A számítógépes programokat elektronikus dokumentumok készítésére használják. Az elektronikus dokumentumok létrehozásának, fogadásának, feldolgozásának eljárása

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

SZÖVETSÉGI OKTATÁSI ÜGYNÖKSÉG

ÁLLAMI FELSŐOKTATÁSI INTÉZMÉNY

UDMURT ÁLLAMI EGYETEM

Jogtudományi, Szociális Menedzsment és Biztonsági Intézet

Középfokú Bölcsészettudományi és Jogi Főiskola

Tanfolyami munka

Modernszoftverfelszerelés,használtVfolyamatTeremtésdokumentumokat

Semakina Irina Vladimirovna

az SPO-O-0611-21(k) csoport tanulói

szakterület "Dokumentáció

menedzsment támogatás és archiválás"

Vezetője: adjunktus

Volkova A.V.

Izsevszk 2008

Bevezetés

1. Szöveges dokumentumok készítésére szolgáló rendszerek

2. Microsoft Office alkalmazáscsomag

2.1 A Microsoft Office-ban található alkalmazásprogramok

2.2 Szövegszerkesztő Microsoft Word

2.3 Asztali processzor Microsoft Excel

3. Automatizálási rendszerek a vezetési dokumentáció támogatására

Következtetés

Felhasznált irodalom és források jegyzéke

Bevezetés

Sok-sok évszázadon át az információs technológiák fejlődési folyamatban vannak. Egyes időszakokban ez a fejlődés lelassult és szinte észrevehetetlenné vált, de bizonyos időszakokban éppen ellenkezőleg, minőségi ugrás következett be, és az emberiség alapvetően új, eddig példátlan eszközöket kezdett alkalmazni az információfeldolgozás, -továbbítás és -tárolás terén. A dokumentumszövegek elkészítésére szolgáló számítógépek kényelme és hatékonysága számos dokumentumfeldolgozási program létrehozásához vezetett. Ezeknek a programoknak a lehetőségei sokrétűek - az egyszerű szerkezetű kisméretű dokumentumok elkészítésére tervezett programoktól a gépelésre, tervezésre és a könyvek és folyóiratok teljes nyomtatásra való előkészítésére (kiadói rendszerek) szolgáló programokig.

Tanfolyami munkám témája aktuális, hiszen ma már szinte minden dokumentumot elektronikus formában tárolunk és készítünk. Ehhez megfelelő szoftverre van szükség.

Célja az én tanfolyam munka ez:

- Fontolja meg a dokumentumok létrehozásához használt legnépszerűbb programokat.

- Határozza meg, mely alkalmazásokat tartalmazza a Microsoft Office.

- A dokumentumkezelés támogatásához szükséges automatizálási rendszerek azonosítása és tanulmányozása.

Feladatok az én tanfolyam munka ez:

- Tekintse meg a szöveges dokumentumok elkészítésének főbb rendszereit, adja meg a szövegszerkesztők, szövegszerkesztők és asztali publikációs rendszerek fogalmát.

- Ismertesse a Microsoft Office alkalmazáscsomagot, a benne található programokat, a Microsoft Word szövegszerkesztő (továbbiakban MS Word) és a Microsoft Excel táblázatkezelő (továbbiakban MS Excel) főbb képességeit!

- Tekintsük a dokumentumkezelés támogatásának főbb automatizálási rendszereit: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Office Management 2.5”, „NauDoc”.

A dokumentumok létrehozására szolgáló összes program felosztható szöveges és táblázatos dokumentumok készítésére szolgáló rendszerekre, valamint irodai automatizálási programokra.

A célok eléréséhez és a problémák megoldásához elsősorban időszaki kiadványokat használok, mint pl.: „Irodai Munka” és „Titkárság” magazinok, amelyek a „BOSS-Referent” program megvalósításáról szólnak nagy szervezetek, és hogyan hatott a munkájukra, valamint a NAUMEN cégről és programjairól.

A tanfolyami munkám megírásakor az „Office work 2.5” automatizált irodai munkarendszert és a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek”-t használtam. A szervezeti és adminisztratív dokumentumok egységes rendszere."

A globális hálózatból származó információkat is felhasználtam Internet, ahol a „www.document.ru” webhely információkat tartalmaz a dokumentumfeldolgozás automatizálásáról stb.

A kurzusmunka felépítése lehetővé teszi, hogy a választott témát nagyon részletesen feltárjam és indokoljam. Szeretném még megjegyezni, hogy a tanfolyami munkám felépítését úgy indokoltam, hogy céljaimat optimálisan elérjem, problémáimat megoldjam.

Ez a munka a következőket tartalmazza: bevezetés, három fejezet, következtetés, felhasznált források listája. Az első fejezet a szöveges dokumentumok elkészítésének rendszereit tárgyalja. A második fejezet a Microsoft Office alkalmazáscsomagról, a harmadik fejezet pedig az automatizált felügyeleti rendszereket ismerteti, mint például: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Office Management 2.5” és „NauDoc”.

Szeretném megjegyezni azt is, hogy ez a kurzusmunka lehetővé teszi számomra a „Dokumentumkezelés” tudományág elméleti képzésén megszerzett ismeretek megszilárdítását, valamint gyakorlati készségek fejlesztését és fejlesztését ebben a témában.

1. Rendszerekkészítményszövegdokumentumokat

A jelenleg létező szöveges dokumentumok elkészítési rendszerei jelentősen eltérnek egymástól a jellemzőkben, a szövegbeviteli és szerkesztési módokban, a formázásban és az információ kiadásában (nyomtatásban), valamint a felhasználó általi elsajátítás nehézségi fokában. Egy adott szoftvertermék kiválasztása szövegfeldolgozáshoz nagyon fontos pillanat. A különféle szöveg-előkészítő rendszerek lehetővé teszik az informatikával foglalkozó szakemberek számára a számítógép hatékony használatát. A kiválasztási folyamat számos tényezőt érint, de mindenekelőtt be kell tartani az ésszerű elégség elvét.

A jelenleg létező szöveges dokumentumok készítésére szolgáló számítógépes rendszerek a funkcionalitás mértéke vagy a tervezett felhasználás szerint osztályozhatók. Például, szöveg szerkesztő, amely tetszőleges karakteres szöveg bevitelét, módosítását és mentését biztosítja, de elsősorban programszövegek magas szintű programozási nyelveken való elkészítésére szolgál, mivel nem igényel formázást, azaz a szövegelemek elrendezésének automatikus konvertálását, a betűtípus változtatását stb.

Szöveg szerkesztő ( szöveg szerkesztő) egy szövegszerkesztő, amely meglehetősen összetett formázást biztosít. Funkcióit tekintve a „Szövegszerkesztő” a Windowsba beépített „Word Pad” programhoz hasonlítható. Ezzel a programmal a következő formátumú fájlokat nyithat meg, szerkeszthet, menthet, nyomtathat: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT stb. Lehetőség van a szöveg balra, jobbra vagy középre igazítására, bekezdés (felsorolás) beszúrására, 1 változtatás visszagörgetésére, félkövér, dőlt vagy aláhúzott szöveg bevitelére, betűtípus kiválasztására, karaktereinek kiválasztására, színének, méretének megváltoztatására. A szöveget az első sor és bekezdés behúzásával formázhatja. Ez a program nem működik szövegbe ágyazott képekkel - a beágyazott képek elérhetők: dokumentum megnyitása, például RTF formátum, nem kerül mentésre. A dokumentum beírásához használt alapértelmezett betűtípus a "Times New Roman". Bármilyen más, az operációs rendszer számára elérhető betűtípusra módosítható. A dokumentum kinyomtatása az „amit látok, azt kapok” elven követi a nyomtató hívásával. illesztőprogram párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a nyomtató optimális kiválasztását, a nyomtatás beállítását.

A képernyőszerkesztő eredményét olyan fájlként fejezi ki, amelyben minden karakter a kódtábla karakterei ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) 31-nél nagyobb értékekkel rendelkező kódokkal, valamint újsor karakterekkel. Az ilyen fájlokat ASCII-fájloknak nevezzük.

A vezérlési módszerektől és a szolgáltatási képességektől eltérően minden szövegszerkesztő ilyen vagy olyan formában lehetővé teszi a következőket:

Írja be a videoterminál képernyőjén megjelenő szöveget, legfeljebb 200 karakterből;

A hibás karakterek javítása csere módban;

Karaktercsoportok (szavak) beszúrása és törlése egy sorban anélkül, hogy a sor változatlan részét lefordítaná, de beszúrási módban teljesen balra/jobbra tolná:

Egy vagy több sor törlése, másolása vagy másolása a szövegben;

A meglévő szöveg sorainak bővítése új töredék beszúrásához;

Sorcsoportok beszúrása más szövegekből;

Egy adott karaktercsoport összes előfordulásának észlelése (kontextus);

Cserélje le az egyik kontextust egy másikra, esetleg különböző hosszúságúra;

Mentse el a begépelt szöveget a későbbi módosításokhoz;

Szöveg nyomtatása különböző típusú nyomtatókra szabványos programok nyomtatás egy betűtípussal a dokumentumon belül.

A számos elérhető képernyőszerkesztő közül kiemelhetjük a „ Norton szerkesztő "(Peter Norton Computing Inc."), " Haver"(Borland cég)," Rövid"(Solution Systems cég), többfunkciós többablakos szerkesztő « Több - Szerkesztés » (American Cybernetics Inc.). Ebbe a kategóriába tartozik még szerkesztőkTurbó rendszerek. A Turbo rendszerek széles skálája kényelmes, integrált eszközök a programok létrehozására, fordítására, hibakeresésére és végrehajtására olyan népszerű programozási nyelveken, mint pl. ALAPVETŐ, Pascal, Si, Prológus, Szerelő. A Turbo rendszerek kötelező összetevője a programszövegek létrehozására és frissítésére szolgáló széleskörű képességekkel rendelkező szerkesztő. A Turbo rendszerszerkesztő parancsai a népszerű program parancsain alapulnak Szócsillag” és erősen szabványosítottak.

Amikor a felhasználó fő feladata természetes nyelvű szövegek előkészítése a nyomtatáshoz és ezeknek a dokumentumoknak a kinyomtatása, akkor a szerkesztői műveletek körét jelentősen ki kell bővíteni, és a szoftvertermék új minőséggé - szöveg-előkészítő rendszerré (olyan termékké, amelyhez a Az angol "szövegszerkesztő" kifejezésnek felel meg). Az ilyen dokumentumfeldolgozó programok olyan szövegekkel való munkára összpontosítanak, amelyek dokumentumszerkezettel rendelkeznek, azaz bekezdésekből, oldalakból és szakaszokból állnak. A természetes nyelvű szövegek előkészítésére szolgáló rendszerek között három nagy osztály található, de meglehetősen elmosódott határokkal: formázók, szövegszerkesztők és asztali publikálás.

A készülő dokumentum belső szerkezete alapján a szövegelőkészítő rendszerek osztályozásának a következő megközelítése javasolható. Például olyan rendszerek, mint:

Formázó egy olyan szöveg-előkészítő rendszer, amely nem használ speciális kódokat a belső szövegábrázoláshoz, kivéve a szabványosokat: sor vége, kocsi vissza, oldal vége (ASCII fájlokkal működik).

Szövegszerkesztő - ez egy szövegelőkészítő rendszer, amely belső reprezentációjában magát a szöveget látja el speciális kódokkal - jelölések. Alapvetően a képernyőszerkesztők és a szövegszerkesztők rendeltetésükben különböznek egymástól: előbbiek ASCII fájlokat hoznak létre, amelyeket aztán fordítók vagy formázók dolgoznak fel, utóbbiak szövegek előkészítésére, majd papírra történő kinyomtatására szolgálnak, így a szövegmegjelenítés formájának nagy jelentősége van. .

A szövegszerkesztők speciális funkciókkal rendelkeznek, amelyek megkönnyítik a szövegbevitelt és a nyomtatott formában történő megjelenítést. Ezen funkciók között a következő funkciók találhatók:

- A szövegbevitelt olyan formázási funkciók vezérlik, amelyek azonnal megváltoztatják a szöveg oldalának megjelenését a képernyőn és a rajta lévő szavak elrendezését, ami hozzávetőleges képet ad a szöveg papíron való tényleges helyéről a nyomtatás után;

- a leendő dokumentum szerkezetének előzetes leírása, amelyben olyan paraméterek szerepelnek, mint a bekezdések behúzásának mérete, a különböző szövegelemek betűtípusa és mérete, a címsorok elhelyezkedése, a sorköz, a szöveges oszlopok száma, a behúzás helye és módja. számozási lábjegyzetek stb. vannak megadva:

- automatikus helyesírás-ellenőrzés és tippek a szinonimák kiválasztásakor;

- adjon meg szerkesztőtáblázatokat és képleteket, és jelenítse meg azokat a képernyőn abban a formában, amelyben kinyomtatják;

- dokumentumok kombinálása a szöveg nyomtatásra való előkészítése során;

- a tartalomjegyzék és a betűrendes hivatkozás automatikus összeállítása.

A legtöbb szövegszerkesztő rendelkezik eszközökkel a számítógép hardverkonfigurációjának testreszabásához, különösen a grafikus adapter és a monitor típusához. Szinte minden szövegszerkesztő egyedi adatszerkezettel rendelkezik a szöveg megjelenítésére, ami azzal magyarázható, hogy a szövegben további információkat kell tartalmazni, amelyek leírják a dokumentum szerkezetét, a betűtípusokat és hasonlókat, mivel minden szónak vagy akár karakternek megvan a maga különlegessége. jellemzők. Ezért az egy szövegszerkesztővel készített szöveg általában nem olvasható, és ezért nem szerkeszthető és nyomtatható más szövegszerkesztővel. A szöveges dokumentumok kompatibilitása érdekében az egyik szövegszerkesztőből a másikba való átvitel során egy speciális típus létezik szoftver- konverterek, amelyek garantálják a kimeneti fájl szövegszerkesztő formátumban történő átvételét - a dokumentum címzettje. A konverter program bemenetként egy formátumú információt kap, és munkája eredményeként egy másik (szükséges) formátumú fájl formájában állít elő információkat. A szövegszerkesztő rendszerek további fejlesztése oda vezetett, hogy az önálló konvertáló programok gyakorlatilag megszűntek, és a szövegelőkészítő rendszer szerves részévé váltak. Napjainkban a szövegszerkesztő programok legjelentősebb képviselői beépített konvertáló modulokkal támogatják a népszerű fájlformátumokat.

A jelenleg létező szövegszerkesztők jelentősen eltérnek egymástól jellemzőiben, szövegbeviteli és -szerkesztési képességeiben, formázásában és nyomtatásában, valamint a felhasználó általi elsajátítás nehézségi fokában.

Egészen hagyományosan ezek az eszközök feloszthatók 2 kategóriákat .

NAK NEK 1 kategóriákat olyan szövegszerkesztőket tartalmaz, amelyek lehetővé teszik összetett és nagy dokumentumok, köztük könyvek elkészítését és nyomtatását. Ezek közé tartozik a „WinWord”, „WordPerfect”, „ChiWriter”, „WordStar 2000”, „AmiPRO”, „T3”. A legnépszerűbb hazai termék ebben az osztályban a szövegszerkesztő " Szókincs", támogatást és további fejlesztést, amelyet az Arsenal cég végez.

Szövegszerkesztők 2 kategóriákat És Lényegesen kevesebb képességgel rendelkeznek, de kényelmesebb a használatuk, gyorsabban működnek, kevesebb RAM-ot igényelnek, és lényegesen alacsonyabbak a költségek. A kifejezetten vezetők számára készült szövegszerkesztő rendszerek egyszerűbbek és könnyebben használhatók. Ebbe a kategóriába tartoznak a „Túl a Word Writeren”, „Professzionális írás”, „Symantec Just Write”, „DacEasy Word”.

Az asztali kiadók nyomdai szabályok szerint és tipográfiai minőségben készítik el a szövegeket. Ahogy a szövegszerkesztők nem a formázók „evolúciója”, az asztali publikálás sem a szövegszerkesztők fejlettebb kiterjesztése, mivel teljesen más célt szolgálnak. A Desktop publishing rendszerek ('desktop publishing') alapvetően egy betűszedő eszköz, az ebbe az osztályba tartozó programok nem annyira nagy dokumentumok készítésére szolgálnak, hanem különféle típusú nyomtatási effektusok megvalósítására, vagyis egy asztali kiadói program lehetővé teszi a szöveg egyszerű manipulálását, módosítsa az oldalformátumokat, a behúzás méretét, lehetővé tegye a különböző betűtípusok kombinálását, addig dolgozzon az anyaggal, amíg teljesen elégedett nem lesz mind az egyes oldalak (csíkok), mind a teljes kiadvány megjelenésével.

Az 1. fejezet zárásaként meg kell jegyezni, hogy manapság már nem nagyon használják a szövegszerkesztőket, mivel sokkal kevesebb funkciójuk van, mint a legtöbb felhasználó számára elérhetővé vált szövegszerkesztőknek és asztali publikációs rendszereknek. Dokumentumkezelési oldalról ez annak is köszönhető, hogy a szövegszerkesztők nem biztosítanak sablonkészítési funkciót, ami nagyban megkönnyíti és felgyorsítja a dokumentumok létrehozásának munkáját.

2. NejlonzacskóalkalmazottprogramokatMicrosoftHivatal

2.1 Alkalmazottprogramok,beérkező levelekVMicrosoftHivatal

Ma a Microsoft szoftvertermékei (a továbbiakban: MS) jelentik a „de facto” szabványt irodai munka. Nehéz olyan intézményt, vállalkozást, céget találni, amelynek irodájában ne lenne Windows operációs rendszerrel (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) és MS Office alkalmazáscsomaggal ellátott számítógép.

