Nueva forma "Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes" aprobado oficialmente por el documento Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 N 88.
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Documentos de gastos en efectivo según formulario No. KO-3. Y en tercer lugar, reflejar la operación...
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El diario para registrar documentos de efectivo entrantes y salientes es utilizado por el departamento de contabilidad para registrar órdenes de efectivo entrantes y salientes o extractos de nómina (liquidación y pago) que los reemplacen, solicitudes de emisión de dinero, facturas, etc. antes de transferirlos al efectivo de la organización. escritorio.
El formulario unificado No. KO-2 fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88.
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Cómo completar correctamente el registro de registro KO-3
El diario debe ser completado por el cajero u otro empleado de contabilidad. La portada de KO-3 debe contener:
Código OKPO asignado a la organización,
Nombre de la compañía,
El nombre de la unidad estructural de la organización indicando el código que se le asigna (si el código no está asignado, se coloca un guión),
El período durante el cual se conserva el registro de registro.
- cargo y nombre completo del empleado responsable del mantenimiento de este diario.
Completar hojas de trabajo del diario.
La hoja de trabajo consta de dos partes: documentos entrantes y salientes. Las columnas 1-2 y 5-6 indican la fecha y el número de documento. Las columnas 3 y 7 indican la cantidad de efectivo recibido o emitido de la caja registradora. Las columnas 4 y 8 indican una breve nota que describe la operación de recepción o emisión de fondos (por ejemplo, salario de julio de 2012, devolución de anticipo, etc.).
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Diario de registro de documentación de entrada y salida de efectivo: un libro de contabilidad que contiene todas las transacciones en efectivo realizadas a través de la caja de la organización. Según la legislación de la Federación de Rusia, los documentos entrantes y salientes deben redactarse sin borrones ni errores.
Diario de registro de gastos y documentación de recibos y normas de registro.
El personal de contabilidad registra en el libro correspondiente los recibos de efectivo entrantes y salientes, los extractos de nómina y diversas solicitudes de provisión de efectivo. Las órdenes de efectivo generadas en los registros de nómina para la provisión de salarios y otros pagos similares se registran en el diario después de su emisión.
Los fondos depositados en la cuenta de la empresa a través de la caja registradora se registran mediante órdenes de recibo de efectivo (CRO). Y emitido por un empleado contable, respectivamente, con recibos de gastos (RKO). En lugar de los documentos más recientes, se podrán presentar facturas, nóminas o solicitudes de efectivo.
Todos los documentos tienen su propio número de identificación, contenido en el clasificador de documentación de toda Rusia:
- 0310001 – documentos de recibo;
- 0310002 – documentos consumibles;
- 0301011 – órdenes de pago;
- 0301009 – documentos de gastos y pagos.
Cada papel de caja registradora contiene datos básicos:
- nombre y domicilio legal de la empresa;
- tipo de transacción;
- participantes en la transacción;
- hora y fecha de la operación;
- número de orden de gastos;
- cantidad tanto en palabras como en números;
- iniciales, firma de un empleado autorizado de la organización.
Los informes de caja los prepara en el departamento de contabilidad un empleado de la empresa designado por orden del director. Luego de lo cual se transfiere al cajero para completar una transacción de gasto o ingreso. Antes de emitir fondos, el cajero debe verificar la exactitud del estado de cuenta y la autenticidad de la firma del gerente principal (gerente, jefe de contabilidad, etc.).
Al transferir efectivo a un empleado de contabilidad, se debe firmar la matriz del pedido y entregarla a la persona que depositó el monto, y el propio PKO, certificado con la firma de esta persona, debe permanecer en poder del cajero. La liquidación en efectivo se certifica con la firma de la persona a quien se emitieron los fondos y se respalda con el sello "Pagado", de lo contrario será simplemente imposible probar el hecho del pago realizado.
Al final de la jornada laboral, con base en los documentos de gastos y recibos, el saldo de caja en la caja de la empresa se determina mediante la siguiente fórmula:
Cantidad de efectivo al final del turno = Saldo al inicio del día + ingresos recibidos – cantidad de efectivo emitido
Los fondos recalculados deben coincidir hasta el último centavo con la cantidad reflejada en los documentos, pero algunas organizaciones cometen un pequeño error, como se indica en los estatutos. No se permiten correcciones, si hay errores el pedido se destruye y se vuelve a crear.
El objetivo principal del libro de contabilidad.
Las órdenes de gastos y recibos, sobre cuya base se realiza la emisión y el depósito de efectivo en la caja registradora de la empresa, deben registrarse en un libro separado llamado registro de registro de PKO y documentos de liquidación de efectivo.
Toda organización que realice transacciones en efectivo debe tener este tipo de libro. Todos los fondos entrantes y salientes de la empresa deben contabilizarse mediante declaraciones de ingresos y gastos, que a su vez son registradas por un empleado de contabilidad en un diario especial. Esto incluye recibos de efectivo, documentos de gastos, órdenes de pago, etc.
El control de la documentación entrante y saliente es un requisito previo para la implementación de las actividades económicas y financieras de la empresa. Todas las transacciones en efectivo son realizadas por la persona responsable o el jefe de contabilidad. RKO o PKO están impresos en el dispositivo o cumplimentados a mano. La documentación de gastos refleja los datos del documento de identidad del destinatario de los bienes materiales. Sólo se permite un número RKO en los recibos de nómina.
¿Cómo diseñar correctamente una revista?
La legislación impone requisitos básicos para la preparación de RKO y PKO, entre los que cabe destacar:
- la declaración debe ir acompañada del documento primario, que sirve de base para su formación;
- no se permiten correcciones y errores diversos;
- a cada tipo de declaración se le asigna una numeración continua desde el comienzo del año del informe;
- todas las órdenes deben registrarse en el libro mayor sin excepción;
- Las declaraciones son válidas sólo el día en que se generan.
Al realizar pagos en efectivo entre personas jurídicas, no se olvide del tamaño máximo permitido del contrato, permitido por la legislación de la Federación de Rusia. En 2016, según un acuerdo, la cantidad se limitó a 100 mil rublos (quizás ahora sea un poco más). El incumplimiento de esta norma podrá dar lugar a una multa.
La empresa puede utilizar los fondos recibidos de la caja registradora para pagar salarios y comprar bienes adquiridos. La empresa está obligada a depositar en una entidad financiera otras cantidades que excedan el límite establecido.
¿Cómo llenar correctamente el libro de contabilidad?
Todo documento comienza con una página de título. El registro KO-3 debe contener los siguientes datos:
- nombre de la empresa;
- código OKPO;
- una división específica, si el libro registra órdenes de gastos y recibos sólo para una determinada estructura empresarial;
- año – el diario se abre al comienzo del año del informe y es válido hasta su final, por lo que no se indica la fecha de los actos;
- Persona autorizada responsable del mantenimiento del libro – iniciales, cargo que desempeña.
El registro de registro de PKO y, en consecuencia, de la caja registradora, consta del mismo tipo de hojas, así como de una tabla principal en la que se ingresan todos los pedidos de efectivo salientes y entrantes a lo largo del año. Cada página contiene 8 subsecciones: las primeras 4 son para registrar los documentos de recibo, las otras para registrar otros actos.
Cada línea se utiliza para contabilizar un estado de cuenta e incluye los siguientes elementos:
- el primero es la fecha de formación de la orden de recibo;
- el segundo es el número de declaración individual;
- tercero – la cantidad de efectivo reflejada en el documento;
- cuarta "nota": aquí puede indicar de quién se recibió exactamente esta cantidad y para qué;
- quinto – la fecha de redacción de la orden de gastos;
- sexto – número de serie del inicio del año;
- séptimo – el monto emitido desde la caja de la empresa;
- El octavo “comentario” es la naturaleza de la operación.
El diario contable refleja toda la información necesaria sobre pedidos, actos que confirman el movimiento de activos materiales, lo que permite realizar un seguimiento gratuito de los gastos y ganancias de la empresa durante varios períodos de sus actividades financieras y económicas, así como controlar la circulación de documentos.
Reglas básicas para almacenar y completar el diario - sanciones
En la mayoría de los casos, el libro de contabilidad lo lleva el empleado de contabilidad de una organización y, a veces, un cajero. Pero en cualquier situación, se trata de un intérprete que es designado mediante orden escrita del director general de la empresa para realizar determinadas funciones. También se concluye un acuerdo de responsabilidad con este empleado.
En cuanto al período de conservación, el diario de registro es un documento de gestión estándar, por lo que permanece en los archivos de la organización durante cinco años (después de la fecha de finalización del mantenimiento del libro). Con base en la Ley Federal No. 402 de 2011, una empresa está obligada a crear las condiciones adecuadas para almacenar los informes de la empresa con el fin de proporcionarlos a las autoridades reguladoras cuando así lo soliciten.
En caso de posibles situaciones controvertidas y procedimientos judiciales, dichos documentos se almacenan en la empresa hasta que se cierre el caso o se aclaren determinadas circunstancias. Los infractores que cometan infracciones en la contabilidad de transacciones monetarias y la disciplina monetaria enfrentan responsabilidad:
- empleados de la empresa: 4.000 – 5.000 rublos;
- empresas, así como todos los empresarios: 40.000 - 50.000 rublos.
Para evitar posibles problemas y responsabilidades relacionadas con las transacciones en efectivo, es necesario seguir estrictamente todas las instrucciones para mantener un registro de recibos y documentos de gastos.
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Las órdenes de recibos y gastos son los principales documentos principales en la caja de cualquier organización. ¿Cómo se debe realizar un seguimiento y control de estos importantes documentos y cómo llenar la caja registradora sin errores? Lea en este artículo.
Absolutamente todas las organizaciones que tienen una caja registradora y realizan operaciones en ella deben completar los documentos de la caja registradora sobre la recepción y el gasto de efectivo. Se trata de la inmensa mayoría, porque a pesar de la proliferación de medios electrónicos para pagos no monetarios, el efectivo suele ser necesario para las pequeñas necesidades domésticas. Esto significa que la mayoría de las organizaciones necesitan diario para registrar órdenes de efectivo entrantes y salientes. Por tanto, vamos a conocerlo con más detalle.
Formulario de revista
Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes. es un libro de contabilidad en el que es necesario ingresar información y detalles de todos los documentos emitidos por el cajero. Su forma unificada fue aprobada por Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88. Se llama No. KO-3, pero si lo desean, las organizaciones pueden no usarlo y desarrollar su propia versión. De hecho, desde 2013, se recomienda el uso de formas unificadas de documentos contables primarios. Aunque el resto de los documentos de caja, en particular las mismas cajas registradoras, de acuerdo con la información del Ministerio de Hacienda No. PZ-10/2012, deben estar en el formulario aprobado.
El libro de registro es un registro contable consolidado ordinario, por lo que puedes elaborarlo tú mismo. En virtud del artículo 10 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”, la aprobación de los registros contables es prerrogativa del jefe de la organización por recomendación del jefe de contabilidad. Lo principal es indicar la opción utilizada en la política contable. Pero si lo desea, puede utilizar un formulario unificado (esto también debe mencionarse en la política contable). Sin embargo, este es siempre un libro que debe estar numerado de punta a punta y cosido. Normalmente, el interior del formulario de diario para registrar pedidos entrantes y salientes consta de dos mitades de igual volumen:
- Para pedidos de recibo.
- Para órdenes de gastos.
Se llevan a cabo simultáneamente. La información sobre los ingresos generalmente se coloca en el lado derecho de la hoja y la información sobre los gastos, en el lado izquierdo. La legislación permite llevar un registro no solo en papel, sino también en formato electrónico. En este caso, debería ser posible imprimir el formulario completado y generarlo dentro de un período de tiempo determinado. Además, no es necesario utilizar copias en papel si el responsable (contador o cajero) tiene una firma electrónica cualificada con la que puede certificar los registros.
Llenar la caja registradora: muestra
En la portada del título, independientemente de si se utiliza un formulario de diario de desarrollo propio o recomendado para registrar recibos y gastos, debe estar el nombre de la organización, su unidad estructural donde se encuentra la caja y el nombre del formulario en sí. . Además, es necesario escribir la fecha en que se inició el mantenimiento del formulario, y los datos del responsable del mismo (cargo y nombre completo). Se verá así:
Dentro del formulario, es necesario proporcionar columnas para indicar la siguiente información para cada orden en efectivo:
- número de pedido y fecha de su elaboración;
- monto de gastos o ingresos;
- una nota que indica un breve propósito de la cantidad de dinero emitida o recibida.
Los números de órdenes entrantes y salientes deben asignarse por separado para cada uno de estos tipos de billetes. No se permite la numeración continua de ingresos y gastos.
cajas registradoras en línea
A la pregunta ¿Necesita una caja registradora para cajas registradoras en línea? La respuesta es clara: no. Las transacciones se registran y los números de recibo se asignan automáticamente mediante el dispositivo de almacenamiento fiscal del dispositivo. Por lo tanto, en esta situación no se proporcionan registros contables adicionales. Antes de la introducción de equipos de caja registradora con la función de transferencia de datos en línea, los cajeros-operadores llevaban diarios para registrar los recibos y las órdenes de gastos, en los que registraban los datos sobre los ingresos, ahora esta obligación les ha sido cancelada. Las explicaciones pertinentes sobre este asunto fueron dadas por el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta del 16 de junio de 2017 No. 03-01-15/37692.
Responsabilidad
Aunque este registro contable es obligatorio para todas las organizaciones, la ley no prevé ninguna responsabilidad administrativa separada para los gerentes o contadores en caso de su ausencia. Pero si no se mantiene, esto puede considerarse una violación del procedimiento contable en la organización.
La contabilidad en una empresa no se puede llevar sin la elaboración de documentación, que incluye RKO (órdenes de recibo de efectivo), extractos de nómina, PKO (órdenes de recibo de efectivo), cuentas por pagar, nóminas y otros. Para contabilizar todos los documentos, se requiere un Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes, cuya presencia simplifica el cálculo del saldo final para cualquier período y controla el flujo de documentos.
¿Por qué y quién necesita un diario para registrar los documentos de entrada y salida de efectivo?
El diario para registrar documentos de efectivo entrantes y salientes tiene un formulario unificado con el número KO-3 (según OKUD, formulario número 0310003). El documento se puede completar manualmente o mediante tecnología informática.
Las hojas posteriores del Libro tienen el mismo diseño: en ellas están impresas columnas que se completan de la siguiente manera:
- 1 indica la fecha de registro de la orden de recibo;
- en 2 - número de documento;
- 3 - la cantidad exacta de fondos capitalizados;
- en 4 - fuente de dinero, nota;
- en 5 - la fecha en que se emitió la orden de gasto;
- en 6 - número de documento;
- en 7 - la cantidad de fondos gastados;
- en 8: una nota que indica a quién están destinados los fondos o en qué se gastan.
Puedes leer qué es y cómo rellenarlo en la publicación del enlace.
