Najprv sa vydá príslušný príkaz. Je pre ňu vyvinutý jednotný formulár NINV-22, formulár podľa OKUD 0317018. Obsahuje tieto informácie:
- názov spoločnosti;
- štrukturálne členenie;
- zloženie inventarizačnej komisie;
- zoznam kontrolovaných záväzkov a majetku;
- čas a miesto inventarizácie;
- základ pre inventarizáciu.
Zoznam je zostavený v dvoch kópiách. Prvým je, aby účtovná služba zostavila súhrnný výkaz (ak existujú nezrovnalosti s účtovníctvom). Druhá je pre finančne zodpovednú osobu (ďalej len MOL).
Pri zmene finančne zodpovednej osoby sa inventarizácia zostavuje v troch vyhotoveniach.
Finančne zodpovedná osoba dostane pred začatím konania potvrdenie, že všetky doklady boli predložené účtovnému oddeleniu, teda boli zohľadnené alebo odpísané ako náklad. Je zostavený v jednotnej podobe súpisu, v spodnej časti titulnej strany. Nie je potrebný samostatný dokument.
Objednávka zásob
Formulár inventarizačný zoznam inventárnych položiek
Existuje jednotný dokument - tlačivo č. INV-3 (tlačivo podľa OKUD 0317004), schválené uznesením Goskomstatu č.88. Je to nevyhnutné pri inventarizácii materiálu, tovaru a hotových výrobkov. Inventúrny formulár si môžete stiahnuť a nižšie vám krok za krokom vysvetlíme, ako ho správne vyplniť.
Ako dokončiť inventúru
Krok 1. Vyplníme názov organizácie, štruktúrnu jednotku, kód OKTMO, typ hodnôt, podrobnosti o podklade pre inventúru.
Krok 2. Finančne zodpovedná osoba svojim podpisom potvrdí, že všetok tovar a materiál boli pripísané alebo odpísané.
Krok 3: V organizáciách, kde sa údaje automaticky zaznamenávajú v špecializovaných programoch, sa formulár č. INV-3 zostavuje pomocou týchto programov. Sami vypĺňajú stĺpce 1 – 9 a komisia v stĺpci 10 zaznamená prítomnosť objektov na zozname. Komisia zisťuje skutočnú dostupnosť inventarizovaného majetku, v prípade potreby ju prepočíta a preváži. Do zoznamu je zakázané zapisovať údaje o zostatkoch zo slov finančne zodpovednej osoby alebo podľa účtovných údajov bez kontroly ich skutočnej prítomnosti.
V nižšie uvedenom príklade je číslo položky a inventárne číslo rovnaké, nie je to však nevyhnutná podmienka. Stĺpec „číslo pasu“ (9) sa vypĺňa len vtedy, ak tovar a materiály obsahujú drahé kamene a kovy.
Výsledok je zhrnutý pre každú stranu formulára. Počet strán môže byť ľubovoľný v závislosti od skutočnej dostupnosti cenností.
Krok 4. Po vyplnení všetkých polí sa zostaví posledný list s výsledkami všetkých strán, podpisom predsedu a zložením inventarizačnej komisie, ktoré sú definované v objednávke. Komisia môže zahŕňať:
- administratívni pracovníci organizácie;
- účtovníci;
- iných špecialistov.
Osoby zodpovedné za skladovanie tovaru a materiálu potvrdzujú skutočnosť, že sú prítomné pri inventúre a podpisujú vyhlásenie, pričom súhlasia so skutočnými údajmi v ňom uvedenými.
Vzorový inventárny zoznam inventárnych položiek
Vzor vyplnenia inventarizačného zoznamu dlhodobého majetku
Na to sa používa jednotný formulár č. INV-1. Vypĺňa sa podobne ako v príklade k tlačivu č. INV-3. Neváhajte použiť poskytnuté pokyny.
Ponúkame aj na stiahnutie formulár inventarizácie dlhodobého majetku.
Zodpovednosť za kompiláciu a uchovávanie
Po podpísaní všetkých kópií súpisu sa jeden z nich odovzdá účtovnému oddeleniu na zistenie nezrovnalostí a zostavenie súpisov (jednotný formulár č. INV-19, OKUD 0317017). Ak sa zistia manká alebo prebytky, účtovná služba ponúka možnosti na premietnutie týchto skutočností o hospodárskom živote organizácie.
Na základe výsledkov inventarizácie môže byť finančne zodpovedným osobám uložená pokuta z dôvodu poškodenia organizácie.
Za prípravu podkladov, dodržiavanie lehôt a postupov pri vykonávaní inventarizácie zodpovedá inventarizačná komisia. Ak pri inventarizácii nebol prítomný aspoň jeden z členov komisie, možno jej výsledky napadnúť.
Inventár sa v organizácii uchováva najmenej päť rokov.
