайті проектів нормативних актів ФАС розмістила проект Федерального закону. Проектом встановлюється адміністративна, у тому числі за затримку оплати. Таблицю нових покарань знайдете у статті.

Комерційна робота починається з закупівлі товарів з метою подальшого їх продажу.

Основне завдання закупівельної роботи -вигідне придбання з метою задоволення. Закупівельна робота є однією з найбільш відповідальних функцій. Правильно організовані оптові закупівлі дозволяють зменшити ймовірність пов'язаного з відсутністю збуту товарів.

У комерційній діяльності в ході закупівліорганізація визначає необхідність придбання товарів та послуг, виявляє, оцінює та відбирає конкретні марки товарів та постачальників.

Процес закупівлівключає в себе:

• придбання споживчих товарів;
• організацію переміщення придбаних товарів;
• організацію зміни власника та місця розміщення;
• збір, аналіз та передачу інформації різним підрозділам торговельного підприємства (бухгалтерії, відділу збуту, транспортному відділу).

Закупівельна робота дає можливість сформувати оптимальний асортимент товарів торговельних підприємств, впливати на виробників товарів. Саме закупівлі забезпечують ефективну роботу торговельного підприємства.

- Це придбання (купівля) товарів для подальшого цільового використання.

За своєю економічною природою закупівлі є оптовий чи дрібнооптовий товарообіг, здійснюваний торговими підприємствами (оптовими, роздрібними) чи приватними особами з метою перепродажу закуплених товарів.

Роль закупівельної роботи в економіці

У разі закупівельна робота у Росії докорінно змінилася.

За адміністративно-командної економіки існували система централізованого прикріплення покупців до постачальників, фондовий розподіл товарів, нерівність суб'єктів господарювання, повна відсутність самостійності та підприємливості торгових працівників.

Сучасну епоху вільних ринкових відносин характеризують:

• множинність джерел закупівлі (постачальників);
• свобода вибору партнера із закупівлі товарів;
• свобода ціноутворення;
• рівноправність партнерів;
• конкуренція постачальників та покупців;
• ініціатива, самостійність та підприємливість комерсанта під час закупівлі товарів.

Раціонально організовані закупівлі дають можливість:

• сформувати конкурентоспроможний асортимент товарів та роздрібних торгових підприємств для задоволення запитів цільових покупців;
• здійснювати вплив на виробництво товарів відповідно до вимог;
• забезпечувати прибуток за рахунок різниці між цінами закупівлі та продажу.

Процес закупівлі товарів

Закупівля та продаж товарів, що становлять утримання комерційних зв'язків торгових підприємств, що беруть участь у поставках товарів, є початковою стадієюв організації доведення товарів із сфери виробництва у сферу споживання.

Для оптових підприємств здійснення оптових закупівель та продажу становить основу їхньої комерційної діяльності. Роздрібні підприємства, що беруть участь в оптовій торгівлі, здійснюють переважно оптові закупівлі, які є найважливішою умовою їхньої основної діяльності - продажу товарів населенню.

Комерційна робота з оптових закупівель товарів у ринкових умовах базується на засадах сучасного маркетингу.Комерційні працівники за допомогою стратегій (політик) маркетингу отримують інформацію та на її основі мають визначити:

• що закупити;
• скільки закупити;
• у кого закупити;
• за яких умов закупити.

Рішення з перших двох питань повинні прийматися у взаємодії спеціалістів відділу закупівлі та відділу (служби) маркетингу, а за відсутності у штаті маркетологів – спільно з менеджерами (продавцями) відділу продажів, складськими працівниками.

Прийняття рішення, у кого закупити та на яких умовах, є безпосереднім обов'язком особи, яка займається закупівельною діяльністю.

Комерсанти отримують відомості:

• у яких регіонах попит на ці вироби (ємність ринку) найвищий;
• де закупівля продукції та її збут можуть принести найбільший прибуток.

Комерційні фірми керуються результатами та будують свою політику закупівель. Вони укладають довгострокові угоди з постачальниками товарів, куди очікується підвищення попиту.

Інформація маркетингових служб дозволяє комерсантам заздалегідь підготуватися до зміни постачальників морально застарілих товарів інших, які освоїли випуск сучасних чи нових товарів.

У кожному конкретному випадку комерсанти враховують умови, у яких працює торгове підприємство, умови прогнозу, інформаційне забезпечення та інші чинники.

Робота з оптових закупівель товарів включає у собі комплекс взаємозалежних комерційних операцій. Весь процес закупівельної роботи складається з попередніх, власне закупівельних та заключних комерційних операцій.

Допопереднім операціяміз закупівлі відносяться:

• вивчення та прогнозування купівельного попиту;
• визначення потреби у товарах;
• виявлення та вивчення джерел закупівлі, вибір постачальників;
• складання заявок та замовлень на постачання товарів;
• розробка переддоговірних вимог до постачальників та умов постачання.