Népszerű szoftvercsomag - Microsoft Office 2003 , amely az „MS Word 2003”, „MS Excel 2003”, „MS Outlook 2003” és „MS PowerPoint 2003” szabványkészletet tartalmazza. Tartalmazza a nemrég kiadott szoftvercsomagot is MicrosoftHivatal2007 , beleértve a frissített: „MS Word 2007”, „MS Excel 2007”, „MS Outlook 2007” és „MS PowerPoint 2007” stb.

A "Small Business" verzióban - a "PowerPoint 2003" helyett az "MS Office Publisher 2007" kiadói csomag, a "Professional" verzió tartalmazza a szabványos készletet és a "Small Business" bővítményeket, valamint adatbázist is tartalmaz. eszköz (DBMS) ) Access 2003. De a frissített „Power Point 2007” is használatos. A legteljesebb prémium verzió tartalmazza a Photo Draw 2003 üzleti grafikai készítő csomagot és a Front Page 2003 webhelykészítő eszközt is. Az utolsó két program angol nyelvű. Tartalmazza mint ingyenes alkalmazás tartalmazza az "Internet Explorer 5.0" programot – az interneten való munkavégzéshez szükséges programok készletét.

Az MS Office-ban a legvonzóbb az, ami ezeket az alkalmazásokat összekapcsolja: ezeknek a programoknak közös menüje és nagyon hasonló gombkészletei vannak. Miután megtanulta, hogyan kell dolgozni az egyik alkalmazással, nagyot fog haladni a többi alkalmazás tanulásában. A szoftvercsomag fő ötlete az interneten való munkavégzés. Ha korábban az MS Word és az MS Excel elsősorban arra koncentrált, hogy az elkészített dokumentumot papírra nyomtatják, akkor most a fejlesztők azt feltételezik, hogy az elkészített dokumentumot elsősorban e-mailben küldik el, vagy felteszik az internetre. Ennek érdekében az MS Office fejlesztői egy másik fájlformátumot is beépítettek a termékbe - HTML, amely az anyagok internetes közzétételének szabványa. A dokumentumok HTML formátumban történő mentése lehetővé teszi a dokumentumok megtekintését azok számára is, akiknek nincs MS Office a számítógépükön. Az ilyen dokumentumok megtekintéséhez elegendő a szabványos Windows-csomagban található Internet Explorer. Egy modern iroda meglehetősen gyakori helyzete az, amikor a dokumentumokat nemcsak oroszul és angolul, hanem más nyelveken is (német, spanyol, francia, arab, japán stb.) készítik.

Microsoft Access 2003 egy relációs adatbázis. Ez a program táblázatokra épül. A Microsoft Access (a továbbiakban: MS Access) abban különbözik az MS Exceltől, hogy az MS Excellel ellentétben az MS Access DBMS lehetővé teszi, hogy az egész rendszert egymással összefüggő táblázatok. Az MS Access DBMS-ben a táblázatokkal végzett munka során képleteket, rendezést, az egyes cellák közötti kapcsolatokat és azok formázását használják. Ha egyszerre több adatbázistáblából kell kinyerni a szükséges adatokat, akkor létrehozhatunk egy lekérdezést, és a képernyőn a cellák adott sorrendbe kerülnek. A lekérdezés eredménye a Jelentés eszközzel nyomtatható ki. A jelentés egy táblázat a kért adatokkal, a terv a javasolt sablonok közül választható.

A Microsoft Office programok képességei speciális modulokkal - kiegészítőkkel bővíthetők. Az ilyen programok között találhatunk komoly kereskedelmi csomagokat (például az Orfo helyesírás-ellenőrzőt, Lingvo elektronikus szótárakat, PROMT fordítót), és a hétköznapi felhasználók által készített kis ingyenes „makrókat”.

2.2 SzövegCPUMicrosoftSzó

MicrosoftSzó- minden iroda alapja és talán a legszükségesebb és legnépszerűbb program mindenben Microsoft Office .

Microsoft Word lehetővé teszi a szöveg bevitelét, szerkesztését, formázását és tervezését, valamint helyes elhelyezését az oldalon. Ezzel a programmal grafikákat, táblázatokat és diagramokat illeszthet be a dokumentumba, és automatikusan kijavíthatja a helyesírási és nyelvtani hibákat. Az MS Word szövegszerkesztő számos egyéb funkcióval is rendelkezik, amelyek nagyban megkönnyítik a dokumentumok létrehozását és szerkesztését.

A program számos olyan funkciót kínál, amelyek időt és erőfeszítést takarítanak meg a dokumentumok létrehozása során. Ezek között vannak olyan funkciók, mint:

AutoText - gyakran használt szavak, kifejezések vagy grafikák tárolására és beszúrására;

- stílusok teljes formátumkészletek egyszerre történő tárolására és megadására;

- egyesítés soros levelek, borítékok és címkék nyomtatásához;

- makrók - gyakran használt parancsok sorozatának végrehajtásához;

- „mesterek” - professzionálisan megtervezett dokumentumok létrehozásához.

Az MS Word for Windows segítségével táblázatokat és diagramokat hozhat létre. Az MS Word for Windows egy egyenletszerkesztővel is rendelkezik, amely lehetővé teszi különböző összetettségű képletek bevitelét. Az MS Word lehetővé teszi a helyesírás ellenőrzését. Ellenőrzéskor a dokumentum minden egyes szavát összehasonlítják egy speciális szótárban található mintákkal. Ha a szó nem található a szótárban, megnyílik egy párbeszédpanel, amelyben elvégezheti a szükséges javításokat. Amikor dokumentumokkal dolgozik, gyakran meg kell ismételnie ugyanazokat a szövegrészeket. Az MS Word-ben csak egyszer kell beírni őket, majd egyedi névvel rendelkező AutoText elemmé kell tenni őket, majd beilleszteni a dokumentumba bárhová annyiszor, ahányszor szükséges. Sok dolgozónak gyakran szabványos egységes nyomtatványok vagy a szervezeten belül kidolgozott és jóváhagyott nyomtatványok alapján kell dokumentumokat készítenie, valamint különböző fajták azonos típusú dokumentumok (soros levelek, bizonyítványok stb.). Az ilyen típusú dokumentumok elkészítésének automatizált módszerével két lehetőség közül választhat:

1) hozza létre a szükséges űrlapot dokumentum formájában (például „.doc” kiterjesztésű fájl lesz), majd módosítsa a szöveg változó részét;

2) készítse el a szükséges űrlapot sablon formájában (".dot" kiterjesztésű fájl), majd a kidolgozott sablon alapján hozzon létre új dokumentumokat, és töltse ki a változó szövegrészt tartalmazó mezőket.

A sablon egyfajta sablon bizonyos tulajdonságokkal, amelyek stílusokat, sablonszövegeket, makrókat, billentyűparancsokat, további menüpontokat és egyéni eszköztárakat tartalmaznak egy külön fájlban „.dot” kiterjesztéssel.

A sablonokat a következőkre használják:

~ a szervezet összes alkalmazottja munkájának szabványosítása és egységesítése szabványos és hasonló típusú dokumentumokkal. Minden dolgozó egységes sablonok (.dot kiterjesztésű fájlok) alapján készít dokumentumokat, és a sablonokat úgy kell elkészíteni, hogy a sablonszöveget a felhasználók ne szerkeszthessék, hanem csak változó információkat tartalmazó beviteli mezőket formában.

~ a nagyszámú címzett számára kiosztásra szánt soros dokumentumok elkészítésének hatékonyságának növelése. Az ilyen dokumentumok sablonok alapján jönnek létre az összevonás funkcióval.

Egyesítéssel fix, változtathatatlan részt (stencil) és változó szövegtöredékeket (kitöltés) tartalmazó dokumentumszövegek jönnek létre, pl. egyesülés szabványos szöveg(stencil) kitöltendő adatokkal

2.3 TáblázatosCPUMicrosoftExcel

szöveges dokumentumszerkesztő automatizálás kezelése

Alkalmazási terület Microsoft Excel nagyon széles. Először is ezek számviteli és mérnöki számítások, különféle összegzések, diagramok, árlisták és még sok más készítése.

Amikor a Microsoft Excel for Windows programmal dolgozik, az „amit lát, azt kap”, vagy az angol verzióban a „WYSIWYG” (What You See Is What You Get) elvet követjük. Ez vitathatatlanul megkönnyíti az Excellel való munkát, és lehetővé teszi számos hiba elkerülését.

Ezenkívül az MS Excel számos szolgáltatási funkcióval rendelkezik. Ez magában foglalja a szöveg bevitelét és a helyesírás-ellenőrzést, a képek létrehozását, az adatok exportálását és importálását. A nyomathordozó is nagyon rugalmas. Kinyomtathatja az összes oldalt egyszerre, vagy kinyomtathatja a munkafüzet oldalainak csak egy részét.

Az MS Excel főbb funkciói:

v Kontextuális súgó. Meghívható a helyi menüből vagy az ikonmenü megfelelő gombjára kattintva.

v referenciarendszer. Hipertext formájában van megszervezve, és lehetővé teszi a kívánt téma gyors és egyszerű keresését.

v Több lehetőség a műveletek végrehajtására. Szinte minden művelet három-négy módszer egyikével elvégezhető, amelyek közül a felhasználó kiválasztja a legkényelmesebbet.

v Helyi menü. A kiválasztott objektumra (általában jobb oldali) egérgombbal kattintva kibontható. Például a táblázat azon helyéről beszélünk, ahol a felhasználó éppen dolgozni fog. Az ebben a helyzetben elérhető leggyakrabban használt feldolgozási funkciók a helyi menüben vannak összegyűjtve.

v Ikon menü. A leggyakrabban használt parancsok a menüsor alatt található ikonoknak felelnek meg. Piktografikus menüt alkotnak. Az ikonra való kattintás után a hozzá tartozó parancs végrehajtásra kerül. A piktogramos menük egyedileg is létrehozhatók.

v Munkacsoportok vagy munkamappák. Kényelmes a dokumentumokat munkamappákba egyesíteni, és egy egésznek tekinteni arról beszélünk másolásról, letöltésről, módosításról vagy egyéb eljárásokról. A táblázat alján található egy alfabetikus index (regiszter), amely hozzáférést biztosít a munkalapokhoz. A felhasználónak lehetősége van a mappában lévő lapok elnevezését beállítani (betűrendes tárgymutató helyett), ami áttekinthetővé teszi a regiszter tartalmát, ezáltal megkönnyíti a keresést, dokumentumról dokumentumra való mozgást.

v Képernyők és táblázatok tervezésére és módosítására szolgáló eszközök. A munkaablak és a képernyőn megjelenő felület egyéb elemeinek megjelenése a felhasználói igényeknek megfelelően meghatározható, a munkavégzést a lehető legkényelmesebbé téve. Ezek közé tartozik a képernyő felosztása több ablakra, a sor- és oszlopfejlécek rögzítése stb.

v Táblázatok tervezésére és nyomtatására szolgáló eszközök. A felhasználó kényelme érdekében a táblázatok nyomtatásához minden funkció biztosított, mint például az oldalméret kiválasztása, a lapozás, az oldalmargók méretének beállítása, a fejlécek és láblécek tervezése, valamint a kapott oldal előnézete.

v Munkalap-tervező eszközök. Az Excel bőséges lehetőséget kínál a táblázatok, betűtípusok és stílusok formázására, az adatok cellán belüli igazítására, a cella és a betűtípus háttérszínének kiválasztására, a sorok magasságának és az oszlopok szélességének módosítására, különféle típusú keretek rajzolására, a belső adatok formátumának beállítására. egy cella (például: numerikus, szöveges, pénzügyi, dátum stb.). Valamint az automatikus formázás - a rendszerbe már beépítettek különféle táblák tervezési módokat, és a felhasználónak lehetősége van kiválasztani a már elérhető módszerek közül a legmegfelelőbb formátumot.

v Sablonok Az MS Excel, akárcsak az MS Word, lehetővé teszi munkalapsablonok létrehozását, amelyek segítségével levél- és faxűrlapokat, valamint különféle számításokat készíthet. Ha a sablont más felhasználóknak szánják, akkor engedélyezheti az ilyen űrlapok kitöltését, de megtilthatja az űrlap megváltoztatását.

v Adat-összerendelés. Az abszolút és relatív címzés minden táblafeldolgozó jellemzője, a modern rendszerekben lehetővé teszik, hogy egyidejűleg több táblával dolgozzunk, amelyek így vagy úgy kapcsolatban lehetnek egymással. Például háromdimenziós kapcsolatok, amelyek lehetővé teszik több lappal egymás után történő munkát; Munkalap-konszolidáció, amely összegeket és átlagokat dolgoz fel, valamint statisztikai feldolgozást végez egyetlen munkalap, több munkalap és akár több munkafüzet különböző területeiről származó adatok felhasználásával.

v Számítástechnika. A számítás megkönnyítése érdekében az MS Excel beépített funkciókkal rendelkezik, nevezetesen: matematikai, statisztikai, pénzügyi, dátum- és időfüggvények, logikai és mások. A Funkcióvarázsló lehetővé teszi a kívánt függvény kiválasztását, és az értékek helyettesítésével megkapja az eredményt.

v Üzleti grafika. Nehéz elképzelni egy modern táblázatkezelő processzort különféle típusú kétdimenziós, háromdimenziós és vegyes diagramok létrehozásának képessége nélkül. Több mint 20 van különféle típusokés az MS Excelben felépíthető diagramok altípusai. A diagramok tervezésének különféle és elérhető módjai is vannak, például jelmagyarázatok és adatcímkék beszúrása és tervezése, tengelyek tervezése (rácsvonalak beszúrásának lehetősége) és mások. Ezen kívül hatékony eszközök állnak rendelkezésre az üzleti grafikák készítéséhez és elemzéséhez, például hibasávok beszúrásához, trend ábrázolásának képességéhez és trendvonal-függvény kiválasztásához.

v Hajtsa végre az MS Excel adatbázis-funkcióit. Ez a funkció lehetővé teszi a táblák kitöltését ugyanúgy, mint egy adatbázis kitöltését (azaz képernyő űrlapon keresztül), az adatok védelmét, a kulcsok vagy több kulcs szerinti rendezést, az adatbázis-lekérdezések feldolgozását és a pivot táblák létrehozását. Ezenkívül olyan külső adatbázisok feldolgozására szolgáló eszközöket tartalmaz, amelyek lehetővé teszik például a „dBase” vagy „PARADOX” formátumban létrehozott fájlokkal való munkát.

v Szimuláció. A paraméterek kiválasztása és modellezése a táblázatkezelő processzorok egyik legfontosabb képessége. Használva egyszerű technikák sok problémára sikerül optimális megoldást találni. Az optimalizálási módszerek az egyszerű kiválasztástól a sok változót és megkötést tartalmazó lineáris optimalizálási módszerekig terjednek. A modellezés során időnként kívánatos a köztes eredmények és megoldások mentése. Ebből a célból forgatókönyvek jönnek létre, amelyek a megoldandó probléma leírását jelentik.

v Makró programozás. A gyakran ismétlődő műveletek automatizálásához kényelmes a beépített makró programozási nyelv használata. Megkülönböztetik a makróparancsokat és a makrófunkciókat. A makróparancsoknak köszönhetően leegyszerűsödik az MS Excellel végzett munka, és bővül a saját parancsok listája. A makrófüggvények segítségével saját képleteket és függvényeket definiálhat, és így bővítheti a rendszer által biztosított függvénykészletet. A legegyszerűbb formájában a makró billentyűleütések, mozgások és egérkattintások rögzített sorozata. Az ilyen sorozatot „lejátszásra” mutatják be, mint egy magnófelvételt. Valamilyen módon feldolgozható és megváltoztatható, például ciklus, átmenet vagy szubrutin szervezésével.

Így a Microsoft Office alkalmazáscsomag olyan programokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik szöveges dokumentumok, táblázatkezelő dokumentumok, adatbázisok, prezentációk létrehozását, grafikák, e-mailek stb. Vagyis az MS Office szinte bármilyen típusú dokumentum létrehozását lehetővé teszi. Jelenleg a Microsoft Office szinte minden számítógépre telepítve van, függetlenül attól, hogy a számítógép otthon vagy egy szervezetben van. A Microsoft Office azért terjedt el annyira, mert ez volt az első olyan alkalmazáscsomag, amely ekkora képességet tartalmazott, miközben teljesen eloroszosodott és könnyen használható.

A Microsoft Wordbe és MS-be épített programnak köszönhetően Excel programok"Visual Basic" a felhasználó maga programozhatja a hiányzó funkciókat. Vagyis ezeknek a programoknak az az előnye, hogy a csomag készítői által már megalkotott minden kényelem mellett a felhasználó bármilyen programot a saját igényeihez igazíthat a kényelmes munkavégzéshez: szín, lépték megváltoztatása, gyakran használt gombok elhelyezése. az eszköztáron, sablonok létrehozása , új funkciók létrehozása és így tovább.

3. Rendszerekautomatizálásdokumentációrendelkezés

menedzsment

Minden vállalkozás tulajdonosi formájától, méretétől és szerkezetétől függetlenül tevékenysége hatékonyságának javítására törekszik. E cél elérése felé fontos lépés az alapvető irányítási eljárások optimalizálása, különös tekintettel a korszerű irodai menedzsment és dokumentumkezelési rendszerek kialakítására a vállalatban.

A racionális dokumentumkezelés az alkalmazottak termelékenységének növekedéséhez, a vezetői döntések meghozatalához szükséges információkhoz való könnyebb hozzáféréshez, jobb teljesítményfegyelemhez, következésképpen a menedzsment minőségének általános javulásához vezet.

Dokumentumkezelő automatizálási rendszer bevezetése "BOSS - Referens" jelentősen javítja a vállalkozások és szervezetek munkafolyamatait.

