Primárna dokumentácia prijatá účtovným oddelením nevyhnutne podlieha overeniu formy aj obsahu. Hodnotí sa správnosť a úplnosť registrácie, prítomnosť povinných údajov, zákonnosť zaznamenaných transakcií, logické prepojenie ukazovateľov. Potom sa vykoná registrácia a zoskupenie údajov. Informácie sa zaznamenávajú v systéme analytických a syntetických účtov. Na tento účel sa poskytujú účtovné registre: formy účtovníctva. Uvažujme ďalej, aké môžu byť.
Všeobecné informácie
Účtovné registre sú špeciálne tabuľkové tabuľky. Tvoria sa podľa ekonomického zoskupenia informácií o majetku a zdrojoch. Formuláre účtovných registrov sú potrebné na zohľadnenie prebiehajúcich obchodných transakcií na príslušných účtoch.
Klasifikácia
Existujúce typy účtovných registrov sú rozdelené podľa účelu, vzhľadu a spôsobu sumarizácie údajov. Podľa prvého kritéria sa dokumenty rozlišujú:
- Systematický.
- Chronologické.
- Kombinovaný synchrónny.
Chronologické účtovné registre sú dokumenty, v ktorých sa zaznamenávajú skutočnosti o hospodárskej činnosti tak, ako sa vykonávajú, bez ďalšej systematizácie. Patria sem napríklad matriky. Zápisy sa vykonávajú v systematických tabuľkách podľa zoskupovacích charakteristík – účtov. Informácie z týchto dvoch typov registrov by sa mali navzájom dopĺňať. Preto sa súčet obratov pre chronologické dokumenty vždy rovná súčtu kreditných/debetných údajov zo systematických tabuliek. Ak sú chronologické aj systematické záznamy zapísané do jedného registra, považuje sa za kombinovaný (synchronistický).
Zhrnutie informácií
Na tomto základe sú účtovné registre rozdelené na diferencované a integrované. Posudzovanie údajov sa môže vykonávať induktívne, to znamená od všeobecného od konkrétneho. V tomto prípade dochádza k informačnej integrácii. Zovšeobecnenie možno vykonať aj deduktívne: na konkrétne zo všeobecného (od hlásenia po primárnu dokumentáciu). V tomto prípade dochádza k diferenciácii informácií.
Vzhľad
Podľa tohto kritéria sa rozlišujú tieto účtovné registre:
- knihy. Ide o dokument označený osobitným spôsobom, prišnurovaný, zviazaný a podpísaný zodpovednou osobou (hlavným účtovníkom).
- karty. Sú to formuláre vytlačené ako tabuľky.
- Obliečky zadarmo. Takýmito účtovnými registrami sú tabuľky umiestnené na formulároch, ktoré sú záväzné. Takéto listy sa považujú za alternatívu kníh a kariet. Tieto papiere sú uložené v priečinkoch. Pre nich, ako aj pre karty, by sa mali viesť registre.
- Strojové médiá. Tieto účtovné registre majú technické vlastnosti. V tomto prípade sa údaje neumiestňujú na papier, ale na elektronické médium (disk).
Zvážte hlavné účtovné registre samostatne.
knihy
Tieto registre obsahujú informácie o skutočnostiach hospodárskej činnosti (prevádzok). Rozdeľuje sa podľa špecifík objektov. Knihy musia byť navrhnuté v súlade s požiadavkami pravidiel. Okrem toho, že musia byť zviazané, čipkované a očíslované, na zadnej strane posledného listu musí byť uvedený počet strán. Pod uvedeným číslom sú podpisy vedúceho podniku a Ch. účtovník, pečiatka. Knihy sa zvyčajne používajú v prípadoch, keď sú objekty pozorovania v malom počte. Ale pre množstvo kategórií (napríklad pre hotovostné transakcie) podniky vedú záznamy v pokladničnej knihe, kde sú zapísané všetky udalosti. Hlavná kniha sumarizuje všetky objekty.
karty
Ide o pomerne pohodlnú formu registrov. Dajú sa triediť, vyznačujú sa viditeľnosťou a prístupnosťou pri manipulácii. Vonkajšie sa karty môžu líšiť. Medzi najbežnejšie typy patria: zmluva, viacstĺpcový a inventár. Prvé sú vyplnené na jednej strane, pretože stĺpce debet a kredit sú umiestnené vedľa seba. Prítomnosť paralelných stĺpcov vám umožňuje vidieť stav zúčtovacích operácií podniku. Materiálové hodnoty sa berú do úvahy v inventárnych kartách. Vstupujú do stĺpca „Zvyšok“. Odráža množstvo prostriedkov, ktoré zostali po registrácii obchodnej transakcie. Preto sú na každom účte stĺpce pre príjmy, výdavky a zostatky. Hlavička obsahuje štandard (limit) pre zásobu. Jeho prítomnosť vám umožňuje ľahko určiť, či sú tieto prostriedky v podniku prítomné vo väčšom množstve, ako sa očakávalo. Ak sa ukáže, že ich je menej, tak je stanovený rozdiel s limitom. Vo viacstĺpcových kartách sa zohľadňujú operácie ekonomického života podniku s prideľovaním komponentov v stĺpcoch. To je napríklad relevantné pre prípady, keď je skutočnosť zaznamenaná v zložitých sumách, to znamená, že sa zohľadňujú platby rôznych výdavkov spoločnosti.
Voľné listy
Sú väčšie ako karty. V súlade s tým sa zvyšuje aj objem informácií, ktoré sa v nich odrážajú. Voľné listy sú v účtovnej praxi rôzne výkazy. Používajú sa na zovšeobecnenie homogénnych údajov. Napríklad odrážajú odpisy dlhodobého majetku, uvoľnenie (expedíciu) tovaru atď.
Strojové médiá
Môžu to byť diskety, disky atď. Pri používaní takýchto registrov musí podnik vyhotoviť papierové kópie dokumentov. Deje sa tak okrem iného na žiadosť orgánov poverených výkonom kontroly, ako aj súdu a prokuratúry. Funkcie médií určujú poradie, v ktorom sú informácie usporiadané. Ich použitie je určené hromadným charakterom vykonávaných operácií, špecifikami a objemom účtovných objektov a ďalšími faktormi.
Záver
Správnosť evidencie obchodných operácií v účtovných registroch zabezpečujú osoby, ktoré ich zostavili a podpísali. V procese uchovávania takejto dokumentácie je potrebné zabezpečiť ochranu informácií pred neoprávnenou opravou. Opravy chýb v účtovných registroch musia byť odôvodnené a potvrdené podpisom zamestnanca, ktorý zmeny vykonal. V tomto prípade je potrebné uviesť dátum opravy. V súlade s federálnym zákonom „o účtovníctve“ sú informácie obsiahnuté v registroch klasifikované ako obchodné tajomstvo. Osoby, ktoré majú prístup k takejto dokumentácii, sú povinné ich uchovávať. Za zverejnenie informácií sú porušovatelia zodpovední v súlade s normami domácej legislatívy.