Власне закупівельні операціївключають:

• укладання договорів та разових угод на поставку товарів;
• уточнення розгорнутого асортименту товарів, що постачаються;
• приймання товарів та їх оплату постачальникам.

Заключні операціїіз закупівель включають:

• оперативний облік виконання договорів постачання;
• оформлення та пред'явлення штрафних санкцій за порушення договорів поставки;
• контроль за ходом виконання оптових закупівель.

Здійснення закупівель товарів неможливе без вивчення тапрогнозування.Зібрана інформація про попит дозволяє обґрунтовувати комерційні рішення щодо оптових закупівель товарів.

Комерційна діяльність у торгівлі заснована на закупівельній роботі: підприємці за власні кошти закуповують товар, який потім перетворять на кошти з деяким збільшенням (прибутком).

Комерційна робота в торгівлі починається із закупівлі товарів з метою подальшого їх продажу.

Основне завдання закупівельної роботи – вигідне придбання товару з метою задоволення споживчого попиту. Закупівельна робота є однією з найвідповідальніших функцій торгових підприємств. Правильно організовані оптові закупівлі дозволяють зменшити ймовірність комерційного ризику, що з відсутністю збуту товарів.

У комерційної діяльності під час закупівлі організація визначає необхідність придбання товарів та послуг, виявляє, оцінює та відбирає конкретні марки товарів та постачальників.

Процес закупівлі включає:

Придбання споживчих товарів;

Організацію переміщення придбаних товарів;

Організацію зміни власника та місця розміщення;

Збір, аналіз та передачу інформації різним підрозділам торговельного підприємства (бухгалтерії, відділу збуту, транспортного відділу).

Закупівельна робота дає можливість сформувати оптимальний асортимент товарів торговельних підприємств, впливати на виробників товарів. Саме закупівлі забезпечують ефективну роботу торговельного підприємства.

Закупівля товарів – це придбання (купівля) товарів для подальшого цільового використання.

За своєю економічною природою закупівлі є оптовий чи дрібнооптовий товарообіг, здійснюваний торговими підприємствами (оптовими, роздрібними) чи приватними особами з метою перепродажу закуплених товарів.

У разі ринкової економіки закупівельна робота у Росії докорінно змінилася.

При адміністративно-командній економіці існували система централізованого прикріплення покупців до постачальників, фондовий розподіл товарів, нерівність суб'єктів господарювання, повна відсутність самостійності та підприємливості торгових працівників.

Сучасну епоху вільних ринкових відносин характеризують:

Множинність джерел закупівлі (постачальників);

Свобода вибору партнера із закупівлі товарів;

Свобода ціноутворення;

Рівноправність партнерів;

Конкуренція постачальників та покупців;

Ініціатива, самостійність та підприємливість комерсанта під час закупівлі товарів.

Раціонально організовані закупівлі дають можливість:

Сформувати конкурентоспроможний асортимент товарів оптових та роздрібних торгових підприємств для задоволення запитів цільових покупців;

Здійснювати вплив на виробництво товарів відповідно до вимог купівельного попиту;

Забезпечувати прибуток торговому підприємству за рахунок різниці між цінами закупівлі та продажу.

Закупівля та продаж товарів, що становлять утримання комерційних зв'язків торгових підприємств, що беруть участь у постачанні товарів, є початковою стадією в організації доведення товарів зі сфери виробництва у сферу споживання.

Для оптових підприємств здійснення оптових закупівель та продажу становить основу їхньої комерційної діяльності. Роздрібні підприємства, що беруть участь в оптовій торгівлі, здійснюють переважно оптові закупівлі, які є найважливішою умовою їхньої основної діяльності – продажу товарів населенню.

Комерційна робота з оптових закупівель товарів у ринкових умов базується на засадах сучасного маркетингу. Комерційні працівники за допомогою стратегій (політик) маркетингу отримують інформацію та на її основі мають визначити: що закупити; скільки закупити; у кого закупити; за яких умов закупити.

Рішення з перших двох питань повинні прийматися у взаємодії спеціалістів відділу закупівлі та відділу (служби) маркетингу, а за відсутності у штаті маркетологів – спільно з менеджерами (продавцями) відділу продажів, складськими працівниками.

Прийняття рішення, у кого закупити та на яких умовах, є безпосереднім обов'язком особи, яка займається закупівельною діяльністю.

Комерсанти отримують відомості: у яких регіонах попит на ці вироби (ємність ринку) найвищий; де закупівля продукції та її збут можуть принести найбільший прибуток.

Комерційні фірми керуються результатами маркетингових досліджень, і будують свою політику закупівель. Вони укладають довгострокові угоди з постачальниками товарів, куди очікується підвищення попиту.

Інформація маркетингових служб дозволяє комерсантам заздалегідь підготуватися до зміни постачальників морально застарілих товарів інших, які освоїли випуск сучасних чи нових товарів.