A rendszer bevezetésének eredménye:

§ a bejövő/kimenő levelezés és belső dokumentáció feldolgozási idejének csökkentése;

§ munkaidő megtakarítása a dokumentumokkal való munka során;

§ a dokumentumok jóváhagyására és jóváhagyására vonatkozó eljárások felgyorsítása;

§ a végrehajtói fegyelem és a parancsok végrehajtása feletti ellenőrzés fokozása;

§ a dokumentumok gyors és kényelmes nyilvántartása;

§ rendezvényszervezési folyamatok fejlesztése.

Az informatikai cég által kifejlesztett „BOSS - Referent” irodaautomatizálási és dokumentumfolyamat-rendszer bevezetésének tapasztalatai azt mutatják, hogy a rövid idő a különböző méretű és tulajdonformájú vállalkozások, szervezetek kézzelfogható előnyökben és reálgazdasági hatásokban részesülnek.

A közelmúltban a „NAUMEN” cég megjelent az irodai automatizálási rendszerek viszonylag kis piacán a „NauDoc” szoftvertermékével, amely számos jelentős eltérést mutat a felhasználóknak korábban kínálttól. A program biztosítja a rendszerben tárolt sablonok alapján, előre meghatározott tervezést és szabványos (stencil) szövegeket tartalmazó dokumentumok létrehozását az alapvető vezetési helyzetekhez, ami egyszerűsíti és felgyorsítja a dokumentumok létrehozását, biztosítja azok egységes kialakítását az előírásoknak megfelelően. GOST R. 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentumok egységes rendszere."

Grafikus felhasználói felület "NauDoc" lehetővé teszi, hogy gyorsan váltson egyik munkatípusról a másikra, és a következő összetevőket tartalmazza:

1. Fő tartalom blokk.

2. Navigációs panel.

3. Eszköztár dokumentumok kezeléséhez.

A program előírja, hogy bármely dokumentum ellenőrzés alá vonható: a végrehajtásért felelősök, az ellenőrzésért felelősök ennek megfelelően kerülnek kiosztásra, a végrehajtás végső ellenőrzése megmarad.

A felhasználói jogok differenciálása további védelmet tesz lehetővé a bizalmas dokumentumok számára. Természetesen a NauDoc program, mint minden más program, nem ideális megoldás. Például számos esetben a terminológiája eltér a hazai irodai munkában használt hagyományos kifejezésektől.

Ahol nagy mennyiségű dokumentumot kell feldolgoznia, összetett keresést kell végeznie bennük, elosztott archívumokat kell karbantartania - nincs verseny "DOC nyitva".

"DOC nyitva" lehetővé teszi a következő problémák megoldását:

~ integráció dokumentumkészítő programokkal;

~ az összes bejövő és elkészített dokumentáció nyilvántartása;

~ az iratok mozgásának és a munkavégzésnek az ellenőrzése;

~ a dokumentumok végrehajtók közötti mozgásának felgyorsítása;

~ a dokumentáció biztonságának biztosítása;

~ az információs és referenciamunka javítása, a keresés és az irattárból kérésre történő beszerzés idejének csökkentése;

~ a beszámolási dokumentumok elkészítésének automatizálása.

Ennek az elektronikus irodairányítási rendszernek a különlegessége az összes általános irodai programmal való teljes integráció. Könyvelés, raktározás és gyors keresés dokumentumokat. A „DOCs Open” egyidejűleg lehetővé teszi azok létrehozását és megtekintését az összes általános irodai alkalmazásban.

Az InterTrust cég vállalati tájékoztatási rendszer "Céges média" alapján épült « Lótusz Megjegyzések » .

A "CompanyMedia" lehetővé teszi számos alkalmazott probléma megoldását a dokumentációkezelés területén. Célja a kormányzati szervek és kereskedelmi szervezetek, amelynek tevékenysége szabályozott; ideális olyan vállalatok számára, amelyek strukturális részlegei jelentős területi távolságra vannak. A „CompanyMedia” lehetővé teszi, hogy „végponttól végpontig” papírmunkát alakítson ki bármilyen bonyolultságú vállalati hálózatban, és a rendszer nyomon követi egy dokumentum mozgását nemcsak egy vállalkozáson belül, hanem azok között is.

Lehetséges:

Globális megfigyelés végrehajtása;

Megbízások létrehozása, amelyek a menedzsment hierarchia bármely mélységére kiterjednek;

Dokumentumok kiválasztása egyedi és egyszerű rendszer szerint;

A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése és horizontális információs kapcsolatok fenntartása egy vagy több vállalat különböző részlegeinek alkalmazottai között.

Rendszer "Office Management 2.5" helyi és hálózati módban is működhet. A szoftvercsomag lehetővé teszi egy vállalkozás vagy szervezet irodai munkafolyamatainak automatizálását, függetlenül a tevékenység típusától. A program segít megszervezni a könyvelést és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzését az aktuális szabványok és előírások alapján.

Ennek a programnak a fő funkciói a következők:

Dokumentumok nyilvántartására, szerkesztésére és archiválására vonatkozó műveletek;

A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése; - dokumentumok létrehozása különféle célokra a rendelkezésre álló szabványos sablonok segítségével;

Saját dokumentumsablonok létrehozása Microsoft Office 2003 vagy MS Office 2007 használatával;

Riportok készítése és kinyomtatása, amelyek lehetővé teszik az irodai munka állapotának felmérését a vállalatnál;

Dokumentum könyvelés naplónyilvántartással;

E-mailben kapott vagy elküldött dokumentumok nyilvántartása.

A szervezet dokumentumáramlásának automatizálására szolgáló alkalmazásblokk „Irodai munka” célja, hogy automatizálja a vállalkozások és szervezetek dokumentációs támogató szolgáltatásainak munkáját a követelmények alapján. Állami Rendszer Dokumentációtámogatási menedzsment (DSOU).

A blokkmodulok a következőket biztosítják:

· a vezetői dokumentumok és határozatok ellenőrzése;

· a szervezet alkalmazottai teljesítményfegyelmének statisztikai elemzése;

· automatikus kézbesítés elektronikus dokumentumokat előadóművészek;

· dokumentumtervezetek elkészítése, jóváhagyása és szétosztása;

· Teremtés elektronikus könyvtár(archívum) a szervezet dokumentumainak.

Modul „Okmányok nyilvántartása” célja a szervezet összes bejövő, kimenő és belső dokumentumának elszámolása regisztrációs és ellenőrzési kártyák alapján. A modul olyan mechanizmusokat valósít meg, amelyek nyomon követik a dokumentumok végrehajtását, a vezetői határozatokat, a szervezeti alkalmazottak teljesítményfegyelmét stb. A modul a dokumentációt támogató szolgáltatások különféle beszámolóinak és standard számviteli bizonylatainak automatikus elkészítését biztosítja.

Modul „A polgárok felhívásai” magánszemélyek kérései alapján irodai munka lebonyolítására, a dokumentumok lebonyolításának nyomon követésére és válaszdokumentumok elkészítésére szolgál.

Modul „Munkadokumentumok könyvtára” dokumentumok elkészítésére, osztályozására (elektronikus mappákban való elhelyezésére), szövegkörnyezeti információkeresésre és dokumentumok nyomtatására szolgál. A modul tetszőleges tartalmú dokumentumok tárolására használható, mint például: előírások szervezetek, referenciaanyagok, dokumentumtervezetek elkészítése stb.

Modul „Szervezeti és adminisztratív dokumentumok” célja, hogy automatizálja a szervezet adminisztratív és jelentési dokumentumainak elkészítését, valamint a megbízások, megbízások és utasítások végrehajtásának ellenőrzését.

Modulok "Koordináció" És "Bevezetés" a szervezeti és adminisztratív dokumentumok elkészítésének automatizálására szolgálnak.

A modulok automatikusan elosztják a dokumentumtervezeteket a szervezet alkalmazottai között belső Notes-mailen keresztül elektronikus jóváhagyás vagy áttekintés céljából. Ellenőrzést gyakorol a dokumentumok megismerésének és jóváhagyásának folyamata is.

Modul „Találkozások” a vállalkozás vezető tisztségviselőinek, valamint a vezetői szintű titkár-asszisztenseknek szánt.

A 3. fejezet zárásaként szeretném megjegyezni, hogy az adatbázis lehetővé teszi, hogy minden résztvevőt automatikusan értesítsen a javasolt napirendről, az ülés időpontjáról és időpontjáról, annak eredményei alapján jegyzőkönyvet készítsen, hozott döntéseket automatikusan utasításokat küldenek az adott előadóknak, megjelölve a munkájuk elvégzésének határidejét. A munka eredménye alapján beszámolók, teljesítési igazolások készülnek.

Következtetés

A tanfolyami munkához kitűzött célokat és célkitűzéseket sikerült elérni. A dokumentumok létrehozásához használt legnépszerűbb programokat áttekintjük és tanulmányozzuk. Szintén figyelembe kell venni a Microsoft Office alkalmazások (MS Word, Microsoft Excel stb.) és dokumentumkezelő automatizálási rendszerek csomagját: „BOSS-Referent” és „Office Management 2.5”

Így a következtetéseket levonva azt szeretném elmondani, hogy az utóbbi időben kevesen használnak szövegszerkesztőt dokumentumok létrehozására. A Microsoft Word megjelenése kiszorította őket. Jelenleg már nehéz megállapítani, hogy a Microsoft Word a szövegszerkesztőkhöz vagy az asztali publikációhoz tartozik-e, annyi funkciója van. A szöveges és táblázatos dokumentumok készítésére szolgáló rendszerek közül a Microsoft Office alkalmazáscsomag két programját vizsgáltuk meg részletesebben a kurzusmunkában - ez egy szövegszerkesztő Microsoft Wordés asztali processzor Microsoft Excel. A dokumentumok létrehozásához elsősorban csak ezt a két programot használjuk, függetlenül a szervezet méretétől és hatókörétől. Ez annak köszönhető, hogy ma már szinte mindenhol használják operációs rendszer Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), az Office-hoz hasonlóan az MS által. Ezek a programok lehetővé teszik összetett és nagyméretű dokumentumok, köztük könyvek elkészítését.

Nagyon könnyű megtanulni dolgozni a Microsoft Office programjaiban, mivel mindegyik, beleértve a Windows operációs rendszert is, hasonló felülettel rendelkezik.

A dokumentumkezelési automatizálási rendszerek lehetővé teszik, hogy a dokumentumokkal mindent elvégezzen, amit bármely iroda- és dokumentumkezelő rendszerben megtesznek, és alapvetően új, csak a számítógépek számára elérhető képességeket tartalmaznak. Ezekkel a programokkal dokumentumokat is létrehozhat.

A vállalati dokumentumkezelő rendszer persze nem olcsó mulatság. De mennyibe kerülhet a való életben egy elveszett vagy hibásan feldolgozott dokumentum, mennyibe kerülhet az időszerű és pontos tájékoztatás? Néha ez a vállalat túlélésének kérdése. Ezen túlmenően a számítógépes feldolgozás és az információ számítógép memóriájában való tárolásának költségeinek csökkenése az emberiség történetének egyik legdinamikusabb pozitív folyamata. A dokumentumok egységesítése és szabványosítása miatt a dokumentumok készítésére használt programok többsége sablonokat használ. Vagyis egy már elkészített dokumentumba a szükséges attribútumokkal, ahová csak be kell írni az adatokat. A programoknak vannak olyan funkciói is, amelyekben a felhasználó maga is elkészítheti saját dokumentumsablonját. Ez nagymértékben felgyorsítja és leegyszerűsíti a dokumentumkészítési munkát.

Tanfolyami munkám zárásaként szeretném megjegyezni, hogy ma már nagyon sok különböző szöveg- és táblázatkezelő, valamint dokumentációs automatizálási rendszer létezik a menedzsment számára. A választás nagyon nehéz. Ez annak köszönhető, hogy minden programnak vannak előnyei és hátrányai is, és nincsenek univerzális programok. Szoftvertermék kiválasztásakor figyelembe kell venni a tevékenységi kört, a számítógép műszaki tulajdonságait, a számítógépre telepített operációs rendszert, a szervezet méretét, a részlegek távolságát.

Felhasznált irodalom és források jegyzéke

1. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek.

2. A szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere. - M.: Oroszország Gosstandartja, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Vezetői tevékenység információs támogatása: Tankönyv. - M.: Mesterség; Felsőiskola, 2001. 146-153.o.

4. Kuznetsov S.L. Új programok a modern irodába // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 1999. 3. sz. 33-36.

5. Kupershtein V.I. Modern információs technológiák az irodai munkában és a menedzsmentben. - Szentpétervár: BHV - Szentpétervár, 2000. 256. o.

6. Saveljev A.M. CompanyMedia - vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer // Irodai munka. - 2002. 4. sz. 39-41.

7. Pashkov D.D. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer BOSS-Referent // Titkársági ügyek. - M.: Evilen Kiadó, 2002. 3. sz. 42-44.

8. Serova G.A. Automatizált rendszer irodai munkához "Irodai munka 2.5" ( egy új verzió) // Titkársági munka. - M.: Evilen Kiadó, 2003. 6. sz. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC-k nyitva // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 1997. 4. sz. 57-62.o.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - új megoldás az irodai automatizáláshoz // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 2003. 8. sz. 25-26.o.

11. http://www.wikipediya.ru

12. http://www.document.ru - Dokumentumkezelés automatizálása.

Közzétéve az Allbest.ru oldalon

Hasonló dokumentumok

Irodai programok jellemzői, a Microsoft Word szövegszerkesztő verziói. Szövegszerkesztő, Microsoft Excel táblázatkezelő és egyéb szoftverek használata az Empire of Cleanliness LLC irodai tevékenységeiben.

teszt, hozzáadva: 2012.02.03


Szöveges dokumentum-feldolgozó programok osztályozása. Általános elvek kiadványtervezés. Gépelési szabályok. Szövegfelismerő rendszerek (OCR). Szoftvercsomag asztali kiadói rendszerekhez. Példák szövegszerkesztőkre.

bemutató, hozzáadva 2013.08.13


A szöveges dokumentumok feldolgozásának, szerkesztésének alapvető eszközei és technológiái, használatuk elvei. A szövegszerkesztő működésének jellemzői Ms. Szó. Leírás további jellemzők szövegszerkesztő Word 2003.

tanfolyami munka, hozzáadva 2011.03.19


Az MS Word szövegszerkesztő használata szöveges dokumentumok létrehozásához. Számítások és adatok elemzése Excel táblázatkezelővel. Algoritmizálás és programozás Pascalban. Relációs adatbázisok tervezése Access DBMS segítségével.

teszt, hozzáadva 2012.02.22


Szövegszerkesztő (számítógépes program) típusai, fő funkciói, elemei és működési elve. Külső objektumok szövegbe történő beszúrásának módszerei. A Microsoft Word szövegszerkesztő tulajdonságai, speciális képességei. Tipikus interfész struktúra.

absztrakt, hozzáadva: 2010.12.07


Panelek, mint a dokumentumok szerkesztésének fő vizuális eszközei, elhelyezésük és konfigurációjuk különböző Microsoft Office programokban. Microsoft Word és Excel szövegszerkesztő panelek, fő funkcióik és rendeltetésük.

laboratóriumi munka, hozzáadva 2009.05.31


Az operációs rendszerek célja. A Windows XP egy Microsoft operációs rendszer testreszabható felülettel. Szabványos alkalmazási programok funkciói: jegyzettömb, grafikus szerkesztő Paint, szövegszerkesztő WordPad. Menüparancsok és használatuk.

tanfolyami munka, hozzáadva 2009.05.23


Egyszerű és összetett szöveges dokumentumok létrehozására, szerkesztésére és formázására tervezett szoftvereszközök leírása. Bekezdésbeállítások, karakterbevitel, listakészítő eszközök. Szövegrészek másolása és áthelyezése.

absztrakt, hozzáadva: 2015.03.26


A Microsoft Office System csomag összetétele. A Microsoft Office főbb funkcióinak áttekintése. Összehangolt pénzügyi politika elemzése és kialakítása a vállalatnál MS Excelben. Adatbázis-fejlesztés Microsoft Access segítségével. Egyszerű weblap készítése.

tanfolyami munka, hozzáadva 2012.01.18


A Microsoft Office Word és az Open office.org szövegszerkesztő grafikus képességei. Rajzok és egyéb objektumok beillesztése dokumentumokba. Objektumok beágyazása és összekapcsolása. Szöveg konvertálása Microsoft WordArt segítségével. Grafikus objektumok típusai.

11. előadás. Elektronikus dokumentumkezelés. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek.

Elektronikus dokumentum - karakterkészlet, hangfelvétel vagy kép formájában, kézzelfogható adathordozón rögzített információ, amelyet számítástechnika és távközlés segítségével tárolás és nyilvános felhasználás céljából időben és térben továbbítanak (elektronikus dokumentum mely információkat elektronikusan – digitális formában) közöljük.

Az elektronikus digitális aláírás egy olyan elektronikus dokumentum feltétele, amely ezen elektronikus dokumentumot a hamisítás ellen védi, és amelyet az elektronikus digitális aláírás magánkulcsának felhasználásával végrehajtott kriptográfiai átalakítás eredményeként nyernek, és lehetővé teszi az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosának azonosítását, valamint annak megállapítására, hogy az elektronikus dokumentumban található információ nem torzult.

Az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosa az a magánszemély, akinek a nevére a hitelesítő központ kiállította az aláírási kulcs tanúsítványt, és akinek a tulajdonosa a megfelelő privát kulcs elektronikus digitális aláírás, amely lehetővé teszi az elektronikus digitális aláírási eszközök használatával saját elektronikus digitális aláírás létrehozását elektronikus dokumentumokban (elektronikus dokumentumok aláírása).

