Žmogaus įpročių inercija yra pagrindinė kliūtis diegti įmonėse elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDVS). Jų pranašumai greitai taps lemiami konkurencinėje kovoje, todėl dabar reikia galvoti apie biuro darbo perkėlimą į skaitmeninį pagrindą.
Teisinis EDS pagrindas
Didelės įmonės, turinčios platų filialų tinklą, sparčiai pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, o tai palengvina pakankama teisinė bazė.
EDS darbą reglamentuojantys įstatymai yra šie:
- 149-FZ „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“.
- Nr.63-FZ „Dėl elektroninio parašo“.
- Nr.263-FZ „Dėl elektroninių dokumentų tvarkymo apribojimų panaikinimo“.
- Civilinis kodeksas.
- Arbitražo proceso kodeksas.
Tiesioginės teisės normos yra vienodos visiems, tačiau, diegdama EDMS, įmonė turi parengti papildomą skaičių vidinių administracinių dokumentų:
- EDS naudojimo taisyklės;
- įmonės elektroninių dokumentų valdymo taisyklės su ginčų sprendimo algoritmu;
- prisijungimo prie taisyklių dokumentas, kurį turi pasirašyti visi darbuotojai.
Įmonės darbuotojai privalo naudoti tik sertifikuotas EDS ir informacijos kriptografinės apsaugos priemones. Šios taisyklės laikymasis ir teisinės bazės nuoseklumas leidžia padaryti darbuotojo veiksmus įmonės EDMS teisiškai reikšmingais.
EDMS esmė ir funkcijos
Elektroninė dokumentų valdymo sistema – tai automatizuota darbo eigos valdymo sistema, leidžianti darbuotojams bendrauti per skaitmeninius įrenginius nenaudojant popierinių informacijos laikmenų.
Pagrindinės EDMS funkcijos yra šios:
- elektroninių dokumentų (ED) kūrimas, perdavimas, saugojimas;
- popierinių dokumentų skaitmeninimas;
- sukurti dokumento kortelę su jos atributais;
- dokumentų formavimas pagal paruoštus šablonus su nurodytais atributais;
- ieškoti dokumentų centralizuotoje duomenų bazėje;
- dokumentų maršrutas;
- dokumento gavimo ir jame esančių nurodymų vykdymo kontrolė;
- žurnalų, klasifikatorių vedimas;
- ED konvertavimas į suderinamus formatus;
- automatinė gaunamų dokumentų registracija;
- pranešimų siuntimas;
- dokumentų derinimas;
- kolektyvinis darbas su ED;
- sąveika per ED su įmonės sandorio šalimis;
- ataskaitų apie dokumentų vykdymą ir judėjimą generavimas.
Svarbus EDMS parametras yra jos moduliškumas, leidžiantis išplėsti funkcionalumą be didelių pagrindinių nustatymų pakeitimų.
EDMS tipai
Akivaizdu, kad didelės pramonės įmonės ir prekybos įmonės kelia skirtingus reikalavimus EDMS. Štai kodėl programinės įrangos produktai yra suskirstyti į dvi kategorijas, atsižvelgiant į darbo procesų standartizavimą:
- "dėžė";
- pagrindinis su plačiomis konfigūravimo galimybėmis.
„Boxed“ gaminiai yra skirti sandėlių veiklai, biuro procesams ir smulkioms pramonės šakoms. Jiems reikia tik modulinės konfigūracijos ir pirminės informacijos įvedimo.
Jų savybės:
- greitas nustatymas;
- standartizuotas mokymas;
- nereikia keisti;
- mažos priežiūros išlaidos.
Pagrindinės platformos diegiamos didelėse įmonėse, turinčiose unikalią organizacinę ir gamybos struktūrą. Tokios EDMS reikalauja ilgalaikio tobulinimo, įskaitant paties kliento IT specialistus.
Jie turi šias charakteristikas:
- gebėjimas prisitaikyti prie konkrečių verslo procesų;
- papildomų programinių modulių kūrimas pagal užsakovo reikalavimus;
- sąsajos keičiamumas;
- išlaidų planavimo sudėtingumas dėl nesugebėjimo įvertinti patobulinimų sumos.
Daugumai smulkių įmonių ir prekybos organizacijų užteks standartinių „dėžutiškų“ sprendimų.
Elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumai
Įmonės dokumentų srauto perkėlimas į elektroninę formą suteikia įmonei pranašumų keliais organizaciniais lygmenimis. EDMS leidžia supaprastinti tiek vadovybės, tiek paprastų darbuotojų darbą.
Taktiniai pranašumai
Elektroninis dokumentų valdymas leidžia sumažinti esamas verslo veiklos sąnaudas. Nusprendus diegti EDMS visoje įmonėje, prieš diegiant sistemą rekomenduojama išmatuoti darbuotojų produktyvumą. Galite skaičiuoti šabloninių užduočių atlikimo laiką, tvirtinti pasiūlymus, ieškoti reikalingų dokumentų. Atskirai galite nustatyti dabartines biuro įrangos ir raštinės reikmenų išlaidas. 
Remiantis pagrindinių įmonės procesų efektyvumu, išskiriami šie EDMS privalumai:
- Fizinės vietos atlaisvinimas vartotojo darbo vietose.
- Archyvinių patalpų nuomos išlaidų mažinimas.
- Sutaupoma darbuotojų laiko kopijuoti dokumentus, juos apdoroti ir įrašyti į žurnalus.
- Sumažinti popieriaus, medžiagų, skirtų kopijavimo įrangai, kainą.
- Sutrumpėjo popierinių dokumentų perkėlimo tarp skyrių laikas.
- Sutaupomas darbuotojų laikas dėl visiško dalies veiklos procesų automatizavimo.
- Darbuotojų našumo didinimas mažinant įprastą darbą.
Taktiniai EDMS pranašumai labiausiai palengvina eilinių darbuotojų darbą, todėl būtent jie pirmiausia pastebės patobulinimus.
Strateginiai pranašumai
Strateginiai tikslai diegiant EDMS įtakoja pagrindinius verslo procesus: pelno rodiklius, komunikacijos su sandorio šalimis greitį ir efektyvumą, komercinės informacijos apsaugą.
Šiose srityse galima išskirti šiuos elektroninio dokumentų valdymo privalumus:
- Centralizuotos informacinės erdvės su ED duomenų baze sukūrimas ir valdoma nuotolinė prieiga prie jos.
- Informacijos paieškos pagal požymius pagreitinimas.
- Kompleksinės komercinės informacijos apsaugos kompiuterių tinkle galimybė.
- Darbo procesų skaidrumo didinimas, korupcinių schemų prevencija.
- Galimybė lygiagrečiai derinti vidaus dokumentus.
- Nuotolinė prieiga prie darbo procesų ne darbo vietoje.
- Didinamas dokumentų saugumas ir neįmanoma jų suklastoti.
- Staigus instrukcijų vykdymo padidėjimas dėl darbuotojų veiksmų stebėjimo internete.
Strateginiai pranašumai prisideda prie įmonės valdomumo ir įvaizdžio augimo, o tai duoda didelę naudą pritraukiant naujų klientų.
Privalumai paprastiems vartotojams
Ilgalaikės įprastinės operacijos pripažįstamos nesveika ir drastiškai mažina produktyvumą. Monotoniškas prašymų ir dokumentų tvarkymas skirtingose programose atitraukia dėmesį nuo pareigų, užima liūto dalį darbo laiko.
EDMS turi daug privalumų sprendžiant šias vartotojo problemas:
- Patogi ED vieta archyve, leidžianti juos rasti pagal atributus per 1-2 minutes.
- Veiklos procesų reguliavimas. Dėl to darbuotojas gauna tik tas užduotis, kurias privaloma atlikti pagal pareigybės aprašymą.
- Naujų darbuotojų adaptacijos prie darbo procesų spartinimas automatizuojant įmonės vidaus sąveiką.
- Gebėjimas gauti informaciją apie patvirtinimų grandinę ir projekto įgyvendinimo etapus.
- Įprastų operacijų mažinimas, derinant darbo aplinkas kompiuteriuose, naudojant šablonus, panaikinant dokumentų spausdinimo ir pasirašymo etapą.
Sumažinus nespecifinių operacijų skaičių ir trukmę, galima tiesiogiai skirti laiko aukštos kvalifikacijos reikalaujantiems darbo procesams.
Nauda įmonės IT struktūrai
Diegiant EDMS, ji integruojama į esamą IT infrastruktūrą, suteikiant šiuos privalumus:
- palengvinti sistemos kontrolę, sumažinti jos administratoriui keliamus kvalifikacinius reikalavimus;
- galimybė nustatyti naujus šablonus ir dokumentų maršrutus be standartinių programavimo įrankių;
- kelių programų sujungimas į vieną darbo aplinką;
- galimybė padidinti sistemos mastelį be papildomų išlaidų;
- nereikia keisti esamų kompiuterių;
- Visapusiška tinklo apsauga nuo kenkėjiškų programų.