У кожному конкретному випадку комерсанти враховують умови, у яких працює торгове підприємство, умови прогнозу, інформаційне забезпечення та інші чинники.

Робота з оптових закупівель товарів включає у собі комплекс взаємозалежних комерційних операцій. Весь процес закупівельної роботи складається з попередніх, власне закупівельних та заключних комерційних операцій.

До попередніх операцій із закупівлі відносяться:

Вивчення та прогнозування купівельного попиту;

Визначення потреби у товарах;

Виявлення та вивчення джерел закупівлі, вибір постачальників;

Складання заявок та замовлень на постачання товарів;

Розробка переддоговірних вимог до постачальників та умов постачання.

Власне закупівельні операції включають:

Укладання договорів та разових угод на поставку товарів;

Уточнення розгорнутого асортименту товарів, що постачаються;

Приймання товарів та їх оплату постачальникам.

Заключні операції із закупівлі включають:

Оперативний облік виконання договорів постачання;

Оформлення та пред'явлення штрафних санкцій за порушення договорів постачання;

Контроль за ходом виконання оптових закупівель.

Здійснення закупівель товарів неможливе без вивчення та прогнозування купівельного попиту. Зібрана інформація про попит дозволяє обґрунтовувати комерційні рішення щодо закупівлі товарів.

Спільні покупки - далеко не новина для активних і не дуже юзерок Всесвітньої Павутини. Якщо непосвячені ще залишилися, пояснюю — це придбання групою людей оптової партії товару (одягу, продуктів, взуття, іграшок, меблів, предметів домашнього вжитку та ін.). Людина, яка займається за певну винагороду підбором постачальника, набором бажаючих взяти участь, збиранням грошей, оплатою партії та доставкою, роздачею товару та багатьом іншим, називається Організатор (Орг) спільних покупок.

Перебуваючи у декретній відпустці, я спочатку стала активним учасником СП Так як по магазинах з малюком (а потім і з двома) не надто виберешся, плюс асортимент товарів набагато ширший, та й економія суттєва. Поступово спало на думку також подібного викупу. додатковий заробіток ще нікому не завадив .

Заробіток на спільних закупівлях – за та проти

«За»— це, звісно, ​​здобуття певного доходу. В даний час дуже мало закупівель, організатори яких не одержують прибутку, а займаються веденням виключно з бажання придбати річ чи послугу за оптовою ціною . При певному розмаху (веденні по десятку і більше тим на кількох ресурсах, робота з ходовими брендами) щомісячний заробіток може становити 50000-70000 рублів, але за таких масштабів це вже не підробіток у декреті чи додаткове джерело доходу, це повноцінна справа , що потребує значних витрат часу та сил. В основному прибуток організаторів складає 1500-10000 рублів на місяць чи можливість «відбити» вартість замовленого собі товару.

«Проти». На початку роботи, коли ще не напрацьовано постачальників і транспортників, не склався кістяк постійних учасників, не створилися певні алгоритми дій — це тимчасово-і трудомістка справа . Доводиться виконувати множинні функції - бухгалтера, касира, піарника, продавця-консультанта, водія та ін. Може здатися, що шкурка вичинки не варта, і що прикладені зусилля набагато більше, ніж вигода від придбання , і не надто великий дохід. Але як тільки справа «встане на рейки», наприклад, при повторних викупах у постачальника, праця організатора значно полегшується. Певну схему роботи вже створено, залишається рухатися по накатаній доріжці.

Звичайно, як і за будь-якої роботи з товаром, організатор несе матеріальну відповідальність . Якщо через неуважність орга сталася помилка, наприклад, замовлено та отримано не той товар, доведеться повернути вартість учаснику з власної кишені, а собі забрати «не ту» річ.

Як організувати спільні закупівлі самостійно – покрокова інструкція

• Вибір майданчика

Тобто вибір місця, де ви будете набирати групу учасників, виставляти прайси, каталоги, відповідати на запитання, домовлятися про роздачу. Зрозуміло, що інтернет-ресурс для проведення закупівель потрібно обирати у своєму регіоні . Є два варіанта: соціальні мережі і спеціалізовані сайти .

У соцмережах можна створити безпосередньо для себе окрему сторінку . Але, якщо у ваших особистих контактах немає достатньої кількості друзів та знайомих, які могли б довірити свої гроші, доведеться левову частину перших викупів проводити, а потім продавати з наявності, оскільки зібрати необхідну кількість учасників лише у своєму колі спілкування складно. Виняток - якщо постачальник пропонує оптову ціну при викупі 2-3 одиниць товару Це буває при дорогих придбаннях - меблі, шуби, великогабаритні іграшки, коляски, автокрісла.

Є у соціальних мережах та групи спільних покупок . Тут уже аудиторія цільова, набрати учасників легше, але, звісно, ​​адміністраторами групи висувається низка вимог до організаторів, є певні критерії відбору.