Tehát a papíralapú dokumentumhoz képest az elektronikus dokumentum sokkal összetettebb és általánosabb objektum. Övé megkülönböztető jellegzetességek- Ez:

Univerzális (az objektumok szélesebb osztályát írja le),

Dinamikus (elektronikus jellege miatt könnyen módosítható),

Interaktivitás (a néző cselekedetei alapján módosítható),

Virtualitás (felhasználói kérésre adatbázisból generálható).

Amint azt a gyakorlat mutatja, az elektronikus dokumentumok három fő alkalmazási területe különböztethető meg:

Elektronikus analógok létrehozása papír dokumentumokat(könyvek, újságok, levelek, pénzügyi papírok),

Interaktív webalkalmazások alapjaként,

Komplex információs objektumok (adatsémák, interfészek, szótárak) formális (géporientált) leírása.

Ennek megfelelően létrejönnek az elektronikus dokumentumok osztályai és elemei. Például a papíralapú dokumentumok leírásánál nincs szükség interaktív elemekre, ami nagyban leegyszerűsíti a dokumentumot és az egész rendszert. Ez a megközelítés azonban nem használja ki az elektronikus benyújtás előnyeit, és egyre ritkábban használják.

A szkennerrel és problémaorientált szoftverekkel felszerelt PC-n minden dokumentumkészítési eljárás hatékonyan elvégezhető, elsősorban szövegszerkesztő programokkal vagy asztali publikációval. A szkennerrel külön elkészített töredékek írhatók be egy dokumentumba: rajzok, fényképek, sémák, pecsétek, aláírások stb.

Elektronikus dokumentumok tárolása. Az elektronikus dokumentumtároló rendszernek biztosítania kell a dokumentumok hatékony tárolását és frissítését a számítógép külső memóriájában, valamint hatékony keresését és bizalmas hozzáférését. Az adatbázisok speciálisan szervezett információk, köztük elektronikus dokumentumok tárháza a számítógép külső memóriájában.

Turisztikai vállalkozások számára telefonos kommunikáció a kommunikáció legelterjedtebb és legszélesebb körben használt módja. Nemcsak a vállalkozások operatív adminisztratív irányítására használják, hanem pénzügyi és gazdasági tevékenységek végzésére is. Például telefonon foglalhat szállodai szobát, információt kaphat egy turistát érdeklő útvonalról vagy túracsomagról.

1. Készítmény kiadványok ben szöveg Szószerkesztő grafika segítségével

   Tanfolyam >> Számítástechnika

   ... készítmény szövegei számos program létrehozásához vezettek feldolgozás dokumentumokat...gyakran pótolni kell szöveg dokumentáció: leveleket írni... segít megcsinálni elektronikus dokumentum(tárolva tovább számítógép és...) VDT-vel és PC, a munkavégzés időtartama...

2. Korszerűsítés elektronikus oktatási és módszertani komplexum

   Szakdolgozat >> Informatika

   ÉS dokumentáció korszerűsítéséhez szükséges elektronikus nevelési... Munka közben tovább PC a következő... hatások lehetségesek; megszerzésének eszközei készítmény, feldolgozás, tárolás, regisztráció, ... célállomások a következők: szöveg szerkesztők, grafikusok...

3. A programozás alapjai tovább turbo pascal nyelv

   Könyv >> Számítástechnika, programozás

   Már a következő szakasza a szakmai készítmény programozó Azonos... tovább számítógép. S T R U K T U R N A Y S C H E M A E V M Elektronikus a számítógép az automatika eszköze feldolgozás... automatizálás, stb. Tovább PC mint kimeneti eszközök...

4. Automatizált tömegnyomtató rendszer dokumentumokat jogi személyek számára

   Szakdolgozat >> Informatika

   ... dokumentumokat osztály végzi feldolgozás bejövő és kimenő dokumentumokat Vitesse C5/Midrange borítékoló gép segítségével és elektronikus... a megoldandó feladatok igazításával tovább PC. 1.2 A munkavállaló számára megengedett önálló munkavégzés tovább PCés a VDT...

5. Programok feldolgozásés grafikák megtekintése

   Szakdolgozat >> Informatika

   webhelyek, dokumentumokat, nyomtatás és nyomtatás. 9. Készítmény képeket... for feldolgozás numerikus adatokkal dolgozzon szöveg... nyomtatott kiadványok tervezése és elektronikus dokumentumokat, például az internetes weboldalak... befolyásolják tovább személyzet, amikor velük dolgozik PC. ...

SZOFTVER DOKUMENTUMOK SZÁMÍTÓGÉPEN LÉTREHOZÁSÁRA. SZÖVEGFELDOLGOZÓK.

Paraméter neve	Jelentése
Cikk témája:	SZOFTVER DOKUMENTUMOK SZÁMÍTÓGÉPEN LÉTREHOZÁSÁRA. SZÖVEGFELDOLGOZÓK.
Rubrika (tematikus kategória)	Technológiák

ALKALMAZÁSI TERÜLET ÉS A SZÁMÍTÓGÉPEK HASZNÁLATÁNAK FOKOZATA SZERINTI OSZTÁLYOZÁS

Az információs technológiákat elsősorban alkalmazási területük és számítógéphasználatuk mértéke szerint kell osztályozni. Vannak az információs technológiák alkalmazási területei, mint a tudomány, az oktatás, a kultúra, a gazdaság, a termelés, a katonai ügyek stb.

A felhasználás mértéke szerint információs technológia A számítógépek különbséget tesznek számítógépes és nem számítógépes technológiák között. Az oktatás területén az információs technológiákat két alapvető probléma megoldására alkalmazzák: a tanítást és a menedzsmentet. Ennek megfelelően különbséget tesznek a számítógépes és nem számítógépes oktatási technológiák, az oktatásirányítási célú számítógépes és nem számítógépes technológiák között.

A tanítás során az információs technológiát egyrészt az oktatási információk bemutatására használják a diákoknak, másrészt pedig az asszimiláció sikerességének nyomon követésére. Ebből a szempontból információs; Az oktatásban használt technológiák két csoportra oszthatók: oktatási információk bemutatására szolgáló technológiák és a tudás monitorozására szolgáló technológiák.

Az oktatási információk bemutatására szolgáló nem számítógépes információs technológiák közé tartozik a papír, az optikai és az elektronikus technológia. Az oktatási információk bemutatásának módjaiban különböznek egymástól, és ennek megfelelően vannak felosztva papírra, optikaira és elektronikusra. A papír alapú oktatási segédanyagok közé tartoznak a tankönyvek, oktatási és oktatási segédanyagok; optikai - epiprojektorok, írásvetítők, grafikus projektorok, filmvetítők, lézermutatók; elektronikus televíziókhoz és lézerlemez-lejátszókhoz.

Az oktatási információk bemutatására szolgáló számítógépes információs technológiák a következők:

Számítógépes képzési programokat használó technológiák;

Multimédiás technológiák;

Távoktatási technológiák.

4. témakör Szövegszerkesztők és táblázatkezelők

Ma a szöveges dokumentumokkal való munkavégzés személyi számítógépekkel történik, ami kényelmes és megbízható módszer. A dokumentumok számítógépes feldolgozására tervezett szoftvereket hagyományosan szövegszerkesztőkre és szövegszerkesztőkre osztják.

A szövegszerkesztők a legegyszerűbb programok, amelyeket a legprimitívebb szövegszerkesztésre terveztek. Általában nincs kifejlesztett formázási eszközük.

Különféle üzleti dokumentumok, beszámolók, stb. számítógépen történő elkészítésekor. Rendkívül fontos, hogy olyan szövegszerkesztőket használjunk, amelyek a legegyszerűbb szerkesztők és kiadói rendszerek között köztes helyet foglalnak el. Ezek a szerkesztők egyrészt könnyen megtanulhatók, és nem igényelnek bonyolult és drága berendezéseket, másrészt minden eszközzel rendelkeznek az összetett dokumentumok létrehozásához. Az ilyen szoftvereket szövegszerkesztőknek nevezzük.

Hazánkban a leggyakrabban használt szövegszerkesztő a Word, amely az MS Office csomag része. Ez a szerkesztő meglehetősen könnyen megtanulható, és lehetővé teszi számos, a kiadói rendszerekben rejlő művelet végrehajtását.

A szöveg előkészítése számítógépen bármely szövegszerkesztőben két részből áll: szövegbevitelből és szövegszerkesztésből.

A szövegbevitel általában a billentyűzet segítségével történik, bár más lehetőségek is lehetségesek, mint például a szöveg bevitele szkennerrel, szövegfájllá konvertálás és szerkesztővel történő szerkesztés.

A Word lehetővé teszi, hogy sok betűtípussal dolgozzon, ezért mindenekelőtt olyan betűtípust kell választania, amely megfelel a megjelenésének, méretének és stílusának. Betűtípuson betűk, számok és speciális karakterek összessége értendő, amelyeket egységes követelményeknek megfelelően alakítottak ki. A betűtípusokat stílus is megkülönbözteti - egyenes, dőlt, félkövér, aláhúzott stb.
Feltéve a ref.rf
Jó választás A betűtípus típusát és számát nagymértékben meghatározza a beírt szöveg jellege.

A betűtípus telepítése Windows rendszeren történik. A betűtípusok kiválasztásának eljárását a legtöbb Windows-alkalmazás támogatja, beleértve a és a Word.

A betűtípus kiválasztása után célszerű beállítani annak a papírlapnak a méreteit, amelyre a szöveget ki kell nyomtatni. A „Papírméret” fülön (az „Oldalbeállítás” menüben) megadhatja a papír méretét és tájolását. Vegye figyelembe, hogy bármilyen szövegtájolás esetén a papír a szokásos módon kerül a nyomtatóba nyomtatáskor.

A szövegszerkesztőben való munka következő lépése a gépelt szöveg szerkesztése. Szerkesztés alatt általában fejlécek tervezését, piros vonal beírását a bekezdésekben, képek, grafikonok és egyéb grafikai anyagok szövegbe illesztését, hiperhivatkozások létrehozását, betűtípus megváltoztatását, információ másolását, mozgatását értjük.

A szövegszerkesztőben a szövegszerkesztéshez szükséges összes művelet a kiválasztott töredékeken történik. Egy teljes vonal kijelöléséhez egyszerűen mozgassa az egérmutatót a vonal bal szélére, amíg az a jobb felső sarokba mutató nyíllá nem változik. Ezt követően meg kell nyomni a bal gombot. Egy szó kijelöléséhez vigye az egérmutatót rá, és kattintson duplán a bal gombra. Egy bekezdést úgy választhat ki, hogy a kurzort a belsejébe helyezi, és háromszor kattint a bal egérgombbal.

A szövegszerkesztési műveletek a környezetérzékeny menü használatával is végrehajthatók.

A Word szövegszerkesztő olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy több felhasználó szerkessze a dokumentumokat, majd egyesítse a szerkesztéseket az eredeti dokumentumban. Ezek az eszközök közé tartoznak a megjegyzések, javítások és a dokumentumok terjesztése.

Ahhoz, hogy a felhasználók megjegyzéseket fűzhessenek a szöveghez anélkül, hogy módosítanák a dokumentumot, azt megjegyzésírási joggal kell védeni. A dokumentum módosításának lehetősége lehetővé teszi a javítások végrehajtásának jogát. A maximális védelem érdekében jelszót használnak.

Ha egy dokumentum szerkesztésében több felhasználó vesz részt, lehetőség van az összes javítást és megjegyzést az eredeti dokumentumba kombinálni, hogy egyszerre megtekinthesse az összes módosítást. A forrásfájl arra a dokumentumra van beállítva, amelyben a javításokat össze kell vonni. A dokumentumon végzett javítások nem vonhatók össze, hacsak nincsenek megjelölve.

A felhasználónak lehetősége van az elvégzett javítások elfogadására vagy elutasítására.

Szöveg szerkesztésekor gyakran rendkívül fontos, hogy az elejétől a végéig végighaladjon rajta, és fordítva. Ha a szöveg meglehetősen nagy és sok grafikus képet tartalmaz, ez az eljárás sok időt vesz igénybe. Az áthelyezéshez használhatja a „Szerkesztés/Ugrás” opciót. A Könyvjelző egyben kényelmes keresőeszköz is.

A szöveg beírása és szerkesztése után rendkívül fontos a mentés és/vagy kinyomtatás.

A Word szövegszerkesztő széleskörű lehetőségekkel rendelkezik a szövegek nyomtatóra történő nyomtatásához.

A nyomtatási menü lehetővé teszi a következőket:

‣‣‣ állítsa be a szöveg másolatainak számát a megfelelő mezőben;

‣‣‣ adja meg a nyomtatandó oldalak számát (összes oldal, csak megjelölt oldal, egyes oldalak vagy oldalak sorozata);

‣‣‣ Ha rendkívül fontos, hogy a szövegeket ne azonnal vagy egy másik gépen nyomtassuk ki, akkor hasznos az összes szöveget egy speciális nyomtatási fájlba (Print to file) nyomtatni. A művelet után ezt a fájlt bármelyik nyomtatón kinyomtathatja.

‣‣‣ további paraméterek beállítása, nyomtató kiválasztása, tulajdonságainak megtekintése és módosítása.

Természetesen a Word képességei nem korlátozódnak a fent említettekre, hanem sokkal szélesebbek. A szerkesztő különösen lehetővé teszi a szövegrészletek listák formájában történő formázását; lábjegyzeteket készíteni; automatikusan létrehozza a tartalomjegyzéket; stílusok és sablonok használata a dokumentumtervezéshez; automatikusan ellenőrzi a helyesírást; grafikai objektumok és táblázatok beszúrása a szövegbe; osztja a szöveget oszlopokra és még sok másra.

SZOFTVER DOKUMENTUMOK SZÁMÍTÓGÉPEN LÉTREHOZÁSÁRA. SZÖVEGFELDOLGOZÓK. - koncepció és típusok. A "SZOFTVER DOKUMENTUMOK SZÁMÍTÓGÉPEN LÉTREHOZÁSÁHOZ. SZÖVEGFELDOLGOZÓK" kategória besorolása és jellemzői. 2017, 2018.

Bevezetés

Technológiai szempontból egy szervezet irányítása éppúgy, mint a gazdaság egy szektorának vagy az államnak az irányítása az információ fogadásának, feldolgozásának és továbbításának folyamata. A dokumentációkezelési tevékenységek ezen információk rögzítéséből, azaz dokumentumok létrehozásából állnak. Szinte minden irányítási művelet megjelenik a megfelelő dokumentumban. A nem dokumentált irányítási műveletek (amelyek nem igényelnek dokumentumokat) kisegítő, operatív és szervezeti jellegűek, és a dokumentálthoz képest elenyésző százalékot tesznek ki.

Mint ismeretes, az emberiség jelenleg az információmennyiség lavinaszerű növekedésének időszakát éli. Ez teljes mértékben vonatkozik az irányítás területén felmerülő és dokumentumokban rögzített információkra. A dokumentációs folyamatok megvalósítása valóban hatalmas mennyiségű papíron és egyéb adathordozón rögzített dokumentumok létrehozásával, feldolgozásával, tárolásával, továbbításával és felhasználásával jár.

Bármely szervezet teljesítménye az információ hatékony felhasználásának képességétől függ. Bármilyen vezetői intézkedés, vezetői döntés meghozatala előtt össze kell gyűjteni, feldolgozni, elemezni az ehhez szükséges, általában dokumentumokban rögzített információkat. A hagyományos technológia alkalmazásával összefüggésben az egyre nagyobb mennyiségű dokumentum feldolgozása egyre munkaigényesebbé válik. Ugyanakkor a piaci viszonyok kialakulása és az élesedő verseny körülményei között folyamatosan növekszik a gyors és megbízható információk értéke az optimális vezetői döntések meghozatalához.

Bármely szervezet tevékenységének bővülésével és összetettebbé válásával, valamint az üzleti dokumentumok számának növekedésével a dokumentuminformációk feldolgozásával, lekérésével és tárolásával, valamint általában a dokumentumkezeléssel kapcsolatos folyamatok teljesen kikerülnek az irányítás alól, ami intézkedésekre kényszerít a vezetői munka hatékonyságának javítására.korszerű technikai eszközök és információs technológiák alkalmazásával.

Az irodai munkafolyamatok nagyobb mértékben alkalmazkodnak az új technikai eszközök és technológiák alkalmazásához, mivel a dokumentumok létrehozására és feldolgozására szabványos műveleteket alkalmaznak. A legtöbb szervezet dokumentumainak felépítése teljesen világosan elképzelhető. Bizonyos kezelési műveletek dokumentálásához szabványos típusú és típusú dokumentumokat használnak. A vezetői dokumentumok formájának és szövegének felépítése szabványos. Ráadásul a vezetési műveletek jelentős része (különösen az összes irodai művelet) formális-logikai jellegű, azaz viszonylag könnyen felosztható egyszerűbb műveletekre.

Jelenleg tehát egyrészt sürgősen szükség van a modern berendezések és technológia alkalmazására menedzsment folyamatok; másrészt ezek megvalósításának objektív előfeltételei.

A fentiekkel kapcsolatban logikus a következtetés: a hagyományos, „papír alapú számítástechnika” technológia relevanciája továbbra is nagyon magas.

A téma azért aktuális, mert a fejlesztéssel információs társadalom Egyre több új technológiát vezetnek be az emberi tevékenység minden területén, így az irodai munkában is. Minden évben növekszik a dokumentumok áramlása a szervezetekben, és technikai eszközökre van szükség a dokumentáció feldolgozásának, tárolásának és elkészítésének egyszerűsítéséhez, az irodai berendezések rossz használata viszont a munka termelékenységének, valamint a menedzsment és a műszaki személyzet hatékonyságának csökkenéséhez vezet.

Tanulmányi tárgy: információfeldolgozási eszközök.

Kutatás tárgya: dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt modern technikai eszközök.

A munka célja: az irodai munka során a dokumentumfeldolgozás korszerű technikai eszközeinek használatának jellemzőinek tanulmányozása.

A cél elérése érdekében a következő feladatokat tűztük ki:

Fedezze fel az információk dokumentálásának módjait;

Osztályozza a dokumentumok típusait és típusait;

Vegye figyelembe a dokumentumhordozók típusait;

Ismertesse a dokumentumok megváltoztatásának, sokszorosításának és fizikai feldolgozásának módszereit;

Ismertesse a távközlés használatának jellemzőit!

1. Technikai eszközök tág és szűk értelemben

A technológia a természetben nem létező, ember által gyártott különféle eszközök, mechanizmusok és eszközök általános neve.

A technológia fő célja, hogy az embert tehermentesítse a fizikailag nehéz vagy rutin (monoton) munkavégzés alól, hogy több ideje maradjon a kreatív tevékenységekre, megkönnyítve a mindennapi életét.

A technológia fő feladatai az :

· Anyagi és kulturális értékek megteremtése;

· Különféle energiafajták előállítása, átalakítása és továbbítása;

· Információgyűjtés, feldolgozás és továbbítás;

· Különféle közlekedési eszközök létrehozása és használata;

· A védelmi képesség fenntartása

A műszaki eszközök univerzális osztályozását még nem hozták létre, és nem valószínű, hogy a jövőben is létrejön. Jelenleg a technológia alkalmazási területek szerint van besorolva, például: ipari technológia, szállítás, Készülékek, számítástechnika stb. Ezenkívül a berendezések feloszthatók gyártóberendezésekre, például gépekre, szerszámokra, mérőműszerekre stb., és nem termelési berendezésekre - háztartási gépekre, személygépjárművekre, szabadidős felszerelésekre.

A technológia fejlődésének története

A technológia az ember sorsa, amely a tudatosság felébredésének pillanatától kíséri. Kezdetben, a kőkorszakban a technika az ölés és feldolgozás fegyvere volt: lándzsa, bumeráng, kőbalta, tű, csűr. A neolitikus forradalom korában megjelentek a mezőgazdasági technika, a szállító- és vízépítési szerkezetek, valamint a legegyszerűbb mechanikai eszközök: kar, ék, kapu, blokk, kerék. Ha a jelenlegi állapotát vesszük, akkor a kialakulásának a következő főbb szakaszait azonosíthatjuk:

18. század vége - 19. század eleje. Az ipari forradalom - a gőzgép és az univerzális fonógépek megalkotása, amely a kézműves termelés hanyatlását és az ipari gazdaságra (gépi gyártás) való átmenetet jelentette.

század vége. Belső égésű motor létrehozása, amely lehetővé tette a létrehozást új osztály kompakt gépek, beleértve az autókat, hajókat stb. Az elektromosság széles körben elterjedt bevezetése, beleértve az előállításának és az elektromos gépekben történő felhasználásának módjait.

20. század eleje. Rádiótechnika és rádióelektronika fejlesztése. Szállítószalagos gyártás létrehozása.

20. század közepe. Elterjedt gyártásautomatizálás bevezetése, számítástechnika megalkotása. Az űrbe menni.

A 20. század vége - a 21. század eleje. Kutatások a bio- és nanotechnológia területén, amelyek az emberi tevékenység számos területén újabb forradalomhoz vezethetnek.

Megér egy külön osztályt is katonai felszerelés, ami mindent tartalmaz technikai eszközök valamint a védelmi képességek fenntartására és harci műveletek végrehajtására tervezett járművek szárazföldön, tengeren, levegőben és az űrben.

A különféle technikai eszközök jelentősen növelhetik a munka hatékonyságát és termelékenységét, hatékonyabban használhatják a természeti erőforrásokat, és csökkenthetik az emberi hiba valószínűségét bármilyen összetett művelet elvégzése során.

1.1 Dokumentációs módszerek

Az információk tárgyi adathordozóra történő rögzítése – amint az a dokumentum definíciójából is kitűnik – ember alkotta módon történik. A dokumentálás módszere az információrögzítés során használt műveletre vagy műveletek halmazára vonatkozik. Az emberi társadalom fejlődésével ezeknek a módszereknek a száma folyamatosan nőtt és változatosabbá vált.

Történelmileg az első dokumentálási módszer a leíró módszer volt. Ez a módszer magában foglalja a nyelvi és képi jelek felvitelét az anyag felületére, általában valamilyen színezőanyag felhasználásával. Először is a 7-6. század legegyszerűbb írási eszközeinek (stylus, kalam) használatával. időszámításunk előtt

A legegyszerűbb eszközöket a liba-, kacsa- és hollótolla váltja fel, első említése a 7. századból származik. A bronzból és rézből készült tollak azonban már az ókori Rómában megjelentek. 1809-ben szabadalmaztatták az első tollat, melynek feltalálója az osztrák Friederik Folsch volt.

1938-ban Josef László Bíró magyar újságíró találta fel a golyóstollat, amelyben az „öröktollat” egy szabadon forgó golyó váltotta fel. 1949-ben jelent meg az első szovjet golyóstoll. Az 1960-1970-es években a töltőtollak tintafejlesztése során kezdtek megjelenni a markerek, rapidográfok és filctollak. A fogantyúk javításának és módosításának folyamata folytatódik. A legegyszerűbb íróeszközök továbbra is a kézi, szöveges és képi dokumentáció legelterjedtebb eszközei maradnak. Megkülönböztetik őket a tervezés egyszerűsége, a megbízhatóság és a sokszínűség. Szinte mindenki használ kézi íróeszközt, akinek dokumentumokkal kell dolgoznia, de ezek használata nem biztosít magas produktivitást a dokumentációs folyamatban.

A különféle dokumentációs módszerek közül kiemelhetjük:

1. Mechanikus rögzítés:

1.1. Lyukasztás (ily módon olyan dokumentumok jönnek létre, amelyek tömbjeit (egészben vagy részben) technotronikusnak, géppel olvashatónak, audiovizuálisnak nevezik;

1.2. Analóg és mechanikus hangrögzítés. A mechanikus hangrögzítés olyan rendszer, amellyel egy hornyot vágnak vagy extrudálnak egy mozgó anyagú közegbe a rögzítendő hangrezgéseknek megfelelően. A mechanikus hangrögzítés az információ tipikus analóg rögzítése;

2. Fotokémiai módszer (fotódokumentáció);

3. Filmdokumentáció;

4. Elektronikus módszer dokumentáció. Elektronikus dokumentáció.

5. Információk optikai (lézeres) és magneto-optikai rögzítése és reprodukálása;

6. Holográfia;

A dokumentálás nem csak természetes nyelven (szövegdokumentáció), hanem mesterséges nyelven is történhet. Ebben az esetben az információkat elektronikus számítógépek segítségével dolgozzák fel, kódolják, azaz. így vagy úgy megjelenik alapforma. Sőt, ugyanaz az információ különböző formákban kódolható, és éppen ellenkezőleg, különböző információk hasonló formában jeleníthetők meg.

Az ember hosszú ideig kezdett az információ kódolásához folyamodni. Amint azt a szakirodalom helyesen megjegyzi, az írás és a számtan nem más, mint a beszéd és a numerikus információk kódolására szolgáló rendszerek. Döntő lépésre került azonban az úgynevezett bináris kódolás feltalálása, azaz az ún. információ kódolása mindössze két karakter – 0 és 1 – használatával, úgynevezett bitekkel (az angol bitből - bináris számjegy - bináris számjegy). Ily módon elkezdték kódolni a betűket, számokat, egyéb jeleket és szimbólumokat, valamint képeket és hangokat. A bináris kódolást építették be a számítógépek tervezésébe.

A 20. század első negyedében feltalálták a vákuumcsöveket, amelyek széles körben elterjedtek a rádiótechnikában.

Ennek eredményeként az 1930-as és 1940-es évek fordulóján a világ több országában, így a Szovjetunióban is felmerült a programvezérelt számítógépek létrehozásának ötlete. Hazánkban 1952-ben indult meg a számítógépek tömeggyártása.

A számítógépek megjelenésével megindult az információk dokumentálásának, továbbításának, tárolásának és felhasználásának folyamatai automatizálásának gyors fejlődése. A számítógépes adathordozón lévő dokumentumok egyre szélesebb körben terjednek el, i.e. a dokumentált információk elektronikus számítógépes feldolgozását biztosító, kézzelfogható adathordozókkal és rögzítési módszerekkel készült dokumentumok.

Az 1960-as évek eleje óta a Szovjetunióban működtek az első olyan számítógépes rendszerek, amelyeket a vezetői információk automatizált feldolgozására terveztek. Az 1980-as évek közepén már több mint 6000 automatizált vezérlőrendszer működött az országban. Ez vezetett a vezetői dokumentumok tömeges létrehozásához számítógépes adathordozón. 1982-ben létrehozták a Szovjetunióban a géppel olvasható dokumentumok első archív tárházát.

Az 1980-as évek vége óta. a személyi számítógépeket kezdik széles körben használni hazánkban. A mai napig a legtöbb szervezetben, intézményben és vállalkozásban a dokumentumokkal való munka főleg a felhasználással történik számítógép tartozék. Így az elektronikus dokumentumok szilárdan bekerültek a menedzsment dokumentációs támogatásának szférájába. Az 1990-es évek második felében maga az „elektronikus dokumentum” kifejezés is használatba jött.

1.2 A dokumentumok típusai és típusai

Az emberi tevékenység bármely területe, így vagy úgy, dokumentált információkhoz kapcsolódik, pl. a dokumentumban található információkat. A dokumentumban szereplő információk bizonyos sajátosságokkal rendelkeznek, amelyek az alábbiak szerint vannak kifejezve:

a) a dokumentum olyan társadalmi információ hordozója, amelyet egy személy hozott létre a társadalomban való felhasználásra;

b) a dokumentum feltételezi az emberi intellektuális tevékenység eredményeként létrejött szemantikai (elméleti) információ jelenlétét. A tartalom jelenléte a dokumentum egyik fő megkülönböztető jellemzője. Az értelmetlen információ nem lehet dokumentum;

c) az információt diszkréten továbbítják, pl. üzenetek formájában. Bármilyen kézzelfogható adathordozón rögzített üzenet dokumentummá válik. A dokumentumot az üzenet teljessége jellemzi. Egy hiányos, töredékes üzenet nem lehet teljes dokumentum. Kivételt képeznek a befejezetlen irodalmi művek, vázlatok, vázlatok, jellemzések kreatív folyamat alkotójuk (író, tudós, művész);

d) mint minden szimbolikus természetű tárgy, az üzenet is kódolt szöveg. A kódolt szöveg értelme vagy jelentése csak ismeretben érthető meg jelrendszer kódolási és dekódolási információk. A rögzített üzenetnek azért van jelformája, mert csak ebben a formában közvetíthető az üzenetben a szerző (közlő) tudása, érzelmei, akarati hatásai, lehetőséget adva az olvasónak (címzettnek) a releváns ismeretek dekódolására és elsajátítására. Az ikonicitás minden dokumentumüzenet kötelező tulajdonsága;

Az „Információról, informatizálásról és információvédelemről” szóló szövetségi törvény a dokumentum (dokumentált információ) fogalmát olyan tárgyi adathordozón rögzített információként határozza meg, amely lehetővé teszi annak azonosítását. Ezt a fogalmat manapság a leggyakrabban használják.

A bennük megjelenő tevékenységek típusairól szóló összes dokumentum két nagy csoportra oszlik. Az első az általános és adminisztratív kérdésekre vonatkozó dokumentumok, i.e. egy vállalkozás (szervezet) általános irányításának és termelő tevékenységének kérdéseiről. Ezeket a dokumentumokat a vállalkozás valamennyi részlegének alkalmazottai elkészíthetik. A második csoport a menedzsment funkciókra vonatkozó dokumentumok. Az ilyen dokumentumokat a pénzügyi hatóságok, a számviteli, tervezési, beszerzési és értékesítési osztályok, valamint más funkcionális osztályok alkalmazottai állítják össze.

Az iratokat név szerint osztályozzák: hivatalos levelek, végzések, jegyzőkönyvek, okiratok, feljegyzések, szerződések stb. Mindezen dokumentumok kialakítása egységes, de tartalmukban teljesen eltérőek lehetnek:

· elkészítési hely szerint: belső (egy adott vállalkozás alkalmazottai által készített dokumentumok) és külső (más vállalkozásoktól, szervezetektől, magánszemélyektől származó dokumentumok);

· forma szerint: egyedi, amikor az egyes dokumentumok tartalma saját jellemzőkkel rendelkezik (például feljegyzések), stencil, amikor a dokumentum egy részét kinyomtatják, egy részét pedig az előkészítés során töltik ki, és szabványos, hasonló csoporthoz készült vállalkozások. Általános szabály, hogy minden szabványos és szita dokumentumot nyomtatással vagy sokszorosítógépen nyomtatnak;

· határidőre: sürgős, meghatározott határidőn belüli végrehajtást igénylő és nem sürgős, amelyre nincs határidő meghatározva;

· származás szerint: hivatalos, a vállalkozás, szervezet érdekeit érintő és személyi, meghatározott személyhez kapcsolódó és nyilvántartásba vett személy;

· tervezési típus szerint: eredeti, másolatok, kivonatok, másodpéldányok;

· rögzítés útján: írásos, grafikai, fényképes és filmes dokumentumok stb.

Nézzük meg részletesebben a dokumentumtípusokat:

1. Szervezeti és jogi dokumentumok (OD) képezik a szervezet tevékenységének jogalapját, és közigazgatási jogi normákon alapuló, végrehajtásra kötelező rendelkezéseket tartalmaznak. Az ilyen dokumentumok szabályokat, normákat, előírásokat tartalmaznak, meghatározzák a szervezet státuszát, hatáskörét, felépítését, létszámát, hivatalos összetételét, a szervezet egésze tevékenységének funkcionális tartalmát, részlegeit és alkalmazottait, jogaikat, kötelezettségeiket és egyéb szempontokat. A szervezeti és jogi dokumentumokat egy felhatalmazott szervnek - magasabb szintű szervezetnek, e szervezet vezetőjének, testületi szervnek (pl. Általános találkozó részvényesek, igazgatóság stb.)

Az OA érvényességi idejét tekintve határozatlan idejűnek minősül, törlésükig vagy újak jóváhagyásáig érvényes (kivétel: személyzeti asztal, amelyet évente fejlesztenek és hagynak jóvá). Az intézmény tevékenységének és munkaszervezési jellegének változásával az OD-ban változtatások történhetnek, amelyekről a vezető adminisztrációs dokumentumot (parancsot vagy utasítást) állít ki. A tevékenységek átszervezése esetén új OD-k kerülnek kidolgozásra és jóváhagyásra. A módosítások végrehajtásának és felülvizsgálatának eljárása az OA típusától függ.

A legtöbb OA szövege szakaszokból áll, amelyeknek saját címük van, és bekezdésekre és albekezdésekre vannak felosztva, számozva Arab számok. Az OA elkészítésének folyamatában minden érdekelt részleggel és személlyel részt kell venniük a jóváhagyási és jóváhagyási eljáráson, jogi szolgálat, a szervezet vezető-helyettesei vagy a szervezet tevékenységi területét felügyelő helyettesek egyike.

Az OD tartalmazza: alapító okiratot, alapító egyezményt, a szervezetre vonatkozó szabályzatot, a szerkezeti egységre vonatkozó szabályzatot, a szervezet testületi (tanácsadó) testületére vonatkozó szabályzatot, szabályzatot, létszámot, utasításokat, munkaköri leírásokat.

A szervezeti és jogi dokumentumok szabványos papírlapra (A4-es formátum) vagy általános nyomtatványra (dokumentumtípustól függően) készülnek, a szükséges adatok a következők: szervezet neve (az egység neve fel kell tüntetni azt is, ha az okmányt az egység vezetője hagyta jóvá), az okirat típusának megnevezése, keltezése, okmányszáma, szövegcím, aláírás, jóváhagyó bélyegző.

2. Adminisztratív dokumentumok – ezek olyan dokumentumok, amelyek a szervezet tevékenységének adminisztratív és szervezési kérdéseivel kapcsolatos döntéseket rögzítik. Ezek a dokumentumok szabályozzák és koordinálják a tevékenységeket, és lehetővé teszik az irányító szerv számára, hogy biztosítsa feladatai végrehajtását. A szervezeti és jogi formától, a szervezet tevékenységének természetétől és tartalmától, hatáskörétől, felépítésétől és egyéb tényezőktől függetlenül bármely szervezet vezetése jogosult végrehajtói és adminisztratív tevékenységek végzésére, és ennek megfelelően adminisztratív dokumentumok kiállítására. Az adminisztratív dokumentumok felülről lefelé haladó döntéseket tartalmaznak az irányítási rendszeren keresztül: az irányító testülettől az irányító testületig, a szervezet vezetőjétől a strukturális részlegekig és a munkavállalókig. Ezek a dokumentumok valósítják meg az objektumok vertikális vezérlését.

Jogi értelemben az igazgatási dokumentumok jogi aktusokra vonatkoznak: a gazdálkodás alanyainak konkrét jogilag felhatalmazást adnak ki. Az ilyen utasítások sajátossága abban nyilvánul meg, hogy adminisztratív dokumentumok segítségével az irányítás területén felmerülő problémákat és kérdéseket megoldják; címzettjeik meghatározott intézmények, szerkezeti egységek, tisztviselők vagy alkalmazottak; ők jogi tények, sajátos közigazgatási-jogi viszonyok kialakulását okozva.

Figyelembe véve tevékenységük körét, az adminisztratív dokumentumokat a következőkre osztják:

· jogi aktusok szövetségi szint - az Orosz Föderáció elnöke, az Orosz Föderáció kormánya, szövetségi szervek által kiadott jogszabályok végrehajtó hatalom(minisztériumok, bizottságok, ügynökségek, szolgálatok stb.);

· az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szintjén működő jogi aktusok - köztársaságok, területek, régiók, Moszkva és Szentpétervár köztársasági jelentőségű városok, autonóm régiók és körzetek, valamint területi egységek;

· szervezetek, intézmények, vállalkozások jogi aktusai.

Az adminisztratív okmány kiállításának alapja lehet:

· az elfogadott törvényi, rendeleti jogi aktusok és a felsőbb hatóságok egyéb határozatai, valamint a szervezet korábban elfogadott határozatai végrehajtásának szükségessége;

· saját vezetői és adminisztratív tevékenységének elvégzésének szükségessége, amelyet a szervezet funkciói és céljai határoznak meg.

Az ügyviteli iratokat több vezető szerv közösen is kiállíthatja.

A kérdések megoldásának (döntéshozatalának) eljárása szempontjából minden adminisztratív dokumentum két csoportra osztható:

· kollegiális környezetben megjelent dokumentumok;

· egyedüli döntéshozatali feltételekkel kiállított dokumentumok.

3. Információk és referencia dokumentumok olyan információkat adjon, amelyek bizonyos döntések meghozatalára ösztönöznek, pl. beavatott vezetői döntések, lehetővé teszi a menedzsment befolyásolásának egyik vagy másik módszerének kiválasztását. Nem tartalmaznak utasításokat, és nem kötelezik Önt az utasítások végrehajtására. A rendszer dokumentumai a szervezeti, jogi és adminisztratív dokumentumokkal kapcsolatban szolgáltató szerepet töltenek be. Ezeknek a dokumentumoknak az a sajátossága, hogy alulról felfelé haladnak az irányítási rendszeren keresztül: az alkalmazotttól az egység vezetőjéig, az egységvezetőtől a szervezet vezetőjéig, az alárendelt szervezettől a magasabb szintig.

A vezető állásfoglalása alapján a tájékoztatás, referencia dokumentumok alapjául szolgálhatnak egyes döntések meghozatalához, ügyviteli dokumentumok elkészítéséhez.

Tájékoztató és hivatkozási dokumentumok közé tartozik: feljegyzés, feljegyzés, magyarázó megjegyzés, javaslat, prezentáció, nyilatkozat, mindenféle levelezés, jegyzőkönyv, aktus, igazolás, következtetés, áttekintés, összefoglaló, lista, lista.

Az összes ilyen típusú dokumentum létrehozható elektronikus dokumentum formátumban.

1.3 Dokumentumhordozók típusai

A modern világban az információ a legértékesebb erőforrás, amely csak az időhöz hasonlítható. Az információ számos feladatot lát el a társadalom életében, biztosítva minden összetevőjének kommunikációs hatását, rögzíti, megőrzi és továbbítja a megszerzett és felhalmozott tudást. Pedig az információ kulcsszerepet játszik a menedzsmentben. A vezetői információkat dokumentumokban rögzítik. A dokumentum, mint információhordozó információs forrás amelynek kezelését dokumentumszakértőkre bízzák. Íme az információ fogalmának néhány meghatározása:

INFORMÁCIÓ- információk személyekről, tárgyakról, tényekről, eseményekről, jelenségekről és folyamatokról, függetlenül azok bemutatásának formájától (Ezt a fogalmat használják manapság leggyakrabban).

INFORMÁCIÓ- bármilyen típusú írással vagy hangrögzítő rendszerrel rögzítve, amely a dokumentum beszédinformációinak egészét vagy nagy részét tartalmazza.

Ma az Orosz Föderáció hatalmas információtartalékokat halmozott fel, amelyek különféle adatbázisokban és adatbankokban, hajlékonylemezeken és CD-ROM-okon, valamint egyéb adathordozókon összpontosulnak. Ezeket az információkat mindenhol felhasználják - könyvtárakban, információs központokban, múzeumokban, archívumokban, oktatási intézményekben és más szervezetekben.

Az információ önmagában nem elégséges jellemzője a dokumentumnak. Az anyagi összetevő a dokumentum két szükséges és kötelező összetevőjének egyike, amely nélkül nem létezhet. A dokumentum anyagi összetevőjét az információhordozó (anyaghordozó) határozza meg - egy speciálisan ember által létrehozott anyagi tárgy, amelyet információ rögzítésére, tárolására és továbbítására szánnak. Egy dokumentum létezése tárgyi adathordozón kívül lehetetlen.

Információhordozó (információhordozó) minden olyan anyagi tárgy vagy környezet, amely információt tartalmaz (hordozó), és azt szerkezetében kellően hosszú ideig képes tárolni.

A tárolóeszközök információ rögzítésére, tárolására, olvasására, továbbítására és terjesztésére szolgálnak.

Tekintsük az adathordozók osztályozását:

Fő cél szerint

1. Általános általános célú (például papír);

2. Speciális (csak digitális felvételhez);

A felvételi ciklusok száma szerint

1. Egyszeri felvételhez

2. Többszörös felvételhez

Tartósság

1. Rövid távú tárolásra (felhalmozódásra)

2. Hosszú távú tároláshoz

A leggyakoribb típus a papír alapú hordozó. A társadalomban működő modern dokumentumok többsége papírra vagy papírpótlóra készül. Papírnak nevezik őket, azaz papírhordozóval rendelkeznek.

Ezekben a médiában az információk szimbólumok és képek formájában jelennek meg. Az ilyen információk dokumentált információnak minősülnek, és különféle típusú dokumentumokat képviselnek.

A papíralapú dokumentumok közé tartoznak az üzleti dokumentumok, tudományos és műszaki dokumentációk, könyvek, folyóiratok, újságok, kéziratok, térképek, kották, művészeti kiadványok, lyukszalagok, lyukkártyák stb.

A papír számos követelménynek eleget tesz: viszonylag könnyen gyártható, megfizethető, közepesen tartós, hosszú ideig tárolható és könnyen rögzíthető az információ. A papír legértékesebb minősége az, hogy lehetővé teszi az információk reprodukálását. Az információ tömeges, nyomtatással történő terjesztése csak az ipari papírgyártás eredményeként vált lehetővé.

A mesterséges polimer alapú médiák (sellak, polikróm vinil, félvezető, biomassza) megjelenése kibővítette a hangbeszédet, zenét, mozgóképet és háromdimenziós képeket hordozni képes dokumentumok sokféleségét. Készültek felvevőlemezek, mágneses filmek, fénykép- és filmfilmek, mágneses és optikai lemezek - papírra nem rögzíthető információ anyaghordozói.

A polimer filmes dokumentumok közé tartoznak: filmdokumentumok (film, film, videó), fényképészeti dokumentumok (diapozitív, mikrofilm, mikrokártya, mikrofiche), hangdokumentumok (kép- és hangrögzítésre alkalmas mágneses fonogramok), számítógépben használható dokumentumok (lyukszalag).

A polimerlemezes dokumentumok csoportja a következőkből áll: egy rugalmas mágneslemez, egy mágneskártya, egy rugalmas és merev gramofonlemez, egy optikai lemez - kemény és puha.

A dokumentált információ időben és térben történő továbbítása közvetlenül összefügg annak anyaghordozójának fizikai jellemzőivel. Az iratokat, mint társadalmi tömegtermékeket, viszonylag alacsony tartósság jellemzi. Üzemi környezetben és különösen a tárolás során számos negatív hatásnak vannak kitéve a hőmérséklet, páratartalom, fény, biológiai folyamatok stb. változása miatt.

Ezért nem véletlen, hogy az anyagtároló adathordozók tartósságának problémája mindig is felkeltette a dokumentációs folyamat résztvevőinek figyelmét. Már az ókorban vágytak arra, hogy rögzítsék a legfontosabb információkat az olyan viszonylag tartós anyagokról, mint a kő és a fém.

A dokumentálás során felmerült az igény a minőségi, tartós festékek és tinták használatára.

A tartósság problémájának megoldása során azonban az ember azonnal kénytelen volt megküzdeni egy másik problémával, amely az volt, hogy a tartós adathordozók általában drágábbak voltak. Ezért folyamatosan keresni kellett az optimális egyensúlyt egy anyagtároló közeg tartóssága és költsége között. Ez a probléma továbbra is nagyon fontos és aktuális.

Tekintsük a tárolóeszközt, mint adathordozó típust.

A tárolóeszköz (memória) adatok rögzítésére és tárolására tervezett tárolóeszköz. A tárolóeszköz működése alapulhat bármilyen fizikai hatáson, amely a rendszert két vagy több stabil állapotba hozza. A memória osztályozható rögzítési stabilitással a:

· Csak olvasható memóriák (ROM-ok), amelyek tartalmát a végfelhasználó nem módosíthatja (például CD-ROM). A ROM működési módban csak információ olvasását teszi lehetővé;

· Írható memória (PROM), amelybe a végfelhasználó csak egyszer írhat információt (például CD-R);

· Újraírható memória (PROM) (például CD-RW);

· A véletlen elérésű memória (RAM) módot biztosít az információk rögzítésére, tárolására és olvasására a feldolgozás során. A gyors, de drága RAM (SRAM) flip-flopokra épül, míg a lassabb, de olcsóbb típusú RAM - dinamikus memória (DRAM) kondenzátorokra épül. Mindkét típusú memória esetében az információ eltűnik az aktuális forrásról való leválasztás után.

A hozzáférés típusa szerint A memóriaegységek a következőkre oszthatók:

· Soros hozzáférésű eszközök (például mágnesszalagok);

· Véletlen elérésű eszközök (RAM) (például véletlen elérésű memória);

· Közvetlen hozzáférésű eszközök (például merevlemezek);

· Asszociatív hozzáférésű eszközök (speciális eszközök az adatbázis teljesítményének javítására).

Geometriai felépítés szerint :

· lemez (mágneses lemezek, optikai, magneto-optikai);

· szalag (mágnesszalagok, lyukszalagok);

· dobok (mágneses dobok);

· kártya (mágneses kártyák, lyukkártyák, flash kártyák stb.)

· nyomtatott áramköri lapok (DRAM kártyák).

A fizikai elv szerint:

1. perforált (lyukakkal vagy kivágásokkal):

Kártya;

Lyukszalag;

2. mágneses rögzítéssel:

Ferrit magok;

Mágneses lemezek (kemény és floppy);

Mágneses szalagok;

Mágneses kártyák;

3. optikai:

4. Mágnes-optikai

5. Az elektrosztatikus töltés felhalmozódása dielektrikumokban (kondenzátortöltők, katódsugárcsövek);

6. Effektusok használata félvezetőkben (EEPROM, flash memória);

7. Hang és ultrahang (késleltetési vonalak);

8. szupravezetés alkalmazása (kriogén elemek) stb.

A rögzített információ formája alapján megkülönböztetünk analóg és digitális tárolóeszközöket.

A digitális tárolóeszközök digitális kódban bemutatott információk rögzítésére, tárolására és olvasására tervezett eszközök.

Amikor elektronikus dokumentumokról beszélünk, figyelembe kell venni ezen dokumentumok formátumát. Az elektronikus dokumentumformátum olyan fájlformátum, amely szöveget és audiovizuális információkat tartalmaz kódolt formában. Szövegformátumokat használnak szövegek létrehozására szövegszerkesztővel.

DOC a dokumentum szövegének megtekintéséhez és módosításához

PDF formátum egy dokumentum azonos formában történő megjelenítéséhez

Az RTF dokumentumok megtekintésére és szerkesztésére szolgál a szoftvertermékek különféle verzióiban.

2. A dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt korszerű technikai eszközök

A dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt eszközök viszont információfeldolgozó eszközök, amelyek két nagy csoportra oszthatók. Ez alapvetőÉs kiegészítő felszerelés.

A segédberendezések olyan berendezések, amelyek biztosítják a tárgyi eszközök működőképességét, valamint olyan berendezések, amelyek megkönnyítik és kényelmesebbé teszik a vezetői munkát. NAK NEK AIDS Az információfeldolgozás magában foglalja az irodai berendezéseket, valamint a javító és karbantartó berendezéseket. Az irodai berendezéseket igen széles termékválaszték képviseli, től irodaszer, az alapadatok kézbesítésére, sokszorosítására, tárolására, keresésére és megsemmisítésére, adminisztrációs eszközökre ipari kommunikációés így tovább, ami kényelmessé és kényelmessé teszi a vezető munkáját.

A tárgyi eszközök az automatizált információfeldolgozás eszközei. Ismeretes, hogy bizonyos folyamatok kezeléséhez bizonyos kezelési információkra van szükség, amelyek az állapotokat és paramétereket jellemzik technológiai folyamatok, mennyiségi, költség és munkaügyi mutatók termelés, ellátás, értékesítés, pénzügyi tevékenységek stb. A technikai feldolgozás fő eszközei a következők: információrögzítési és -gyűjtési eszközök, adatfogadási és -továbbítási eszközök, adatelőkészítési eszközök, beviteli eszközök, információfeldolgozási eszközök és információmegjelenítési eszközök. Az alábbiakban mindezeket az eszközöket részletesen tárgyaljuk.

· Az elsődleges információk megszerzése és a regisztráció az egyik munkaigényes folyamat. Ezért széles körben használják őket gépesített és automatizált mérési, gyűjtési eszközök és adatrögzítés. Ezen alapok köre igen széles. Ezek tartalmazzák: elektronikus mérleg, különféle számlálók, kijelzők, áramlásmérők, pénztárgépek, bankjegyszámláló gépek, ATM-ek és még sok más. Ide tartoznak a különféle termelési nyilvántartások is, amelyek az üzleti tranzakciók információinak számítógépes adathordozón történő feldolgozására és rögzítésére szolgálnak.

· Az információ fogadásának és továbbításának eszközei. Az információátvitel az adatok (üzenetek) egyik eszközről a másikra történő küldésének folyamatára vonatkozik. Hálózatnak nevezzük az adatátviteli és -feldolgozó eszközök által alkotott, egymással kölcsönhatásban lévő objektumok halmazát, amelyek információ továbbítására és fogadására tervezett eszközöket egyesítenek. Biztosítják az információcserét a származási hely és a feldolgozás helye között. Az adatátvitel eszközeinek és módszereinek szerkezetét az információforrások és adatfeldolgozó létesítmények elhelyezkedése, az adatátvitel mennyisége és ideje, a kommunikációs vonalak típusa és egyéb tényezők határozzák meg. Az adatátviteli eszközöket előfizetői pontok (AP), átviteli berendezések, modemek, multiplexerek képviselik.

· Adat-előkészítő eszközök a számítógépes adathordozókon lévő információk előkészítésére szolgáló eszközök, a dokumentumokról a médiára történő információátvitelre szolgáló eszközök, beleértve a számítógépes eszközöket is. Ezek az eszközök válogatást és beállítást végezhetnek.

· A bevitel azt jelenti a számítógépes adathordozókról származó adatok észlelésére és a számítógépes rendszerekbe történő információbevitelre szolgálnak

· Információfeldolgozó eszközök létfontosságú szerepet játszanak az információfeldolgozás technikai eszközeinek komplexumában. A feldolgozási eszközök közé tartoznak a számítógépek, amelyek négy osztályba sorolhatók: mikro, kicsi (mini); nagy számítógépek és szuperszámítógépek. Mikro számítógép Két típusa van: univerzális és speciális. Mind az univerzális, mind a speciális lehet többfelhasználós - nagy teljesítményű, több terminállal felszerelt és időmegosztásos módban működő számítógépek (szerverek), vagy egyfelhasználós (munkaállomások), amelyek egyfajta munka elvégzésére specializálódtak.

Kis számítógépek– munkaidő-megosztási és multitasking módban. Pozitív oldaluk a megbízhatóság és a könnyű kezelhetőség.

Mainframe számítógépek– (nagyfarmokat) nagy mennyiségű memória, magas hibatűrés és teljesítmény jellemzi. Magas megbízhatóság és adatvédelem is jellemzi; nagyszámú felhasználó csatlakoztatásának képessége.

Szuperszámítógép- Ezek nagy teljesítményű többprocesszoros számítógépek, amelyek sebessége 40 milliárd művelet másodpercenként.

szerver- egy számítógép, amely a hálózat összes állomásától érkező kérések feldolgozására szolgál, és hozzáférést biztosít ezen állomások számára a rendszererőforrásokhoz, és elosztja ezeket az erőforrásokat. Az univerzális szervert alkalmazásszervernek nevezzük. A nagy teljesítményű szerverek kis és nagy számítógépek közé sorolhatók. Most a Marshall szerverek vezetnek, és vannak Cray szerverek is (64 processzor).

· Információmegjelenítő eszközök számítási eredmények, referenciaadatok és programok számítógépes adathordozóra, nyomtatásra, képernyőre stb. A kimeneti eszközök közé tartoznak a monitorok, nyomtatók és plotterek.

Monitor olyan eszköz, amely a felhasználó által a billentyűzetről bevitt vagy a számítógép által kiadott információk megjelenítésére szolgál.

Nyomtató egy olyan eszköz, amely szöveges és grafikus információkat nyomtat papírra.

Plotter nagy formátumú rajzok és diagramok papírra történő nyomtatására szolgáló eszköz.

2.1 A dokumentumok megváltoztatásának, sokszorosításának és fizikai feldolgozásának módszerei és eszközei

A dokumentumok megváltoztatására, sokszorosítására és fizikai feldolgozására szolgáló eszközök széles körű elterjedésével összefüggésben közvetlenül a menedzsment területén, különböző irodákban és szervezetekben az ilyen eszközöket „irodai szervezeti berendezéseknek” (irodai berendezéseknek) - a gépesítéshez használt technikai eszközöknek - kezdték el nevezni. valamint az irányítási és mérnöki munkák automatizálása

Egy jó hírű cég irodai berendezései közé tartozhatnak például olyan eszközök és berendezések, mint személyi számítógép, szervezeti automata, írógépek, telefon- és rádiótelefon készülékek, mini alközpont, igazgatói kapcsolótábla, hangosító telefon kaputelefon, személyhívó rendszer, teletype, fax, fénymásoló, rizográf, hangrögzítő, vetítőberendezés, címzőgép, jelölőgép, laminálógép, bélyegzőgép, iratmegsemmisítő gép, borítéknyitó, irattűző, irattartó berendezés, polcok és irattár szekrények, széf, kocsi, pneumatikus posta stb.

