Ifin edi электронный обмен данными. EDI - Электронный Обмен Данными

Сфера применения

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.
Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.

Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:

для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;
данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;
деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;
с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия.

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.

Что плохо

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:

использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации;
чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления;
низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно);
отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта);
отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации;
необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером;
экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.

Где же выход?

Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).

Что это такое?

EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).

Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Как устроен EDI?

Базовые принципы:

Стандартизованность
Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных «бумажных» документов, применяемых в экономической деятельности.

Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

Стандарты

EDI базируется на следующих основных стандартах:

UN/EDIFACT – United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport — «Правила ООН электронного обмена документами для гос. управления, торговли и транспорта» – основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.
(UN/CEFACT) – адаптированный Центром ООН по упрощению процедур международной торговли и электронному бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT
GS1 EANCOM – подмножество EDIFACT для розничной торговли — разработан международной ассоциацией GS1 и дополнен использованием ключевых идентификаторов системы GS1.
GS1 XML – современный формат сообщений, используемых при обмене данными в цепях поставок в системе GS1.
Система GS1 – это международная глобальная многоотраслевая система стандартов, охватывающая более 100 стран.
Система GS1 является самой широко используемой международной системой стандартов в цепях поставок. В настоящее время свыше миллиона компаний в мире используют стандарты GS1. Национальные ассоциации GS1 обеспечивают поддержку системы в своих странах и поддержку национальных языков в системе GS1.

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:

GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.
GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.
SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

уникальными — способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;
международными — данные номера являются уникальными во всем мире;
многоотраслевыми — не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;
Простая структура номеров позволяет автоматизировать обработку и передачу данных.

Зачем нужен GLN?

Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код , идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).

Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1(в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).

Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности

Преимущества идентификационных номеров GLN

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:

тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
регион;
почтовый адрес;
номер телефона, факса;
контактное лицо;
информация о банковских реквизитах;
требования и ограничения доставки и пр.

Основные виды сообщений

Основными считаются следующие сообщения EDI:

COMDIS – коммерческая дискуссия,
PRICAT – прайс-лист,
ORDER – заказ,
ORDRRSP – подтверждение заказа,
DESADV – уведомление об отгрузке,
RECADV – уведомление о приемке,
INVOICE – счет,
SLSRPT – отчет о продажах,
INVRPT – отчет об инвентаризации.

Технология работы

Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ — Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).

Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом.

Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).

Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.

Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:

Покупатель высылает поставщику заказ;
Поставщик автоматически загружает заказ в свою учетную систему;
Поставщик после корректировки по реальным остаткам на складе отсылает подтверждение заказа и формирует внутреннюю накладную на отгрузку;
Поставщик после отгрузки одним нажатием формирует и отсылает покупателю уведомление об отгрузке;
Покупатель после приемки по уведомлению об отгрузке автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке;
Поставщик на основании уведомления о приемке автоматически формирует расходную накладную;
Поставщик выгружает покупателю электронный вариант расходной накладной;
Покупатель загружает в свою учетную систему расходную накладную поставщика.

При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

Полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.
Второй вариант – частичная интеграция — использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется предельной экономичностью внедрения и использования.

Гарантии достоверности и конфиденциальности

Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность и гарантированность передачи сообщений.

Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).

Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих возможность коррекции документа в процессе передачи (проверка контрольных сумм сообщений на каждом участке и т.д.).

Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении сообщений и автоматическим оповещением отправителя о доставке сообщения.

Удобство и выгоды

Основные преимущества технологии:

прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала,
курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
упрощение взаимодействия с контрагентами,
существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
повышение рентабельности оборотного капитала,
упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок — VMI и CPFR,
оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Преимущества появляются за счет:

повышения скорости всего процесса оформления, обработки и прохождения документов (полностью автоматизированный процесс),
снижения числа ошибок (исключением «человеческого» фактора) и снижения затрат на поиск и исправление ошибок,
использования технологий гарантированной доставки сообщений,
использования единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1.

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.

Наиболее восприимчивые области применения:

Дистрибуция,
Ритейл,
Управление складами,
Транспорт,
Банковская сфера и управление денежными потоками
и т.д.

Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:

получить номер GLN;
выбрать вариант подключения (полная интеграция или Web-EDI),
выбрать авторизованного провайдера EDI,
осуществить подключение,
начать работать.

Для более детального знакомства с технологией EDI и практикой ее применения приглашаем посетить наш семинар «Электронный обмен данными (EDI)»

ОАО "Режевской хлебокомбинат"

Раиса Рахимьянова, главный бухгалтер

Системой EDI.Контур мы стали пользоваться с марта 2014 года. Для нас было очень важным полноценное внедрение системы, т.к объем поставок за 2013 год составил 11714 тонн, что предполагает большую загрузку специалистов и внушительный объем документооборота. Прием заказов по EDI существенно облегчил труд, особенно это девочки ощущали, когда происходил сбой по какой либо причине (однажды сбой случился в одной торговой сети).

До сотрудничества с Контуром мы работали с другим провайдером, но сейчас нас полностью устраивают и сервис и тарифы. Процесс внедрения занял немного времени, хотя до сих пор происходят доработки, которые являются необходимым с учетом специфики работы нашего предприятия.

С техподдержкой (горячей линией) мы еще особо не сталкивались, а вот ребята из внедрения и наш менеджер просто умнички!

Максим Коржавин, руководитель отдела ИТ

Наш переход на ЭДО обусловился не какими-то выгодами, а жизненной необходимостью: федеральные сети трактуют свои условия игры. Только в процессе работы приходит понимание того, что ЭДО — это хороший помощник в бизнес-процессе. Чтобы действительно ощутить всю прелесть и мощь этого инструмента, надо провести интеграцию своей учетной системы с ЭДО. В нашей организации это пока невозможно в связи с переходом на новую учетную систему 1С. Потому мы довольствуемся веб-платформой. Так как ЭДО — сфера новая в России, мы можем участвовать в улучшении и доработке платформы. Но уже сейчас вырисовывается удобный инструмент для коммуникации с нашими партнерами. Перед тем, как прийти в Контур, наша дорожка прошла через других провайдеров ЭДО. Не будем о них ничего говорить. Скажем, что конечная наша остановка — EDI от СКБ Контур. И мы этим довольны. Активно работать с СКБ Контура по ЭДО начали в середине 2013 года. К концу года переключили всех наших партнеров (торговые сети) с других провайдеров на EDI.Контур. А после стали подключать новые ТС. Нам предстоит еще интеграция с 1С. Потому работать и работать. А Контур с помощью своих специалистов умеет делать эту работу довольно приятной и комфортной (за что им человеческое «спасибо»).

В самом начале был намечен план работ, и в течение всего времени мы четко следовали ему. Все проблемы решались на ходу и быстро. Все это делает СКБ Контур безоговорочным лидером среди других провайдеров. Специалисты СКБ Контур больше нас заинтересованы, чтобы у нас все работало, как часы. Ну и, конечно, цены на услуги Контура самые низкие (причем в разы).
Контур научит не бояться новшеств! Потому мы с большим интересом готовы дальше плодотворно сотрудничать с ними и быть первыми в использовании их новых продуктов.

Все отзывы
Торговая компания "Кредос"

Евгений Петренко, заместитель директора по развитию систем и технологий управления

На сегодняшний день обмен EDI внедрен в полном объеме. Для разных сетей реализованы разные цепочки передачи документов.
Существенный плюс компании СКБ Контур — это оперативность решения и организационных, и технических вопросов при подключении новых документов или новых контрагентов. Поверьте, мне есть, с чем сравнить. Специалисты по внедрению, технические специалисты и менеджеры — все реагируют быстро, достаточно четко и информативно на наши запросы.

Самые важные задачи, которые для нас решает EDI.Контур — прием заявок от торговых сетей и отправка ответных документов. А сейчас еще мы переходим на обмен юридически значимыми документами.

В целом, я доволен взаимодействием с компанией СКБ Контур и результатами проекта по смене провайдера.

Дмитрий Нефедов, руководитель отдела ИТ

Посредством EDI.контур удалось автоматизировать обработку заказов и перейти на обмен юридически значимыми документами.
В нашей компании учет ведется в программе 1С. Важной при внедрении EDI была настройка адаптера 1С для прямой загрузки из EDI в 1С. Мы работали с несколькими провайдерами по EDI, и у нас были проблемы в настройке адаптера 1С. При первом знакомстве с предложением СКБ Контур мы довольно скептически отнеслись к заявленной автоматизации. Адаптер 1С мы получили бесплатно, тогда, как другие компании взимали за это отдельную плату. Поэтому мы решили к одной из торговых сетей подключиться через СКБ Контур. Результат нас очень порадовал.

Адаптер в 1С был успешно запущен в работу. При внедрении системы специалисты Контура быстро реагировали на возникающие вопросы. В результате мы получили работающую автоматизированную систему, а тарифы при этом стали ниже, чем раньше.

Хочу отметить, что нам понравилась система работы с клиентами в СКБ. Можно позвонить своему менеджеру с любым вопросом. Менеджер всегда либо сам помогает, либо перенаправляет заявку другому специалисту. Также нас радует обратная связь. При закрытии любой заявки специалисты Контура всегда интересуются, все ли нас устраивает. Хочу сказать отдельное спасибо менеджеру Наталье Буториной.

ОАО "ПурагроУК"

Сергей Бурко, системный администратор

Уровень работы данного решения также находится на высоте, не без изъянов, конечно же, зато есть, к чему стремиться. Главными преимуществами я считаю простоту интерфейса и необходимость минимума операций для решения наших задач.

Надо сказать, у нас были свои «хотелки», которых не было в типовом варианте. Сотрудники СКБ Контур пошли нам навстречу и воплотили в жизнь все, о чем мы просили для удобства в работе. Более того, насколько я знаю, после эти доработки были включены в типовое решение, а значит пригодились не только нам. Отмечу, что специалисты по внедрению достаточно оперативно реагировали на мои просьбы.

И финансовый, и временной результаты порадовали нас в сравнении с тем, как обстояло взаимодействие с другим провайдером. Все это привело к тому, что было принято решение о переходе на СКБ Контур.

Дмитрий Мамонтов, руководитель отдела внедрения бизнес систем

Когда мы начали внедрять EDI в Кастораме, планировалось ограничиться работой с двумя независимыми EDI провайдерами. Однако, в ходе проекта мы приняли решение увеличить число EDI партнеров прежде всего для того, чтобы ускорить подключение поставщиков к EDI. Выбор был сделан в пользу СКБ Контур, который является одним из лидеров в данном направлении и уже работает с большинством наших поставщиков с другими торговыми сетями.

Сейчас СКБ Контур активно работает с поставщиками — за несколько месяцев уже более 10% неподключенных ранее поставщиков присоединились к EDI обмену. Удерживая такой темп, мы планируем в ближайшей перспективе полностью перевести на EDI все заказы магазинов Касторама.

Торговая сеть "Красное & Белое"

Яна Кокорина, руководитель департамента автоматизированных информационных систем

« Красное и Белое» с марта 2015 года работает с провайдером СКБ Контур, который предоставляет услуги в работе с электронным документооборотом.

Сказать, что поток документов большой, наверное, не сказать ничего. И учитывая объемы работы не согласиться на электронный документооборот было бы не только финансово не выгодно, но и не целесообразно с точки зрения экономии рабочего времени.

Так же хотелось бы отметить оперативность решения запросов как организационных так и технических.

Медведева Анастасия, руководитель отдела по работе с клиентами

После перехода на EDI.Контур мы подключали одну сеть за другой. И нас устраивает уровень работы данного решения. Что касается уровня сервиса компании СКБ Контур, то я им довольна, поэтому систематически передаю на сопровождение наших ключевых клиентов.
Если говорить о преимуществах, то одно из первых — это то, что Контур быстрее, чем конкуренты настроил интеграцию в нашей 1С. Второе, не менее важное, — оперативность в решении наших вопросов. Третье — это клиентоориентированность Контура. За время нашего сотрудничества провайдер реализовали в своем модуле функции, которые были необходимы только нам. Четвертое — самостоятельность. Большая часть корректировок производится силами контуровских сотрудников с минимальным привлечением нашего IT -отдела.

Поэтому работу с Контуром я оцениваю на 5 из 5!

Концерн "Русский Холод"

В. А. Стойко, директор по ИТ ГК "Русский холод"

Хочу поблагодарить компанию ЗАО «ПФ «СКБ Контур» за оперативное внедрение EDI.Контур в филиалах нашей компании. Особенно хочу отметить профессиональный уровень подготовки коллектива и отдельно выразить благодарность менеджеру Владимиру Владимировичу Порохонько, который всегда откликается на обращения и успешно решает любой наш вопрос.

МПЗ "Доброгост"

Константин Стариков, системный администратор

В системе EDI мы работаем с торговыми сетями «Монетка», «X5 Retail Group », «Кировский», «Мегамарт», «Лента».

До заключения договора с Контуром мы работали с другим провайдером. Данное сотрудничество было крайне затратным для нас. Но это еще полбеды. Самое главное, что мы испытывали серьезные трудности в работе с модулем нашего провайдера. С нашей стороны требовались колоссальное количество ручного труда по обработке «автоматической» загрузки документов в 1С. Также нас совершенно не устраивала работа технической поддержки. Зачастую вместо ответов мы слышали только гудки в телефонной трубке. Сейчас мы довольны сервисом нашего провайдера. Вопросы решаются быстро, в крайнем случае какие-то проблемы можно решить через нашего менеджера. Что касается работы модуля, то он действительно хорошо работает. Нам удалось наконец автоматизировать процесс ввода данных в нашу учетную систему. В качестве пожелания можно сказать, что было бы удобно работать в дальнейшем со всеми торговыми сетями по безлимитному тарифу .

ООО ТД "Сыробогатов"

Куприянов Константин, программист 1С

Стоимость предоставляемых Контуром услуr ниже в сравнении с другими провайдерами, а гибкая тарифная сетка позволяет выбрать для каждой торговой сети подходящий тариф, исходя из объема документооборота. В данном сотрудничестве мы чувствуем баланс между универсальностью, скоростью и стабильностью работы модуля интеграции с товароучетной системой основанной на платформе 1С Предприятие 7.7. Любые возникающие вопросы, как при внедрении, так и при эксплуатации решаются максимально оперативно сотрудниками СКБ Контур, ни один вопрос не остается без ответа.

Что такое EDI?

Под аббревиатурой EDI понимают Electronic Data Interchange, т.е. Электронный Обмен Данными. Основная задача EDI — заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями.

EDI представляет собой определенный набор стандартов для выполнения торговых операций и обмена структурированными деловыми документами. При помощи технологии EDI указанные документы переводятся на понятный всем стандартный деловой язык и пересылаются партнерам по безопасным телекоммуникационным каналам.

Обмен коммерческой информацией (заказы, накладные, счета и т.д.) на бумажных носителях предусматривает, в основном, ручной ввод информации в компьютерную систему компании, передачу этой информации через факс и e-mail.

Использование электронного документооборота позволяет избежать таких действий - все происходит автоматически, без задержек и неточностей. Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах работы, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Как работает EDI?

Система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange) – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку любых электронных документов и интегрировать их с действующими бизнес приложениями.

Процесс работы EDI выглядит довольно просто: данные для отправки из программного приложения отправителя извлекаются и автоматически система EDI пересылает их от одного контрагента к другому (бизнес-партнеров может быть неограниченное количество). При этом в процессе пересылки EDI Система переводит информацию в стандартный формат, сохраняя содержание. Совместимость бизнес-приложений различных контрагентов не играет никакой роли. Сообщение отображается и создается в удобном для пользователя интерфейсе. Документы для конечного пользователя выглядят как обычная форма, которую предлагают заполнить для регистрации на сайтах, либо как по формам информационных систем (например, 1С, Microsoft Axapta, Oracle E’Business Suite). Следует помнить, что принципиальное отличие рассматриваемой технологии от систем внутреннего документооборота заключается в том, что EDI – межкорпоративная и даже межотраслевая система обмена электронными документами .

Функции EDI, позволяющие получать выгоды от внедрения EDI Системы:

Конфиденциальность информации – обеспечивается за счет использования безопасных каналов передачи данных - AS1 , AS2, FTP/VPN, SOAP и т.д.;

Достоверность – обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;

Гарантии доставки – система автоматически оповещает отправителя о доставке документа;

Оперативность – обработка и передача документа в течение 15 секунд;

Точность – встроенные интеллектуальные механизмы системы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов, и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает;

Экономичность – потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы – на 80%. Иными словами, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением документов, до 7–10% от общей стоимости сделки;

ИТ-совместимость – Если в компании имеется ERP-система, то поставщик технологии EDI должен обеспечить ее интеграцию с учетной системой, чтобы избавить клиента от двойного ввода данных. Если же говорить о компаниях, не имеющих учетной системы, то для них существует следующее решение: поставщик технологии подключает их к WEB-порталу, где компании хранят свои данные и обмениваются ими с контрагентами.

Какие используются электронные документы?

ORDERS
Заказ на поставку – электронное сообщение, которое заказчик передает поставщику и в котором указывается перечень заказываемых товаров (услуг), а также количество, цены, даты и адреса доставки.

Сообщение предназначено для совершения заказов на поставку продукции согласно условиям, ранее оговоренным участниками (например, согласно заключенным договорам о поставке).

Пользователями данного сообщения могут быть розничные сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики и др.

ORDERS содержит:

номер заказа;

ускорение и удешевление процесса заказа товаров;

повышение надежности цепей поставок за счет быстрой и гарантированной передачи информации о заказе с контролем доставки;

возможность автоматизации ежедневных рутинных процессов в работе отдела закупок;

уменьшение ошибок и ускорение всех последующих процессов в цепях поставок.

Преимущества от внедрения для поставщиков:

гарантированное получение документа от многих клиентов в одной форме;

возможность автоматической загрузки документа в ИС предприятия, как следствие исключение ошибок обработки и увеличение скорости учета;

сокращение персонала для обработки документов;

оптимизация процесса обработки заказа;

потенциал для новых концепций логистики.

DELNOT (Торг-12)
Электронные накладные оперативно предоставляют информацию клиентам об отгруженной продукции, что экономит время и позволяет своевременно получать точные данные в удобном электронном виде.

DELNOT содержит:

Номер заказа и счета-фактуры;

GLN номер покупателя и продавца;

Цену, а также квалификатор (с учетом налогов/сборов или без);

Информацию о содержимом заказа (штрих-коды, количество, наименование, кратность упаковки и др.).

Преимущества от внедрения для торговой сети:

Ускорение разгрузки товара на приемке – не приходится редактировать электронный документ прихода, который будет уже создан на основе EDI накладной. Бумажная накладная должна будет совпадать с накладной, пришедшей по EDI .

Уменьшение числа ошибок при оформлении прихода, за счет частичного исключения ручной обработки.

Автоматическая проверка корректности цен в накладной.

Автоматическая предварительная генерации Актов приемки и расхождений

Сокращение ожидания машины при разгрузке товара

ORDRSP (ORDER RESPONSE)
«Ответ на заказ». Сообщение ORDRSP вместе с сообщением ORDERS относится к процессам заказа. Ответ на заказ отправляется поставщиком ритейлеру, в котором поставщик сообщает, согласен он с предложенной величиной заказа или нет. Ответ на заказ может быть в виде подтверждения получения и понимания содержания данных, подтверждения получения Заказа, предложения поправки к Заказу, уведомления о полном или частичном непринятии сообщения Заказа.

ORDRSP содержит:

номер заказа;

номер подтверждения;

GLN номер покупателя и продавца;

Планируемая дата поставки;

планируемое время поставки;

Информацию о содержимом заказа (штрих-коды, количество, наименование, кратность упаковки и др.).

Преимущества от внедрения для торговой сети:

Предварительное подтверждение поставщиком цен и количества к поставке по Заказу;

Возможность прогнозировать состояние товарного запаса на основании Ответов на заказ;

Преимущества от внедрения для поставщика;

При формировании Ответа на заказ поставщик проводит автоматическое бронирование товара под поставку на своем складе.

DESADV (Despatch advice)
Подтверждение об отгрузке – электронное сообщение, предназначенное для упрощения и ускорения процесса приемки товара, детальной информации о грузе, передачи информации о факте отправки груза, отслеживания поставки. Пользователями данного сообщения могут быть розничные сети, производители. В основном, подтверждение об отгрузке активно используют склады, поставщики сырья, перевозчики и др.

DESADV содержит:

номер и дата документа;

уникальный идентификатор отгрузки;

физические характеристики отгрузки (вес, размер и т.п.);

идентификаторы получателя и отправителя;

информацию о содержимом отгрузки (штрих-коды, количество и т.д.);

информацию о транспортировке (номер транспортного средства, место отправления, дату поставки и др.).

Преимущества от внедрения для торговой сети:

ускорение приемки товаров, за счет предварительно полученной информации о составе и структуре (как упакован) поставки;

уменьшение числа ошибок при оформлении прихода, за счет частичного исключения ручной обработки;

автоматическая предварительная генерации Актов приемки и расхождений;

возможность использования при приемке товара RFID сканера и порядкового номера транспортной упаковки (SSCC).

Преимущества от внедрения для поставщика:

оптимизация процесса приемки товара;

отсутствие ошибок ввода данных;

снижение административных затрат покупателя за счет повышения точности прогнозирования системы заказов.