Мінуси - не зручна подача інформації та оформлення закупівлі, неможливість взяти участь людям, не зареєстрованим в соцмережі, часто розкиданість обговорень з різних сторінок (у чатах, в особі).

Найбільш переважними, на мій погляд, є спеціалізовані сайти . Якщо ресурс популярний і існує не один рік, він має пристойну кількість учасників, які знають про ризики СЗ (прихід пересортування за кольором, розміром, шлюб) і готові замовляти, не замислюючись про надійність організатора (в основному тому, що відбором оргів займається адміністрація сайту, хоча адміністрування не передбачає матеріальну відповідальність за результат викупу).

Структура більшості таких сайтів – форум . В принципі, якщо опанувати певні навички створення елетронних документів, наприклад, приймати замовлення від учасників до спеціальних форм Google , Заповнення таблиць замовлень буде відбуватися в автоматичному режимі, від вас буде потрібно лише перевірка правильності заповнення і деяке коригування.

В даний час з'являються спеціальні сайти, більше схожі на інтернет-магазини . Такі сайти надають організаторам зручні інструменти для роботи : автоматичний прийом замовлень, підрахунок набраного відсотка від партії, розсилання повідомлень, наприклад, про оплату та облік самої оплати. Аудиторія таких сайтів поки менша, ніж у форумів, оскільки з'явилися вони порівняно недавно, але, думаю, майбутнє за ними, оскільки більша зручність роботи, презентабельний вигляд, можливість пошуку через Яндекс або Google (на відміну від соцмереж), спрощення алгоритму дій , рейтинг організаторів та зручний інтерфейс безперечно залучать своїх користувачів.

Про мінуси:

1. Сайти СП беруть певний відсоток із організаторів за надання майданчика . Здебільшого невеликий 2-3% від суми закупівлі, проте це знижує заробіток. Також найчастіше обмежений розмір націнки, наприклад, на обраному мною ресурсі це 21% (тобто 19% + 2% сайту), до якого повинні входити всі витрати, навіть доставка та 15% якщо місцевий постачальник.
2. Найбільш ходові бренди вже зайняті та закріплені за іншими організаторами . Якщо є бажання вийти в топ, потрібно проводити розвідку у конкурентів, постійно відстежувати новинки ринку та не бояться пропонувати їх учасникам.

• Вибір постачальника та товару

Визначтеся, чим є бажання та можливість зайнятися. Звичайно, буде плюсом, якщо пропонована тема закупівлі добре вам знайома : наприклад, ви непогано знаєтеся на жіночому одязі або в косметиці. Орг, який вміє дати грамотну консультацію і завжди готовий відповісти на запитання, має великий успіх . Якщо плануєте пропонувати продукцію, що має не один аналог на сайті, подумайте, чим саме ваш товар буде привабливішим.

Після визначення з об'єктом закупівлі, можна звернутися безпосередньо до виробника і дізнатися, чи працює він із дрібним оптом, зокрема, із СП. Невеликі підприємства, як правило, відкриті для такого співробітництва , багато хто має спеціальні програми для покупців СП. Великі виробництва рідко пов'язуються з невеликими партіями, доведеться шукати посередника . Забиваєте в пошукову систему цікаву позицію зі словами: купити оптом.

Нерідко відомі торгові марки, орієнтовані на продаж у престижних мультибрендових магазинах. негативно ставляться до СП і всіляко перевіряють покупця наприклад, на наявність торгових площ. Можуть вимагати надати скани документів, фото магазину та інше. Крім того, проводяться перевірки через пошукові системи, тому учасникам категорично забороняється згадувати артикули, назву бренду, назви продукції у відкритому доступі на сайті.

Такі закупівлі можуть бути не відвантажені постачальником без пояснення причин з його боку (гроші, звичайно, повернуть), вимагають певних ризиків (можна напрацюватись нічого не отримавши) та додаткових трудовитрат від орга, зате з лишком окупаються, тому що марки в основному престижні, що користуються попитом .

При виборі постачальника максимально переконайтеся в його надійності (Тривалість роботи на ринку, установчі документи, відгуки покупців). Найзручніше, якщо продавець знаходиться у вашому регіоні, тоді є можливість особисто переконатися в його існуванні та заощадити на доставці.

Умови поставки - найважливіший фактор, до них відносяться:

1. Ціна.
2. Умови доставки.
3. Мінімальна сума замовлення.
4. Можливість пересортування — іноді постачальник з неуважності може покласти товар інших кольорів та розмірів, іноді він йде на це свідомо, замінюючи відсутню позицію; Найчастіше пересорт трапляється при купівлі панчішно-шкарпеткових виробів, білизняного трикотажу, дитячого одягу.
5. Умови повернення шлюбу та (або) пересортування, гарантійні зобов'язання.
6. Інші умови наприклад, відвантаження упаковками, розмірними рядами або коробами.

