Журнал прибуткових та видаткових касових ордерів. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів – застосування, порядок заповнення та зберігання Журнал реєстрації прибуткових та видаткових ордерів

Нова форма "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88.

Докладніше про застосування форми КО-3:

Порядок обліку та ведення касових операцій у ЧОП
...»; - КО-2 «Витратний касовий ордер»; - КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових... та видаткових касових документів (форма КО-3) і видається на руки тому, хто здав... та видаткових касових документів (форма КО-3). У тих випадках, коли на... прибуткових та видаткових касових документів (КО-3) застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових...
Касові операції. загальні положення
Режими оподаткування доходів індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Документація з обліку касових операцій
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Обмеження для ПБОЮЛ. Чи варто бити на сполох?
2 «Витратний касовий ордер»; ̶ КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Касові операції індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). Якщо на прикладених до витратних... та інших) у журналі (форма №КО-3) проводиться до передачі їх у...
Деякі обов'язки платників ЕНВД
...»; №КО-2 «Витратний касовий ордер»; №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Деякі обов'язки платників податків ЕНВД
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Видача валюти на відрядження
Видаткових касових документів за формою № КО-3. І по-третє, відобразити операцію...

Заповніть бланк без помилок за 1 хвилину!

Безкоштовна програма для автоматичного наповнення всіх касових документів.

Бізнес.Ру - швидке та зручне заповнення всіх касових документів

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових та видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та ін. до передачі в касу організації.
Уніфікована форма № КО-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 р. № 88.

(Виписуйте документи без помилок і вдвічі швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Бізнес.Ру)

Завантажити зразок заповнення КО-3 (Excel): Стор.1 Стор.2

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Бізнес.ру
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити журнал реєстрації КО-3

Журнал має бути заповнений або касиром, або іншим працівником бухгалтерії. Титульний лист КО-3 повинен містити:

Присвоєний організації код ОКПО,

Найменування організації,

Найменування структурного підрозділу організації із зазначенням присвоєного йому коду (якщо код не надається, то ставиться прочерк),

Період, на який заводиться журнал реєстрації,
- посада та ПІБ співробітника, відповідального за ведення цього журналу.

Заповнення робочих аркушів журналу.
Робочий лист складається з двох частин: прибуткові та видаткові документи. У графах 1-2 та 5-6 вказується дата та номер документа. У графах 3 і 7 вказується сума готівкових коштів, що надійшли або видані з каси. У графах 4 та 8 вказується коротка примітка, яка описує операцію з прийому або видачі коштів (наприклад, з/плата за липень 2012, повернення авансу тощо).

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтеся повним спектром можливостей:

Автоматично заповнювати актуальні типові форми документів
Друкувати документи із зображенням підпису та друку
Створювати фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
Складати найкращі комерційні пропозиції (у тому числі за власними шаблонами)
Вивантажувати документи у форматах Excel, PDF, CSV
Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанією в одній системі, з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Легко організувати ефективну роботу з клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговий, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Бізнес.ру прямо зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Журнал реєстрації вхідної, вихідної касової документації – книга обліку, містить всі операції з готівкою, здійснюваними через касу організації. Відповідно до законодавства РФ прибуткові, і навіть видаткові документи би мало бути складено без помарок і помилок.

Журнал реєстрації видаткової та прибуткової документації та правила оформлення

Прибуткові та видаткові касові чеки, розрахунково-платіжні відомості, різні заяви на надання готівки реєструються співробітниками бухгалтерії у відповідній книзі. Касові ордери, сформовані на розрахунково-платіжних відомостях на надання заробітної плати та інших аналогічних платежів, фіксуються в журналі після їх видачі.

Кошти, внесені з цього приводу компанії через касу, реєструються з допомогою касових прибуткових ордерів (ПКО). А видані співробітником бухгалтерії відповідно видатковими чеками (РКО). Замість останніх документів можуть бути надані рахунки на оплату, платіжні відомості або заяви на надання готівки.

Усі документи мають свій ідентифікаційний номер, що міститься у класифікаторі загальноросійської документації:

0310001 – прибуткові папери;
0310002 – видаткові документи;
0301011 – платіжні ордери;
0301009 – видатково-платіжні документи.

Кожен папір касового обліку містить основні дані:

найменування, а також юридичну адресу підприємства;
тип операції;
учасники правочину;
час та дату операції;
номер видаткового ордера;
суму прописом, а також цифрами;
ініціали, підпис уповноваженого працівника організації.

Касова звітність складається у бухгалтерії, працівником підприємства, призначеним наказом директора. Після чого вона передається касовому співробітнику для здійснення видаткової чи прибуткової операції. Перед видачею коштів, касир повинен упевнитися у правильності складання відомості та у справжності підпису основного розпорядника (керівника, головного бухгалтера тощо).

При передачі готівки співробітнику бухгалтерії, корінець ордера повинен бути підписаний і відданий особі, яка внесла суму, а сам ПКО, засвідчений підпис цієї особи, залишитись у касового працівника. РКО засвідчується підписом людини, якій було видано на руки кошти, та візується печаткою «Оплачено», інакше довести факт здійсненої виплати буде просто неможливо.