RECADV (Receiving Advice)
Уведомление о приемке – электронное сообщение, которое заказчик передает поставщику и в котором указывается перечень полученных/неполученных, принятых/непринятых товаров, а также другая информация. Сообщение относится к одной точке доставки (или отгрузки) и может содержать информацию о приеме одной/нескольких товарных позиций, упаковок, заказов.
Уведомление о приемке является также фактом подтверждения получения товаров по указанному в более ранних документах месте доставки. Сообщение позволяет грузоотправителю (поставщику) получить информацию относительно фактически принятого объема поставки.
Пользователями данного сообщения могут быть розничные сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики и др.

RECADV содержит:

номер уведомления о приемке;

дата уведомления о приемке;

дата и время приемки товара;

идентификаторы покупателя и поставщика;

информацию о содержимом приемки (штрих-коды, количество и т.д.).

Преимущества от внедрения для торговой сети:

автоматическое быстрое уведомление поставщика о фактически принятом товаре;

контроль над доставкой товара;

контроль и корректировка финансовой документации (последующая счет-фактура должна соответствовать Акту по количеству товара).

Преимущества от внедрения для поставщика:

Быстрое получение информации о принятом товаре

При расхождениях на приемке возможность быстро сформировать новую счет-фактуру, а это обычно влечет ускорение оплаты.

INVOICE (Счет-фактура)
Данное сообщение служит инструментом для сверки цен. В будущем планируется, что этот документ можно будет подписывать ЭЦП. Покупатель может автоматически получать счет от поставщика товара по факту заказа продукции.
Фактически инвойс – это документ, содержащий перечень товаров с указанием их стоимости, формальных особенностей (цвета, веса и т.д.), условий поставки и сведений об отправителе-получателе.

INVOICE содержит:

дату заказа и накладной;

номер заказа и накладной;

наименование товара;

количество;

цену за ед. и общую стоимость, а также квалификатор (с учетом налогов/сборов или без);

идентификаторы продавца и покупателя.

Преимущества от внедрения для торговой сети:

быстрое предварительное получение корректной информации о счете-фактуре;

автоматическая проверка цен;

Преимущества от внедрения для поставщика:

возможность ускорения оплаты;

возможность довозить бумажные счета-фактуры «позже за раз»;

сокращение рабочего времени на логистические и административные проблемы.

INVRPT и SLSRPT
Отчет об инвентаризации (INVRPT) и отчет о продажах (SLSRPT). Отчет об остатках - служит для контроля состояния склада, ориентирован на отслеживание движения товара внутри сети. При существовании нескольких складов можно отслеживать информацию о движении товара по складам. Детализация по складу делает информацию о движении товара внутри сети более прозрачной. Это позволяет логистам разработать оптимальные маршруты по доставке товара клиенту, график пополнения каждого из складов и рассчитать издержки по доставке товара. С помощью данного документа можно отслеживать сроки годности товара на складе, а также эффективность работы склада. В работе менеджера INVRPT служит для оценки товарной линейки каждой сети.

Данные документы содержат:

номер, дата документа;

информация о проданных товарах;

информация об остатках.

Выгоды от внедрения SLSRPY и INVRPT:

сокращение транспортных издержек;

сокращение издержек, связанных с документооборотом;

сокращение издержек, связанных с обработкой заказов;

возможность проверки общей картины реализации товара;

обеспечение качественного сбора данных о товародвижении, на основе которых рассчитывается оптимальный объем заказа сети или дистрибьютора.

INSDES
Инструкция по упаковке – электронный документ служащий для того, чтобы поставщик при формировании уведомления об отгрузке (DESADV) мог правильно упаковать и распределить направление отправки товара и упаковку.
Документ содержит:

номер и дата документа;

место доставки товара.

ORDRET
Акт на возврат формируется, когда торговая сеть возвращает товар поставщику в силу каких-либо причин: поврежденная упаковка, истечение срока годности и т.п. Поставщик в указанные сроки должен забрать товар.
Данное сообщение содержит:EDI , тем самым они резко сокращают издержки и повышают эффективность своей работы.

Безусловно, и для поставщика обмен данными EDI приносит те же преимущества, что и для ритейлера:

сокращение бумажного документопотока;

устранение ручного ввода информации;

конфиденциальность передаваемых данных;

оперативность передачи данных;

контроль прохождения сообщений и наличия ошибок в передаваемых документах силами провайдера;

снижение издержек;

быстрота и простота внедрения;

повышение конкурентоспособности на рынке.

Если предприятие использует технологии EDI при интеграции с учетной системой, то заказ, сформированный закупщиком розничной сети через несколько минут после его завершения попадает сразу в учетную систему поставщика. Менеджер сверяет со складом заказанное количество, отправляет накладную на отгрузку и, после получения подтверждения со склада (или корректировки количества) отправляет одним нажатием кнопки в "1С" ответный документ в розничную сеть - уведомление об отгрузке.

Учетные системы, с которым возможна интеграция:

Что такое GLN?

Глобальный идентификационный номер GLN – это международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. GLN был введен в действие стандартом ассоциации EAN International (General EAN/UCC Specifications). GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного и краткого обозначения (или идентификации) юридических лиц, функциональных подразделений и физических объектов.

GLN используется в:

1) Электронном обмене данными - Electronic Data Interchange (EDI ) для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений, а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика и т.д.
2) В логистических и транспортных операциях для обозначения физических объектов и адресатов. Например, посредством GLN можно заполнить поле этикетки “Отгрузить (доставить) такому-то”.
3) В области штрихового кодирования GLN незаменим при использовании символики EAN-128 совместно со стандартными идентификаторами применения - Application Identifiers (AI).
4) В электронной коммерции.

Номера GLN выдаются только членам Ассоциации ЮНИСКАН/ГС1 РУС, что подтверждается соответствующим свидетельством с одновременным занесением информации о предприятии в базу данных Ассоциации.

Зачем предприятию нужен GLN-номер?

Идентификационные номера GLN ежедневно широко используют более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности.

Преимущества идентификационных номеров GLN:

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:
. тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
регион;
почтовый адрес;
номер телефона, факса;
контактное лицо;
информация о банковских реквизитах;
требования и ограничения доставки и пр.

Переход торговых организаций на электронный обмен данными при взаимодействии со своими контрагентами по поставке товара и его реализации имеет ряд неоспоримых преимуществ. Но при большом количестве контрагентов (по нашим оценкам - более 50 - 70) реализация механизмов электронного взаимодействия по схеме Peer-to-Peer (когда необходимо установить отдельный канал обмена с каждым из своих поставщиков/покупателей) силами самого торгово-сервисного предприятия требует значительных вложений в технические и организационные решения.

Сервис "1С:Сеть" позволяет предприятию использовать готовое решение и построить такую систему "под ключ" практически без первичных вложений. Сервис 1С:Сеть состоит из центра обработки данных - сертифицированного EDI-провайдера "1С:Сеть" - и механизмов электронного взаимодействия, поставляемых с типовыми торговыми конфигурациями. (аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange - электронный обмен данными).

EDI-провайдер "1С:Сеть" адаптирован к российской бизнес-практике. С этой целью фирма "1С" использовала результаты работы межрегиональной общественной организации "Стандартизация Обмена Деловой Информацией" (СОДИ), собравшей крупнейших российских представителей розничного бизнеса, которая формализовала обычные для России бизнес-процессы обмена.

"1С:Сеть" поддерживает обмен документами для четырех бизнес-процессов:

обмен данными о товаре;
обмен коммерческими предложениями;
заказ товара, акцепт заказа;
поставка товара, накладная, акцепт накладной.

Подробно о подключении к сервису "1С:Сеть" см. .

Инфраструктура

Инфраструктура сервиса "1С:Сеть" включает несколько компонентов. Ее основа - Центр Обработки Данных (ЦОД), отвечающий высоким требованиям отказоустойчивости и производительности.

ЦОД размещен у одного из провайдеров связи первого уровня и снабжен:

системой автономного электропитания с источниками бесперебойного питания и дизель генератором;
газовой системой пожаротушения;
системой климат-контроля;
высокой степенью защищенности оборудования от несанкционированного доступа;
бесперебойным качественным доступом в сеть Интернет.

Программное ядро ЦОД взаимодействует с клиентской частью при помощи Web-сервисов.

Оно осуществляет маршрутизацию сообщений EDI в формате CommerceML EDI между абонентами "1С:Сеть", реализует протокол гарантированной доставки и гарантирует последовательность доставки сообщений.

Клиентская часть сервиса "1С:Сеть" – это используемые абонентами информационные системы, прежде всего, продукты семейства "1С:Предприятие".

Преимущества EDI

EDI (Electronic Data Interchange - электронный обмен данными) получил распространение, поскольку дает ощутимые преимущества компаниям. Выгоды возникают в таких областях, как управление складами, транспорт и дистрибуция, администрирование, а также управление денежными потоками.