Tágabb értelemben az irodai berendezések közé tartozhat bármilyen eszköz, eszköz, műszaki eszköz és eszköz, gép, bútor stb., kezdve a ceruzákkal és hegyezőkkel, egészen a számítógépekig és rendszerekig.

Szűkebb értelemben az irodai berendezések gyakran csak az irodai munkában használt technikai eszközöket jelentik információs papíralapú dokumentumok létrehozására, másolására, sokszorosítására, feldolgozására, tárolására, szállítására, valamint az adminisztratív és vezetői kommunikációs eszközökre.

Leírunk néhány történelmi információt az irodai berendezések és „elődjeik” megjelenésével kapcsolatban, valamint beszélünk a dokumentumok másolásának és sokszorosításának módszereiről.

A másolási folyamat megkönnyítése és felgyorsítása érdekében a 19. század elején kezdték el használni a szénpapírt („karbonpapírt”). Az angol R. Wedgwood 1806-ban szabadalmaztatta a „levelek és dokumentumok másolatainak fogadására szolgáló eszközt”. Az általa feltalált eszközben vékony papírt kék tintával áztattak, majd két itatós lap között megszárították. Az így kapott „szénmásolatot” íráskor egy papírlap alá lehetett helyezni és másolatot kapni róla. A 19. század végén megindult írógépek tömeggyártása a fekete szénpapír megjelenéséhez vezetett, amely minőségében közel áll a modernekhez. Használata lehetővé tette egy dokumentumból több másolat készítését. Feltaláltak egy polietilén karbon másolatot, amely lehetővé tette egyidejűleg 15-20 tiszta nyomat készítését. Jelenleg a másolópapírok impregnálására megközelítőleg ugyanazokat a színezőanyagokat használják, mint az írógépekhez való szalagok gyártásánál.

A tudományos és technológiai fejlődés a 19. és 20. században számos eredeti másolási és replikációs technológia, valamint a reprográfia megfelelő eszközeinek feltalálásához vezetett (a latin re - ismétlődő műveletet jelző előtag, produkálok - előállítom és a görög grafo - Rajzolok, írok, rajzolok - általános elnevezésű dokumentummásolási folyamatok) és operatív nyomtatás. Ebben az időszakban a leggyakoribb másolási módszerek a következők voltak:

A fényképezés az egyik legrégebbi másolási módszer. Kiváló minőséget biztosít, de drága és időigényes a fotófeldolgozási folyamat összetettsége miatt. A fénymásolás hagyományos fényképezőgépekkel és speciális fényképészeti berendezésekkel történik. Különösen a 20. század végén Oroszországban feltaláltak egy restauráló archív kamerát, amely lehetővé tette a korábban visszakereshetetlennek tartott dokumentumok szövegeinek másolását. Segítségével például 18 pergamenlapot lehetett leolvasni, amelyeket a Kremlben 1843-ban végzett ásatások során fedeztek fel.

A fénymásolás egyik fajtája a mikrofénymásolás (mikrofilmezés) - mikroformák fényképes előállítása, i.e. csökkentett (7-ről 150-szeresre) dokumentumok másolatai. A mikromásolás egyik fajtája a mikrofiching - az információk fényképezése szabványos A6 méretű (105*148 mm) lapos fényképészeti filmre, amelyet optika 24-szeresére csökkent, és kis cella formájában mikrofichére rögzítve. Összesen egy szabványos mikrolap 98 miniatűr képet tartalmaz közönséges szövegoldalakról. Azonban olyan technológiákat fejlesztettek ki, amelyek lehetővé teszik akár 270 oldalas kép mikrofiche-re helyezését.

A jelenleg rendelkezésre álló, mikrofiche-alapú információrögzítésre és reprodukálásra szolgáló berendezések óránként 1500-2000 dokumentum (15 mikrofiche) termelékenységgel teszik lehetővé a nyomtatott szöveg mikrofiche-re történő rögzítését. Meg kell jegyezni, hogy a mikrofiche csak nagyító berendezéssel olvasható.

A diazográfiai módszert (blueprinting) általában nagy formátumú rajzok és műszaki dokumentációk speciális fényérzékeny (ultraibolya sugárzás) diazopapírra másolásakor alkalmazzák, ilyen másolatokat először Nagy-Britanniában szereztek 1842-ben.

A termográfiai másolás (termográfia) hőmásológéppel történik speciális hőre keményedő papíron, vagy hőmásolópapírral normál papírra. Azon az elven alapul, hogy a papírt intenzív infravörös hősugárral sugározzák be, helyi melegítést hozva létre, amelyet azután hőre keményedő papírra visznek át;

Az elektrográfiai másolást (xerográfiát) először az orosz E.E. javasolta. Gorin 1916-ban. Jelenleg a leggyakoribb. Ez a módszer lehetővé teszi a gyors, hatékony és viszonylag gazdaságos másolást Szükséges dokumentumok. Sőt, a másolási folyamat során lehetőség nyílik a dokumentumok méretezésére és szerkesztésére.

Digitális elektrográfiai másolás (digitális másolás). A digitális fénymásoló nemcsak gyors és hatékony másolást tesz lehetővé, hanem az eredetinél jobb másolatok beszerzését is. Az irányítási folyamatban azonban nagyon gyakran szükséges az 50-100 vagy annál nagyobb példányszámú dokumentumok sokszorosítása. Az 1980-as évek óta az elektronikus szitanyomás (risográfia) a legígéretesebb operatív nyomtatási módszer. Ezt digitális sokszorosító eszközökkel - rizográfokkal, valamint sokszorosítókkal végzik. Lehetővé teszik a közvetlen számítógépről történő nyomtatást akár 130 másolat/perc sebességgel.

A dokumentumok tömeges sokszorosítására különféle nyomtatási módszereket alkalmaznak, amelyek közül a legfejlettebb a magasnyomás és a mélynyomtatás, amelyet könyvek, prospektusok és egyéb nyomtatott anyagok tömeges sokszorosítására használnak. Az információ birtoklásának igénye, minden dologgal és új termékkel való tisztában tartás igénye arra kényszeríti az embert, hogy újabb technológiákat találjon ki, amelyek lehetővé teszik a dokumentált információk reprodukálását, terjesztését és feldolgozását. Mindez a szervezeti technológia jelenti a progresszív irányítási rendszerek anyagi alapját. Az irodai berendezések nem megfelelő használata a vezetésben a munka termelékenységének és a vezetők hatékonyságának csökkenéséhez, a működési problémák megoldásának elfogadhatatlan késedelmeihez, és gyakran a szükséges információk hiánya miatti helytelen döntésekhez és egyéb negatív következményekhez vezet.

2.2 Távközlés

dokumentum dokumentáció távközlési információk

A helyi hálózat (LAN, local area network; angol Local Area Network, LAN) általában viszonylag kis területet vagy épületek kis csoportját (otthon, iroda, cég, intézet) lefedő számítógépes hálózat. Vannak még helyi hálózatok, amelynek csomópontjai földrajzilag több mint 12 500 km távolságra vannak elválasztva (űrállomások és pályaközpontok). Az ilyen távolságok ellenére az ilyen hálózatok továbbra is helyi hálózatnak minősülnek.

A „Helyi hálózatok” LAN kifejezést leggyakrabban szó szerint értjük, vagyis olyan hálózatról van szó, amely kis helyi méretű és szorosan elhelyezkedő számítógépeket köt össze, másrészről azonban egyes LAN-ok, például a hálózatok, kis számú hálózatot kötnek össze. számítógépek száma, de a modern helyi hálózatok extrém képességei lehetővé teszik több tucat számítógép csatlakoztatását. Egyes szerzők a LAN-t számos számítógép közvetlen összekapcsolására szolgáló rendszerként határozzák meg, ami azt jelenti, hogy az információ közvetítő nélkül és egyetlen médián keresztül kerül átvitelre számítógépről számítógépre.

A LAN a legpontosabban olyan hálózatként definiálható, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó ne vegye észre a kapcsolatot, valójában a LAN-on keresztül csatlakoztatott számítógépek egyetlen virtuális számítógépet alkotnak. Amelynek erőforrásai minden hálózati felhasználó számára elérhetőek, ami azt jelenti, hogy a PC teljesítményének növekedésével a helyi hálózaton keresztüli átviteli sebességnek növekednie kell, jelenleg a LAN minimális sebessége 100 megabit/s. Alacsony hibaszintre van szükség az információátvitel során és a hálózat stabilan működőképességére maximális terhelés mellett is. Nem ritka, hogy a hálózatok egy osztályát különítik el: a városi vagy regionális hálózatokat, az MAN-t (Metropolitanareanetwork), amelyek jellegükben közelebb állnak a globális hálózatokhoz, de belső felépítésük inkább egy lokális hálózatra emlékeztet.

Az összes használt hálózat mellett számos hátránya van:

1. A hálózat további, esetenként jelentős anyagköltséget igényel az eszközök, szoftverek beszerzése, összekötő kábelek lefektetése, a személyzet képzése.

2. A hálózathoz hálózati rendszergazdát kell felvenni, aki a hálózat működésének felügyeletéért, frissítéséért és az erőforrásokhoz való hozzáférés kezeléséért felelős. A nagy hálózatokhoz rendszergazdai csapatra van szükség.

3. A hálózat korlátozza a számítógépek mozgatását, mivel ezekben az esetekben kábel áthelyezésre van szükség.

4. A hálózat kiváló környezet a vírusok terjesztésére, ami további pénzügyi költségeket jelent a vírusirtó programok számára.

5. A hálózat jelentősen megnöveli az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés lehetőségét, az információvédelem szervezési és technikai intézkedéscsomagot igényel.

Íme a hálózatelmélet alapfogalmai

1. Előfizető (csomópont, gazdagép, állomás) – a hálózathoz csatlakoztatott és az információcserében aktívan részt vevő eszköz. Leggyakrabban az előfizető személyi számítógép (PC). Ugyanezt megteheti egy hálózati nyomtató vagy bármely más periféria.

2. Szerver – olyan előfizető, amely erőforrásait más előfizetőknek biztosítja, de maga nem használja azokat. Így a hálózatot szolgálja.

A hálózaton több szerver is lehet, egyáltalán nem szükséges, hogy a szerver legyen a legerősebb számítógép. A szerverek lehetnek dedikált vagy nem dedikált. Dedikált szerver – csak hálózati feladatokkal foglalkozik. Nincs kiosztva – egyéb feladatokat is ellát.

3. Ügyfél – olyan hálózati előfizető, aki csak hálózati erőforrásokat használ, de nem saját maga biztosítja azokat.

4. Kliens számítógép, más néven munkaállomás.

Minden számítógép egyszerre lehet szerver és kliens is. A szerver és kliens kifejezés gyakran nem magát a számítógépet jelenti, hanem a rajtuk futó szoftveralkalmazásokat. Ebben az esetben a kiszolgálót erőforrásokat biztosító alkalmazások és az erőforrásokat fogyasztó alkalmazások az ügyfelekhez kerülnek.

2.3 Mobil kommunikáció

Nemcsak a helyi hálózatokat, hanem a mobilkommunikációt is használják információtovábbításra.

Jelenleg használatban mobil kommunikáció a mindennapi élet szerves része. Tekintsük a fő mobilkommunikációs szabványokat:

A GSM (Global System for Mobile Communications) a legelterjedtebb mobilkommunikációs szabvány a világon (212 országban a mobil-előfizetők 82%-a). A legtöbb GSM-hálózat 900 és 1800 MHz-es frekvencián működik, egyes amerikai országokban pedig 850 és 1900 MHz-es frekvenciákat használnak. A csatorna tiszta formájában hangszolgáltatás nyújtására szolgál, hiszen az adatátviteli sebesség mindössze 13 Kbps - ez csak a hangátvitelre (amelyet kodekek előre feldolgoznak), szöveges üzenetek küldésére és szolgáltatási információk cseréjére elegendő.

A GPRS (General Packet Radio Service - csomagkapcsolt adatátviteli rádiócsatorna) egy technológiai kiegészítő a GSM hálózaton keresztül, amely akár 120 Kbps sebességű adatátvitelt tesz lehetővé (32. osztály, 6 csatorna egyidejű használata esetén). Előnye, hogy a továbbított adatok, mint a GSM esetében, nem foglalják el a teljes csatornát, hanem annak csak egy részét használják fel, ami egy bizonyos frekvencián van lefoglalva. 20 Kbps van fenntartva minden csatornához. Az allokált csatornák számát azonban nem csak a telefon határozza meg, hanem a bázisállomás is, amely a kapcsolat létesítésekor a terheléstől függően meghatározott számú csatornát oszt le az adatátvitelre. Az átlagos sebesség körülbelül 50-60 Kbps.

Az EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution – kiterjesztett adatátviteli csatorna, GSM fejlesztés) egy speciálisan kifejlesztett technológia az adatátviteli sebesség növelésére és a kapcsolat megbízhatóságának javítására. Az EDGE második neve E-GPRS (Enhanced GPRS – fejlett GPRS). Figyelembe véve, hogy a technológia sebességében még közelebb áll a második generációs hálózatokhoz a 3G hálózatok képességeihez, az EDGE-t szokás a 2,75 generációs hálózatok közé sorolni. EDGE használatakor az elméletileg maximálisan lehetséges adatátviteli sebesség 473,6 Kbit/s (a 8 leggyorsabb 59,2 Kbit/s-os csatorna egyidejű használatban van), de a gyakorlatban a sebesség általában 2-3-szor kisebb (felhasználások számától függően). csatornák és sebességük). Átlagosan az effektív működési sebesség 180 Kbps.

Az UMTS (Universal Mobile Telecommunications System) egy harmadik generációs kommunikációs formátum, amely a GSM fejlesztése a frekvencia és a csatornakód felosztás elvei alapján. Elméletileg az UMTS hálózatban a maximális lehetséges adatátviteli sebesség 14 Mbit/s. Egyelőre a gyakorlatban az előfizetőknek meg kell elégedniük a 384 Kbit/s-tól 3,6/Mbit/s-ig terjedő sebességgel (HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, a nagy sebességű adatletöltések speciális technológiája segítségével). Az ilyen hálózatok fő jellemzője a videohívások kezdeményezése. Európában az UMTS-hálózatok jellemzően 2100 MHz-es frekvenciát használnak letöltésre és 1900 MHz-es adatküldésre. Amerikában a szolgáltatótól függően más frekvenciákat használnak - például 1700 MHz.

A CDMA (Code Division Multiple Access – kódosztásos többszörös hozzáférési technológia) egy alternatív GSM kommunikációs szabvány. Az adatátviteli sebesség itt közel azonos - 14 Kbps. Megkülönböztető tulajdonság az, hogy több eszköz is működhet ugyanazon a frekvencián, amelyek mindegyikéhez saját tartozik egyedi szám. A CDMA szabványt a világ mobil-előfizetőinek körülbelül 15%-a használja. Ezt a kommunikációs szabványt a Qualcomm fejlesztette ki, és főleg Amerikában és Ázsiában használják. A CDMA szabvány 800 és 1900 MHz-es frekvenciákat használ.

A CDMA2000 1x - a CDMA szabvány fejlesztése, közbenső kapcsolat a CDMA formátum második és harmadik generációjának hálózatai között. A csúcssebesség 144 Kbps. A használt frekvenciák közé tartozik a 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 és 2100 MHz.

A CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized) a rádiós adatátvitel távközlési szabványa, amelyet leggyakrabban szélessávú, nagy sebességű internet-hozzáféréshez használnak. A szabványnak több módosítása is létezik: Basic - Revision 0 - amely 2,4 Mbit/s adatátviteli sebességet biztosít, de a letöltési sebesség lényegesen nagyobb, mint a hálózatra történő adatküldés sebessége; Advanced - Revision A - 3,1 Mbit/s sebességet és azonos vételi és adatátviteli sebességet biztosít, amely lehetővé teszi a kétirányú videohívást; Az elméleti - B változat - 14,7 Mbit/s adatátviteli sebességet biztosít (3 csatorna 4,9 Mbit/s).

2.4 Hasonmás

A modern telefaxok működési elve

A telefax egy elektromechanikus eszköz, amely szkennerből, modemből, nyomtatóból, motorból és fogaskerekekből áll. A motor és a fogaskerekek felelősek a papír lapolvasóba és nyomtatóba történő normál adagolásáért. A szkenner beolvassa a dokumentum képét, digitalizálja és továbbítja az információkat a modemnek. A modem a digitális jeleket modulált jelek sorozatává alakítja, és egy szokásos telefonvonalon továbbítja egy másik faxkészülékhez. A fogadó faxmodem ezt a sorozatot visszaalakítja digitálissá, és továbbítja a nyomtatónak. A nyomtató a kapott információnak megfelelően speciális hőpapírra nyomtatja a képet.

A telefaxok hátrányai

Jelentős mechanikai kopásra való hajlam. Gyakori használat esetén a faxszkenner eltömődik az olvasott dokumentumokból származó portól és szennyeződésektől. Műanyag fogaskerekek elhasználódik. Mindez torzulásokhoz és az olvasott dokumentumoknak a szkennerbe és a hőpapírnak a nyomtatóba való egyenetlen adagolásához vezet. Így a továbbított és fogadott dokumentumok minősége jelentősen romlik.

