Реквізит 25 «Відбиток печатки». Нині у російському діловодстві посвідчення справжності документів і засвідчення копій документів у створенні використовуються друку двох видів:
· головна (гербова або фірмова ) Друк,
· прості печатки структурних підрозділів (10).
Головною печаткою організації засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким довіреністю чи наказом керівника надано відповідні повноваження.
Право на зображення Державного герба Російської Федерації на печатці організації визначено ст. 4 Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 р. № 2-ФЗ «Про державний герб РФ». Правила оформлення гербового друку встановлені у ГОСТ Р 51511-2001. Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги (із зміною № 1 від 26.12.2002).
Головним елементом гербовий друку є зображення двоголового орла. Гербовою печаткою засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким надано відповідні повноваження.
Гербові печатки ставляться на документах, що вимагають особливого посвідчення: пов'язаних з отриманням грошей або матеріальних цінностей, документах, що засвідчують особу, на гарантійних та договірних листах.
Гербова печатка використовується також при засвідченні копій ряду документів, наприклад: копії положень, статутів, що направляються до державних організацій, копії судових рішень та деяких інших документів. Існує перелік документів, на яких проставляється гербовий друк.
У недержавних організаціях використовується фірмова друк, який прирівняний до гербової. У центрі друку розміщується емблема організації або абревіатура її найменування, а по колу вказується повне найменування організації та номер її державної реєстрації (ОДРН).
Розташування відбитка головного друку стосовно назви посади та особистого підпису посадової особи визначено у Типовій інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджено Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 та зареєстровано Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 р. № 418). Відбиток друку має бути добре читаним і захоплювати лише закінчення найменування посадової особи, яка підписала документ. Накладення друку на особистий підпис неприпустиме (11).
Прості печаткизастосовуються для внутрішньої документації установи, на розмножених екземплярах розпорядчих документів, на довідках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакетів. Простих печаток в установі, організації, на підприємстві може бути кілька. І тут друку відтворюються два найменування - організації та структурного підрозділи: «секретаріат», «канцелярія», «управління справами», «відділ кадрів», «протокольний сектор», «адміністративний відділ» тощо. На відміну від гербових печаток, що мають круглу форму і стандартні розміри, прості печатки можуть бути різної величини, а формою - не тільки круглими, але також квадратними, трикутними, овальними та ін.
За характером матеріалів, з яких виготовлені печатки, вони поділяються на каучукові та металеві.
Для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, проходження та виконання документів, а також інших позначок довідкового характеру застосовуються відповідні мастичні штампи .
18.5. Позначки на документах як відображення етапів
їх проходження та виконання
Реквізит 26 «Відмітка про засвідчення копії»використовується під час засвідчення відповідності копії документа його оригіналу. Відмітку мають нижче реквізиту «Підпис» від лівого поля документа. Реквізит складається із засвідчувального напису Правильно(з великої літери, без лапок), найменування посади особи, яка засвідчила копію; особистого підпису, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дати засвідчення.
Копії документів засвідчуються керівником організації чи уповноваженими ним посадовими особами (заступником, керівником служби кадрів, діловодства та ін.).
Начальник Протокольного сектора Особистий підпис Л. І. Іванов
На копії вихідного листа, що залишається у справах підприємства, дату її засвідчення, найменування посади особи, яка засвідчила копію, можна не вказувати.
При пересиланні копії до інших організацій засвідчувальну копію засвідчують печаткою організації. При розсиланні документів підвідомчим організаціям їх копії засвідчують печаткою відділу (сектору), де зберігається справжній документ. На таких копіях у місці, де передбачено підпис керівника, розміщується печатка управління справами, канцелярії, протокольного сектора тощо.
Реквізит 27 « Відмітка про виконавця»вказує на особу, яка склала документ. У ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендується лише один спосіб оформлення реквізиту: ініціали та прізвище виконавця, номер його телефону:
В.А. Петров
Реквізит призначений для здійснення оперативного телефонного зв'язку з виконавцем з метою одержання роз'яснень та уточнень щодо порушених у документі питань. Діловий етикет наказує звернення до незнайомої посадової особи або на ім'я та по батькові, або на прізвище у поєднанні зі словом «пан» або «пані». Пропонований ГОСТом спосіб оформлення реквізиту унеможливлює перший варіант звернення (ініціали не несуть необхідної інформації). Другий варіант звернення (тільки на прізвище) не завжди зручний, особливо якщо прізвище виконавця не схиляється (Чорних, Ломінаго, Шевченка та ін.). Тому в реквізиті допустимо замість ініціалів вказати повністю ім'я та по батькові виконавця (12).
Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку. Телефон позначається трьома групами цифр за відсутності рисок між ними.
У листах у відповідь можна вказати не тільки номер телефону, а й номер кабінету, якщо одержувач листа виявить бажання особисто зустрітися з людиною, яка підготувала документ. У міжміських листах перед номером службового телефону позначається код міста в дужках.
Реквізит 28 «Відмітка про виконання документа та направлення його у справу»проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню у справу для подальшого зберігання та використання у довідкових цілях.
Відмітка про виконання проставляється на першому аркуші документа нижче відмітки про виконавця. До складу реквізиту включаються такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, а за відсутності такого документа – короткі відомості про виконання, а також слова У справу №із зазначенням номера справи, в якій зберігатиметься документ; підпис виконавця та дата проставлення позначки.