• Відкриття рахунку

Часи передачі організатору грошей у конвертиці минули, необхідно відкрити рахунок у банку або скористатися сервісами платіжних систем : Webmoney, Yandex.Гроші, Qiwi. Правда, такі сервіси знімають відсоток за переказ грошей, зняття готівки, це додаткові витрати для вас та учасників. На даний момент найбільш прийнятним, на мою думку, є переказ на картку Ощадбанку за номером картки . Можна скористатися онлайн-сервісом, можна зробити переказ через банкомат чи оператора у відділенні. Відсотків не беруть, соціальна мапа обслуговується безкоштовно.

• Розміщення інформації про закупівлю

Якщо реєстрацію як організатора на обраному майданчику вже пройдено, вигадуємо закликаючу назву і відкриваємося. Щоб не плодити закупівлі аналогічними речами і «розпорошувати» з-поміж них учасників, наприклад, моєму ресурсі потрібно попереднє вивчення попиту, тобто. орг до старту повинен заручитися підтримкою 20-30% передбачуваних покупців.

Оформляємо «вітрину», викладаємо всі необхідні посилання, прикріплюємо прайси та каталоги , якими робиться вибір. Якщо є можливість, краще викласти фото товару за позиціями з цінами прямо в тему, у цьому випадку учасникам не доведеться додатково відвідувати інші сайти та відкривати документи (що важко з телефонів) у пошуках потрібної інформації.

Обов'язково розміщуємо ваші умови : чи змінюєте ви шлюб, терміни збору та доставки, орг-відсоток, чи буває пересорт, мінімальна сума, ряди на одяг чи збирання упаковок.

Ведемо тему : постійно відвідуємо майданчик, приймаємо замовлення, відповідаємо на запитання, формуємо ряди. Якщо потрібно уточнення, зв'язуємося з постачальником.

Зрештою, збираємо гроші, оплачуємо рахунок . Якщо за час збору замовлення якісь позиції на складі скінчилися, учасники опитуються щодо заміни іншим товаром.

Швидше за все, доведеться запастись певною сумою грошей , наприклад, першу закупівлю новий організатор на багатьох сайтах проводить власним коштом. Це запобіжний захід. Внесення часток учасниками відбувається після приходу товару до оргу.

Чекаємо на прихід товару, відстежуємо місцезнаходження посилки за допомогою сайтів транспортних компаній чи пошти Росії.

• Роздача товару

Якщо ви користуєтеся послугами сайту, то, швидше за все, можна передавати товари через спеціальні центри роздач . Можна і з дому, якщо це зручно для вас, а можна організовувати зустрічі.

Можливі помилки

Помилитись можна в будь-якому з пунктів : вибрати незручний, не популярний майданчик, або товар, що не користується попитом, або з великою конкуренцією. Можуть виникнути труднощі з постачальником: недопостачання, великий відсоток пересортування, затримка відвантаження. Підводять і транспортники, тривала доставка – це квіточки. Буває і псування товару, яку важливо помітити вчасно, щоб заподіяти шкоду. В іншому випадку доведеться платити самому чи чекати, що учасники заберуть і так .

Закупівля товарівпідприємством чи організацією - найбільш проблемний етап схеми забезпечення матеріальними ресурсами. У статті про вибір оптимальної схеми забезпечення підприємства матеріальними ресурсами описали своє бачення ідеї організації обліку, загальну концепцію. Щоб максимально скоротити витрати при зберіганні ТМЦ, але при цьому гарантувати забезпеченість матеріалами виробничого або торговельного процесу, необхідно частину закупівель ТМЦ здійснювати адресно (треба -> купили), а частина - для заповнення запасів, які можна оперативно використовувати, знижуючи залежність від можливих затримок поставок (треба -› беремо із запасу складі -› купуємо -› заповнюємо запас).

У цьому процесі слабкою ланкою найчастіше є закупівля товарів, робіт, послуг.Давайте поки що говорити саме про закупівлю товарів, а закупівля робіт та послуг заслуговують на окреме обговорення. Іноді з об'єктивних причин товари закуповуються із затримкою, іноді закупівля окремих товарів стає неможливою (наприклад, необхідний товар більше не виробляється). А для відповідальних за закупівлю виконавців (постачальників) наявність таких причин стає виправданням навіть там, де проблеми закупівлі викликані абсолютно іншими, більш тривіальними причинами, наприклад, звичайною недбалістю.

Мінімізувати ці ризики – завдання вкрай важливе.

Процес закупівлі товарів бажано детально описати та систематизувати, наскільки можна впросити і автоматизувати, рекомендувати/нав'язати виконавцям чіткі правила гри (регламент), організувати ефективну схему контролю. Щоб спростити це завдання, спробуємо виділити, із яких частин складається процес закупівлі товарів, та розглянемо спрощений регламент закупівлі товарів. Навести порядок послідовно в кількох окремих, хай і взаємозалежних процесах, завжди простіше, ніж братися одночасно за все й одразу.