EDMS apima tam tikras investicijas į technines priemones, tačiau jos atsiperka per trumpą laiką.
Kompiuterių aparatinė įranga tampa sąveiki, todėl jos ištekliai naudojami labiau.
Privalumai vadovams
Elektroninis dokumentų valdymas leidžia efektyviai dirbti vadovaujančio personalo darbą dėl šių sistemos privalumų:
- EDMS mobilumas, galimybė verslo kelionėse pasiekti ED per nuotolinius kompiuterius.
- Lengvai stebėkite darbuotojus pateikdami ataskaitas apie jų veiklą, produktyvumą ir užduočių atlikimą laiku.
- per integraciją su .
- Logistikos procedūrų tarp tiekėjų ir pirkėjų paspartinimas dalijantis EDMS. Galima keistis pirminiais ED prisijungus prie vieno išorinio operatoriaus, kuris garantuoja teisinį dokumentų teisėtumą.
- Prieigos prie finansinės informacijos suteikimas tik aukščiausio lygio vadovams, išskyrus sekretoriatą.
- Sumažinkite tikimybę prarasti svarbius dokumentus.
Vadovas visada gali prisijungti prie sistemos ir sugeneruoti kiekvieno darbuotojo veiklos ataskaitą.
Darbuotojų supratimas apie šį faktą nesuteikia jiems galimybės atsipalaiduoti ir rūpintis savo reikalais.
Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai
Elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas įmonėje turi trūkumų. Būtent jie neleidžia mažoms įmonėms pradėti viso masto sandėlio operacijų ir valdymo pagal SED.
Trūkumai apima:
- Duomenų bazės sugadinimo dėl nežinomo kenkėjiško kodo tikimybė. Šį trūkumą galima pašalinti reguliariai kuriant atsargines informacijos apie įrenginius, kurie nėra prijungti prie tinklo, kopijas.
- Sunkumai pritaikant 40+ amžiaus kategorijos darbuotojus prie skaitmeninės sąveikos formos.
- Auksta kaina. Vidaus EDMS mažoms įmonėms kaina svyruoja nuo 1000 iki 10000 dolerių.
- EDMS efektyvumas sumažėja, jei įmonės sandorio šalys neturi elektroninio dokumentų valdymo.
- Sistemos nauda kompaktiškuose biuruose be papildomų darbo blokų ir patalpų abejotina.
- Dirbant su kai kuriais rangovais reikia kopijuoti ED popierine forma.
Šie trūkumai daugiausia susiję su vėlavimu priimti reikiamas teisės normas ir menką EDMS skverbtis į verslo aplinką. Tačiau tendencijos rodo, kad po 10-20 metų elektroninis dokumentų valdymas įmonėje bus laikomas labiau taisykle nei išimtimi.
Kaip išsirinkti tinkamą EDMS?
Išsirinkti EDS nėra lengva, nes yra didelė tikimybė įsigyti ne tą prekę ar sudaryti sutartį su nekompetentinga įmone. 
Todėl, sprendžiant dėl elektroninės dokumentų valdymo programos įsigijimo, būtina atsižvelgti į keletą jos savybių:
- EDMS gamintojo darbo valandos Rusijos rinkoje. Norint prisitaikyti prie nacionalinių teisės aktų, reikia ilgametės praktinės tokių sistemų įgyvendinimo patirties.
- Pramonės standartų laikymasis.
- Suderinamumas su įmonės struktūra.
- Programinės įrangos produkto tolesnės priežiūros galimybė ir kaina.
- EDMS mastelio keitimas plečiantis įmonei.
- Programinės įrangos konfigūracijos dokumentacijos prieinamumas visą darbo dieną dirbantiems IT specialistams.
- Informacijos apsaugos lygis.
- Duomenų pertekliaus parinktys
- Atsigavimo laikas po gedimų.
Norint galutinai pasirinkti įmonę diegti EDMS, rekomenduojama išanalizuoti kelis tiekėjus, išstudijuoti demonstracinę medžiagą ir paprašyti įdiegti demonstracinę programinės įrangos versiją. Priimant sprendimą svarbu atsižvelgti į įrangos atnaujinimo išlaidas bei savo IT specialistų profesinio pasirengimo lygį.
Sunkumai diegiant EDMS
EDMS diegimo procesui Rusijoje įtakos turi daugybė naudotojų nelicencijuotų programų, jų nesuderinamumo ir rankinio verslo procedūrų valdymo paplitimo.
Dėl to elektroninių dokumentų valdymo paslaugų teikėjai įmonėse susiduria su tokiais sunkumais:
- Margas formatas duomenims saugoti skirtinguose skyriuose.
- Trūksta struktūrinės informacijos naudojamose programose.
- Nenustatyta darbuotojų prieigos prie konkrečių verslo procesų sistema. Standartinė pareigybių aprašymų forma mažai padeda EDMS organizacijai.
- Informacijos srauto apkrovimas biurokratinėmis procedūromis ir patvirtinimais.
- Gedimai dėl duomenų saugojimo įvairiose programose.
- Įmonės darbuotojų kompiuterinis neraštingumas ir mokymo veiklos sabotavimas atlikėjų lygmeniu.
- EDMS neatitikimas pramonės standartams ir poįstatyminiams teisės aktams.
Pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo nėra labai tvirto vadovybės sprendimo. Reikia sistemingai pertvarkyti darbuotojų darbo pareigas ir įmonės valdymo struktūrą. Kad būtų pageidaujama integracija su sistema, kuri turi būti įdiegta pagal įstatymus.
Svarbi kryptis diegiant EDMS – griežta personalo politika nekompetentingų ir neapmokytų darbuotojų atžvilgiu. Nes jų nenoras dirbti pagal naujus principus gerokai padidins diegimo proceso ir elektroninės priežiūros kaštus. EDMS turi bendrauti su žmonėmis per vieną mechanizmą, todėl jos prastai veikiantys elementai turi būti laiku pataisyti arba pakeisti.
Taip pat skaitykite
Turime paruoštą sprendimą ir įrangą
Išbandykite visas EKAM platformos funkcijas nemokamai
Privatumo sutartis
ir asmens duomenų tvarkymas
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Ši sutartis dėl asmens duomenų konfidencialumo ir tvarkymo (toliau – Sutartis) yra priimta laisvai ir savo noru, taikoma visai informacijai, kurią „Insales Rus LLC“ ir (arba) jos filialai, įskaitant visus tai pačiai grupei priklausančius asmenis. su LLC „Insales Rus“ (įskaitant „EKAM Service“ LLC) gali gauti informaciją apie Vartotoją, kai naudojasi bet kuria „Insales Rus“ LLC (toliau – „Insales Rus“) svetainėmis, paslaugomis, paslaugomis, kompiuterių programomis, produktais ar paslaugomis „Paslaugos“) ir vykdant „Insales Rus LLC“ bet kokias sutartis ir sutartis su Vartotoju. Naudotojo sutikimas su Sutartimi, išreikštas palaikydamas santykius su vienu iš išvardytų asmenų, galioja visiems kitiems sąraše išvardytiems asmenims.
1.2.Naudojimasis Paslaugomis reiškia Vartotojo sutikimą su šia Sutartimi ir joje nurodytomis sąlygomis; nesutikdamas su šiomis sąlygomis Vartotojas privalo nesinaudoti Paslaugomis.
"Pardavimai"- Ribotos atsakomybės bendrovė "Insales Rus", PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, registruota adresu: 125319, Maskva, Akademika Ilyushin g., 4, korpusas 1, 11 kabinetas (toliau – toliau), viena vertus, ir
"Vartotojas" -
arba asmuo, turintis veiksnumą ir pripažintas civilinių teisinių santykių dalyviu pagal Rusijos Federacijos įstatymus;
arba juridinis asmuo, įregistruotas pagal valstybės, kurios rezidentas toks subjektas, įstatymus;
arba individualus verslininkas, įregistruotas pagal valstybės, kurios rezidentas yra toks asmuo, teisės aktus;
kuri sutiko su šios Sutarties sąlygomis.
1.4 Šalys šioje Sutartyje nustatė, kad konfidenciali informacija yra bet kokio pobūdžio (gamybinė, techninė, ekonominė, organizacinė ir kita), įskaitant intelektinės veiklos rezultatus, taip pat informacija apie vykdymo būdus. profesinė veikla (įskaitant, bet neapsiribojant: informaciją apie produktus, darbus ir paslaugas; informaciją apie technologijas ir tyrimų darbus; duomenis apie technines sistemas ir įrangą, įskaitant programinės įrangos elementus; verslo prognozes ir informaciją apie siūlomus pirkimus; konkrečių partnerių reikalavimus ir specifikacijas ir potencialūs partneriai; informacija, susijusi su intelektine nuosavybe, taip pat planai ir technologijos, susijusios su visa tai, kas išdėstyta aukščiau), kurią viena šalis perdavė kitai šaliai raštu ir (arba) elektronine forma, kurią Šalis aiškiai nurodė kaip savo konfidencialią informaciją.
1.5. Šios Sutarties tikslas – apsaugoti konfidencialią informaciją, kuria Šalys keisis derybų, sutarčių sudarymo ir įsipareigojimų vykdymo metu, taip pat bet kokios kitos sąveikos metu (įskaitant, bet neapsiribojant, konsultacijas, informacijos prašymus ir teikimą bei atliekant kitas užduotis).
2.Šalių įsipareigojimai
2.1 Šalys susitaria laikyti paslaptyje visą konfidencialią informaciją, kurią viena Šalis gavo iš kitos Šalių sąveikos metu, neatskleisti, neatskleisti, neviešinti ar kitaip neteikti tokios informacijos jokiai trečiajai šaliai be išankstinio raštiško Šalių sutikimo. kita Šalis, išskyrus galiojančiuose teisės aktuose nurodytus atvejus, kai už tokios informacijos teikimą atsako Šalys.
2.2 Kiekviena Šalis imasi visų būtinų priemonių, kad apsaugotų konfidencialią informaciją bent jau taikydamas tas pačias priemones, kurias taiko Šalis, siekdama apsaugoti savo konfidencialią informaciją. Prieiga prie konfidencialios informacijos suteikiama tik tiems kiekvienos iš Šalių darbuotojams, kuriems jos pagrįstai reikia, kad šios Sutarties vykdymo tikslais atliktų savo tarnybines pareigas.
2.3.Pareiga saugoti slaptą konfidencialią informaciją galioja šios Sutarties, 2016 m. gruodžio 01 d. kompiuterių programų licencijos sutarties, prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutarties, atstovavimo ir kitų sutarčių sutarties galiojimo laikotarpiu ir penkerius metus. nutraukus savo veiksmus, jeigu Šalys nesusitarė kitaip.
a) jeigu pateikta informacija tapo viešai prieinama nepažeidžiant vienos iš Šalių įsipareigojimų;
b) jeigu Šalis apie pateiktą informaciją sužinojo dėl jos pačios atliktų tyrimų, sistemingų stebėjimų ar kitos veiklos, vykdomos nenaudojant iš kitos Šalies gautos konfidencialios informacijos;
c) jei pateikta informacija teisėtai gauta iš trečiosios šalies, neįsipareigojant jos laikyti paslaptyje, kol ją nepateiks viena iš Šalių;
d) jeigu informacija teikiama rašytiniu valstybės institucijos, kitos valstybės institucijos ar vietos valdžios prašymu, siekiant atlikti savo funkcijas, ir jos atskleidimas šioms institucijoms Šaliai yra privalomas. Tokiu atveju Šalis privalo nedelsdama pranešti kitai Šaliai apie gautą prašymą;
e) jeigu informacija trečiajai šaliai pateikiama gavus Šalies, apie kurią informacija perduodama, sutikimą.
2.5.Insales netikrina Vartotojo pateiktos informacijos tikslumo, negali įvertinti savo veiksnumo.
2.6. Informacija, kurią Vartotojas pateikia „Insales“ registruodamasis Paslaugose, nėra asmens duomenys, kaip apibrėžta 2006 m. liepos 27 d. Rusijos Federacijos federaliniame įstatyme Nr. 152-FZ. „Apie asmens duomenis“.
2.7. Insales turi teisę keisti šią Sutartį. Atliekant pakeitimus dabartinėje versijoje, nurodoma paskutinio atnaujinimo data. Nauja Sutarties redakcija įsigalioja nuo jos pateikimo momento, jeigu naujoje Sutarties redakcijoje nenumatyta kitaip.
2.8. Priimdamas šią Sutartį, Naudotojas pripažįsta ir sutinka, kad Insales gali siųsti asmeninius pranešimus ir informaciją Naudotojui (įskaitant, bet neapsiribojant), siekdamas pagerinti Paslaugų kokybę, kurti naujus produktus, kurti ir siųsti asmeninius pasiūlymus. Vartotojui, informuoti Vartotoją apie Tarifų planų pasikeitimus ir atnaujinimus, siųsti Naudotojui rinkodaros medžiagą Paslaugų tema, apsaugoti Paslaugas ir Vartotojus bei kitais tikslais.
Vartotojas turi teisę atsisakyti gauti aukščiau nurodytą informaciją apie tai raštu pranešdamas elektroninio pašto adresu Insales - .
2.9.Priimdamas šią Sutartį, Naudotojas pripažįsta ir sutinka, kad Pardavimo paslaugos gali naudoti slapukus, skaitiklius, kitas technologijas, kad užtikrintų paslaugų veikimą apskritai ar atskiras jų funkcijas, ir Naudotojas neturi pretenzijų Pardavimui su šiuo.
2.10.Vartotojas žino, kad jo naudojama įranga ir programinė įranga lankantis interneto svetainėse gali turėti funkciją uždrausti operacijas su slapukais (bet kuriose svetainėse ar tam tikrose svetainėse), taip pat ištrinti anksčiau gautus slapukus.
„Insales“ turi teisę nustatyti, kad tam tikros Paslaugos teikimas yra įmanomas tik tuo atveju, jei Vartotojas leidžia priimti ir gauti slapukus.
2.11 Vartotojas yra visiškai atsakingas už jo pasirinktų prieigos prie paskyros priemonių saugumą, taip pat savarankiškai užtikrina jų konfidencialumą. Naudotojas yra visiškai atsakingas už visus veiksmus (taip pat ir jų pasekmes) atliekant Paslaugas ar naudojantis Paslaugomis pagal Vartotojo paskyrą, įskaitant atvejus, kai Naudotojas savanoriškai perduoda duomenis trečiosioms šalims prieigai prie Naudotojo paskyros bet kokiomis sąlygomis (taip pat ir pagal sutartis). arba susitarimai). Tuo pačiu metu visi veiksmai, esantys Paslaugose ar naudojantis Paslaugomis pagal Vartotojo paskyrą, yra laikomi atliktais Vartotojo, išskyrus atvejus, kai Vartotojas pranešė Insales apie neteisėtą prieigą prie Paslaugų naudodamasis Vartotojo paskyra ir (arba) bet kokį pažeidimą (įtarimų). dėl prieigos prie paskyros konfidencialumo.
2.12. Naudotojas privalo nedelsdamas pranešti Pardavėjui apie bet kokį neteisėtos (Vartotojo neteisėtos) prieigos prie Paslaugų naudojantis Vartotojo paskyra atvejį ir (arba) bet kokį prieigos prie Paslaugos priemonių konfidencialumo pažeidimą (įtarimą dėl pažeidimo). sąskaitą. Saugumo sumetimais Naudotojas privalo savarankiškai saugiai išjungti darbą savo paskyroje kiekvieno darbo su Paslaugomis seanso pabaigoje. „Insales“ neatsako už galimą duomenų praradimą ar sugadinimą, taip pat kitas bet kokio pobūdžio pasekmes, kurios gali kilti Vartotojui pažeidus šios Sutarties dalies nuostatas.
3. Šalių atsakomybė
3.1 Šalis, pažeidusi Sutartyje numatytus įsipareigojimus dėl pagal Sutartį perduodamos konfidencialios informacijos apsaugos, nukentėjusios Šalies prašymu privalo atlyginti realią žalą, padarytą tokiu Sutarties sąlygų pažeidimu. pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus.
3.2.Žalos atlyginimas nepanaikina pažeidusios Šalies įsipareigojimų dėl tinkamo įsipareigojimų pagal Sutartį vykdymo.
4.Kitos nuostatos
4.1. Visi pranešimai, prašymai, reikalavimai ir kita korespondencija pagal šią Sutartį, įskaitant tuos, kurie apima konfidencialią informaciją, turi būti pateikti raštu ir pristatyti asmeniškai arba per kurjerį, arba išsiųsti el. paštu kompiuterių licencijos sutartyje nurodytais adresais. programoms 2016-01-12, prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutarties ir šioje Sutartyje arba kitais adresais, kuriuos Šalis gali nurodyti raštu.
4.2.Jei viena ar kelios šios Sutarties nuostatos (sąlygos) yra arba tampa negaliojančios, tai negali būti kitų nuostatų (sąlygų) nutraukimo priežastimi.