Результати виконання можуть формулюватися так: «Направлена відповідь, дата, №»; «Дана усна відповідь»; "Враховано при складанні заявки"; «Питання вирішено по телефону» та ін.
Реквізит 29 «Відмітка про надходження документа до організації»проставляється від руки або за допомогою спеціального нумератора у правій нижній частині лицьової сторони першого аркуша документів, що входять. Можливе проставлення позначки на зворотному боці аркуша.
Реквізит складається із назви організації (або структурного підрозділу), куди надійшов документ; дати його отримання та вхідного реєстраційного номера. Позначка про час надходження при необхідності може містити вказівку на години та хвилини. Найменування організації вказується, зазвичай, у скороченому вигляді.
03.01.2008 № 001
Реквізит 30 "Ідентифікатор електронної копії документа"є відміткою (колонтитулом), яка проставляється в нижній частині кожної сторінки документа та містить найменування файлу на машинному носії, код оператора, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Зазвичай у імені файлу відображається його зміст, а також є відомості про імена та дати. Довжина імені файлу (кількість знаків) визначається характеристиками операційної комп'ютерної системи.
Контрольні питання для самоперевірки:
1) Які документи підписують керівник організації та/або його заступники? У якому разі підписуються всі екземпляри документів, що відправляються?
2) У якому разі підписується лише перший екземпляр документа, що надсилається? Яка відмітка проставляється в інших примірниках документа?
3) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Підпис».
4) Який порядок підписання документа у разі, якщо посадова особа, підпис якої заготовлена на проекті документа, відсутня?
5) У якому разі потрібні два або більше підписів у документі? Наведіть приклади документів, які засвідчуються двома підписами.
6) Чи можна використовувати факсимільний підпис у оригіналі документа? Якими нормативними документами регламентується застосування факсимільного та електронного підписів у документах?
7) Що означає узгодження документа? Назвіть способи узгодження.
8) Як узгоджується документ, якщо зовнішніх інстанцій є кілька?
9) Чи припустимо відмову від узгодження? Як оформляється реквізит «Віза погодження документа» у разі незгоди посадової особи із змістом документа?
10) Які печатки застосовують у російському діловодстві посвідчення справжності документів?
11) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Відбиток печатки».
12) Як може бути оформлений реквізит «позначка про виконавця»? Мотивуйте свою відповідь.
Література
· Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».
· Федеральний закон від 27 липня 2006 року №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації».
· ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М: Держстандарт, 1998.
· ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Держстандарт, 2003.
· Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418.
· Басаков М.І. Діловодство [Документаційне забезпечення управління]: Підручник/М.І. Басаков, О.І. Замицькова. - 5-те вид., Випр. та дод. – Ростов н/Д: Фенікс, 2007. – 352 с.
· Березіна Н.М., Воронцова Є.П., Лисенко Л.М. Сучасне діловодство. – СПб.: Пітер, 2004. – 256 с.
· Демін Ю.М. Діловодство. Підготовка службових документів/Ю.М. Дьомін. – СПб.: Пітер, 2003. – 220 с.
· Крюкова Н.П. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 268 с.
· Кугушева Т.В. Діловодство: Навч. посібник/Т.В. Кугушова. – Ростов н/Д.: Фенікс, 2007. – 256 с.
· Новосьолов В.І. Юридична сила документа // Радянські архіви. 1971. № 1. С. 57-63.
· Пшенко А.В., Дороніна Л.А. Діловодство: Практичний посібник. – М.: Юрайт-Іздат, 2004. – 182 с.
· Роздорожний А.А. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 304 с.
· Співак В.А. Документування управлінської діяльності (Діловодство). – СПб.: Пітер, 2005. – 240 с.
· Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». - М: Вид. «Проспект», 2004. – 216 с.
Докладніше про те, коли потрібний друк на документах, див.: 2010, № 9, с. 73
Багато організацій, окрім основного друку, використовують у роботі ще й додаткові. Вони можуть бути ідентичні основний, а можуть містити різні написи, що вказують на вигляд структурного підрозділу компанії (наприклад, "Відділ кадрів", "Бухгалтерія", "Склад", "Секретаріат", "Філія") або тип документів, на які ставиться друк («Для фінансових документів» «Для рахунків», «Для довідок», «Для договорів» та ін.). Це особливо зручно, коли потрібно терміново поставити друк, а доступу до основного друку немає. Проте контрагенти часто підозріло ставляться до таких печаток і іноді просять замінити документ. До спеціальних печаток часом чіпляються і податківець. і Постанова ФАС СЗВ від 13.10.2009 № А21-8887/2008. З'ясуємо, чи правомірні такі претензії.
Чи можна мати додаткові печатки
Сумніви насправді засвідчених додатковою печаткою документів виникають через те, що Закони про ТОВ та АТ вказують на обов'язок товариства мати «печатку», а не «печатку» » ; . Але ж і заборони мати додаткові печатки немає. Суди з цим погоджуються ы Постанови ФАС ЦО від 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третього ААС від 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС від 14.12.2009 № А78-4869/2009і навіть визнають наявність кількох печаток звичаєм ділового обороту а Постанова Четвертого ААС від 30.11.2009 № А10-2163/2009.