Після закінчення робочого дня, ґрунтуючись на видаткових та прибуткових документах, визначається залишок готівки в касі підприємства, за такою формулою:

Сума коштів на кінець зміни = Залишок початку дня + отриманий прихід – сума виданої готівки

Перераховані кошти повинні співпадати із сумою, відображеною в документах до копійки, але деякі організації допускають невелику похибку, зафіксовану статутом. Виправлення не припустимі, за наявності помилок ордер знищується та складається заново.

Основне призначення книги обліку

Видаткові та прибуткові ордери, на підставі яких здійснюється видача, а також внесення готівки до каси підприємства, необхідно зафіксувати в окремій книзі, що називається журналом реєстрації ПКО та РКО документів.

Дана форма книги має бути у кожної організації, яка здійснює готівкові операції. Усі кошти, що вибувають, а також надходять на підприємство, повинні бути проведені через прибутково-витратні відомості, які у свою чергу співробітник бухгалтерії реєструє в спеціальному журналі. Сюди відносяться касові прибуткові чеки, видаткові документи, платіжні ордери тощо.

Контроль прибуткової та видаткової документації – обов'язкова умова для здійснення фінансово-господарської діяльності фірми. Усі операції з готівкою проводить відповідальна особа або головбух. РКО чи ПКО роздруковуються на пристрої чи заповнюються від руки. У видатковій документації відображаються дані посвідчення особи одержувача матеріальних коштів. На відомостях із заробітної плати допускається проставляти лише один номер РКО.

Як правильно оформити журнал?

Законодавство висуває основні вимоги до складання РКО та ПКО, серед яких варто виділити:

до відомості обов'язково додається первинна папір, виступає основою його формування;
виправлення, різні помилки не припустимі;
кожному виду відомостей надається наскрізна нумерація з початку звітного року;
всі ордери повинні бути без винятку зареєстровані у книзі обліку;
відомості дійсні лише у день формування.

При готівкових платежах між юридичними особами не варто забувати про максимально допустимий розмір договору, який допускає законодавство РФ. У 2016 році за однією угодою сума обмежувалася межами 100 тис. рублів (можливо, зараз вона дещо вища). За недотримання цього правила підприємству може загрожувати штраф.

Отримані з каси кошти компанія може використати на виплату заробітної плати та придбання куплених товарів. Інші суми, що перевищують встановлений ліміт, підприємство зобов'язане здавати у фінансову установу.

Як правильно заповнити книгу обліку?

Кожен документ починається з титульного листа. Журнал КО-3 повинен містити такі дані:

назва підприємства;
код ОКПО;
конкретний підрозділ, якщо у книзі здійснюється реєстрація видаткових, прибуткових ордерів лише певної структури підприємства;
рік – журнал відкривається на початку звітного року та діє до його закінчення, тому дата актів не вказується;
уповноважена особа, відповідальна за ведення книги – ініціали, посада.

Сам журнал реєстрації ПКО і відповідно РКО складається з однотипних аркушів, а також основної таблиці, до якої заносяться всі вихідні та вхідні касові ордери протягом усього року. На кожній сторінці представлено 8 підрозділів: перші 4 призначені для реєстрації прибуткових документів, інші – для обліку інших актів.

Кожен рядок використовується для обліку однієї відомості, і включає такі пункти:

перший – дата формування прибуткового ордера;
другий – індивідуальний номер відомості;
третій – сума готівки, відображених у документі;
четвертий «примітка» – тут можна вказати від кого саме було отримано цю суму і за що;
п'ятий – дата складання видаткового ордера;
шостий – порядковий номер із початку року;
сьомий – сума, видана з каси підприємства;
восьмий "коментарі" - характер операції.

У журналі обліку відображаються всі необхідні відомості щодо ордерів, актів, що підтверджують рух матеріальних засобів, що дає змогу вільно відслідковувати витрати та прибуток компанії за різні проміжки їхньої фінансово-господарської діяльності, а також контролювати оборот документів.

Основні правила зберігання та заповнення журналу - штрафні санкції

Найчастіше книгу обліку веде працівник бухгалтерії організації, іноді касовий співробітник. Але в будь-якій ситуації це виконавець, який призначається письмовим наказом генерального директора компанії до виконання певних обов'язків. З цим співробітником також укладається угода матеріальної відповідальності.

Щодо періоду зберігання, реєстраційний журнал – типовий управлінський документ, тому перебуває в архіві організації протягом п'яти років (після закінчення кінцевої дати ведення книги). На підставі ФЗ від 2011 року №402 підприємство зобов'язане створити належну умову для зберігання звітності компанії, щоб надати її контролюючим органам на будь-яку їхню вимогу.

У разі виникнення можливих спірних ситуацій та розглядів у суді, подібні папери зберігаються на підприємстві до закриття справи або з'ясування певних обставин. Порушникам, які допустили порушення в обліку фінансових операцій та касової дисципліни, загрожує відповідальність:

співробітникам компанії - 4000 - 5000 рублів;
компаніям, і навіть всім підприємцям – 40 000 – 50 000 рублів.