4.3. Šiai Sutarčiai ir santykiams tarp Vartotojo ir Pardavimo, atsirandantiems dėl Sutarties taikymo, taikomi Rusijos Federacijos įstatymai.
4.3.Vartotojas turi teisę siųsti visus pasiūlymus ar klausimus dėl šios Sutarties Insales User Support Service arba pašto adresu: 107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".
Paskelbimo data: 2016-12-01
Visas vardas rusų kalba:
Ribotos atsakomybės bendrovė "Insales Rus"
Sutrumpintas pavadinimas rusų kalba:
Insales Rus LLC
Pavadinimas anglų kalba:
InSales Rus ribotos atsakomybės bendrovė (InSales Rus LLC)
Juridinis adresas:
125319, Maskva, g. Akademikas Ilušinas, 4, 1 pastatas, 11 kabinetas
Pašto adresas:
107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, pastatas 11-12, BC "Stendhal"
TIN: 7714843760 KPP: 771401001
Banko duomenis:
Sveiki mielas kolega! Informacinių technologijų raida nestovi vietoje, o kartu su jais vystosi ir verslo procesai, tačiau kažkas visiškai išnyksta. Taigi pamažu įvairios įmonės, įskaitant valstybines įstaigas, pereina nuo popierinės darbo eigos prie elektroninės. Sąvoką "elektroninis dokumentų valdymas", pagrindines sisteminimo ir įgyvendinimo formas apsvarstysime šiame straipsnyje. Likite su mumis. Tikiuosi, kad pateikta informacija ženkliai sumažins Jūsų verslo laiko, darbo ir finansines sąnaudas arba, jei tik planuojate tapti verslininku, išvengsite klaidų šia kryptimi.
1. Kas yra elektroninis dokumentų valdymas ir kokie EDI tipai yra?
Dar prieš 5 metus tokią sąvoką kaip „elektroninė dokumentų valdymo sistema“ buvo galima pamatyti labai retai. Palaipsniui, į mūsų gyvenimą įsigalėjus kompiuterinėms technologijoms, keitimasis duomenimis pradėtas diegti nenaudojant popierinių laikmenų.
Elektroninis dokumentų valdymas Rusijoje yra moderni technologija, galinti žymiai supaprastinti procesus įmonėje, sutrumpinti dokumentų paieškos ir generavimo laiką ir pan.
Taigi, pažvelkime į pagrindines sąvokas, kurias turėsime aptarti šiame straipsnyje.
darbas biure yra priemonių, skirtų organizuoti dokumentų apyvartą įmonėje, visuma. Jis turi tam tikrą algoritmą, taisyklių rinkinį ir įvairias kryptis. Taigi daugelyje organizacijų galima išskirti tokius tipus kaip personalo įrašų tvarkymas, gamyba ir pan. Iš esmės tai yra dokumentacija.
Elektroninis dokumentas – tai kompiuterinėmis technologijomis sukurtas dokumentas, kuris gali būti pasirašytas elektroniniu parašu ir saugomas kaip specializuoto formato failas kompiuteryje arba tinkle (vietiniame ar internete).
Dokumentų srautas yra didelė dokumentų kūrimo, interpretavimo, gavimo, perdavimo, archyvavimo, taip pat jų įgyvendinimo stebėjimo ir apsaugos nuo neteisėtos prieigos sistema. Dokumentų valdymas gali būti tiek paprastas (popierinis), tiek elektroninis.
Ir, galiausiai, elektroninis dokumentų valdymas yra automatizuotų darbo su dokumentais procesų rinkinys, atliekamas elektronine forma, turintis „bepopieriaus biuro darbo“ sąvoką.
Elektroninis dokumentų valdymas gali būti tiek organizacijos viduje, tiek tarp organizacijų.
Pažiūrėkime, kokie yra darbo eigos tipai:
- Gamybos darbo eiga;
- Valdymo dokumentų srautas;
- Archyvavimas (dokumentų archyvavimo procedūrų rinkinys);
- Personalo verslas (personalo darbo eigos procedūrų rinkinys);
- Apskaitos dokumentų srautas;
- Sandėlio dokumentų srautas;
- Slaptas (konfidencialus) biuro darbas;
- Techninis ir/ar technologinis dokumentų srautas ir kt.
Akivaizdu, kad įmonėje dokumentų valdymo sistemų gali būti tiek, kiek procesų. Gali būti, kad, pavyzdžiui, jūsų organizacijoje nebus personalo ir apskaitos dokumentų tvarkymo, nes šią apskaitą vykdysite naudodamiesi paslaugomis ir pan.
Kokios yra EDO užduotys?
- užtikrina organizacijos veiklos skaidrumą ir valdymo efektyvumą, dėl automatinės užduočių įgyvendinimo įmonėje kontrolės;
- palaiko atitiktį tarptautiniams kokybės standartams;
- palaiko veiksmingą informacijos ir žinių kaupimą, valdymą ir prieigą prie jų. Suteikia personalo lankstumo, kaupiant visą darbuotojo veiklos įmonėje istoriją;
- registruoja visus procesus;
- optimizuoja ir automatizuoja verslo procesus bei jų įgyvendinimo ir kontrolės mechanizmus įmonėje;
- dėl popierinių dokumentų išbraukimo iš apyvartos labai sutaupomi resursai mažinant popieriaus, kasečių savikainą. EDI dėka įmonei lengviau kontroliuoti dokumentų judėjimą organizacijos kanalais;
- supaprastina ir sumažina dokumentų saugojimo elektroniniuose archyvuose išlaidas.
Taigi, mes kartu su jumis apsvarstėme pagrindines EDI sąvokas ir tipus, taip pat užduotis, kurias sprendžia ši sistema.
2. Kas yra elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. Elektroninis dokumentų valdymas: už ir prieš
Elektroninis dokumentų valdymas – tai informacinė sistema, leidžianti racionaliau ir paprasčiau naudotis įmonės duomenimis. Tai apima specializuotą programinę įrangą, el. paštą, įgalinantį operatyvų ryšį, internetą, vietinį tinklą ir pan. Įvairiose organizacijose tokį kompleksą gali sudaryti skirtingi komponentai.
Pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo pranašumai, palyginti su popieriniu, yra šie:
- galimybė ieškoti failų sistemoje naudojant įvairius filtrus ir parametrus;
- pilna produkcijos apskaita ar bet kokia kita dokumentacija;
- įmonės veiklos atskaitomybė;
- operatyvus įmonės valdymas ir informacijos mainai saugiais kanalais iš bet kurios vietos (nebūtina būti visiems kartu toje pačioje teritorijoje, norint bendrauti);
- vieningi šablonai dokumentų kūrimui;
- personalo priežiūra ir kontrolė;
- prieigos teisių prie įmonės informacijos paskirstymas pagal tam tikrus kriterijus ir parametrus;
- popieriaus sąnaudų mažinimas (o jei pasauliniu mastu, tai tam tikru mastu aplinkos problemų sprendimas);
- galima sumažinti su popierizmu susijusius darbuotojus, taip pat sumažinti nuomojamas (užimamas) patalpas, nes trūksta popierinių archyvinių dokumentų.
Kalbant apie EDI (elektroninio dokumentų valdymo) trūkumus, jų nėra tiek daug. Tai gana brangi programinė įranga ir atimanti daug laiko tiek darbuotojų mokymui, tiek esamų dokumentų skaitmeninimui. Bet jei jūs tik pradedate verslą, jums neturėtų kilti problemų dėl elektroninio dokumentų valdymo įdiegimo, nes darbuotojai jau dirbs šioje sistemoje pradiniame etape.
3. Ko reikia norint pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo?
Taigi, jei išsiaiškinome EDI koncepciją ir pagrindinius privalumus, dabar siūlau apsvarstyti pagrindines biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemas bei šių sistemų diegimo procesus.
Kaip jau tapo aišku iš aukščiau pateiktos informacijos, neužtenka vien tik įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, svarbu apmokyti darbuotojus ir visiškai pertvarkyti visą savo įmonės gamybos procesą. Jei tik pradedate verslą, tada jums bus šiek tiek lengviau, nes verslo procesai dar nepaleisti.
EDI diegimas jau veikiančioje įmonėje turėtų vykti palaipsniui. Palaipsniui prijungti prie darbo visus struktūrinius įmonės padalinius.
Pats pirmasis žingsnis bus automatizuoto biuro darbo sukūrimas. Visuose etapuose galite susidurti ne tik su techninėmis, bet ir psichologinėmis problemomis, nes sunku „laužyti“ jau nustatytas taisykles.
Svarbu įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, skirtą EDI iš vieno tiekėjo, tada visos sistemos nustatymas bus daug lengvesnis ir nesuges.
Pažvelkime į pagrindinius reikalavimus diegiant elektroninių dokumentų valdymo diegimo organizacijoje procesą.
Pirmiausia, kompiuterinės įrangos prieinamumas programinei įrangai įdiegti;
Antra, visi šiame procese dalyvaujantys įmonės darbuotojai turi būti pasitikintys kompiuterio vartotojais ir turėti prieigą prie jo;
Trečias, tarp komandos turi būti elektroninės komunikacijos priemonės, tokios kaip el. paštas, skype ir pan.;
Ketvirta, turite sukurti specializuotą padalinį arba įtraukti jį kaip užsakomųjų paslaugų įmonę (daugiau apie užsakomųjų paslaugų teikimą galite paskaityti).
Ir galiausiai, įmonės administracinis sektorius turėtų būti pasiruošęs tam, kad vietoj įprasto „rankinio“ parašo, .
Taigi, įvykdžius visus šiuos reikalavimus, galima pradėti perėjimą prie elektroninių dokumentų naudojimo ir elektroninio dokumentų valdymo.
4. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai
Šioje straipsnio pastraipoje apžvelgsime elektronines dokumentų valdymo sistemas. Norėčiau pastebėti, kad bet kurioje sistemoje gali būti toliau nurodytų kategorijų elementų, tačiau apskritai jie turi tam tikrą orientaciją kiekvienoje srityje, kuri yra susijusi su produkto pozicionavimu.
1. Elektroniniai archyvai
Elektroniniai archyvai (EA) – Tai elektroninės dokumentų valdymo sistemos su kruopščiai ištobulintomis informacijos saugojimo ir paieškos priemonėmis. Dėl tobulos EA sistemos galite ieškoti ne tik pagal dokumento pavadinimą, bet ir pagal pagrindinius parametrus.
2. EDI sistemos su pažangiais darbo eigos (WF) įrankiais
Gana sudėtinga kategorija, kurioje patys dokumentai nėra itin svarbūs. Čia išryškėja darbai, prie kurių jau pridedami dokumentai. Taigi jie juda tam tikru maršrutu (sunkus maršrutas). Tokių sistemų pagalba galima organizuoti darbą tam tikrose srityse, kurioms iš anksto žinomi ir numatyti visi algoritmai.
3. EDI sistemos, orientuotos į organizacijos valdymo palaikymą ir žinių bazės kaupimą
Tokios programos, kaip taisyklė, yra hibridinės ir gali derinti dviejų ankstesnių elementų. Be to, pagrindinis elementas gali būti dokumentas arba užduotis, priklausomai nuo pasirinkimo. Organizacijos valdymo funkcijai įgyvendinti reikalingas ir standus maršruto parinkimas, ir laisvas maršrutas, kai dokumento maršrutą nurodo vadovas (pvz.: užregistravęs gaunamą dokumentą vadovas jį „nudažo“ pagal reikšmę ir užduotis), todėl abi šios technologijos vyksta tam tikroje situacijoje. Tokiomis sistemomis aktyviai naudojasi valstybinės įstaigos, didelės įmonės, kuriose aiškiai paskirstyta hierarchija ir galioja tam tikros taisyklės bei procedūros. Darbuotojai patys kuria dokumentus, juos rengia, priima sprendimus ir stebi jų vykdymą.
4. Bendradarbiavimo tipo EDI sistemos (bendradarbiavimas)
Tokios sistemos yra orientuotos į bendradarbiavimą ir yra naujos elektroninių dokumentų valdymo srityje. Jie buvo sukurti dėl besikeičiančių rinkos sąlygų ir būtinybės aiškiai orientuotis į tam tikras sritis be nereikalingo balasto. Jie yra priešingi aukščiau paminėtoms sistemoms, nes organizacijoje nėra aiškios hierarchijos ir darbo eigos formalizavimo. Pagrindinė jų užduotis yra užtikrinti, kad žmonės organizacijoje dirbtų kartu, net jei jie būtų skirtingose pasaulio vietose, o taip pat išsaugoti atlikto darbo rezultatus. Paprastai jie sukuriami pagal portalų tipą, kurie yra saugojimo ir leidybos paslaugos.
5. Sistemos su pažangiomis papildomomis paslaugomis
Manau, kad ne kartą girdėjote tokią sąvoką kaip CRM (customer relation management) - tai ryšių su klientais valdymo paslauga, projektų valdymas, atsiskaitymas ir pan. Tokios paslaugos yra įvairios ir gali apimti skirtingus paslaugų rinkinius.
Prieš diegiant elektronines dokumentų valdymo programas didelėse įmonėse, patariu atlikti nuodugnią pateiktų sistemų analizę ir išsirinkti optimaliausią, pateikiant tik Jūsų organizacijai taikomų sistemų sąrašą. Svarbu, kad EDMS suteiktų galimybę efektyviai valdyti įmonę ir užtikrinti visų jos procesų skaidrumą, tačiau tuo pat metu užtikrinti aukštą konfidencialumo lygį.
Renkantis platformas patariu ypatingą dėmesį skirti elektroninių dokumentų archyvų organizavimui, darbo eigos automatizavimui, atsižvelgiant į individualias Jūsų įmonės ypatybes ir įsitraukimą į esamą sistemą.
5. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo problemos
Bet kuri įmonė, kuri vienaip ar kitaip stengiasi modernizuoti procesus ir žengti koja kojon su laiku, susiduria su naujų sistemų diegimo problemomis. Tai gali būti taikoma ir organizacijai, norinčiai diegti elektronines dokumentų valdymo sistemas.
Pažiūrėkime, su kokiomis problemomis galite susidurti:
Pirmiausia, kaip jau minėjome, atsižvelgiant į EDI privalumus ir trūkumus, tai yra psichologinis barjeras, tačiau problema slypi ne tik jame. Taip pat kliūtimi gali tapti žemas įmonės personalo išsilavinimas, nenoras mokytis, baimė dėl procesų skaidrumo. Žodžiu, konservatizmas.
Antra, daugelis įmonių, deja, dar nenutolo nuo sovietinio valdymo tipo, būtent sovietinio laikotarpio režisieriaus faktoriaus, kai jis pats nenori dirbti kompiuteriu, peržiūrėti ir redaguoti dokumentų.
Trečias, dažni struktūriniai organizacijos pokyčiai ir silpnas verslo procesų formalizavimas.
Ketvirta, vienaip ar kitaip, teks bendrauti su išoriniu pasauliu, kuris dar nėra visiškai perėjęs prie elektroninių dokumentų valdymo, nors to ir siekia.
6. Elektroninis dokumentų valdymas viešuosiuose pirkimuose
Šioje straipsnio pastraipoje norėčiau atspindėti pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo reglamentavimo viešuosiuose pirkimuose punktus.
Pagal 2013 m. balandžio 5 d. federalinio įstatymo Nr. 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos perkant prekes, darbus, paslaugas valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti“ 5 straipsnį:
„Šio federalinio įstatymo 1 straipsnio 1 dalyje nurodytų santykių rėmuose leidžiama keistis elektroniniais dokumentais, numatytais Rusijos Federacijos teisės aktuose ir kituose norminiuose teisės aktuose dėl sutarčių sistemos pirkimų srityje tarp sutarčių sistemos dalyviai pirkimų srityje, įskaitant paraiškų dalyvauti nustatant tiekėją (rangovo, vykdytojo), galutinių pasiūlymų pateikimą. Kartu šios paraiškos, galutiniai pasiūlymai ir dokumentai turi būti pasirašyti sustiprintu elektroniniu parašu ir pateikti naudojant “.
Šiame straipsnyje taip pat teigiama, kad patobulintus elektroninio parašo raktus ir jų patvirtinimo sertifikatus galima gauti tik iš specializuotų sertifikavimo centrų, kurie yra akredituoti pagal 2011 m. balandžio 6 d. federalinį įstatymą Nr. 63-FZ.
Įgaliotos institucijos parengia šių sertifikavimo centrų sąveikos su viena informacine sistema tvarką, taip pat nustatomi saugumo reikalavimai.
Taigi, jeigu tiekėjas (pirkimo dalyvis) turi elektroninį parašą, kliūčių dalyvauti viešajame pirkime nėra.
Taigi, šiame straipsnyje mes išnagrinėjome pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo principus. Iš žinomiausių korporacijų, teikiančių programinės įrangos pardavimo ir diegimo paslaugas, galima išskirti tokias įmones kaip 1C, 1C-Rarus, ABBY ir kt.
Tai viskas siandienai. Tikiuosi, kad ši medžiaga jums buvo naudinga. Linkiu sėkmės ir iki susitikimo kituose leidimuose.
Apskaita, kontrolė ir statistikos rinkimas yra svarbūs bet kurio verslo komponentai: remiantis surinktais duomenimis priimami svarbūs valdymo sprendimai, palaikoma darbo drausmė, vykdomas planavimas. Šiuolaikinės technologijos tvirtai įžengė į mūsų gyvenimą, dabar neįsivaizduojame darbo be skaičiuoklių ir duomenų bazių, kurios leidžia apdoroti didžiulius kiekius informacijos ir palaikyti tvarką. Tačiau nepaisant visų kompiuterio naudojimo privalumų, negalima nuvertinti tradicinių, mūsų seneliams pažįstamų tuščių blankų ir popierinių knygų.
Pabandykime išsiaiškinti, kam aukštųjų technologijų amžiuje reikalingos šūsnies popierinių formų ir paprasto pieštuko.
Prieinamumas ir paprastumas
Su visais patogumais elektroninis dokumentų valdymas turi didelį minusą – jo naudojimas reikalauja, kad darbuotojai turėtų bent elementariausius kompiuterinius įgūdžius. Deja, mūsų šalyje kompiuterinis raštingumas nėra 100 proc. tai ypač aktualu vyresniems nei 40-45 metų žmonėms. Kartu tai gali būti aukštos kvalifikacijos savo srities specialistai arba tiesiog geri darbuotojai.
Sutikite, apsaugos darbuotojas, atsakingas už savo pareigas be žalingų įpročių, bet nesusipažinęs su biuro programomis, yra daug vertingesnis nei „pažengęs“ slogas. Ši problema ypač aktuali ten, kur tradiciškai didelė darbuotojų kaita: apsaugos, kurjerių, maitinimo ir mažmeninės prekybos darbuotojai- naudojant tradicines popierines apskaitos formas, sumažės personalo mokymo ir atitinkamai gamybos sąnaudos.
Pigumas
Jau atsižvelgėme į darbuotojų mokymo naudotis programomis išlaidas. Tačiau nepamirškite, kad elektroniniam dokumentų valdymui reikia daugiau įsigyti kompiuterių, specializuotų licencijuotų programų(pavyzdžiui, 1C), antivirusai, turėkite įkainį už visą šį programinės įrangos paketą aptarnaujantį specialistą (arba kreipkitės į užsakomųjų paslaugų įmones), reguliariai atnaujinkite įrangos ir programinės įrangos parką... Jei valdote didžiulį sandėlį, prekybos įmonę ar terminalą , tokioms išlaidoms neišvengiamai teks eiti, tačiau smulkiam verslui ši našta gali būti nepakeliama, o dažnai ir nereikalinga – užtenka popierinių formų prekėms atsiskaityti poroje nedidelių padėklų.
... ir lietuje, ir krušoje!
Šiuolaikiniai prietaisai tinkami naudoti labai siaurame temperatūros ir drėgmės diapazone: lyjant ar stipriai sningant neįmanoma naudotis, pavyzdžiui, planšetiniu kompiuteriu ar nešiojamu kompiuteriu, šaltyje baterijos labai greitai išsikrauna, bet koks kritimas ant žemės gali būti mirtinas ir bet kurią akimirką darbuotojas gali atsidurti be apskaitos įrankio . Taip, ir tai abejotinas malonumas – šaltame sandėlyje ar iškraunant prekes iš automobilio lyjant lietui sustingusiais pirštais bandant įvesti kokią nors informaciją į duomenų bazę. Ir čia mums į pagalbą ateina senos geros popierinės formos ir paprastas pieštukas. Jie tikrai jūsų nenuvils!
Kas parašyta rašikliu, negali būti nukirsta kirviu!
Duomenys įrašyti į susiūtą ir sunumeruotą žurnalą, atgaline data ko nors ištrinti, pataisyti ar įvesti neįmanoma. Joks piktasis įsilaužėlis „nenulaužys“ sunumeruoto kvito ar sąskaitos faktūros su „šlapiu“ antspaudu. Taip pat būtina atsižvelgti į tai, kad EDS (elektroninis skaitmeninis parašas) Rusijoje dar nėra labai paplitęs, o asmeninis organizacijos parašas ir antspaudas vis dar yra, ko gero, vienintelis būdas patvirtinti dokumentus.
Visa bet kurios organizacijos veikla vykdoma keičiantis popieriniais dokumentais. Informacinės visuomenės plėtra paskatino elektroninių dokumentų atsiradimą.
Ši dokumentų forma vis dažniau naudojama tarp įvairių organizacijų ir kitų struktūrų vadovaujančio personalo. Sąveika su Pensijų fondu ir mokesčių inspekcija tapo plačiai paplitusi.
Be to, tarp įvairių organizacijų jis buvo pradėtas aktyviai naudoti
Elektroninis apsikeitimas apskaitos dokumentais buvo įteisintas prieš keletą metų.
Nuo 2002 m. Federalinis įstatymas Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ sulygino popierinius ir elektroninius dokumentus savo juridine galia, tačiau 2013 m. liepos mėn. šis norminis aktas negalioja.
2011 m. balandžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ nustato pagrindines organizacijų, naudojančių elektroninį parašą, sąveikos taisykles. Bendru Finansų ministerijos ir Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos 2011 m. vasario 17 d. įsakymu Nr. ММВ-7-2/168@ buvo patvirtintos pagrindinės dokumentų pateikimo mokesčių inspekcijai taisyklės.
Sąskaitų faktūrų registravimas, apskaita ir keitimas elektroninio dokumento forma tarp įvairių organizacijų vyksta atsižvelgiant į Finansų ministerijos sąlygas, patvirtintas 2011 m. balandžio 25 d. įsakymu N 50n.
Vyriausybės 2011-12-26 nutarimu Nr.1137 nustatytos sąskaitų faktūrų ir eilės kitų apskaitos dokumentų pildymo ir naujų formų taisyklės. Sąskaitų keitimas elektronine forma specialiu ryšiu vykdomas tam tikru formatu, kuris patvirtintas Rusijos Federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. sausio 30 d. įsakymu Nr. ММВ-7-6/36@.
2012 m. kovo 5 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymas Nr. ММВ-7-6/138@ nustatė, kokiu formatu tam tikri apskaitos dokumentai turi būti keičiami ir pateikiami mokesčių inspekcijai.
Kad organizacijos galėtų keistis apskaitos dokumentais TORG-12 ir Darbų priėmimo pažyma reikiamu formatu, Federalinė mokesčių tarnyba išleido 2012 m. kovo 21 d. įsakymą Nr. ММВ-7-6/172.
Pirminiai dokumentai, išduoti elektronine forma, bus patvirtinti tik juos įklijavus.
Visi keitimasis apskaitos dokumentais elektroniniu formatu tarp sandorio šalių vyksta naudojant elektroninį dokumentų valdymą, vadovaujantis Federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. ММВ-7-6/253@.
Elektroninio dokumentų valdymo privalumai
Visi įstatymais numatyti rangovų sąveikos pakeitimai neabejotinai turi nemažai privalumų.
Įvedus elektroninį dokumentų valdymą, sutrumpėja keitimosi dokumentais laikas. Taip yra dėl to, kad, viena vertus, ir kita vertus, sutaupomas dokumentų apdorojimo ir pristatymo tarp organizacijų laikotarpis.
Taupomas laikas apskaitant einamąsias operacijas apskaitos registruose, kontroliuojant klaidas, sumažinant dokumentų tvarkymo ir ataskaitų teikimo etapus.
Pirminiai apskaitos dokumentai (sąskaita faktūra, įvykdymo pažymėjimas ir važtaraštis), surašyti popieriuje ir pasirašyti vadovo, su kuriais įpratusios dirbti visos organizacijos, palaipsniui bus perkelti į elektroninį formatą.
Visas dokumentų srautas tarp sandorio šalių vyksta pagal šią schemą:
- Pardavėjo organizacija savo apskaitos sistemoje sukuria dokumentą. Naudodamas kriptografinę programinę įrangą, pasirašo dokumentą elektroniniu parašu. Kitas žingsnis – užpildytą dokumentą organizacija įkelia į operatoriaus sistemą ir išsiunčia sandorio šaliai, kuri jį priima per specialią programinę įrangą.
- Tada pirkėjas gautą elektroninį dokumentą suveda į savo buhalterinę programą, patikrina, ar laikomasi operacijos, ar viskas atlikta be klaidų, tada padeda savo elektroninį parašą ir per operatorių grąžina pardavėjui. Jeigu patikrinimo metu aptinkama netikslumų ar klaidų, pirkėjas pardavėjui išsiunčia pranešimą apie atsisakymą, nurodydamas priežastis.
Pardavėjo organizacija elektroninį dokumentą savo buhalterinėje apskaitoje atspindi tokį, koks buvo išduotas gavusi elektroninių dokumentų valdymo operatoriaus patvirtinimo signalą apie bylos priėmimą ir pranešus pirkėjui, kad dokumentas gautas.
Pagal reglamentus apskaitos dokumentais tarp sandorio šalių keičiamasi tiek popierine, tiek elektronine forma.
Elektronine forma surašyti ir elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai turi tokią pat teisinę galią kaip ir popieriniai dokumentai, pasirašyti vadovo.
Dokumentų srautas tarp organizacijų vykdomas per operatorių, todėl sutrumpėja apskaitos ir apdorojimo laikas
Pagrindiniai reikalavimai, kuriuos turi atitikti elektroninė dokumentų valdymo sistema:
- Patikimas saugojimas ir paprasta dokumentų paieška.
- Pagalba ir raštvedybos užduočių atlikimas.
- Savalaikė dokumentų įforminimo ir jų maršruto kontrolė.
- Analitinių ataskaitų kūrimas.
- Informacijos saugumo užtikrinimas.
Šiuolaikinės EDMS taip pat turi funkcijas, skirtas bendrauti su klientais, apdoroti jų užklausas, bei papildomų naudingų įrankių, leidžiančių išspręsti daugelį taikomų problemų.
Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai
Elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikavimo tipai yra įvairūs, tačiau labiausiai orientacinis klasifikavimas yra EDMS skirstymas pagal pavadinimo funkcionalumą. Bet kurią EDMS kūrėjas nustato taip, kad ji visų pirma skirta tam tikros rūšies užduočiai atlikti. Tai nereiškia, kad jame nenumatyta jokių papildomų technologijų, būdingų daugumai „brolių“. Tiesiog kiekvienos elektroninės dokumentų valdymo sistemos įrankių rinkinys turi savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Klasifikuojant pagal pavadinimo funkcionalumą, atsižvelgiama į stipriąsias EDMS puses.
Taigi, atrodo taip:
- EDMS, skirta kurti ir dirbti su elektronine dokumentacija, taip pat skaitmeniniais popierinių dokumentų analogais.
- Buhalterinės apskaitos sistemos, kurios automatizuoja įvykių ir dokumentų registravimą per visą jų gyvavimo ciklą (elektroninės bylų spintos).
- EDMS, kurios pagrindinė užduotis – automatizuoti darbą su didelėmis įmonių informacijos saugyklomis.
- Elektroninių archyvų su dokumentacija tvarkymo sistemos.
- EDMS, kurios funkcionalumas specializuojasi reikiamos informacijos ištraukime iš archyvų ir kitų elektroninių šaltinių.
- Sistemos, valdančios įmonės procesus, dokumentų tvarkymą ir organizacijos darbuotojų, kurie dalyvauja dirbant su verslo dokumentais, veiklą.
- Informacinės EDMS, valdančios duomenų saugojimo įrenginius.
Taip pat yra trumpa SED klasifikacija pagal kilmės šalį, naudojama tik Rusijoje. Pagal ją elektroninės dokumentų valdymo sistemos mūsų šalyje skirstomos į vietines, importines ir rusiškas, sukurtas užsienio Lotus / Domino platformoje. Mūsų apžvalgoje pateikiami tik dviejų užsienio EDMS pavyzdžiai – EMC Documentum ir Lotus Domino.Doc. Visos kitos EDMS turi Rusijos „pilietybę“.
Elektroninių dokumentų valdymo sistemų TOP-10
Vertinome elektronines dokumentų valdymo sistemas, orientuodamiesi į penkių parametrų, kurie yra lemiami renkantis EDMS, automatizuojančią dokumentų valdymą įmonėje, palyginimą. Skalė yra dešimties balų.
| Vieta | Programa/paslauga | Kaina | Mokymosi lengvumas | Funkcionalumas | Rusijos įstatymų apskaita | Techninė parama |
Bendras rezultatas |
| 1 | Byla | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Archyvas | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | Įmonės žiniasklaida | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC dokumentas | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logikos | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufratas | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Dok | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | „LanDocs“. | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Pastaba: galutinis sistemos įvertinimas lentelėje nepretenduoja į 100% objektyvumą ir atspindi autoriaus nuomonę, pagrįstą nuodugnia šios temos analize. Ši elektroninių dokumentų valdymo sistemų apžvalga atliekama tik tarp kokybiškų programinės įrangos produktų, kuriuos galima saugiai pasirinkti naudoti įvairiose verslo srityse.
CASE
Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra pripažinta savo segmento lyderė visoje posovietinėje erdvėje. Joje dokumentų apyvartą ir kanceliarinį darbą sėkmingai vykdo ir didžiausi holdingai, ir korporacijos, ir smulkus verslas. Šios sistemos atžvilgiu tikslinga taikyti tautologiją: „DELO“ išmano savo verslą. Iš tiesų, ši programinė įranga idealiai tinka giliai automatizuoti biuro darbą ir darbo eigą.
privalumus
- Galimybė sekti visus bet kurio elektroninio dokumento judėjimo etapus.
- Paprastumas ir patogumas kuriant dokumentacijos projektus.
- Bendras sistemos derinimas ir funkcionalumas.
Minusai
- Prie „ištemptų“ minusų priskiriama kiek archajiška sąsaja ir tam tikri įvaldymo sunkumai.
Kokia kaina?
Licencijos naudoti „DELO“ sistemą vienoje darbo vietoje (DBVS – Oracle) kaina priklauso nuo planuojamo bendro šių vietų skaičiaus ir svyruoja nuo 11 000 rublių (201–500 r / m) iki 13 400 rublių (1–5 r). /m). Jei organizacija naudoja „Microsoft SQL Server“ DBVS, licencija vienai darbo vietai kainuos atitinkamai nuo 7200 iki 9500 rublių.
Logikos
EDMS Logic programa iki 2012 metų vadinosi Boss-Referent ir buvo viena populiariausių Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų, rimta Delo EDMS konkurentė. Pavadinimo pakeitimas neturėjo įtakos šio programinės įrangos produkto kokybei, o tai vis dar yra patikima ir funkcionali biuro valdymo sistema bet kokio tipo ir dydžio įmonėse.
privalumus
- Galimybė sukurti sudėtingus kelių lygių maršrutus dokumentų tvirtinimui.
- Aukštas vartotojo duomenų apsaugos lygis.
- Santykinai lengva įsisavinti pagrindinius sistemos komponentus.
- Lankstūs ir pritaikomi dokumentų apdorojimo procesai.
Minusai
- Nepatogus prieigos teisių diferencijavimas esant didelei darbuotojų kaitai.
- Ne pats sąžiningiausias techninės pagalbos darbas.
- Archajiška sąsaja.
Kokia kaina?
Vienos licencijos naudoti šią programą kaina priklauso nuo prie jos prisijungusių darbuotojų skaičiaus. Jei jų skaičius neviršija 49 žmonių, tai kaina bus 5900 už kiekvieną darbo vietą; nuo 50 iki 199 susijusių darbuotojų - 5200 rublių; o jei yra daugiau nei 200 darbo vietų, tada vienos licencijos kaina bus minimali - 4900 rublių.
Eufratas
Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema buvo sukurta visiškai laikantis ISO 9000 kokybės standarto ir Rusijos GOST reikalavimų biuro darbo srityje. Nuo savo „kolegų“ „EUFRATS“ skiriasi tuo, kad yra daug unikalių programinės įrangos patobulinimų, kurių negalima rasti konkuruojančioje EDMS. Grynai technologiniu požiūriu ši sistema yra viena „pažangiausių“ šiuolaikinėje Rusijos EDMS rinkoje.
privalumus
- Šios sistemos pristatymo pakete yra įmontuota Nika DBVS, kuri automatiškai atleidžia vartotojo organizaciją nuo papildomos programinės įrangos pirkimo.
- Draugiška sąsaja su gražiu įsimintinu dizainu.
- Integruotas vaidmenų mechanizmas, skirtas valdyti prieigos teises.
Minusai
- Gana lėtas greitis, ypač silpnuose kompiuteriuose.
- Periodiniai gedimai darbe ir lėta techninė pagalba.
Kokia kaina?
Standartinė licencija su sistemos įdiegimu pačios organizacijos serveryje kainuoja nuo 5200 iki 7300 rublių už darbo vietą, daugiau vartotojų – kaina mažesnė. Tačiau taip pat yra galimybė įdėti serverio komponentą ant gamintojo įrangos. Šiuo atveju taikoma abonentinio mokesčio sistema - keturi tarifai, kainuojantys nuo 10 000 iki 95 000 rublių per mėnesį.
1C: Archyvas
Tai viena geriausių ir neabejotinai universaliausių įmonės dokumentų valdymo programų. 1C:Archyvas suteikia patikimą ir, svarbiausia, centralizuotą įvairių formatų verslo dokumentų saugojimą, prie kurio gali naudotis įgalioti darbuotojai, galintys redaguoti failus.
privalumus
- Derinimo algoritmas, leidžiantis greitai rasti reikiamus duomenis.