Як може виглядати додатковий друк
Згадаймо, як має виглядати основний друк, і виходячи з цього, виділимо види додаткових печаток.
1п. 5 ст. 2 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»; п. 7 ст. 2 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»
На яких документах можна ставити додатковий друк
Якщо друк на документі не є обов'язковим, то ви можете проставити на ньому будь-який друк, навіть штамп.
Якщо друк на документі обов'язковий, то ви можете використовувати спеціальний друк, але лише за дотримання кількох правил.
Думка читача
“Відправили водія отримувати товар за дорученням із печаткою «Для документів». Товар йому не відвантажили – сказали, що такий друк недійсний. Пояснювали, що вони не мають рації, адже печатка кругла і на ній вказано найменування та місце реєстрації організації, не допомогло. Довелося переробляти довіреність і ще раз їхати” .
Юлія,
бухгалтер, м. Москва
ПРАВИЛО 1.Спеціальні печатки повинні відповідати вимогам, що висуваються до основного друку. і Постанови ФАС ПЗ від 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС від 30.11.2009 № А10-2163/2009.
ПРАВИЛО 2.Спеціальні печатки застосовуються відповідно до їх призначення м Постанови Сьомого ААС від 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВПО від 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. Наприклад, друк «Для рахунків» не слід ставити на договорах, а друк філії – на документах головного підрозділу. А ось у друку «Для документів» призначення загальне, тому її можна використовувати для будь-яких документів. в Постанова ФАС ЗЗГ від 11.11.2010 № А70-4089/2010.
ПРАВИЛО 3.На договірній документації, а також документах приймання-передачі товарів (робіт, послуг) спеціальний друк застосовується, якщо договір цього не забороняє т Постанова Сьомого ААС від 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Наприклад, якщо в договорі немає застереження, що сторони можуть використовувати лише основний друк, можна поставити на документах друк «Для документів».
На документи для держорганів краще таки ставити основний друк. Це позбавить компанію від можливих причіпок з їхнього боку та суперечок. А для зручності можна виготовити кілька однакових печаток.
Нагадаємо, що друк обов'язковий, наприклад, на таких документах:
- довіреність від імені організації і п. 5 ст. 185 ЦК України;
- договір ы п. 1 ст. 160 ЦК України;
- податкові декларації та розрахунки зі страхових внесків (форма РСВ-1 ПФ Р утв. Наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 12.11.2009 № 894нта форма-4 ФСС Р Ф утв. Наказом МОЗсоцрозвитку Росії від 28.02.2011 № 156н);
- довідки за формою № 2-ПДФО утв. Наказом ФНП Росії від 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
- представлені в ІФНС на вимогу податківців документ ы п. 2 ст. 93, пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ;
- уніфіковані форми первинки, що передбачають реквізит «Місце друку» (наприклад, накладна за формою № ТОРГ-12 утв. Постановою Держкомстату України від 25.12.98 № 132, акти за формою № КС-2 та КС-3
Підпис і друк (і навіть гриф затвердження документа) є основними реквізитами, які стосуються складу посвідчення документа, тобто. забезпечують його юридичну силу. Відбиток печатки дійсно засвідчує справжність підпису посадової особи організації (того, хто має право від імені юридичної особи здійснювати організаційно-розпорядчу та фінансово-господарську діяльність). Відбиток печатки проставляється на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти отримання чи витрачання фінансових та матеріальних коштів, а також на інших документах у випадках, коли законодавчими чи іншими нормативними правовими актами встановлюється обов'язковість печатки.
Технічно відбиток друку проставляється на вільному від тексту місці на рівні найменування посади особи, яка підписала документ, частково захоплюючи її. В даний час не рекомендується захоплювати відбитком печатки частину особистого підпису (особистого розчерку) посадової особи. Але юридичний зміст проставлення відбитка печатки залишається тим самим: посадова особа, чий особистий розчерк (підпис) оформлений на даному документі, дійсно обіймає цю посаду в організації, найменування якої вирізано на печатці, і має право підписувати цей документ. У деяких випадках для проставлення відбитка друку на аркуші паперу виділяється спеціальна площа, яка позначається як МП (місце друку).
«Кращі практики» організацій рекомендують розробляти окреме положення про печатки та штампи, в якому мають бути встановлені види застосовуваних печаток, порядок їх обліку, видачі тощо. Організація має один «головний» друкі може мати печатки спеціального призначення:
- друку структурних підрозділівз позначенням їх найменувань, включаючи філії та віддалені структурні підрозділи;
- печатки з позначенням конкретної мети їх застосуваннядля посвідчення підписів («Для договорів»; «Для договорів надання послуг»; «Для рахунків-фактур» тощо). Іноді на печатці вказується її номер, наприклад, «Для договорів № 3», якщо виготовлено три печатки для посвідчення договорів, що застосовуються у трьох структурних підрозділах, посадові особи яких на підставі довіреностей мають право укладати договори конкретного різновиду від імені усієї юридичної особи.
Як додаток до положення про печатки та штампи, а краще - як самостійного класифікатора, який підлягає затвердженню наказом першого керівника організації, рекомендується розробляти перелік документів, що підлягають посвідченню відбитком печатки організації («головного» або основного друку). До цього переліку (класифікатор) зазвичай включаються:
- акти про виконання договорів (здавання-приймання робіт; надання послуг);
- довіреності (генеральні, спеціальні та разові, так звані «бухгалтерські» на отримання товарно-матеріальних цінностей);
- договори (практично всі основні види - трудові, про матеріальну відповідальність, оренду, виконання робіт тощо. Виняток можуть складати клієнтські договори про надання послуг широкому колу споживачів, які укладаються в рамках регламентів надання тих чи інших споживчих послуг та мають масовий характер) ;
- завдання (технічні);
- заявки на участь у конкурсах та тендерах;
- посвідчення про відрядження;
- норми витрати палива та паливно-мастильних матеріалів, що затверджуються наказами керівника організації;
- картка зразків підписів та відбитка печатки;
- подання та клопотання до вищих організацій, уповноважені державні органи та органи місцевого самоврядування;
- листи гарантійні;
- доручення (насамперед платіжні);
- положення про філії та представництва;
- положення про структурні підрозділи;
- протоколи розбіжностей (у процесі виконання договорів);
- кошторису витрат;
- довідки по особовому складу (про місце роботи, розмір заробітної плати, про доходи форми 2-ПДФО);
- специфікації продукції;
- тарифи на послуги;
- установчі документи, статути та зміни до них;
- штатні розклади.
Розробка конкретного переліку (класифікатора) має значення у зв'язку з регламентацією застосування видів електронних підписів у створенні, т.к. посилений кваліфікований підпис замінює у тому числі і відбиток «головного» (основного) друку.
Зауважте, що йдеться про посвідчення відбитком печатки видів документів, тобто. печатка ставиться на документ, створений юридичною особою. А ось питання про те, хто з посадових осіб має право підписувати ці види документів, вирішується шляхом делегування повноважень. Воно фіксується в:
- статуті організації: у ньому закріплюється факт того, що організація має печатку із зображенням свого найменування та (або) інших реквізитів, які конкретно перераховуються;
- наказ про розподіл повноважень (відповідальності) між керівництвом (керівниками) організації, в якому на першому рівні встановлюються та делегуються повноваження підписання тих чи інших документів першим керівником організації та його заступниками;
- положення про систему делегування повноважень, в якому детально розробляються та перераховуються питання, що знаходяться в зонах відповідальності керівника, його заступників, головного бухгалтера та інших «головних» спеціалістів (наприклад, керівника контрольного управління, який є «головним контролером», відповідальних за роботу зі зверненнями) громадян, за претензійну роботу з клієнтами тощо) із зазначенням видів документів з кожного питання, право підписання яких делегується відповідному заступнику чи співробітнику;
- положенні про структурні підрозділи за умови делегування повноважень підписання документів керівникам цих підрозділів;
- положення про посади, службові посадові регламенти або посадові інструкції, в яких також закріплюються делеговані права підписання документів;
- конкретні регламенти, інструкції та інші технологічні та інші документи. Вони встановлюються процеси, види та різновиди документів, які забезпечують конкретні процеси, права підписання цих документів і посвідчення їх відбитками печаток певного виду; саме на цьому рівні здійснюється конкретна регламентація застосування печаток спеціального призначення;
- довірено, у яких підтверджуються (передаються повіреному) права на підписання документів (наприклад, за новим Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ керівник може делегувати право підписання бухгалтерської (фінансової) звітності головному бухгалтеру організації).
Припустимо, у положенні про систему делегування повноважень та у посадовій інструкції заступника головного бухгалтера з податкової звітності зафіксовано його право підписувати довідки про доходи працівників організації (форма 2-ПДФО). Тому на цьому документі буде проставлено відбиток «головного» друку організації, який підтверджує підпис (делеговане право підписання) заступника головного бухгалтера.
Отже, при аналізі юридичної сили документа у разі сумніву в його справжності, а також у випадках перевірок та ревізій перевіряється насамперед право підписання документа на основі організаційних та розпорядчих документів, що забезпечують систему делегування повноважень, а не просто відбиток печатки.
Суспільство повинне мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування російською мовою та вказівку на місце знаходження товариства. Який має бути друк для документів, читайте у статті.
Запитання:Просимо допомогти з наступного питання. У нашій організації два види печаток-одна основна, відбиток якої відображено у банківській картці підприємства, та інша, в якій зазначено "для документів", але наведено всі реквізити організації, що дозволяють нас ідентифікувати, контрагента. Чи можемо ми на договорах з контрагентами, актах звірок, товарних накладних користуватися цією печаткою?
Відповідь:Усі печатки організації поділяються на основні («гербові» - тобто містять усі необхідні реквізити та використовуються для засвідчень документів від імені юридичної особи, та додаткові печатки відділів та служб, що містять додаткові реквізити (за наявності основних) та використовуються при засвідченні документів цих відділів.
ТОВ та АТ вправі самостійно вирішувати, буде в організації друк чи ні. У таблиці наведено всі ситуації, коли потрібна чи ні друк.
При цьому якщо законодавством та встановленими формами передбачено засвідчення підпису у первинних документах печаткою організації, то завіряти її печаткою відділів та служб, у тому числі й печаткою «для документів» не можна (Лист Мінфіну Росії від 18 листопада 2011 р. № 03-02-07 /1-397), незважаючи на те, що в такому друку можуть міститися основні реквізити організації. Інше з урахуванням такої позиції Мінфіну РФ може викликати претензії перевіряючих органів.
Договори з контрагентамиможуть взагалі обійтися без друку (якщо сам текст угоди не зобов'язує сторони скріпити її печатками, або цього прямо не вимагає закон (пункт 1 статті 160 ЦК РФ). Тому якщо спеціальних вимог до договору в законі або тексті самої угоди немає, то можна або взагалі друк не проставляти, або проставити друк «для документів» (оскільки друк компанії - це лише додатковий, а не обов'язковий реквізит договору, тому і без відбитка, і зі спеціальною, а не гербовою печаткою угода все одно вважається укладеною).
Однак якщо у договорі сторони узгодять питання проставлення печатки, вона обов'язково має бути гербовою.
Акт звіркиз контрагентом складається у вільній формі, відповідно, там також можна або взагалі обійтися без друку, або проставити не гербову, а друк «для документів».
При цьому слід зважити на те, що з 7 квітня 2015 року комерційні організації можуть відмовитися від круглих печаток. Таке право у них з'явилося після того, як набрав чинності. Однак, якщо організація не відмовилася від друку, на ТОРГ-12 має стояти кругла «гербова» друк, друк для документів у цьому випадку не допустимий.
Обґрунтування
З пункту 5 статті 2 Закону від 08.02.1998 р. № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»
«Суспільство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування російською мовою та вказівку на місце знаходження товариства*. Друк товариства може містити також фірмове найменування суспільства будь-якою мовою народів Російської Федерації та (або) іноземною мовою.
Суспільство має право мати штампи та бланки зі своїм фірмовим найменуванням, власну емблему, а також зареєстрований в установленому порядку товарний знак та інші засоби індивідуалізації».
З довідкової інформації:Перелік документів, на яких обов'язковий (необов'язковий) друк організації
| Документи | Чи потрібна друк | Заснування |
| <…> | ||
| Матеріальні документи щодо видів операцій | ||
| Акт приймання-передачі у довільній формі | Необов'язкова: цього не вимагає перелік обов'язкових реквізитів первинних документів У той же час для продавця надійнішим, якщо покупець поставить свою печатку. Це буде додатковим аргументом, якщо покупець відмовиться платити, посилаючись на те, що у документі з його боку стоїть підпис неуповноваженої особи | Пункт 2 статті 9 Закону від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ, Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н |
| Документи з обліку торгових операцій | Обов'язкова:тільки у товарній накладній (форма ТОРГ-12) та товарному журналі співробітника дрібнороздрібної торгівлі (форма ТОРГ-23) - місце для друку передбачено у формах документів. Однак у вказівках щодо заповнення цих документів про друк нічого не сказано | Вказівки, затверджені * |
| Необов'язкова: у всіх інших випадках. Наприклад, в акті про приймання товарів (форма ТОРГ-1), накладної на внутрішнє переміщення, передачу товарів, тари (форма ТОРГ-13), акт про списання товарів (форма ТОРГ-16), товарний звіт (форма ТОРГ-29) та т.д. | ||
З 7 квітня 2015 року комерційні організації можуть відмовитись від круглих печаток. Таке право у них з'явилося після того, як набрав чинності Федеральний закон від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ. До редакції Системи Головбух вже надходять питання, як тепер працювати без печаток. Відповіді читайте у цьому спецогляді.
Чи обов'язково відмовлятися від друку?
Не обов'язково. Керівництво організації на власний розсуд вирішує, використовувати друк у роботі далі або обійтися без неї. Законом передбачено лише можливість відмовитися від круглого друку на користь сучасних способів ідентифікації. Але організації, як і раніше, мають право виготовляти будь-яку кількість печаток і штампів будь-яких форм, забарвлень і ступенів захисту.
Чим можна замінити друк?
Замінити друк можна, наприклад, електронним підписом, спеціальними бланками компаній або голографічними печатками.
Як відмовитись від друку?
Внесіть зміни до статуту своєї організації. Відомості про наявність друку мають бути саме у цьому документі.
Якщо ми відмовимося від друку, чи потрібно ставити її у типових документах, де такий реквізит передбачено, наприклад, у касовій книзі?
Офіційних роз'яснень з цього питання наразі не вийшло. Але у ФНП Росії, ПФР і ФСС Росії пояснюють, що відразу після набрання чинності законом компанія має право передавати їм будь-які документи без друку. Єдине побажання - якщо вирішили відмовитися від друку, повідомите про це інспекторів листом. Як тільки з'являться офіційні роз'яснення, Система Головбух вас попередить про це. Слідкуйте за новинами .
Чи потрібно ставити друк у первинці, форми якої компанія розробила сама?
Ні не потрібно. Друк не названо серед обов'язкових реквізитів первинних документів, перерахованих у частині 2
Чи обов'язково використовувати друк у договорах, наприклад, у договорі купівлі-продажу?
Ні, не обов'язково. Ставити печатку договорі з контрагентами необхідно, тільки якщо це прямо передбачено договором (п. 1 ст. 160 ДК РФ). Тому, якщо одна із сторін відмовилася від круглого друку, просто простежте, щоб із договору прибрали вимогу її проставляти.*
Чи не вимагатимуть банки печатки на документах?
Ні, не будуть. Представники банків повідомляють, що підпису генерального директора на будь-яких документах достатньо, якщо компанія відмовиться від друку.
А чи можна тепер не ставити печатки у трудових книжках?
Поки що так робити ризиковано. Адже в правилах заповнення трудових книжок, як і раніше, написано, що запис на титульному аркуші та записи про звільнення потрібно завіряти печаткою (п. 2.2 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).
Із ситуації Сергія Разгуліна, дійсного державного радника РФ 3-го класу
Чи обов'язково ставити печатку на первинних документах
Друк не названо серед обов'язкових реквізитів первинних документів, перерахованих у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.
Тому друк на документі проставте:
- якщо організація на власний вибір використовує самостійно розроблену форму, затверджену керівником, яка передбачає наявність друку;
- якщо організація на власний вибір використовує уніфіковану форму, що міститься в альбомі уніфікованих форм, яка передбачає наявність друку. При цьому керівник затвердив, що форма застосовується без змін (або зміни не стосуються друку);
- при застосуванні типових обов'язкових форм, встановлених уповноваженими органами (Урядом РФ, Банком Росії тощо.) виходячи з федеральних законів, якщо типові форми передбачають наявність печати.
Перелік документів, на яких обов'язковий (необов'язковий) друк організації, наведено в таблиці .
У договорах, які зазвичай укладає організація (купівлі-продажу, надання послуг тощо), друк також можна не ставити. Друк потрібно ставити лише тому випадку, якщо це прямо передбачено договором (п. 1 ст. 160 ДК РФ).
Ще один момент. З 7 квітня 2015 року ТОВ та акціонерні товариства взагалі можуть не мати печаток. Так передбачено статтями та Законом від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ.*
Вимоги до друку на накладній
Який друк повинен стояти втоварної накладної № ТОРГ-12 ? Багато постачальників ставлять друк «Для документів». Чи це правильно?
Кругла печатка організації повинна містити повне фірмове найменування товариства російською мовою та вказівку на його місцезнаходження. У пресі може бути також зазначено фірмове найменування товариства будь-якою іноземною мовою або мовою народів РФ («Про акціонерні товариства», Федерального закону від 8 лютого 1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»).
Таким чином, чинне законодавство не містить заборон щодо можливості внесення до друку додаткових реквізитів.
На яких документах обов'язково потрібна печатка компанії, а коли без неї цілком можна обійтися
Договори з контрагентами
Загалом друк на договорах із контрагентами можна не ставити. Якщо, звісно, сам текст угоди не зобов'язує сторони скріпити її печатками. Або цього просто не вимагає закон. Такий висновок випливає з пункту 1 статті 160 ЦК України.
Наприклад, обов'язково повинні стояти печатки на подвійному складському свідоцтві та договорі застави, якщо предмет застави залишається в заставника. Це встановлено у статтях та ЦК РФ.
Ну, а якщо спеціальних вимог до договору в законі чи тексті самої угоди немає, печатку можна не проставляти. Згодні з такими аргументами і судді. Приклади тому - постанови ФАС Північно-Західного округу від 24 березня 2009 р. у справі № А52-3612/2008, ФАС Північно-Кавказького округу від 5 грудня 2012 р. № А32-37081/2011 та ФАС Поволзького округу від 1 .№ №12-16523/2011. У них судді зробили висновок: у загальному випадку друк компанії - це лише додатковий, а не обов'язковий реквізит договору. Отже, і без відбитка угода вважається укладеною. І таку угоду не можна визнати недійсною.
Отже, якщо ваш контрагент передав вам договір без друку, не поспішайте повертати його назад. Спочатку уважно вивчіть текст угоди. Якщо про друк у ньому немає жодного слова, то договір буде дійсним і без нього. Головне, щоб на документі стояли підписи сторін угоди.
Ну а якщо ви все-таки хочете, щоб у угодах з контрагентами обов'язково стояли печатки обох сторін, достатньо прописати в них, наприклад, таке формулювання: «Цей договір і зміни до нього дійсні лише за умови, якщо вони вчинені в письмовій формі, підписані повноважними представниками та скріплені печатками сторін». Тоді без друку точно не обійтись.
Первинні документи
Серед обов'язкових реквізитів первинки, які перераховані у статті 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, печатки компанії немає. Але це означає, що у всіх первинних документах можна обійтися без відбитка. Давайте розбиратися докладніше.
Отже, з 1 січня 2013 року компанії у загальному випадку можуть використати власні бланки первинки, прописавши це в обліковій політиці. Головне, щоб у них були всі обов'язкові реквізити із статті 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.
Тому якщо у формах документів, які розробила чи вдосконалила і тепер використовує ваша компанія, немає поля для друку, її відбиток на документі не потрібний. Сміливо працюйте без нього.
А от якщо ви користуєтеся типовими бланками первинки, в яких стоїть позначка «М.П.», поставити друк доведеться. Інакше документ буде оформлено із порушенням. Отже, з його допомогою не вийде, наприклад, підтвердити витрати з податку прибуток.
ПИТАННЯ УЧАСНИКА
- Отримали від контрагента товарну накладну без печатки. Чи варто повернути документ, щоби проставили відбиток?
- Все залежить від того, яка форма у цієї накладної. Якщо ваш постачальник використовує стандартний бланк № ТОРГ-12, який затверджений постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132, друк потрібний. Адже сам бланк містить спеціально відведене для відбитка місце. Причому в документі мають бути дві печатки - продавця та покупця.