Уменьшение числа ошибок, сокращение времени получения информации

Сегодня осталось не много предприятий, не использующих компьютерные системы. При бумажном обмене данные документов приходится распечатывать из компьютерной системы одного контрагента, чтобы затем вручную ввести в компьютерную систему другого, что приводит к ошибкам и досадному увеличению продолжительности обмена по сравнению с тем, как быстро передаются данные внутри компаний.

EDI позволяет стыковать компьютерные системы непосредственно, что радикально уменьшает число ручных ошибок и в десятки раз ускоряет попадание информации из системы в систему.

Прямая экономия затрат

Сокращаются затраты на факсимильную и почтовую связь, курьерскую службу, ощутимые для больших компаний.

Низкие затраты при организации обмена с новым партнером

В отличие от сообщений электронной почты, сообщения EDI структурированы и стандартизованы. Подключившись к EDI один раз, компания может взаимодействовать с любым партнером, также использующим EDI, без необходимости доработок, связанных с различиями в используемых форматах или информационных системах.

Возможность использования современных схем взаимодействия в цепочках поставок

В результате внедрения EDI появляется возможность использовать современные схемы взаимодействия поставщиков и потребителей, основанные на мгновенном получении информации контрагентами, такие как VMI (Vendor Managed Inventory) и CPFR (Collaborative Planning Forecasting Replenishment). Упомянутые схемы позволяют увеличить скорость оборота и снизить объем складских запасов, что приводит к повышению рентабельности оборотного капитала. Быть может, указанная возможность, позволяющая оптимизировать бизнес-процессы в масштабе всей цепочки поставок, более важна, чем перечисленные выше источники прямой экономии.

EDI (Electronic Data Interchange, Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных форматах и стандартах сообщений.

Преимущества от внедрения электронного обмена данными

Внедрение EDI (электронного обмена данными) стало большим шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. Cтруктурированный же формат EDI гарантирует понимание полученных электронных документов всеми участниками процесса обмена. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в "читабельный формат", после чего импортирует данные непосредственно в Вашу программу.

Для внедрения EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN , а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).

GTIN (Global Trade Item Number , раньше EAN) — международный код (штрихкод) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.

Типы документов (EDI-сообщения)

ORDERS (ЗАКАЗ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА) — электронное сообщение, которое является аналогом заказа на поставку продукции. Формируется и отправляется покупателем поставщику.

ORDRSP (ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА) — электронное сообщение, в котором поставщик подтверждает, корректирует или отклоняет поставку по каждой товарной позиции. Отправляется поставщиком покупателю.

DESADV (УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ) — электронное сообщение, которое является аналогом накладной. Данное сообщение формируется в момент (или до) отправки товара поставщиком. В данном сообщении указывается фактическое (отгруженное) количество и ассортимент товара поставляемого покупателю.

RECADV (УВЕДОМЛЕНИЕ О ДОСТАВКЕ) — электронное сообщение, в котором содержится информация о фактически принятом товаре, так же в нем может содержаться информация о причинах не приемки товара. Данное сообщение формируется на момент (или после) приемки товара покупателем.

INVOIC (СЧЕТ-ФАКТУРА) — электронное сообщение, которое является аналогом бумажной счет-фактуры.

PRICAT (КАТАЛОГ ТОВАРОВ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о товарах и их ценовых характеристиках. Данное сообщение формируется поставщиком при изменении цены, ассортимента.

PROINQ (ЗАПРОС ПРАЙС-ЛИСТА) — электронное сообщение, которое содержит информацию о поставщике и/или товарах, по которым необходимо получить информацию (прайс-лист). Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о товарах.

COACSU (АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ) — электронное сообщение, которое является аналогом бухгалтерского документа "Акт сверки взаимных расчетов".

COMDIS (КОММЕРЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о несоответствии количества, цен, ставок НДС. Отправляется покупателем при обнаружении в счёт-фактуре (INVOIC) несоответствий.

SLSRPT (ОТЧЕТ О ПРОДАЖАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о проданных товарах. Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о проданных товарах.

INVRPT (ОТЧЕТ ОБ ОСТАТКАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию об остатках товара у покупателя. Отправляется покупателем при необходимости получения информации об остатках товара.

Что такое электронная цифровая подпись?

ЭЦП (Электронная цифровая подпись) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, Вы получаете подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручно и заверенным печатью.

Использование цифровой подписи позволяет осуществить: