Nákladný list je primárnym účtovným dokladom. Slúži ako ospravedlnenie pre odpis tovaru a materiálu predávajúcim a pre zaevidovanie tovaru kupujúcim.
Formulár TORG-12 má jednotnú formu, ktorá bola schválená vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 25. decembra 1998 č. 132. Od roku 2013 majú organizácie právo vypracovať si vlastnú formu nákladného listu, ktorá však musí obsahovať všetky potrebné detaily.
Tlačivo a vzor nákladného listu TORG-12
Ukážka
Pravidlá pre vyplnenie formulára TORG-12
Keďže nákladný list je kontrolovaný daňovým úradom na odpočet DPH, všetky hlavné stĺpce v ňom musia byť vyplnené správne:
Prepravný list vypĺňa oprávnená osoba (účtovník, vedúci, predavač a pod.). Údaje o tovare a odosielateľovi v nákladnom liste musia byť zhodné s údajmi na faktúre.
Poznámka
Vážení čitatelia! Pre zástupcov malých a stredných podnikateľov v oblasti obchodu a služieb sme vyvinuli špeciálny program „Business.Ru“, ktorý umožňuje viesť plnohodnotné skladové účtovníctvo, obchodné účtovníctvo, finančné účtovníctvo a má aj vstavaný CRM systém. K dispozícii sú bezplatné aj platené programy.
V prípade potreby môžete do formulára pridať ďalšie polia, stĺpce a dokonca si vytvoriť vlastný formulár faktúry, avšak so všetkými potrebnými poľami.
Ak sa v ňom po vyplnení TORG-12 nájde chyba alebo preklep, dá sa opraviť opatrným prečiarknutím nesprávneho a uvedením správnych údajov, potvrdením podpisom a dátumom vykonania zmien. Ak je chýb veľa, faktúra sa stornuje a vystaví sa nová.
Nákladný list TORG-12 je vystavený v dvoch exemplároch: jeden zostáva kupujúcemu, druhý so všetkými podpismi prechádza na dodávateľa.
Príklad nákladného listu TORG-12 v elektronickej podobe
Legislatíva umožňuje použitie elektronickej formy nákladného listu (časť 5 článku 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ). Jeho vyplnenie sa nelíši od vypĺňania papierového formulára. Formy súborov XML elektronických dokumentov sú schválené nariadeniami Federálnej daňovej služby Ruska z 21. marca 2012 NMB-7-6/172@ a MMB-7-6/36@ zo dňa 30. januára 2012.
Takéto faktúry sa predkladajú daňovému úradu aj v elektronickej forme.
Elektronické formy nákladných listov sú certifikované elektronickým podpisom.
Na jej používanie je potrebné získať certifikát a povolenie potvrdzujúce oprávnenie oprávnenej osoby vykonávať elektronické podpisy.
Na elektronickej kópii TORG-12 stačí jeden podpis dodávateľa a kupujúceho. Uvádzajú sa však aj mená a funkcie zodpovedných osôb.
Elektronické dokumenty sa odosielajú cez internet. Vodičovi, ktorý prepravuje tovar, je vystavený nákladný list vo forme 1-T, v ktorom je uvedený všetok tovar a jeho vlastnosti.
Ak tovar prepravuje sprostredkovateľská organizácia, tak v elektronickom formulári TORG-12 predávajúci nastaví číslo a dátum TTN a kupujúci vyplní údaje splnomocnenia na prepravu tovaru a "Prijatý náklad" a uistil ich svojím elektronickým podpisom.
Archív elektronických dokumentov musí byť umiestnený na samostatnom počítači (napríklad v účtovníctve) alebo na špeciálnom firemnom serveri.
