Pri odchode riaditeľa na dovolenku je dôležité prideliť povinnosti zamestnancovi podniku, aby zabezpečil koordináciu výrobných činností a ich kontrolu. Musí byť kompetentný v oblasti riadiacich činností. Pre právne spôsobilú realizáciu akcie by mal byť vypracovaný príkaz riaditeľa o pridelení povinností riaditeľa počas dovolenky. Administratívna dokumentácia je nevyhnutná, aj keď vedúci podnikateľského subjektu plánuje niekoľkodňovú neprítomnosť na pracovisku. Spoločnosť musí mať vždy oprávnenú osobu na podpis dokumentácie.
Zodpovednosti musia byť zdokumentované
Povinnosťami vedúceho spoločnosti môže byť poverený každý zamestnanec, ktorý má podľa názoru riaditeľa dostatočnú úroveň vzdelania a praktických manažérskych zručností. Keďže prenos právomocí je spojený s riadiacou činnosťou celého podnikateľského subjektu, je nevyhnutná dôvera v potenciálneho poslanca. Medzi jeho povinnosti bude patriť:
- podpis všetkej dokumentácie súvisiacej s činnosťou právnickej osoby;
- organizovanie a vedenie obchodných stretnutí;
- komunikácia so zamestnancami spoločnosti;
- kontrolu nad činnosťou podnikateľského subjektu ako celku a jeho jednotlivých samostatných štruktúrnych útvarov.
Vzorový list poverenia
V závislosti od personálneho obsadenia zamestnancov sú povinnosti zvyčajne pridelené vlastným zástupcom alebo vedúcim štrukturálnych oddelení. Príkaz by mal byť vydaný vopred, ale len vo vzťahu k zamestnancovi, ktorý dal predchádzajúci písomný súhlas na zastupovanie riaditeľa počas jeho neprítomnosti.
O administratívnej dokumentácii podnikateľského subjektu
Pridelenie povinností inému zamestnancovi na obdobie dovolenky bude zákonné, len ak bude postup zdokumentovaný.
Podpisom príkazu vedúcim spoločnosti sa upravujú vzťahy medzi zamestnancami a predchádza sa sporom medzi nimi, ako aj so zástupcami oprávnených orgánov. Objednávka vydaná na akúkoľvek tému o výrobnej činnosti a vzťahoch medzi zamestnancami patrí do kategórie administratívnej dokumentácie. Je vytvorený pre každý jednotlivý prípad. Postup pri jeho registrácii upravujú pravidlá kancelárskej práce. Neumožňujú podpísať dokument s pridaním lomky alebo predložky „za“ pred miesto podpisujúceho. Povinné je rozlúštiť iniciály šéfa spoločnosti, ktorý podpísal objednávku. Vzorový príkaz na pridelenie povinností riaditeľa počas dovolenky pomôže kompetentne vypracovať dokument, berúc do úvahy všetky nuansy, ktoré zaisťujú právnu istotu.
Detaily objednávky
Kto má právo vyhotoviť dokument
Vykonanie objednávky je v kompetencii každého zamestnanca podniku, ktorý má znalosti o kancelárskej práci. Môže to byť právny poradca, pracovník ľudských zdrojov, sekretárka alebo zamestnanec na inžinierskej pozícii. Príkaz nadobúda právoplatnosť až po jeho podpise riaditeľom. Bez autogramu vedúceho podnikateľského subjektu sa doklad považuje za neplatný.
Prečítajte si tiež: Ako vyplniť žiadosť o DIČ: vzor
Základ pre prípravu dokumentu
Akákoľvek administratívna dokumentácia sa vyhotovuje na základe udalosti. Tieto údaje musia byť uvedené v objednávke. V tejto situácii je základom pre vypracovanie dokumentu neprítomnosť riaditeľa z dôvodu jeho odchodu na ročnú dovolenku. Ako účel vypracovania objednávky možno uviesť zabezpečenie nepretržitej práce a realizáciu kompetentnej koordinácie podnikateľského subjektu. Vyžadujú sa právne referencie.
Usporiadanie administratívnej dokumentácie
To poskytuje zamestnávateľom príležitosť nezávisle vypracovať objednávku v akejkoľvek forme, berúc do úvahy nuansy a charakteristiky podniku, ako aj ich vlastné zásady postupu pri správe interných dokumentov. Keďže pozícia riaditeľa je zodpovedná, v administratívnom dokumente o pridelení povinností je potrebné zabezpečiť všetky možné nuansy súvisiace s vykonávaním služobných povinností.
Všeobecné pravidlá pre prípravu dokumentácie v podniku
Dokument musí obsahovať:
- názov podnikateľského subjektu, kde je objednávka vytvorená;
- údaj o dátume vyhotovenia dokladu a dátume nástupu náhradnej osoby do pôsobnosti riaditeľa;
- evidenčné číslo, podľa interného účtovníctva obdobnej dokumentácie;
- miesto, kde bol dokument vyhotovený;
- dôvody na uloženie povinností, vyjadrené vo vzťahu k identifikácii príkazu na dovolenku riaditeľa, vypracovaného s prihliadnutím na plán dovoleniek pre podnik;
- zoznam pridelených povinností;
- obmedzenie právomocí;
- časové obdobie, pre ktoré je výmena relevantná;
- udelenie podpisového práva;
- informácie o potrebe vykonávať hlavné služobné povinnosti osoby počas obdobia výmeny riaditeľa;
- plat.
Nuansy a dizajnové prvky
Postup pri vydávaní internej administratívnej dokumentácie pre podnik, ako aj jej obsah nie je upravený legislatívnymi požiadavkami. Dokument môže byť vyhotovený v akejkoľvek forme. Dá sa vytlačiť na akýkoľvek list papiera. Je možné použiť hlavičkový papier. Objednávku je možné napísať rukou alebo vytlačiť na tlačiarni.