Az automatizált működés lehetetlensége. Nehéz dokumentumokat küldeni nagyszámú címzettnek hagyományos fax használatával. A titkár kénytelen kézzel tárcsázni a számokat és visszahívni, ha a címzett foglalt, vagy ha az átvitel sikertelen.

A drága hőpapír nem hatékony használata. A legtöbb fax minden fogadott üzenetet (beleértve azokat is, amelyek nem tartalmaznak hasznos információkat) speciális, drága hőpapírra nyomtat. A magas ár mellett ennek a papírnak van még egy jelentős hátránya - a rajta lévő kép idővel elkerülhetetlenül elhalványul. Ezért minden fontos üzenetet át kell másolni a tároláshoz.

Új fax berendezés

A hagyományos telefonvonalakon továbbított információ mennyisége folyamatosan növekszik. Ez elsősorban a faxüzenetekre vonatkozik. Ezért manapság sok felhasználó nem egyszerű, szigorúan meghatározott funkciókat ellátó önálló telefaxok vásárlása iránt érdeklődik, hanem fejlettebb rendszerek vásárlása iránt, amelyek automatizálják a faxüzenetek fogadásának, feldolgozásának és küldésének folyamatát, és kiküszöbölik a megállapított hátrányokat.

Az ötlet, hogy személyi számítógépet használjanak ilyen integrált rendszerek létrehozására, először 1985-ben valósult meg, amikor a GammaLink kiadta az első számítógépes faxtáblát. Ez lehetővé tette a telefonvonal közvetlen csatlakoztatását a számítógéphez, és egy nagy teljesítményű és többfunkciós telefaxsá alakítását. Ma számítógépes faxtáblákat gyártanak nagy mennyiség gyártók. Termékeik, amelyek bizonyos funkcionalitásukban különböznek egymástól, egy célt szolgálnak: automatizálják a hagyományos telefonvonalakon váltott faxüzenetek továbbításának, fogadásának és terjesztésének folyamatát.

Számítógépes telefon faxkártyák vannak szerves része számítógépes telefonálás (CT) iparág. Költségük 50 dollártól változhat. (szokványos kis sebességű fax-modem kártyák esetében, amelyek képességei és jellemzői általában sok kívánnivalót hagynak maguk után) 5000-7000 dollárig. (speciális faxkártyákhoz, amelyek elkészítésekor a legújabb fejlesztéseket alkalmazzák, és amelyek 12 telefonvonalon egyidejűleg 14 400 bps sebességgel képesek különféle információkat továbbítani. Az ilyen kártyákat használó PC-re épített rendszerek számos jelentős előnnyel rendelkeznek a hagyományos faxgépek.

Egyszerű használat. A számítógép telefonhálózatba való integrálása és telefax-képességekkel való ellátása lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy faxüzeneteket fogadjanak, dolgozzanak fel és küldjenek anélkül, hogy el kellene hagyniuk a számítógépüket.

A telefonvonalak hatékony használata. A PC-alapú faxrendszer hatékony információcserét tesz lehetővé kevés telefonvonalon keresztül, sok önálló telefaxot helyettesítve, amelyek mindegyikéhez külön vonal szükséges.

A továbbított kép kiváló minősége. Bármilyen szöveges vagy grafikus szerkesztő dokumentum továbbítható jó minőségű faxüzenetként. Ehhez speciális szoftver segítségével a faxkártya által az üzenetek továbbítására használt formátumba konvertálják. Így a kiváló képminőség garantált, mivel a dokumentumot nem „sérülheti meg” sem a nyomtató rossz nyomtatási minősége, sem a faxszkenner szennyeződése, sem a papíradagoló mechanizmus problémái.

A beérkezett üzenetek titkosságának megőrzése. A hagyományos telefaxokkal ellentétben, amelyek az összes bejövő üzenetet egyetlen papírtekercsre nyomtatják, a CT-rendszerek személyes felhasználói könyvtárakban fogadják és tárolják azokat, amelyekhez jelszó korlátozza a hozzáférést. Így a megtekintés teljesen megszűnik fontos dokumentumokat idegenek által.

Ezenkívül a számítógép használata a faxkártyák működésének vezérlésére számos hasznos és kényelmes algoritmus - CT-alkalmazás - megvalósítását teszi lehetővé. Sok közülük lehetővé teszi a faxüzenetküldési folyamat teljes automatizálását. A legszélesebb körben használt CT alkalmazások közé tartozik a SZERVER FAX, FAX ON DEMAND és FAX BROADCAST. A faxszerver használata minimalizálja az időt és anyagköltségek faxüzenetek fogadásakor és küldésekor. Az igény szerinti fax lehetővé teszi az előfizetők gyakran kért dokumentumokkal való ellátásának folyamatának automatizálását. A faxelosztás nagymértékben leegyszerűsíti a személyzet munkáját a kiküldés során nagy mennyiség különböző dokumentumokat nagyszámú címzettnek.

2.5 Modem csatlakozás

Modem nélkül elképzelhetetlen egy elektronikus kommunikációs rendszer. Ezzel az eszközzel csatlakozhat az információáramlás lenyűgöző, és ma a telekommunikáció világának legújabb találmányait felhasználva, már egyszerűen létfontosságú, elektronikus adatbázisok adatok, e-mailek, elektronikus címtárak, elektronikus hirdetőtáblák és még sok más. A modemekkel történő információfogadás és -csere lehetőségeit ma nehéz túlbecsülni, és el sem tudjuk képzelni, mi vár ránk holnap. A világ bármely pontján e-mailben küldött e-mail kevesebb, mint két órán belül megérkezik a címzetthez. Bármilyen hirdetményt vagy hirdetést elhelyezhetünk e-mail hálózatának hírcsoportos rendszerében, és 24 órán belül az egész világ tudomást szerez erről. Modem segítségével például Moszkvából közvetlenül csatlakozhat egy New York-i szerverhez, és dolgozhat az abban található információs adatbázisokkal. Végül küldhetünk faxot. Ma még egyetlen jó hírű brókerház sem nélkülözheti a számítógépes kommunikációs csatornákon, és ennek következtében a modemeken keresztül történő információ azonnali fogadását és továbbítását.

Elmagyarázzuk, mi a modem és hogyan működik. Amikor számítógépet használnak telefonhálózaton keresztüli információcserére, szükség van egy olyan eszközre, amely képes fogadni a telefonhálózat jelét, és digitális információvá alakítani. Ennek az eszköznek a kimenetén az információ a MODULATION, a bemeneten pedig a DEMODULATION, innen a MODEM név. A modem célja, hogy a számítógépből érkező jelet (nullák és egyesek kombinációja) a telefonvonal működési tartományának megfelelő frekvenciájú elektromos jelre cserélje. A modem ennek a vonalnak az akusztikus csatornáját alacsony és magas frekvenciasávokra osztja. Az alacsony frekvenciasáv adatátvitelre, a magas frekvenciasáv pedig vételre szolgál. Az információ kódolására számos módszert alkalmaznak, amelyek közül a leghíresebb az FSK (Frequency SНift Keying) módszer 300 baud átviteli sebességig (a baud az információátviteli sebesség mértékegysége 1 bit/s) és a PSK (РНase). SНift Keying) módszer gyorsabb modemekhez, átviteli sebesség akár 2400 baud.

Az FSK négy dedikált frekvenciát használ. Az információ továbbításakor az 1070 Hz frekvenciájú jelet logikai nullaként, az 1270 Hz frekvenciájú jelet pedig logikaiként értelmezzük. Fogadáskor a nulla 2025 Hz-es jelnek, az egy pedig 2225 Hz-es jelnek felel meg.

A PSK két frekvenciát használ: 2400 Hz adatátvitelre, 1200 Hz vételre. Az adatok továbbítása két bitben történik, a kódolás pedig a jel fázisának eltolásával történik. A kódoláshoz a következő fáziseltolásokat használjuk: 0 fok a bitkombinációhoz 00,90 fok a 01,180 fokhoz 10,270 fok a 11-hez.

Vannak más típusú moduláció is (DPSK, QAM, TCM). A modem vagy külső eszköz formájában valósul meg, melynek egyik kimenete egy telefonvonalra, a másik pedig egy számítógép szabványos COM portjára csatlakozik (RS232 csatlakozó a CCITT V. 24 ajánlása szerint), vagy egy közönséges formájában nyomtatott áramkör, amely a számítógép közös buszára van telepítve. A belső modem opciók a hagyományos ISA és PCI buszokhoz is illeszthetők.

Nézzünk néhány modem működési szabványt.

A legelterjedtebbek az úgynevezett HAYES-kompatibilis modemek, amelyek az egyik első modem gyártójáról kapták a nevét. Az ilyen modemek AT parancsokat használnak (az angol ATtention szóból), amelyek kompatibilisek a Hayes Smartmodemmel. Az összes Hayes-kompatibilis modemhez tartozó szabványos parancskészleten kívül minden egyes gyártó speciális parancsok széles skáláját kínálja a felhasználónak, amelyek csak ennek a cégnek a modelljeiben érvényesek (például USRobotics, Rockwell, ZyXEL stb.)

A parancskészlettel való kompatibilitáson túlmenően a modemnek meg kell felelnie néhány szabványnak a telefonvonalon keresztüli információtovábbításra vonatkozóan. Ilyen szabványok a CCITT (International Consultative Committee on Telegraphy and Telephony, francia CCITT (Comite Consultatie International TelegrapHique et TelepHonique)) ajánlásai.

Az akár 2400 baud sebességre vonatkozó szabványoknak megfelelő modemek szabadon cserélhetnek információt. Megjegyzendő, hogy a CCITT V. 32 ajánlás nem szabvány a szó teljes értelmében, mivel a 2400 baud feletti modemek nagy gyártóinak szinte minden nagyobb gyártója megszokta, hogy egy vagy több speciális adatátviteli protokollt is alkalmaz. Használatuk csak hasonló modemek csatlakoztatásakor lehetséges, és ebben az esetben általában nagyobb átviteli sebességet, zajtűrést és csatlakozási sebességet érnek el.

A legelterjedtebb és legolcsóbb (ezért is népszerű a felhasználók körében) a HST (HigH Speed ​​​​Transfer) protokoll, amelyet a USRobotics fejlesztett ki a 80-as évek végén. Ennek a protokollnak többféle változata van: H96, H14, H16, H19, H21, H28, amelyek különbsége csak az információátviteli sebességben van, amelyek rendre 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 és 28800 baud. A HST protokoll alacsony költsége, széleskörű bővíthetősége, nagy zajállósága és nagy sebességű adatátvitele miatt a felhasználók inkább széles körben vásárolnak. híres modellek USRobotics, például Sportster, Worldport, Courier.

Szintén széles körben használják a ZyXEL modemjeit, amelyek speciális ZYX protokollal rendelkeznek, amely lehetővé teszi az adatok 19 200 baud sebességű, full duplex átvitelét. A ZyXEL modemek nagy népszerűségre tettek szert a 90-es évek elején, kizárólag annak köszönhetően, hogy más márkájú modemek nem voltak elérhetőek a hazai vásárlók számára. Legfőbb hátrányuk a magas ár, ami a fogyasztók széles körét elriasztja. Ennek ellenére a bankintézetek és a kormányzati szervek a kialakult hagyományok alapján előnyben részesítik az adott cég modemjeit.

Ritkábban elterjedt, nagyon drága, de erős és stabil jellel, amely még az alközpontra szerelt védőszűrőket is figyelmen kívül hagyja, hogy elkerülje a modemek szabad használatát. Ezek a Telebit márkájú TrailBlazer modemek és a híres PEP protokoll (Packet Ensemble Protocol) Szinte minden nagy sebességű modem kompatibilis a lassabb szabványokkal.

Következtetés

Az informatikai eszközök fokozatos fejlődése lehetővé teszi a „papírmentes” technológia elemeinek az irodai munkába való beépítését, az információcsere elektronikus kommunikációs eszközökkel, az információ tárolása és feldolgozása személyi számítógépek és perifériák segítségével, az irodai másolás és replikáció. dokumentációt modern fénymásoló berendezéssel.

Napjainkban az évről évre többszörösére növekvő információáramlás mellett szinte lehetetlen elképzelni a banki struktúrák, a kereskedelmi és közvetítő cégek, a kormányzati szervek és más szervezetek közötti egyértelmű interakciót modern számítástechnika és számítógépes hálózatok nélkül. Ellenkező esetben gigantikus papíralapú dokumentumfeldolgozók és futárok állományának fenntartására lenne szükség, és egy ilyen rendszer megbízhatósága és működési sebessége továbbra is lényegesen alacsonyabb lenne, mint a modemes kommunikáció és a számítógépes hálózatok. Ám a fontos információs üzenetek küldésének minden perce késve nagyon jelentős anyagi veszteségeket és képi hibákat okozhat.

Ebben a kurzusmunkában megvizsgáltuk a dokumentumkészítés és -feldolgozás korszerű technikai eszközeit, tanulmányoztuk az információk dokumentálásának módszereit, osztályoztuk az iratok fajtáit és típusait, megvizsgáltuk az okmányhordozók típusait, ismertettük a dokumentumok sokszorosításának néhány módszerét, valamint azonosítottuk a dokumentumokat. a távközlés használatának jellemzői.

Ezzel a cél az irodai munka során a dokumentumfeldolgozás modern technikai eszközeinek használatának jellemzőinek tanulmányozása megvalósult.

Források és felhasznált irodalom jegyzéke

Források

1. Antonova P. RELCOM hálózat és e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemek (kiválasztás, telepítés, konfiguráció), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Munka modemmel. - M.: "Malip" képviselő, 1992.

4. Gasov V.M. „A grafikus információ bevitelének-kimenetének technikai eszközei” (sorozat hét könyvben „Az emberi interakció megszervezése technikai eszközökkel ACS" szerkesztette V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Személyi számítógépen végzett munka"

6. Jones R. Adatátviteli elmélet. - M.: Tudomány és technika, 1993.

7. Solomenchuk V.G., A személyi számítógépek hardverei. BHV-Szentpétervár, 2003.

8. Alatt. szerk. W. Tompkins és J. Webster. Érzékelők és adatbeviteli eszközök összekapcsolása IBM PC számítógépekkel. - M.: Mir, 1992.

9. Címtár "Oroszország számítógépes hálózatai. Szolgáltatások nemzetközi kommunikáció". - M.: ALICE LLP. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Belső PCI modemek"

11. GOST R 51141-98 „Irodavezetés és archiválás. Kifejezések és meghatározások”, amelyet az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1998. február 27-i 28. számú rendelete hagyott jóvá.

12. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere. Dokumentációs követelmények. - Belép. 2003.03.3. – M: Szabványkiadó, 2003.

13. 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény „Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről”.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Szabványrendszer információs, könyvtári és kiadás. Dokumentum kezelés. Általános követelmények", rendelettel jóváhagyták és hatályba léptették Szövetségi ügynökség Műszaki Szabályozásról és Metrológiáról 2007. március 12-én kelt 28-st.

15. Dokumentumfolyamat 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentáció elektronikus számítástechnikával. - http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. "Termika" tanácsadó csoport, Irodai munka enciklopédiája: http://www.termika.ru/dou/enc/, 10.08.25.

18. Repina S.O., „Elektronikus hiperhivatkozási kézikönyv”: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 10.09.01.

19. Ingyenes enciklopédia: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Mobilkommunikációs szabványok: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 10.09.01.

21. A modern telefaxok működési elve: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 10.10.05.

Irodalom:

22. Gedrovics F.A. Digitális dokumentumok: a biztonság biztosításának problémái // Levéltáros Értesítője. 2004. 1. szám.

23. Irodai munka és levelezés kérdésekben és válaszokban: Tankönyv gazdasági egyetemek és főiskolák hallgatói számára M.I. Basakov – 2. kiadás, átdolgozva. és további // Sorozat „Tankönyv és oktatóanyag» - Rostov n/a

24. Irodai munka (A menedzsment dokumentációs támogatásának szervezése és technológiája): Tankönyv egyetemeknek / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. satöbbi.; Szerk. TÉVÉ. Kuznyecova. – M.: UNITY-DANA, 2001 – 359 p.

25. Irodai munka: Tankönyv / Szerk. szerk. prof. TÉVÉ. Kuznyecova. – 2. kiadás, átdolgozva. és további – M.:MCFER, 2006.

26. Dokumentáció: Tankönyv. N.N. Kushnarenko – 7. kiadás, törölve. – K.: Tudás, 2006. – 459 p. – ( Felsőoktatás XXI század).

27. Dokumentáció: Tankönyv. N.S. Larkov

28. Vezetői tevékenység dokumentálása: előadások tanfolyama / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200 p.

29. A 10 / 2002 sz. vállalkozás személyi állománya „Az elveszett dokumentumokkal való munka kultúrájáról”

30. A dokumentumokkal végzett munka szervezése: Tankönyv / Szerk. prof. V.A. Kudrjajeva. – 2. kiadás, átdolgozva. és további – M.: INFRA-M, 2002. – 592 p.

31. Munka modemmel. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Dokumentumok sokszorosítása. „Sekretary Affairs” folyóirat, 1999. 1. szám.

33. Titkársági munka. Oktatási és gyakorlati kézikönyv/V.V. Galakhov, I.K. Korneev és mások; szerkesztette I.K. Korneeva. – M.: TK Welby, Prospekt Kiadó, 2005. – 608 P.

34. Modern irodai munka. Berezina N.M., Voroncova E.P., Liszenko L.M. – 2. kiadás. – Szentpétervár: Péter, 2006. – 272 p.: ill. – („Modern irodai munka” sorozat)

35. Modern technológiák irodai munka és dokumentumáramlás. 2010. évi 0. folyóirat.

36. Rogozhin M.Yu. Irodai munka kézikönyve. – „Justitsinform”, 2005.