- Galimybė saugoti bet kokio tipo dokumentus – nuo teksto ir grafikos iki garso ir vaizdo failų.
- Plačiausias mastelio keitimas, leidžiantis sėkmingai naudoti šią programinę įrangą tiek didelėse, tiek mažose įmonėse.
- Pagrindinis 1C:Archive privalumas, išskiriantis šią programą iš konkurentų, yra optimalus gaminio kainos ir jo funkcionalumo galimybių derinys.
- Integracijos su išorinėmis programomis palaikymas.
Minusai
- Sunaudoja daug sistemos išteklių.
- Padidinti įsisavinimo sunkumai net patyrusiems vartotojams.
Kokia kaina?
Šios programos „surinkimo“ kaina svyruoja nuo 12 000 iki 57 000 rublių, o pirmąją sumą reikės sumokėti tik už ankstesnės 1C versijos atnaujinimą: Archyvas.
DIRECTUM
Paprastas ir funkcionalus EDMS DIRECTUM bus puikus sprendimas mažoms ir vidutinėms įmonėms. Šios sistemos dėka elektroninis dokumentų valdymas gali būti sėkmingai derinamas su tradicine popierine darbo eiga, kad vėliau „neskausmingai“ būtų visiškai perkelta organizacija į darbą DIRECTUM. Pažangi darbo eigos technologija užtikrina efektyvų biuro darbo procesų automatizavimą.
privalumus
- Yra specializuotų programinės įrangos įrankių, kurie kiek įmanoma supaprastina dokumentų paiešką ir identifikavimą.
- Daug galimybių savarankiškai modifikuoti sistemą konkrečioms užduotims atlikti.
- Išplėstos integravimo su kitomis programomis galimybės.
Minusai
- Sistemos orientacija į įmonės valdymą – paprastiems klerkams joje dirbti sunkiau.
- Šiek tiek paini ir neskaidri kainų politika.
Kokia kaina?
Licencijos naudoti šią EDMS perkamos tiek atskirai, tiek kaip paketo pasiūlymų dalis. Pigiausia pagrindinė kliento licencija kainuoja 7800 rublių. Licencijų paketų kaina prasideda nuo 148 200 rublių (pagrindinė 20 darbuotojų) ir siekia 2 010 000 rublių (200 darbuotojų).
OPTIMA-WorkFlow
Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra stiprus vidurinis valstietis savo segmente. Jis yra nuolat tobulinamas ir iki šiol negali vienodomis sąlygomis konkuruoti su pripažintais rinkos mastodonais. Tačiau OPTIMA-WorkFlow turi daugybę „gudrybių“ – unikalių technologijų, kurios išskiria jį iš minios.
privalumus
- Tos pačios rūšies dokumentų ir jų registravimo informacijos serijinio įvedimo funkcijos įgyvendinimas.
- Nuskaitymas antivirusine programa.
- Įprastų ir šifruotų jūsų pasirinktų dokumentų indeksavimas.
- Daugiakalbė vartotojo sąsaja.
Minusai
- Tipiškų funkcijų trūkumai, kurie visam laikui pašalinami išsiunčiant naujinimus.
Kokia kaina?
Tipiški sprendimai, pagrįsti šia platforma, kainuoja nuo 55 000 iki 75 000 rublių.
EMC dokumentas
Šią darbo eigos procesų automatizavimo platformą sukūrė pasaulinė IT pramonės lyderė EMC. Galingas funkcionalumas kartu su lanksčiu atskirų įrankių pritaikymu daro EMC Documentum geriausia užsienio EDMS Rusijos rinkoje.
privalumus
- Didelis patogumo laipsnis tvarkant projektinius dokumentus.
- Įsiregistravimo/išsiregistravimo mechanizmo, leidžiančio valdyti prieigos teisių paskirstymą, įdiegimas.
- Funkcijos, leidžiančios įgyvendinti patvirtinimo procedūrą keliais lygiais, buvimas.
- Nuskaitymo ir dokumentų atpažinimo įrenginių palaikymas.
Minusai
- Veikia tik su Internet Explorer naršykle.
- Trūksta viešai prieinamos techninės ir praktinės sistemos dokumentacijos.
- Dažni „stabdžiai“ ir vėlavimai esant didelei sistemos apkrovai.
Kokia kaina?
Naudojant šią platformą nėra fiksuotų kainų. Jo įgyvendinimo kaina su kiekvienu klientu derinama individualiai.
„LanDocs“.
Šią dokumentų valdymo automatizavimo platformą, kurią 1997 m. sukūrė šalies įmonė LANIT, daugelis įmonių ir įstaigų paklausia iki šiol. „LanDocs“ leidžia sukurti patogią darbo eigą ir darbo eigos aplinką, suteikdama visoms vartotojų kategorijoms reikalingų įrankių rinkinį jai valdyti.
privalumus
- Integruotų kriptografinės apsaugos priemonių prieinamumas.
- Galimybė įtraukti darbuotojus iš nutolusių filialų į darbo eigos procesą.
- Popierinių dokumentų paketinio nuskaitymo funkcijos buvimas.
Minusai
- Gana dažnos našumo problemos.
- Silpnos galimybės išplėsti funkcionalumą.
- Sunkumai įsisavinant sistemą nuo nulio.
Kokia kaina?
Serverio licencijos kaina svyruoja nuo 30 000 iki 216 000 rublių. Vartotojo licencijas galima įsigyti už 5600–8400 rublių kainą.
Įmonės žiniasklaida
CompanyMedia yra visas programinės įrangos sprendimų rinkinys, skirtas verslo procesams, darbo eigai ir biuro darbui automatizuoti. Ši EDMS nuo konkurentų skiriasi neprilygstamu nustatymų lankstumu ir nepriklausomų modulių, kuriuos galima montuoti atskirai, buvimu.
privalumus
- Galimybė sėkmingai eksploatuoti sistemą įmonėse, turinčiose sudėtingą įmonės struktūrą ir teritorinę struktūrą.
- Neregėtas sistemos patikimumas, leidžiantis aktyviai veikti visą parą, 365 dienas per metus.
- Automatizuota pagalba dirbant su kelių tipų darbais.
- Prieigos teisių diferencijavimas, atsižvelgiant į organizacijos hierarchinę struktūrą.
Minusai
- Žiniatinklio sąsaja ribotai palaiko kai kurias naršykles, ypač „FireFox“.
- Sistemoje daugiausia dėmesio skiriama vidutinėms ir didelėms įmonėms.
Kokia kaina?
Galutinė šios programinės įrangos kaina susideda iš daugelio komponentų, įskaitant darbuotojų mokymą, papildomų modulių įdiegimą ir teisių naudotis sistema perdavimą. Viršutinė bendros sumos riba yra 99 000 rublių. Pigiausias teminis modulis kainuos 4000 rublių.
Lotus Domino.Dok
Ši EDMS yra programa gerai žinomai Notes/Domino platformai, kuri turi aukšto lygio duomenų apsaugos sistemą. „Lotus Domino.Doc“ taip pat turi pažangų elektroninį archyvą, leidžiantį įdiegti didelę įmonės dokumentacijos saugyklą.
privalumus
- Unikalių replikavimo sistemų, skirtų sudėtingam dokumentų srautų valdymo užduočių sprendimui paskirstytoje aplinkoje, prieinamumas.
- Galimybė ieškoti dokumentų atskirose informacijos saugyklose.
- LDAP katalogai plečiasi iki įmonės lygio.
Minusai
- Šios sistemos trūkumai daugiausia kyla iš vakarietiškos kilmės – kyla tam tikrų klausimų dėl sąsajos ir kai kurių funkcijų įgyvendinimo.
Kokia kaina?
Vartotojo ir serverio licencijų kaina platformos svetainėje apskaičiuojama individualiai.
Galų gale
Apibendrindamas tam tikrą apžvalgos eilutę, norėčiau atkreipti dėmesį į svarbų niuansą: elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas į jūsų verslą visiškai negarantuoja momentinio pelningumo padidėjimo, o kai kuriais atvejais tai gali padaryti. žalos. Jei jūsų organizacija sėkmingai funkcionuoja ir neša pelną, dirbdama be EDMS, pagalvokite tūkstantį kartų prieš nuspręsdami jas įdiegti. Nereikia vaikytis „progresyvios mados“ ir diegti šių sistemų be rimto poreikio. Tačiau plečiantis verslui ir didėjant darbuotojų krūviui, elektroninė dokumentų valdymo sistema gali tapti savotišku gelbėjimosi ratu, padėsiančiu įmonei išplaukti iš popierizmo verpeto.
