Зачастую работника направляют в командировку всего на один день. В таких случаях возникает вопрос о выплате суточных.
При направлении работника в командировку на один день, как правило, суточные не выдаются. Вместо них выплачивается компенсация. В этом случае все расходы командированного сотрудника должны быть документально подтверждены.
Если для выполнения задания работнику достаточно одного дня или даже нескольких часов, это будет однодневная командировка.
Таким образом, работнику, направленному в однодневную служебную поездку сохраняется средний заработок за дни нахождения в командировке оплачивается проезд к месту командировки и обратно. Суточные в таком случае не выплачиваются.
Направление работника в однодневную командировку должно быть оформлено документально. То есть обязательно должен быть вынесен соответствующий приказ... Оформление других документов может быть установлено локальным нормативным актом.
Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту постоянного жительства, суточные ему не положены. Наличие такой возможности оценивает работодатель – исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. Этот правило подтверждается и судебной практикой, и разъяснениями налоговых органов.
ВС РФ считает, что, суточные покрывают личные расходы работника в служебной командировке. При возвращении к месту жительства в тот же день они минимальны. Выплату суточных законодатель связывает с проживанием не по месту его жительства более суток. И поскольку однодневная командировка длится не более суток и работники может вернуться из командировки в тот же день, суточные им не выплачиваются.
В отличие от суточных, использование которых не требуется подтверждать документально, денежные средства взамен суточных должны быть документально подтверждены.
Работнику направленному в командировку на одни сутки могут быть возмещены иные расходы, связанные с поездкой в соответствии с положениями коллективного договора. Отсюда, если работодатель готов к дополнительным расходам, он может вместо суточных установить сотрудникам компенсацию денежных средств за время нахождения в однодневной командировке. Наименование и размеры таких выплат, а так же необходимость документального подтверждения фактически произведенных расходов, должно быть закреплено во внутренних документах работодателя.
Даже если такие выплаты будут названы «суточными», суд, будет оценивать их не по названию, а по целевому назначению. Суточные за однодневную командировку не являются таковыми в смысле трудового законодательства. Тем не менее эти выплаты признаются судами возмещением работникам расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.
Похожих статей пока нет.
Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.
Определимся с понятием
Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.
Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.
Как оформить
Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:
- (если компания использует документ в работе);
Командировка на один день: как оплачивается
Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:
- Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
- Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале .
Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.
Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.
Как оплачивать суточные
Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.
Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:
- Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
- Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.
Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.
Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день.
Срок служебной поездки никак не ограничен в ТК РФ (глав. 24) и устанавливается руководителем организации (п. 3, 4 Постановления № 749 от 13.10.08 г.). Как оплачивается однодневная командировка? Полагаются ли в этом случае суточные? Разберемся в вопросе и посмотрим, как выполняется оформление командировки на 1 день.
Понятие командировки дано в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка по делам предприятия на определенный срок. Длительность рассчитывается с учетом сложности и целей поручения. Однодневная командировка означает, что работник возвращается к месту своего проживания в тот же день. То есть даты отъезда и приезда совпадают.
Обратите внимание! Если трудовая занятость имеет разъездной характер или предполагает выполнение обязанностей в пути, такие поездки не считаются командировками согласно стат. 166 ТК.
Командировка на один день – как оплачивается
По нормам стат. 168 командированному работнику возмещаются понесенные за время поездки расходы на проезд, проживание, иные допрасходы, а также суточные. При однодневных поездках возмещение издержек выполняется в общем порядке. Командировочные за один день выдаются в целях погашения расходов на проезд туда-обратно и прочие затраты при условии их документального подтверждения.
Суточные при однодневных командировках в 2018 году
Платятся ли суточные за 1 день командировки и в каком размере? На этот счет имеются четкие разъяснения в п. 11 Постановления № 749. В соответствии с этим пунктом если планируется командировка одним днем, суточные сотруднику не выдаются. Из этой законодательной нормы есть исключение. Если командированное лицо выезжает за границу РФ и возвращается тем же днем, работодатель обязан выдать ему 50 % от утвержденной в компании величины суточных (п. 20 № 749).