Щоб уникнути можливих проблем та відповідальності щодо здійснення касових операцій з готівкою, необхідно чітко дотримуватись усіх інструкцій ведення журналу обліку прибуткових, видаткових документів.

Вконтакте

Прибуткові та видаткові ордери – це головні первинні документи в касі будь-якої організації. Яким чином слід вести облік та контроль цих важливих паперів і як заповнювати касовий журнал без помилок? Читайте у цій статті.

Заповнювати касові документи щодо приходу та витрати готівки зобов'язані абсолютно всі організації, у яких є каса та операції по ній. Таких переважна більшість, адже попри поширення електронних засобів для безготівкових розрахунків, готівка на дрібні господарські потреби зазвичай потрібна. Отже, більшості організацій необхідний і журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Тому познайомимося з ним детальніше.

Форма журналу

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документівє обліковою книгою, до якої необхідно вносити інформацію та реквізити всіх виданих касиром документів. Його уніфікована форма затверджена постановою Держкомстату Російської Федерації від 18 серпня 1998 № 88 . Вона називається № КО-3, але за бажання організації можуть її використовувати і розробити власний варіант. Адже із 2013 року застосування таких уніфікованих форм первинних облікових документів є рекомендованим. Хоча решта касових паперів, зокрема ті ж касові одери, відповідно до інформації Мінфіну № ПЗ-10/2012 , є обов'язковими саме у затвердженій формі.

Журнал реєстрації є звичайним регістром зведеного обліку, тому його можна розробити самостійно. У силу статті 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" затвердження облікових регістрів є прерогативою керівника організації за поданням головного бухгалтера. Головне, вказати варіант, що використовується в обліковій політиці. Але за бажання можна застосовувати й уніфіковану форму (про це також слід згадати в обліковій політиці). Однак це завжди книга, яка обов'язково має бути пронумерована наскрізним способом і прошита. Зазвичай усередині бланк журналу реєстрації прибуткових та видаткових ордерів складається з двох однакових за обсягом половин:

Для прибуткових ордерів.
Для видаткових ордерів.

Ведуться вони одночасно. Інформацію про прихід прийнято розташовувати праворуч, а про витрату — зліва. Вести регістр законодавство дозволяє як на папері, а й у електронній формі. У цьому випадку має бути можливість роздрукувати заповнений бланк і сформувати його за певний період часу. Крім того, можна не застосовувати паперові копії, якщо у відповідальної особи (бухгалтера або касира) є кваліфікований електронний підпис, яким він зможе завіряти записи.

Заповнення касового журналу: зразок

На титульній обкладинці, незалежно від того, застосовується самостійно розроблений або рекомендований бланк журналу реєстрації прибуткових та видаткових документів, має бути найменування організації, її структурного підрозділу, де розташована каса, та назва самої форми. Крім того, потрібно написати дату, коли розпочато ведення бланка, та дані відповідальної за нього особи (посада та ПІБ). Виглядатиме це так:

Усередині бланка необхідно передбачити графи для зазначення наступної інформації щодо кожного касового ордера:

номер ордера та дата його складання;
сума витрати чи приходу;
примітки, у якому буде зазначено коротке призначення виданої чи отриманої грошової суми.

Номери прибутковим та видатковим ордерам необхідно надавати окремо по кожному з цих видів касових паперів. Наскрізна нумерація приходу та витрати не допускається.

Онлайн-каси

На питання, чи потрібен касовий журнал для онлайн-кас,відповідь однозначна - ні. Фіксація операцій та присвоєння номерів чеків здійснює в автоматичному режимі фіскальний накопичувач пристрою. Тому жодних додаткових облікових регістрів у цій ситуації не передбачено. До впровадження контрольно-касової техніки з функцією передачі даних онлайн касири-операціоністи вели журнали реєстрації прибуткових та видаткових ордерів, у яких записували дані про виручку, тепер цей обов'язок для них скасовано. Відповідні роз'яснення щодо цього давав Мінфін Росії у листі від 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Відповідальність

Хоча цей обліковий регістр і є обов'язковим для всіх організацій, за його відсутність жодної окремої адміністративної відповідальності для керівників або бухгалтерів законодавством не передбачено. Але якщо він не ведеться, це вважатимуться порушенням порядку ведення бухобліку в організації.

Бухгалтерський облік на підприємстві неможливо вести без оформлення документації, до якої належать РКО (видатково-касові ордери), розрахунково-платіжні відомості, ПКО (прибутково-касові ордери), рахунки до оплати, зарплатні відомості та інші. Для обліку всіх паперів необхідний Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, завдяки наявності якого спрощується обчислення кінцевого сальдо за будь-який із періодів, контролюється документообіг.

Для чого і кому потрібний журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів?

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів має уніфіковану форму під номером КО-3 (за ОКУД номер форми 0310003). Документ може заповнюватися вручну або із застосуванням обчислювальної техніки.

Наступні листи Книги мають однакове оформлення – на них надруковані стовпці, які заповнюються наступним чином: