Ключевые навыки для секретаря. Правильное оформление резюме секретаря-референта

Работа секретаря очень обширна и требует достаточно много специальных знаний и навыков. Основные знания и умения квалифицированного секретаря приведены в схеме 1:

Схема 1: «Требования к навыкам секретаря»

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

· законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
· административное, трудовое и хозяйственное право.

Основы управления:

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
· систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
· Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда:

· нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ;
· нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

Вычислительную и организационную технику. Основы психологии и социологии. Основы эстетики и этики. Делопроизводство:

· методы создания и оформления документов;
· архивное дело;
· организацию работы с документами.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы):

· организовать рабочее место руководителя;
· оказать помощь в планировании рабочего дня;
· организовать командировку
· вести сроковый контроль за поручениями руководства.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

· документное;
· бездокументное;
· подготавливать обзоры печати.

Организовать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

Организовать и обеспечить работу совещания.

Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ЭВМ.

Использовать ЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).

Оперативно размножать документы.

Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).

Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

Вести архив.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен быть очень организованным, т.к. именно он отвечает за организационное обслуживание руководителя и фирмы. Секретарь должен следить за подготовкой мероприятий, приёмом документов, их оформлением и многим другим.

К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.

Инициативность, умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу - тоже немало важные качества в работе секретаря.

При выборе сотрудника на должность секретаря очень важно, что требование сохранения служебной тайны будет исполнено при любых обстоятельствах. Секретарь должен быть дипломатичным в разговорах по телефону и личных контактах, уметь тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы.

Ещё одно немало важное требование к секретарю - пунктуальность, а так же своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь не должен ничего забывать, а наоборот - он должен всё за всех помнить и своевременно напоминать.

В работе секретаря важно уметь предвидеть напряжение обстановки и организовать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Чтобы соответствовать всем деловым качествам, необходимым в работе секретаря, необходим ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. На первом месте среди них умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность делать несколько дел одновременно. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Так же очень важна коммуникабельность - способность легко устанавливать контакты, связи. Секретарь должен быть очень общительным и открытым человеком, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

Любезность, вежливость, доброжелательность должны проявляться не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Секретарь - перовое лицо, которое видит посетитель. Он же - последний, кого видят, покидая офис, поэтому очень важно, чтобы это лицо, лицо фирмы, внушало доверие и вызывало улыбку.

Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.

Помимо этого, секретарь должен стремиться к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря - это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.

Работу секретаря-референта характеризует разноплановость выполняемых задач, динамичная ситуация, необходимость оперативно решать проблемы и параллельно заниматься несколькими видами деятельности. По этой причине к кандидату, который пытается трудоустроиться, предъявляют целый ряд личностных и деловых требований.

К претенденту могут выдвигаться серьезные квалификационные требования (знание делопроизводства в совершенстве, высшее образование, владение иностранными языками). Поэтому, для того чтобы вас услышали, важно правильно оформить резюме секретаря.

Должностные обязанности

Обычно секретарь занимается планированием рабочего дня своего руководителя, телефонными переговорами, обработкой писем, поступающих на электронную и обычную почту. Кроме этого, на его плечах лежит ответственность за выполнение поручений вышестоящего человека и ведение стенографии совещаний компании.

Оповещение сотрудников фирмы и непосредственного руководителя о предстоящих деловых встречах, мероприятиях, сроках сдачи документации, изменениях в календарном графике - лишь малое дополнение к обязанностям секретаря.

Требования к кандидатам

Претендент на должность секретаря руководителя должен быть общительным, обладающим грамотной письменной и устной речью, аккуратным, усидчивым, внимательным, знающим иностранный язык. Быстрая адаптация к коллективу и готовность в краткие сроки решать сложные ситуации - это те черты, которые очень ценятся руководством солидных компаний.

Что писать в резюме секретаря-референта?

Написание этого документа стоит начать с перечисления деловых и личностных навыков, которые пригодятся в новой компании.

Один из главных пунктов резюме секретаря - полученное образование. Если вы закончили гуманитарный факультет с уклоном в иностранные языки, то это лишь поможет вам быстрее найти достойную работу.

Очень важно описать имеющийся опыт работы. Также следует упомянуть функциональные обязанности, которые вам приходилось выполнять на ранее занимаемых должностях.

Если с прошлого места работы вы ушли с достоинством, можете смело указывать контактные данные бывшего руководителя. В HR-отделе компании могут проверить информацию, указанную в резюме секретаря, а ваш экс-начальник непременно поспособствует скорому рассмотрению вашей заявки.

Рекомендательные письма с прошлых мест работы станут отличным дополнением к резюме.

Пример резюме

Выше была описана главная информация, которую следует указать в резюме секретаря, образец которого мы сейчас продемонстрируем.

ФИО: Павленко Оксана Викторовна.

Цель: получение должности секретаря-референта в компании «Технологии Х».

Дата рождения: 12.06.1969.

Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх.

Образование:

1980-1984 гг. - Московский государственный педагогический университет по специализации педагог-психолог.

2001-2006 гг. - Курсы усовершенствования французского и английского языков при ХГУ.

Опыт работы:

1985-2009 гг. - Коммерческий банк «Золотая жила». Занимаемая должность - помощник руководителя, секретарь-референт. Обязанности: переговоры с иностранными партнерами, ведение делопроизводственной документации, перевод нормативных актов, участие в переговорах, составление рабочего плана руководителю, бронирование номеров в зарубежных отелях для сотрудников в командировках.

Профессиональные навыки: составление графика работы, организация приемов коллег и партнеров компании, ведение протоколов совещаний, делопроизводство согласно законодательным требованиям.

Дополнительные сведения: свободный уровень разговорного английского; знание в совершенстве программ Lotus, MS Office, WinFaxPro; скорость письма - 240 знаков в минуту.

Адрес прописки: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 64, кв. 247.

Семейное положение: замужем, дочь 5 лет.

Желаемая з/п: от 34 тысяч рублей.

Это всего лишь пример резюме секретаря, но его исполнение близко к реальным требованиям.

Ирина

Город: Москва
Пол: женский

Возраст: 27 лет

text-autospace:none">Требования к будущей работе :

text-autospace:none">Должность: Администратор - Офис-менеджер - Помощник руководителя - Секретарь

text-autospace:none">Опыт работы:

text-autospace:none">более 5 лет

text-autospace:none">

text-autospace:none">ПКОО "Кворум Ресеч Лимитед": с октября 2008 по декабрь 2009

text-autospace:none">Должность: Помощник руководителя
Административная поддержка руководителя. Визовая поддержка и другие задачи, связанные с организацией частых загранкомандировок руководителя и др. сотрудников компании. Жизнеобеспечение офиса (канцтовары, расходные материалы, выбор и заказ различной орг.техники, а также выбор и закупка подарков деловым партнерам и сотрудникам компании). Ведение и контроль рабочих контактов руководителя (переписка, телефонные переговоры, личные встречи), фильтрация телефонных звонков. Планирование, организация и помощь в проведении совещаний, рабочих встреч и переговоров руководителя, подготовка необходимых информационных материалов. Информационная поддержка, а также выполнение, распределение и координация вопросов и задач, поставленных руководителями компании во время их пребывания в основном офисе компании (США). Письменные переводы в небольшом объеме, прием телефонных звонков и корреспонденции от иностранных партнеров. Личные поручения руководителя.

text-autospace:none">

text-autospace:none">Должность: Секретарь-референт
Административная поддержка генерального директора и при необходимости начальников отделов, помощь в координировании работы подразделений компании. Делопроизводство, отслеживание входящей и исходящей документации, а также документации на подпись руководителю. Организация совещаний, переговоров, деловых встреч. Визовая и тревел-поддержка руководителя и сотрудников компании. Жизнеобеспечение офиса. Первичный подбор сотрудников. Координирование вопросов по офису, связанных с руководителями бизнес-центра. Информационная поддержка, поиск и анализ информации по конкурентам.

text-autospace:none">

text-autospace:none">Должность: Помощник/заместитель руководителя
Организация работы нового офиса, делопроизводство с нуля, работа с договорами, работа с клиентами, а также выполнение функций личного секретаря руководителя, координация поручений учредителей.

text-autospace:none">

text-autospace:none">ООО "Фирма Илиев": с сентября 2005 по февраль 2007

text-autospace:none">Должность: Секретарь Генерального директора
Делопроизводство в полном объеме. Визовая поддержка и подготовка загранкомандировок руководителя и сотрудников компании. Курирование ряда вопросов и взаимодействие с представителями гос.структур (Управа, Префектура, Департамент Потребительского рынка и др.). Жизнеобеспечение офиса. Ведение и контроль рабочих контактов руководителя. Планирование, организация и помощь в проведении совещаний, рабочих встреч и переговоров руководителя. Информационная поддержка и координирование вопросов и задач, поставленных руководителем в его отсутствие. Организация и помощь в проведении различных корпоративных мероприятий, в том числе работа с агентствами, подрядчиками и другими сторонними компаниями.

text-autospace:none">

text-autospace:none">Международный отдел Московской Академии государственного и муниципального управления: с сентября 2004 по февраль 2005

text-autospace:none">Должность: Помощник начальника международного отдела МАГМУ
Стандартные обязанности секретаря, общение по телефону и приемы (руководители крупных организаций РФ и СНГ), работа с офисной техникой, ПК, Интернет (поиск и обработка информации), работа с базами данных, работа с документацией (договора, счета, акты), помощь в оформлении виз, и других выездных документов. Координирование международных бизнес-поездок групп руководителей организаций РФ и СНГ (от получения заявок до отправления из аэропорта)и др.

text-autospace:none">

text-autospace:none">Клуб Культуры СГУ: с января 2003 по март 2004
Должность: Помощник директора, организатор
Организация, проведение и курирование различных мероприятий как общеуниверситетского, городского, а также всероссийского уровня; взаимодействие и работа с подрядчиками, спонсорами и другими организациями; адмистративная поддержка, оформление документации, ведение переписки, телефонных переговоров, прием посетителей, организация переговоров, фуршетов, банкетов, приемов; выполнение других поручений директора.

text-autospace:none">

text-autospace:none">Профессиональные навыки:

text-autospace:none">- Продвинутый пользователь ПК (хорошее владение офисными пакетами и другими программами‚ в т.ч. настройка‚ установка‚ удаление программного обеспечения)‚ Интернет (поиск‚ обработка‚ систематизация и оформление информации‚ найденной в Интернет‚ работа с электронной почтой‚ в т.ч. с различными почтовыми клиентами)‚ скорость печати более 200 уд./мин.;

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word , системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows ); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Профессиональные знания и навыки , необходимые современному секретарю-референту, можно условно подразделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать:

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

Основные принципы организации документооборота,

Основы архивного дела,

Основные прикладные программы,

Русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

Рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

Находить, систематизировать и хранить информацию;

Пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

Правила ведения деловой беседы;

Принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

Современные средства связи;

Основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Вести деловые беседы и телефонные переговоры;

Организовать совещания, презентации, служебные поездки;

Пользоваться современными средствами связи;

Организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;

Планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

Принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

Основы административного, трудового и хозяйственного права;

Правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Чтобы стать хорошим секретарем-референтом, одних знаний и умений недостаточно. Необходимо иметь ряд деловых и личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии.

Основные деловые качества , необходимые секретарю:

Организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;

Ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;

Пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;

Инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;

Преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения;

Умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;

Предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.

Личные качества, необходимые секретарю:

Коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

Доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге - умение создать в офисе психологический комфорт;

Интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;

Тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;

Трудолюбие, добросовестность;

Скромность, аккуратность;

Любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.

Итак, можно констатировать, что на рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии - секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции. В различных организациях обязанности секретаря-референта существенно различаются, но прослеживается общая тенденция: сфера их деятельности постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организацией неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.

Секретарь-референт - это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.

Как вы думаете: Что обязательно должно быть в резюме или прилагаться к нему?

Poll Options are limited because JavaScript is disabled in your browser.

Мнение эксперта

Наталья Молчанова

Менеджер по подбору персонала

Секретарь – это правая рука любого управляющего организацией, поскольку от него зависит эффективная деятельность компании.

В обязанности секретаря входит:

оформление исоставление деловой документации,
выполнение требований напрямую от начальника,
решение любых организационных вопросов.

Большие требования оправдываются перспективой карьерного роста, поскольку нередки случаи, когда в дальнейшем такие секретари получали должности менеджеров или даже директоров.

Труд секретаря делопроизводителя сводится к приёму корреспонденции, разговоры с клиентами в телефонном режиме, организация совещаний и делопроизводство.
Секретарь на ресепшн – принимает посетителей и гостей, сервисное сопровождение процессов переговоров, общение по телефону, факсу и почте с клиентами.
Обязанности секретаря администратора – эффективная организация взаимодействия работников всего офиса, поддержание контроля и порядка в рабочем помещении, принятие участия в разработке бизнес проектов, организация работы на основе современных технологий и техник, соответствие безопасным условиям работы.
Задачи личного секретаря – находится всегда в курсе всех важнейших событий и мероприятий, разрабатывать график проведения тех или иных организаций, выполнение большинства личной работы руководителя, освобождая его от многих обязанностей, а сами условия обговариваются уже лично.
Секретарь судебного заседания чаще всего привязывается к одному конкретному судье. Такой человек выполняет письменную документальную работу, а также принимает участие в судебных процессах. Основной задачей является подготовка материала для судебного дела, а для этого приходится: архивировать документацию и передавать её в канцелярию, соответствовать стандарту законодательства страны, вести протолок судебного заседания, рассылать повестки и вызывать лица участвующие в деле. Предъявляемые требования к этой должности довольно высокие: иметь высшее юридическое образование, стаж работы не менее двух лет, умелый пользователь персонального компьютера.
Пресс секретарь – занимается поиском и подборкой сотрудников для пресс центра, представляет бренд, подготавливает актуальные и интересные новости, информацию, презентации. Основная часть его деятельности приходится на общение с СМИ.
Секретарь с интимным сопровождением (услугами) – это идеально сочетание любовницы и сотрудницы, что делает её максимально полезной во всех повседневных делах делового человека.
Вакансия секретаря помощника подразумевает распределение должностных обязанностей между сотрудниками, поддержание чистоты и порядка, организация приёма посетителей, личная подготовка самых важных и трудных документов, докладывать руководителю компании о выполненных работах.
Должность секретаря руководителя требует выполнения таких обязанностей как: приём на рассмотрение руководителем его корреспонденции, ведёт делопроизводство, собирает и подготавливает на компьютере информацию касательно принятия важных решений, готовит все бумаги для начальника.

Устроиться на работу в офис можно в качестве секретаря помощника, если ваши соответствуют этим:

среднее ,
знание ,
знание делопроизводства
иногда требуется .

На должность секретаря

Фамилия Имя Отчество

Дата рождения:
Семейное положение:
Домашний адрес:
Контактный телефон:
Эл. Почта:

Цель: занять вакансию секретарь

5 лет успешной работы секретарем.
Приятная, привлекательная внешность.
Хорошая память и дикция.
Грамотная устная и письменная речь.
Организаторские способности.
Наличие рекомендательных писем.

Достижения и навыки

Оптимизация электронного документооборота, позволившая сократить временные затраты.
Владею техникой слепой печати.
Скорость набора текста 310 знаков в минуту (русская раскладка), 285 знаков в минуту (английская раскладка).
На переговорах выполняла функции секретаря-переводчика.

Образование

2004-2009 гг. Хмельницкий национальный университет. Факультет иностранных языков. Специальность референт-переводчик английского языка. Во время учебы стажировалась в Англии. Работала волонтером.