Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
Подробнее о применении формы КО-3:
- Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП
... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...
- Кассовые операции. Общие положения
- Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
- Документация по учету кассовых операций
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
- Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?
2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Кассовые операции индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...
- Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД
... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
-
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Выдача валюты на командировки
Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3
Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:
Присвоенный организации код ОКПО,
Наименование организации,
Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),
Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.
Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Журнал регистрации входящей, исходящей кассовой документации – книга учета, содержащая все операции с наличными средствами, осуществляемыми через кассу организации. Согласно законодательству РФ приходные, а также расходные документы должны быть составлены без помарок и ошибок.
Журнал регистрации расходной и приходной документации и правила оформления
Приходные и расходные кассовые чеки, расчетно-платежные ведомости, различные заявления на предоставление наличных денежных средств регистрируются сотрудниками бухгалтерии в соответствующей книге. Кассовые ордера, сформированные на расчетно-платежных ведомостях на предоставление заработной платы и других, аналогичных платежей, фиксируются в журнале после их выдачи.
Средства, внесенные на счет компании через кассу, регистрируются при помощи кассовых приходных ордеров (ПКО). А выданные сотрудником бухгалтерии, соответственно расходными чеками (РКО). Вместо последних документов могут быть предоставлены счета на оплату, платежные ведомости или заявления на предоставление наличных денежных средств.
Все документы имеют свой идентификационный номер, содержащийся в классификаторе общероссийской документации:
- 0310001 – приходные бумаги;
- 0310002 – расходные документы;
- 0301011 – платежные ордера;
- 0301009 – расходно-платежные документы.
Каждая бумага кассового учета содержит основные данные:
- наименование, а также юридический адрес предприятия;
- тип операции;
- участники сделки;
- время и дату операции;
- номер расходного ордера;
- сумму прописью, а также цифрами;
- инициалы, подпись уполномоченного сотрудника организации.
Кассовая отчетность составляется в бухгалтерии, работником предприятия, назначенным приказом директора. После чего она передается кассовому сотруднику для совершения расходной или приходной операции. Перед выдачей денежных средств, кассир должен удостовериться в правильности составления ведомости и в подлинности подписи основного распорядителя (руководителя, главного бухгалтера и т.п.).
При передаче наличности сотруднику бухгалтерии, корешок ордера должен быть подписан и отдан лицу, внесшему сумму, а сам ПКО, заверенный подпись данного лица, остаться у кассового работника. РКО удостоверяется подписью человека, которому были выданы на руки средства, и визируется печатью «Оплачено», в противном случае доказать факт произведенной выплаты будет просто невозможно.
По окончанию рабочего дня, основываясь на расходных и приходных документах, определяется остаток наличности в кассе предприятия, по следующей формуле:
Сумма денежных средств на конец смены = Остаток на начало дня + полученный приход – сумма выданной наличности
Пересчитанные средства должны совпадать с суммой, отраженной в документах до копейки, но некоторые организации допускают небольшую погрешность, зафиксированную уставом. Исправления не допустимы, при наличии ошибок ордер уничтожается и составляется заново.
Основное назначение книги учета
Расходные и приходные ордера, на основании которых осуществляется выдача, а также внесение наличных денег в кассу предприятия, необходимо зафиксировать в отдельной книге, именуемой журналом регистрации ПКО и РКО документов.
Данная форма книги должна быть у каждой организации, осуществляющей наличные операции. Все выбывающие, а также поступающие средств на предприятие должны быть проведены через приходно-расходные ведомости, которые в свою очередь сотрудник бухгалтерии регистрирует в специальном журнале. Сюда относятся кассовые приходные чеки, расходные документы, платежные ордера и т.д.
Контроль приходной и расходной документации – обязательное условие для осуществления финансово-хозяйственной деятельности фирмы. Все операции с наличными средствами, проводит ответственное лицо или главбух. РКО или ПКО распечатываются на устройстве или заполняются от руки. В расходной документации отражаются данные удостоверения личности получателя материальных средств. На ведомостях по заработной плате допускается проставлять только один номер РКО.
Как правильно оформить журнал?
Законодательство предъявляет основные требования к составлению РКО и ПКО, среди которых стоит выделить:
- к ведомости в обязательном порядке прилагается первичная бумага, выступающая основанием для его формирования;
- исправления, различные ошибки не допустимы;
- каждому виду ведомостей присваивается сквозная нумерация с начала отчетного года;
- все ордера должны быть без исключения зарегистрированы в книге учета;
- ведомости действительны только в день их формирования.