А якщо ви з постачальником домовитеся використовувати самостійно розроблену накладну, де немає поля М.П., то друк не потрібний.
А ще багато компаній зараз використовують у роботі УПД. Це зручно – одним документом можна і відрахування ПДВ підтвердити, і витрати обґрунтувати. Нагадаю: рекомендована форма УПД є у листі ФНП Росії від 21 жовтня 2013 р. № ММВ-20-3/96@. Так ось, у самому бланку місце для відбитка передбачено (поле "М.П.").
Однак у рекомендаціях щодо заповнення окремих реквізитів універсального документа податківці вказали, що друк на бланку не є обов'язковим. Отже, УПД без відбитка все одно можна прийняти до податкового обліку. Головне, щоб у документі було правильно заповнено всі обов'язкові реквізити первинки. Ну і дані з ПДВ, якщо компанія використовує УПД зі статусом 1 (як і первинки, і рахунки-фактури).
Але якщо у вас є можливість ставити друк із повним найменуванням компанії на УПД, зручніше це робити. Тоді не доведеться вручну заповнювати рядок або .
Податкові декларації
У своїх роз'ясненнях чиновники не раз наголошували, що не ухвалять податкову декларацію на папері без друку компанії. Представники Мінфіну Росії вкотре підтвердили це у листі від 1 лютого 2013 р. № 03-02-07/1/2031 .
Річ у тім, що у титульних аркушах всіх форм податкової звітності передбачено місце друку. Тож проставити друк на паперових деклараціях доведеться. Інакше перевіряльники не ухвалять звіту. Про це сказано у пункті 28 Адміністративного регламенту ФНП Росії, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 2 липня 2012 р. № 99н.
Ну, а без друку на паперовому бланку контролери вважають, що декларацію компанія не здала. І оштрафують її за пунктом 1 статті 119 ПК РФ.
Так що якщо ви готуєтеся здати звітність на папері, заздалегідь подбайте про те, щоб завірити його основною печаткою компанії. Тільки ставте відбиток у строго відведеному при цьому місці з позначенням «М.П.». Проштампувати всі сторінки звітності не потрібно.
Засвідчення документів печаткою організації - особливий спосіб їх посвідчення, підтвердження їхньої юридичної сили. Відбиток печатки проставляється на справжніх документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрати коштів та матеріальних цінностей, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, довіреності, на багатьох організаційних документах (положеннях, статутах, установчих договорах, штатних розписах та ін.). Друк застосовується також у всіх випадках посвідчення прав посадових осіб організації, що підтверджують витрачання коштів та матеріальних цінностей та ін.
Друкується на документах у випадках, передбачених законодавчими або іншими нормативними правовими актами. Друк ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистого підпису посадової особи, може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ.
Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб у ньому не зображується. Прості (без зображення державної символіки) ставляться на довідках, перепустках, копіях документів та ін. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи та був добре читаним.
У державних установах використовують гербовий друк(Із зображенням герба РФ) і простий друк цієї організації. Друк з відтворенням Державного герба Російської Федерації - друк, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба Російської Федерації. Державний герб Російської Федерації міститься на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів організацій та установ, на печатках органів, організацій та установ незалежно від форм власності, наділених окремими державно-владними повноваженнями, а також органів, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Відбиток печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації ставиться на документах, що вимагають особливого посвідчення їх справжності (ставиться на документах, що засвідчують права підприємства чи посадових осіб, які фіксують витрачання коштів, а також передбачені державними правовими актами).
Зразковий перелік документів, на яких ставиться головний друк організації, може мати такий вигляд:
1. Акти (прийому виконаних робіт, списання, експертизи тощо).
2. Архівні довідки.
3. Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей тощо)
4. Договори (про постачання, підряди, оренду тощо)
5. Посвідчення про відрядження.
6. Положення про організацію.
7. Листи гарантійні.
8. Кошториси витрат.
9. Посвідчення.
10. Статут організації.
11. Штатні розклади
12 Накази з основної діяльності та виписки з них
13 Накази з особового складу та виписки з них
14 Накази з відпусток і відряджень та виписки з них
Організації, підприємства та органи влади розробляють свій перелік документів, на яких ставиться печатка, та оголошують його у наказах чи постановах.
35) Склад посвідчення документів. Правила оформлення реквізитів, що засвідчує документ.
Реквізити посвідчення документів: гриф затвердження, підпис, друк.
Гриф «Затверджено»(«Стверджую») це своєрідне підтвердження важливості та актуальності складеного та підписаного документа, а також своєрідна санкція на дію цього документа щодо певного кола працівників, посадових осіб, підрозділів підприємства.
Ряд документів набуває юридичної чинності тільки після того, як їх затвердять керівники або посадові особи підприємства, до компетенції яких належить вирішення тих чи інших питань.
Обов'язковому затвердженню підлягають:
1. статути;
2. положення про представництва, філії та структурні підрозділи підприємства;
3. структура, штатна чисельність та штатний розклад;
4. акти перевірок, ревізій, приймання-здавання матеріальних цінностей;
5. посадові інструкції;
6. правила внутрішнього трудового розпорядку;
8. розцінки на проведення робіт та надання послуг та ін.
Виходячи зі специфіки своєї діяльності, підприємство має розробити перелік документів, що підлягають затвердженню, та коло посадових осіб, які мають право затверджувати ці документи.