СХЕМА ПРОЦЕСУ ЗАКУПІВАННЯ ТОВАРІВ

Більшість дій (етапів), що здійснюються під час закупівлі товарно-матеріальних цінностей, однотипні:

• розрахунок потреби у ТМЦ для забезпечення виробничого процесу або на проведення деяких робіт, наприклад, на проведення ремонтних робіт, які проводяться власними силами (планування забезпечення);
• планування сукупної потреби у закупівлі запасів (товарів, сировини, матеріалів, устаткування) кожному за окремого замовника (для промислових підприємств найчастіше як замовників виступають підрозділи самого підприємства, але у ширшому сенсі, особливо торгових підприємств, заявка може бути спрямовано задоволення потреби та зовнішніх замовників – наших покупців);
• комплексне планування поставок (закупівель) загалом підприємству;
• підбір постачальників; тендерні процедури;
• постачання ТМЦ (оформлення, контроль за дотриманням умов постачання, оприбуткування на облік, ...);
• перевірка якості товарів, що надійшли (комісійно при прийманні або в ході проведення додаткової перевірки, випробувань, сертифікації, яка може проводитися як підприємством самостійно, так і зовнішніми організаціями, що сертифікують).

Але навіть коли закупівля товарів завершена, це ще далеко не закінчення процесу забезпечення. Адже ще треба організувати переміщення товарів до кінцевого одержувача (наприклад, зі складу до комори, а з комори видати майстру чи бригадиру, який проводитиме роботи). Добре було б при цьому інформувати замовників про товари, що надійшли, контролювати оперативність отримання, доставки, а на наступних етапах - оперативність використання.

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОЦЕСУ ЗАКУПІВАННЯ ТОВАРІВ

Найчастіше ці етапи процесу закупівлі виконуються послідовно. Але на будь-якому з них може бути відкочування назад. Наприклад, при проблемах постачання може знадобитися знову шукати постачальника. Крім того, будь-якої миті може виникнути щось, що неможливо було передбачити, наприклад, аварійна ситуація. А отже необхідно бути готовим до термінового внесення змін до всіх планів (забезпечення, постачання/закупівлі), термінового підбору постачальника та здійснення позапланової закупівлі ТМЦ.

Кожен із цих етапів украй важливий у загальній схемі і має власну специфіку. Кожен етап має бути автоматизований так, щоб увесь процес закупівлі працював як єдине ціле.

1. ПЛАНУВАННЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Здійснити планування матеріального забезпечення підприємства – отже заздалегідь визначитися, які ТМЦ та в яких обсягах нам будуть потрібні. Найкращий (напевно навіть єдиний) спосіб виконати планування забезпечення матеріальними ресурсами - заздалегідь обміркувати, що ми робитимемо (виготовлятимемо, вироблятимемо) і яка потреба в матеріалах для нас достатня.

Саме нормування запасів дозволяє не тільки спростити процес ресурсного планування забезпечення та закупівлі товарів, а й надати логічні механізми контролю запасів (поточних запасів – на оборотність, аварійних запасів – на доцільність та доступність). Застосування нормування у схемі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами вибудовує методичне забезпечення планування найбільш ефективний сукупний процес.

Для того, щоб зафіксувати потребу в ТМЦ, ми застосовуємо "замовлення" - електронні документи, якими кінцеві споживачі замовляють необхідні їм ТМЦ. При оформленні замовлень дуже важливо визначитися з , тобто. те, звідки ми візьмемо потрібні ТМЦ. У своїй практиці ми використовуємо. Окрім закупівлі це ще адресний резерв, власне виробництво та два види запасів - запас поточний обертовий та запас аварійний. Детальніше з схемою планування потреби, що рекомендується нами, в матеріалах і замовленні ТМЦ можна познайомитися в статті.

Окремо варто сказати про найважливішу роль замовлень у разі, якщо на підприємстві ведеться автоматизований облік усіх робіт, що проводяться, і для планування активно застосовується програмне забезпечення. Саме замовлення (в яких крім матеріалів також можуть описуватись і роботи) у цьому випадку відіграють найважливішу роль при плануванні робіт та контролі їх виконання. Однак планування та облік робіт – це окрема величезна тема, частково також порушена в наших статтях.

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПІВЕЛЬ

Значна частина необхідних підприємства ТМЦ (сировини чи матеріалів виготовлення чогось, наприклад, проведення ремонтних робіт) може бути відсутня, отже має бути закуплена. При плануванні потреби у ТМЦ (при оформленні замовлень) такі матеріали доцільно виділяти, вказавши закупівлю як джерело забезпечення. Такі ТМЦ (ті, для яких у замовленнях джерелом забезпечення буде закупівля), далі мають увійти до заявки на закупівлю, за ними плануватиметься та здійснюватиметься придбання.