При наличных платежах между юридическими лицами не стоит забывать о максимально допустимом размере договора, который допускает законодательство РФ. В 2016 году по одному соглашению сумма ограничивалась пределами 100 тыс. рублей (возможно, сейчас она несколько выше). При несоблюдении этого правила предприятию может грозить штраф.
Полученные из кассы денежные средства компания может использовать на выплату заработной платы и приобретение купленных товаров. Другие суммы, превышающие установленный лимит предприятие обязано сдавать в финансовое учреждение.
Как правильно заполнить книгу учета?
Каждый документ начинается с титульного листа. Журнал КО-3 должен содержать следующие данные:
- название предприятия;
- код по ОКПО;
- конкретное подразделение, если в книге осуществляется регистрация расходных, приходных ордеров только определенной структуры компании;
- год – журнал открывается в начале отчетного года и действует до его окончания, поэтому дата актов не указывается;
- уполномоченное лицо, ответственное за ведение книги – инициалы, занимаемая должность.
Сам журнал регистрации ПКО и соответственно РКО состоит из однотипных листов, а также основной таблицы, в которую заносятся все исходящие и входящие кассовые ордера на протяжении всего года. На каждой странице представлено 8 подразделов: первые 4 предназначены для регистрации приходных документов, другие – для учета других актов.
Каждая строчка используется для учета одной ведомости, и включает следующие пункты:
- первый – дата формирования приходного ордера;
- второй – индивидуальный номер ведомости;
- третий – сумма наличных средств, отраженных в документе;
- четвертый «примечание» – здесь можно указать от кого именно была получена данная сумма и за что;
- пятый – дата составления расходного ордера;
- шестой – порядковый номер с начала года;
- седьмой – сумма, выданная из кассы предприятия;
- восьмой «комментарии» – характер операции.
В журнале учета отражаются все необходимые сведения относительно ордеров, актов, подтверждающих движение материальных средств, что дает возможность свободно отслеживать расходы и прибыль компании за различные промежутки их финансово-хозяйственной деятельности, а также контролировать оборот документов.
Основные правила хранения и заполнения журнала — штрафные санкции
Чаще всего книгу учета ведет работник бухгалтерии организации, иногда кассовый сотрудник. Но в любой ситуации это исполнитель, который назначается письменным приказом генерального директора компании к исполнению определенных обязанностей. С данным сотрудником также заключается соглашение материальной ответственности.
Относительно периода хранения, регистрационный журнал – типовой управленческий документ, поэтому находится в архиве организации на протяжении пяти лет (после окончания конечной даты ведения книги). На основании ФЗ от 2011 года №402 предприятие обязано создать надлежащие условие для хранения отчетности компании, чтобы предоставить ее контролирующим органам по любому их требованию.
При возникновении возможных спорных ситуаций и разбирательств в суде, подобные бумаги хранятся на предприятии до закрытия дела или выяснения определенных обстоятельств. Нарушителям, допустившим нарушения в учете денежных операций и кассовой дисциплины, грозит ответственность:
- сотрудникам компании – 4 000 – 5 000 рублей;
- компаниям, а также всем предпринимателям – 40 000 – 50 000 рублей.
Чтобы избежать возможных проблем и ответственности относительно осуществления кассовых операций с наличными средствами, необходимо четко соблюдать все инструкции ведения журнала учета приходных, расходных документов.
Вконтакте
Приходные и расходные ордера - это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.
Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров . Поэтому познакомимся с ним подробнее.
Форма журнала
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 . Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 , являются обязательными именно в утвержденной форме.
Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:
- Для приходных ордеров.
- Для расходных ордеров.
Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.
Заполнение кассового журнала: образец
На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:
Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:
- номер ордера и дата его составления;
- сумма расхода или прихода;
- примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.
Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.
Онлайн-кассы
На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Ответственность
Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.
Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без оформления документации, к которой относятся РКО (расходно-кассовые ордера), расчетно-платежные ведомости, ПКО (приходно-кассовые ордера), счета к оплате, зарплатные ведомости и другие. Для учета всех бумаг необходим Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, благодаря наличию которого упрощается вычисление конечного сальдо за любой из периодов, контролируется документооборот.
Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму под номером КО-3 (по ОКУД номер формы 0310003). Документ может заполняться вручную или с применением вычислительной техники.
Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление - на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:
- в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
- во 2 - номер документа;
- в 3 - точное количество оприходованных средств;
- в 4 - источник поступления денег, примечание;
- в 5 - дата, когда оформлен расходный ордер;
- в 6 - номер документа;
- в 7 - количество расходуемых средств;
- в 8 - примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.
Что такое и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.