При затвердженні документа посадовцем гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження. Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому кутку документа.
Підпис.Підпис підтверджує відповідальність особи, яка її поставила за все викладене в документі. Право підпису на документах мають уповноважені посадові особи організації. Такі повноваження визначаються локальними нормативними актами організації (наприклад, статутами, положеннями, наказами). Документи структурних підрозділів можуть підписувати їхні керівники. Щодо низки питань право підпису мають інші співробітники організації.
На різних видах документів ставиться різна кількість підписів. Один підпис ставиться на документах, що видаються одноразово. Так, підписуються однією посадовою особою накази щодо основної діяльності або особового складу, розпорядження, телефонограми, довіреності (крім довіреностей на отримання матеріальних цінностей). Якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька посадових осіб чи структурних підрозділів, то ньому ставляться два і більше підписів (залежно кількості відповідальних).
На організаційно-розпорядчому документі обов'язково має бути підпис посадової особи (підписи, якщо документ розроблявся та видавався кількома посадовими особами).
До складу реквізиту "Підпис" (реквізит 22) входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище).
Друк.Реквізит «Друк» також є юридично значущим та застосовується з метою завірення підпису посадової особи на деяких видах документів. Відбиток друку є додатковим свідченням справжності документа, його приналежності до найменування організації, зазначеного на документі.
Більшість документів, що створюються в організаціях, не потребують обов'язкової наявності відбитка печатки. Відбиток проставляється на документах, в яких відображено інформацію:
Про факти, що мають особливе юридичне значення (про створення, реорганізацію або ліквідацію організації тощо);
що засвідчують права організації або окремих осіб (довіреності);
Фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами та матеріальними цінностями (акти списання матеріальних цінностей, платіжні доручення, гарантійні листи).
Такі документи набувають юридичної чинності лише з моменту завірення печаткою.
Державні організації мають гербову печатку (із зображенням Державного герба Російської Федерації). У недержавних структурах існує прирівняний до гербової круглий друк. Крім гербового (або прирівняного до неї) друку, організації можуть мати ряд простих круглих печаток.
36) Позначки на документі, їх значення та оформлення.
Усі етапи обробки проходження та виконання документа фіксуються відмітками, що допомагають визначити, де він знаходиться в даний момент та яка стадія його виконання.
Службовими вважаються позначки:
· Про надходження документа в організацію;
· Резолюція;
· Про контроль;
· Про виконавця;
· Про виконання документа та направлення його у справу;
· Про наявність програми;
· Про засвідчення копії;
· Ідентифікатор електронної копії документа.
1.Отметка про надходження документа до організаціїпроставляється в правому нижньому кутку документа і містить: найменування організації-отримувача, черговий порядковий номер і дату надходження (при необхідності - години і хвилини).
2.Резолюція.Резолюція ДОКУМЕНТА– реквізит, що складається з напису на документі, зробленому посадовою особою, що містить прийняте ним рішення. Текст резолюції має бути побудований коротко, чітко та коректно. Резолюція повинна включати: прізвище, ініціали виконавця, завдання, термін виконання, підпис керівника, дату резолюції. Резолюція пишеться від руки у правому верхньому кутку над текстом. Якщо немає вільного місця, то вона може бути поставлена на будь-якому вільному місці лицьової сторони документа.
3.Отметка про виконавця зотримає: ініціали, прізвище виконавця документа та номер його телефону. Її розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку.
4.Отметка про контрольпроставляється праворуч на верхньому полі першого листа за допомогою штемпеля "Контроль" або літери "К".
5.Відмітка про виконання документа та направлення його у справувключає такі дані:
· Запис “У справу”, номер справи, в якій зберігатиметься документ. Вона підписується та датується виконавцем документа чи керівником відповідного структурного підрозділу.
6.Відмітка про наявність програмивноситься після тексту документа перед підписом. Оформляється без абзацу та відокремлюється від основного тексту документа 3 міжрядковими інтервалами.
7.Відмітка про засвідчення копіїпроставляється на копіях документів та виписках із документів.
8. Ідентифікатор електронної копії документає позначка, що проставляється в лівому нижньому куті кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Резолюція. Її значення. Вимоги до резолюції.
Резолюція-це рішення посадової особи щодо виконання документа, виражене в письмовій формі або вказівку щодо виконання документа.
ЗНАЧЕННЯ
Резолюція закріплює розпорядження керівника щодо питання, відображеного у документі. Це маленький розпорядчий документ, складений на отриманому документі. Від конкретності та чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежить якість виконання завдання та своєчасність виконання.
ВИМОГИ
· У резолюції бажано вказувати: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, термін виконання, дата, особистий підпис керівника.
· Якщо вирішення питання доручено кільком виконавцям, то посадова особа, зазначена першим, прийнято вважати відповідальною за роботу всіх інших
· Якщо документ має типовий термін виконання, то у резолюції термін можна не вказувати
· Вказаний у резолюції індивідуальний термін виконання не може містити типовий термін
· Р. обов'язково переноситься у реєстраційну форму при реєстрації документа і є підставою взяття документа на контроль
· Дата, зазначена в Р., стає терміном виконання документів
· Може бути написана керівником від руки на вільному полі документа
· Допускається оформлення Р. на окремому аркуші формату А6 або А7 (спосіб застосовується в органах влади)