К примеру, менеджер торговой организации командирован для подписания контракта из г. Ростова-на-Дону в г. Краснодар. Сотрудник выехал в 6.00 час. 25.05.18 г. и вернулся в этот же день в 23.00. Суточные ему не полагаются. Предположим, поездка состоялась не по РФ, а в г. Прагу. Размер суточных по загранкомандировкам равен 3000 руб. Работодатель обязан выплатить сотруднику 1500 руб. за один день.
Командировка одним днем – оформление
Кадровое оформление поездок на один день выполняется в общем порядке. Размер суточных предприятие утверждает в ЛНА или колл договорах с персоналом (ч. 4 стат. 168 ТК). При этом все-таки можно выплачивать суточные по командировке на 1 день, если предусмотреть выдачу компенсации по такой поездке. Ни в коем случае нельзя именовать подобные выплаты суточными.
Для направления специалиста в поездку издается приказ (распоряжение) руководителя. В этом документе прописываются цели, сроки командировки, указывается, кто именно делегируется для представления интересов организации и куда. Затем работнику необходимо выдать аванс. Для определения суммы можно составить смету командировочных расходов. Дополнительно компания вправе заполнить служебное задание на командировку. После возвращения физлицо обязано предоставить авансовый отчет и все подтверждающие фактически понесенные расходы документы.
Окончательный расчет перерасхода средств или недостатка выполняет бухгалтер после утверждения авансового отчета директором компании. Помимо суточных за работником на время поездки сохраняется средняя зарплата. А при совпадении дней в командировке с праздниками или выходными датами заработок исчисляется в двойном размере минимально.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Командировка на 1 день - суточные 2017 и 2018 годов и иные расходы определяются в соответствии с действующим законодательством. При этом рассчитать размер суточных, если служебная поездка всего на день, довольно сложно. Подробнее об этом в статье.
Считается ли однодневная поездка командировкой?
В положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее по тексту — Положение № 749), минимальное количество дней командировки не определено. Это означает, что любой случай отъезда сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения определенных функций в интересах предприятия вне места его постоянной работы будет считаться командировкой.
При этом в абз. 3 п. 3 Положения № 749 указывается, что если деятельность сотрудника и так связана с постоянными отъездами либо работа имеет связанный с частыми поездками характер, то любая служебная поездка не является командировкой.
Как рассчитать суточные за один день командировки в 2017-2018 годах?
Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:
1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.
В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:
(ЗПод + Пр) / Дфо,
ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;
Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 Положения № 922);
Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.
Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 Положения № 749).
2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки. Как правило, общая сумма подтвержденных сопроводительными документами расходов, непосредственно имеющих отношение к командировке, делится на численность дней нахождения в командировке.
Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно, но не меньше минимального. Для госучреждений минимальный размер суточных составляет 100 рублей (подп. «б» п. 1 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729). Но предприятие может увеличить этот размер за счет своих внутренних резервов. Что касается частных компаний, то размер суточных может быть любым, при этом не облагаемый НДФЛ максимум составляет 700 рублей (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Полагаются ли суточные за однодневную командировку?
Ответить на вопрос о правомерности расчета суточных за однодневную командировку без углубления не только в нормативные акты, но и в сложившуюся судебную практику довольно сложно.
Что такое суточные?
В соответствии с пп. 10, 11 Положения № 749 под суточными понимаются затраты, связанные с оплатой услуг по проживанию командированного, когда он находится в командировке по служебной необходимости. При этом в абз. 4 п. 9 Положения № 749 уточняется, что если сотрудник, находясь в командировке, может в тот же день вернуться домой, то суточные ему не выплачиваются.
Аналогичное правило действует и в отношении работников частных организаций. Так, согласно ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с оплатой за проживание по адресу, который не совпадает с местом постоянного жительства командированного. Такое же определение понятию «суточные» поддержали и судьи Верховного суда России в своем определении от 26.04.2005 № ЕАС05-151. И если сотрудник, отправленный в командировку, может ежедневно приезжать домой, то суточные ему не полагаются.
Не знаете свои права?
Когда выплачиваются суточные?
В п. 11 Положения № 749 оговаривается такой момент — если руководитель компании примет решение, что сотруднику, отправленному в однодневную командировку, возвращаться в тот же день домой нецелесообразно по причине плохих условий транспортного сообщения, долгой дороги домой, из-за чего работник не сможет нормально отдохнуть перед выходом на работу, тогда суточные будут выплачены.
