В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.
Значение отдела кадров
Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.
В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.
Численность кадровых работников
Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.
В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист - инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.
Специалисты службы
Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.
На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:
- специалист по делопроизводству;
- специалист по трудовому праву;
- специалист по подбору персонала;
- менеджер по развитию и обучению,
- тренер, или тренинг-менеджер;
- менеджер по льготам и компенсациям;
- менеджер по корпоративным мероприятиям.
В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников - это должностные обязанности инспектора по кадрам.
Требования к кадровику
Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.
Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).
Инспектор по кадрам: обязанности
Итак, функции данного специалиста следующие:
- ведение учета личного состава предприятия;
- оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
- оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
- учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
- учет трудового стажа;
- оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
- оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
- учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.
Подбор персонала
Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.
Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.
Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам
Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:
- подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
- подготовку документов к сдаче в архив;
- контроль за трудовой дисциплиной;
- организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
- организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
- разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
- оформление служебных удостоверений и их выдачу;
- формирование и эффективное использование кадрового резерва.
Воинский учет
Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.
В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.
Работа кадровиков в условиях кризиса
В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.
Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!
Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.
Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.
Цель отдела кадров
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.
Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Задачи отдела кадров
Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами
Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
Взаимодействие с бухгалтерией организации
Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.
Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
Взаимодействие с юридическим отделом
Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
Взаимодействие с другими подразделениями компании
По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .
Отдел кадров: подробности для бухгалтера
- Работник передумал работать на новом месте? Как аннулировать трудовой договор и трудовые отношения
00 минут. Мы, нижеподписавшиеся начальник отдела кадров Волкова О. Н., главный бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Специалисту отдела кадров Гордеевой М. В. направить уведомление... настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову О. Н. Основания: ... Докладная записка начальника отдела кадров Волковой О. Н. от 24 ... Ильин С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров МКУ «Горводоканал». Вы также...
- Увольнение за прогул: спорные моменты
Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...
- Обходной лист: практика применения
Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...
- Что делать, если работник пропал без вести?
2019 г. Мы, нижеподписавшиеся: инспектор отдела кадров Петрова Елена Дмитриевна, секретарь Мишина... . Подписи лиц, составивших акт: Инспектор отдела кадров Петрова Е. Д. Петрова Секретарь...
- Как совместителя сделать основным работником?
Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...
- Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...
06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...
В современной предпринимательской деятельности отдел кадров на предприятии часто является одной из важнейших структур, так как его обязанности прямо влияют на законность оформления деятельности компании и трудовых взаимоотношений с сотрудниками. Но далеко не все работодатели и даже профильные специалисты знают, чем занимается отдел кадров в каждой конкретной ситуации, так как его функции могут серьезно отличаться в зависимости от субъектов хозяйствования.
Отдел кадров – что это такое
В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.
Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.
Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
- Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
- Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует . Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
- Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.
Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.
Функции и обязанности отдела кадров – чем он занимается
На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:
Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся:
- Инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом.
- Социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников.
Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:
- Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.
- Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках.
- Ведение . Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации.
- Работа с . Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и – все это прямые задачи кадровой службы предприятия.
- Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством.
- Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.
- Ведение . Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации.
- Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.
- Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов.
- Обеспечение дисциплины на предприятии. Вынесение работникам и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.
Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса.
Отличия отдела кадров от HRM-отдела
Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства. В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда. Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения.
Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований. В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.
Другие нюансы деятельности кадровой службы в организации
Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с:
Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников. Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой.
На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе. Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы.
Кадровый менеджер, приходя на работу в службу управления персоналом , должен обладать определенными навыками и умениями. Чем обязан заниматься кадровик? Перечислим список общих задач кадрового отдела и обязанностей его сотрудника.
- подготовка локальных нормативных актов, положений, инструкций
- выработка штатного расписания, написание должностных инструкций
- кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке
- разработка документации и норм по охране труда на рабочих местах
- представление статистической отчетности о численности персонала
- ежемесячный отчет по движению кадров и отчетность по форме П-4
- формирование личных дел, подготовка приказов, ведение журналов
- составление графика отпусков, переносы отпуска на другое время
Мы перечислили общие, организационные задачи. А в чем заключается с персоналом? Приведем перечень того, чем ежедневно занимаются кадровики и что входит в обязанности отдела кадров.
- постановка работников на воинский учет, ведение воинского учета
- обучение персонала, организация тренингов, курсов, семинаров
- учет больничных листов (листков временной нетрудоспособности)
- по запросам сотрудников предоставлять им копии и выписки
- консультации по вопросам трудового права и законодательства
- оформление и своевременное внесение записей в трудовые книжки
- командировочные задания, оформление работников в командировку
- учет рабочего времени, контроль за дисциплиной персонала фирмы
- поощрение и наказание сотрудников по результатам их работы
- заполнение личных карточек, введение личных дел сотрудников
Примерно такие требования предъявляются к соискателю на должность менеджера по кадрам. Обязанностей может быть указано больше или меньше, но суть работы кадровой службы от этого не изменяется: все перечисленное в этой статье так или иначе придется делать.