Детально переваги від роздільного оформлення замовлень та заявок ми розглянемо трохи згодом. Ось деякі з переваг:

• незаперечні управлінські вигоди від чіткого розуміння, для чого потрібні ті чи інші ТМЦ, що закуповуються;
• можливість уникнути пікових навантажень при квартальному чи місячному плануванні закупівель, т.к. Потреба закуповуваних матеріалах визначається виконавцями під час оформлення замовлень, тобто. постійно, а чи не раз на період;
• простота контролю бюджету на закупівлю у розрізі окремих підрозділів-замовників (центрів фінансової відповідальності);
• мінімізація трудовитрат на підготовку, перевірку та погодження заявок на закупівлю.

Заявка на закупівлю також є вкрай важливою для оцінки ефективності організації та проведення закупівель (порівняння плану та факту поставок). У разі контроль виконання заявки без труднощів може бути проведений самим замовником, тобто. підрозділом, який подало заявку на закупівлю ТМЦ. Адже саме контроль закупівлі замовником/споживачем, тобто. Особою, яка залежить від наявності затребуваних ТМЦ, часто є найефективнішою. Потрібно лише дати цій особі можливість своєчасно бачити проблеми із закупівлями та об'єктивно їх оцінювати.

У межах організаційної структури підприємств, заявки на закупівлю зазвичай подають підрозділи, які у процесі закупівель роль замовників.

3. ПЛАНУВАННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ І ПОСТАВОК

Іноді зручно розділяти планування постачання та планування закупівель товарів. Наприклад, під планом поставок розглядати план у вигляді "термін поставки + обсяг поставки", а планом закупівель зручно розуміти ширшу сутність - план поставок плюс гроші (вартості товарів та очікуваних термінів взаєморозрахунків). Однак часто ці поняття використовуються як синоніми.

У будь-якому випадку, заявки на закупівлю від безлічі підрозділів-замовників часто містять одні й самі позиції. Чи є інформація про замовника необхідну для здійснення закупівлі та постачання товарів? Хіба що за погодженні заміни можливі аналоги чи уточненні якостей і показників товару під час добору поставщика. На інших етапах закупівлі товарів постачальнику важливо лише знати, що у якому обсягу потрібно закупити.

При організації та плануванні поставок товарів набагато зручніше та доцільніше працювати не з десятками чи сотнями заявок на закупівлю товарів окремих підрозділів-замовників, а чимось іншим, агрегованим. З цією метою зручно застосовувати план закупівель (план поставок). Саме план закупівель (план постачання) буде цим агрегованим переліком ТМЦ, які мають бути закуплені підприємством чи організацією загалом.

План закупівель товарно-матеріальних ресурсів є «інструкцією до дії» для комерційної служби підприємства, яка відповідає за закупівлю ТМЦ. Він потрібен і зручний контролю закупівель, проведених комерційної службою чи окремими відповідальними виконавцями (постачальниками), т.к. дуже легко отримати статистику його виконання, отримати позиції, які були закуплені чи закуплені над повному обсязі.

Виділення плану закупівель у схемі закупівель ТМЦ забезпечує і багато інших вигод, наприклад, можливість організувати автоматичний контроль над оприбуткуванням позицій, не заявлених до закупівлі, тобто. запобігти «самодіяльності» постачальників при закупівлях, коли купують "не зовсім" те, що треба (або зовсім не те), або коли закупівля товарів ведеться у завищеному обсязі.

4. ПІДБІР ПОСТАВНИКІВ І ВИСНОВОК ДОГОВОРІВ ПОСТАВКИ

Незалежно від того, хто відповідає за підбір постачальника, чи то сам економіст із постачання, чи представник окремого підрозділу чи організації, відповідальний за проведення тендеру на закупівлю, дуже важливо контролювати терміни підбору постачальників.

Відсутність контролю термінів підбору постачальників може призвести до того, що обґрунтування затримки поставки ТМЦ постійно списуватиметься саме на проблеми пошуку постачальника. Тому бажано мати чіткі та ефективні механізми аналізу затримок при доборі постачальників.

На практиці ми застосовуємо графічний варіант аналітики, який бачиться досить зручним і найбільш наочним – графік, що одночасно відображає кількість позицій, за якими ми очікуємо отримати рішення про обраних постачальників, а також кількість позицій, за якими фактично маємо такі рішення.

5. ПОСТАЧАННЯ ТОВАРІВ (ДОСТАВКА, РОЗВАНТАЖЕННЯ, ПРИЙМАННЯ, ВСТАНОВЛЕННЯ НА ОБЛІК)

Ефективна організація поставок – тема для окремого обговорення. Процес поставки товарів (сировини, устаткування, матеріалів) сам собою багатоетапний, має власну специфіку і типові проблеми, які можна виділити окремо всім стадій виконання поставки: доставки, приймання, установки прийнятих товарів на облік.

Наприклад, на етапі доставки часто корисно відстежувати поточне місцезнаходження вантажу, якщо він проходить митне оформлення. Це може допомогти з організацією приймання товару, якщо склади працюють не цілодобово.

Установка на облік закуплених товарів – також на перший погляд досить проста операція. А якщо спробувати забезпечити можливість оформлення поставки у максимально стислий термін, і при цьому досягти максимального контролю поставки (відповідності привезених ТМЦ необхідним, правильності складання супровідних документів тощо)?

Важливо, щоб машини на розвантаженні не стояли днями, а документи під час передачі ТМЦ не готувалися годинами. Саме тому ми рекомендуємо " готувати " поставку, описуючи її на етапі узгодження поставки з постачальником. Це дозволяє, наприклад, заздалегідь перевірити відповідність поставки, що здійснюється, плану поставок, мінімізувати терміни оформлення надходження товарів, коли буде проходити їх безпосереднє приймання.

6. КОНТРОЛЬ ЯКОСТІ ТМЦ, що ЗАКУПАЮТЬСЯ

Багато груп товарів не приходять без перевірки якості. Наприклад, для промислових підприємств до таких ТМЦ можуть належати більшість видів сировини (руда, хімічні речовини), електроди, підшипники, запірна арматура.

Для деяких видів ТМЦ перевірка якості проводиться безпосередньо в момент приймання (розвантаження), а іноді вимагає проведення низки аналізів та вимірювань, що потребує додаткового часу. Крім того, така перевірка якості може проводитись як особливим внутрішнім підрозділом підприємства, що має на те ліцензію (наприклад, лабораторією відділу технічного контролю), а може, і зовнішньою організацією.

Як і інші етапи, етап перевірки якості (сертифікації) вимагає контролю. Інакше вкрай необхідні для виробництва матеріали можуть лежати тижнями на складі недоступні для видачі через незавершений контроль якості.

Якщо ж замахнутися на тотальний контроль запасів, постаратися будь-якої миті часу володіти інформацією, навіщо і чому якісь ТМЦ лежать складі, то організація обліку ТМЦ час перевірки якості стає обов'язковою частиною загальної схеми обліку ТМЦ для підприємства.

Крім описаних переваг, на етапі контролю якості при досконалому методичному опрацюванні схеми процесу можна значною мірою спростити актування виявлених проблем якості.

7. РОЗПОДІЛ НАДХОДЖЕНЬ ТМЦ

Чи завжди ми закуповуємо ту кількість ТМЦ, яка потрібна? Не завжди. Чи завжди один вид ТМЦ купується для одного внутрішнього замовника? Ні, також не завжди. Цілком може бути ситуація, коли молоток чи захисні окуляри потрібні одночасно декільком підрозділам. Аналогічна наведеному прикладу ситуація може бути і з сировиною, і з обладнанням, і матеріалами.

Що ж робити, коли ми купили менше, ніж треба? Хто має ухвалити рішення, кому віддати закуплені ТМЦ насамперед?

У схемі автоматизації, що застосовується нами, ми віддаємо неповні поставки, що вимагають розподілу, виконавцям технічної служби, які відповідають за виробництво. Саме вони, а не постачальники або комп'ютер (програма) повинні ухвалити непросте рішення про пріоритетне забезпечення у складних ситуаціях.

ОПЕРАТИВНЕ РЕАГУВАННЯ НА ЗМІНИ ПЛАНІВ ЗАКУПІВЕЛЬ І ПОСТАВОК

Необхідно пам'ятати, що якою б ідеальною не була схема планування, завжди будуть фактори, які потребують термінового реагування та проведення закупівель у позаплановому режимі. Наприклад, аварійні ситуації чи помилки виконавців.

Ті ж помилки виконавців, відмова від інвестиційних проектів або інші фактори можуть призводити і до зворотних змін - скорочення потреби і, як наслідок, термінової відмови від заявлених до закупівлі ТМЦ, скорочення плану поставок. Інакше ми ризикуємо купити більш не потрібні ТМЦ, які мертвим вантажем лежатимуть на наших складах.

Наявність ситуацій, що не піддаються плануванню, не говорить про те, що рішення за погодженням додаткових заявок на закупівлю або коригування плану поставок може в такій ситуації застосовуватися без розуміння наслідків.

Вкрай важливо володіти повною інформацією про те, що призвело до необхідності вносити зміни до узгоджених планів і як прийняте рішення вплине на інші фактори економічного життя підприємства. Наприклад, у частині бюджету потрібно чітко розуміти, як додаткові витрати вплинуть на собівартість продукції.

Ідея подібного аналізу та контролю викладена у статті "Оперативне реагування на відхилення від планового витрачання бюджету".

То чи простим є процес закупівлі товарів? Все залежить від того, наскільки важливо ним керувати ефективно! Якщо є необхідність чи бажання проводити закупівлі товарів з максимальною віддачею - описана вище схема обліку та рекомендації щодо її налагодження можуть допомогти швидше досягти результату при спробі впровадити подібний детальний облік та контроль на будь-якому підприємстві: виробничому, промисловому, торговому.