И пойти на такое решение работодателя заставляет необходимость выполнения своих обязанностей, прописанных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. К ним относится и обязанность обеспечения сотруднику приемлемых бытовых условий, связанных с выполнением последним своих трудовых функций.
Особенности выплаты суточных при однодневных командировках
Несмотря на неясности в законодательстве, на практике суточные при однодневных командировках в 2017-2018 годах, как правило, компенсируются. Так, многие компании под суточными подразумевают расходы командированных сотрудников на питание и иные траты, которые возмещаются работодателем.
При этом контролирующие органы, проверяя законность отражения расходов в налоговом учете, с выводом работодателей не согласны и требуют исключить из возмещаемых сотруднику расходов на командировку затраты на питание. Оспаривая мнение налоговиков (которое, как правило, отображается в акте проверки) в суде, предприятия-налогоплательщики могут полагаться на благоприятное решение спора.
Существует положительная судебная практика по данному вопросу, в которой судьи приходят к выводу, что работодатели могут заменить суточные оплатой за питание командированных, в т. ч. и в однодневных командировках. Такие выводы содержатся, в частности, в судебном постановлении ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/6799-07. Судьи считают, что отправленный по распоряжению руководителя (а не по своей воле) в командировку сотрудник несет дополнительные расходы, связанные с оплатой за питание.
Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке
Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу.
Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников?
Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках.
В ст. 168 ТК РФ имеется указание, что порядок и размер возмещаемых командированным работникам расходов должны быть прописаны в коллективном договоре или ином локальном документе. К последнему можно отнести принятие положения о командировках на предприятии. Указанное положение должно быть утверждено приказом руководителя.
Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов.
Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных
- Налог на прибыль
При отображении суточных (с учетом данных выше пояснений) в расчете облагаемой налогом на прибыль базы налогоплательщик должен помнить, что их целесообразно отображать как иные расходы, связанные с реализацией/производством (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса). Такое мнение высказало финансовое ведомство, проанализировав судебную практику по данному вопросу (письмо Министерства финансов от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).
- НДФЛ
Если командированный сотрудник предоставит по возвращении из однодневной командировки все подтверждающие документы по своим тратам в служебных целях, то удерживать НДФЛ с суточных не потребуется.
Если же документы по какой-либо причине не могут быть предоставлены, то от удержания налога с доходов физлиц освобождается размер суточных (т. е. компенсационных расходов, связанных с командировкой), который не превышает 700 рублей для командировок внутри страны (письмо Министерства финансов от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Страховые взносы
Выплаты, произведенные командированному в виде сохраняемого за ним среднего заработка, облагаются страховыми взносами. Кроме того, даже если работодатель решил считать компенсационные выплаты командируемому на 1 день сотруднику суточными, то ФСС с этим не согласен и настаивает, что такие выплаты облагаются страховыми взносами (письмо Фонда соцстраха от 02.07.2013 № 15-03-11/05-6357).
В то же время если налогоплательщик решит оспорить решение органа ФСС о доначислении страховых взносов с суточных при однодневной командировке в суде, то у него есть возможность полагаться на благоприятное для себя решение суда. В определении ВАС России от 14.06.2013 № ВАС-7017/13 содержится вывод суда, что выплаты, носящие компенсационный характер, не подлежат обложению страховыми взносами.
В абз. 4 п. 11 Положения № 749 четко указывается, что если командированный на один день работник имеет возможность в тот же день вернуться домой (к своему основному месту жительства), то ему не положена выплата суточных. Но на основании ст. 168 Трудового кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте (к примеру, в положении о командировках) возможность выплаты суточных даже за те командировки, из которых командированный может в тот же день вернуться домой.
Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 рублей, а для других предприятий — любой.
Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.
Является ли однодневная поездка командировкой
Важно! Срок поездки определяет работодатель, исходя из объема служебного поручения, его сложности и иных особенностей.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Суточные при однодневной загранкомандировке
Порядок оплаты командировки на один день
При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.
При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:
- За проезд;
- Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.
Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.
Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).
Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой
Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:
- Дальность поездки;
- Каковы условия по транспортному сообщению;
- Характер служебного задания;
- Нужен ли работнику отдых.
В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
НДФЛ и страховые взносы с суточных
Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).
Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.
Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.
